L esperienza di San Giuliano Milanese

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1 Sistema di Gestione Flussi Documentali COMUNE DI SAN GIULIANO MILANESE L esperienza di San Giuliano Milanese Dott.ssa Laura Garavello Responsabile dei servizi di supporto gestionale

2 OBIETTIVI DELL AMMINISTRAZIONE Nell ambito degli indirizzi e percorsi normativi dettati dalla PA Centrale per la riorganizzazione digitale, il Comune di San Giuliano Milanese, intende sfruttare i mezzi tecnologici per intervenire nel proprio assetto organizzativo con una serie di iniziative\interventi mirati alla riduzione di costi e ottimizzazione dell efficienza amministrativa, migliorando l'accessibilità delle informazioni e dei servizi della pubblica amministrazione attraverso la semplificazione delle procedure, l'introduzione di servizi informatizzati e connessi in rete. t

3 OBIETTIVI DELL AMMINISTRAZIONE rinnovare i propri modelli organizzativi, procedure e i sistemi informativi e conseguentemente il rapporto con i cittadini; ridurre l uso della carta durante il flusso procedurale di produzione delle determine, delibere; scrivania virtuale come strumento standard di distribuzione informazioni; accelerare fortemente i tempi di svolgimento dell iter e ridurre i costi di gestione;

4 AZIONI PORTATE A TERMINE - Introduzione di un sistema di Workflow per la gestione automatizzata del flusso delle determine con firma digitale - Sistema di conservazione sostitutiva atti digitali - Intranet per la pubblicazione di Modulistica, Regolamenti, Rassegna Stampa, Prenotazione Sale, pagine tematiche - Utilizzo PEC

5 AZIONI PORTATE A TERMINE - Servizi demografici online al cittadino con accreditamento tramite CRS: - Timbro Digitale su Certificati, - Cambio abitazione (indirizzo e domicilio) Iscrizione,cancellazione Albo scrutatori Visualizzazione Individuo, Famiglie - Area riservata allo scambio di atti\comunicazioni elettroniche con consiglieri comunali - Definizione iter da disegnare all interno del motore di Workflow, già presente per gli atti di determinazione, per la gestione automatizzata del flusso delle deliberazioni con firma digitale [Gennaio 2013]

6 CASE HISTORY FLUSSO DIGITALE ATTI DI DETERMINAZIONE

7 LE TAPPE Novembre AVVIO A REGIME Settembre Ottobre TEST E FORMAZIONE Maggio Giugno VERIFICA PARTNER TECNOLOGICO Aprile DISEGNO ANNO 2007 Febbraio Marzo ANALISI Analisi conservazione elettronica sostitutiva

8 LE TAPPE 10 mesi di lavoro.. Strategia basata su prototipi successivi, essendo pressoché impossibile catturare tutti i requisiti all inizio del progetto. La realizzazione di più prototipi ha consentito all utenza di avere un quadro più chiaro del prodotto finale ed ha rappresentato uno dei fattori di successo del progetto.

9 RISULTATI Buon grado di soddisfazione da parte dell utenza finale, che apprezza, in particolar modo, la snellezza dell iter diffusione e conoscenza della firma digitale snellimento del flusso interno facilità di ricerca, nella distribuzione delle informazioni, riduzione dei costi, sono stati migliorati i tempi ed i costi riguardanti i trasferimenti di documenti da un Servizio all altro,

10 SVILUPPI PROFESSIONALI utilizzo software di firma digitale miglior professionalità e maggior abitudine nell uso delle tecnologie informatiche. passaggio ad un organizzazione del lavoro più snella basata sulle nuove tecnologie prevalenza delle figure a più elevato contenuto professionale progressiva smaterializzazione del rapporto con il cittadino tendenza a una maggiore integrazione e trasversalità nei processi lavorativi interni

11 SVILUPPI PROFESSIONALI Il cittadino potrà richiedere atti in forma completamente elettronica (purché fornito di software per la verifica della firma digitale)

12 ELEMENTI DI FORZA raccogliere il sostegno di massima di tutta la dirigenza è orientata verso scenari che tutti, anche i più conservatori, ormai ritengono prossimi recepisce una serie di stimoli normativi già in essere i benefici attesi riguardano sia gli utenti che l organizzazione interna porta a compimento un processo già avviato da alcuni anni

13 CRITICITA mancata definizione delle responsabilità e degli obiettivi del progetto, carenza di coordinamento tra le unità organizzative e di specifiche competenze interne.

14 AZIONI incontri periodici, con i Servizi interessati presentazione di prototipi e simulazione di iter, in modo che ognuno avesse un quadro chiaro di cosa si stesse realizzando dalla presentazione del prototipo nascevano richieste di vario tipo alle quali si dava risposta con un successivo prototipo. Con questo sistema di affinamenti successi e di coinvolgimento dei Servizi interessati si è potuti arrivare al deployment senza problemi, sorprese e malintesi.

15 ATTIVITA MESSE IN CAMPO Informatiche Organizzative Formazione Comunicazione

16 STRUMENTI Produzione di documenti utilizzo di office automation presenti nei personal computer assegnati ai vari operatori (Open Office ) ed altrettanti sono il frutto del modulo applicativo di gestione del servizio che comunque produce un documento elettronico prima che in carta Distribuzione documenti (passaggio da un ufficio all altro) vengono eliminati i processi di stampa del documento, firma autografa del responsabile o chi per esso e consegna fisica all ufficio destinatario grazie all impiego della firma digitale ed inoltro elettronico all ufficio destinatario tramite il sistema informatico

17 STRUMENTI Firma la firma sul documento viene apposta in modalità elettronica da chi di competenza in conformità alla tipologia di documento e conseguente trattamento. In pratica, se il documento deve essere soggetto a firma di responsabile, dirigente, sindaco o similare al documento verrà apposta FIRMA DIGITALE (la persona valida il documento tramite la smartcard in suo possesso). In ottica di ottimizzazione dei supporti e di economicità, si è introdotta la CRS con a bordo i certificati di firma forte, quale supporto unico per la firma digitale

18 STRUMENTI Archiviazione i documenti interni non sono più prodotti in carta in quanto, grazie alla firma digitale che ne congela il contenuto, sono archiviati dal sistema gestionale informatico nel server di dati e lì disponibili per qualsiasi necessità Gli atti digitali sono poi passati nel sistema di conservazione sostitutiva che ne garantisce le specifiche di accessibilità, utilizzabilità (leggibili e intellegibili) e autenticità (univocamente identificabili e integri) nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico diverso da quello originario

19 LA FIRMA All operatore viene consegnato il kit completo di smartcard, lettore e pin rilasciato da uno delle CA accreditato all elenco del CNIPA (con DPR 7 aprile 2003 n. 137 entrato in vigore il 2/7/2003, tale elenco sarà pubblico e mantenuto dal Dipartimento per l innovazione e le tecnologie, ex art. 8). Il processo in atto privilegia l utilizzo della CRS quale supporto unico per la firma digitale. I possessori di firma digitale sono tenuti alla custodia delle informazioni ad essa relativa in modo segreto L apposizione della firma digitale comporta l approvazione del documento e del messaggio sia in termini di contenuti che di destinazione; importante inoltre ricordare che l apposizione di firma elettronica forte conferisce al documento il requisito legale della forma scritta ed efficacia probatoria ai sensi dell art.2712 del Codice Civile, ex art. 10 DPR 445/2000. Pertanto si raccomandano i possessori di tale dispositivo all uso nelle medesime modalità e circostanze Comune di San Giuliano di quando Milanese erano soliti apporre la firma autografa.

20 LO STATO DI PARTENZA determinazioni dirigenziali all anno L iter prevedeva una gestione in parallelo, sia di tipo cartaceo che informatico Coinvolti tutti i principali attori, ovvero i responsabili di servizio, i dirigenti, la Segreteria Generale, e la Ragioneria.

21 REDATTORE Compila intestazione proposta con anno nr. e oggetto, classifica importo, intervento e capitolo INVIA in ragioneria per richiesta di preimpegno RAGIONERIA Inserisce pre impegno (anno, nr.) L ORGANIZZAZIONE DEL FLUSSO NO preimp. Torna al REDATTORE con motivazione FUNZIONARIO Controlla la proposta: è abilitato alle modifiche e/o invia al proponente per modificare NO copertura Finanziaria OK preimpegno REDATTORE - PROPONENTE Inserisce il testo ed invia al responsabile Funzionario o dirigente come indicato sulla proposta RAGIONIERE CAPO Firma digitalmente il visto contabile DIRIGENTE Controlla la proposta stabilisce OK alla numerazione NUMERA,GENERA PDF, FIRMA Determina viene ANNULLATA Ok copertura finanziaria MESSI Varie e mail avviso nuova determina esecutiva (segreteria, ufficio proponente e messi) SISTEMA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

22 Grazie per l attenzione

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