P15 Gestire i servizi della biblioteca

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1 P15 Gestire i servizi della biblioteca Responsabile processo: Strutture interessate: Dirigente Unità complessa studi documentazione e biblioteca Unità complessa studi documentazione e biblioteca Edizione 4 Aggiornamento a seguito dell apertura al pubblico della biblioteca 06 set 2012 Redattore P. Ciprian Responsabile funzione set 2012 Responsabile processo C. Rizzato 06 set 2012 Responsabile qualità P. Vedovato 07 set 2012 Segretario generale R. Zanon Protocollo n data 07 set 2012

2 Indice 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE SCOPO AMBITO DI APPLICAZIONE ED ESCLUSIONI ELEMENTI IN INGRESSO DEL PROCESSO IDENTIFICAZIONE DEI FORNITORI PRINCIPALI DEL PROCESSO PRODOTTI DEL PROCESSO IDENTIFICAZIONE DEI CLIENTI/UTENTI PRINCIPALI DEL PROCESSO NORME DI RIFERIMENTO E VINCOLI RISORSE E STRUMENTI UTILIZZATI RESPONSABILITÀ MODALITÀ OPERATIVE ACQUISIZIONE DI BENI Acquisizione periodici Acquisizione libri INVENTARIAZIONE E CATALOGAZIONE DEI MATERIALI Inventariazione e catalogazione descrittiva dei periodici Inventariazione e catalogazione dei libri EROGAZIONE DEI SERVIZI Attività di reference Attività di ricerca rapida di base per i Consiglieri e attività di documentazione Produzione del Bollettino di Spoglio Accesso del pubblico alla biblioteca MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI ISTRUZIONI OPERATIVE MODULI E MODELLI ALLEGATI...15 Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 2 di 15

3 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 Scopo Questa procedura ha lo scopo di descrivere l attività della biblioteca del Consiglio regionale nelle seguenti tre articolazioni: a) acquisizione di beni e servizi; b) inventariazione e catalogazione dei materiali; c) erogazione dei servizi agli utenti. 1.2 Ambito di applicazione ed esclusioni La biblioteca del Consiglio regionale è una biblioteca parlamentare, aperta ad un pubblico qualificato nei modi e con i criteri coerenti con la sua natura di biblioteca specialistica, dedicata in via prioritaria al servizio dell Assemblea legislativa, con la missione istituzionale fondamentale di fornire supporto all attività dell Assemblea tramite una corretta, tempestiva, aggiornata ed imparziale fornitura delle informazioni. L apertura limitata ad un pubblico qualificato non significa assenza di servizi verso un pubblico generalizzato e in particolare verso la collettività regionale. La biblioteca, infatti, attraverso il servizio di document delivery elettronico ed i servizi di comunicazione e documentazione on line (pagina web della biblioteca) è al centro di una rete di utenti che va dai privati cittadini agli enti pubblici, dalle biblioteche di assemblea legislativa ai centri studi ed alle università. 1.3 Elementi in ingresso del processo L input del processo consiste nella richiesta da parte delle strutture politiche ed amministrative del Consiglio, della Giunta regionale, degli enti ed organismi esterni, dei privati cittadini di documentazione, informazioni e di servizi bibliografici. 1.4 Identificazione dei fornitori principali del processo Fornitori di beni materiali e di servizi: case editrici, librerie, legatorie, società specializzate in servizi bibliografici. Soggetti richiedenti i servizi della biblioteca: A) Consiglieri regionali, gruppi consiliari, commissioni consiliari, strutture amministrative del Consiglio, singoli dipendenti del Consiglio; B) Strutture politiche ed amministrative della Giunta regionale, singoli dipendenti della Giunta regionale, enti regionali, enti locali, consigli regionali di altre regioni, centri e istituzioni culturali, educativi e di studio, privati cittadini (prevalentemente professionisti, docenti, laureandi, studiosi). 1.5 Prodotti del processo L output del processo è costituito dall erogazione dei seguenti servizi: - Attività di reference; - Attività di ricerca rapida di base esclusiva per i consiglieri; Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 3 di 15

4 - Attività di documentazione elementare, complessa ed avanzata; - Attività di accoglienza, assistenza e orientamento per gli utenti che accedono alla biblioteca - Produzione del Bollettino di Spoglio; - Prestito librario; - Servizi web della biblioteca: OPAC, Libri in Primo piano, Indici delle riviste, Riviste telematiche ad accesso diretto, Bibliografie. 1.6 Identificazione dei clienti/utenti principali del processo Gli utenti istituzionali privilegiati che si avvalgono dei servizi della biblioteca sono i membri dell Ufficio di Presidenza e i Consiglieri in genere, che hanno priorità sugli altri utenti; i gruppi politici consiliari, le commissioni consiliari, le strutture amministrative del Consiglio. Gli altri utenti appartengono alle seguenti categorie: enti pubblici di livello nazionale, regionale e locale; università e centri studi, privati cittadini. 1.7 Norme di riferimento e vincoli Per quanto concerne la parte tecnica di catalogazione: Regole Italiane di Catalogazione Reicat; CDD versione 14; ISBD; AACR, RDA. Per quanto concerne la parte relativa all acquisizione dei materiali e dei servizi: D.Lgs. n. 163/2006 e successive modificazioni e integrazioni; D.P.R. n. 207/2010; Regolamento interno per l amministrazione, la contabilità e i servizi in economia, approvato con DCR n. 27/2008. Per quanto riguarda l attività di documentazione: Legge n. 633/1941 e successive modificazioni e integrazioni. Per quanto riguarda le attività e i servizi in generale della biblioteca e l accesso al pubblico, il Regolamento della Biblioteca del Consiglio regionale, approvato con DUP n. 276 del 28/04/1976, modificato ed integrato dalla DUP n. 15 del 04/04/2012. Per quanto riguarda l accesso del pubblico alla biblioteca: si fa riferimento alle norme fondamentali relative alla sicurezza, alle barriere architettoniche ed alle procedure di accesso agli uffici del Consiglio. 1.8 Risorse e strumenti utilizzati Software di catalogazione Alexandrie 5.5. Pacchetto Microsoft Office; Adobe Professionale; Banche dati giuridiche e documentali a pagamento fornite da Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato; Wolters Kluwer; Il Sole 24 Ore; Astrid. 2. RESPONSABILITÀ La responsabilità del processo è del dirigente della Unità complessa studi documentazione e biblioteca. Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 4 di 15

5 3. MODALITÀ OPERATIVE L analisi del processo ha portato ad individuare le seguenti fasi di attività descritte nella figura A: Figura A Acquisizione Periodici P15D01 Libri P15D02 Inventariazione, registrazione e catalogazione dei materiali Periodici e relativi articoli P15D03 Libri P15D04 Attività di reference P15D05 Erogazione dei servizi Attività di ricerca rapida di base e di documentazione P15D06 Bollettino di spoglio P15D07 Apertura al pubblico della biblioteca Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 5 di 15

6 3.1 Acquisizione di beni Acquisizione periodici P15D01: acquisizione periodici Strutture Consiglio Richiesta abbonamento a periodici UCSDB Registra richieste Direzione Amministrazione bilancio e servizi Predispone elenco periodici da acquisire Decreto dirigenziale No Impegna la spesa? Sottoscrizione abbonamento e liquidazione di spesa si P15D03 L acquisizione dei periodici avviene tramite abbonamento annuale. La preparazione della lista dei periodici è effettuata dall Ufficio biblioteca. La lista viene aggiornata, eliminando le testate cessate, le testate rivelatesi poco utili, inserendo nuovi periodici di sicuro interesse individuati dall Ufficio biblioteca o richiesti dalle strutture del Consiglio (attività questa non proceduralizzata che avviene in modo informale). Il decreto dirigenziale di impegno della spesa include sia la sottoscrizione degli abbonamenti che l acquisto dei libri (3.1.2). L Ufficio biblioteca prepara l ordine di abbonamento, firmato dal dirigente dell Unità complessa studi, documentazione e biblioteca, che viene inviato al fornitore. L Ufficio biblioteca controlla la regolarità delle forniture e provvede agli adempimenti contabili di sua competenza. Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 6 di 15

7 3.1.2 Acquisizione libri P15D02: acquisizione libri Strutture Consiglio UCSDB Desiderata Inserimento in ordini no Disponibilità di bilancio? si Acquisto libri P15D04 L attività di acquisizione dei libri avviene tenendo presente i desiderata espressi dalle strutture del Consiglio (attività non proceduralizzata che avviene in modo informale) e le esigenze di sviluppo ed aggiornamento delle raccolte. Ci sono due tipologie di ordini: 1. ordini che hanno il fine di aggiornare le raccolte nelle varie materie di interesse regionale, in particolare in ambito giuridico amministrativo; 2. ordini che rispondono ad urgenti necessità di documentazione; 3. ordini di singole opere in molte copie, destinate alla distribuzione presso istituzioni culturali, che promuovono la conoscenza di vari aspetti dell identità storico - culturale veneta. Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 7 di 15

8 Il responsabile dell Ufficio biblioteca predispone le liste dei libri da acquistare e prepara gli ordini, che vengono firmati dal dirigente della Unità complessa studi, documentazione e biblioteca. L Ufficio biblioteca controlla la regolarità delle forniture e provvede agli adempimenti contabili di sua competenza. 3.2 Inventariazione e catalogazione dei materiali Questa fase riguarda l attività di inventariazione e catalogazione descrittiva e semantica dei libri, dei periodici, delle pubblicazioni su qualsiasi supporto (cartaceo, elettronico, multimediale) e degli articoli selezionati dai periodici correnti Inventariazione e catalogazione descrittiva dei periodici P15D03 - registrazione e catalogazione descrittiva dei Periodici P15D01 Arrivo fascicolo del periodico Registrazione nel database S i tratta di nuovo abbonamento? SI no Inventariazione e catalogazione descrittiva Il fascicolo passa ai catalogatori sì S i tratta di fascicolo di periodico da destinare allo spoglio? Esame del fascicolo del periodico da destinare allo spoglio no Catalogazione degli articoli ritenuti interessanti e contestuale inserimento nel database Collocazione a scaffale P15D07 Fine Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 8 di 15

9 I fascicoli dei periodici in abbonamento che pervengono alla biblioteca vengono registrati nel database di catalogazione nella sezione periodici, aggiornando così la consistenza delle raccolte e la regolarità del flusso. Nel caso di nuovo periodico in abbonamento, si attribuisce il numero di inventario al primo fascicolo pervenuto in biblioteca e si crea una nuova scheda nel database di catalogazione con i dati descrittivi del nuovo periodico. I fascicoli dei periodici destinati allo spoglio vengono passati dopo la registrazione ai catalogatori, che esaminano gli articoli, individuando i più interessanti e utili, secondo i criteri dell utilità delle informazioni, della competenza istituzionale regionale, dell autorevolezza delle fonti, dello spessore culturale. Gli articoli vengono catalogati in modo completo, con catalogazione descrittiva e semantica; viene loro attribuito in un apposito campo del record il numero di bollettino, che servirà poi da filtro per estrarre il bollettino mensile di spoglio. Il database di catalogazione permette l immediata visualizzazione dei nuovi dati nel catalogo on line già in questa fase. A fine mese viene fatto l export dei dati per la pubblicazione del nuovo bollettino. Una volta effettuato lo spoglio. I fascicoli vengono collocati temporaneamente nell area scanner per l acquisizione ottica degli indici, poi vengono collocati a scaffale. I fascicoli dei periodici non destinati allo spoglio vengono collocati a scaffale subito dopo la registrazione. I dati sono immediatamente visibili nel catalogo on line della biblioteca Inventariazione e catalogazione dei libri P 1 5 D c a t a lo g a z io n e lib r i P 1 5 D 0 2 I n g r e s s o lib r i I n v e n t a r ia z io n e C a t a lo g a z io n e d e s c r it t iv a d e l lib r o ( I S B D ) C a t a lo g a z io n e s e m a n t ic a d e l lib r o ( T h e s a u r u s ) c o llo c a z io n e a scaffale F in e Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 9 di 15

10 Si procede alla catalogazione descrittiva e semantica dei libri, non appena questi arrivano in biblioteca. La parte descrittiva viene effettuata conformemente alle Regole Italiane di Catalogazione REICAT, alle norme internazionali SSBD (International Standard Bibliographic Description) e, in casi particolari, conformemente alle norme AACR (Anglo American Cataloguing Rules) e alle RDA (Resourse Descritpion & Access). La parte semantica viene effettuata utilizzando il thesaurus della biblioteca e la classificazione delle materie di competenza istituzionale regionale, elaborata e suddivisa per commissione di competenza dalla biblioteca. I dati sono immediatamente visibili nel catalogo on line della biblioteca. 3.3 Erogazione dei servizi Questa fase riguarda l attività di documentazione, di fornitura di informazioni e consulenze agli utenti istituzionali ed esterni. E la fase, che caratterizza sempre più la biblioteca come un utile risorsa documentale, che garantisce l autorevolezza, l aggiornamento, la rispondenza alle esigenze informative dell utenza, la pertinenza della documentazione Attività di reference P15D05 - Attività di reference Richiesta Registrazione richiesta Risposta al quesito Registrazione dell attività L avvio dell attività di reference avviene a seguito di una richiesta (telefonica, per posta interna o ordinaria, per posta elettronica, via fax). La richiesta viene immediatamente inserita nel Registro richieste, si tratta di un registro elettronico dove riportare i dati identificativi della richiesta, da quando arriva alla sua evasione. Il registro è condiviso dagli operatori della biblioteca. Non sono previsti moduli di richiesta precostituiti. Ad ogni richiesta viene attribuito un numero progressivo. Si tratta di soddisfare: richieste di informazioni; richieste di consulenze riguardanti pubblicazioni, siti internet o banche dati on line; richieste di consulenze per assistere gli utenti nelle loro ricerche o attività istituzionali; richieste di bibliografie. L attività viene registrata in un database, dove vengono riportati i dati fondamentali dell utente, della struttura di appartenenza, della richiesta. Queste richieste vengono classificate attribuendo loro la classe I. Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 10 di 15

11 3.3.2 Attività di ricerca rapida di base per i Consiglieri e attività di documentazione P15D06 - attività di documentazione Richiesta Registrazione richiesta Produzione documentazione pertinente con richieste Invio del materiale Registrazione dell attività svolta L avvio dell attività di ricerca rapida di base e di documentazione avviene a seguito di una richiesta (telefonica, per posta interna o ordinaria, per posta elettronica, via fax). La richiesta viene immediatamente inserita nel Registro richieste, si tratta di un registro elettronico dove riportare i dati identificativi della richiesta, da quando arriva alla sua evasione. Il registro è condiviso dagli operatori della biblioteca. Non sono previsti moduli di richiesta precostituiti. Ad ogni richiesta viene attribuito un numero progressivo. L attività si distingue in: Attività di ricerca rapida di base esclusiva per i Consiglieri, che viene avviata su loro richiesta per soddisfare urgenti necessità di informazione non specialistica; Documentazione elementare: l utente indica uno specifico documento con i dati per rintracciarlo; Documentazione complessa a carattere compilatorio: l utente indica un tema, il documentalista cerca e seleziona i documenti pertinenti e li organizza per renderne agevole la lettura; Documentazione avanzata: oltre al carattere di raccolta ragionata di documenti, questa attività prevede una sintesi dei materiali per un rapido e chiaro inquadramento dell argomento trattato, spesso prevede traduzioni - sintesi. L attività viene registrata in un apposito database, dove vengono registrati i dati fondamentali dell utente, della struttura di appartenenza, della richiesta. Le richieste vengono classificate nelle tre tipologie seguenti: A articoli tratti dai periodici, DG documentazione giuridica, DN documentazione non giuridica. Gli ambiti principali nei quali si svolge l attività di documentazione sono i seguenti: Giuridico legislativo; Materie di competenza amministrativa e legislativa regionale; Storico culturale; Economico sociale. Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 11 di 15

12 3.3.3 Produzione del Bollettino di Spoglio Diagramma di flusso P15D07: produzione Bollettino di spoglio P15D03 Estrazione articoli dal database di catalogazione Analisi dei dati versati in excel Preparazione bozza Correzione bozza Costruzione degli indici Ultimo controllo per versione definitiva Invio bollettino ai destinatari Inserimento del bollettino nella pagina Web del Consiglio Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 12 di 15

13 A seguito dell attività descritta in (inventariazione e catalogazione dei materiali), si procede, con cadenza mensile, all estrazione dal database di catalogazione degli articoli da segnalare nel Bollettino di Spoglio. Si effettua un primo export in formato txt, che viene caricato in Excel, per eseguire l analisi dei dati e per effettuare una prima rapida correzione da parte dei catalogatori. Il file Excel viene poi controllato dal responsabile dell Ufficio biblioteca, che verifica la corretta attribuzione della classe di appartenenza degli articoli. Viene poi prodotta dai catalogatori una bozza senza indici in formato Word del bollettino, suddivisa in classi, coincidenti con le aree di competenza delle commissioni consiliari. La bozza viene corretta dal responsabile dell Ufficio biblioteca, che controlla la pertinenza delle classi e dei termini di thesaurus ed elimina gli articoli ritenuti non conformi ai criteri di selezione. La bozza con le indicazioni delle correzioni viene inviata ai catalogatori, che preparano la bozza avanzata del bollettino con gli indici. Il responsabile dell Ufficio biblioteca effettua un ultimo controllo e stampa il bollettino in formato pdf e lo invia ai catalogatori per il caricamento nella pagina web della biblioteca. Il responsabile invia il bollettino ai Consiglieri, al personale delle strutture del Consiglio Regionale, alle principali strutture della Giunta regionale, alle biblioteche dei Consigli delle Regioni e delle Province autonome, alla Conferenza dei Presidenti delle Assemblee Legislative delle Regioni e delle Province autonome. Una copia viene inviata alla stamperia del Consiglio Regionale, che procede alla stampa delle copie da inviare ai Consiglieri. Una copia viene inviata alla società Ifnet di Firenze, che provvede a caricarla nella pagina web del catalogo on line della biblioteca Accesso del pubblico alla biblioteca E ammesso l accesso alla biblioteca di un pubblico costituito da docenti, studenti universitari, studiosi, professionisti, i cui interessi si rivolgano ai seguenti campi: scienze regionali, storia del Veneto, diritto regionale, diritto costituzionale, diritto parlamentare e diritto amministrativo. La biblioteca è aperta a questo pubblico qualificato nei giorni di lunedì e giovedì, dalle ore alle ore e dalle ore alle ore Gli utenti che accedono compilano un modulo P15Mu01 con i dati identificativi e, in caso di uso del PC loro dedicato, con gli estremi di un documento di identità. Il personale della biblioteca provvede all accoglienza degli utenti, fornendo loro i moduli cartacei suddetti, facendo accomodare gli utenti nella sala interna di consultazione o nella postazione di lavoro loro dedicata fornita di PC, abilitato alla navigazione in Internet. Il personale della biblioteca fornisce i materiali richiesti in consultazione ed assiste gli utenti nelle ricerche. Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 13 di 15

14 Conclusa la consultazione, gli utenti lasceranno i materiali nella sala interna di consultazione, spettando esclusivamente al personale della biblioteca l accesso agli scaffali. Agli utenti è consentita la riproduzione di materiali coperti da diritto d autore in base alle norme di legge vigenti, potendo utilizzare direttamente la fotocopiatrice in dotazione alla biblioteca. In caso di utenti portatori di handicap, il personale collabora, unitamente alla guardia giurata in portineria, ad agevolarne l accesso alla biblioteca, anche attraverso l ausilio dell apposita sedia per il superamento dei gradini dell entrata nel palazzo di Bacino Orseolo e per quanto riguarda l eventuale uso dei servizi igienici appositamente predisposti. Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 14 di 15

15 4. MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI Le richieste pervenute nelle varie forme e le copie delle trasmissioni di accompagnamento della documentazione sono contrassegnate da un numero progressivo di richiesta e sono conservate presso l Ufficio biblioteca. La richieste vengono inserite non appena pervenute nel Registro richieste. Si tratta di un registro elettronico dove sono riportati i dati identificativi delle richieste, da quando arrivano alla loro evasione. Il registro è condiviso dagli operatori della biblioteca. I dati generali sui record relativi all attività di catalogazione vengono registrati dal software di catalogazione stesso e resi visibili in tempo reale nella pagina web del catalogo elettronico della biblioteca. Col software di catalogazione gestito esclusivamente dai catalogatori, si possono ottenere dati maggiormente disaggregati ad uso interno. Il software di catalogazione permette di controllare il regolare flusso dei fascicoli dei periodici. Una base dati Access è dedicata alla gestione degli ordini dei libri e permette di verificare la situazione dei vari ordini e il rispetto dei limiti di budget. I dati vengono conservati per almeno 5 anni. I dati relativi all accesso del pubblico vengono registrati nei moduli cartacei relativi all accesso di ogni singolo utente e poi inseriti in un apposita base dati. 5. ISTRUZIONI OPERATIVE La presente procedura non ha istruzioni operative collegate. 6. MODULI E MODELLI P15Mu01: scheda di accesso alla biblioteca. 7. ALLEGATI La presente procedura non ha allegati. Edizione n. 4 Data 10 set 2012 Pagina 15 di 15

16 Modulo P15Mu01 Ed. 01 del 10 set 2012 Consiglio regionale del Veneto Scheda di accesso alla Biblioteca Registrazione presenze a fini statistici Data Nome Cognome Professione (barrare le caselle corrispondenti) Consigliere/Assessore regionale Collaboratore Assemblea legislativa Collaboratore Giunta/Enti regionali Dipendente di ente pubblico Dipendente di ente/azienda privata Libero professionista Studente Altro. Motivo della visita (barrare le caselle corrispondenti) Consultazione materiali Ricerca bibliografica Ricerca giurisprudenziale Ricerca legislativa Ricerca statistica Consultazione Internet Consultazione audiovisivi Prestito/Restituzione materiali Altro. In caso di utilizzo del computer da parte dell Utente vanno inseriti i dati di un documento di riconoscimento: tipo n. Ai sensi del decreto legislativo 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali", i dati personali vengono raccolti al fine di soddisfare la Sua richiesta di accesso ai servizi della Biblioteca. Tali dati sono raccolti e trattati con strumenti manuali e informatici e, adempiute le finalità indicate, sono trasformati in forma anonima. La comunicazione dei dati personali è facoltativa, ma necessaria per l erogazione del servizio. I dati personali non saranno né comunicati né forniti ad altri.

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