EXCEL (9/12/2018) Le date possono essere formattate in molti modi diversi (12/11/2018, giovedì 4 marzo, )

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1 EXCEL (9/12/2018) Descrizione generale: Excel è un programma che simula un foglio quadrettato con dati e formule. Ogni documento Excel è suddiviso in fogli di lavoro che possono essere rinominati, rimossi o aggiunti in base alle proprie esigenze. Ogni foglio di lavoro è diviso in celle. Ogni cella è identificata da due coordinate colonna/riga come ad esempio A1 o C7 Se voglio utilizzare una cella in una formula devo indicare il tipo di riferimento: RELATIVO: esempio F6 o Il riferimento della cella nella formula copiata o spostata viene MODIFICATO per adattarsi alla nuova posizione della formula. Se ad esempio sposto la formula contenente il riferimento a F6 nella colonna successiva, il riferimento diverrà G6 ASSOLUTO: esempio $H$7 o Il riferimento alla cella non viene modificato anche se la formula viene spostata o copiata. Questo meccanismo è utile quando esistono celle che devono essere utilizzate come punto di riferimento per i calcoli (ad esempio uno sconto, il valore di un interesse da applicare a tutti i totali, etc.) MISTO: esempio $R15 oppure E$4 o In questo caso quando la formula viene spostata o copiata, solo il riferimento senza il simbolo del dollaro viene modificato (il valore 15 nel primo esempio o la colonna R nel secondo) Ogni cella può contenere uno dei seguenti elementi: Valore numerico (numero, data, percentuale, frazione, ) Valore testuale (testo generico) Formula (=SOMMA, =MAX.) che verrà ricalcolata ogni volta che un valore del foglio viene modificato Ogni cella può essere formattata per rappresentare correttamente il dato contenuto. I numeri possono essere mostrati in forma scientifica, valuta, contabilità, interi, etc. Le date possono essere formattate in molti modi diversi (12/11/2018, giovedì 4 marzo, ) Se il contenuto di una cella inizia con il simbolo viene considerato testo. E possibile indicare a Excel che una cella deve cambiare aspetto tramite le opzioni di Formattazione Condizionale. E possibile scegliere tra diverse gamme di colori e icone che vengano utilizzare per indicare i diversi valori assunti dalle celle. Ad esempio posso evidenziare automaticamente in rosso i valori negativi.

2 USO DELLE FORMULE Le celle che contengono formule vengono aggiornate con il valore assunto dalla formula. Ad esempio, se una cella contiene la formula =A4*B5, essa conterrà il prodotto tra il valore presente in A4 e il valore presente in B5. Se una delle due celle viene modificata, il valore della cella con la formula viene aggiornata. Le formule che contengono solamente operazioni matematiche semplici possono essere inserite direttamente. Ad esempio =A8*B8 o =A7*E5-4 o =R1*3.14 Le formule iniziano sempre con il simbolo = e vanno sempre scritte con una coppia di parentesi dopo il nome. Se la formula non prevede parametri come ad esempio =OGGI() va scritta comunque con le parentesi vuote. La maggior parte delle formule prevede parametri sui quali lavorare. I parametri sono separati dal simbolo ; (punto e virgola) I parametri possono essere costituiti da: Valori numerici Valori testuali (stringhe) indicate tra doppi apici: ad esempio parola Celle singole (A5, $B$9) Intervalli di celle (A4:D7) cioè tutte le celle nel rettangolo compreso tra A4 e D7 per un totale di 16 celle. Condizioni: sono relazioni matematiche, logiche o testuali che possono assumere valore VERO o FALSO come ad esempio (A4=5) oppure (R12 >= 8) oppure (SOMMA(A1:B3)<9) Criteri: indicano quale condizione deve essere rispettate dai valori contenuti nelle celle affinché la funzione assuma un determinato valore. Per indicare i criteri utilizzare la seguente sintassi: o Per l uguaglianza basta indicare il valore di riferimento. Se si tratta di una stringa utilizzare i doppi apici o Se si tratta di un confronto, racchiuderlo tra doppi apici. Ad esempio <5, <> 7, >=3 ) o Se il confronto avviene con il valore di una cella, scrivere l operatore tra apici e la cella preceduta dal simbolo &. Ad esempio > &B5, <= &H2 Altre formule Per riferirsi a celle presenti su altri fogli di lavoro è necessario far precedere il nome della cella con il nome del foglio seguito dal punto esclamativo: ad esempio foglio1!e7

3 FORMULE NOME E SINTASSI DELLA FORMULA RISULTATO ESEMPIO =SOMMA(par1;par2;par3; ) La somma dei parametri che possono essere formule, singoli valori o intervalli. =SOMMA(A1;B3:D6) =CASUALE() Restituisce un numero casuale tra 0 e 1 =CASUALE() =CASUALE.TRA(min;max) Restituisce un numero casuale tra i valori min e max =CASUALE.TRA(4;15) =MAX(intervallo) Restituisce il valore massimo tra quelli =MAX(E4:G9) =MIN(intervallo) Restituisce il valore minimo tra quelli =MIN(E4:G9) =MEDIA(intervallo) Restituisce la media tra i valori presenti nell intervallo =MEDIA(R4:T20) =CONTA.VALORI(intervallo) Restituisce il numero di celle non vuote =CONTA.VALORI(B4:D6) =CONTA.SE(intervallo;criterio) Restituisce il numero di valori nell intervallo che soddisfano un =CONTA.SE(D4:E10; >10 ) determinato criterio =SOMMA.SE(intervallo;criterio) Restituisce la somma dei valori nell intervallo che soddisfano un =SOMMA.SE(D4:E10; <=10 ) determinato criterio =ARROTONDA(num; cifre) Arrotonda il numero passato con il numero di cifre indicato =ARROTONDA(A7 ; 2) =SE(cond;val_se_vero;val_se_falso) Restituisce il valore indicato nel 2 parametro (val_se_vero) quando la condizione è VERA altrimenti restituisce il 3 parametro (val_se_falso) =SE(A2 >0; A2 è maggiore di zero ; A2 non è maggiore di zero ) =Se(B5=5; 99; 0) =SINISTRA(par1; n ) Restituisce i primi n caratteri a sinistra del testo passato come parametro =SINISTRA( Parola ; 3) =DESTRA(par2; n ) Restituisce i primi n caratteri a destra del testo passato come parametro =DESTRA( Parola ; 3) =E(cond1; cond2; cond3 ) Restituisce VERO se TUTTE le condizioni sono rispettate. =E(A1=2; B2<6;C3+D7=10) =O(cond1;cond2;cond3 ) Restituisce VERO se ALMENO una delle condizioni è rispettata. =O( A1=2; B2<6 ; C3+D7=10) =ADESSO() Restituisce data e ora correnti =ADESSO() =OGGI() Restituisce la data corrente =OGGI() =CONCATENA(stringa1;stringa2; ) Restituisce una stringa costituita dalla concatenazione di tutte le stringhe passate come parametri. =CONCATENA(A3; Pippo ; Pluto ) =CERCA.ORIZZ(val; intervallo;indice; [approssimazione]) =CERCA.VERT(val; intervallo;indice; [approssimazione]) =RANGO(numero;intervallo;[ordine]) Restituisce il valore presente in una riga corrispondente a una cella in un altra riga contenente val. Se approssimazione=falso viene cercata la corrispondenza esatta altrimenti approssimata. Restituisce il valore presente in una colonna corrispondente a una cella in un altra colonna contenente val. Se approssimazione=falso viene cercata la corrispondenza esatta altrimenti approssimata. Questa funzione restituisce la posizione in classifica del numero, rispetto ai valori nell intervallo. I parametri indicati tra parentesi quadre sono opzionali =CERCA.ORIZZ(5; A3:B7;2; FALSO) =CERCA.VERT(5; A3:B7;2; FALSO) =RANGO(5;A1:A10)

4 Riempimento automatico. E possibile riempire le celle con valori consecutivi (numeri, giorni della settimana, mesi) semplicemente scrivendo il primo o i primi due valori, selezionandoli e trascinando il quadratino verde nell angolo in basso a destra della selezione. Se si tiene premuto il tasto CTRL il valore (o i valori) verrano ripetuti invece di essere incrementati. Compilazione delle formule Durante la scrittura delle formule è possibile inserire celle e intervalli di celle cliccando direttamente su di esse. La selezione verrà inserita nella formula. Fare attenzione a questa modalità e confermare la formula appena possibile con il tasto INVIO o il simbolo di spunta per evitare modifiche accidentali. Formule innestate Ogni valore in una formula può essere costituito da un ulteriore formula o combinazione tra formule e valori. Ad esempio per scegliere tra TRE diverse opzioni può essere necessario utilizzare una formula SE all interno di un altra formula SE. Se una cella deve assumere il valore BASSO se A<5, il valore MEDIO se A=5 e il valore ALTO se A>5, possiamo scrivere la seguente formula = SE(A<5; BASSO ; SE (A=5; MEDIO ; ALTO) ) Il secondo SE verrà eseguito solo se A non è minore di 5. In questo caso verifico se è uguale a 5 altrimenti sarà maggiore di 5. Conservare i valori di celle casuali Poiché le celle contenenti valori casuali cambiano valore continuamente, è consigliabile copiarne il contenuto e incollarlo con l opzione SOLO VALORI in un altra posizione e utilizzare i valori copiati che non cambiano più. Conviene comunque conservare le celle con i valori casuali per generare eventualmente altre sequenze. Uniformare la larghezza delle colonne o l altezza delle righe Per rendere uguale la larghezza o l altezza delle celle,è sufficiente selezionare le righe o le colonne (utilizzando il numero o la lettera) e modificare una sola delle righe (o colonne). Tutte le righe/colonne diventeranno della stessa dimensione Bloccare riquadri Quando il foglio di calcolo contiene molti dati, ad esempio centinaia di righe, quando si visualizzano le righe inferiori, scompare l intestazione delle colonne e si perde il riferimento. Con l opzione Visualizza Blocca Riquadri è possibile fissare la prima riga o la prima colonna del foglio in modo che spostandosi lungo il foglio rimangano visibili. Con l opzione Sblocca riquadri si ritorna alla visualizzazione normale. Validazione dell input Quando è necessario limitare i valori che è possibile inserire in una cella, è possibile utilizzare la Validazione dell Input. Si tratta di un meccanismo attraverso il quale Excel controlla il valore inserito e, nel caso di valore non consentito, mostra un messaggio di avvertimento. Questa funzionalità si trova nel menu Dati Convalida. Selezionare la voce Convalida dati. Nel box di dialogo che appare sono possibili diverse scelte dal menu Consenti: Numero intero: intervallo di valori interi possibili Data: intervallo di date possibili Elenco: valori presi da un intervallo di celle Lunghezza del testo: numero massimo di caratteri inseribili

5 Testo in colonne Questa funzione, disponibile dal menu Dati Testo in colonne permette di dividere in colonne diverse il testo presente in una singola colonna. Ad esempio possiamo separare Nome e Cognome. Dopo aver cliccato sulla funzione appare un box di dialogo con una procedura guidata che ci permette di indicare se le voci sono separate da caratteri particolari (come uno spazio) oppure hanno lunghezza fissa (come nel codice fiscale). Nel caso di caratteri speciali, è possibile indicare i separatori. Infine viene chiesto il formato dei dati ottenuti. Dividi finestra Questa funzione permette di visualizzare due parti diverse di un foglio Excel nello stesso momento. E sufficiente selezionare Visualizza Dividi e scegliere a quale altezza della finestra dividere il foglio. Cliccando nuovamente sulla stessa voce si annulla l operazione. Filtro E possibile creare dei filtri automatici per selezionare rapidamente informazioni presenti nelle colonne selezionate. Per attivare il filtro è sufficiente selezionare le colonne (con un intestazione, cioè una descrizione come prima riga) e scegliere il menu Home - Ordina e Filtra (penultimo menu) e cliccare su Filtro. A questo punto appare accanto a ogni intestazione una freccia ed è possibile aprire, per ogni colonna, un elenco dei valori presenti, ed è possibile selezionare solo i valori da visualizzare. Per rimuovere il filtro, riselezionare il menu. Ordinamento Una delle funzioni più utili in Excel è la possibilità di ordinare i dati. Per effettuare tale operazione, è necessario selezionare le colonne con i dati da ordinare, cliccare sul menu Ordina-Filtra e scegliere una delle due opzioni (Ordina da A->Z o da Z->A). In questo caso la prima colonna a sinistra viene utilizzata per l ordinamento e le altre vengono modificate di conseguenza. Se si vuole utilizzare una colonna diversa per l ordinamento, è necessario scegliere l opzione Ordinamento Personalizzato e scegliere la colonna che deve guidare l ordinamento. Se le colonne hanno un intestazione, è possibile attivare l opzione Dati con intestazione in alto a destra. In questo modo la prima riga viene esclusa dall ordinamento ed è possibile scegliere le colonne utilizzando il loro titolo.