Guida alla lettura della demo di ActiveGest

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1 Guida alla lettura della dem di ActiveGest Grazie per l interessament ad ActiveGest Questa dem ti cnsente di percrrere le schermate di ActiveGest in sla lettura, per sservare cme vengn presentate le infrmazini. La flessibilità di ActiveGest l rende un supprt decisinale e di cmunicazine utile anche ad aziende che hann già un bun livell di Cntrll di Gestine. Per chi sta iniziand a sviluppare questi cncetti, ActiveGest si prpne cme strument perativ e di supprt ad una avanzata metdlgia di lavr, caratterizzandsi per la sua gradualità ed elasticità di svilupp che cresce assieme alle necessità e pssibilità aziendali. Ti ringraziam per il temp che stai dedicand a quest nstr lavr, e ti sarem grati se vrrai aiutarci cn tue pinini e suggerimenti. Pui cmunicare cn ni utilizzand la nstra mail: inf@activegest.rg Sarà un piacere rispndere Cnsigliam, prima di accedere alla dem, di stampare queste nte, salvarle in md da pterle cnsultare in cntempranea cn la prima esplrazine di ActiveGest 1. L ACCESSO AD ActiveGest Sei entrat nel sit ed è cmparsa la pagina illustrata qui di seguit. Per accedere alla dem, clicca su Lgin, cerchiat in rss sulla figura

2 Sulla scherm appare la pagina di ingress all ambiente perativ di ActiveGest, in un spazi riservat alla scietà prva per la sla visualizzazine della dem Occrre digitare in minuscl, negli spazi cerchiati: prva, cme identificativ utente, prva, cme passwrd un, cme cdice della scietà pi cliccare su Ok 2. IL MENU Appare ra, sulla sinistra, il menù di ActiveGest. Ogni passwrd, necessaria per entrare in ActiveGest, abilita un divers livell di access, che definisce a quali funzini l utente può accedere. In questa dem è pssibile accedere alle sle funzini visibili nella figura a lat. Il menù è strutturat in capitli, le parle in grassett ne sn i titli, le altre identifican le funzine perative, alle quali si accede cliccand cl muse spra il nme della funzine che verrà allra evidenziat su sfnd ner. Le funzini che pssn essere cnsultate nella dem sn: Lettura Cnsuntiv, visualizza l andament mensile dei valri cnsuntivi ed il raffrnt cl budget Lettura Stric, cnfrnta l ann selezinat cn i due precedenti Lettura Budget, visualizza il budget annu, suddivis per mese secnd i criteri impstati Lettura Presuntiv, esprime una stima di chiusura d esercizi, smmand ai mesi cnsuntivi la previsine dei peridi futuri (il budget una revisine budget) Lettura Dettagli, mstra, per gni vce, il dettagli dei mvimenti registrati. Impstazini Passwrd, permette ad gni utente di mdificare la prpria passwrd. In questa dem la funzine è visualizzata, ma nn attiva Lgut, per uscire da ActiveGest

3 3. LA SCHERMATA DI ActiveGest Selezinand una funzine dal menu cmpare la schermata di ActiveGest, cmpsta da: a) Una riga blu, cn i pulsanti di selezine sulla parte superire della pagina, e, cme prmemria, la vce di menù selezinata, scritta in giall. b) Il menù di ActiveGest. c) Le infrmazini richiamate, relative alla vce di menù prescelta. a) La riga blu (gli ambienti ed i livelli di ActiveGest ) ActiveGest gestisce due ambienti, quell ecnmic (prfitti e perdite) e quell patrimniale (bilanci) I due pulsanti sulla sinistra (cerchiati in rss) permettn di psizinarsi sull ambiente desiderat. L ambiente selezinat verrà evidenziat in giall. Alla lr destra, sempre in giall, viene rammentata la funzine che abbiam selezinat. Nel cerchi blu i livelli di aggregazine dei dati, evidenziat in giall quell che si sta utilizzand. La lr denminazine è: Cnti, Classi, Gruppi, Sezini, Riepilghi, Ttale. I livelli di aggregazine hann il medesim utilizz, sia nell ambiente ecnmic che patrimniale. Ogni vce, di qualsiasi livell, è cmpsta da un più elementi del livell inferire. Attravers queste aggregazini si cstruiscn valri significativi per valutazini e cnfrnti, realizzand schemi di analisi mirati alle specifiche esigenze aziendali. ActiveGest permette di sviluppare cntempraneamente quattr diverse Gerarchie finalizzate a diversi biettivi di cnscenza e di utilizz. Ogni Gerarchia è un schema di analisi e di aggregazine liberamente parametrizzabile dall utente. Rimandiam al Manuale d us di ActiveGest per l apprfndiment della mdalità di prgettazine delle Gerarchie e di realizzazine dei livelli. b) Il menu di ActiveGest E psizinat sempre sulla sinistra della pagina, cn le funzini direttamente accessibili per ulteriri selezini. Ogni utente può entrare nel prgramma digitand in sequenza il prpri identificativ e la prpria passwrd, alla quale, rammentiam, è assegnat un specific livell di access. Vengn csì visualizzate le sle funzini abilitate.

4 c) Le infrmazini Iniziam dalla funzine Lettura Cnsuntiv e sffermandci in dettagli su perazini e prcedimenti di lavr cmuni a tutte le funzini del prgramma, che nn ripeterem nelle successive descrizini. Lettura Cnsuntiv Il menù è sempre visibile sulla sinistra della pagina. Cliccare cl muse la funzine desiderata, in quest cas Lettura Cnsuntiv, dve Lettura è il titl del capitl, che raggruppa tutte le funzini dispnibili per cnsultare le infrmazini presenti in ActiveGest Analizziam la pagina visualizzata. Le infrmazini cntenute sulla riga blu ci dicn, leggend da sinistra: che siam sull ambiente Ecnmic (scritta evidenziata in giall) che abbiam selezinat la funzine Lettura Cnsuntiv (scritta in giall) che siam sul livell Ttale (scritta evidenziata in giall) I due pulsanti sttstanti (cerchiati in rss) ci infrman che: ActiveGest presenta le infrmazini secnd l schema di analisi denminat Gestinale (ricrdiam che chiamiam Gerarchie gli schemi di analisi e aggregazine che abbiam impstat in ActiveGest ) Stiam leggend i dati dell ann 2007 L stess menu a tendina ci permette di selezinare il tip di gerarchia che vgliam vedere.

5 e, l ann che vgliam visualizzare. Nn vi sn limiti nel numer di anni che pssn essere inseriti in ActiveGest Vediam cme si cmpngn le infrmazini, riprendend la figura della pagina precedente: Siam sul livell Ttale (cerchi rss), dunque nella sintesi finale dei dati. La riga di ttalizzazine, in grassett nella griglia dei dati, esprime il risultat della scietà (nell esempi i valri sn 000-Eur). Le righe svrastanti indican le vci del livell inferire Riepilghi (cerchi blu), dalle quali è cmpst il livell Ttale. La freccia rssa rientata vers destra a fianc di gni riga indica che è pssibile visualizzare ulteriri infrmazini di dettagli. Le frecce avrann clre divers per distinguere i diversi livelli. Cliccand su una delle frecce rsse appain le vci, del livell inferire, da cui quella vce è cmpsta. La freccia rssa è rientata ra vers l alt, segnaland che le vci del livell inferire sn visualizzate. Cliccand sulla freccia rientata vers l alt, chiuderem le vci del livell inferire, trnand alla visualizzazine riginaria.

6 Vediam ra, a fianc di gni vce, le infrmazini riprtate nella funzine Lettura Cnsuntiv : Mese 1 12 (più il mese Chiusura ); sn riprtati i valri cnsuntivi per gni mese. Il 13^ mese (chiusura) ci permette di memrizzare i valri di una prechiusura e della chiusura definitiva. Actual Year T Date; i valri prgressivi dell ann, smma dei valri mensili fin alla data cnsuntivata. Budget Year T Date; i valri di budget relativi al perid cnsuntivat. Il budget può essere mensilizzat cn mlteplici criteri di ripartizine. % Budget; indica la percentuale di scstament tra i valri cnsuntivi e budget Budget; riprta i valri annuali di budget Ripetiam ra l perazine di apertura dei livelli inferiri, per avere infrmazini di maggir dettagli. Clicchiam sulla freccia a fianc di RISULTATO OPERATIVO ; avrem questa visualizzazine: Clicchiam pi sulla freccia a fianc di VALORE AGGIUNTO ; visualizzerem:

7 Vi invitiam ra ad esplrare l strument utilizzand le frecce per aprire e chiudere i vari livelli di aggregazine. Prvate pi a ripetere l esplrazine cambiand il tip di gerarchia e sservand le diverse lgiche di aggregazine dei dati. Per quant riguarda l ann, abbiam inserit i primi due mesi cnsuntivi anche sul 2005 e Queste le lgiche alla base delle diverse gerarchie, nella impstazine inserita: Gestinale, per valutare l andament aziendale nell ttica del Cntrll di Gestine Cntabilità Generale, per cntrll e verifica cn la struttura aziendale dei dati cntabili Eurpea, per avere una classificazine secnd gli schemi di Bilanci Eurpe, a fini infrmativi e di cmunicazine Cn le stesse mdalità vi invitiam a selezinare l ambiente Patrimniale, ed effettuare una analga esplrazine (nel Patrimniale abbiam inserit sl valri cnsuntivi per l ann 2007). Riprtiam, cme esempi, una pagina ricavata dalla dem: Facciam ntare la differenza di impstazine. tra l ambiente Patrimniale e quell Ecnmic. Nn si è ritenut imprtante, nell ambiente Patrimniale, differenziare valri di prechiusura rispett ai valri della chiusura definitiva. Abbiam inserit una situazine iniziale ( Inizi, cn i valri patrimniali di inizi esercizi), seguita dalle 12 situazini che esprimn le variazini intervenute per gni mese. La vce Actual Year T Date (cerchi blu), smmand le 13 clnne, esprime csì la situazine patrimniale cnsuntiva alla fine del perid inserit e le single clnne indican la variazine intervenuta nel mese.

8 Un breve cenn sull utilità dei pulsanti che si trvan nella parte inferire del fgli Apri tutt e Chiudi tutt ; Visualizzan (e chiudn) insieme tutti i livelli della gerarchia Stampa ; Lancia i cmandi di stampa direttamente da ActiveGest excle(ita) e excel(eng) ; trasferiscn i dati della pagina di ActiveGest ad un fgli di lavr Excel (versine italiana inglese) Scrriam ra, mlt più velcemente, le altre funzini visualizzate sul menu. Le mdalità per muversi all intern del fgli di lavr e per visualizzare le infrmazini nelle aggregazini desiderate, sn quelle descritte nelle pagine precedenti. Lettura Stric Psizinarsi cl muse sulla funzine Stric e cliccare. Cnfrnta l ann di partenza (quell selezinat) ed i due anni precedenti Indica, per l ann selezinat, i valri cnsuntivi e budget, e la differenza in valre asslut fra cnsuntiv e budget Per gli anni precedenti, indica i valri cnsuntivi e la differenza cn l ann selezinat Nella funzine Stric è presente un ulterire pulsante (cerchi blu) per indicare a quale mese (valri prgressivi) si desidera il cnfrnt. Per selezinare si apre il menù a tendina e si clicca sul mese desiderat.

9 Lettura Budget Psizinarsi cl muse sulla funzine Budget e cliccare. Indica i valri mensili ed annui di budget La distribuzine per mese viene effettuata sulla base di un criteri di mensilizzazine, che può essere differenziat per gni singla vce. ActiveGest nn ha limiti nel numer di criteri di mensilizzazine utilizzabili Lettura Presuntiv Smma ai peridi cnsuntivi la stima dei peridi futuri, riprtand: I valri cnsuntivi per i peridi già inseriti (sn ricnscibili per il clre verde scur dell intestazine delle clnne, nella figura i mesi 1 e 2) I valri di previsine per i peridi successivi (inserend il budget una nuva previsine) Il ttale dei valri cnsuntivi e di previsine, che indica una stima di chiusura aggirnata. La nuva stima è cnfrntata cn il budget iniziale Riprtiam sl l schema della tabella, senza valri di previsine inseriti

10 Lettura Dettagli permettere di sservare, per gni vce presente in ActiveGest, il dettagli dei sui mvimenti, per pterne megli valutare il cmprtament. Cmpare il termine Mastrini. In questa dem, l incntriam sl nella funzine Lettura Dettagli. Mastrini identifica il livell delle vci elementari, livell utilizzat per inserire i valri nel sistema. Vengn evidenziati i valri inseriti dalla cntabilità, prgressivi e mensili (cerchi rss) Le variazini perate all intern di ActiveGest, per ratei giri cnt (cerchi blu) Il valre calclat (cntabilità + giri cnt + ratei), che ActiveGest utilizza nelle sue analisi, cnfrntat cn il budget. Sia per i valri mensili (cerchi giall) Che per i valri prgressivi (cerchi verde) Sul livell mastrini è previst un spazi per inserire delle nte. Per salvarle si clicca su registra (cerchi aranci) Le stesse infrmazini si pssn ttenere per le vci di qualsiasi livell di aggregazine.

11 La ricerca si effettua selezinand il livell di aggregazine, l ann che si desidera cnsultare e la vce la vce ricercata (sn in rdine alfabetic) La mdalità di selezine appena illustrata può essere utilizzata anche nelle diverse funzini di lettura viste nella dem, in alternativa all apertura delle righe sul livell Ttale : Occrre selezinare: 1. Il livell di aggregazine (cerchi rss) 2. La specifica vce ricercata (cerchi blu) 3. L ann desiderat, se divers da quell in linea (cerchi giall) Quest prcediment risulta particlarmente pprtun in tutte le situazini in cui si desidera mantenere l attenzine sl su alcune vci specifiche, ppure illustrare una parte dei dati aziendali senza far cmparire il risultat cmplessiv di gestine. Sia nelle visualizzazini a vide che nella predispsizine di stampe. Impstazini Passwrd La funzine è finalizzata alla sicurezza vers la gestine dell strument e alla riservatezza delle infrmazini Un utente, mdificand direttamente la prpria passwrd, sarà l unic a cnscerla. Cliccare su Lgut è la mdalità crretta per uscire dalla dem e da ActiveGest Vi ringraziam ancra per l attenzine!! Il team di ActiveGest e di Adc Cnsult