Corso di Introduzione all Informatica. Microsoft EXCEL Nozioni di base

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1 Corso di Introduzione all Informatica Microsoft EXCEL Nozioni di base

2 APRIRE EXCEL Quando apri il programma EXCEL viene automaticamento aperta una CARTELLA DI LAVORO (da non confondere con le cartelle "quelle gialle" per intendersi). Per fare un paragone: quando apri Word, viene aperto un "Documento vuoto", mentre quando apri Excel, viene aperta una "Cartella di lavoro vuota". 2

3 APRIRE EXCEL Questa "cartella di lavoro" è inizialmente composta da n.3 FOGLI DI LAVORO, e questo lo noti dalle "linguette" in basso a sinistra. Il "foglio di lavoro" ATTIVO si distingue dagli altri per il colore uguale allo sfondo. 3

4 EXCEL LE BARRE Alla "cartella di lavoro" viene inizialmente assegnato il nome di Cartel1, e questo lo noti sulla BARRA DEL TITOLO (la prima barra in alto). In alto a sinistra, a fianco della barra del titolo, trovi la BARRA DI ACCESSO RAPIDO composta da qualche icona. 4

5 BARRA MULTIFUNZIONE Sotto viene visualizzata la BARRA MULTIFUNZIONE dove si trovano tutti i comandi per lavorare con Excel. Cliccando sulle singole SCHEDE in alto,(home - Inserisci - Layout di Pagina - Formule - Dati - Revisione - Visualizza)la BARRA MULTIFUNZIONE cambia aspetto, mostrando i comandi sotto forma di icone, associate alla SCHEDA cliccata. 5

6 BARRA DELLA FORMULA Nella BARRA DELLA FORMULA si può vedere il contenuto delle celle e cosa più importante, puoi comporre e vedere le formule. La BARRA DI STATO si trova, invece in fondo al FOGLIO DI LAVORO, e da indicazioni sui comandi in uso. 6

7 CELLE, RIGHE E COLONNE In mezzo c'è il foglio di lavoro vero e proprio, diviso in tante piccole CELLE. Ogni cella (come per la "battaglia navale") è identificata da una RIGA e una COLONNA... ed è in queste celle che inizierai a scrivere, testo, numeri e formule! 7

8 LA CELLA ATTIVA Quando si apre una nuova cartella di lavoro,la prima cella attiva è la cella A1. Ovvero, la cella attiva, è la cella che riceverà i dati digitati da tastiera. 8

9 MI SPOSTO TRA LE CELLE Premi il tasto cursore destro da tastiera. la cella attiva è ora la B1, e questo si nota: 1 - dai bordi più spessi della cella 2 - dalla casella nome (a sinistra della barra della formula c'è scritto B1) 3 - dallo sfondo colorato in modo diverso della colonna B e della riga 1. Premiamo sui tasti cursori per rendere attive altre celle del foglio... si osserva come cambia il contenuto della casella nome e i riferimenti di riga e di colonna. Puoi attivare una cella, anche cliccandoci direttamente sopra con il mouse. 9

10 SCRIVERE E FISSARE I DATI Seleziona (rendi attiva) ora, la cella A1 ed inizia a digitare sto scrivendo su una cella (non preoccuparti se il testo sconfina nella cella successiva). Ora (a differenza di word) occorre confermare i dati immessi, e lo puoi fare in diversi modi: 1)premi il tasto INVIO da tastiera 2)premi uno dei tasti cursore 3)clicca su un altra cella 4) sul segno di spunta nella barra della formula. 10

11 CANCELLARE I DATI Per cancellare il contenuto di una cella: 1 - seleziona la cella 2a - premi il tasto CANC, o 2b - premi il tasto backspace ed in seguito premi il tasto INVIO o 2c - digita subito il testo che deve essere sostituito ed in seguito premi il tasto INVIO. 11

12 MODIFICARE E AGGIUNGERE DATI A volte non si vuole cancellare tutto il contenuto di una cella, ma si vuole aggiungere o modificare parte di esso. Per modificare il contenuto di una cella si deve entrare in modalità modifica nei modi seguenti: 1a - fai doppio clicca sulla cella, o 1b - seleziona la cella e premi il tasto F2 da tastiera, o 1c - clicca sulla casella della barra della formula. Ora sei in modalità modifica e questo lo noti nella barra di stato (in basso). Per modificarne il contenuto puoi usare lo stesso sistema che usi per modificare un testo da word. 12

13 VEDERE TUTTO IL FOGLIO Quando si apre un foglio di lavoro, non si vede tutto il foglio ma una piccola parte di un foglio di colonne e righe. Per vedere la fine del foglio: 1 - premi e tieni premuto il tasto CTRL 2 - premi il tasto cursore giù In questo modo (se tutte le celle sottostanti alla cella attiva sono vuote) si attiva la cella dell'ultima riga (della colonna della cella attiva). Sempre tenendo premuto il tasto CTRL, premi il tasto cursore destro. 13

14 VEDERE TUTTO IL FOGLIO In questo modo si attiva la cella relativa all ultima riga dell ultima colonna. Per riportare in modo veloce la cella attiva su A1: 1 - premi e tieno premuto il tasto CTRL 2 - premi il tasto Home. 14

15 ALLARGARE LE COLONNE 1 - posiziona il puntatore del mouse nell'intersezione delle due colonne (sull'intestazione); 2 - quando il puntatore si trasforma in due doppie freccie divergenti, 3 - clicca e tieni premuto il pulsante del mouse e 4a - trascina a destra per allargare la colonna, oppure 4b - trascina a sinistra per restringerla. 15

16 MODALITA' MODIFICA Per modificare una cella senza cancellare il suo contenuto, devi entrare in modalità modifica (cella). Per sapere se sei in modalità modifica, osserva la barra di stato che si trova in fondo al foglio di lavoro. In modalità normale vedi scritto "Pronto". 16

17 MODIFICARE LE CELLE Per entrare in modalità modifica puoi usare vari metodi: 1 metodo: fai doppio clic direttamente sulla cella da modificare. 2 metodo: attiva la cella da modificare (con un clic o spostandoti con i tasti cursori) e premi il tasto "F2" da tastiera. 3 metodo: attiva la cella da modificare (con un clic o spostandoti con i tasti cursori)e clicca all'interno della barra della formula. 17

18 MODIFICARE LE CELLE Ora che sei in modalità modifica puoi usare: Il tasto " CANC " per cancellare il carattere a destra del cursore; il tasto " backspace " per cancellare il carattere a sinistra del cursore; il tasto "fine" per posizionare il cursore alla fine; il tasto " Home " per posizionare il cursore all'inizio; la combinazione di tasti " CTRL " + " tasto cursore sinistro" per posizionare il cursore all'inizio della parola; la combinazione di tasti "CTRL" + "tasto cursore destro" per posizionare il cursore alla fine della parola. Eseguita la modifica premi il tasto " INVIO " per confermarla, oppure premi il tasto "esc" per annullarla. 18

19 CONTENUTO DELLE CELLE Ogni singola cella può contenere Testo, Valori o Formule. I Valori possono essere espressi in quantità oppure in data e/o ora. 19

20 CONTENUTO DELLE CELLE DIGITARE NUMERI Quando si digitano numeri nelle celle, si possono usare i seguenti metodi che velocizzano le operazioni di inserimento. Digita,34 anzichè 0,34. Digita 12,5 anzichè 12,50. Sono piccoli dettagli, ma servono per risparmiare un po' di tempo! 20

21 CONTENUTO DELLE CELLE DIGITARE DATE E ORE se applichi uno dei formati data e ora predefiniti di excel, il programma riconoscerà la data e l'ora come "valore" (ovvero su questi formati potrà eseguire calcoli). Alcuni esempi formati ora : 3.21 PM PM Alcuni esempi formati data: 25/11/ nov nov - nov-04 21

22 CELLE IMPAZZITE Apri una nuova cartella di lavoro excel; Digita sulla cella "A1" 11/4 e premi INVIO. A seconda della versione, vedrai visualizzarsi sulla cella "11/04" oppure "11-apr". Digita sulla cella "A2" 11/04/04 e premi INVIO. Vedrai visualizzarsi sulla cella "11/04/2004" (o qualcosa di simile!). E fin qui va tutto bene! Ora cancella il contenuto della cella "A1", digita 11/04/04 e premi INVIO. Cancella il contenuto della cella "A2", digita 25 e premi INVIO. 22

23 CELLE IMPAZZITE Ma cosa succede...? Inserendo le date sulle celle "A1" e "A2", quest'ultime hanno "preso" automaticamente questo formato e non può semplicemente essere cancellato con il tasto "CANC" o sostituito con valori di formato diverso. 23

24 CANCELLARE TUTTO Per cancellare il contenuto della cella, e il formato della cella, (ovvero per portare la cella al suo stato originale) 1 - seleziona le celle interessate 2 - dalla scheda "Home" 3 - clicca sull'icona "cancella" (sotto la somma automatica) 4 - clicca cu "cancella tutto" Se invece vuoi mantenere i dati: 4a - clicca su "Cancella formati". 24

25 EVIDENZIARE I BORDI E FORMATTARE LE COLONNE Per evidenziare i bordi (o meglio per poterli stampare) 1 - seleziona dalla cella A2 alla cella F dalla scheda "Home" 3 - clicca sul triangolino a fianco dell'icona bordi Per formattare le colonne "prezzo" e "totale" in 1 inserisci valori a caso dalla cella E3 alla cella F seleziona dalla cella E3 alla cella F (dalla scheda "Home") clicca sull'icona "Formato numeri contabilità". 25

26 CENTRARE E UNIRE LE CELLE IN EXCEL Per centrare e unire più celle come nell esempio a fianco (unire 2 celle e centrarle) 1 - seleziona dalla cella A1 alla cella B1 2 - (dalla scheda Home) clicca sul comando unisci e centra. 26

27 COME INSERIRE UN NUMERO CHE INIZIA CON ZERO Se vuoi inserire: 1. un numero che inizia con zero in una cella di excel,(come ad esempio una partita iva); 2. trattare un numero come testo; prima di digitare un apostrofo che si trova a fianco del tasto dello zero, dove c'è il punto di domanda. 27

28 COME CENTRARE NEL FOGLIO I DATI INSERITI Per centrare (in stampa) il foglio di excel al centro 1 - dalla barra multifunzione clicca sula scheda "Layout di pagina" 2 - clicca su "Margini" 3 - clicca in fondo al menu, sulla voce "Margini personalizzati" 4 - attiva la casella di controllo "Orizzontalmente" 5 - clicca su OK per confermare. 28

29 COME INERIRE INTESTAZIONE E PIE DI PAGINA Sempre dalla voce "Margini personalizzati" 1 Intestazione piè di pagina 29

30 ALLARGARE PIU' COLONNE IN MODO UGUALE Nella lezione Creare formule e allargare colonne ho descritto come allargare o restringere una singola colonna. Per poter invece, allargare più colonne contemporaneamente, 1 - seleziona più colonne. In questo caso, 1a - clicca sulla lettera della colonna A 1b - tieni premuto il pulsante del mouse 1c - trascina fino alla lettera della colonna E 1d - rilascia il pulsante. 30

31 ALLARGARE PIU' COLONNE IN MODO UGUALE 2 - Posiziona il puntatore su una delle intersezioni di colonna fino a quando si trasforma in una doppia freccia divergente 3 - clicca e tieni premuto il pulsante del mouse 4a - sposta a destra il puntatore per allargare le colonne, oppure 4b - sposta a sinistra il puntatore per restringere le colonne 5 - rilascia il pulsante del mouse. 31

32 ABBELLIRE IL FORMATO DEL MODELLO - Centra e unisci la cella A1 espandendola fino alla colonna E. - Seleziona la cella A1 - clicca su grassetto - clicca su colore carattere (rosso nell'esempio) - clicca su dimensione carattere (16 nell'esempio). - Seleziona celle A2-E2 - clicca su allineamento centrato - clicca su grassetto - clicca su colore carattere (blu nell'esempio) - clicca su colore riempimento (giallo nell'esempio). - Seleziona dalla cella A3 alla cella E20 - clicca su colore riempimento (verde chiaro nell'esempio) e bordatura celle 32

33 APPLICARE IL TESTO A CAPO SULLE CELLE Ora se provi ad inserire i dati sulle celle, funziona tutto ma solo fino a quando i caratteri inseriti non superano la larghezza della cella. Infatti i caratteri che eccedono, o vanno a sconfinare nella cella successiva (quando la cella successiva è vuota) oppure sono nascosti (quando la cella successiva contiene dati). Sarebbe quindi utile in questo caso che i caratteri eccedenti si posizionassero sotto e che la riga si allargasse automaticamente. Per ottenere questo effetto, si deve applicare il "testo a capo". 1 - Seleziona l'area interessata (dalla cella A3 alla cella E15 nell'esempio) 2 - dalla scheda "Home" 3 - clicca sull'icona "Testo a Capo". 33

34 MANTENERE I DATI NELLA PARTE ALTA DELLA CELLA Sempre nella scheda "Allineamento troviamo il comando per mantenere i dati nella parte alta della cella, quando verrà automaticamente ingrandita, 1 - seleziona l'area interessata 2 - clicca sull'icona "allinea in alto 3 - clicca sull'icona "allinea al centro". 4 - clicca sull'icona "allinea in basso". 34

35 INSERIRE E RINOMINARE UN FOGLIO DI LAVORO Innanzitutto, inizia ad inserire un foglio di lavoro. - Clicca a destra dell'ultimo Foglio (linguetta) Rinomina il foglio di lavoro appena creato: 1 - Fai doppio clic sulla linguetta "Foglio 1" (in basso a sinistra) 2 - digita elenco 3 - premi invio da tastiera 35

36 SPOSTARE O COPIARE CELLE PER SELEZIONARE Un intervallo di celle EFFETTUARE LA SEGUENTE OPERAZIONE 1) Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi trascinare il puntatore del mouse sull'ultima cella; 2) premere i tasti di direzione tenendo premuto MAIUSC per estendere la selezione. È inoltre possibile selezionare la prima cella nell'intervallo, quindi premere F8 per estendere la selezione utilizzando i tasti di direzione. Per ANNULLARE premere di nuovo F8. 3) clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi sull'ultima tenendo premuto MAIUSC. 36

37 SPOSTARE O COPIARE CELLE PER SELEZIONARE Tutte le celle di un foglio di lavoro EFFETTUARE LA SEGUENTE OPERAZIONE Fare clic sul pulsante seleziona l'intero foglio di lavoro Celle non adiacenti o intervalli di celle Selezionare la prima cella o il primo intervallo di celle, quindi selezionare gli altri intervalli o celle tenendo premuto CTRL. È inoltre possibile selezionare la prima cella o il primo intervallo di celle, quindi tenere premuto MAIUSC+F8 per aggiungere un altro intervallo di celle o cella non adiacente alla selezione. Per non aggiungere altri intervalli di celle o celle alla selezione, premere di nuovo MAIUSC+F8. 37

38 SPOSTARE O COPIARE CELLE PER SELEZIONARE Celle non adiacenti o intervalli di celle Un'intera riga o colonna EFFETTUARE LA SEGUENTE OPERAZIONE Fare clic sull'intestazione della riga o della colonna. 1 Intestazione di riga 2 Intestazione di colonna È inoltre possibile selezionare celle in una riga o una colonna selezionando la prima cella, quindi premendo CTRL+MAIUSC+tasto di direzione (freccia DESTRA o freccia SINISTRA per le righe, freccia SU o freccia GIÙ per le colonne). NOTA Se la riga o la colonna contiene dati, tramite CTRL+MAIUSC+tasto di direzione viene selezionata la riga o la colonna fino all'ultima cella utilizzata. Premendo CTRL+MAIUSC+tasto di direzione una seconda volta, viene selezionata l'intera riga o colonna. 38

39 SPOSTARE O COPIARE CELLE PER SELEZIONARE Righe o colonne adiacenti Righe o colonne non adiacenti La prima o l'ultima cella in una riga o una colonna EFFETTUARE LA SEGUENTE OPERAZIONE Trascinare il puntatore sulle intestazioni di riga o di colonna. In alternativa, selezionare la prima riga o colonna, quindi selezionare l'ultima riga o colonna tenendo premuto MAIUSC. Fare clic sull'intestazione della prima riga o colonna nella selezione, quindi fare clic sulle intestazioni delle altre righe o colonne che si desidera selezionare tenendo premuto CTRL. Selezionare una cella nella riga o nella colonna, quindi premere CTRL+tasto di direzione (freccia DESTRA o freccia SINISTRA per le righe, freccia SU o freccia GIÙ per le colonne). 39

40 SPOSTARE O COPIARE CELLE PER SELEZIONARE La prima o l'ultima cella in un foglio di lavoro oppure in una tabella di Microsoft Office Excel Tutte le celle fino all'ultima cella utilizzata nel foglio di lavoro (angolo inferiore destro) EFFETTUARE LA SEGUENTE OPERAZIONE Premere CTRL+HOME per selezionare la prima cella nel foglio di lavoro o in un elenco di Excel. Premere CTRL+FINE per selezionare l'ultima cella nel foglio di lavoro o in un elenco di Excel che contiene dati o formattazione. Selezionare la prima cella, quindi premere CTRL+MAIUSC+FINE per estendere la selezione fino all'ultima cella utilizzata nel foglio di lavoro, nell'angolo inferiore destro. 40