GUIDA ALL EMISSIONE IN BSP DELL ELECTRONIC MISCELLANEOUS DOCUMENT (EMD)

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1 GUIDA ALL EMISSIONE IN BSP DELL ELECTRONIC MISCELLANEOUS DOCUMENT (EMD) 1- Introduzione 2- Definizione 2.1 Gli Electronic Miscellaneous Document Standalone (EMD-S) 2.2 Motivi per l emissione 2.3 Servizi Supportati dall EMD-S 3- Funzioni dell EMD-S 3.1 Guida all Emissione dell EMD-S 3.2 Visualizzazione dell EMD-S 3.3 Void dell EMD-S 3.4 Riemettere un EMD-S 3.5 Rimborso di EMD-S 3.6 Rivalida EMD-S 4- FAQ 1 P a g i n a

2 1- Introduzione In ottemperanza alle disposizioni IATA, Cathay Pacific ha programmato di implementare l emissione di EMD-S tramite GDS. Questi andranno gradualmente a sostituire i documenti VMPD/VMCO. Ci sarà una fase iniziale con il lancio dell EMD-S, mentre l EMD-A (l EMD associato) sarà introdotto in una fase successiva in quanto ancora non incluso nell attuale fase di implementazione. L emissione di EMD-S sarà applicabile solo per i servizi per Cathay Pacific (CX) e non per Dragonair (KA). L interline sarà implementato in una fase successiva. 2- Definizione È un nuovo documento elettronico che sostituisce tutti i documenti cartacei come il VMPD/VMCO. Può essere emesso per essere staccato insieme al cupone di volo - EMD-A (che sarà implementato in una fase successiva), o come documento a se stante EMD-S, per motivi quali rimborsi e altre funzioni. L EMD permette di vendere ed avere traccia diegli addebiti per le penali, come per le penali dei cambi e di altri addebiti relativi alle tariffe, o ai servizi, come nel caso del Minore non Accompagnato (UMNR). L EMD sarà l unica soluzione per incassare tali penali o servizi. Con l EMD si potrà: - Accettare il pagamento per vari tipi di servizi: depositi per prenotazione di gruppi, penali di cambio data, penali di noshow, rimanenze da rimborsare, servizi per minori non accompagnati, cambio nome, etc.. - Integrare automaticamente queste penali nelle fatture, rapporti vendite e contabilità. 2.1 GLI EMD-S A SE STANTI (STANDALONE) ACRONIMO EMD RICEVUTA EMD (EMD RECEIPT) VALORE DEL CUPONE DELL EMD (EMD COUPON VALUE) DEFINIZIONE Electronic Miscellaneous Document. Un documento elettronico emesso da un vettore o dall agenzia autorizzata, per l incasso degli addebiti, in base alla tariffa applicabile. Un documento da rendere al passeggero che contiene le informazioni e le notizie relative al servizio acquistato o al valore residuo. Un cupone dell EMD valido per il cambio, un servizio a se stante, un rimborso 2 P a g i n a

3 RFIC RFISC Ragione per l emissione (Reason for issuance code). Un codice che identifica l uso dell EMD. Ragione per l emissione di un Sub Codice (Reason for Issuance Sub Code). Un codice secondario che identifica la ragione del codice di emissione del cupone. un EMD-S è emesso per il valore residuo o per l incasso di varie penali che sono associati con il cupone di volo di un biglietto elettronico. L EMD-S è formato da un singolo o da multipli Value Coupons. Può contenere un riferimento ad un biglietto elettronico. L EMD-S può essere utilizzato nel momento dell emissione come nel caso di penali, o utilizzato in futuro come nel caso di rimborsi di valore di biglietti, o deposito di pnr di gruppo. 2.2 MOTIVI PER L EMISSIONE Un EMD può contenere servizi diversi, ciascuno dei quali sarà inserito in un cupone del documento. ES: No show charge + rebooking fee Ogni cupone è basato sulla ragione per l emissione (RFISC). Come per il biglietto elettronico, un EMD può contenere fino a 16 cuponi e ogni numero di EMD consiste di un massimo di 4 cuponi. Un EMD è basato sulla nozione della Ragione per l Emissione, che denota il gruppo dei servizi di cui fa parte. RFIC A D DESCRIZIONE Air Transportation Impatto Finanziario (Penali, rimborsi da rendere) 3 P a g i n a

4 2.3 SERVIZI SUPPORTATI DALL EMD-S CON CX Service Type Reason For Issuance Code (RFIC) Reason For Issuance Sub-Code : (RFISC) Service Code Consumed at Issuance Issuance In Connection With (ICW) Refundable by GDS Exchangeable by GDS GDS Implemented 1 Deposits/ Down Payment D 997 PYMT x Optional x x Amadeus, Galileo, Worldspan Service Detail: Down Payment, Group Deposit, Ticket Deposit 2 Ticket Penalty Fee D 98F PENF Mandatory x x Amadeus, Galileo, Worldspan Service Detail: Rebooking Fee, Penalty Fee, No-show Fee, Cancellation Fee, Lost Ticket Fee, Sundry Charges 3 Miscellaneous Charges D 98J MISC Optional x x Amadeus, Galileo, Worldspan Service Detail: Name Change Fee, Airline Handling Fee, Taxes/Fees/Charges, Unaccompanied Minor Fee, Hotel Accommodations, Land Arrangements, Surface Transportation 4 Refundable Balance D 996 RSVR x Optional x Amadeus Service Detail: Residual Value for Refund, Fare/Taxes Refunded 3 FUNZIONI DELL EMD-S 3.1 GUIDA ALL EMISSIONE DI EMD-S CON CATHAY PACIFIC 1- L EMD è un documento che viene emesso per uno specifico motivo, che ne qualifica il tipo di servizio e la categoria a cui appartiene. Tutti i servizi contenuti in un EMD devono appartenere obbligatoriamente allo stesso genere. Si raccomanda l emissione di EMD-S invece di VMPD per i servizi elencati in tabella, mentre per i servizi non menzionati si dovrà continuare ad emettere VMPD come da procedura attuale. 2- Inserire manualmente nel PNR un segmento service (SVC) per il servizio richiesto, prima di emettere l EMD-S. Il SVC deve essere in status confermato ( HK) e può essere associato ad un solo passeggero. In caso di penale da applicare ad un passeggero infant, si deve creare un SVC per l adulto ed un altro SVC per l infant. Dopo l emissione dell EMD-S, il PNR sarà automaticamente aggiornato con il numero di EMD-S emesso. 4 P a g i n a

5 3 Se si emette un EMD-S in un PNR separato, è necessario aggiornare manualmente il PNR attivo, inserendo un OSI con il numero di EMD-S, il tipo di servizio (RFISC o dettaglio di servizio), il volo, classe e data. Ad esempio : OSI CX EMD /98J/REBOOKING FEE/CX123Y01NOV 4- IMPORTANTE Verificare sempre che il numero di EMD-S sia inserito nel PNR attivo, per evitare che ai passeggeri sia addebitato due volte lo stesso servizio. 3.2 VISUALIZZAZIONE DELL EMD-S In dettaglio come il service fee dovrebbe essere indicato. Note: a. Riferirsi al proprio GDS per i rispettivi input per la richiesta di SVC per l emissione dell EMD. 5 P a g i n a

6 Un EMD puo contenere diversi servizi, ciascuno dei quali sarà inserito in un cupone del documento. Es: Noshow charge + rebooking fee Il cupone dell EMD ha uno status che ne indica l utilizzo ( O = OPEN, F = FLOWN/USED, R = REFUNDED, V = VOIDED, E = REISSUED/ EXCHANGED ) ICW In Connection With In connessione con il numero di biglietto ET inserito in EMD-S Nell EMD-S emesso con causale PENALTY (che include rebooking fee, noshow fee, cancellation fee, sundry charges ) è obbligatorio inserire il numero di biglietto elettronico al quale si riferisce. Nell EMD-S utilizzare il campo ICW (in connection with ). In caso non venisse inserito il numero di biglietto, verrà evidenziato un messaggio di errore. Utilizzato all emissione Quando l EMD-S viene emesso per penalty fee o per Miscellaneous Charges lo status del cupone dell EMD diventa automaticamente FLOWN/USED. Questo status è irreversibile ed impedisce qualsiasi altra azione sul cupone. 3.3 Void dell EMD-S L EMD-S che è VOIDED non può essere riutilizzato. Solo l ufficio emittente può utilizzare la funzione VOID, ma solo entro lo stesso giorno di emissione. Cathay Pacific, invierà tramite GDS un codice di autorizzazione per confermare che la transazione è stata completata. 3.4 Riemissione/Cambio dell EMD-S Non permesso 3.5 Rimborso dell EMD-S Solamente l EMD-S emesso per Refundable Balance /D/996 puo essere rimborsato tramite BSP. L EMD-S che è stato rimborsato non può essere riutilizzato. Solo l ufficio emittente può utilizzare la funzione REFUND. Cathay Pacific invierà tramite GDS un codice di autorizzazione per confermare che la transazione è stata completata (Non tutti i GDS supportano questa funzione). 3.6 Rivalida dell EMD-S La Rivalida dell EMD non è permessa. In caso di EMD-S emesso per servizi di minore non accompagnato (UMNR), contattare l ufficio CX. 6 P a g i n a

7 FAQ Come pagare un deposito per PNR di gruppo con EMD-S? 1 - Creare un PNR ed inserire l elemento SVC Group Deposit (D/997) 2- Emettere l EMD-S 3- Il cupone dell EMD-S avrà lo status OPEN 4- Comunicare all ufficio CX il numero di EMD-S Quando c e un cambio di prenotazione che prevede una penale (rebooking fee ), devo emettere un EMD? Si, è necessario riemettere il biglietto ed emettere un EMD-S per incassare la penale 1- Creare un SVC per Ticket Penalty Fee (D/98F), indicando Rebooking Fee 2- Indicare nel campo ICW dell EMD-S il numero del nuovo biglietto elettronico emesso. 3- Emettere l EMD-S. Lo stato del coupon sarà FLOWN/USED. Questo stato è irreversibile. Non è permessa nessun altra azione su questo documento. C è un errore di scrittura nel nome del passeggero, e bisogna correggerlo. Che cosa devo fare? Contattare l ufficio CX per ottenere l autorizzazione. 1- Creare un SVC per Miscellaneous Charges (D/98J), indicando Name Change Fee 2- Emettere l EMD-S. Lo stato del coupon sarà FLOWN/USED. Questo stato è irreversibile. Non è permessa nessun altra azione su questo documento. L EMD-S è il document corretto per rimborsare una differenza su un biglietto in caso di rerouting? Si. Esempio: in caso di un cambio di classe volontario da Business ad Economy, una differenza tariffaria dovrà essere rimborsata al passeggero. 1- Riemettere il biglietto in economy class 2- Creare un SVC per Refundable Balance ( D/996 ) indicando Residual Value for Refund 3- Emettere l EMD-S. Lo status del coupon sarà OPEN. L agente dorvà rimborsare l EMD-S tramite BSP ( Non tutti i GDS hanno attivato questa funzione ) Posso ancora emettere VMPD invece di EMD-S? Tecnicamente è ancora possible emettere VMPD fino alla fine 2013, ma CX sollecita gli agenti all emissione di EMD-S come da indicazioni ricevute dalla IATA. In ogni caso non sarà più possibile emettere VMPD dopo il 31 dicembre P a g i n a