Sicurezza a portata di mano

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1 Sicurezza a portata di mano Konica Minolta & gli standard di sicurezza

2 Sicurezza L importanza della sicurezza - accesso, rete & sicurezza dati Con il rapido aumento a livello mondiale della comunicazione nell era digitale, il rischio di un serio danno nell ambito della sicurezza dei dati sta aumentando drasticamente. Per contrastare questo pericolo, Konica Minolta sta adottando un ruolo sempre più attivo nello sviluppo e nell implementazione di strumenti per la sicurezza dei dati all interno dei propri dispositivi. Fin dal primo lancio di multifunzione sul mercato, lo scopo di Konica Minolta è stato quello di produrre e sviluppare sistemi che potessero salvaguardare e proteggere la segretezza delle informazioni digitali, siano essi dati o documenti. Oggi quasi tutte le macchine bizhub introdotte sul mercato da Konica Minolta, sono certificate con gli standard di sicurezza del Common Criteria EAL3. Il Common Criteria (CC) e l equivalente normativa ISO 15408, sono gli unici standard riconosciuti a livello internazionale in materia di sicurezza IT. Le stampanti, le copiatrici e i software certificati ISO vengono reputati sicuri e garantiscono i livelli di sicurezza richiesti dalle aziende più sensibili verso questo tema. A differenza di molti altri produttori, Konica Minolta garantisce sulle proprie macchine la certificazione necessaria per elevare gli standard di sicurezza il più possibile. Con il certificato del Common Criteria, gli utenti possono essere certi che tutti i propri dati confidenziali resteranno tali. Gli standard di sicurezza di Konica Minolta forniscono protezione in più di un ambito: Bloccano la rete e l accesso alla rete, garanten- done un accesso protetto e sicuro ai dispositivi di output. Proteggono tutte le informazioni e i dati personali elaborati sulle bizhub e permettono restrizioni delle funzionalità laddove richieste. Konica Minolta prende molto seriamente il tema della sicurezza richiesto ormai da sempre più aziende. Questo è il motivo per cui le principali funzioni di sicurezza sono standard su quasi tutti i modelli bizhub. Dopo tutto, perché gli utenti dovrebbero pagare di più per avere delle funzioni di sicurezza che nell era digitale sono ritenute basilari per proteggere le informazioni sensibili del proprio business?

3 Sicurezza Problemi & vulnerabilità della sicurezza Sfortunatamente, nessuna azienda è immune le falle nella sicurezza possono presentarsi ovunque e in qualsiasi momento, ragione per cui alcuni manager lungimiranti cercano di preoccuparsene prima che sia troppo tardi o prima che il danno sia già stato fatto. I rischi sono vari e onnipresenti: Prima sfida: sicurezza nell accesso I rischi legati ai dispositivi di output non devono essere sottovalutati: documenti stampati rimasti sul vassoio d uscita carta possono essere letti e presi da chiunque si trovi nelle vicinanze. Questo fa sì che utenti non autorizzati si impossessino di informazioni sensibili che diventano a rischio di trasmissione anche all esterno. Seconda sfida: sicurezza della rete E facile lasciare la rete non protetta. Anche solo una stampante in rete non protetta è tale da permettere accessi indesiderati e non autorizzati alle informazioni riservate presso l intranet aziendale. Terza sfida: sicurezza dei dati Hard Disk e memorie, copiatrici e All-In-One possono conservare una quantità elevata di dati sensibili per lungo tempo. Da qui nasce l esigenza di una loro protezione sicura per evitare che tali informazioni cadano in mani sbagliate. Con la propria gamma di dispositivi multifunzione, Konica Minolta fornisce soluzioni professionali per rilevare e prevenire possibili problemi in materia di sicurezza. Entrambi questi aspetti sono di uguale importanza per la salvaguardia di informazioni aziendali sensibili.

4 Sicurezza, Controllo accessi Sicurezza a 360 gli standard di Konica Minolta Un ampia gamma di caratteristiche in tema di sicurezza è disponibile su tutti i prodotti bizhub. Le funzioni di sicurezza professionali di Konica Minolta, limitano l accesso alle periferiche di rete alle sole persone autorizzate. Questo rende sicuri i dati in uscita e mantiene salve le informazioni aziendali ritenute sensibili. Controllo sugli accessi L autenticazione utente regola l accesso ai documenti in uscita direttamente da copiatrice, stampante o workstation. Su molte bizhub di ultima generazione, Konica Minolta offre varie soluzioni per il controllo degli accessi. L autenticazione biometrica utilizza una tecnologia all avanguardia rilevando la conformazione delle vene del dito catturate tramite scansione dello stesso. Tramite la rilevazione di caratteristiche fisiche personali, la misurazione biometrica non è falsificabile. Questo metodo di autenticazione è molto più sicuro di quello dell impronta digitale. Inoltre è un metodo facile e veloce poiché non necessita la memorizzazione di alcuna password o di portare con sé alcuna carta magnetica di autenticazione. L autenticazione tramite carte magnetiche è comunque possibile sulla maggior parte delle bizhub. Con entrambi questi metodi, è inoltre possibile limitare i diritti d accesso alle funzioni di copia, stampa e fax. Il metodo più semplice per autenticare l utente è di permetterne l accesso previa password personale o codice utente. La macchina può supportare fino a 1000 utenti. Le password sono alfanumeriche e possono contenere fino ad un massimo di 64 caratteri, possono essere create sia per gli utenti che per l amministratore e sono gestite da quest ultimo. Le informazioni sull autenticazione possono essere memorizzate in forma criptata all interno dei MFP, oppure è possibile sfruttare le informazioni presenti sui server nell Active Directory dell azienda. Inoltre l autenticazione può essere gestita tramite PageScope Enterprise Suite Authentication Manager. Tutti i sistemi multifunzione bizhub possono essere programmati per compiere un reset dopo un determinato periodo di inattività della macchina: operazione che rende necessaria l immissione della password per poter riprendere ad utilizzare la macchina. Questo garantisce la sicurezza dei dati se un utente si fosse dimenticato di uscire dal proprio account dopo aver terminato il lavoro. Si possono mettere anche password a protezione di alcuni documenti contenuti nella macchina qualora l accesso avvenisse tramite postazioni remote. Molte Konica Minolta offrono la possibilità d accesso remoto per stampare o per scannerizzare un lavoro. Queste funzioni possono altresì essere protette tramite password o disabilitate entrambe. Esattamente come succede agli sportelli per prelevare denaro, anche le bizhub possono rifiutare un utente che ha tentato di loggarsi più volte introducendo una password errata. Dopo un certo numero di tentativi, la macchina blocca l accesso per un periodo determinato di tempo. Questi metodi di autenticazione si possono estendere alle box utente per lavori ritenuti confidenziali (stampa protetta su box).

5 Sicurezza, Controllo accessi Un livello avanzato di sicurezza sugli utenti consente di autorizzare o vietare alcune funzioni dei dispositivi. L amministratore le può controllare quando vuole all interno di qualsiasi organizzazione: Scansione dalle bizhub Utilizzo delle box utente delle bizhub Funzione di copiatura con restrizione alle sole copie in B&N o a colori o a nessuna delle due Utilizzo della funzione Fax Stampa da driver con restrizione alle sole stampe in B&N o a colori o a nessuna delle due L autenticazione sui dispositivi da parte degli utenti non è solamente utile all inibizione delle funzioni, ma anche in fase di allocazione dei costi di stampa e contabilizzazione degli stessi per persona o centri di costo/dipartimenti. L amministratore può rivedere i controlli e le impostazioni per le diverse funzioni del dispositivo incluse copiatura, stampa, scansione e fax. Molti controller di stampa Konica Minolta contengono gli elenchi dei lavori inviati in stampa dagli utenti. In più con PageScope Job Log Utility si possono tracciare le attività degli utenti. La tracciabilità degli utenti è legata ad un autenticazione da parte degli stessi sul dispositivo e consente un monitoraggio efficace a livello utente o dipartimento. Stampe, fax, scansioni e copie possono essere tracciate a livello locale o remoto grazie al software di Konica Minolta come PageScope Account Manager. Quando l utente si autentica, le sue attività vengono salvate automaticamente in un file all interno del dispositivo che può essere consultato dall amministratore. Questa caratteristica è utile per fatturare i costi di stampa ai vari dipartimenti o semplicemente per controllare le attività degli utenti evitando di far impennare i costi legati alla stampa.

6 Sicurezza, tutela della rete Comunicazione in rete sicura con Konica Minolta I dispositivi office di Konica Minolta si basano su principi di comunicazione e connettività. Concetti che sono sottoposti a rigidi standard di sicurezza riguardante l accesso utente, la criptazione dati ed i protocolli usati per la trasmissione di informazioni. Sicurezza in rete L autenticazione utente è una prima caratteristica che, oltre a concedere l accesso degli utenti ai dispositivi di output, previene l accesso alla rete ad utenti non autorizzati ed indesiderati. Grazie a questa specifica, configurabile per l autenticazione alla rete o locale alla macchina, ogni utente autorizzato disporrà di un codice ID e password. La criptazione via SSL e TLS protegge la comunicazione da e per i dispositivi di output, inclusi, ad esempio, tool amministrativi online, PageScope Enterprise Server e trasmissioni dell Active Directory. I dispositivi bizhub supportano anche IPsec per una criptazione totale di qualsiasi dato trasmesso tramite rete da e per il MFP. Il protocollo in questione, IP security, permette di criptare tutta la comunicazione via rete tra PC client, server e dispositivo MFP. Un firewall interno consente il filtraggio degli indirizzi IP ed il controllo di protocolli e porte. Tale filtraggio degli indirizzi IP può essere impostato direttamente sulla macchina permettendo solo l accesso ad uno specifico range di indirizzi IP di PC clients. Porte e protocolli possono essere aperti, chiusi, abilitati e disabilitati dai tool amministrativi direttamente sulla macchina o remotamente via PageScope Web Connection o PageScope Net Care. Per garantire un adeguata protezione delle impostazioni macchina e rete, evitando interferenze da soggetti non autorizzati, i tool di amministrazione della periferica sono accessibili solo tramite password alfanumerica di 8 caratteri modificabile solo dall amministratore della rete. Grazie all utility di Page Scope Net Care, è possibile determinare quali messaggi il multifunzione è in grado di inviare all amministratore in caso di problematiche quali, ad esempio, la mancanza di toner, l inceppamento o l esaurimento della carta. Con l autenticazione SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) si fornisce una sicurezza avanzata per le . La sua attivazione autorizzerà la macchina all invio di . Tale funzionalità è anche operativa nel caso in cui la posta elettronica non venga gestita in proprio dal cliente, ma venga gestita tramite un server ISP. L autenticazione SMTP è necessaria per prevenire lo spam.

7 Sicurezza, tutela della rete Al fine di massimizzare la protezione delle comunicazioni inviate dal MFP, i dispositivi bizhub supportano S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Il messaggio e contenuto delle vengono criptati tramite S/MIME con un certificato di sicurezza. Questi certificati di sicurezza S/MIME o chiavi di criptazione (chiave pubblica) possono essere registrati per ogni indirizzo presente sulla rubrica della macchina. Le criptate S/MIME possono essere lette solo dal possessore della chiave di decriptazione (chiave privata). Con fax rerouting è possibile inoltrare fax in ingresso verso altre destinazioni - o cartelle utente o box personali sul HDD. Tale funzione di reinoltro fax è ampiamente più sicura rispetto alle stampe degli stessi che possono rimanere incustodite sui vassoi raccolta carta, oltre a velocizzare la comunicazione facendo in modo che il fax raggiunga rapidamente il legittimo destinatario. Si riducono inoltre i costi in quanto il destinatario potrà decidere liberamente se stampare oppure no il fax ricevuto. Con l autenticazione utente attiva, l indirizzo del mittente delle non è modificabile e risulta essere quello di autenticazione dell utente o quello impostato dall amministratore. E anche possibile impedire l immissione manuale di indirizzi nel campo destinatario inibendo la funzione Immissione Manuale. Quando attivata, solamente gli indirizzi registrati in rubrica della macchina o su LDAP sono selezionabili. Per quanto riguarda la sicurezza della linea fax, essa viene assicurata dal protocollo di comunicazione fax nessun altro protocollo di comunicazione è supportato. Qualsiasi richiesta di entrata dati da rete pubblica con protocolli differenti viene bloccato dalla macchina Konica Minolta.

8 Securezza, Protezione dati Protezione dati confidenziali sicuri con Konica Minolta Studiate per proteggere informazioni riservate e dati confidenziali (aziendali e/o privati), le funzioni sicurezza di Konica Minolta sono tali da prevenire il passaggio di dati sensibili in mani sbagliate. Protezione dati La funzione stampa protetta permette di mantenere la confidenzialità dei documenti richiedendo al mittente della stampa l inserimento di una password per il rilascio della stessa. I documenti protetti non saranno stampati finché la password inserita nel driver non viene immessa direttamente sul dispositivo. In questo modo si garantisce che il documento stampato sia ritirato solo dal suo legittimo proprietario. Ognuna delle password immesse da driver è criptata. Come protezione aggiuntiva, i dispositivi bizhub possono essere configurati per cancellare le stampe protette non rilasciate entro un certo periodo di tempo preimpostato. La stampa protetta è disponibile anche tramite la funzione Touch & Print o ID & Print. Touch & Print si basa sulla autenticazione biometrica o autenticazione da lettore IC Card. ID & Print richiede l autenticazione utente tramite ID e password. I dati relativi all autenticazione utente sono utilizzati per identificare il job di stampa protetto in coda e rilasciati subito dopo autenticazione sul dispositivo senza ulteriori operazioni. Documenti scansiti in formato PDF possono essere protetti da criptazione a 40 o 128 bit con password fino a 32 caratteri. Nel processo di criptazione si possono specificare i diritti di stampa o copia del documento, oltre che i diritti di modifica del suo contenuto. I file PDF allegati a una o inviati ad un server FTP o cartella SMB possono essere protetti da ID digitale rendendo impossibile l intercettazione delle informazioni. La criptazione ID digitale si basa sulla criptazione S/MIME la quale richiede una chiave pubblica (per la criptazione) ed una chiave privata (per la decriptazione). Con l inserimento della firma ID digitale, si riesce a prevenire eventuali manomissioni ai documenti PDF generati dal MFP bizhub in quanto si mantengono monitorate tutte le modifiche apportate ex-post alla sua creazione. Con la firma ID digitale qualsiasi modifica viene chiaramente indicata nell informativa di sicurezza del documento PDF. Infine la stampa protetta viene anche assicurata tramite la stampa su casella utente. Tramite questa funzione gli utenti possono salvare documenti su caselle personali consultabili tramite ID e password. Questi documenti consultati potranno poi essere mandati in stampa oppure inoltrati via fax o .

9 Sicurezza, Protezione dati Con la funzione di copia protetta, disponibile su alcuni modelli bizhub, è possibile stampare sul documento una filigrana nascosta che consiste in diverse frasi o disegni. Quando un documento protetto in questo modo viene copiato su un altro dispositivo multifunzione, comparirà la filigrana di sicurezza indicando che il documento è stato copiato o distribuito senza autorizzazione. La funzione Informazione utente nascosta, elimina sia il nome del documento in stampa nella coda di stampa e nella lista lavori sia il destinatario nel caso di o fax. Konica Minolta propone anche l opzione Hard drive Encryption Kit per i modelli bizhub: questa funzione è particolarmente utile per le aziende preoccupate per la sicurezza dei documenti salvati sul disco rigido. Infatti i dati salvati nelle box utente verranno crittografati a 128 bit utilizzando la tecnologia Advanced Encryption Standard (AES) : in questo modo anche se l hard disk verrà rimosso dal dispositivo, i dati al suo interno non saranno comunque accessibili. di tempo preimpostato. Questa formattazione/ cancellazione protegge così tutte le informazioni salvate sui dispositivi Konica Minolta. I dati possono essere cancellati sia dall utente che li ha salvati, sia da un tecnico o dall amministratore che possono fisicamente formattare l hard disk per esempio se il dispositivo deve essere spostato in un altro dipartimento o in un altra sede. Gli hard disk possono essere sovrascritti utilizzando metodi differenti. In più, gli amministratori possono programmare le bizhub per cancellare automaticamente ogni dato temporaneo che rimane sull hard disk dopo ogni singolo lavoro effettuato sul dispositivo. Se la sovrascrittura automatica è impostata su on, i lavori manualmente cancellati da una box utente dell hard disk saranno anche sovrascritti per tre volte. La protezione con una password sull hard disk ne previene una rimozione non autorizzata; questa password è legata al dispositivo multifunzione cosicché i dati non saranno comunque accessibili anche in caso di rimozione. La funzione di autocancellazione invece, elimina i dati salvati sull hard disk dopo un periodo

10 Sicurezza, Conclusione La sfida quotidiana: proteggersi dai rischi legati alla sicurezza E importante essere consapevoli del fatto che oggi nessuna azienda è immune da rischi sulla sicurezza le falle nella sicurezza possono presentarsi ovunque, in qualsiasi momento! Ma le realtà previdenti guardano avanti e prendono le precauzioni necessarie prima che sia troppo tardi. Si assicurano che le informazioni confidenziali all interno degli hard disk e dei multifunzione non possano essere raggiunte e trafugate. Imprenditori e managers di aziende si assicurano che la loro rete sia protetta e che l accesso alla loro intranet sia inibito ai non autorizzati. Sono anche consapevoli del fatto che stampanti e copiatrici installate possono costituire il punto di accesso alle informazioni più semplice per i malintenzionati. Se lasciati sul vassoio di uscita dei dispositivi, i documenti confidenziali possono finire nelle mani sbagliate ed essere facilmente spediti all esterno dell azienda per esempio via fax o via scanner. I manager prudenti e gli specialisti IT si proteggono da questi rischi limitando l accesso ai dispositivi solamente alle persone autorizzate e evitando di lasciare documenti sui vassoi di uscita una volta stampati. Konica Minolta supporta gli sforzi dei suoi clienti per proteggersi offrendo strumenti di protezione evoluta sviluppati dai propri ingegneri per i dispositivi multifunzione bizhub e le stampanti. Se un cliente è preoccupato per possibili intrusioni nella rete, furti di informazioni o conformità alle ultime regolamentazioni, o se il problema ruota attorno alla limitazione degli accessi ai dispositivi o ad alcune funzioni, la tecnologia Konica Minolta bizhub offre soluzioni professionali per la prevenzione e la scoperta di falle nella sicurezza. Questo è il comprensibile livello di protezione che i clienti di qualsiasi industry oggi si aspettano.

11 Sicurezza, Funzionalità Sicurezza, funzioni & disponibilità Sistemi Multifunzione Stampanti Caratteristiche bizhub C20 bizhub C220 bizhub C452 bizhub 222 bizhub 361 bizhub 601 bizhub C20P bizhub C31P bizhub 40P bizhub C280 bizhub C552 bizhub 282 bizhub 421 bizhub 751 bizhub C360 bizhub C652 bizhub 362 bizhub 501 Controllo accessi Accounting copia/stampa o* x x x x x o o o Restrizione Funzioni x x x / x x x x / (copia/stampa/scan/fax) Stampa sicura (lavoro sospeso) o x x x x x o o o Protezione box utente con password / x x x x x / / / Autenticazione utente (ID + password) o* x x x x x o o o Rilevamento Biometrico / o o / o o / / / IC lettore carte / o o / o o / / / Event log / x x / x x / / / Sicurezza dati Crittografia dati (hard disk) / x x o o o / / / Sovrascrittura dati hard disk / x x x x x / / / Protezione hard disk con password / x x x x x / / / Auto-cancellazione dati / x x / x x / / / Sicurezza rete IP filtering x x x x x x x x x Controllo accesso porta e protocollo x x x x x x x x x Crittografia SSL/TLS (https) x x x x x x x x x Supporto IP sec x x x / x x x x x S/MINE / x x / x x / / / Supporto 802.1x x x x / x / x x x Scansione Autenticazione utente / x x x x x / / / POP before SMTP x x x x x x / / / Autenticazione SMTP (SASL) x x x x x x / / / Restrizione destinazioni manuali / x x / x x / / / Altro Protezione service mode x x x x x x x x x Protezione modo admin x x x x x x x x x Data capturing / x x / x x / / / Blocco accessi non autorizzati / x x x x x / / / Protezione copia con filigrana / x x / x / / / / PDF crittografato / x x / x x / / / PDF con firma / o o / o / / / / Crittografia PDF tramite ID digitale / o o / o / / / / Copy Guard / o o / / / / / / ISO Certificazione EAL 3 / x x x x x / / / x = standard o = opzionale / = non disponibile * = solo in stampa

12 Il supporto e la disponibilità delle specifiche elencate dipendono dai sistemi operativi, applicazioni, protocolli di rete e configurazioni dei sistemi e della rete. Alcune illustrazioni contengono accessori opzionali. Le specifiche e gli accessori sono basati sulle informazioni disponibili al momento della stampa e sono soggetti a cambiamenti senza preavviso. Konica Minolta non garantisce che le specifiche menzionate siano prive di errori. Tutti gli altri brand o nomi dei prodotti possono essere marchi di fabbrica o registrati dai loro rispettivi proprietari. Il vostro Partner Konica Minolta: Konica Minolta Business Solutions Italia S.p.A. Via G. Gentile, Milano Italia Tel.: Fax: