Studio dentistico informatizzato o informatizzazione della professione dentale? Un approccio alternativo al problema

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1 P gestione dello studio Studio dentistico informatizzato o informatizzazione della professione dentale? Un approccio alternativo al problema L La nostra è una professione in continua evoluzione, il termine dentista, oggi, con l aumentare delle specializzazioni, è diventato riduttivo. Possiamo fare il dentista in molti modi. Alcuni colleghi operano solamente nel proprio studio ma, sempre più frequentemente, i dentisti collaborano in uno o più studi come specialisti. Anche gli studi dentistici possono avere dimensioni e particolarità molto differenti: si possono trovare studi ancora gestiti con la carta e altri con un terminale a ogni poltrona gestito da un server 1. La tecnologia ci spinge sempre più verso la digitalizzazione, le immagini di fotocamere, RVG, ortopantomografi e ora minitac implicano l uso del computer 2. Negli anni l attenzione all aspetto gestionale della nostra professione è cresciuto, gli adempimenti a carico del titolare di studio sono aumentati, l intervento delle assicurazioni come terzi paganti, con la grande mole di moduli che ne deriva, schiaccia lo studio monoprofessionale che fino a ora è stato il cardine dell odontoiatria italiana. Non possiamo non essere informatizzati 3. All inizio degli anni 90 chi voleva essere al passo con i tempi, si informava su come gestire lo studio con un computer. Nel 1990 gli studi informatizzati erano pochi, circa il 25% 4, il mondo era ancora in piena era del DOS, anche se Microsoft con Windows 3.1 tentava di farci credere che non esistesse più. Il dentista tipo, privo di ogni esperienza Germano Usoni informatica, si aggirava tra gli stand dell Expodental, poi, stordito dalle presentazioni comprava un gestionale. Scegliere un buon gestionale dentale, oggi come allora, è difficile: mentre un riunito o una serie di banchi piuttosto che un autoclave ci svelano facilmente le loro caratteristiche, il gestionale dentale rivela le sue mancanze solo dopo che è già stato acquistato (e dopo che è stato sottoscritto il contratto di abbonamento annuale) e di solito ci lega con l impossibilità di esportazione dei dati. Il dentista, arrivato in studio, scopriva che configurare un programma da zero e un tariffario era tutt altro che banale, nell uso ci si accorgeva poi come molte cose andavano modificate. Riassunto L avvento della tecnologia digitale sta modificando tutti i campi lavorativi, non ultima l area medica. Il diffondersi di apparecchiature digitali anche nel campo dentistico ha reso indispensabile l uso del computer. Ciò dovrebbe permettere di informatizzare lo studio dentistico in maniera adeguata per ottimizzare tutti gli aspetti. La gestione informatizzata è sempre più rivolta agli aspetti clinici e si deve trasformare in un risparmio di tempo e in ultima analisi in un risparmio economico. Un attento studio dei software sviluppati per studi dentistici, rivolto soprattutto a considerare le aree critiche del lavoro nella sua quotidianità e alle soluzioni proposte, ha portato a sviluppare negli anni, un gestionale dentale specificatamente programmato per lo studio odontoiatrico che potesse rispondere alle vere esigenze di lavoro. Le soluzioni sviluppate spesso non si riscontrano nei più diffusi gestionali. Partendo da una scelta controcorrente, utilizzando cioè una piattaforma alternativa alla più diffusa, si è riusciti a costruire un software funzionale e intuitivo nel suo utilizzo, sempre in evoluzione e in implementazione, tanto che si è deciso di distribuirlo gratuitamente tramite internet, per poterci avvalere delle critiche e dei suggerimenti dei colleghi. L articolo porta il lettore ad avere nuovi elementi di giudizio sui software in commercio. Un analisi che non si basi sul numero di funzioni che possiede il programma, ma su come queste vengono espresse, può portare a una migliore valutazione nella difficile fase di acquisto. zz Parole chiave: gestionale per studi dentistici, computer, software Summary Computerized dental office or computerization of the dental practice? An alternative approach to the problem The advent of digital technology is changing all working fields, not least the medical area. The spread of digital equipment in the dental field, also has forced the use of computers. This should allow computerizing the dental practice appropriately to optimize all aspects. The computerised management is increasingly directed clinical aspects and it must be transformed in a saving of time and last analysis in an economic saving. A careful study of the softwares developed for dental studies, aimed mainly at consider the critical areas of work in his everyday life and the proposed solutions, led us to develop over the years, a dental management specifically programmed to our study that could meet the real work requirements. The solutions developed are often not found in most popular management. Departing from a choice countercurrent, using that is a platform alternative to the most diffused, it was possible to build a functional and intuitive software in its use, ever evolving and implementation so much that we decided to distribute it for free via the Internet, to be able to avail themselves of criticisms and suggestions from colleagues. The article carries the reader to having new elements of judgment on the softwares in commerce. An analysis that is not based on the number of functions the program has, but how they are expressed, may lead to a better assessment in difficult phase of purchase. zz Keywords: dental management, computer, software 34

2 1. Immagine dell installazione informatica del 1996 con la telecamera endorale e due schermi e due tastiere comandate da un solo computer. Non tutti i colleghi hanno la stessa affinità per il mezzo informatico, molti si scontravano con il DOS e i suoi comandi astrusi, ma ancor più con i programmi di gestione che erano molto meno evoluti di adesso. I commerciali vendevano spesso software che gli sviluppatori stavano ancora completando. I programmi naturalmente erano modulari, a ogni modulo per aggiungere funzioni corrispondeva un esborso non indifferente e un aumento del canone annuo. Spesso succedeva che a distanza di tempo il dentista facesse ancora le fatture a mano! Il computer di allora si bloccava spesso ma, fortunatamente, un amico esperto, bisognoso di cure dentali, non mancava a nessuno. Gli studi dentistici erano salvi. Va ricordato, per i giovani odontoiatri, che la storia dell informatica moderna (quella di Microsoft e Apple) ha origine nella seconda metà degli anni 70, perciò nei primi anni 90 con il DOS e Windows 3.1 stavamo circa per uscire dall età della pietra. Un C: lampeggiante salutava le mattine dei dentisti di tutto il mondo, di tutti quelli che non avevano Macintosh 5. Nel 1993 i Mac erano avanti anni luce ma poco diffusi, chi ne vedeva uno se ne innamorava subito: di colpo la gerarchia di un hard disk diventava ovvia, le criptiche dyrectory del DOS erano trasformate in semplici cartelle, poter trascinare oggetti sul desktop con il mouse era un sogno. Il Quadra 840 AV (figura 1), il più potente di allora, funzionava con la telecamera endorale senza aggiungere schede di acquisizione! Sul lato programma gestionali però erano dolori: Gesdent, ora non più in commercio, nato per gli schermi da 9 pollici dei primi Mac Classic compatti, era complesso da usare e poco ergonomico pur essendo completo, GSO e xdent neanche nati (figura 2). Chi, come me, si innamorò del Macintosh iniziò a chiedersi se fosse poi così difficile farsi un programma..., ma farselo con quale linguaggio di programmazione? Scartando i linguaggi di programmazione troppo ostici per un dentista, il primo approccio possibile poteva essere con un database relazionale: nel mondo Mac c erano 4thDimension e FileMakerPro 6,7. In quegli anni, con il diffondersi di internet, nacque DentistiFMPMac, una mailing list di dentisti appassionati di Macintosh 2. Immagine del primo gestionale per Macintosh, Gesdent del 1993, nato per i Macintosh compatti con schermi da 9 pollici; era completo ma un po macchinoso da usare, qui montato sul Mac del 20 anniversario Apple (1997). 3. Il primo lavoro eseguito con FileMaker Pro 2.1 nel 1994: una cartella ortodontica. e FileMaker sulla quale si discuteva di professione, programmi gestionali e Apple 8. Decidere di seguire FileMaker poteva essere un azzardo: la versione di allora, 2.1 (figura 3), non era neanche relazionale, e Apple, come aveva abbandonato lo stupendo HyperCard, avrebbe potuto fare lo stesso con il brutto anatroccolo FileMaker; fummo fortunati e, come nella favola, FileMaker divenne il cigno dell odierna versione. La gestione informatica dello studio si è evoluta, il gestionale moderno va al di là dell anagrafica e della 35

3 P gestione dello studio fatturazione, in esso devono confluire ed collegamento internet, la presenza di una tipo di informatizzazione dello studio si vuole essere facilmente reperibili tutte le immagini rete fisica interna, il numero delle poltrone, ottenere (figura 4a)10. cliniche del paziente9. il numero di assistenti alla poltrona e di Uno studio, anche grande, con una segretaria Volendo informatizzare uno studio, i collaboratori, la presenza o meno di una efficiente a tempo pieno, può decidere ragionamenti sono tanti; ancora prima di segretaria, di un ortopantomografo, di (accontentandosi) di utilizzare un solo pensare al software vanno valutate alcune un RVG o di una fotocamera digitale e, computer; al contrario uno studio di due caratteristiche: la presenza o meno di un soprattutto, bisogna avere ben chiaro che sole poltrone può essere equipaggiato di tre computer e non aver bisogno della segretaria (figura 4b)11. Personalmente credo che, una volta deciso di 4a informatizzare la struttura, sia necessario farlo senza compromessi; la situazione ideale è quella di prevedere durante la progettazione una rete fisica certificata, di dotarsi di un server dove mettere i dati (alimentato da un gruppo di continuità) e di terminali (client) alle poltrone e in reception (figura 4c). Con questa conformazione, tutti i dati sono accessibili da tutte le postazioni; gli aggiornamenti della scheda di lavoro, gli appuntamenti, le fatture possono essere fatti nei tempi morti della seduta da qualsiasi operatore12. I backup dei dati del server possono essere 4. a. La piantina del nostro studio con in rosso le posizioni consigliate per i teminali in rete del gestionale e in blu le posizioni consigliate per i monitor destinati ai pazienti. b. La reception, regno della segretaria, senza la segretaria. Con un terminale per ogni postazione di lavoro, tutto il team, volendo, può svolgere funzioni di segreteria. c. Il server c è ma non si vede! Il piccolo MacMini sotto la mensola funge da server e comanda le presentazioni sul monitor in sala d attesa. Sopra la mensola i moduli nei contenitori (i testi sono presenti nel programma) spiegano il nostro modo di essere odontoiatri ai pazienti. 4b 36 4c automatizzati di notte su dischi esterni. Ultima considerazione per chi avesse il sogno di gestire la professione completamente senza carta, ahimé, di fronte ai moduli di anamnesi, di consensi sulla privacy, di

4 5. La schermata anagrafica aperta in una finestra modale. Pulsanti grossi che riportano chiaramente la funzione. Il sottostante Menu è raggiungibile solo se si chiude la finestra superiore. 6. Una schermata dell agenda con in primo piano l appuntamento da assegnare. A destra la sezione cerca contatti con il contatto attivo che corrisponde all appuntamento. preventivi e, negli ultimi anni, alle pratiche per i finanziamenti, rimarrà deluso. Gli schedari continueranno ad aver bisogno di grossi spazi nello studio. L articolo vuole fornire ai colleghi elementi concreti per poter valutare un programma gestionale. Informatizzare bene lo studio è una grande opportunità dalla quale derivano risparmio di tempo e in ultima analisi un vantaggio economico 13. Iniziamo l analisi dall interfaccia: spesso l esigenza di vendere il prodotto dopo una presentazione in una fiera di settore fa sì che i programmatori propongano schermate che sono a dir poco fantasiose. Bill Atkinson, creatore di HyperCard nel 1987, asseriva che un interfaccia ben costruita doveva funzionare anche in bianco e nero e il suo lavoro lo dimostrava 14. Oggi questo concetto continua a essere valido e, a ben pensarci, uno dei motivi del successo di Apple è la cura dei particolari sia nelle macchine che nell interfaccia del suo sistema operativo 15. La cura dei particolari è anche la caratteristica principale della professione dentale. Per il nostro gestionale, abbiamo cercato di seguire delle regole ferree per l interfaccia: le scritte dei titoli sono in grigio, il contenuto dei campi in nero (per far risaltare i dati sensibili) (figura 5), l uso delle icone è ridotto al minimo (i pulsanti riportano le scritte e sono grandi per essere facilmente cliccati col mouse) il colore è usato solo dove serve, le linguette delle sezioni sono in basso per risparmiare spazio. La struttura modale del programma propone finestre protette e guida nei percorsi. Una particolare navigazione, definita sul contatto attivo, facilita le operazioni. Avere solo i tasti che servono dove servono per non confondere l utente è il frutto di anni di evoluzione 16. Da subito abbiamo avvertito la necessità di distribuire il nostro lavoro a un gruppo di studi dentistici di dimensioni diverse che hanno funzionato da beta tester, grazie a questi feedback siamo arrivati a definire l aspetto odierno. Più di una volta abbiamo passato ore e ore anche solo per rivedere una procedura, per riuscire a togliere un pulsante da una schermata o per farlo scomparire e comparire secondo il contesto. Per evitare errori dell utente, nel programma abbiamo inserito un gran numero di sistemi di controllo. Questa evoluzione ha generato un interfaccia coerente che cerca di non lasciare dubbi all utente; le pochissime mail di richieste d aiuto testimoniano la bontà di questo processo. I software per lo studio dentistico nascono per uno scopo comune, ma non fanno le stesse cose nello stesso modo; uno dei vantaggi di aver riunito la figura del dentista e dello sviluppatore è stato quello di aver adattato il software al sistema di lavoro dello studio e non viceversa. Abbiamo cercato di sviluppare maggiormente l aspetto clinico ed ergonomico 17, senza la pretesa di renderlo completo a tutti i costi, tanto che solo da poco stiamo aggiungendo sezioni nuove, come ad esempio la scheda parodontale. Un aspetto che divide l utenza di tutti i programmi per studio dentistico è l uso dell agenda elettronica (figura 6). Abbiamo trovato così tante resistenze, che da molto tempo non insistiamo più sul suo utilizzo: abbiamo fatto in modo che il programma si potesse usare indifferentemente con o senza agenda. Noi riteniamo che l agenda sia il nodo centrale del programma di gestione tanto 37

5 P gestione dello studio che consideriamo non usare l agenda del programma un insuccesso del processo di informatizzazione. Utilizzando il programma dal menu, il centro nevralgico diventa la cartella clinica del paziente e la gestione del tempo è demandata all agenda cartacea. Utilizzando l agenda elettronica, diventa centrale la gestione del tempo e dall agenda elettronica con assolutamente solo due click accediamo alla scheda di lavoro (cartella clinica) del paziente; fondamentale è l immediatezza, anche solo un terzo click sarebbe inaccettabile nell uso quotidiano. Torneremo in seguito su questa fondamentale differenza che produce un vero miglioramento dell informatizzazione dello studio 18. In tutti i gestionali ci sono sezioni ad alto traffico, come agenda e schede di lavoro; altre si utilizzano una sola volta in un ciclo di cure, come la definizione del piano di lavoro; altre le incontriamo una sola volta nel rapporto con il paziente come l anagrafica; alcune si usano una volta all anno come per la revisione dei tariffari e delle aree che si usano una sola volta nella vita del programma, come le impostazioni durante l attivazione. Quelle che ricorrono con maggiore frequenza sono le più critiche; prendiamo in considerazione prima queste, in ordine di frequenza d uso, facendo alcuni esempi pratici. La telefonata Dalla telefonata il paziente percepisce già alcune informazioni sul nostro studio; il modo di rispondere al telefono dello studio deve essere attentamente stabilito; soprattutto se a rispondere non è sempre la segretaria, è preferibile uniformare lo stile dello studio. L agenda deve essere strutturata per essere d aiuto in questo compito solo apparentemente banale; quando una persona chiama non dovrà mai sentirsi chiedere se è già nostro paziente, magari dopo aver speso somme ingenti nel nostro studio ; eppure può succedere, se chi risponde è male addestrato, se è un paziente che non vediamo da anni, se siamo in un momento critico o se non abbiamo lo strumento giusto 19. In questo caso lo strumento di grande aiuto è la ricerca rapida, che è accessibile sia in menu che in agenda; inserendo nel campo cerca contatti progressivamente delle lettere, otterremo una ricerca sempre più stretta dei nominativi. Nel caso di cognomi uguali potremo allora chiedere al paziente: ma lei è Rossi Mario o Rossi Carlo? Dando l impressione di averlo riconosciuto; a quel punto, scelto il nominativo, quel paziente diviene il contatto attivo ; sotto il suo nome, che viene evidenziato in arancio, vedremo tutti i suoi numeri telefonici e i suoi appuntamenti. Ora saremo in grado in un attimo di saper rispondere a qualsiasi domanda ci sarà posta; facendo comparire la sua scheda, oppure cliccando su giorno e ora desiderati potremo assegnare l appuntamento senza dover digitare nulla, cliccando invece sulla lista degli appuntamenti del contatto attivo raggiungeremo immediatamente la data in questione. La caratteristica di poter assegnare appuntamenti senza dover scrivere è un vantaggio sull agenda cartacea, diminuendo di fatto la possibilità di errori di scrittura o incomprensibilità di grafia. L agenda elettronica, a differenza della cartacea, è consultabile su ogni terminale in studio e anche da remoto, ad esempio su un iphone. L agenda del programma, modellata sulle esigenze del nostro studio, può gestire fino a cinque operatori e cinque poltrone ma, con gli schermi dei computer di oggi (ad esempio, l imac da 21,5 pollici) arrivare a 8 non richiederebbe modifiche strutturali. Le schermate dell agenda sono solo due, una settimanale per ogni utente e una giornaliera con raffigurati gli impegni di tutti gli utenti; la schermata settimanale raffigura cinque giorni ma, un avviso colorato nel calendario di navigazione avvisa di impegni fissati di sabato o domenica. A ogni utente è assegnata una posizione di lavoro preferenziale contrassegnata da un colore. La navigazione è completamente demandata al calendario in alto a destra. Il giorno in corso è evidenziato dallo sfondo bianco con la scritta arancio; gli altri hanno sfondo grigio. Navigare tra le due schermate è semplice, cliccando sull etichetta del giorno si entra nella schermata giorno di tutti gli operatori; analogamente dalla schermata giorno cliccando su un operatore si accede alla schermata settimana del singolo operatore. Nella schermata settimana, l operatore attivo è indicato in alto a sinistra; scegliendo dal menu a tendina un nuovo operatore vedremo comparire i suoi impegni settimanali. Non avendo la possibilità, con FileMaker, di trascinare con il mouse un appuntamento per modificarlo, sono state impostate scorciatoie di tastiera, per spostare, duplicare o ridimensionare gli appuntamenti; gli appuntamenti mancati sono segnalati in corsivo verde, i pazienti da richiamare telefonicamente in grassetto rosso. Naturalmente possiamo inserire appuntamenti per pazienti non ancora registrati in anagrafica, oppure bloccare periodi non lavorativi, inserire note o ridimensionare l intervallo di mezzogiorno. Per poter rivaleggiare con l agenda cartacea, abbiamo tenuto conto di poter inserire negli appuntamenti in agenda ogni tipo di nota; quando un appuntamento è stato ridimensionato a una sola riga (15 minuti), un punto colorato a sinistra, indica la presenza di una nota; sarà sufficiente passare con il mouse sull appuntamento per leggerla, ridimensionando l appuntamento si ridimensiona anche la nota. Da circa un anno in studio inviamo sms per ricordare l appuntamento. Il servizio ha avuto successo tra i pazienti che hanno percepito la novità come un aumento di attenzione nei 38

6 loro confronti. Questa funzione manda gli sms in automatico agli appuntamenti del giorno successivo, (pur rimanendo la possibilità di scegliere in modo diverso); se abbiamo prenotato un sms per quell appuntamento, un pallino arancione compare a destra del nome del paziente. Una volta inviato l sms, il pallino diventa blu o grigio a seconda dell esito dell invio. L agenda così strutturata è di enorme aiuto per la segretaria: con la ricerca contatto, rispondendo al telefono vede subito se chi ha chiamato è già nostro paziente; con la navigazione semplificata, sfoglia l agenda come con quella di carta; con il contatto attivo, inserisce l appuntamento con soli due click senza digitare sulla tastiera; con la lista degli appuntamenti già assegnati, può raggiungere con un click la data di un appuntamento per spostarlo 20. Una necessità che abbiamo sentito nello studio è stata quella di comunicare tra noi anche quando gli orari non permettono di incontrarci; volevamo poter lasciare note senza usare post-it incollati in ogni parte dello studio, così all apertura del software Promemoria (un elenco di cose da fare) ci avvisa se ci sono scadenze e in particolare quante sono per l utente corrente. Con Promemoria possiamo creare appunti di cose che dobbiamo fare, o appunti per gli altri membri dello studio; a queste note afferiscono anche le note che si prendono nelle schede dentali o ortodontiche. Possiamo dare priorità differenti alle note (colori differenti), dare note ripetitive (periodiche). Le note non saranno più a video una volta spuntate come eseguite. Integrazione agenda cartelle Signorina, dove è la cartella di Rossi? Sono sicuro di averla vista qui tra le altre del pomeriggio...! Uno dei compiti della segretaria è preparare il foglio con la scaletta degli appuntamenti e le relative cartelle dei pazienti. È necessario avere sotto mano la cartella del paziente; in 7. La schermata giornaliera con gli appuntamenti degli operatori, i differenti colori indicano la sala operatoria. Cliccando sul nome dell operatore, si accede alla schermata della settimana. 8. L immagine mostra la posizione del monitor gestionale alle spalle del paziente. La posizione consente l uso da parte di ambedue gli operatori. La schermata mostra l agenda giornaliera. questo caso l integrazione tra la cartella e l agenda è fondamentale. Con il paziente in poltrona, l area critica del programma diventa l integrazione tra la cartella clinica e l agenda: non a caso era la mia necessità primaria sin dal primo gestionale che ho avuto (figura 7). Chiusa la scheda del paziente appena congedato, ci si presenta l agenda con il suo elenco del giorno; è sufficiente scegliere il nominativo successivo per aprire la scheda corrispondente. Si genera così un flusso velocissimo tra agenda e cartelle e il tutto è accessibile da qualsiasi punto dello studio. Cartella clinica La cartella clinica deve dare il maggior numero di informazioni, cliniche, di gestione ed economiche senza cambiare videata. Dal punto di vista ergonomico è importante la posizione dei monitor; bisogna distinguere quelli per la gestione da quelli per le immagini (figura 8), in quanto i primi devono essere alle 39

7 P gestione dello studio 9. La posizione ideale del monitor della telecamera; su questo monitor si vedono solo immagini cliniche; il supporto a muro consente una maggiore stabilità. nuovi appuntamenti o per impostare la fattura direttamente dalla sala, che sarà inviata alla stampante di rete. La prima visita è un momento importante per acquisire il paziente. L odontoiatra deve concentrarsi sulla bocca e non deve essere distratto dalla creazione di una nuova scheda dentale. L assistente, alle spalle del paziente, avrà questo compito. La possibilità di fare più varianti di scheda dentale e di presentare le stampe in modo gradevole può avere un peso nell accettazione del preventivo. Avere il monitor della telecamera separato da quello del programma permette al medico di usare la telecamera endorale e alla signorina di scrivere in cartella contemporaneamente. Definizione del piano di lavoro All apertura di una nuova scheda ci troviamo in una schermata chiamata Definizione piano lavoro, vero ponte di comando per la definizione del piano di cure. In alto sono riportati il curante e lo studio d appartenenza; il curante è l operatore che stila il preventivo e che se ne assume la responsabilità, lo studio d appartenenza nel 90% dei casi è il nostro, ma è importante segnalare se il paziente ci è stato inviato da un collega. Se il gestionale è usato da chi fa collaborazioni presso altri studi, la segnalazione dello studio d appartenenza diventa un aspetto essenziale per la fatturazione con ritenuta d acconto agli studi. Nella riga immediatamente sotto è impostato il listino attribuito in anagrafica alla prima visita, (questo è modificabile, ad esempio, se in un secondo tempo il paziente ci comunica di beneficiare di assicurazioni o convenzioni), da questa riga si impostano le caratteristiche della prestazione che staremo per scegliere, la categoria (endodonzia, protesi ecc.), il codice della prestazione (OTT, ABT, CER, ZIRC ecc.); a fianco del codice appariranno la descrizione e l importo. Una volta scelta la prestazione, sarà sufficiente cliccare sulla posizione (denti) dello schema dentale per attribuirla. Nella parte inferiore della schermata, inizieranno a comparire le righe che compongono il piano di cura. In ogni riga, sono presenti la descrizione, la posizione, l operatore attribuito (ulteriormente modificabile secondo le competenze dei membri dello studio) e, nel caso di tariffari d assicurazioni, l importo del rimborso e l importo della prestazione. spalle del paziente, per essere raggiungibili anche dall assistente, mentre gli altri devono essere visibili dalla poltrona (potremmo essere su una cartella di un altro paziente) (figura 9). Con una rotazione del capo deve essere possibile consultare l odontogramma che con un semplice codice colore ci informa dello stato di avanzamento dei lavori; la tastiera sarà utilizzata prevalentemente dall assistente per reperire le lastre, per l aggiornamento dei dati e per la stesura del preventivo. Nella stessa videata dobbiamo poter consultare gli appuntamenti futuri e lo stato dei pagamenti. I tempi morti della seduta, come l accoglienza del paziente e prima del riordino della sala, possono essere sfruttati per fissare 10. Definizione piano lavoro è il centro di comando per creare la scheda clinica. Da qui si definiscono tutti gli aspetti, compreso esame obiettivo, importo totale e piano di pagamento. 40

8 Sotto le righe compaiono il totale del piano di cure e tre campi nei quali impostare un eventuale variazione del totale potendo scegliere tra percentuale di sconto, importo di sconto o variazione d importo totale. La variazione d importo totale può indifferentemente essere in meno (sconto) ma anche in più (in caso di lavori di particolare complessità) (figura 10). A destra, a metà della schermata, troviamo un riquadro grigio che ci permette di impostare un piano rateizzato di pagamento, e di stamparlo in due copie, di cui una per il paziente e una firmata per lo studio. Definita la parte economica del piano di cure, entrando nella sezione esame obiettivo, potremo evidenziare alcune particolarità delle arcate del paziente che è utile far risaltare durante il trattamento. A ogni nuova scheda successiva dello stesso paziente, l esame obiettivo è ricopiato automaticamente in modo che si possa avere nel tempo una rappresentazione dell evoluzione dello stato dentale. Una funzione consente di duplicare il preventivo e modificarlo. Con il pulsante esci si chiude la definizione del piano di lavoro e si accede alla parte operativa della scheda dentale. Ora, a visita ultimata, possiamo passare nello studio privato, per illustrare l esito della nostra visita al paziente; utilizzando eventualmente un altro terminale dove potranno essere già visibili anche le lastre acquisite o con ortopantomografo o rvg, la stampante di rete ci consente di avere già le varianti dei preventivi stampati. a una rappresentazione a elenco oppure alla versione a emiarcate, che ricorda quella delle più diffuse schede cartacee Buffetti. Non riteniamo sia logico riprodurre questi schemi in un gestionale su computer. Spesso i prodotti commerciali esagerano nell esasperare l aspetto grafico della scheda dentale. Il motivo è legato alla necessità di stupire l acquirente che deve essere conquistato nei pochi minuti di una presentazione durante un expo di settore. Esagerare con la grafica non serve, ricordiamo che nulla supera il valore diagnostico di un ortopantomografia. Una semplice schematizzazione, ben fatta, ma che non sia un imitazione grafica della realtà è sufficiente. Il compito del programma sarà quello di farci trovare l esame radiografico velocemente. Noi abbiamo scelto una rappresentazione a odontogramma, che consente di sfruttare le possibilità offerte dal computer e ha il pregio di essere completa e di fornire con uno sguardo un gran numero di informazioni utili alla gestione clinica del caso (figura 11). Esaminando la schermata troviamo in alto a destra (come in ogni schermata del programma) i pulsanti dei comandi e le frecce di navigazione, immediatamente sotto a sinistra la foto, lo studio d appartenenza, il curante principale, le preferenze di stampa, nome, età, stato della scheda (attiva, sospesa, archiviata), anamnesi e tipizzazione del paziente (puntualità, collaborazione, solvibilità, accessibili anche dall anagrafica). Nella parte centrale della schermata troviamo le arcate dentali: una rappresentazione grafica schematica di denti e radici che dà la possibilità di visualizzare rapidamente la situazione dentale. Più a sinistra troviamo la sezione delle arcate, dei quadranti e dei sestanti; sotto, le arcate decidue e due sezioni: 1) problem list per segnare appunti inerenti questo ciclo di cure e 2) promemoria per annotare appunti che compariranno in tutte le schede e nella sezione Memo accessibile da Menu e Agenda. La parte centrale in basso è dedicata alla sezione contabile: ritroviamo il valore totale della scheda di lavoro, l importo delle fasi eseguite, il totale delle fatture emesse, il saldo dell eseguito e il saldo del totale della scheda. A destra troviamo la sezione per accedere alle immagini e in basso una sezione dove Scheda dentale L aspetto delle schede dentali dei gestionali per lo studio dentistico è quanto di più vario si può trovare. Il tipo di rappresentazione da scegliere è stato a lungo dibattuto anche con alcuni utenti di Dent-One (la prima versione) e nella lista DentistiFMPMac. Chi arriva dalla gestione cartacea è abituato 11. La scheda dentale vera e propria con l esame obiettivo. Ogni aspetto, da quello clinico a quello economico e gestionale, è controllabile da questa schermata. 41

9 P gestione dello studio sono mostrati gli appuntamenti, l elenco delle fatture, l elenco delle schede (piani di lavoro) del paziente e le scadenze di pagamento se sono state impostate nella sezione definizione del piano di lavoro. Le scritte delle linguette si colorano in arancio se contengono dati. Sono interessanti anche gli indicatori del totale delle ore e del numero degli appuntamenti che ci danno una misura della nostra efficienza. Un pallino grigio compare a fianco degli appuntamenti mancati senza preavviso. Nella schermata scheda dentale abbiamo alcune linguette (tab) in basso che permettono di accedere ad altre sezioni. Lista Fa aprire una finestra che, se partiamo da una scheda attiva, mostra tutte le schede attive. Le nostre schede possono essere attive, archiviate (quelle terminate) e sospese. Le schede sospese possono contenere le varianti di preventivo o piani di cura in attesa di risposta. In basso troviamo il completo sistema di ricerca, uguale in ogni formato lista del programma. La lista ottenuta si può ordinare come si vuole e in alto un display ben leggibile ci mostrerà il risultato raggiunto. Con un solo click otterremo l elenco di chi è in debito con lo studio. La consultazione periodica della lista dei piani di cura attivi sospesi e archiviati conferisce ai titolari di studio la piacevole sensazione che nulla sfugge al controllo sia clinico che economico 21. Diario clinico Questa sezione si è avvalsa dei consigli di alcuni colleghi periti di tribunale. L obiettivo è quello di poter stampare un completo e dettagliato diario clinico utile per chi non vuole rinunciare a un documento cartaceo o nel malaugurato caso di contenzioso di fronte a un giudice. Il programma genera automaticamente il diario clinico dove sono elencate le fasi che sono state eseguite, il 12. Prestazione esecuzione fasi è una finestra che si apre cliccando su una prestazione e permette di eseguire una o più fasi. L esecuzione ha aspetti sia clinici che contabili. È possibile inserire note per qualsiasi fase. professionista che le ha eseguite, la data ed eventuali note. Il programma specifica anche la data di inizio, la durata e la data di termine del ciclo di cure. Scheda parodontale Al momento della stesura di questo articolo è in costruzione; si può già notare anche in questo lavoro la ricerca della semplicità, le radici compaiono nello schema solo se abbiamo una perdita di attacco parodontale, questo ha consentito di mostrare ambedue le arcate contemporaneamente. Elenco delle prestazioni Non ci siamo dimenticati degli irriducibili della visione a lista: cliccando il tasto mostra tutte le cure, abbiamo la possibilità di vedere tutte le cure di tutte le schede del paziente ottenendo così uno storico di interesse sia clinico che economico 22. Esecuzione delle prestazioni Ora è iniziato il ciclo di cure e abbiamo il paziente in poltrona. Come si eseguono le prestazioni? (figura 12). In questo caso l onere di aggiornare la cartella clinica è dell odontoiatra: cliccando sulle sigle delle prestazioni nell odontogramma si apre una finestra prestazione esecuzione fasi nella quale troviamo elencate le fasi di lavoro della prestazione (fino a 8 fasi); si sceglie la fase alla quale siamo arrivati e il programma aggiorna la contabilità e cambia il colore della prestazione: blu da fare, rosso in corso, verde eseguita. La linguetta importi permette di vedere l importo di ogni singola fase e la percentuale spettante a un eventuale collaboratore. La sezione endodonzia permette di avere una rappresentazione grafica di una devitalizzazione con colori e lunghezze dei canali variabili. 93/42 Per la protesi, molto interessante a mio parere è com è stato svolto il tema 93/42. Cliccando sul pulsante 93/42 si apre un formato nel quale è possibile scegliere il medico che prescrive (e si assume la responsabilità della prescrizione) e il laboratorio odontotecnico al quale inviare il lavoro. Un odontogramma ridotto mostrerà solo le voci di protesi, cliccandole comporremo le caratteristiche del dispositivo e appariranno le righe che 42

10 13. Nelle preferenze possiamo scegliere se fare comparire il nome o una sigla nella 93/42. La parte inferiore si taglia e si conserva in studio come verifica della data di consegna. note riguardanti le fasi di una prestazione, queste saranno sommate in un unico grosso appunto della prestazione e rivelate in odontogramma da una sottolineatura della sigla in odontogramma (figura 14). Passando il puntatore del mouse sulle prestazioni, si evidenzierà una tendina con le note, se ce ne sono, o con il dettaglio della prestazione (per ricordare a che cosa corrisponde la sigla). Un lavoro molto bello e unico per ora è stato fatto sul consenso informato; avendo associato a ogni prestazione un testo per il consenso informato, il software è in grado di comporre un consenso informato specifico per il ciclo di cure del paziente e lo propone in stampa a ogni stampa di preventivo (figura 15). formano la prescrizione (figura 13). La parte sottostante consente di annotare il colore, il materiale con cui dovrà essere fatto, l elenco di ciò che inviamo, in che materiale sono le impronte, come le avremo disinfettate, le date di consegna delle prove e del lavoro finito. Abbiamo fatto in modo che la parte inferiore di questo modulo fosse da staccare e conservare in studio sia come controprova dell avvenuta consegna del lavoro che come promemoria per la consegna. Tutti i moduli 93/42, una volta stampati sono conservati come PDF all interno del programma. Abbiamo perfezionato ancora altri aspetti della scheda dentale: se inseriamo una o più 14. Quando abbiamo messo una nota, la prestazione in odontogramma è sottolineata; passando con il mouse si evidenzia la nota, altrimenti si evidenzia la descrizione della prestazione. 15. È possibile stampare un consenso informato specifico del piano di cure. Nell esempio vediamo cinque tipi di prestazioni, ognuna con il proprio testo di consenso. A piè pagina compare il testo del consenso generico. 43

11 P gestione dello studio Scheda ortodontica La gestione clinico-contabile della parte ortodontica non viene affrontata spesso nei gestionali se non come modulo esterno, oppure come accessorio dei programmi di cefalometria. Per collaborazioni esterne di ortodonzia abbiamo creato una cartella ortodontica che permette di avere tutti i pazienti dei vari studi sul computer portatile. Molte funzioni sono simili a quelle della scheda dentale come la gestione delle immagini, delle note, delle fatture, appuntamenti e rate; la sezione visita consente al dentista di avere una traccia per eseguire velocemente e senza dimenticanze la visita ortodontica, tramite una serie di tendine a comparsa; l odontoiatra sceglierà la giusta risposta alla domanda; nella parte inferiore, si vedrà il testo della lettera che si compone automaticamente. La sezione tracciato cefalometrico ci consente di avere un analisi del tracciato di Ricketts secondo il metodo La Luce -Vion (figura 16). L analisi del tracciato, la visita e un consenso informato compongono, insieme alla lettera di diagnosi la documentazione che consegnamo ai pazienti che entrano in cura. L immancabile diario giornaliero con le cose fatte e le cose da fare completano il tutto. Anagrafica L anagrafica è una sezione che si usa in sostanza una sola volta nel rapporto con il paziente, tuttavia è usata in un momento particolare: la prima visita. L accettazione è un momento critico del rapporto con il nuovo paziente: noi abbiamo bisogno di acquisire numerosi dati, il paziente non lo sa e può essere infastidito dalla situazione, altrettanto importante è la correttezza dei dati. Abbiamo posto particolare cura nel codificare questa operazione per ridurre errori e per non trasmettere senso di improvvisazione: al nuovo paziente consegniamo un modulo anamnesi vuoto nel quale, dopo aver risposto ad alcune domande, inserisce i dati anagrafici che formeranno la sua scheda e appone la firma. La segretaria o l assistente aiutano il paziente in questa operazione. In situazioni particolari, come ad esempio un ritardo dell operatore, il paziente può esser fatto accomodare in poltrona. 16. Nel nostro studio usiamo il tracciato di Ricketts integrato dal metodo La Luce -Vion. Inserendo i dati nella colonna soggetto, il programma sviluppa una diagnosi consigliata. Il terminale posto nella sala consente la stesura dei dati anagrafici, diminuendo il tempo di permanenza in sala d attesa e in totale quello percepito dal paziente. Il modulo per la privacy e un informativo con le regole dello studio completano il tutto. Utilizzando la web cam del computer siamo soliti inserire una foto in anagrafica che sarà riprodotta anche nelle schede di lavoro e negli appuntanti. Abbiamo inserito il calcolo del codice fiscale, sul quale è fatta la verifica di univocità dei pazienti. Il calcolo consente di verificare i dati del paziente, spesso ci si dimentica il secondo nome; Rossi Mario in realtà all anagrafe può essere Rossi Mario Giuseppe o Mariolino, con la verifica del codice fiscale queste evenienze o gli errori di digitazione anche dell indirizzo (controllo del CAP) risaltano subito. Per poter fare questo, utilizziamo un elenco di oltre indirizzi aggiornati al Nella remota evenienza che un indirizzo sia mancante o che una provincia sia cambiata, abbiamo la possibilità di aggiornare il database degli indirizzi in modo semplice. In anagrafica possiamo valutare il paziente a seconda della collaborazione, della puntualità e della solvibilità con un codice di colori, valutazione attuabile e visibile anche dalle schede di lavoro. L operatore di default (di solito il titolare) è definito nelle preferenze; se il programma è usato in studi associati o di grosse dimensioni, il paziente è attribuito al dottore che è o suo referente o è stato l odontoiatra che l ha ricevuto, se il paziente proviene da uno studio esterno È definito anche lo studio di provenienza, è possibile legare il paziente a un tariffario in caso di assicurazioni o convenzioni particolari, importante è anche registrare chi ha segnalato il nostro studio per ringraziarlo con una telefonata. Un campo capofamiglia consente di formare i gruppi famigliari. Le sezioni dell anagrafica comprendono: anamnesi, richiami, sezione stampe, correlati, mappa. 44

12 Anamnesi L anamnesi deve essere multipla: i pazienti vengono nei nostri studi per periodi di tempo molto lunghi, invecchiano e periodicamente l anamnesi va ripetuta. Senza voler legare l anamnesi a ogni nuova scheda dentale, è importante tener traccia delle anamnesi. Il programma deve riportare automaticamente le patologie pregresse nella nuova anamnesi in modo da avere uno storico delle patologie. Nella linguetta anamnesi la scritta diventa verde in caso di anamnesi eseguita e rossa se l anamnesi eseguita è positiva per qualche patologia. Nelle schede dentali e nella scheda ortodontica la scritta anamnesi varia di colore e passandoci sopra il mouse; il tool tip presenta le patologie in un riquadro giallo (figura 17). Richiami I richiami periodici aumentano il senso di appartenenza allo studio e ci aiutano nella promozione della prevenzione. La sezione richiami è molto articolata: se il richiamo è impostato, la scritta nella linguetta corrispondente diventa verde; il richiamo può avere diversi testi secondo il tipo di richiamo e del mezzo usato. Abbiamo inserito la possibilità di scegliere fra tre strumenti: lettera, sms o . Nella schermata possiamo controllare quando sono stati l ultima visita o l ultimo richiamo, impostare la frequenza in mesi, verificare se ha già appuntamenti e a quanti richiami non ha risposto. La garanzia scritta che forniamo sui lavori svolti è strettamente dipendente dall adesione ai richiami. Ogni mese attiviamo la procedura di richiamo, al termine della procedura le date nelle schede sono aggiornate automaticamente (figura 18). Sezione stampe Da questa sezione si possono stampare numerosi moduli. Il modulo anamnesi, consenso legge sulla privacy, i consensi informati e il modulo informativo iniziale 17. L anamnesi deve essere multipla per seguire l evoluzione della salute del paziente nel tempo. Su ogni anamnesi è riportato il nominativo dello stilante. 18. I richiami possono essere di sei tipi diversi e si possono fare per lettera, sms, . Ogni richiamo è registrato. fanno aumentare il numero di fogli che stampiamo ai pazienti. Con il modulo informativo iniziale spieghiamo ai pazienti come vorremmo che loro si comportassero con lo studio, soprattutto in merito agli appuntamenti disdetti e ai pagamenti. Particolare attenzione è stata prestata ai moduli di prescrizione farmaci, prescrizione di esami radiografici e di esami clinici; in tutti questi casi si è fatto in modo che il documento uscisse con la carta intestata del sanitario prescrittore e non dello studio. 45

13 P gestione dello studio Sempre in questa sezione è possibile creare il modulo per la giustificazione al datore di lavoro che ha la particolarità di impostare automaticamente data e orario ricavandolo dall appuntamento. Troviamo anche una serie di moduli di raccomandazioni ai pazienti riferiti alle situazioni più comuni dello studio come il pre- o il postoperatorio e alcuni moduli di servizio. Nonostante siano presenti differenti moduli per il consenso informato, preferiamo usare una specifica funzione sviluppata nella scheda dentale. Tutti i testi di questa sezione sono personalizzabili entrando nelle preferenze (menu) e, una volta stampati, sono immagazzinati nel programma sotto forma di PDF, richiamabili in qualsiasi momento. L immagazzinamento dei documenti in PDF è di grande importanza per ricordare episodi del rapporto con il paziente e per verificare di non aver tralasciato la stampa di qualche modulo obbligatorio. Correlati Permette di vedere la composizione dei nuclei familiari e di raggiungere con un click le anagrafiche correlate. Mappa È un collegamento a Google Maps che serve per capire l ubicazione del paziente rispetto allo studio, utile alla segretaria in caso debba trovare un paziente vicino per sostituire un appuntamento mancato o per dare consigli sui mezzi pubblici e i parcheggi nelle grandi città. Menu Ho iniziato la descrizione con esempi pratici partendo dalle aree di maggior traffico, come l integrazione agenda scheda di lavoro, dando per scontato l uso dell agenda; ma se foste irriducibili dell agenda di carta? Il menu, alternativamente all agenda, può Piccola storia di FileMaker Il primo nome di FileMakerPro era Nutshell, sviluppato da Nashoba Systems negli anni Con la realizzazione della versione per Macintosh, Nashoba presenta il prodotto come FileMaker. Con la presentazione del Macintosh Plus, Nashoba presenta la nuova versione del programma chiamandola FileMaker Plus. Nel 1988 è presentata la versione 4 di FileMaker. Poco dopo Apple crea Claris, una società sussidiaria dedicata allo sviluppo del software. Claris contatta Nashoba per FileMaker e poco dopo decide di acquisire il programma. Claris modifica il nome del programma in FileMaker II per mantenere una compatibilità stilistica con i suoi prodotti come MacWrite II ecc. Si sussegue una serie di versioni minori fino al 1990, quando è presentato FileMaker Pro 1.0. Fino a ora FileMaker è un applicazione disponibile solo per computer Macintosh; dalla versione 2.0, venne sviluppato anche per la piattaforma Windows. La versione 3.0 invece apportò delle significative modifiche alla gestione delle relazioni e al linguaggio di scripting. Nel 1995 Apple decise di chiudere la Claris, nasce così FileMaker, inc. La struttura del programma rimane sostanzialmente immutata fino alla versione 6, la versione 7 di FileMaker Pro presentata nel marzo 2004 porta a un cambiamento della struttura del programma. Di fatto questa modifica ha imposto il rifacimento degli applicativi. Ora siamo alla versione 11 che introduce i grafici nativi e nel 2010 è nato FileMakerGo che porta il programma su iphone e ipad. essere il punto di partenza di tutte le azioni. All avvio il programma chiede nome, utente e password; a ogni utente possono corrispondere livelli d accesso alle sezioni differenti, i colori dei tasti presenti sul menu variano secondo il livello d accesso, se alcuni tasti rimangono bianchi non avremo nessun accesso a quella sezione; colori attenuati indicano accessi limitati, l amministratore ha accesso completo. Dal menu si entra nelle preferenze del programma, alla sezione tariffari, al manuale dello studio, alle anagrafiche contatti, alle anagrafiche dei pazienti, ai richiami, alle schede dentali, alle ortodontiche, alla sezione contabilità, all agenda. I tasti del menu sono collegati da linee che idealmente rappresentano la struttura del programma. Una riga verticale delimita la zona cerca contatti a destra, identica a quella in agenda; questa è la zona ad alta frequenza d utilizzo del menu, qui si concentra il lavoro di ricerca delle anagrafiche e delle schede di lavoro. Inserendo una o più lettere nella riga facciamo una ricerca che diventa sempre più stretta all aumentare delle lettere. Una volta scelto un paziente, questo diventa il contatto attivo e le ricerche delle schede saranno imperniate su di lui. Nel menu tutto deve essere chiaro e facilmente raggiungibile con pochi passaggi. Il numero dei tasti deve essere ridotto al minimo, l utente deve sempre capire in che sezione si trova, l accesso a ogni sezione apre una nuova finestra protetta (modale) che impedisce di fare azioni non pertinenti alla sezione in oggetto finché non si chiude nuovamente la finestra. Nel menu troviamo anche un pulsante per raggiungere il blog e uno per esportare i dati contenuti in formato Excel, utile sia per l aggiornamento a una nuova versione che in caso di passaggio a un altro programma. Se un collega volesse cambiare programma può recuperare il lavoro svolto esportando i dati che ha raccolto negli anni. 46

14 Tariffario Il tariffario è un altro esempio di sezione a bassa frequenza di utilizzo: raramente si inserisce una nuova prestazione e, al limite una volta all anno si aggiorna il tariffario. Proprio in questa sezione è avvenuto il più grosso cambiamento dalla versione 1 alla 2 (figura 19). La revisione della struttura del tariffario è stato un grosso lavoro che ci ha impegnato per molto tempo, ma ora possiamo a una sigla come CER (ceramica) far corrispondere una descrizione diversa a seconda del tariffario impostato (ad esempio, per le assicurazioni, FASI, QuAs ecc.). Ora un preventivo FASI riporta esattamente i riferimenti del tariffario FASI e così via per QuAs ecc. Queste descrizioni riportate in fattura consentono all impiegato preposto alle verifiche per i rimborsi di non avere dubbi. Abbiamo inserito anche un campo per annotare l importo del rimborso dato dall ente al paziente; in questo modo l importo totale del rimborso è visibile anche mentre stiliamo il piano di lavoro ed è immediatamente comunicabile al paziente. Una caratteristica importante che incredibilmente ancora non è in uso in tutti i gestionali è la suddivisione in fasi delle prestazioni complesse. Per fare un esempio, una devitalizzazione è suddivisa in apertura della camera pulpare, pulpotomia, medicazione e otturazione provvisoria, strumentazione definitiva, chiusura canalare. La situazione si può avere in un urgenza, nella quale facciamo un intervento parziale che sarà completato da un collega successivamente. Questa caratteristica diventa indispensabile sia per la retribuzione che per l attribuzione di responsabilità medico-legale negli studi con collaboratori esterni. 19. Interessante è la possibilità di avere listini diversi con la stessa sigla. Qui vediamo il listino FASI, con specificati il rimborso e le regole imposte dall assicurazione. La descrizione rispecchia la nomenclatura dell ente. Un campo dove annotare il testo per il consenso informato della prestazione consente invece di creare una stampa personalizzata di consenso informato, specifica per il piano di cure. Per consentire una facile revisione annuale dei tariffari, questi si possono creare in automatico partendo da uno pre esistente, sia integralmente che per singola prestazione. Una scelta operata è quella di aver diviso le prestazioni dello studio nelle stesse dieci categorie presenti negli studi di settore al fine di facilitare la ricerca delle percentuali per la compilazione di GeRiCo. Impostazioni Questa è una sezione a bassa frequenza di utilizzo; le preferenze del programma e i tariffari richiedono un grosso lavoro solo inizialmente quando si decide di informatizzare lo studio. Per facilitare questo aspetto chi scarica da internet il programma lo trova completo di testi e tariffari per fornire una traccia di esempio ai colleghi. Naturalmente tutto è completamente configurabile e trasformabile. Utenti Da questa sezione si definiscono gli operatori per consentire l accesso differenziato alle varie sezioni, (come previsto dal DPS sulla privacy, per disposizione del garante, ogni 90 giorni il programma obbliga alla sostituzione della password), ogni utente deve essere ripetuto per il numero di postazioni (ad esempio, tre postazioni e due utenti richiedono Mario1 Mario2 Mario3, Luigi1 Luigi2 Luigi3). Preferenze Da questa sezione si possono fare tutte le scelte per avere il completo controllo del programma. Ad esempio, si possono impostare il numero di fattura iniziale, il listino e l operatore di default; è possibile settare ogni comportamento dell agenda. Stampe Nella sezione troviamo anche i moduli informativi su come lavoriamo in studio (l uso del protossido, l uso della 47

15 P gestione dello studio Laboratori Genera l intestazione per la 93/42 e consente di registrare i giorni di lavorazione minimi delle protesi. Studi Sempre più di frequente c è interscambio di professionisti, collaboratori chirurgici, ortodontici, oppure studi specialistici ortodontici ai quali afferiscono pazienti di altri studi. L anagrafica degli studi consente l attribuzione di un paziente a un determinato studio. 20. Manuale studio raccoglie circa 150 pagine di moduli e normative che aiutano il personale nella gestione burocratica. diga, come si sceglie un dentista, ecc.). Noi facciamo trovare questi moduli divisi in raccoglitori nella sala d attesa per informare i nostri pazienti. Logotipi È una sezione che consente di immettere il logo dello studio per personalizzare la corrispondenza. Testi Contiene il testo di numerosi documenti che ritroveremo in anagrafica e che potremo personalizzare. Attualmente contiene un aiuto alla stesura del DPS sulla privacy, i moduli per la nomina dell RSPP, dell RSP, varie autocertificazioni e numerosi ordini di servizio, tutti configurabili e stampabili per la firma e la conservazione. Sezione anagrafica contatti Anche per quanto riguarda le anagrafiche, non abbiamo solo quelle dei pazienti da gestire, troviamo infatti altri sei tipi di anagrafiche. Fornitori ed esterni Queste due anagrafiche servono a tener traccia dei fornitori dello studio e di quei contatti esterni che non hanno rapporti di lavoro con lo studio (colleghi o altri). Tutte queste anagrafiche, come l anagrafica paziente, consentono di collegarsi a siti web, mandare mail, accedere alla Google Maps del contatto e fatturare, ad esempio per la cessione di beni con IVA o con ritenuta di acconto per collaborazioni. Contabilità statistiche L ultima sezione del menù è composta di sette sotto sezioni 23. Fatture. Aprendo fatture il programma restituisce le fatture dell anno in corso. Un elementare sistema di ricerca Manuale dello studio Nella gestione dello studio non abbiamo solo il rapporto con il paziente; normative, obblighi burocratici, elezione dei rappresentanti dei lavoratori e altro pesano sul titolare di studio dentistico (figura 20). Nel programma è stato creato un manuale dello studio : si tratta di oltre 150 pagine che aiutano a gestire molti aspetti burocratici dello studio dentistico, è personalizzabile e ci consente di costruire una sorta di istruzioni d uso del nostro studio dentistico. Collaboratori Consente di registrare i dati anagrafici e di iscrizione agli ordini di chi opera con noi nello studio; nella sezione delle impostazioni tecniche possiamo assegnare la percentuale di retribuzione, la firma sui documenti, il nome in agenda, la postazione di lavoro preferenziale, l ordine di comparsa dell operatore nella schermata giorno dell agenda e l orario dell intervallo di pranzo. Dipendenti Permette di registrare, oltre ai dati anagrafici, l orario di lavoro e la data d inizio e termine rapporto. Il gestionale deve essere l organizzatore di tutte le informazioni che raccogliamo con i mezzi digitali di cui è dotato lo studio, anzi ancora di più l organizzatore della nostra professione. 48

16 consente di ricavare dalla lista i dati che vogliamo. Selezionando una riga entriamo nella schermata della fattura. In alto a destra abbiamo tre tasti, il tasto elimina è presente solo se la fattura è l ultima. Il tasto modifica va usato con accortezza perché consente di modificare data e numero della fattura, il tasto stampa genera due stampe una delle quali per uso interno da consegnare al commercialista. Fatturando dalla scheda dentale il programma capisce da solo se la fattura è di saldo o di acconto. La fattura di acconto non riporta la lista delle prestazioni effettuate mentre la fattura di saldo è dettagliata. La fattura di saldo è trasformabile in acconto o in nota di accredito tramite uno dei due pulsanti in basso a sinistra; anche l intestazione della fattura è modificabile per inserire i dati di un eventuale terzo pagante. Rate. Da rate si accede alla lista delle scadenze dei pagamenti impostati, il solito semplice criterio di ricerca ci consente il controllo delle scadenze. Dopo una ricerca per studio, comparirà il pulsante fatturazione a studi, utilizzandolo è possibile emettere una fattura allo studio impostato dell importo corrispondente alla ricerca fatta. Prestazioni. È un elenco di tutte le prestazioni eseguite nello studio; tramite le funzioni di ricerca è semplice fare comparazioni tra gli anni ed eventualmente ricavarne grafici. Fasi eseguite. È un elenco delle fasi eseguite. È la schermata dalla quale si ricava il totale delle prestazioni eseguite da un operatore in un determinato periodo. Questa funzione è utile negli studi con collaboratori per determinarne il compenso. Studi di settore. Ricava le percentuali delle dieci categorie nelle quali GeRiCo 21. Un paziente in poltrona segue su un ipad la spiegazione che gli stiamo dando della sua patologia. Alcuni tra i maggiori produttori di RVG stanno già sfruttando ipad come terminale portatile. suddivide le nostre prestazioni; la schermata visualizza gli ultimi 3 anni per permettere un rapido confronto. Ore lavorate. Ci permette un rapido calcolo del costo orario dello studio; conoscendo il totale delle ora lavorate, che il programma ricava dall agenda, è sufficiente sapere la somma delle spese (home banking) per sapere il costo orario per ore lavorate. Richiami inviati. È un elenco di tutti i richiami inviati ai pazienti; la colonna tipo di invio ci informa sul mezzo che abbiamo usato per il richiamo (lettera, sms o ); cliccando sulla riga accediamo a una schermata che ci permette di modificare i testi e re-inviare il richiamo. Help Tutto il programma è supportato da un help contestuale; cliccando sul punto di domanda presente in ogni schermata, l argomento che si apre è quello pertinente alla sezione. Gli aiuti sono esaustivi e consentono di scoprire anche le funzioni più nascoste. L evoluzione tecnologica degli ultimi mesi ha aperto nuovi scenari, la disponibilità dei nuovi tablet di cui ipad di Apple è il più rappresentativo, ci porta a immaginare un uso alternativo del mezzo informatico in studio (figura 21). Molte software house stanno presentando la versione tablet o smart phone del loro gestionale, spinte dalle richieste degli utenti. I produttori di RVG stanno pensando a queste macchine come terminali per visionare le lastre. Già da ora i tablet possono affiancare proficuamente i computer dello studio come terminali per informare i pazienti delle cure in atto e gli smart phone (figura 22) ci possono consentire di interagire con l agenda in studio. 49

17 P gestione dello studio più di 30. Tutti hanno le stesse funzioni; chi produce e vende un programma non può rimanere penalizzato nelle comparative sulle riviste di settore, vediamo i produttori molto concentrati su questo aspetto. Dal momento che il software non è un prodotto commerciale, non ha la pretesa di fare tutto; è stato curato però un aspetto per me importante: come il programma fa le cose e come renderne l uso piacevole. Ci auguriamo di aver fornito ai colleghi spunti per fare alcune riflessioni sull informatizzazione della propria professione e di avere qualche elemento in più per valutare il prossimo acquisto. RIPRODUZIONE RISERVATA 22. FileMaker Go permette di trasformare un ipad o un iphone in un terminale per il nostro gestionale di studio. Conclusioni L attività del dentista può essere varia: studio monoprofessionale con una o più poltrone, studi associati, grandi service, consulenze prestate da colleghi oppure consulenti che prestano opera da noi. Un buon gestionale deve essere in grado di risolvere tutte queste situazioni, ma non basta. Abbiamo visto come un programma oggi non sia più solo un mezzo per ricavare dai dati anagrafici un preventivo e una fattura. Il gestionale deve essere l organizzatore di tutte le informazioni che raccogliamo con i mezzi digitali di cui è dotato lo studio, anzi ancora di più l organizzatore della nostra professione. I gestionali dentali in commercio in Italia, tra Mac e Win sono Ringraziamenti Un ringraziamento va al gruppo di colleghi e amici di DentistiFMPMac: Riccardo Albieri, Francesco Bittarelli, Eugenio Caggianelli, Roberto Crenna, Massimo Finizio, Alessio Isanz, Paolo Lesca, Roberto Manca, Nick Sandro Miranda, Sandro Montecchiani, e in particolare al fondatore della lista Paolo Passaretti, e a molti altri. Un ringraziamento caloroso all amico Sandro Bramati valido programmatore FileMaker con il quale abbiamo sviluppato il software negli ultimi cinque anni. Un abbraccio e un grazie di cuore a Enrica Rebagliati, mia associata, che ha subìto le evoluzioni del programma sobbarcandosene anche gli oneri di sviluppo. Corrispondenza Germano Usoni Via Valassina, Milano tel bibliografia 1. Ghidini C, Edwards FG, Gugino C et al. La gestione manageriale dello studio odontoiatrico ed ortodontico. AERO, Neilburger EJ. Computers: 10 rules for selecting a computer system. Dental Economics 1998;8: Schleyer TK, Corby P, Gregg AL. A preliminary analysis of the dental informatics literature. Adv Dent Res 2003;17: Schleyer TK, Spallek H, Bartling WC, Corby P. The technologically well-equipped dental office. JADA 2003;134: Usoni G. Il Mac dal Dentista. Applicando 2009; Alberi R, Consigliere M, Gentile V, Villani G. FileMaker Pro 9. La grande guida. Milano: Sperling & Kupfer, Petrowsky M, Osborne JM. Scriptology FileMaker Pro Demystified. ISO production, Schleyer T K, Spallek G. The global village of dentistry: Internet, intranet, ondine services for dental professionale. Berlin: Quintessence, McEvoy SP. The impact of medical technology on office workflow. Orthod Craniofac Res 2003;6 Suppl 1: Zimmerman JL, Landesman HM, Bilan JP et al. Study of computer applications in dental practice. Dent Clin North Am 1986;30: Pelliccia A. La segreteria odontoiatrica. Viterbo: B&C, Caprara GV, Barbaranelli C. La misura delle personalità in ambito organizzativo: i Big Five. In: Borgogni L (ed). Valutazione e motivazione delle risorse umane nelle organizzazioni. Milano: Franco Angeli, Samaras CD. Transition to technology: the return on investment. Compend Contin Educ Dent 2002;23(10 Suppl 2): Leander Kahney. HyperCard Forgotten, but Not Gone. Wired, Apple Computer. Macintosh Human Interface Guidelines. Apple Technical Library, Thyvalikakath TP, Monaco V, Thambuganipalle HB, Schleyer T. A usability evaluation of four commercial dental computer based patient record systems. J Am Dent Assoc 2008;139: Guastamacchia C. Elementi di ergonomia e pratica professionale odontoiatrica. Milano: Masson, Schleyer TK. Why integration is key for dental office technology. J Am Dent Assoc 2004;135;4s-9s. 19. Kirshner M. The role of information technology and informatics research in the dentist-patient relastionship. Adv Dent Res 2003;17: Irvin JY, Torres-Urquidy MH, Schleyer T, Monaco V. A preliminary model of work during initial examination and treatment planning appointments. Br Dent J 2009;206(1):E1;discussion Tosco F. Fare il dentista è un impresa. Torino: Turin Editorial Organizations, Ahlers MO, Jaeger D, Jakstat HA. Concept of computerassisted clinical diagnostic documentation systems for the practice with the optino of later scientific evaluations. Int J Comput Dent 2010;13: Bortolini P. Gestione extraclinica dello studio odontoiatrico organizzazione operativa e relazionale. Milano: Masson,

18 Questionario di valutazione dell apprendimento ECM Scegliere una sola risposta esatta per ogni domanda. Per il superamento del test di valutazione dell apprendimento è necessario rispondere correttamente all 80% delle domande proposte (10 su 12) 1 2 L informatizzazione dello studio dentistico: a permette di risparmiare tempo b si avvale esclusivamente dell uso di agende cartacee c non è possibile se si lavora con più collaboratori d non consente di ottenere un risparmio economico Il promemoria: a non permette di dare priorità differenti alle note b si avvale dell uso di post-it incollati in ogni parte dello studio c non consente di afferire le note che si prendono nelle schede dentali o ortodontiche d permette di creare appunti di cose che dobbiamo fare o appunti per gli altri membri dello studio 7 8 Nei dati anagrafici: a è inserito il calcolo del codice fiscale sul quale è fatta la verifica di univocità del paziente b non vengono più inseriti i moduli per la privacy c non è richiesta la firma del paziente d ne sono compresi alcuni che vengono utilizzati più volte nel rapporto con il paziente L anamnesi informatizzata: a deve essere consultabile dalla scheda di lavoro b deve essere aggiornabile mantenendo traccia di tutte le anamnesi precedenti c deve essere ripetuta ex novo ogni volta d se è positiva ad alcune patologie la scritta diviene verde L agenda elettronica: a non riesce a sostituire l agenda cartacea in nessun modo b permette di essere consultata da ogni postazione e consente l accesso rapido alle schede cliniche del paziente c non può essere usata contemporaneamente da più utenti d non è consultabile da un iphone La scheda dentale informatizzata è: a un semplice diario clinico b un centro nevralgico di controllo sia clinico sia economico dei pazienti c la schermata da cui la segretaria stampa il preventivo d la schermata sulla quale prendere appunti Il modulo 93/42: a va sempre fatto firmare al paziente b deve sempre essere anonimo c è a carico del tecnico d consente di comunicare al tecnico ogni aspetto del lavoro da eseguire, deve essere firmato dal medico e riportare la data di consegna Il modulo per il consenso informato: a a volte conviene presentarlo al paziente b non è indispensabile nelle cure semplici di conservativa c non è indispensabile nelle cure ortodontiche sotto i 9 anni d è possibile stilarne uno specifico per il ciclo di cure del paziente grazie al mezzo informatico 9 I richiami periodici: a sono controproducenti e fastidiosi per il paziente b mantengono un collegamento tra il paziente e lo studio aumentando il senso di appartenenza c si fanno solo telefonicamente d non sono previsti dal sistema 10 I tariffari: a non possono essere creati in automatico partendo da uno preesistente, sia integralmente che per singola prestazione b nel software è possibile far corrispondere a una sigla differenti descrizioni e prezzi c nel software è unico per poter essere veloci nella stesura del preventivo d sono una sezione ad alta frequenza di utilizzo poiché si inseriscono spesso nuove prestazioni Il menù: a alternativamente all agenda non può essere il punto di partenza di tutte le azioni b all avvio del programma richiede il nome ma non la password c può far corrispondere a ogni utente livelli d accesso alle sezioni differenti d se i tasti rimangono bianchi avremo l accesso alla sezione Nelle contabilità statistiche dell ultima sezione del menù non sono comprese: a le fatture b le rate c gli studi di settore d le mappe 51

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