Percorso. Lean Organisation program. area Lean Agile Organisation. Industrial Management School

Transcript

1 1 Industrial Management School Applicare il Lean thinking ai processi immateriali per: Guadagnare efficacia ed efficienza riconfigurando i flussi, l organizzazione e i sistemi informativi Imparare a vedere ciò che non è visibile e riconoscere le fonti di spreco Sperimentare le nuove soluzioni organizzative Agili

2 2 Applicare i principi e la metodologia Lean nell ambito non manifatturiero, cioè ai processi gestionali e amministrativi (detti anche intangibili ), non solo è possibile ma è indispensabile per rendere più competitive le nostre aziende. La Lean delle informazioni Operare nel mondo dei servizi, dell amministrazione o in generale degli uffici significa comprendere prima di tutto che si processano informazioni che mantengono la loro immaterialità, restando spesso nella mente degli individui nelle transazioni informative non standardizzate (telefonate, , sms, etc), con la difficoltà di ricostruire sia il tipo di lavoro compiuto dagli impiegati o white collars sia il processo interfunzionale in cui sono coinvolti (visibilità e qualità dei processi). 2 La cultura Il grado di autonomia di chi opera negli uffici, cioè la possibilità di organizzarsi e disporre del proprio tempo, di fare a proprio modo le cose, sia nei tempi che nelle modalità esecutive, è un altro fattore spesso sottovalutato nella prospettiva dell ottimizzazione e sincronizzazione dei flussi interfunzionali (nettamente in contrasto con le modalità con cui operano i sistemi produttivi). Nello stesso tempo le persone spesso non sono messe in grado di esprimere in modo efficiente le proprie capacità, determinando così il mancato sfruttamento del loro potenziale soprattutto nella gestione della maggiore criticità dei servizi: la variabilità. L applicazione degli strumenti Lean Anche nei processi immateriali è fondamentale mettersi nei panni del cliente interno ed esterno secondo la prospettiva della catena del valore, distinguendo le attività a valore da quelle che non lo sono, prima di standardizzarle o, semplicemente, automatizzarle. Semplificare, razionalizzare, migliorare e standardizzare le performance dei processi amministrativi, gestionali e di servizio/supporto è un tema strategico fondamentale per garantire la massima eccellenza di tutte le attività aziendali.

3 Festo Academy propone un integrato che fornisce un set di strumenti e approcci per affrontare una Lean transformation in modo completo, sulla base delle esperienze consulenziali e di progetto realizzate presso aziende italiane e multinazionali. I pilastri della Lean Organisation Lean structure Modello organizzativo (customer driven e per processi) Livelli organizzativi Livello di flessibilizzazione Processi decisionali Delega e decentramento 3 Lean office tools 5S e Visual management Layout Piano per ogni attività Efficienza individuale Analisi carichi di lavoro Gestione tempo e priorità Lean change (Cultura e Persone) Cultura e motivazione dell individuo e del gruppo Cambiamento: come accompagnarlo e sostenerlo Lean process Work flow e Mappa Sistema informativo e di comunicazione Meccanismi di integrazione Performance e KPI Ruoli, responsabilità, competenze We are training. We are consulting. We are industry.

4 A chi è rivolto Il è destinato a manager e professionisti delle aziende che sono responsabili di unità organizzative/funzioni/divisioni e gestiscono processi aziendali, da quelli commerciali a quelli amministrativi, da quelli primari a quelli secondari e di supporto. L iniziativa è molto efficace per tutti coloro che hanno in programma di avviare o stanno avviando programmi di revisione dei processi interfunzionali o più semplicemente che intendono migliorare le attività del proprio ufficio/funzione. Indispensabile per manager e professional della direzione HR, dello sviluppo organizzativo, della qualità e del process improvement. 4 Perché partecipare Analizzare i molteplici ambiti aziendali e di processo sui quali è possibile applicare efficacemente la Lean Organisation Imparare a vedere ciò che non è facilmente visibile, come le attività immateriali, attraverso la mappatura dei processi e l identificazione di indicatori critici Apprendere come identificare gli sprechi e le aree di miglioramento Acquisire competenza sull insieme dei metodi e delle tecniche di analisi e miglioramento dei processi non produttivi per renderli più efficaci ed efficienti Gli obiettivi Essere in grado di impostare un progetto di revisione e re-ingegnerizzazione di processi transazionali con metodi Lean e Agile Acquisire metodi e strumenti per la semplificazione dei processi, la mappatura e la revisione dei flussi informativi e decisionali nel proprio ambito lavorativo, nel proprio ufficio, nella propria azienda

5 Caratteristiche del Moduli didattici sui 4 pilastri della LO Presentazione di case history (applicazione della LO) Analisi di Best Practice LOG Lean Organisation Game Testimonianze esterne qualificate Presentazione di ricerche e studi Supporto on line e on the job 5 Docenti Festo Academy con lunga esperienza aziendale, sia in ruoli di gestione sia come Consultant project manager Know how focalizzato e veicolato da chi vive l azienda, per favorire l apprendimento, l adattamento e l applicazione Didattica interattiva e coinvolgente con simulazioni, esercitazioni pratiche e momenti di contestualizzazione sui prodotti/processi dei partecipanti Confronto e condivisione delle esperienze per assicurare la massima integrazione tra contributi teorici e il vissuto nella realtà aziendale Numerose case history e testimonianze aziendali Materiale didattico e sito di supporto I partecipanti avranno a disposizione il sito di supporto dove potranno accedere al download del materiale e ad altre informazioni rilevanti per il. Project work operativo Ai partecipanti che seguiranno il completo verrà proposto un progetto operativo di mappatura di un loro processo, con l individuazione di soluzioni alternative per valutare/ avviare un programma di cambiamento. Coaching e supporto in azienda (opzionale) È possibile avere un supporto integrativo in azienda per l impostazione e il monitoraggio di un Project work, inteso come una applicazione concreta nella propria azienda di un progetto di Lean Organisation. We are training. We are consulting. We are industry.

6 La mappa MODULO 1 MODULO 2 MODULO 3 Lean Organisation Game Lean tools Agile organisation Lean finance Lean customer service Lean procurement Lean gestione commesse 2 giorni 2 giorni 4 giorni 6 LOG - Lean Organisation Game Il primo game paperless sulla Lean Organisation LOG, il Lean Organisation Game, sarà la dorsale del con il quale si potrà partecipare a una Lean transformation virtuale ma realistica (caso della Synchro distribution company). Sarà possibile sperimentare sia l applicazione di strumenti/metodi operativi sia le implicazioni organizzative della Lean negli uffici. Alla Synchro distribution giungono gli ordini dei clienti via mail, fax o telefono. Gli operatori del contact center nazionale ed estero provvedono a inserirli a sistema in modo che l amministrazione e la logistica aziendale predispongano tutta la documentazione necessaria affinché vengano consegnati al corriere i materiali richiesti e si provveda a fatturare correttamente e nei tempi concordati. I responsabili commerciali e il controllo di gestione garantiscono il presidio dei processi e il raggiungimento degli obiettivi. Il lavoro è supportato da un sistema gestionale integrato appena installato che, a detta della direzione, garantirà la tracciatura delle transazioni e l allineamento delle informazioni. In ogni caso la comunicazione, sia all interno della Synchro distribution che verso i clienti e il corriere è garantita dal sistema di mail e dai telefoni, presenti in ogni ufficio. Grazie a questo contesto operativo i partecipanti possono vivere in prima persona cosa significhi riorganizzare flussi e attività in ottica Lean e come si traducano in pratica i Lean tool.

7 MODULO 1 Lean Organisation Game 2 giorni L esperienza della Lean organisation Verranno approfonditi i fondamenti della progettazione e della gestione del cambiamento dei processi in ottica Lean con un approccio altamente interattivo. Attraverso un Business Game (LOG) si potrà partecipare a una Lean transformation virtuale ma realistica (il caso della Synchro Distribution Company) in cui sarà possibile sperimentare sia l applicazione di strumenti/metodi operativi sia le implicazioni organizzative della Lean negli uffici, acquisendo consapevolezza degli sprechi. Obiettivi Illustrare il percorso verso la Lean enterprise Semplificare le strutture organizzative e cambiare i modelli tradizionali Sviluppare nuovi comportamenti organizzativi e nuovi ruoli Acquisire consapevolezza sulle variabili culturali e organizzative che impattano sulla transizione verso la Lean enterprise Costruire un progetto di Lean transformation 7 Contenuti Come progettare un organizzazione focalizzata sui processi La razionalizzazione della struttura organizzativa e l impatto sugli organici L appiattimento dei livelli gerarchici e l accorpamento dei ruoli Come combinare lo sviluppo organizzativo (efficacia) con l ottimizzazione (efficienza) L importanza del lavoro in team, la collaborazione lungo i processi, i process owner Come cambiare il modo di lavorare (auto-organizzazione, gestione del tempo, le personalizzazioni) Avere il coraggio di eliminare attività manageriali inutili e saper delegare Change management project verso un organizzazione Lean Impatti della Lean organisation sul disegno del lavoro Il ruolo della cultura organizzativa nei processi di cambiamento Guidare il cambiamento verso la Lean enterprise Sperimenterete L approccio Process driven organisation La flessibilizzazione dell organizzazione L analisi dei fattori ostacolanti e facilitanti la Lean organisation La semplificazione delle relazioni organizzative (ONA) Change management tools We are training. We are consulting. We are industry.

8 MODULO 2 Lean tools Agile organisation 2 giorni Verranno affrontati gli aspetti di struttura, change management, processo e i tools più efficaci per avviare il percorso di cambiamento verso la. Lean process e Lean office tools Obiettivi Illustrare l approccio al Lean management Saper mappare, analizzare e misurare un processo intangibile e le sue prestazioni Saper identificare il flusso delle informazioni e del valore verso il cliente Ridisegnare processi, attività, informazioni nell ottica Lean 8 Contenuti Come effettuare la mappatura dei processi immateriali, intangibili Come descrivere i processi informativi e il flusso di valore negli uffici La misurazione delle prestazioni di un processo e i KPI caratteristici Come identificare i colli di bottiglia, gli sprechi, le duplicazioni Come analizzare le aree critiche e le attività a non valore aggiunto Come passare dal current state al future state La riprogettazione di un processo immateriale e le soluzioni applicabili Consigli per l uso del Lean office Il miglioramento continuo dei processi e del lavoro di ufficio I comportamenti organizzativi ostacolanti il miglioramento continuo Sperimenterete Gli strumenti più utili per passare dalla teoria alla pratica : Analisi statistica dei processi Mappatura e flusso del valore KPI per monitorare Business case

9 Agile organisation Le forme organizzative per l azienda Agile in grado di rispondere rapidamente al cambiamento ed evolvere, migliorandosi continuamente. Obiettivi Essere in grado di valutare i potenziali impatti e i passi necessari per estendere l approccio Agile nella propria organizzazione Verificare l opzione di scaling più adatta al proprio contesto Comprendere come gestire il cambiamento con un approccio Agile Contenuti Come implementare localmente e globalmente l approccio Agile Come estendere l approccio Agile nell organizzazione Valutare la complessità del problema I principali modelli di estensione organizzativa (scaling) 9 Analisi dello stato di partenza Il progetto pilota con quick win La verifica dei risultati e le lesson learned Le opportunità di miglioramento organizzativo Le resistenze e le scelte da fare Come muoversi Come e quando integrare Agile con approcci diversi di Project Management Esempi pratici di transizione Agile Il processo di Agile change management La strada per il cambiamento incrementale Sperimenterete Simulazione e case histories di implementazione organizzativa We are training. We are consulting. We are industry.

10 MODULO 3 Lean application 4 giorni Attraverso la presentazione e l analisi di casi concreti, sarà possibile comprendere come realizzare progetti di Lean organisation nell ambito dei processi di ufficio con flussi immateriali, grazie anche a testimonianze di manager/professionisti che li hanno implementati. Lean finance Obiettivi Applicare la Lean al miglioramento dei processi amministrativi e di controlling Trasformare i processi Finance a supporto della Lean transformation 10 Contenuti L applicazione dei lean tools alle attività Finance Lean finance: processi e soluzioni I progetti e i cantieri di miglioramento L importanza della tecnologia informatica per l elaborazione efficiente delle informazioni; Benchmarking e Best Practice Il nuovo ruolo della funzione Finance a supporto della Lean transformation (Lean accounting e ABM) Standardizzazione e visual management Strumenti per il miglioramento continuo Supporto alla qualità Sperimenterete Analisi critica dei casi Fattori chiave per l implementazione in azienda Analisi del valore, matrici ruoli/processi, sistema di indicatori a supporto della Lean Applicazione della Lean organisation ai processi amministrativi Case history

11 Lean customer service Obiettivi Il miglioramento e la focalizzazione dei processi commerciali attraverso la Lean organisation Ottimizzare e razionalizzare il funzionamento dei processi di gestione e sviluppo dei clienti Presentare soluzioni organizzative che rendono più efficaci ed efficienti le attività di customer contact & service Contenuti Le fasi di assessment, as-is e to-be Il workshop e i focus group di processo L applicazione dei Lean tools alle attività di customer service I risultati raggiunti: semplificazione e flessibilità della struttura organizzativa in relazione ai bisogni del mercato e dei livelli di servizio attesi La segmentazione e focalizzazione dei processi di vendita e gestione clienti Visual management delle prestazioni e degli indicatori Integrazione stretta tra soluzione organizzativa e strumenti informatici Standardizzazione: standard work, 5S, layout e mobilità agenti CC Organisation Best Practices Miglioramento continuo: formazione continua, job rotation, coaching 11 Sperimenterete Analisi critica dei casi presentati Caso Festo Industriai automation: testimonianza e visita al Contact center Il percorso di cambiamento organizzativo e miglioramento continuo Lean office tools Lean selling We are training. We are consulting. We are industry.

12 Lean procurement Obiettivi Applicare la Lean al miglioramento dei processi di acquisto e approvvigionamento Ottimizzare e razionalizzare il funzionamento organizzativo e quello delle attività Far evolvere i processi di acquisto e procurement nella prospettiva della generazione del valore 12 Contenuti Analisi di processo Individuare i KPI chiave Il workshop e i focus group di processo per validare la mappa e analizzare gli sprechi L applicazione dei Lean tools alle attività di acquisto e procurement La trasversalità e complessità del processo di procurement e del suo governo efficace I risultati raggiunti: cosa e come semplificare, la focalizzazione, le aree di saving L integrazione tra acquisti, approvvigionamento, ufficio tecnico e qualità lungo il processo L impatto sui ruoli e sui profili professionali Le buone pratiche del processo di procurement Sperimenterete Presentazione e discussione di casi operativi Il percorso del progetto di Lean Procurement (diagnosi, progettazione e cambiamento) Lavori di gruppo e valutazioni in plenaria Process mapping e analysis Le soluzioni proposte e quelle realizzate

13 Lean gestione commesse Obiettivi Il miglioramento dei processi di gestione commesse attraverso l applicazione della Lean organisation L ottimizzazione e razionalizzazione dei flussi informativi e gestionali nell ambito dei progetti e della gestione commesse Contenuti Le fasi di assessment, as-is e to-be Il workshop e i focus group di processo per l analisi delle attività a valore aggiunto e a non valore aggiunto L applicazione dei Lean tools al processo di pianificazione e gestione commesse, estesa a clienti e fornitori La differenza tra processi core e processi abilitanti I risultati raggiunti: semplificazione dei flussi documentali e informativi, la gestione efficace della commessa, flessibilizzazione dell organizzazione di commessa L importanza della gestione integrata delle informazioni attraverso visual management e sistemi informativi Activity based management e grado di assorbimento delle risorse nella gestione commesse 13 Sperimenterete Analisi critica dei casi e soluzioni di miglioramento Fattori chiave abilitanti o ostacolanti le performance di processo VSM, analisi del valore, matrici ruoli/processi Applicazione della Lean organisation ai processi di gestione commesse Case history We are training. We are consulting. We are industry.

14 We practice what we teach Lean Organisation in Festo Lean office Ridefinizione dei layout degli uffici per flussi e gruppi di lavoro con postazioni ergonomiche e scambiabili Visual management sulle prestazioni del processo che guida la polivalenza e il cambio di attività in base alle necessità/urgenze/flessibilità Attrezzature e facility per favorire la collaborazione e migliorare l efficienza dei singoli operatori Standard work guidato da applicazioni informatiche che favoriscono continuità e qualità del processo 14 Scelte al servizio del miglioramento Da proactive a interactive nel Customer care Focus su FCR - Focus Contact Resolution Integrazione organizzativa tra Process improvement, Quality management e Information Technology Il responsabile miglioramento è anche direttore qualità e IT manager IT come supporto per il miglioramento organizzativo e delle prestazioni Cambiamento organizzativo che si concretizza in uno sviluppo dei tool informatici per il continuous improvement e che diventa Best Practice in tutte le realtà del gruppo Alcuni risultati ottenuti: CST - Customer Service Tracker Misurazione della soddisfazione dei clienti, feedback giornaliero e implementazione immediata delle azioni correttive. Customer care Elevata qualità nelle risposte e ampia disponibilità con tempi di reazione immediati. Cost efficiency in process management Continua attenzione alla riduzione dei costi di struttura con un approccio di miglioramento continuo che ha consentito di ridurre il total cost di processo dal 25% al 19% sul fatturato. Customer value force

15 Faculty Elisabetta Borrini Senior Consultant Festo per i temi Finance, Project Management e Lean Office. Project Management Professional. Product manager consulenza e formazione nelle aree Economics, Lean Agile organisation, Acquisti, innovazione. Ha lavorato per due decenni come Finance manager e CFO in importanti realtà industriali e di servizi. Ha condotto progetti di consulenza in ambito industriale e uffici. Eugenio Bruletti Senior Consultant Festo per i temi della Gestione industriale. Ha operato per più di venti anni in grandi gruppi multinazionali del settore elettromeccanico, automotive e costruttori di macchine. Ha ricoperto i ruoli di responsabile di stabilimento e della logistica distributiva, occupandosi anche di servizi informativi e organizzazione. Ha pilotato significativi progetti inerenti l apertura di nuove unità industriali in Italia e in Cina. Fabrizio De Nittis Senior Consultant Festo per la practice Innovazione e sviluppo prodotto. Ha ricoperto ruoli di Senior consultant, Project manager e Client manager in diverse società di consulenza e dell information technology (Atos, PTC). Ha gestito progetti di consulenza IT e consulenza organizzativa nelle seguenti aree: analisi e progettazione organizzativa, business process re-engineering, riorganizzazioni e ristrutturazioni aziendali, information technology, change management e sviluppo delle competenze. Ha lavorato come Senior consultant e Project manager in grandi aziende industriali (Iveco, Ferrero, ABB, Vestas, Piaggio), con importanti esperienze all estero, oltre che in realtà di piccole e medie dimensioni. Ha gestito come Client manager grandi e medie realtà italiane (Artsana, Oto Melara ed Elica). Emanuele Farinella Senior Consultant Festo nell Risorse Umane. Psicologo del lavoro e dell organizzazione. Da diversi anni supporta le organizzazioni pubbliche e private nella gestione e nello sviluppo delle risorse umane. Ha operato in differenti realtà nazionali e internazionali quali ENI, DuPont, Acqua Minerale San Benedetto, Ideal Standard, Fischer, Unicredit Banca, Politecnico di Milano e le Università di Padova, Firenze e Urbino. 15 Festo Academy Festo Academy è l Industrial Management School che opera sui temi dell organizzazione e della gestione d impresa. La sua missione è supportare le aziende nell espressione del loro massimo potenziale attraverso l ampliamento e lo sviluppo delle competenze delle proprie risorse umane. Insieme a Festo Consulting fa parte del gruppo industriale multinazionale Festo A.G. leader nel settore dell automazione industriale, costantemente rivolto all innovazione e alla valorizzazione delle persone. We are training. We are consulting. We are industry.

16 Industrial Management School 16 te fax We are training. We are consulting. We are industry. WE ARE THE ENGINEERS OF PRODUCTIVITY Festo C.T.E. Srl Via E. Fermi 36/ Assago (MI) P. Iva rev. 5.6