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1 Termini che è necessario capire: Gestire un testo Estensione del documento Formato del documento Barra dei menu Barra degli strumenti WYSIWYG (What You See Is What You Get) Tecniche che bisogna padroneggiare: Aprire un documento esistente, fare modifiche e salvare Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina Salvare un documento con un altro formato (file TXT, RTF ecc.) Salvare un documento con un formato idoneo a un Web site (HTM)

2 M3 8 Elaborazione testi 1.1 Primi passi con un elaboratore di testi Scrivere con un computer rende molto più semplice e veloce la produzione di documenti dall aspetto professionale. Chi utilizza spesso i programmi di gestione testi è in grado di stampare una lettera ben fatta in pochi minuti, magari riprendendola da un altra simile memorizzata in precedenza. Con i programmi di gestione testi non si scrivono solo lettere, ma anche qualsiasi tipo di documento che si può organizzare su un foglio e stampare materialmente su carta. Cosa vuol dire, dunque, gestione testi e cos è un documento? Gestire un testo significa: Creare Modificare Memorizzare Stampare un documento. Inizialmente, si può immaginare un documento come un insieme costituito dai caratteri, dalle cifre e dai segni di interpunzione che si digitano sulla tastiera. In realtà, in un documento si possono inserire anche immagini (foto, disegni, logo) e altri oggetti di vario genere, per esempio una tabella o un grafico a istogramma. Ma non ci sono solo le lettere. Esempi di tipi di documenti sono: Una relazione annuale di bilancio Un manuale Un giornale Una ricerca scolastica Una tesi Un manifesto Una circolare Un libro, come questo È naturale pensare che il risultato del lavoro di redazione e messa a punto di un documento abbia come destinazione ovvia la stampa su carta. In realtà, occorre fare almeno due considerazioni. La prima è che si può stampare anche su supporti di tipo differente, come i lucidi per le proiezioni con lavagne luminose o come le magliette (anche se in quest ultimo caso si utilizzano maggiormente programmi di grafica). La seconda considerazione è che, al giorno d oggi, con i programmi di gestione testi (in molti uffici qualcuno li chiama anche programmi di videoscrittura ), si può pubblicare il documento prodotto direttamente in Internet o in intranet, diventando editori multimediali nel modo più semplice possibile: con un clic!

3 9 M Aprire un programma di elaborazione testi Per iniziare il lavoro con un qualsiasi programma, occorre prima avviarlo in esecuzione. I programmi di gestione testi non sfuggono a questa regola, per cui la prima operazione da eseguire per creare un nuovo documento oppure per lavorare su uno già esistente è aprire il programma. Il sistema operativo legge il programma dal disco e lo carica in memoria centrale, occupandola in buona parte. Durante l avvio, il programma legge i file di configurazione per avviare le impostazioni iniziali predefinite. In questa fase vengono lette le dimensioni della pagina, il font (carattere, dimensioni e altri attributi) e le impostazioni di partenza dei paragrafi. Esse rimangono inalterate, finché l utente non interviene a modificarle. In ambiente Windows, esistono diversi modi per lanciare in esecuzione un programma. Il sistema classico è: 1. Fare apparire la barra di Avvio Start. 2. Fare clic sul pulsante Avvio Start, da cui prende il nome la barra. 3. Selezionare la voce Programmi e apparirà il sottomenu con l elenco di tutti i programmi installati nel computer. 4. Individuare la riga con il nome del programma da lanciare in esecuzione e selezionarlo. 5. Fare clic sul nome del programma. Se il nome è presente nel sottomenu della voce Programmi, dopo il clic il programma di gestione testi aprirà la propria finestra di lavoro, permettendo di cominciare il lavoro. Secondo il tipo di installazione (che è l operazione con la quale i programmi vengono memorizzati nel computer e preparati per poter essere eseguiti) a volte il programma cercato potrebbe anche non essere elencato direttamente tra quelli presenti nel sottomenu di primo livello della voce Programmi. Per esempio, il programma di gestione testi Word, prodotto da Microsoft, viene spesso venduto insieme ad altri programmi di automazione di ufficio che prendono i nomi di Excel (foglio elettronico) e PowerPoint (grafica di presentazione). L insieme dei diversi programmi viene chiamato Office, per cui l installazione potrebbe essere eseguita creando una cartella con il nome di Office, al cui interno sono contenuti sia Word, sia le altre applicazioni. Nota: Gruppi di programmi venduti insieme e coordinati tra loro nel funzionamento vengono definiti suite. L installazione di suite di programmi non è inusuale. Nel mercato ne esistono diverse altre oltre a quella di Microsoft. Per esempio, ci sono Lotus SmartSuite Millennium, Sun StarOffice e Corel WordPerfect Office.

4 M3 10 Elaborazione testi In casi come questi, occorre individuare il nome della cartella che si riferisce alla suite di programmi installati, selezionarla e far apparire un ulteriore sottomenu di livello inferiore. Al suo interno, si troverà il nome del programma, su cui sarà sufficiente fare clic per aprirlo. In Windows esistono diverse altre possibilità di lanciare in esecuzione un programma di gestione testi. La più immediata è individuare l icona sul desktop e fare doppio clic su di essa. Nelle versioni di Windows a partire da Windows 98 (ME, 2000, XP), immediatamente a destra del pulsante Start si possono inserire delle icone per l avvio veloce dei programmi. Facendo semplicemente clic su una di esse, il programma corrispondente verrà aperto. Per completare la panoramica, è utile fare riferimento anche a particolari barre rese disponibili dai programmi stessi, che possono integrare le funzionalità della barra di Avvio Start. Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su uno dei quattro lati della videata. Tra l altro, essa contiene l icona di avvio di Word. Facendo clic su di essa, il programma di gestione testi Microsoft verrà lanciato in esecuzione Aprire un documento esistente, apportare modifiche e salvare Se il programma è stato aperto facendo un doppio clic sull icona presente sul desktop oppure con la sequenza operativa che passa attraverso il menu Programmi, la finestra di lavoro iniziale mostrerà un documento vuoto. Il programma, infatti, ipotizza che l utente desideri scrivere un documento nuovo, non ancora creato. Per aprire un documento già esistente, invece, occorre richiamarlo dal disco sul quale è memorizzato. Partendo dall interno del programma di gestione testi, si può agire seguendo due criteri diversi: Si può aprire un documento leggendolo da quelli memorizzati in uno dei supporti di memoria configurati nel sistema operativo. Si può scegliere uno di quelli sui quali si è lavorato di recente. Per entrambi occorre fare riferimento alla barra del menu del programma, nella quale c è la voce File, che contiene l elenco dei comandi che riguardano le varie operazioni possibili sui documenti presenti sul video o già archiviati. Per ciò che riguarda il primo dei due criteri elencati, la sequenza classica per aprire un file già esistente è: 1. Fare clic su File. 2. Fare clic su Apri.

5 11 M3 Si può rendere l operazione più veloce, facendo clic sull icona Apri, con il disegno di una cartella in fase di apertura. Nelle diverse versioni di Word (fino a Word 2000 compreso) si apre la finestra di dialogo relativa che visualizza le periferiche di memoria di massa e, al loro interno, le cartelle del file system. Sarà sufficiente scegliere la cartella nella quale è contenuto il documento memorizzato, selezionarlo e fare clic sul pulsante di conferma (questo pulsante, solitamente, prende il nome di Apri oppure di OK). Eseguendo la stessa sequenza in Word XP, si apre il Riquadro attività, ossia una zona rettangolare sulla destra della finestra di lavoro che compare sulla destra dell area di lavoro nella finestra e che contiene una serie di strumenti strettamente operativi per facilitare il lavoro dell utente. Al suo interno vengono elencate una serie di scelte rappresentate con scritte sottolineate che costituiscono dei collegamenti, utilizzabili esattamente come nei browser: facendo clic su una di esse, si passa alla fase successiva dell apertura di un documento. In entrambe le versioni di Word, comunque, la finestra di dialogo Apri è divisa in tre zone verticali, delle quali la prima a sinistra è una barra di navigazione, la seconda visualizza l elenco dei nomi dei file e la terza visualizza particolari viste del documen-

6 M3 12 Elaborazione testi to, come l anteprima o informazioni statistiche (autore, numero di caratteri, ultima data di stampa). La barra di navigazione contiene cinque pulsanti: Cronologia Cartella predefinita Desktop Preferiti Cartelle Web Facendo clic su Cronologia, nella zona centrale il programma elencherà i nomi dei file con i quali si è lavorato di recente. Il pulsante Cartella predefinita consente di vedere i file della cartella standard dove Word memorizza i documenti quando l utente non specifica diversamente. Solitamente in Windows questa cartella prende il nome di Documenti. Il clic su Desktop permette di visualizzare l intero file system del computer, a partire dal desktop di Windows e comprendendo tutte le periferiche di memoria di massa configurate. Preferiti è un contenitore di file che l utente può riempire nel corso del tempo. In esso possono essere inseriti, e quindi successivamente prelevati, i documenti che l utente ritiene particolarmente significativi. Il pulsante Cartelle Web, infine, permette direttamente l accesso ai dischi presenti in rete locale o geografica. Scegliere un file tra quelli memorizzati di recente (il secondo dei due criteri elencati in precedenza) è semplice e funzionale.

7 13 M3 In fondo al menu File, i programmi più evoluti riportano l elenco degli ultimi documenti memorizzati, completi dell indicazione del percorso, se sono stati salvati in una cartella diversa da quella corrente. L ordine è cronologico, nel senso che viene indicato con 1 il documento memorizzato per ultimo, con 2 il penultimo e così via, continuando a ritroso. Per esempio, per aprire il documento che è stato salvato per ultimo alla chiusura della precedente sessione di lavoro con il programma di gestione testi, è sufficiente: 1. Fare clic su File. 2. Fare clic sulla voce che si riferisce al nome del file primo nella lista. Nota: Per aprire un documento già esistente, in alternativa, si può operare con la tastiera. In Windows, si può tenere premuto il tasto Alt e contemporaneamente premere la lettera sottolineata nella Barra dei menu, che per File è la F. Una volta aperto il menu File, è sufficiente premere il tasto del numero che contrassegna il documento da aprire. Un ultima considerazione va fatta sulla possibilità di aprire un documento già esistente, partendo direttamente dall icona che lo rappresenta. Spostandosi con il mouse tra le cartelle del file system, si può visualizzare il loro contenuto oppure quello di un dischetto o di un altro supporto di memoria. Individuato il documento che interessa, si può portare il puntatore del mouse sull icona relativa a esso e fare un doppio clic. In relazione allo stato del programma (in esecuzione oppure no), si hanno situazioni leggermente diverse. Nel primo caso, il documento viene aperto e visualizzato direttamente nella finestra di lavoro del programma. Nel secondo caso (ossia programma non in esecuzione), il sistema operativo prima apre il programma di gestione testi associato al documento e poi il documento stesso viene aperto nella finestra di lavoro. Spesso, per avviare in esecuzione un programma di gestione testi più rapidamente, può risultare comodo utilizzare la tecnica di aprire direttamente uno dei documenti associati a esso. A questo punto si può iniziare a fare correzioni o modifiche, finché non si decide di chiudere il documento. Prima, però, è importante averne salvato la versione aggiornata su un supporto di memoria. Al salvataggio e alla chiusura di un documento sono dedicati i Paragrafi e 1.1.6; le operazioni per correggere e modificare un documento sono descritte nel Capitolo 2. Nella finestra di dialogo Apri, non ci sono solo elenchi di file e caselle per la scelta del nome o del tipo di file, ma compaiono spesso anche altre icone o pulsanti da sfruttare per diverse e comode funzionalità. Per esempio, in Word insieme con i pulsanti di navigazione ci sono una serie di strumenti, che permettono diverse modalità di visualiz-

8 M3 14 Elaborazione testi zazione dei file elencati nella zona centrale della finestra, alcune icone che danno la possibilità di spostarsi tra le cartelle del file system e altre che duplicano comandi del sistema operativo. Così come accade in generale anche per i file del file system, si può desiderare di visualizzare i documenti: Sotto forma di icone. Con i dettagli su dimensione, data, tipo e attributi. Con esposte accanto le proprietà (autore, numero di caratteri, numero di pagine, data dell ultima stampa e così via). Visualizzandone un anteprima. L intero gruppo di file può essere visualizzato in ordine di: Nome del file Estensione Dimensione Data dell ultima memorizzazione A sua volta, l ordine di visualizzazione può essere diretto o inverso, il che viene ottenuto semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che reca il nome della proprietà secondo la quale si intende ordinare. Per esempio, se si desiderano visualizzare i documenti per data, basta fare clic sul pulsante Data. Facendo nuovamente clic sullo stesso pulsante, gli stessi file vengono ordinati sempre per data, ma in ordine inverso: se prima erano ordinati dal più recente al più vecchio, con il clic su Data vengono visualizzati al contrario. Per spostarsi nel file system ci sono l icona per tornare alla cartella precedente, l icona per passare alla cartella di livello superiore e quella per accedere al Web. Con le icone che duplicano gli strumenti del sistema operativo, è possibile: Eliminare un file, diversi file oppure un intera cartella. Creare una nuova cartella. Infine, nella finestra di dialogo Apri di Word 2000 e XP, in alto a destra c è anche un pulsante indicato genericamente con Strumenti. Facendo clic su di esso, appare un menu a tendina nel quale sono elencati interessanti comandi. Insieme con Elimina, duplicazione dell icona omonima, ci sono: Trova, per cercare file con particolari caratteristiche.

9 15 M3 Rinomina, per cambiare nome a un file. Stampa, per lanciare direttamente in stampa un documento senza aprirlo. Attenzione perché il programma non chiede la conferma e invia direttamente il documento alla stampante. Aggiungi a Preferiti, per aggiungere il file selezionato all elenco di quelli considerati preferiti. Connetti unità di rete, per collegarsi a un disco in rete. Proprietà, per accedere ed, eventualmente, variare le proprietà del file selezionato. Tra essi, il comando Trova è veramente comodo. Permette di cercare in un gruppo di file molto grande (anche in un intero disco) tutti quelli rispondenti a particolari requisiti. Per esempio, si potrebbe voler cercare i file che sono stati memorizzati da una certa data a un altra, quelli che contengono alcune specifiche parole, quelli il cui nome contiene una certa scritta. Le condizioni elencate nell esempio possono essere molte e anche integrate insieme Aprire documenti diversi I programmi professionali di elaborazione testi permettono di tenere aperti contemporaneamente più documenti; per l apertura di ciascuno di essi si procederà come visto nel paragrafo precedente. Nel Paragrafo vedremo come spostare testi tra documenti diversi tenuti contemporaneamente aperti. In Windows, il nome del documento è composto da due parti, separate da un punto. La parte di sinistra è il nome vero e proprio. Quella di destra è detta estensione.

10 M3 16 Elaborazione testi L estensione del nome di un file aiuta a individuarne il formato, che è il modo con il quale un programma di gestione testi registra i propri documenti. Dal formato di un file si può risalire a quale sia l applicazione associata a esso, ossia quella che lo ha generato. Questa identificazione è fondamentale per poter lavorare con un computer, perché normalmente un documento creato con un programma non viene letto da un altro. Questo significa che un programma di gestione testi è in grado di aprire sicuramente tutti i documenti creati con il programma stesso (detti documenti in formato nativo), ma cosa accade se deve aprirne uno generato da un altro? Normalmente, il documento non viene riconosciuto e viene segnalato un messaggio di errore. Per superare difficoltà di questo tipo, i produttori dei programmi hanno aggiunto delle funzionalità di conversione archivi. Normalmente nella finestra di dialogo Apri, accanto alla casella con il nome del documento da aprire, appare un altra casella di testo a discesa con la scritta Tipo file. Facendo clic sul pulsante con la freccia in basso, si apre una piccola finestra a tendina con l elenco dei diversi formati riconosciuti dal programma di gestione testi, ossia che esso è in grado di leggere convertendoli nel proprio. Per esempio, si potrebbe dover leggere da Word un dischetto contenente un documento prodotto in WordPerfect versione 6.0. La sequenza operativa per farlo è la seguente:

11 17 M3 1. Inserire il dischetto nel drive a floppy (solitamente indicato con A: ). 2. Fare clic su File nella Barra dei menu. 3. Fare clic su Apri e si aprirà l omonima finestra di dialogo. 4. Selezionare l icona del drive a floppy. 5. Nella finestra a discesa accanto a Tipo file selezionare WordPerfect 6.x. 6. Selezionare il nome del documento da aprire. 7. Confermare con un clic sul pulsante di conferma. Un formato di documento di tipo generale, non proprietario e quindi riconosciuto praticamente da tutti i programmi di gestione testi evoluti, è quello RTF (Rich Text Format). Conviene utilizzarlo quando si intende trasferire un documento ma non si sa quale sia il tipo di programma in possesso del destinatario. Il problema segnalato non esiste soltanto per i documenti generati da programmi di gestione testi di diversi produttori, ma anche tra diversi programmi dello stesso fornitore (per esempio, Microsoft Word e Microsoft Works). Capita anche che diverse versioni dello stesso programma memorizzino i documenti con la stessa estensione, ma che questi siano incompatibili tra loro.

12 M3 18 Elaborazione testi Creare un nuovo documento e salvarlo Subito dopo l apertura, il programma di gestione testi mostra la finestra di lavoro con un documento vuoto, appena creato. A questo punto si può iniziare subito a scrivere del testo, per poi correggerlo e, infine, salvarlo su disco. Se in un qualunque momento successivo si desidera creare un nuovo documento, la sequenza operativa da eseguire è la seguente: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Nuovo. Contrariamente a quanto ci si potrebbe aspettare, non appare direttamente un foglio bianco vuoto nel quale scrivere il testo del nuovo documento. Nella parte a destra della finestra di lavoro di Word XP apparirà il Riquadro attività, nel quale si può scegliere se aprire un documento completamente nuovo (come documento di testo, pagina Web o messaggio di posta elettronica), se crearne uno nuovo a partire da un documento esistente oppure se crearlo da uno dei modelli forniti con il programma. In Word 97 e in Word 2000 appare, invece, la finestra di dialogo Nuovo, nella quale si può scegliere sia il documento vuoto, sia un altro documento tipo, da selezionare tra i modelli esistenti. In quest ultimo caso, dalla finestra di dialogo Nuovo è possibile scegliere anche una Composizione guidata, che permette di creare un nuovo documento rispondendo a una serie di domande formulate in diverse finestre di dialogo, che vengono visualizzate una dopo l altra.

13 19 M3 Per creare direttamente un nuovo documento, in Microsoft Word è possibile utilizzare altri due metodi: si può premere la combinazione di tasti rapida Ctrl+N o fare clic sull icona Nuovo. Il programma aprirà direttamente una finestra con il documento vuoto, saltando la fase delle richieste della finestra di dialogo. Nonostante la pagina completamente bianca, il documento è già strutturato e possiede tutte le impostazioni necessarie per inserire testo. Infatti la pagina ha già un formato (in genere l A4), con il suo orientamento (solitamente verticale), dei margini (spazio da lasciare libero dal testo sopra, sotto, a sinistra e a destra), un carattere da utilizzare (font e dimensioni) e le proprietà che devono avere i paragrafi di testo (come allineamento e interlinea). Queste impostazioni vengono lette dal modello di pagina predefinito, che prende il nome di Documento vuoto. Dopo che è stato creato un nuovo documento, un modo semplice per salvarlo è fare clic sull icona Salva (con il disegno di un dischetto). Nella finestra di dialogo che appare, sarà sufficiente scrivere il nome del file nell omonima casella di testo e poi confermare facendo clic sul pulsante Salva Salvare un documento sull hard disk o su un dischetto Quando si scrive con un programma di gestione testi, è fondamentale memorizzare spesso i documenti su disco. Un computer, infatti, lavora tenendo dati e istruzioni del programma nella memoria centrale o RAM (Random Access Memory), che è di tipo elettronico. In quanto tale, essa funziona finché viene alimentata con l energia elettrica. Improvvisamente il computer potrebbe però spegnersi (magari solo perché è venuta a mancare l alimentazione a causa di un sovraccarico nella zona). In questa sfortunata ipotesi, tutto il lavoro svolto e non ancora salvato su dischi magnetici andrebbe perduto, costringendo l utente a scrivere nuovamente il testo prodotto fino a quel momento. Il salvataggio del documento in un file sul disco, invece, garantisce che il lavoro rimanga protetto, con la possibilità di recuperarlo successivamente in qualsiasi momento. In particolare, è consigliabile effettuare l operazione di salvataggio periodicamente, ogni dieci minuti circa, anche mentre si sta digitando il testo. Il vantaggio è che, se dovesse andare via la corrente, si sarebbe perso solo poco lavoro, più facile, quindi, da recuperare. Per salvare la prima volta un documento su disco rigido o su dischetto, la sequenza operativa da seguire è: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Salva e si aprirà una finestra di dialogo. 3. Indicare il drive (per esempio, disco rigido o floppy disk).

14 M3 20 Elaborazione testi 4. Indicare la cartella nella quale si desidera memorizzare il file. 5. Scrivere il nome del file nella casella Nome del file. 6. Fare clic sul pulsante di conferma (Salva oppure OK). Un modo semplice per salvare il documento creato è fare clic sull icona Salva (con il disegno di un dischetto). Nella finestra di dialogo che appare sarà sufficiente scrivere il nome del file e poi confermare facendo clic sul pulsante Salva. Non deve trarre in inganno il fatto che il nome sulla Barra del titolo della finestra di dialogo visualizzata è Salva con nome, invece di Salva. Il motivo è che il comando Salva esegue direttamente l aggiornamento del salvataggio del documento corrente sulla copia precedente. Se si deve salvare un documento per la prima volta, invece, occorre fornire una serie di notizie che sono raccolte nella finestra di dialogo Salva con nome. Se la cartella nella quale si desidera memorizzare il documento non esiste, la si può creare con l apposita icona presente nella finestra di dialogo Salva con nome. Per ciò che riguarda il nome, è importante che sia sufficientemente chiaro e che indichi in modo evidente il contenuto del documento, per poterlo individuare con facilità in momenti successivi. Le diverse versioni del sistema operativo Windows (95, 98, ME, NT, 2000 e XP) permettono di scrivere nomi di file (inteso come nome, punto ed estensione finale) lunghi fino a 256 caratteri. Normalmente l estensione non appare accanto al nome, ma viene aggiunta automaticamente dal programma. Per esempio, per i file creati con Microsoft Word l estensione è DOC (caratteri iniziali di documento ), mentre per quelli creati con Lotus WordPro è LWP (acronimo del nome del programma). È possibile salvare un documento anche con un formato diverso da quello nativo, per poterlo trasferire in un altro computer che ha un programma di gestione testi diverso. L operazione può essere eseguita scegliendo il formato nel quale si desidera salvare il documento tra quelli elencati nella casella a discesa accanto a Tipo file, lo stesso tipo di casella presente anche nella finestra di dialogo Apri. Dopo averlo salvato la prima volta, la versione aggiornata di un documento può essere salvata più semplicemente facendo clic sull icona Salva. Solitamente ha l aspetto di un dischetto e compare tra le altre icone di frequente utilizzo sotto alla Barra dei menu. Nota: Come per quasi tutte le voci più importanti accessibili da menu, anche per il salvataggio esistono delle combinazioni rapide di tasti, che permettono di eseguire il comando utilizzando solo la tastiera. In Word, per eseguire il comando Salva sono disponibili: Ctrl+S, Alt+Shift+F2 e Shift+F12. Per eseguire Salva con nome, è sufficiente premere solo F12.

15 21 M3 Memorizzare documenti non serve solo per evitare di perdere il lavoro svolto, ma anche per motivi di archiviazione. Da questo punto di vista, si può immaginare un disco come un grande armadio, nel quale i documenti sono conservati in cartelline, ognuna delle quali ha il nome riportato sulla copertina. A loro volta i documenti possono essere organizzati in cartelle (quelle del file system) ben distinte e indicate con nomi chiari e precisi. Una buona organizzazione permette il rapido reperimento del documento cercato, nel momento in cui se ne avrà nuovamente bisogno Chiudere il documento Una volta scritto, corretto e rivisto un documento, arriva il momento di terminare il lavoro. L operazione viene detta Chiusura del documento e può essere eseguita con almeno tre modalità diverse: Con una sequenza operativa classica, tramite la Barra dei menu Con un clic sul pulsante di chiusura Con una combinazione rapida di tasti La sequenza operativa tipica per tutti i programmi di gestione testi è: 1. Fare clic su File, nella Barra dei menu, e appare il relativo menu a tendina. 2. Fare clic su Chiudi. Se il documento era stato già salvato in un file, la finestra che lo visualizza si chiude immediatamente. Se, invece, il documento era stato modificato e non salvato, il programma se ne accorge e visualizza un messaggio nel quale viene chiesto se si desidera salvarlo, prima di chiudere. Le risposte possibili sono tre: Sì. In questo caso il programma memorizza la versione corrente del documento, aggiornando la precedente, e poi lo chiude. No. La versione corrente del documento non viene memorizzata e si perdono le modifiche effettuate dopo l ultimo salvataggio. Annulla. Facendo clic su questa voce, si rinuncia a chiudere il documento e si ritorna nella finestra di lavoro. In tutte le finestre del sistema operativo Windows, in alto c è la Barra del titolo che reca nella zona a destra i tre pulsanti Riduci a icona, Ingrandisci Ridimensiona e Chiudi. Anche le finestre secondarie (ossia quelle che contengono il documento all interno della finestra di lavoro del programma) hanno un pulsante di chiusura in alto a destra. Serve per ottenere una chiusura più rapida, rispetto alla sequenza File Chiudi. Il risultato è lo stesso. Analogamente, è possibile chiudere un documento utilizzando la tastiera. È sufficiente tenere premuto il tasto Ctrl e premere contemporaneamente il tasto funzione F4, per impartire il comando di chiusura del documento corrente.

16 M3 22 Elaborazione testi In Windows, la combinazione Ctrl+F4 chiude il documento corrente, mentre Alt+F4 provoca la chiusura del programma. Difficilmente si aprono più documenti contemporaneamente con un programma di gestione testi. Lo si fa, a volte, per poter copiare parti di testo da un documento già scritto a un altro che si sta scrivendo. Può capitare, comunque, di tenere aperti due o anche tre documenti insieme, sia per modificarli, sia per consultarli. Alcuni programmi, come Microsoft Word 2000 e XP, permettono di chiuderli tutti in un unica volta, senza effettuare l operazione per ognuno di essi. Nota: In Microsoft Word, se si tiene premuto il tasto Maiuscolo mentre si fa clic su File, nella Barra dei menu, invece di Chiudi appare Chiudi tutto e invece di Salva, appare Salva tutto. Sono i comandi per effettuare le operazioni descritte in un unica volta su tutti i documenti che risultano aperti Utilizzare la funzione di Help Prima o poi sorge sempre la necessità di avere un chiarimento o una spiegazione su come si fa per.... Anche chi lavora da tempo con un programma di gestione testi può avere bisogno di applicare una funzione particolare, che conosce ma di cui non ricorda le modalità di attivazione. Si può chiedere aiuto (help, in inglese), per esempio, per ottenere una spiegazione di come sia possibile inserire un grafico oppure i simboli matematici necessari per scrivere un equazione. Qualunque sia la motivazione, i programmi di gestione testi sono corredati di una guida che contiene pagine di aiuto, accessibili per parola chiave oppure per argomento. La guida normalmente è organizzata anche in una serie di pagine raggruppate in modo organico e aventi per oggetto le spiegazioni relative a un preciso argomento. Possono essere consultate in sequenza oppure singolarmente, come se fossero lezioni di un piccolo corso incentrato sul programma. Come per altri comandi, anche per utilizzare l Help ci sono diverse possibilità. Non è standardizzato ufficialmente, ma tutti i programmatori sfruttano il tasto funzione F1 per avviare le funzioni di aiuto. L effetto della pressione del tasto F1 è leggermente diverso, in quanto dipende dal tipo di programma applicativo. Alcuni fanno apparire direttamente la finestra di lavoro della guida, che è organizzata in tre pagine: Sommario Indice Trova

17 23 M3 Nelle pagine sotto la linguetta Sommario viene visualizzato l elenco dei titoli riguardanti i testi sull utilizzo del programma. Facendo clic su uno dei titoli, appare il testo corrispondente, che potrà essere scorso a video oppure stampato. Facendo clic sulla linguetta Indice, viene mostrato un elenco di voci in ordine alfabetico, sulle quali è possibile fare una ricerca anche digitando solo alcuni dei caratteri iniziali del lemma. Con Trova, infine, c è la possibilità di chiedere informazioni per argomento, scrivendo una o più parole chiave. Il sistema di Help visualizzerà l elenco dei testi che le contengono e l utente potrà scegliere quello che ritiene più utile. Le versioni più aggiornate di alcuni programmi di gestione testi danno la possibilità di chiedere aiuto in linguaggio naturale. Premendo F1, per esempio, Word fa apparire un fumetto in corrispondenza dell Assistente di Office, all interno del quale c è una casella di testo in cui scrivere la propria domanda. Nota: L Assistente di Office è un simpatico pupazzetto, a scelta tra otto diversi, che Microsoft ha aggiunto a partire da Office 2000 per rendere più amichevole il rapporto tra l utente e i programmi.

18 M3 24 Elaborazione testi Se si chiede: Come si fa per inserire un immagine nel documento?, Word fornisce un elenco di argomenti che dovrebbero rispondere alla domanda. Sarà sufficiente leggere i titoli e scegliere la voce che interessa per visualizzare il testo di aiuto. Anche il programma di gestione testi Lotus WordPro utilizza un sistema per chiedere aiuto in linguaggio naturale. La funzionalità è del tutto simile a quella portata come esempio per Word. Se si desidera tuttavia ottenere aiuto attraverso il metodo classico della Barra dei menu, il riferimento è l ultima voce sulla destra dell elenco dei comandi presenti nella barra. Nelle versioni italiane dei programmi di gestione testi, viene indicato con un punto interrogativo (?), che sta a rappresentare il dubbio che sorge e quindi la richiesta di aiuto. Nei programmi in inglese, invece, si trova quasi sempre la voce Help. Se si fa clic sul punto interrogativo, appare un menu a discesa nel quale si può scegliere la voce che dà accesso alla guida utente. Insieme con essa, vengono elencate anche altre funzionalità integrative. Per esempio, c è la possibilità di accedere direttamente al sito Internet predisposto per l aiuto dal produttore del programma. In fondo viene sempre mostrata la voce Informazioni su. Un clic su questa voce causa l apertura di una finestra di informazione con il numero della versione del programma in uso, il numero e l intestatario della licenza e alcune altre informazioni sulle proprietà intellettuali coinvolte nella stesura del programma Chiudere il programma di gestione testi Una volta chiusi tutti i documenti sui quali si stava lavorando, è opportuno chiudere anche il programma di gestione testi per liberare spazio in memoria. Per farlo, si possono utilizzare i metodi tipici di tutte le applicazioni Windows: File Esci Combinazione di tasti Alt+F4 Clic sul pulsante a forma di X nell angolo superiore destro della finestra 1.2 Modificare le impostazioni di base Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina Quando si pensa a programmi in ambiente grafico, normalmente si pensa a Windows, ma i computer Apple Macintosh operano in modalità grafica da molto prima del diffusissimo sistema operativo Microsoft. In un ambiente grafico si parla di WY- SIWYG, per indicare che ciò che si vede a video è ciò che si ottiene sulla carta (traduzione pressoché letterale di What You See Is What You Get, frase inglese dalla quale è stato generato l acronimo citato).

19 25 M3 Infatti, tutti i programmi di gestione testi in Windows e anche quelli in Mac normalmente visualizzano il documento con scritte, immagini e altre componenti esattamente identiche a come verranno stampate sui fogli di carta. Nota: Questa comoda possibilità è diventata di utilizzo talmente comune che molti utenti non sentono neanche il bisogno di servirsi della funzione Anteprima di stampa, con la quale invece si potrebbe controllare esattamente ciò che verrà stampato su carta, compresi i numeri di pagina, di note e altri campi calcolati dal programma come Sommario. Esistono comunque più modalità di visualizzazione di un documento. Quelle disponibili in Word sono: Visualizzazione normale Visualizzazione layout Web Visualizzazione layout di stampa Visualizzazione struttura Nella zona inferiore della finestra di lavoro, sulla sinistra della Barra orizzontale di scorrimento, sono presenti quattro pulsanti, ognuno dei quali fa riferimento a una delle quattro modalità elencate. Per attivare una di esse, è sufficiente fare clic sul pulsante che reca lo stesso nome. Per attivare una delle modalità di visualizzazione descritte, invece del clic su uno dei pulsanti sulla sinistra della Barra orizzontale di scorrimento, si può fare anche clic su Visualizza, nella Barra dei menu, poi scegliere quella desiderata. La visualizzazione in modalità WYSIWYG è quella indicata con layout di stampa. Il layout di una pagina è il modo con il quale vengono organizzati nella pagina il testo e le altre componenti di un documento. Questa è la modalità di visualizzazione che gli utenti preferiscono avere a video, perché permette di vedere esattamente come i vari elementi presenti in un documento verranno messi sulla pagina stampata. Con questa modalità è semplice controllare e modificare i margini, le intestazioni e le note a piè di pagina. È più semplice anche collocare immagini, grafici e tabelle all interno del documento. Se il testo viene posto su più colonne, i caratteri scorreranno all interno delle colonne seguendone l impostazione. Insieme con la Visualizzazione layout di stampa, è possibile farsi mostrare anche quella che Word chiama la Mappa del documento. Per attivarla si esegue questa sequenza operativa: 1. Clic su Visualizza, nella Barra dei menu 2. Clic su Mappa documento La finestra di lavoro si divide in due colonne. In quella di sinistra, più stretta ma ampliabile con il mouse, vengono visualizzati i titoli di diverso livello in cui è strutturato

20 M3 26 Elaborazione testi il documento. La mappa è navigabile, nel senso che, facendo clic su uno dei titoli, nella colonna a destra appare la parte del documento che inizia con quel titolo. Le altre modalità di visualizzazione sono scarsamente utilizzate, salvo casi particolari. La Visualizzazione normale, per esempio, è utile su computer di prestazioni non elevate. Dato che non vengono mostrate le immagini e i disegni e la gestione grafica della pagina è semplificata, il programma lavora più velocemente. È una visualizzazione che può essere sfruttata per digitare testo rapidamente, quando si ha un computer non troppo veloce. La Visualizzazione Web è utile per simulare un anteprima di come verrebbe visualizzato il documento con un browser come Microsoft Internet Explorer oppure Netscape Navigator. La Visualizzazione struttura permette di individuare meglio la struttura dei documenti che hanno diversi livelli di identificazione. Documenti di questo tipo sono, per esempio, i libri divisi in capitoli, paragrafi e sezioni. Si può chiedere al programma di visualizzare solo i livelli principali per facilitare lo spostamento di blocchi di testo e l organizzazione di documenti molto lunghi. Si può, comunque, visualizzare anche l interno dei livelli inferiori del documento e il testo. La finestra di lavoro dei programmi di gestione testi nel corso degli anni ha accumulato oggetti di vario genere. Oltre la Barra dei menu, nei programmi attuali ci sono anche le Barre degli strumenti, il Righello orizzontale e quello verticale, la Riga di stato. Come si è visto anche quando si è parlato dell apertura di un documento, in alcune condizioni di lavoro Word XP visualizza anche il Riquadro Attività. Considerando che, per visualizzare la pagina in modo naturale, la si lascia con dimensioni pari alla larghezza del foglio, nella finestra di lavoro viene mostrato anche lo spazio intorno al foglio e quello riservato ai margini. Sottraendo le varie zone, lo spazio destinato al contenuto del documento in senso stretto è divenuto sempre più esiguo. Per venire incontro alle necessità di chi non ha monitor di dimensioni giganti, nei programmi di gestione testi più avanzati è stata inserita una funzione che permette la visualizzazione del documento a schermo intero. In Microsoft Word, la sequenza operativa per attivarla è: 1. Fare clic su Visualizza, nella Barra dei menu. 2. Fare clic su Schermo intero. Il documento occuperà l intera videata senza l ingombro delle varie barre e delle componenti della finestra. Per accedere ai comandi della Barra dei menu, è sufficiente portare il puntatore del mouse verso l alto. La barra scenderà, mostrando tutte le voci così come sono disposte normalmente nella finestra di lavoro. Per tornare alla visualizzazione classica, si può agire in due modi. Si può premere il pulsante con la scritta Chiudi schermo intero che è presente sul video, oppure si

21 27 M3 può ripetere la sequenza iniziale Visualizza Schermo intero e tutto tornerà normale. Ci sono quindi diversi tipi di modalità di visualizzazione, ognuna rispondente a particolari necessità dell utente. Tra esse la più utilizzata è layout di stampa, perché è quella che mostra più da vicino come sarà il documento finito. In questa logica rientra anche quella che si chiama Anteprima, la funzione che permette, invece, di visualizzare il documento esattamente come sarà nel suo aspetto finale. In Word ne sono presenti due tipi: Anteprima di stampa Anteprima pagina Web entrambe voci del menu File. La prima è una funzione disponibile in tutti i programmi di gestione testi professionali. Facendo clic su Anteprima di stampa (oppure sull icona equivalente), la finestra di lavoro si modifica per visualizzare anche più pagine del documento affiancate, con l aspetto di miniature. Con Anteprima di stampa vengono aggiornati tutti i campi del documento, come i numeri di pagina e quelli delle note, perché viene simulato a tutti gli effetti il processo di invio alla stampante. L Anteprima pagina Web effettua prima un salvataggio di una copia del documento corrente, poi lo consegna al browser predefinito. Se questo non è già in esecuzione, viene aperto automaticamente da Word, per visualizzare direttamente il documento, proprio come se questo fosse stato letto da Internet. Il documento originale, nel frattempo, rimane aperto e si può continuare a modificarlo o a correggerlo. Oltre a tutte le modalità elencate, occorre menzionare anche una funzione che corrisponde a un particolare modo di visualizzare il documento. In Microsoft Word è disponibile nella Barra degli strumenti Standard sotto forma di icona il segno di paragrafo, che è quella specie di P con una doppia lineetta verticale e la pancia verso sinistra ( ); serve per attivare o disattivare la visualizzazione degli spazi tra le parole e dei segni speciali, come quelli di paragrafo e di interruzione di pagina. È una funzione che viene utilizzata molto spesso per verifiche e controlli sul testo Usare gli strumenti di ingrandimento, zoom della pagina Immaginando di scrivere su un foglio di carta, probabilmente si pensa all intera pagina poggiata sulla scrivania, con una mano che tiene stretta la penna e l altra che tiene fermo il foglio, coprendone una parte. Se sul foglio ci fosse un disegno con delle scritte di piccole dimensioni, verrebbe istintivo avvicinare la testa per leggere meglio ciò che c è scritto. Dopo aver completato l inserimento del testo e averlo corretto, solitamente si allontana la testa dal foglio per averne una visione d insieme, per vedere se risulta equilibrato.

22 M3 28 Elaborazione testi In un programma di gestione testi le azioni di avvicinamento e allontanamento della testa dal foglio di carta vengono attuate con la funzione Zoom. Facendo clic su: 1. Visualizza, nella Barra dei menu 2. Zoom il programma mostrerà una finestra di dialogo nella quale è possibile impostare la percentuale alla quale visualizzare il contenuto della pagina. Un valore di 100% corrisponde alle dimensioni reali che il documento avrà una volta stampato. Una percentuale inferiore causa il rimpicciolimento dell immagine. È utile per avere una visione più ampia dell impostazione della pagina e per apprezzare meglio l equilibrio delle sue componenti. Una percentuale superiore al 100% provoca un ingrandimento della zona presente in quel momento nella pagina. Serve per visualizzare meglio dettagli di scritte con dimensioni troppo piccole, oppure per verificare l allineamento di diversi elementi del documento, come un immagine e una serie di righe di testo. In genere è sufficiente un intervallo di valori circa dal 30 al 200%, ma i programmi permettono escursioni anche dal 10 al 500%. Valori molto bassi consentono la contemporanea visualizzazione di più pagine insieme nella finestra di lavoro. Valori molto alti permettono di apprezzare anche dettagli minuscoli: ciò è molto utile per documenti che comprendono anche componenti grafiche. Lo zoom misurato in percentuale è valutato in valore assoluto rispetto alle dimensioni reali del foglio. Da una parte è comodo perché fissa in modo certo le dimensioni visibili di testo e grafica, dall altro provoca qualche problema quando si riduce la larghezza della finestra di lavoro. Con una larghezza inferiore, infatti, una parte del testo rimane nascosta e non si riescono più a visualizzare interamente le righe. Per evitare questa difficoltà, si può fissare lo zoom a un valore relativo alle dimensioni della finestra. Alcuni valori possibili sono: Larghezza Larghezza testo Pagina intera Più pagine Con Larghezza si riproduce la situazione immaginata nelle righe iniziali del paragrafo: viene visualizzata la pagina per l intera larghezza, compresi i margini e un piccolo spazio ai lati del foglio, proprio come se esso fosse poggiato su una scrivania. La voce Larghezza testo, invece, amplia la visibilità del rigo, eliminando dalla finestra la vista dei bordi del foglio e dei margini. Scegliere Pagina intera o Più pagine serve a vedere meglio il documento nel suo insieme. È utile, ovviamente, soprattutto per documenti molto lunghi e disposti su numerose pagine.

23 29 M3 In Anteprima di stampa di Word viene resa disponibile una funzione di zoom particolare, con due soli valori: Pagina intera 100% Si passa dall uno all altro e viceversa, semplicemente facendo clic con il mouse. Il puntatore assume l aspetto di una piccola lente d ingrandimento, con il segno più (+) se facendo clic si passa al 100%, con il segno meno ( ) se facendo clic si passa a visualizzare la pagina intera Modificare la barra degli strumenti Le Barre degli strumenti raccolgono le icone che attivano comandi omogenei per argomento. La Barra degli strumenti Standard per esempio, tra le altre contiene le icone: Apri Salva Stampa Anteprima di stampa Taglia Copia Incolla Annulla Zoom La Barra degli strumenti Formattazione contiene icone di comandi di fondamentale utilizzo come: Modifica del Tipo di carattere Assegnazione dello Stile Grassetto Corsivo Allineamento a sinistra (e le corrispondenti a destra, centrato e giustificato) Le Barre degli strumenti sono strumenti comodi e potenti, perché permettono di evitare la serie di clic che occorrono per eseguire comandi partendo dalla Barra dei menu. È possibile aggiungere altre barre a quelle solitamente disponibili nella finestra di lavoro. È possibile anche personalizzarle, aumentando o eliminando icone e caselle di testo a discesa. Nei vari programmi di gestione testi esistono modalità leggermente diverse per accedere alla personalizzazione delle barre degli strumenti. In Microsoft Word, si può agi-

24 M3 30 Elaborazione testi re facendo clic con il tasto destro del mouse quando il puntatore è su una delle barre sotto la Barra del titolo. Appare un menu contestuale che contiene l elenco di tutte le barre presenti nel programma. Facendo clic su una delle voci, si attiva o si disattiva la visualizzazione della barra relativa. Ogni barra attivata viene aggiunta alle altre, nelle righe sotto la Barra dei menu. Se dovessero diventare troppe, Word permette di trascinare la singola barra e di lasciarla fluttuante sul video. In alternativa, con la tecnica del drag and drop si può portare una barra fino a uno qualsiasi dei quattro lati della finestra di lavoro e lasciarla attaccata a esso. L ultima voce in basso del menu contestuale della Barra degli strumenti, in Word, è Personalizza. Facendo clic su di essa si apre una finestra di dialogo, nella quale si accede a tre pagine diverse di personalizzazioni. Nella pagina sotto la linguetta Barra degli strumenti vi è una serie di caselle di controllo per attivare o disattivare le barre disponibili. Nella pagina Comandi si possono aggiungere o togliere icone dai menu di Word, oppure aggiungere o togliere icone e caselle di testo a discesa (come quella per la scelta del tipo di carattere) dalle barre degli strumenti. Si possono anche creare voci di menu completamente nuove. Nella pagina Opzioni, infine, si può personalizzare il modo di visualizzare i menu. Per esempio si può chiedere al programma di visualizzare le icone grandi oppure quelle in formato piccolo e scegliere se far comparire oppure no le combinazioni di tasti rapidi accanto alle voci del menu. 1.3 Scambiare documenti Salvare un documento con un altro formato Per scambiare documenti con amici o colleghi di lavoro la cosa più semplice è avere lo stesso programma di gestione testi, in modo che un file salvato su un computer possa venire letto sull altro ed essere utilizzato immediatamente. Se però i programmi sulle due macchine sono dello stesso tipo, ma di versioni diverse, potrebbero sorgere ugualmente alcune difficoltà. Nel corso degli anni, per esempio, Microsoft Word per Windows (occorre indicarlo, perché esistono anche Microsoft Word per DOS e per Mac) è stato venduto con versioni contrassegnate da diversi numeri. Dopo una fugace apparizione di Word 1, ci sono state in rapida sequenza Word 2, Word 6, Word 95, Word 97, Word 2000 e Word XP. Word 97 è in grado di leggere i file prodotti con Word 6, mentre non è possibile il contrario. Word 97, Word 2000 e Word XP, invece, hanno file dello stesso formato (quindi immediatamente interscambiabili), ma le estensioni dei loro nomi sono.doc esattamente come lo sono quelle dei file salvati con le versioni precedenti dello stesso programma. Chi prova a chiedersi quanti diversi formati di file esistono, difficilmente ottiene risposta. Ogni produttore ne ha creato almeno uno proprietario, sia per motivi com-

25 31 M3 merciali (per riscuotere diritti da altri produttori o per costringere l utenza a comprare il proprio programma), sia per motivi tecnici (ritenendo quel formato il più efficiente possibile). Un modo per aggirare l ostacolo è quello di fornire funzioni di conversione archivi, ossia il programma è in grado di salvare un documento nel formato nativo di un altro programma o di una versione diversa dello stesso. In quest ultimo caso, ovviamente, un programma riesce a convertire i propri documenti in quelli di una versione precedente ma non di una successiva. Tra i formati più diffusi (indicati con la loro estensione) ci sono: DOC (da DOCumento), per i documenti creati con Microsoft Word per Windows. RTF (Rich Text Format), un formato standard, che non è proprietà di nessun produttore di software. MCW, per i documenti creati con Microsoft Word per Macintosh. TXT (da TeXT), per i file di soli caratteri, senza alcun abbellimento grafico (o formattazione). HTM e HTML (HyperText Markup Language), per i documenti da visualizzare con un browser per la navigazione in Internet. Per esempio, uno stesso documento, di nome DIZIONARIO, nei cinque casi elencati assumerebbe i seguenti nomi completi: DIZIONARIO.DOC DIZIONARIO.RTF DIZIONARIO.MCW DIZIONARIO.TXT DIZIONARIO.HTM I primi tre sono completi di tutti gli attributi estetici assegnati loro dall utente, sotto forma di tipo e grandezza di carattere, allineamento ed eventuali tabulazioni. Nel caso di DIZIONARIO.TXT, il contenuto è di tipo testo ed è costituito solo da caratteri senza formattazione di alcun genere. Il formato HTM riguarda la pubblicazione di pagine in Internet. Salvare un documento in un file di formato diverso da quello nativo è molto semplice. Nella finestra di dialogo Salva con nome, dopo aver scelto la cartella e il nome da attribuire al file, occorre fare clic sul pulsante con la freccia in giù accanto alla casella di testo Tipo file. Apparirà una finestra contenente un elenco di formati, indicati con il nome del programma e l estensione che assumerà il nome del file una volta salvato sul supporto di memoria.

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