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1 gestione elettronica catalogo 2015 documentale Servizi Software Scanner - importante - Fatturazione elettronica Conservazione digitale

2 Gestione Elettronica Documentale I nostri servizi di Document & Content Management consentono di organizzare e valorizzare il patrimonio informativo delle Pubbliche Amministrazioni, di Enti Culturali ed Archivistici, di Professionisti e Aziende di ogni dimensione. Forniamo consulenza e realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della nuova normativa per la Conservazione di documenti informatici e la Fatturazione Elettronica. Il nostro obiettivo è di rendere efficienti attività impegnative e costose quali l archiviazione, la ricerca, la consultazione e la distribuzione di documenti. Recenti studi, dimostrano infatti che migliorare questi processi consente di recuperare una produttività superiore al 60%. Maggioli s.p.a. è una società certificata ISO 9001 e FSC.

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4 GLI ACCORDI COMMERCIALI Rivenditori esclusivi per l Italia: Rivenditori ufficiali per l Italia: 5

5 LE REFERENZE Il Gruppo Maggioli, tramite il proprio marchio I.S.S. Imaging System Service, opera su diversi mercati ed ha in attivo centinaia di clienti. Queste le principali referenze: PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Camera dei Deputati Comune di Bergamo Comune di Bolzano Comune di Brescia Comune di Cagliari Comune di Cesena Comune di Cinisello Balsamo Comune di Gubbio Comune di Lecce Comune di Lucca Comune di Mantova Comune di Milano Comune di Novara Comune di Padova Comune di Parma Comune di Pavia Comune di Perugia Comune di Piacenza Comune di Reggio Emilia Comune di Savona Comune di Terni Comune di Torino Comune di Trento Comune di Udine Comune di Verona Consiglio Regionale del Veneto ISTAT Ministero Politiche Agricole di Torino Presidenza della Repubblica Provincia Autonoma di Bolzano Provincia Autonoma di Brescia Provincia Autonoma di Trento Provincia di Brescia Provincia di Catania Provincia di Chieti Provincia di L Aquila Provincia di Mantova Provincia di Potenza Provincia di Reggio Emilia Provincia di Salerno Regione Autonoma della Valle d Aosta Regione Emilia Romagna Regione Liguria Regione Piemonte Regione Sardegna Senato della Repubblica Aci Informatica Ansaldo Energia Archivio Storico Olivetti di Ivrea (TO) Banca Generali Banca Popolare di Vicenza Baxter Beckman Coulter Carige Assicurazioni Club Alpino Italiano Entefiera Milano Eurizon Capital SGR Intesa Sanpaolo Previdenza SIM Lactalis Galbani Manzoni & C. Mecaer Aeronautica State Street Bank Unicredit Tecnimont Terna Agenzia Regione Toscana Archivio Nazionale di Torino Archivio Nazionale di Padova Archivio di Stato di Asti Archivio di Stato di Bergamo Archivio di Stato di Biella Archivio di Stato di Cagliari Archivio di Stato di Catania Archivio di Stato di Cuneo Archivio di Stato di Firenze Archivio di Stato di Pavia Archivio di Stato di Piacenza Archivio di Stato di Rieti Archivio di Stato di Venezia Archivio Provinciale di Trento Archivio Storico di Bolzano Archivio Storico di Catania Archivio Storico Regionale Valle d Aosta Archivium Romanum Societatis Iesu Roma BEIC Biblioteca Europea di Informazione Biblioteca ACI di Roma Biblioteca Nazionale Braidense Milano Biblioteca Nazionale Centrale di Roma Biblioteca Nazionale dei Lincei di Roma Biblioteca Nazionale di Napoli Biblioteca Nazionale di Potenza Biblioteca Nazionale Marciana (VE) Biblioteca Palatina di Parma Biblioteca Provinciale Augusta (BZ) Biglioteca Reale di Torino Biblioteca Universitaria di Bologna Biblioteca Universitaria di Genova Centro Alti Studi Arti Visive (MI) CNR Diocesi di Aosta Ist. Universitario Architettura Venezia Istituto Centrale per il Restauro Roma Museo di Castelvecchio di Verona Museo di Storia Naturale di Milano Pontificio Istituto Biblico (Roma) Sistema Bibliotecario Bresciano Soprintendenza al Museo Egizio (TO) Università della Ca Foscari di Venezia Università di Catania Università di Catanzaro Università di Firenze Università di Lecce Università di Milano Università di Modena Università di Padova Università di Palermo Università di Parma Università di Pavia Università di Roma Università di Torino Università di Udine 6

6 Indice Servizi pag. 8 Document composition e Delivery multicanale 9 Fatturazione elettronica 9 Conservazione dei documenti informatici 12 Firma grafometrica 12 Digitalizzazione documenti 14 Gestione del protocollo informatico 14 Riproduzione Digitale Documentazione Storica 15 Catalogazione e Produzione Metadati 15 Data entry e riconciliazione 16 Riproduzione Micrografica 17 Conversione da Microfilm a Digitale 17 Web Digital Library 18 Web document service Software pag. 20 J-Iride software per la gestione e semplificazione dei flussi documentali e procedimenti amministrativi 21 Arxivar - software di workflow documentale 2 Docworks - software di analisi di struttura del documento 2 Seshat - software per la gestione degli Archivi Digitali Scanner pag. 25 Scanner rotativi per grandi formati 26 Scanner piani per documentazione di pregio e supporti fotografici 26 Scanner a planetario 29 Scanner robotizzati 29 Scanner e Visori Microfilm

7 SERVIZI Document composition e Delivery multicanale Il servizio di Document Composition e Delivery multicanale consente di generare i documenti in formato elettronico e di inviarli in forma cartacea solo ai destinatari a cui non è possibile inviarli tramite P.E.C. o . I principali servizi: Ricezione periodica di spool di stampa, file informatici o data base dai quali impaginare, impostare graficamente, anche in maniera condizionale, i documenti emessi dall azienda producendo PDF a norma (non modificabili). Invio tramite Posta Elettronica Certificata Massiva dei documenti ai soggetti dotati di indirizzo PEC. Produzione (stampa/imbustamento) e l invio cartaceo a tariffe ridotte (Posta Massiva, Posta Premarcata, Recapito diretto tramite altre circuitazioni regionali), dei documenti non inviabili tramite PEC, , Fax o portali. Caricamento automatico dei documenti nel sistema di conservazione e/o in un sistema di workflow e/o Gestione Elettronica Documentale. Con il servizio di digitalizzazione documenti il caricamento in un sistema di workflow può essere esteso anche documenti ricevuti che vengono tolti dalle buste, ripresi digitalmente, indicizzati ed inseriti nel sistema rendendoli disponibili in rete alle aziende che accedono al servizio. La gestione e l invio di comunicazioni fiscali, amministrative e commerciali mediante piattaforma di Multi Delivery, consente di sfruttare le forme di recapito più consone alla tipologia di documento ed al genere di riscontro necessario, compreso l invio tramite mail/pec o tramite Web Services per il deposito nei Portali Regionali (sempre più diffusi). 8

8 Importante Fatturazione elettronica l nostro servizio di fatturazione elettronica consente alle aziende di espletare quanto previsto dalla legislazione in materia di invio fatture alla Pubblica Amministrazione, evitando onerosi investimenti in software e formazione. Con questo servizio tutte le attività comprese tra l elaborazione del dato da parte del cliente e la ricezione della fattura da parte della vengono assolte dal Gruppo Maggioli che si interpone tra il cliente emittente e la destinataria, svolgendo le seguenti attività: Predisposizione delle procedure di interpretazione dello spool fattura o del flusso dati per la trasformazione in XML FatturaPA Elaborazione periodica dei flussi ricevuti trasformandoli in FatturaPA Firma digitale dei file con certificato di firma del cliente Invio alla PA destinataria del documento mediante i canali informatici previsti Restituzione al cliente del certificato di avvenuto trasferimento Restituzione al cliente di una copia del documento in formato PDF formattato graficamente come le normali fatture non elettroniche emesse ad uso archivio. Per i clienti che producono un numero limitato di fatture tale da non giustificare i costi di predisposizione dell infrastruttura, il Gruppo Maggioli potrà generare FatturePA tramite data entry manuale partendo dalla fattura cartacea o in formato PDF. Presentata domanda di accreditamento per lo svolgimento dell attività di conservazione di documenti informatici all Agenzia per l Italia Digitale (AgID) Importante Conservazione dei documenti informatici La Conservazione Digitale si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di conservare nel tempo i documenti informatici, garantendo il valore fiscale o probatorio degli stessi. Documenti ai quali si applica La conservazione digitale (o a norma) può essere applicata a qualsiasi documento, indipendentemente che sia di origine informatica o di origine analogica (carta). Libro giornale, libro inventari, registri IVA Fatture, documenti di trasporto, distinte, ordinativi informatici Dichiarazioni fiscali, Cud, F2/24, ritenute d acconto Libro unico del lavoro, cedolini paga Ricevute, Scontrini fiscali Corrispondenza, Telegrammi, Raccomandate, Cartoline AR, Notifiche, Atti Giudiziari Messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) Registri assicurativi, Polizze, Certificati di conformità Delibere, Determine, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti Sono conservabili in maniera digitalmente senza obbligo di produzione o conservazione cartacea. Con l entrata in vigore della fattura elettornica alla, l unica modalità di archiviazione e conservazione del documento consentita dalla legge è quella digitale. Eventuali copie cartacee non hanno più alcun valore. Attivando un processo di Conservazione digitale gli archivi che per legge vanno composti e tenuti per diversi anni possono essere creati utilizzando direttamente i documenti 9

9 informatici prodotti dal sistema gestionale, oppure ricevuti dalle controparti, senza la necessità di stamparli ed organizzarli in archivio fisico e con la possibilità di integrarli con documenti di origine cartacea (DDT, corrispondenza, ricevute, ecc.) che, una volta digitalizzati e conservati, potranno essere dematerializzati. Attivando un processo di Conservazione digitale si ottengono diversi benefici che consentono una migliore organizzazione dei flussi documentali e degli archivi garantendo una maggiore efficienza e risparmio economico. I principali vantaggi: RIDUZIONE DEGLI SPAZI OCCUPATI RIDUZIONE DEI COSTI grazie all azzeramento dei costi di stampa, alla riduzione dei tempi e degli spazi per la gestione degli archivi e riduzione dei costi postali con l invio multicanale dei documenti. RECUPERO DI EFFICIENZA in tutta l organizzazione. I documenti possono essere consultati direttamente su internet, accedendo alla pagina dedicata sul portale di conservazione sostitutiva CERTEZZA DI INTEGRITà DEGLI ARCHIVI perché non esisteranno più documenti non archiviati, archiviati male o fuori posto. TUTELA LEGALE E FISCALE perché in caso di verifica basta collegarsi al sistema ed esibire i documenti conservati o consegnare un cd rom con quanto estratto riducendo i tempi di espletamento di eventuali controlli fiscali in sede o di procedimenti giudiziari. GARANZIA DI CONTINUITà OPERATIVA nel tempo perché la piattaforma è sempre aggiornata alle ultime disposizioni legislative garantendo massima sicurezza, corretta applicazione delle norme, adeguato grado di sicurezza informatica e salvaguardia/ripristino dei dati. RISPETTO DELL AMBIENTE riduzione dei consumi di carta, stampanti, toner, raccoglitori, mobili e scaffalature Come funziona Il servizio, erogato in modalità cloud, prevede l apertura di un area web dedicata nella quale vengono profilate le classi documentali da conservare (archivi), vengono stabilite le modalità di versamento dei documenti (caricamento) e vengono definite le frequenze di chiusura dei lotti di conservazione (firma e marca temporale). A seconda della modalità di servizio prescelto vengono fornite le credenziali per accedere all area di conservazione è possibile eseguire il versamento dei documenti che può avvenire in due distinte modalità: Versamento diretto di un documento alla volta con inserimento manuale degli indici di ricerca dello stesso nel database del sistema di conservazione. Versamento indiretto di più documenti alla volta con trasferimento tramite ftp, http, https o WebService di un gruppo di documenti e di un file contenente gli indici di ricerca rispettando specifiche tecniche e di sintassi predefinite. I messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) verranno acquisiti e versati automaticamente al sistema mediante accesso diretto del sistema alle caselle di PEC. L accesso diretto mono direzionale (solo lettura) non cancella i messaggi presenti nella casella ma li marca affinché non vengano nuovamente presi in considerazione dagli scarichi successivi. La password di collegamento alla casella PEC sarà inserita dal possessore usando apposita interfaccia e non sarà leggibile ne utilizzabile all infuori del sistema automatico. 10

10 Una volta versati al sistema i documenti in base alle frequenze di chiusura dei lotti di conservazione questi verranno firmati dal Responsabile della Conservazione o da delegato dello stesso e marcati temporalmente per renderli validi ed immodificabili nel tempo. Mediante le credenziali ricevute l azienda si può collegare al sistema di conservazione per ricercare ed esibire documenti. Attività gestionali incluse nel servizio Oltre a quanto indicato nelle varie modalità operative, il servizio di consultazione sostitutiva prevede: La configurazione delle CLASSI DOCUMENTALI La fornitura delle MARCHE TEMPORALI per la chiusura mensile dei lotti di conservazione per tutti i documenti riconducibili alle classi documentali indicate. La redazione del MANUALE DELLA CONSERVAZIONE riferito alle classi documentali conservate. L assunzione della delega all esecuzione del PROCESSO DI CONSERVAZIONE mediante la quale Maggioli riceve dal Responsabile della Conservazione l autorità e la designazione a compiere tutto o parte del processo di conservazione dei documenti. L esecuzione delle attività di Firma Digitale e Marcatura Temporale a CHIU- SURA DEI LOTTI DI CONSERVAZIONE con aggiornamento del manuale della conservazione qualora intervengano situazioni degne di segnalazione sullo stesso. L esecuzione delle attività di SALVAGUARDIA DEI DATI conservati e le attività atte a garantire la sicurezza e l impenetrabilità della piattaforma informatica da parte di terzi. L AGGIORNAMENTO DELLA PIATTAFORMA informatica e del sistema di conservazione applicando le modifiche richieste dagli adeguamenti di legge. 11

11 Firma grafometrica La Firma Grafometrica (riconosciuta come Firma Elettronica Avanzata), consente di eliminare i documenti cartacei che vengono prodotti informaticamente ma che a causa della necessità di acquisizione della firma di una terza parte (es. DDT, Rapporti di Assistenza, Rapporti di Visita Informatori Scientifici, Consensi alla Privacy, Informative, Dichiarazioni e Modelli Fiscali, ecc.), devono essere riprodotti in modalità cartacea e successivamente gestiti ed archiviati. Con i nostri sistemi di Firma Grafometrica, invece, questi documenti possono essere prodotti esclusivamente in formato digitale (normalmente PDF) e, con l ausilio di una apposita tavoletta wacom o tablet con caratteristiche tecnologiche adeguate, la firma può essere acquisita insieme ai dati biometrici necessari per garantire paternità certa alla firma. Il documento generato potrà poi essere inviato al cliente, inserito in archivio, conservato digitalmente o inserito in un processo di workflow documentale Digitalizzazione documenti Il servizio di digitalizzazione prevede l esecuzione di tutte le attività necessarie alla conversione in formato digitale di consistenti quantitativi di documenti cartacei. Il ciclo industriale di produzione è monitorato in ogni sua fase e prevede diverse sessioni di controllo in fase di preparazione, di scansione e di indicizzazione. I documenti digitalizzati ed indicizzati possono essere caricati in sistemi ECM (Enterprise Content Management), e possono essere scaricati su CD/DVD autoconsultante oppure possono essere pubblicati sul web document center Maggioli per la consultazione tramite Internet. L ambiente di lavorazione è adeguatamente protetto con appositi sistemi di sicurezza attivi e passivi, anti intrusione e anti incendio. Tutti i dati di produzione sono duplicati su appositi Back - Up e conservati in ambienti sicuri. Tutte le connessioni Intranet/Internet sono protette con le più evolute tecnologie hardware e software. Maggioli garantisce il totale rispetto di quanto previsto dalla Legge 675/96. 12

12 Ciclo di lavorazione Ritiro dei documenti presso la sede del Cliente. Presa in carico, selezione dei documenti, attivazione del processo produttivo. Verifica della conformità e della qualità dei documenti, identificazione e gestione dei documenti non conformi e/o incompleti. Preparazione dei documenti per la scansione, eliminazione clips e punti metallici. Scansione dei documenti tramite scanner rotativi ad alta velocità Conversione in digitale dei documenti in B/N o colori, salvataggio in formato file tiff, pdf, jpeg. Data capture automatico (OCR ICR OMR - Barcode) Data entry manuale, assistito e verificato. Associazione indici di ricerca aggiuntivi tramite file/db forniti dal Clienti. Utilizzo file di controllo in linea per eliminazione errori di data entry. Salvataggio immagini e indici in batch di produzione, backup di sicurezza. Produzione CD/DVD Autoconsultanti (Software di ricerca e visualizzazione a bordo del supporto). Caricamento di immagini ed indici sul sistema ECM del Cliente o su workflow documentale Pubblicazione online di immagini ed indici sul Web Document Center Maggioli Firma digitale per conservazione sostitutiva. Produzione e distribuzione su territorio nazionale di CD/DVD Autoconsultanti. 1

13 Gestione del protocollo informatico o workflow documentale La gestione in outsourcing del Protocollo Informatico o del workflow documentale prevede: La ricezione/il ritiro periodico o giornaliero dei documenti in entrata o uscita La preparazione alla ripresa digitale mediante eliminazione di punti metallici, riordino e/o organizzazione dei fascicoli. La ripresa digitale con creazione di file PDF multipagina per documento o fascicolo. L indicizzazione per l identificazione univoca del documento. Il caricamento dei documenti nel sistema di conservazione e in un sistema di gestione elettronica Documentale/Protocollo Informatico. L inserimento di documenti in un sistema workflow, ad esempio un ordine, consente di far nascere processi gestionali che fanno circolare all interno dell azienda documenti, informazioni, approvazioni e azioni in forma completamente elettronica, raggruppata e formalizzata, anziché documenti cartacei e/o documenti tra loro slegati che possono anche perdersi o essere archiviati in maniera non corretta mettendo a repentaglio il ritrovamento dell informazione. Riproduzione Digitale Documentazione Storica è possibile riprodurre in digitale ogni genere di documento, volume o rivista. L introduzione di appositi sistemi di scansione a planetario anche per grandi formati consente infatti ai nostri operatori di digitalizzare documentazione storica ed archivistica come, ad esempio: Volumi rilegati Libri antichi Pergamene Giornali Riviste Mappe Manifesti L utilizzo di tecnologie di ripresa ad illuminazione omogenea con luci fredde a led consente la massima garanzia di integrità dell originale. Appositi sistemi basculanti a V di 100/140 gradi permettono la gestione di libri rilegati correggendo la curvatura della pagina dovuta alla costa del libro. Le immagini digitali prodotte possono essere generate nei formati file più diversi e diffusi: TIFF - JPEG PDF PDFA. Le immagini digitali ed i relativi indici di ricerca possono essere pubblicati on-line tramite il Data Center Maggioli oppure scaricati su supporti DVD e HDD. 14

14 I principali servizi: Studio di fattibilità sulla base della consistenza e della qualità degli originali Ripresa digitale a planetario Risoluzione digitale da 00 a 600 dpi Riproduzione digitale in modalità bianco/nero - toni di grigio - colore Raddrizzamento e scontorno delle immagini Conversione formato immagini: TIFF, PDF, JPG, etc. Masterizzazione delle immagini digitali su supporto CD/DVD o HDD Indicizzazione e catalogazione delle immagini Elaborazioni OCR per il riconoscimento automatico del testo Produzione Metadati standard ICCU (schema MAG) o METS Produzione supporti con sistemi di ricerca e visualizzazione Pubblicazione on-line di archivi digitali con motore di ricerca Catalogazione e Produzione Metadati Avvalendosi di personale altamente qualificato, si realizzano servizi di catalogazione e spoglio per documentazione storica ed archivistica, generando i Metadati in conformità alle specifiche previste dall ICCU secondo il Mag Schema o aggiornando Opac locali o nazionali. Data entry e riconciliazione Il servizio di data entry e riconciliazione dei documenti è rivolto a tutte le aziende che oltre ai servizi di gestione documentale hanno la necessità di verificare la consistenza dei documenti e/o hanno la necessità di inserire nel loro gestionale (oppure in una banca dati) dettagli estratti dai documenti ricevuti dai loro fornitori o dalla loro rete di agenzie/ filiali/consociate. Il gruppo Maggioli si propone quindi come HUB di ricezione dei documenti e dopo averli sottoposti a ripresa digitale ed eventuale conservazione sostitutiva, tratterà i documenti ricevuti per rendere disponibili al cliente le immagini ed i contenuti nella forma concordata con il cliente. Il servizio prevede le seguenti attività: Ricezione dei documenti in entrata con suddivisione in tipologie (lettere, fatture, ordini, ecc.). Inserimento degli stessi in un processo di workflow che consente al cliente di lavorare senza carta e secondo percorsi e metodologie formalizzate e sempre identiche perchè predefinite all origine. 15

15 Ricezione dei documenti e verifica della conformità/consistenza con evidenziazione delle non conformità e/o attivazione di processi predefiniti per la richiesta di sanatoria delle non conformità riscontrate. Ricezione di documenti ed esecuzione di data entry remoto sul gestionale del cliente per la registrazione di dati, anche contabili o per il completamento, validazione e stipula di pratiche ordine, bancarie od assicurative. I documenti ricevuti possono anche essere ripresi digitalmente ed inseriti in un sistema di gestione elettronica documentale e/o portati, in conservazione sostitutiva. Gli originali cartacei potranno essere restituiti, dematerializzati o conservati a lungo termine presso i nostri centri di stoccaggio. Riproduzione Micrografica Ancora oggi, nonostante l evoluzione e la diffusione dei supporti informatici, il microfilm è considerato il supporto più affidabile per la conservazione a lungo termine. Rispetto alle più moderne tecnologie che presentano una criticità dovuta alla rapida obsolescenza del supporto informatico stesso, il microfilm, nella sua semplicità, fornisce la massima garanzia di conservazione e leggibilità nel tempo. Maggioli garantisce un servizio di riproduzione micrografica di qualità impeccabile. I principali servizi: Microfilmatura a planetario di periodici, volumi o documenti storici ed antichi Produzione pellicole microfilm in formato 16/5 mm Sviluppo del master microfilm Duplicazione delle pellicole microfilm in formato positivo/negativo Controllo di qualità ed ispezione delle pellicole 16

16 Conversione da Microfilm a Digitale Il microfilm è un supporto adatto alla conservazione nel tempo ma è un supporto poco pratico per l utilizzo e la diffusione sul web. Per evitare di dover riprendere digitalmente documenti che sono già disponibili su microfilm di buona qualità, con la conversione digitale è possibile generare immagini di pari formato a quelle dell originale con qualità paritetica a quella ottenuta dagli originali usando un planetario digitale. Per la conversione dei supporti microfilm, fiche o aperture Card garantiamo elevati standard qualitativi e produttivi grazie alle funzionalità dei nostri scanner di primari produttori quali Nextscan o Wicks & Wilson. I principali servizi: Studio di fattibilità sulla base della consistenza e della qualità del patrimonio microfilm Riproduzione in formato digitale di qualsiasi supporto micrografico (bobine 16/5 mm, aperture card, microfiches, etc.) Risoluzione digitale da 200 a 600 dpi Riproduzione digitale in modalità bianco/nero o toni di grigio Output digitale in rapporto 1:1 con il formato dell originale riprodotto su microfilm Filtri per l ottimizzazione delle immagini Raddrizzamento e scontorno delle immagini Conversione formato immagini: TIFF, PDF, JPG, etc. Masterizzazione delle immagini digitali su supporto CD/DVD o HDD usb Indicizzazione e catalogazione delle immagini Elaborazioni OCR per il riconoscimento automatico del testo Produzione supporti con sistemi di ricerca e visualizzazione Pubblicazione on-line di archivi digitali con motore di ricerca Vantaggi Facilità di stampa Semplicità di consultazione delle immagini Possibilità di distribuzione delle immagini Web Digital Library Questo servizio consente di pubblicare on-line interi archivi di documenti digitali e navigare nel sito utilizzando il software Seshat, sviluppato da Maggioli per la gestione e la ricerca dei documenti digitali. I nostri Servizi Accesso al software Seshat in modalità ASP (Application Service Providing) Motore di ricerca per indici Motore di ricerca testuale 17

17 Hosting web, application e database management Storage on-line di immagini ed indici Connettività Internet per gli accessi on-line Backup e conservazione delle immagini ad alta definizione Software maintenance and system management Help desk Vantaggi Massima distribuzione ed accesso alle informazioni Riduzione dei costi di gestione sull area IT interna Facilità di ricerca Miglioramento dei livelli di servizio Web document service Internet e le tecnologie Web consentono di superare qualsiasi limite alla distribuzione e all accesso di informazioni e documenti, con evidenti vantaggi e risparmi per le organizzazioni aziendali. Tramite l utilizzo di un browser internet, il Web Document Center Maggioli consente ai propri utenti registrati, abilitati e validati, di accedere ai documenti della propria organizzazione ovunque essi si trovino. Le nostre soluzioni Web based, consentono di affidare in outsourcing (oltre all acquisizione documentale e al data capture) anche la gestione dell applicativo di Content Management con le massime garanzie di sicurezza, affidabilità ed efficienza. Il Web Document Center Maggioli, consente di sfruttare tutte le potenzialità di un evoluto sistema di Content Management senza che il Cliente debba farsi carico In House della gestione, della manutenzione, dell obsolescenza delle tecnologie. I principali servizi: Acquisizione digitale ed indicizzazione dei documenti Pubblicazione sul web degli indici e delle immagini dei documenti Garanzia di sicurezza e monitoraggio degli accessi Sicurezza dei back up 18

18 Tecnologie di storage per il mantenimento On-Line di milioni di documenti Sicurezza e connettività Possibilità di storicizzare Off-Line le informazioni non più indispensabili Software maintenance and system management Help desk Vantaggi Riduzione dei costi IT interni Riduzione del personale interno dedicato Riduzione dei costi fissi di gestione Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione Livelli di servizio garantiti. 19

19 SOFTWARE J-Iride - software per la gestione e semplificazione dei flussi documentali e procedimenti amministrativi La gestione delle informazioni, dei documenti, dei processi e dei procedimenti amministrativi, rappresentano elementi essenziali per realizzare le novità contenute nelle leggi di riforma della Pubblica Amministrazione. J-Iride è il sistema informativo che supporta gli Enti Locali nella gestione dinamica dei flussi documentali garantendo sicurezza, autenticità, archiviazione, conservazione a norma e salvaguardia dei dati in conformità alla normativa di riferimento. I vari moduli applicativi che costituiscono J-Iride rappresentano un valido strumento per esercitare il controllo su tutti i cicli di creazione, acquisizione, gestione, distribuzione, condivisione, scambio ed archiviazione delle informazioni strutturate, dei documenti e delle correlazioni che riguardano le attività tipiche della vita quodiana di un Ente Pubblico. J-Iride è un sistema integrato di gestione documentale e si presenta come una piattaforma modulare che realizza il tracciamento, l aggregazione e l esecuzione automatica dei flussi di lavoro (Work-Flow). Il software è composto da un ampia gamma di moduli applicativi, a partire dal Protocollo Informatico, immediatamente fruibili a supporto dei processi amministrativi dell Ente. Ai vari moduli si accede alle informazioni in modo semplice ed intuitivo con l utilizzo di logiche di tipo multimediale. Tutte le informazioni sono convalidabili con l apposizione della Firma Digitale e sono rigorosamente protette da accessi non autorizzati (Access Control List). J-Iride è fruibile anche secondo la modalità ASP (Application Service Provider) e Cloud (cloud provider). Di seguito uno schematico quadro di riepilogo delle componenti del sistema informativo J-Iride. - software di workflow documentale 20

20 Arxivar - software di workflow documentale ARXivar è una piattaforma di Document & Process Management completa e scalabile con la quale è possibile gestire in modo centralizzato infiniti documenti elettronici provenienti dai vari sistemi informativi che l azienda utilizza (ERP/Gestionale, , fax, office, CRM, CAD, sistemi qualità, rilevazione presenze, etc..). Con ARXivar ogni documento prodotto o ricevuto attiva o implementa un processo che in maniera del tutto automatizzata coinvolgerà le persone previste nell iter di gestione mettendogli a disposizione gli strumenti per assolvere alla loro funzione definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni e con quali poteri decisionali. In pratica ARXivar attraverso un interfaccia estremamente intuitiva allineata agli standard Microsoft, permette di gestire le informazioni e coordinare gruppi di lavoro per l esecuzione metodica e formalizzata di procedure. Con ARXivar, le informazioni diventano patrimonio condiviso tra gli utenti (collaborazione e distribuzione) senza mai essere duplicate. ARXivar gestisce la protocollazione per tipo documento e per la Pubblica Amministrazione ed inoltre gestisce in automatico la storia delle modifiche fatte ad un documento applicando revisioni e log ad ognuno di essi. ARXivar offre funzionalità quali: la spedizione automatica dei documenti via fax, mail, posta ordinaria o raccomandata secondo la priorità del destinatario, creazione di Cd autoconsultanti, gestione della modulistica aziendale (carta intestata, moduli qualità), stampante PDF, gestione di deleghe, una anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi di ricerca FULL-TEXT, firma digitale e molto ancora. ARXivar possiede diversi tipi di ricerche documentali a seconda del tipo di uso e di operatore, che garantiscono la reperibilità dei documenti in base a livelli di riservatezza che si incrociano tra loro per soddisfare le più particolari esigenze di privacy e di accessibilità ai dati. Con il workflow DESIGNER (disegnatore grafico di processi), si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono eseguire delle attività secondo un determinato percorso procedurale. Il workflow di ARXivar consente di essere proattivi e semplificare le attività che arrivano direttamente sulla scrivania elettronica di chi deve svolgerle. In questo modo è possibile monitorare in modo più efficiente i processi, identificare tempestivamente le criticità e rendere disponibili strumenti per analizzare e gestire le eccezioni. Una delle caratteristiche più importanti è la semplicità d uso. Il modellatore di processi di ARXivar permette di essere autonomi nella creazione dei processi. L introduzione di ARXivar permette di definire un unico punto di raccolta di tutte le informazioni come documenti, fax, , disegni, immagini, filmati. Le possibili gestioni di questo archivio sono infinite. Inoltre l uso del Workflow Management permette la definizione e il controllo dei Processi di Business (BPM) L architettura flessibile di ARXivar permette di configurare il prodotto per soddisfare anche le esigenze più particolari. Le informazioni in ARXivar vengono gestite da un servizio REPOSITORY, replicabile geograficamente, che si occupa dell archiviazione, della sicurezza dei dati, della loro 21

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