IL NUOVO SISTEMA DI POSTA

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1 Gentile utente della posta elettronica AOUTS, siamo finalmente alle fasi finali della migrazione del vecchio ed insicuro sistema di posta verso il moderno client web di Microsoft. I vantaggi crediamo siano già evidenti a tutti. La nostra posta non sta più sul nostro pc (e quindi non la perdiamo se si rompe il disco rigido) ed è visibile nello stesso modo dal pc aziendale come da qualunque altro pc nel web oltre che sincronizzabile sulla maggior parte degli smartphone e dei tablet. Tutte le fasi di passaggio e questa non è esente portano alcune difficoltà, che in questo caso sono accentuate dal fatto che il sistema precedente è tecnicamente obsoleto. Al fine di aiutare tutti a capire il passaggio ed il nuovo sistema e quindi essere in grado di lavorare al meglio cogliendo le nuove opportunità e smorzando le difficoltà dell utilizzo di un nuovo oggetto, sono state redatte le FAQ e delle brevi spiegazioni che trovate di seguito. Queste verranno pubblicate in intranet, nella sezione personale aziendale/informativa e telecomunicazioni/manuale applicativi/posta elettronica Outlook Web App e saranno via via aggiornate con consigli utili. Suggeriamo quindi di verificare frequentemente gli aggiornamenti. Il 2800 è comunque a disposizione per ogni aiuto vi necessitasse. Cordiali saluti Cinzia Spagno IL NUOVO SISTEMA DI POSTA Il nuovo sistema di posta è Exchange con accesso via Outlook Web App, ossia il sistema web standard di Microsoft, ed è installato in server farm Insiel. È un sistema molto diffuso a livello mondiale e le sue funzionalità sono tipiche dello stato dell arte. È visibile dall interno dell azienda e dall esterno per mezzo di qualunque pc collegato in internet senza necessità di software specifici installati (si leggono anche documenti word ed excel anche da pc in cui office non è presente). Il sistema è collegato al sistema aziendale per cui da pc interno ad AOUTS riconosce l utente autenticato e permette l acceso diretto alla posta senza necessità di ridigitare la password. Di fatto l accesso alla nuova posta avviene con le stesse credenziale di accesso al pc aziendale. La capacità della casella è per ogni utente di 3GB e tutta la posta in essa contenuta (ricevuta ed inviata) viene salvata in modo sicuro (non ci sarà più il rischio di perderla per esempio per rottura del disco rigido del PC). La rubrica Il sistema ci è stato fornito dalla regione FVG per tramite di Insiel ed è questo il motivo per cui nella rubrica globale sono visibili gli indirizzi della Regione stessa, di Insiel e di molti altri Enti che già afferivano a questo sistema. Via via che altri Enti aderiranno la rubrica andrà incrementando. Ovviamente è possibile inserire contatti personali in rubrica ovvero inserire dati personali in un contatto già centralizzato. Tali dati privati non verranno visti da altri. Ciascuno di noi è invece abilitato a cambiare i propri dati (ossia ad aggiungerli, per esempio telefono, cellulare etc) in modo che tutti li vedano da rubrica centralizzata. Utilizzo ottimale della casella e Capacità (dimensione) della stessa Ad ogni casella utente è associata una capacità di disco di 3GB. La casella va utilizzata con prevalenza di scopi lavorativi e va mantenuta pulita ossia vanno via via cancellate le mail non utili e per le quali il costo dell archiviazione sarebbe di fatto uno spreco. Tra queste per esempio le mail di gioco e scherzo tipicamente con allegati anche di grandi dimensioni, le mail con allegati file in versioni precedenti ossia superate dall itinere del processo e non più utili etc. Lo stato di riempimento della casella è visibile posizionandosi con il mouse sul nome della propria casella nella colonna di sinistra. Mantenendo il posizionamento si apre un rettangolo giallo con le indicazioni di riempimento.

2 Qualora la capacità della casella risulti comunque insufficiente andrà fatta richiesta telefonica di espansione all interno 2800 motivando il caso. La SC Informatica e Telecomunicazioni si riserva di verificare che il contenuto della casella sia prettamente inerente le attività lavorative. Salvataggio di mail Le mail si possono salvare anche al di fuori del sistema di posta, sul pc (dove non è garantito alcun back up) o in cartella condivisa (R: di reparto) o in cartella utente (U: utente). Il modo consigliato per farlo è la stampa pdf su file della stessa in quanto il formato pdf è quello su cui si stanno orientando tutti i sistemi di gestione documentale e sarà quindi il formato più a lungo leggibile. NB. Ora le mail che abbiamo nella casella di posta outlook web sono già salvate in modo sicuro a livello centrale. Salvataggio di allegati È consigliato non tenere in casella allegati. Questi vanno salvati al di fuori del sistema di posta, sul pc (dove non è garantito alcun back up) o in cartella condivisa (R: di reparto) o in cartella utente (U: utente). La conversazione Il sistema permette una nuova visibilità (che è impostata di default) detta conversazione. Questo permette di vedere legate in un unico flusso logico, detto appunto conversazione, tutte le mail di risposta / inoltro da una mail padre. La continuazione di una conversazione dalla posta vecchia Sicuramente un disagio legato al passaggio dal vecchio al nuovo sistema è il fatto che fino ad un certo giorno la posta arrivava alla casella vecchia (su web mail o su outlook) ed ora sulla nuova posta Exchange. Chiaramente questo disagio si manifesta in modo forte i primi giorni e va scemando con il passare dei giorni. Le modalità suggerite per la continuazione di una conversazione iniziata sul sistema vecchio è il copiare dal vecchio sistema di posta il corpo del messaggio a cui ci si vuole collegare e da nuovo sistema di posta aprire una nuova mail e copiare in calce alla stessa il corpo del messaggio. Il copia incolla si fa come su tutto il pacchetto office con i tasti Ctrl+C (copia) e poi Ctrl+V (incolla). La casella di reparto Il nuovo sistema permette di accedere in modo semplice alla casella di reparto: i soli autorizzati potranno accedervi, sempre senza doversi ricordare un altra password. Per l utilizzo ottimale della casella di reparto (o in generale di casella diversa dalla proprio) si suggerisce di lavorare sempre in modo disgiunto. Ossia se sul browser abbiamo aperta la casella di reparto è bene disconettersi e chiudere il browser prima di riaprirlo per accedere alla propria casella. Va comunque sempre tenuto conto che il componente di gestione delle sicurezze avanzate (firma digitale e crittografia) detto S/MIME che si è scelto di installare proprio per poter usare mail firmate e crittografate in un prossimo futuro è legato all utente ed alla sua identità di posta e come tale viene disattivato nelle caselle di posta condivise provocando piccole differenze di comportamento. Si rimanda alla spiegazione di dettaglio sul componente per i dettagli di funzionamento.

3 FAQ - Come si accede al nuovo sistema di posta? R breve: Nel portale intranet, in basso a destra c'è il link Posta elettronica. Questo collega direttamente alla casella personale dell utente che ha fatto l accesso al PC. R completa: il nuovo sistema di posta è visibile anche dall esterno, da internet, senza necessità di nessun software installato sul pc. L accesso in questa modalità è il seguente: digitare sulla barra degli indirizzi posta.um.fvg.it nella maschera di login che appare compilare login: AOUTS\ORXXXX password: xxxxxxxxxxxx ossia la password che si digita per l accesso al pc aziendale nota: il sistema funziona con browser recenti (es. minimo ie8, chrome etc). - Perché all accesso alla posta non viene richiesta la password? R: Il sistema di posta è collegato al dominio active directory aziendale per cui una volta fatto l accesso al pc aziendale le credenziali dell utente vengono passate in modo trasparente al sistema di posta che riconosce quindi in automatico l utente autenticato sul pc. Quindi accedendo alla posta da pc aziendale non viene richiesto né l utente né la password. Accedendo alla posta da pc non aziendale sarà necessario digitare l utente anteceduto dal dominio (AOUTS\ORxxxx) e la stessa password utilizzata per l accesso al pc aziendale. -Come si attiva e come si disattiva la modalità di visualizzazione conversazione? La casella di posta ha in modalità preimpostata la conversazione attiva. Quindi i messaggi di risposta o inoltro vengono raggruppati sul messaggio padre e visualizzati annidati nel più recente. Le modalità impostate per la visualizzazione all interno della conversazione sono visibili da menù opzioni tutte le opzioni impostazioni posta conversazioni salva (in basso a destra). Per disattivare la conversazione sulla singola cartella di posta (es. arrivo) accedere al menù visualizza e deselezionare utilizza conversazioni. I messaggi saranno conseguentemente visualizzati singolarmente in colonna. Le conversazioni vengono attivate o disattivate per cartella e l'impostazione rimane, indifferentemente dalla sessione o dal computer che si usa. Quindi è importante attivare o disattivare (in base alla propria preferenza) le conversazioni in ogni cartella (quindi sia in posta arrivata che posta inviata). -Come si cerca un messaggio? Nel riquadro cerca posta è possibile mettere le chiavi di ricerca. Il sistema cerca le parole intere, per parti di parola va usato l * (es. ricerca muscolo : digitare muscolo, oppure muscol* per trovare muscolo o muscoli o muscolare). Se si inseriscono più parole il sistema cerca le mail che contengono ambedue le parole. La ricerca viene effettuata anche negli allegati. NB. Se sulla cartella/cartelle in cui si sta eseguendo la ricerca la modalità di visualizzazione conversazione è attiva, allora il messaggio cercato può essere annidato all interno della conversazione, e di questa è visualizzato l ultimo elemento. Per rendere la visibilità più immediata si può disattivare, anche momentaneamente, la modalità di visualizzazione conversazione. -come si incolla un testo in un messaggio? E una immagine? E una tabella? Il sistema che funziona sempre è la combinazione classica di tasti Ctrl+C per copia, Ctrl+V per incolla. Quindi va selezionato il testo da copiare e digitato Ctrl+C, poi ci si posiziona nel punto in cui vuole venga copiato il testo e si digita Ctrl+V, così come su word, excel etc. Per quanto riguarda le immagini e le tabelle, l unico modo in cui si è sempre certi del risultato è di copiarle in word o in excel e di allegare il file alla mail. Approfondimento per gli utilizzatori più esperti.

4 Ove sia abilitato il componente S/MIME (si rimanda allo specifico paragrafo sul componente) è possibile fare: - drag&drop di allegati da windows ad una nuova mail; - incollare immagini nel testo della mail; - incollare tabelle nel testo della mail. -Come si allega un file ad un messaggio? Il modo canonico è utilizzare l icona allega file. Non è più possibile usare i menù invia tramite posta elettronica dei diversi software di lettura di file.doc,.xls,.pdf,.tif, etc., il che è un comportamento standard per i sistemi di posta web. NB: usare il menù suddetto durante il periodo di transizione (alcuni mesi durante i quali l invio dal sistema vecchio funziona ancora) fa sì che la mail parta dal vecchio client di posta e che quindi non si troverà mai nel sistema web in uso. Approfondimento per gli utilizzatori più esperti. Ove sia abilitato il componente S/MIME (si rimanda allo specifico paragrafo sul componente) è possibile fare: - drag&drop da windows alla webmail, ossia trascinando l'icona del file nell'area del messaggio: l allegato verrà creato in automatico; -aprire l allegato direttamente dal messaggio che sta per essere inviato per verificare che sia l allegato giusto. -Come si salvano le mail sul pc? E gli allegati? Il modo più sicuro per salvare le mail è stamparle come file pdf e quindi salvare il file sul disco U oppure R. Quindi la mail va aperta (doppio click sulla mail) e va utilizzato l icona di stampa in alto sulla finestra che si è aperta. A quel punto va selezionata la stampante stampa pdf. Il sistema di stampa pdf permette di mettere il titolo (nome) voluto al file e salvarlo nella cartella voluta. Per salvare gli allegati bisogna aprire la mail con il doppio click. Nell intestazione della mail, vicino ad allegati c è l opzione scarica tutti gli allegati. Per salvarne solo uno (o uno alla volta) bisogna posizionarsi sull allegato che si vuole salvare e dal menù tasto destro scegliere l opzione salva oggetto con nome. Anche nel salvataggio degli allegati è possibile scegliere il nome e la cartella di salvataggio. -Come si può richiedere una conferma di lettura? E darla? Prima di inviare la mail, dal menù opzioni, è possibile settare l opzione di verifica richiedi conferma di lettura per il messaggio. Si suggerisce di utilizzare l opzione solo per i casi critici; rimane comunque in capo al ricevente la facoltà di autorizzare o meno l invio della conferma di lettura. Per quanto riguarda invece la conferma di recapito, questa garantisce che il messaggio è giunto nella casella postale di destinazione. In caso di indirizzo errato arriva comunque un messaggio di sistema in tempo reale. Se ci arriva una mail da un mittente che ha richiesto la conferma di lettura, la stessa ci viene presentata con una dicitura Il mittente del messaggio ha richiesto la conferma di lettura. Fare clic qui per inviare una conferma. che ci permette di autorizzare la spedizione della stessa. -Come si inseriscono i contatti personali in rubrica? Concettualmente ci sono due rubriche: quella globale della piattaforma, nella quale ci sono tutti i contatti aziendali via via che passano al nuovo sistema (a regime ci saranno tutti) nonché tutti quelli di altri enti che insistono sul medesimo sistema (es. Regione, Insiel, etc), e quella privata. La rubrica globale non si può modificare, tranne i dati di se stessi. Quella privata si. Dall icona in alto a destra è possibile accedere ad una finestra che in una unica maschera permette di navigare sia tra i contatti della rubrica globale che della rubrica personale. Dalla finestra di ricerca accanto alla suddetta icona è possibile cercare i contatti ottenendo come risultato l insieme dei contatti trovati sia nella rubrica globale che in quella personale. Anche quando si

5 compila l indirizzo del destinatario in una nuova mail il controlla nomi, icona, restituisce i contatti sia della rubrica globale che di quella privata. Alla rubrica privata è possibile accedere anche dalla pagina principale dalla stessa con l icona contatti in basso a sinistra. I contatti personali non sono visibili da altri. NB. Qualora nella rubrica personale vi fossero molti contatti di persone appartenenti a ditte ed enti al di fuori di AOUTS dei quali si necessità per il proseguo del lavoro, va richiesta la migrazione al Come seleziono i destinatari ai quali inviare un messaggio di posta elettronica? Cliccando su Nuovo si aprirà una nuova finestra contrassegnata dall etichetta Messaggio senza nome. Ora, nella casella A: si potranno inserire i destinatari in molti modi diversi : 1) Cliccando su A: si accede alla lista degli indirizzi globale (GAL) ed ai propri contatti personali. Cliccando su uno di questi lo si aggiunge automaticamente nella lista dei destinatari. 2) Iniziando a scrivere direttamente l indirizzo di un destinatario, si nota già dalle prime lettere digitate che il sistema ci propone automaticamente indirizzi scritti da noi in precedenza. Se questi indirizzi sono corretti, possiamo cliccare su uno di questi per includerlo automaticamente nella lista dei destinatari. 3) Cliccando sul disegno della rubrica possiamo accedere alla rubrica in linea esattamente come al punto 1. 4) Possiamo scrivere l indirizzo del destinatario direttamente nel campo A: A questo punto compiliamo il campo oggetto (facoltativo) e cliccando su invia possiamo inviare il nostro messaggio. ATTENZIONE! - Gli indirizzi che ci vengono proposti automaticamente non è detto che siano corretti, sono solo stati digitati in precedenza. - Cliccando su Controlla Nomi, il sistema verifica che gli indirizzi di posta siano scritti con una sintassi corretta. Quindi può essere usato in due modi: o digitando solo una parte dell indirizzo (es. cognome) e ottenendo in questo modo la lista di tutti i contatti presenti i una delle rubriche che contengano il testo digitato nel titolo del contatto (archivia come) o digitando l indirizzo completo il controlla nomi controlla solo che sia scritto con una sintassi corretta, ossia non verifica che siano corretti (esistano) o che appartengano ad una delle rubriche. - Non usare MAI l invio dopo aver digitato un indirizzo parziale o una parte del nome: il sistema autocompleterebbe con il contatto che ritiene più probabile, ma potrebbe non essere quello che intendiamo - Il modo più SICURO per inviare un messaggio con la garanzia che l indirizzo del destinatario è corretto è trovarlo nella lista globale e cliccarci sopra per inserirlo automaticamente nel campo dei destinatari. - In caso di indirizzo errato il sistema comunque ci avverte con un messaggio che indica la casella di posta per la quale non è stato possibile recapitare il messaggio. NOTA BENE: verificare sempre prima di inviare che gli indirizzi siano completi, e se mostrati solo in forma contratta (es. nome e cognome), cliccarci sopra per verificare l intero indirizzo. Solo così possimao essere sicuri di non mandare per caso ad un omonimo di un altra organizzazione -Come si crea ed utilizza la firma ossia i propri dati? Da opzioni, in alto a destra, tutte le opzioni, impostazioni. La firma si può comporre con i dati e le modalità preferite. Non si possono inserire immagini. -Come si accede alla casella di posta condivisa?

6 Chi è autorizzato all accesso alla casella di posta condivisa può accedervi direttamente senza digitare alcuna password. È sufficiente cliccare sull icona all estrema destra della barra gialla vicino al nome della casella e nella finestra che si apre digitare l indirizzo della casella condivisa di reparto che si vuole aprire. Per tornare indietro è sufficiente fare la stessa procedura, indicando la propria casella di posta nome.cognome@aots.sanita.fvg.it. Si suggerisce però di chiudere il browser e riaprirlo ogni volta che si passa da una casella all altra. Approfondimento per gli utilizzatori più esperti. Il componente S/MIME (si rimanda allo specifico paragrafo sul componente), la cui funzione è quella di gestire con sicurezza l identità, viene automaticamente disattivato quando si accede ad una casella diversa dalla propria (es. alla casella di reparto). Se non si chiude il browser nel tornare alla propria casella nominativa il sistema non riattiva sulla propria casella il componente S/MIME. In generale comunque è per queste peculiarità del componente S/MIME che non si ha comportamento uniforme (tipo incolla sul tasto destro) tra casella personale e di reparto. -Come si configura la mail sul cellulare (anche privato)? Per gli utilizzatori più esperti. Le impostazioni da usare sono: a) Active Sync (modalità consigliata) Indirizzo di posta: nome.cognome@aots.sanita.fvg.it Nome utente: orxxxx (oppure aouts.it\orxxxx) Dominio: aouts.it Indirizzo del server: posta.um.fvg.it Password: la password di dominio Questa configurazione collega il cellulare/tablet al sistema di posta elettronica e permette la sincronizzazione oltre che della posta, anche dei contatti, dei calendari e dei promemoria. b) POP3/smtp (modalità sconsigliata) server di posta in uscita: posta.um.fvg.it porta 110 server di posta in arrivo: posta.um.fvg.it porta 25 nome utente: aouts.it\orxxxx password: di dominio (quella per accedere al pc) c) imap/smtp (modalità sconsigliata) server di posta in uscita: posta.um.fvg.it porta 143 server di posta in arrivo: posta.um.fvg.it porta 25 nome utente: aouts.it\orxxxx password: di dominio (quella per accedere al pc) sicurezza della connessione/crittografia: Starttls (raccomandato) o plain/in chiaro

7 autenticazione: NTLM -E possibile attivare la modalità ad alto contrasto per ipovedenti? Si può attivare la modalità ad alto contrasto per ipovedenti dal menu Opzioni Tutte le opzioni Impostazioni Generale Utilizza la modalità per utenti non vedenti o con ipovisione. Dopo aver impostato questa opzione è necessario salvare l impostazione (in basso a destra) e riaccedere alla casella di posta. -La mia posta elettronica da casa funziona in modo diverso? Il componente S/MIME viene installato automaticamente su tutti i computer dell azienda che appartengono al dominio aziendale. L assenza di questo componente sul computer che si utilizza provoca alcune variazioni nell esperienza utente con la posta elettronica. Queste variazioni sono evidenti anche se si utilizzano browser diversi da internet explorer. Per ottenere la medesima esperienza da casa è sufficiente utilizzare il browser Microsoft Internet Explorer 8 o superiori ed installare il componente S/MIME da Opzioni Tutte le opzioni Impostazioni S/MIME Installa componente S/MIME. Attenzione! Per installare questo componente è necessario essere amministratori del computer. Per gli utilizzatori più esperti. In azienda per uniformità d uso e minimizzazione degli errori è stato scelto di distribuire a tutti OutlookWebApp. Sul pc di casa ogni utente è libero di installarsi il client Outlook con le impostazioni POP3/IMAP indicate per la configurazione su palmare/tablet. -Il componente S/S/MIME Per gli utilizzatori più esperti. Il componente S/S/MIME è un componente activex che si installa a livello macchina, non a livello utente, che attiva la possibilità d uso di funzionalità importanti come la gestione delle identità digitali e dei certificati in genere, e tra queste: - inviare messaggi firmati; - verificare la firma digitale dei messaggi ricevuti; - inviare messaggi crittografati; - aprire messaggi crittografati. Il componente S/S/MIME permette inoltre le seguenti funzionalità di corollario: -allegare messaggi a messaggi; -incollare immagini in messaggi; -allegare file utilizzando un'interfaccia utente più semplice e consentire agli utenti di allegare più file in una sola operazione. Nota- il componente S/MIME funziona esclusivamente con Internet Explorer.