The Business Travel Magazine for Carlson Wagonlit Travel. analisi e la valutazione. program in essere all interno di un azienda

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1 Carlson Wagonlit Travel Connect Newsletter Dicembre N 4 The Business Travel Magazine for Carlson Wagonlit Travel S T R A T E G Y Dalla diagnosi all azione Crescita su più fronti In viaggio con... Deloitte Le novità di Air France Un approccio proattivo alla sicurezza l analisi e la valutazione dei travel program in essere all interno di un azienda sono il primo fondamentale passo per la definizione di un Business Plan che conduca all ottimizzazione della spesa e dei processi di viaggio. A questo scopo Carlson Wagonlit Travel ha sviluppato un apposito strumento - CWT Diagnostic Tool - che, unito all esperienza e al know-how dei suoi account manager, supporta le aziende nel raggiungimento dei propri obiettivi sia quantitativi che qualitativi. Il sistema permette infatti di valutare l andamento di un travel program rispetto alle otto aree che CWT ha identificato come fondamentali per gestire i viaggi d affari in modo efficace: i servizi ai viaggiatori; l hôtellerie; i meeting e gli eventi; la spesa aerea e i trasporti via terra; la conformità alle politiche di viaggio; il consolidamento dei dati di spesa; la sicurezza dei viaggiatori; gli strumenti di misurazione delle performance. Il tool è disponibile all interno del CWT Program Management Center, il nuovissimo cruscotto di gestio- ne web-based che CWT ha ideato per agevolare il compito dei travel manager e che raggruppa in un unica interfaccia tutti gli strumenti e le informazioni di cui il responsabile dei viaggi necessita per ottimizzare la gestione dei viaggi. Ma vediamo più nel dettaglio come funziona CWT Diagnostic Tool. Il punto di partenza è ovviamente la raccolta delle informazioni da parte degli account manager di CWT e avviene attraverso un dettagliato questionario. A seguito dell inserimento dei dati, il sistema elabora un punteggio su una scala da 1 a 5 - il diagnostic score -, con una valutazione sia a livello complessivo che per ciascuna area di osserva-

2 editoriale Il 2007 si avvia alla conclusione e, ora più che in altri periodi, viene spontaneo fare qualche riflessione sulle tendenze in atto nel mercato del business travel e su cosa ci riserba il prossimo futuro. Il comparto sta vivendo una fase di forte dinamismo: i tassi di incremento del traffico aereo, ad esempio, vanno di pari passo e più spesso superano la crescita dell economia. Nel 2007, infatti, le previsioni indicano un aumento del traffico a livello worldwide pari a circa il 6% contro una crescita economica vicina al 4%. Nel settore prevalgono aspettative di volumi crescenti, anche se il rallentamento dell economia lascia immaginare che presto gli incrementi diverranno più contenuti. In tale contesto Carlson Wagonlit Travel continua a rafforzare la propria leadership (cfr. p. 3), attraverso sia acquisizioni esterne sia sviluppo di new business e rinnovi di contratti esistenti. E a questo proposito sono molti i grandi nomi, in particolare nel settore bancario e automotive, che negli ultimissimi mesi ci hanno confermato la propria fiducia, a dimostrazione dell efficacia delle nostre soluzioni per l ottimizzazione di spese e processi. Per intervenire correttamente, però, non si può prescindere dall analisi e valutazione dei travel program in essere: ecco allora l importanza di CWT Diagnostic Tool (cfr. art. di apertura) che, utilizzando anche dati di benchmark, permette di identificare le aree di miglioramento su cui concentrare sforzi e risorse. Tra le esigenze delle aziende, la ricerca di risparmi resta di gran lunga l obiettivo prevalente. Ma cresce sempre più l attenzione sulla sicurezza dei viaggiatori: un tema che richiede un approccio strutturato (cfr. p. 6) e in cui CWT può offrire un significativo supporto. S T R A T E G Y zione, e lo visualizza graficamente in un diagramma di immediato impatto. Ma non solo: il tool consente infatti il confronto con una base dati estremamente ampia, grazie alla larga casistica di cui CWT dispone. Il benchmarking può essere effettuato secondo tre modalità distinte: per cliente, standard e approfondito. Nel primo caso vengono messi a confronto i risultati delle diverse branch della stessa azienda nel mondo, evidenziando le migliori e/o le peggiori performance tra i paesi: questo modello è quindi adatto a clienti globali o almeno multinazionali. Il benchmarking standard, utilizzato per clienti e prospect di ogni dimensione, permette invece di valutare i risultati di una società rispetto a quelli di un gruppo - definito automaticamente dal sistema - omogeneo per volumi di spesa e area geografica. La terza tipologia di benchmarking, infine, è studiata per aziende che necessitano di un analisi estremamente approfondita: in questo caso è lasciata all utente la possibilità di selezionare un campione omogeneo di riferimento sulla base di una serie di variabili (il settore merceologico, l area geografica, la tipologia di configurazione del servizio, il modello contrattuale ecc.). La precisa valutazione effettuata da CWT Diagnostic Tool permette così di identificare in modo dettagliato e personalizzato le aree di miglioramento su cui concentrare sforzi e risorse. Sarà l account manager ad affiancare l azienda nell analisi e a suggerire le appropriate azioni da implementare e il loro ordine di priorità, tenendo conto degli obiettivi e della cultura aziendale e della sua propensione al cambiamento. Fino a definire, di concerto con il travel manager, uno specifico e approfondito Business Plan - con l indicazione di una serie di interventi tra loro integrati, delle azioni da intraprendere e dei benefici economici che ne possono derivare - che guidi l azienda nel suo processo di miglioramento verso performance d eccellenza. Come leggere, nel concreto, l output che emerge da CWT Diagnostic Tool? Vi proponiamo a titolo di esempio il caso dell azienda XYZ: i risultati evidenziano una buona performance complessiva, testimoniata dal punteggio globale pari a 3, che appare in linea con i dati di aziende omogenee. All interno delle diverse aree, tuttavia, la situazione appare estremamente differenziata: vi è infatti un elevato livello di consolidamento e di utilizzo dei sistemi di reporting, nonché una significativa conformità alla travel policy benché l analisi di dettaglio metta in luce importanti opportunità di miglioramento nell area dei processi autorizzativi. Le performance sulla spesa alberghiera sono migliori di quelle relative alla spesa aerea dove i vettori low cost e le tariffe promozionali non sono ancora utilizzati. Grandi opportunità di razionalizzazione della spesa emergono invece dall area Meetings & Events, troppo frammentata all interno dell azienda, e da una maggiore adozione delle soluzioni online. Mentre, per quanto riguarda la sicurezza, l utilizzo dei report di CWT Discovery per il traveller tracking potrà portare significativi benefici. I VANTAGGI DI CWT DIAGNOSTIC TOOL Offre una sintetica fotografia dei risultati del travel program da condividere con l organizzazione aziendale Utilizza le 8 leve chiave individuate da CWT per una gestione efficace del travel Supporta l ottimizzazione di spese e processi attraverso un approccio integrato Effettua analisi di benchmarking con gruppi di aziende omogenee Si focalizza su obiettivi di saving attraverso business plan di breve e lungo termine ANDREA SOLARI Direttore commerciale e marketing Consente di valutare costantemente i progressi effettuati rispetto agli obiettivi

3 C O R P O R A T E Crescita su più fronti c ontinua l espansione di Carlson Wagonlit Travel sul mercato italiano e internazionale. Dall acquisizione in Italia delle attività di Polo Viaggi a quella di Preferred Travel negli Usa. E nel contempo crescono le nuove vendite. «È una crescita su più fronti quella che sta vivendo Carlson Wagonlit Travel - esordisce Roberto Bacchi, amministratore delegato di CWT Italia, cui abbiamo chiesto di raccontarci le novità più recenti - sia in Italia che all estero. Per quanto riguarda il nostro Paese abbiamo realizzato pochi mesi fa un importante acquisizione rilevando, con decorrenza 1 ottobre, le attività di Polo Viaggi, agenzia controllata dal Gruppo Pirelli e operante a Milano da oltre vent anni, specializzata nel business travel ma attiva anche in ambito incentive e leisure. Si tratta di un investimento che testimonia l importanza strategica dell Italia per il Gruppo CWT e consolida ulteriormente la nostra leadership sul mercato nazionale del bt. «Anche a livello organico - continua Bacchi - registriamo una crescita significativa: il volume d affari previsto per il 2007 supererà i 550 milioni di euro, con un incremento del 10-15% rispetto allo scorso anno. Le nuove vendite oltrepasseranno gli 85 milioni di euro, con un aumento di oltre il 60% rispetto al 2006 grazie allo sviluppo sia del nostro target più tradizionale di clientela - grandi aziende e multinazionali - sia delle piccole e medie imprese. Le prime sono attratte, in particolare, dalla qualità delle nostre soluzioni consulenziali, dall offerta di un puntuale reporting sulle spese attraverso strumenti online di ultima generazione e dalla disponibilità di sofisticati sistemi di tracking dei viaggiatori per la gestione della loro sicurezza. Elementi che, attraverso l approccio integrato proposto da CWT, hanno portato i nostri maggiori clienti a conseguire complessivamente una diminuzione del costo medio della trasferta pari al 7,2% nel solo ultimo anno. «Il segmento delle pmi - afferma ancora Bacchi - ha messo a segno un aumento double digit, dimostrando grande apprezzamento per la nostra offerta, tarata sulle loro esigenze, che prevede anche l utilizzo di soluzioni di booking online e un servizio assolutamente peculiare. A questo proposito abbiamo in serbo una novità: l apertura a breve di un nuovo Btc in Lombardia che servirà in modo dedicato ed esclusivo proprio le pmi. A dimostrazione della volontà di CWT di investire per crescere ulteriormente in questo segmento». «Guardando infine ai mercati internazionali - spiega Bacchi - negli ultimi mesi CWT ha rilevato negli Stati Uniti un importante agenzia di viaggio, Preferred Travel, e ha ottenuto il controllo della sua joint venture in India, incrementando la sua partecipazione dal 50 al 76%. E ha registrato nella prima metà del 2007 una forte crescita del volume d affari, attestatosi a 11,1 miliardi di dollari, e livelli record di nuove vendite». International I buyer si incontrano a Bruxelles Si terrà a Bruxelles il prossimo 12 e 13 febbraio la prima edizione del Business Travel World Summit, lanciato dalla omonima testata londinese. L evento - di cui Carlson Wagonlit Travel è uno dei partner fondatori - è aperto a tutte le aziende, indipendentemente dalla travel management company di riferimento, e ai membri delle associazioni dell intero settore. L obiettivo è quello di creare un evento altamente interattivo con la partecipazione di un numero massimo di 250 persone, in larga maggioranza buyer aziendali. Le tematiche che verranno analizzate - sempre dalla prospettiva dell azienda cliente - sono estremamente ampie: dalla molteplicità dei canali distributivi alla gestione e protezione dei dati, dall integrazione delle soluzioni tecnologiche al supply chain management, trasferendo ove possibile le esperienze di altri settori al mondo del travel. L evento è rivolto in particolare a chi ha la responsabilità dei viaggi in almeno due Paesi e deve quindi affrontare problematiche di culture, leggi e regolamenti differenti; è prevista altresì la partecipazione di un certo numero di buyer provenienti dalle economie emergenti che desiderano confrontarsi con colleghi operanti in mercati più maturi. Poiché il valore che un simile evento può fornire - secondo le evidenze di numerose ricerche di mercato - non si esaurisce nei due giorni della manifestazione, gli organizzatori hanno creato un sito dedicato con un area riservata ai partecipanti per consentire loro di confrontarsi sul programma prima del Summit e, nella fase successiva, di sviluppare nuove soluzioni e approfondire le relazioni instauratesi. Per maggiori informazioni e prenotazioni, visitare il sito Anno VI Numero 4 Dicembre 2007 Carlson Wagonlit Travel Connect Carlson Wagonlit Italia Srl Direzione Generale - Redazione: via Attilio Benigni, Roma Direzione commerciale & Marketing: via A. Vespucci, Milano tel. 02/ fax 02/ Direttore responsabile: Andrea Solari Registrazione Tribunale di Roma 328 del 14/6/2002 Stampa: Salea Arti Grafiche Srl - Milano

4 C A S E H I S T O R Y In viaggio con Deloitte è una delle più grandi realtà di servizi alle imprese in Italia. Vanta una diffusione capillare sul territorio, grazie alla sua presenza in 18 città della penisola, e conta un organico di 2500 unità di cui il 60% viaggia con una certa frequenza. Stiamo parlando di Deloitte, network leader nel campo della revisione e organizzazione contabile e della consulenza aziendale, tributaria, legale e finanziaria attraverso diverse società specializzate nelle singole aree professionali, tra loro separate e indipendenti. La responsabilità della gestione del business travel è affidata, insieme ad altri molteplici compiti, a Tiziana Donati, responsabile dell Ufficio Acquisti di Deloitte Italy, la società che eroga servizi per l intero network. «La mia carriera professionale si è svolta interamente in Deloitte - racconta Donati - dove mi trovo da oltre vent anni. Ho lavorato in diversi settori dell azienda, sempre vicino al management, e rivesto il ruolo di responsabile acquisti dal 2003, ma già prima avevo fatto ampia esperienza sul campo. «Ho iniziato a occuparmi del travel a partire dal continua Donati -. La mia esperienza si è formata pressoché interamente on the job. La gestione del bt in Deloitte ha precise peculiarità rispetto ad altre realtà: trattandosi di un network costituito da società separate, ciascuna legal entity si muove autonomamente all interno delle linee guida che costituiscono la travel policy. Compito dell Ufficio Acquisti è proporre la scelta della travel management company partner, gestirne i rapporti per armonizzare le esigenze interne alle diverse aziende del network, stipulare accordi con i vettori e convenzioni con gli hotel: fare, insomma, tutto ciò che consente all organizzazione di conseguire saving. Incluso quindi il costante monitoraggio delle spese di viaggio e la ricerca di soluzioni per la loro ottimizzazione, grazie anche al supporto di CWT. «All interno delle varie soluzioni offerte, poi - sottolinea Donati - le società aderenti al network adottano le modalità operative più consone alla propria struttura e alle caratteristiche della commessa. Alcune utilizzano, ad esempio, un loro servizio interno che si occupa specificamente della gestione viaggi, in altre sono le segretarie che provvedono alle prenotazioni, in altre ancora è il dipendente a contattare direttamente CWT per prenotare la propria trasferta. Sempre comunque nel rispetto della travel policy e della ricerca di saving». La tipologia del business di Deloitte comporta una estrema mutabilità delle esigenze di viaggio. «I nostri professionals - spiega Donati - si trovano spesso a decidere una trasferta all ultimo momento, seguendo le richieste dei clienti, o ad annullarla per improvvisi contrordini. È per questo motivo che abbiamo preferito evitare il booking online e continuare ad affidare le nostre prenotazioni all agenzia». L importo delle spese di viaggio previsto per il 2007 supera i sei milioni di euro, con un incidenza pressoché paritetica della biglietteria aerea e delle spesa alberghiera, mentre il peso dell autonoleggio a breve è decisamente contenuto. «Negli ultimi anni - afferma Donati - abbiamo notevolmente migliorato il livello di saving e constatiamo con soddisfazione che anche nel 2007 stiamo facendo ulteriori progressi, grazie anche alla collaborazione assidua di CWT. Siamo molto attenti al monitoraggio delle spese per cogliere nuove opportunità di risparmio e l utilizzo del nuovo tool di reporting CWT Discovery mi permette di avere sotto controllo i dati di maggiore interesse. Fondamentale resta comunque l apporto del nostro account manager, con il quale mi consulto regolarmente non solo su nuove soluzioni, ma anche per quanto riguarda la reportistica. «È una persona efficiente e con lui mi trovo bene. È proprio il fattore umano, a mio avviso - conclude Donati - il punto di forza di CWT, che vanta, a mio parere, un management di valore e personale esperto e professionale. Una struttura che reputo ben organizzata, flessibile, aperta alle novità, pronta a recepire e a soddisfare le esigenze dei clienti».

5 T R A N S P O R T Le novità di Air France u n network di 225 destinazioni nel mondo, oltre 19 milioni di passeggeri trasportati solo nel 2 trimestre 2007, una flotta di circa 600 aeromobili. Ecco una sintetica fotografia del gruppo Air France-Klm oggi, a tre anni dalla fusione. Per fare il punto sul livello d integrazione tra le due compagnie e sulle ultime novità per la clientela d affari, abbiamo intervistato il direttore commerciale di Air France in Italia, Fabio Andaloro. «Air France-Klm è oggi una realtà. Il 95% delle co-locations - spiega Andaloro - sono ormai completate e attualmente si contano un centinaio di joint manager in ambito commerciale, operativo e risorse umane. Il successo della nostra strategia è dimostrato dai dati dell esercizio (chiuso al 31 marzo, ndr.) che evidenziano una crescita sia del volume d affari (+7,6%) sia del risultato operativo (+32,5%), sia del numero di passeggeri (+5%). L unione delle due compagnie permette di moltiplicare le possibilità di coincidenze verso il mondo intero attraverso gli hub di Roissy-CDG2 o di Schiphol e quindi di offrire risposte su misura alla clientela. Inoltre i passeggeri beneficiano di orari e collegamenti armonizzati su tutto il network a medio e lungo raggio, di un maggior numero di destinazioni, nonché di un più facile accesso alle migliori tariffe disponibili grazie alla loro combinabilità». Quali sono le principali novità in termini di network? «Con l orario invernale , la capacità del gruppo in termini di posti offerti è aumentata del 5,2% rispetto all anno precedente, in particolare sul lungo raggio. Air France ha rafforzato l offerta per America Latina, Africa e Asia, aumentando le frequenze su molte destinazioni tra cui San Paolo, Johannesburg, Malabo, Shanghai, Hong Kong, Chennai (Madras) e Dubai. Sul medio raggio, è stata ampliata la rete di collegamenti da London City, con l introduzione delle nuove destinazioni di Dundee, Edimburgo e Strasburgo (prima servita da Londra-Gatwick), e sono aumentate le frequenze per il Nord Africa (Tunisi e Rabat). Anche l hub di Lione offre molte novità, tra cui l apertura di nuove rotte per Birmingham, Amburgo, Firenze, oltre che per Amsterdam». E a livello tariffario? «Sul lungo raggio abbiamo introdotto una nuova formula denominata Early Bird, che prevede la vendita di tutta una stagione a tariffe vantaggiose per un periodo breve e largo anticipo. Sul medio raggio si passerà progressivamente a un nuova concezione di pricing come quella appena lanciata sulle tratte Torino-Parigi e Roma- Nizza, con tre grandi famiglie tariffarie Flex, Time e Stay che si rivolgono ad altrettante esigenze di viaggio. Flex offre la massima libertà di movimento; Time è studiata per chi ha un attività più cadenzata, mentre Stay è ideale per la clientela leisure». Avete lanciato pochi mesi fa il nuovo volo diretto Parigi-Seattle. Quali i primi riscontri? «Seattle, la nostra 14 destinazione non stop negli Stati Uniti, ha superato tutte le previsioni: dal lancio, avvenuto l 11 giugno, i passeggeri sono stati già più di 32mila. Gli orari consentono ottime coincidenze tra gli scali europei e il resto del mondo: il volo parte alle da Parigi- CDG e arriva lo stesso giorno a Seattle alle ora locale. Il ritorno è previsto alle con arrivo l indomani alle Grazie alla presenza in 11 aeroporti italiani (Milano Linate e Malpensa, Bologna, Venezia, Verona, Firenze, Roma, Torino, Napoli, Genova e Pisa) e ai numerosi collegamenti giornalieri per Parigi-CDG, anche i viaggiatori del nostro Paese possono utilizzarlo comodamente». Air France ha ideato recentemente un nuovo concept di lounge: quali le particolarità? «La nuova lounge - firmata dall architettodesigner Noé Duchaufour Lawrance e dall agenzia di consulenza per l immagine Desgrippes-Gobé - è stata pensata per consentire ai viaggiatori di impossessarsi dello spazio in funzione dei propri desideri o bisogni, offrendo una maggiore libertà. La prima di queste lounge è stata aperta a Tokyo (nella foto sotto) a luglio e può accogliere fino a 140 clienti su una superficie di oltre 400 mq, mentre la prossima verrà inaugurata a breve a Johannesburg».

6 F O C U S Un approccio proattivo frontiere alla sicurezza r idurre al minimo i rischi che possono occorrere ai dipendenti in trasferta e gestire le eventuali emergenze. Questa oggi una delle priorità per le aziende in tema di travel. Quali le strade da seguire? I viaggi possono rappresentare un area di rischio nel business. Soprattutto se alla sicurezza e al risk management non vengono dedicate sufficienti attenzioni nell ambito della gestione dei viaggi d affari di un azienda. Eventi come l 11 settembre, lo tsunami in Indonesia e le bombe a Londra hanno fatto dolorosamente emergere in molte aziende quanto esse fossero impreparate a gestire i rischi cui possono andare incontro i loro viaggiatori e le hanno spinte a rivedere, o più frequentemente a creare ex novo, le procedure da seguire a livello preventivo per assicurare la sicurezza di chi viaggia e quelle da attivare al verificarsi di crisi o emergenze. A causa del dilagare di situazioni di rischio nelle diverse aree del mondo, l attenzione alla sicurezza è cresciuta in modo esponenziale negli ultimi anni ed è divenuta un tema rilevante all interno del travel management. E non solo nelle grandi multinazionali. D altra parte, il concetto di sicurezza nei viaggi d affari - ben lungi dall esaurirsi nelle misure adottate da vettori e aeroporti per combattere il terrorismo - ha una portata estremamente ampia perché tocca il delicato aspetto delle risorse umane e si lega alla preoccupazione e al dovere dell azienda di salvaguardare la vita e il benessere fisico e morale dei suoi dipendenti. Se consideriamo che molte organizzazioni definiscono il business travel in modo molto esteso come qualsiasi occasione in cui un collaboratore lascia l ufficio per una missione di lavoro sul territorio nazionale o internazionale - riunendo dunque un ampia casistica che va dalla semplice visita al cliente nella città più vicina alla lunga trasferta in un paese estero - è evidente che si allargano anche i rischi. Atti terroristici, incidenti negli hotel, disastri aerei, epidemie ed eventi naturali sono le cause più ovvie ed evidenti. Ma non vanno sottovalutati incidenti stradali, scioperi imprevisti, tensioni politiche, leggi locali. Ancora oggi vi sono molte organizzazioni che reagiscono agli eventi nel momento in cui accadono. Ma il risk management non è un modo per gestire eventi drammatici. E neppure può essere un attività sporadica. Anche nel travel gestire efficacemente i rischi significa invece ridurre costante- mente gli effetti e la frequenza di possibili incidenti che possono interrompere la normale attività lavorativa, nonché limitare i costi associati alla ripresa e alla perdita di produttività. Quattro step per una efficace gestione dei rischi Nelle aziende di dimensioni globali, la gestione dei rischi legati al travel è un estensione delle politiche generali di risk management e si fonda su quattro componenti base: un attenta e minuziosa pianificazione: l elemento chiave è la precisa definizione di politiche e procedure per diminuire i rischi ed evitare la necessità di reazioni improvvisate. Riguardo ai viaggi d affari esse si concretizzano, ad esempio, nel limitare il numero di dipendenti che viaggiano sullo stesso volo, vietare l utilizzo di ho-

7 F O C U S tel posizionati in zone a rischio, o implementare sofisticati piani di evacuazione in caso di emergenza. I dipendenti, a qualsiasi livello dell organizzazione - compresi quindi i viaggiatori e travel booker, ma anche i consulenti di viaggio dell agenzia - devono avere sempre a portata di mano tutte le informazioni più aggiornate; l identificazione dei pericoli connessi a ogni itinerario di viaggio e la valutazione della loro gravità: il secondo step è la simulazione degli scenari più catastrofici al fine di permettere all organizzazione di stabilire i livelli di rischio considerati accettabili per il gruppo nel suo complesso e per il singolo viaggiatore, e di mettere a punto una serie di azioni che consentono di rispondere in modo efficace a situazioni di emergenza; l implementazione di strategie che supportino le aziende, nel lungo periodo, nel ridurre in modo consistente i rischi dei viaggiatori e rispondere in modo efficace a situazioni di emergenza: tra le misure che offrono i migliori risultati vi sono i briefing ai viaggiatori in partenza verso località ad alto rischio, la definizione di piani e processi di emergenza ben strutturati così come di un piano per la gestione delle situazioni di crisi costantemente aggiornato. Oltre naturalmente alla capacità di tracciare in qualsiasi momento gli spostamenti dei dipendenti in trasferta e di localizzarli, modificandone prontamente gli itinerari se necessario. il costante monitoraggio degli eventi accaduti nel mondo e che hanno un immediato impatto sui programmi di viaggio delle aziende (scioperi, annullamenti, livelli di rischio di destinazioni e aeroporti, problematiche sanitarie o politiche ecc.) e la messa a punto di strategie e azioni affinché i viaggiatori siano sempre informati e protetti: a questo scopo devono essere attivati processi di comunicazione formale, attivi giorno e notte, per informare con immediatezza i viaggiatori delle problematiche che possono incontrare. Inoltre, i viaggiatori devono avere a disposizione una linea d emergenza - operativa 24 ore su 24 in qualsiasi giorno dell anno, festività comprese - cui rivolgersi in caso di difficoltà e dove trovare immediatamente risposta. Persino i migliori programmi di gestione dei rischi possono essere migliorati. Di conseguenza è assolutamente indispensabile prevedere un sistema di feedback, dopo ogni eventuale emergenza. Le aziende devono poter stabilire se la situazione poteva essere innanzitutto evitata e, in seconda battuta, se poteva essere meglio gestita. In questo caso politiche, strategie di riduzione dei rischi, procedure, devono essere riviste e modificate di conseguenza. L apporto di CWT Implementare un programma di gestione dei rischi legati al travel è un opera complessa. Il successo di un programma deriva dall attività coordinata di un team di esperti appartenenti a più ambiti aziendali, dal travel management alle risorse umane, dall ufficio legale al risk management, dai servizi medici all informatica. Ognuno di questi professionisti deve avere accesso alle medesime informazioni costantemente aggiornate, compresi i profili dei viaggiatori, i riferimenti per contattarli, gli itinerari di viaggio, le informazioni sulle destinazioni e le procedure per la gestione delle emergenze. Le travel management company e le società di risk management possono svolgere un ruolo fondamentale nel supporto alle aziende per migliorare il livello di sicurezza dei viaggiatori. È il caso di Carlson Wagonlit Travel che ha raggruppato in un potente tool - CWT Guardian - tutti gli strumenti legati alla sicurezza. CWT è in grado di offrire a viaggiatori e travel manager informazioni dettagliate prima della trasferta sulle destinazioni a rischio, di inviare avvisi di sicurezza 24 ore su 24 attraverso CWT GoAlert, di rintracciare in qualsiasi momento i dipendenti delle aziende clienti ovunque nel mondo, di svolgere attività di training. Oltre a mettere a disposizione il suo Emergency Center di Heathrow che offre un supporto multilingue 24 ore su 24 per qualsiasi necessità. Ma non solo. Perché può anche aiutare le aziende clienti nella verifica della maturità dei loro programmi di risk management - attraverso benchmark con aziende omogenee -, nell identificazione delle aree di miglioramento e nella continua ottimizzazione dei risultati. I viaggi d affari sono uno strumento essenziale per ogni azienda per sviluppare e consolidare il proprio business nel mondo, anche se si tratta di un mondo pieno di rischi. D altronde, è evidente che non si può stare a casa per non correre pericoli oppure attendere passivamente che qualcosa accada. Oggi più che mai è necessario un atteggiamento proattivo per supportare e tutelare i viaggiatori attraverso un efficace programma di gestione dei rischi e delle emergenze.

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