Hotel Management System

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1 Hotel Management System

2 Cosa possiamo fare per voi, assieme a voi per migliorare i vostri risultati operativi? Company profile La qualità del servizio al cliente e l innovazione tecnologica sono i valori che ispirano la nostra lunga presenza nel mondo dell Information & Communication Technology. Negli anni 60 abbiamo introdotto in Italia i primi sistemi di elaborazione dati internazionali, negli anni 80 abbiamo realizzato il primo software italiano di Back Office alberghiero con Uniform System of Accounts Reporting, oggi continuiamo a lavorare con i migliori partner internazionali, a sviluppare i più moderni sistemi e metodi gestionali e siamo protagonisti del Cloud Computing, dell Hosting e della Mobility. Grazie a investimenti continui in risorse umane e tecnologie, siamo un organizzazione certificata, flessibile, efficiente e strutturata, con un team di oltre cento professionisti e consulenti esperti, formati sui processi di business dei clienti. Lavoriamo fianco a fianco con i nostri clienti, perchè il software della massima qualità non basta. Il successo di un sistema informativo dipende sempre dalle persone, dalla qualità della pianificazione, della consulenza al Management, della formazione e della gestione del progetto. Siamo specializzati nella realizzazione e implementazione di: gestionali alberghieri integrati gestionali e POS per la ristorazione di catena, il Retail e la GDO ERP e CRM per aziende manifatturiere e commerciali servizi di Hosting e Cloud Computing. protel hotelsoftware Nel 1994 protel realizzò il primo Property Management System (PMS) basato su Microsoft Windows e pensato per l utilizzo del mouse, e fu innovazione. Creato da un team di informatici e professionisti del mondo alberghiero, protel è oggi il PMS internazionale al top di gamma per Catene Alberghiere e singoli Hotel che offre soluzioni innovative e integrate per tutte le aree cruciali dell Hospitality. Più di installazioni a livello mondiale, di cui per la gestione di Catene Alberghiere in modalità Multy Property Edition, localizzazioni in 20 lingue e supporto in oltre 70 Paesi sono le cifre del successo. Lo spirito innovativo è sempre vivo: dal 2011 protel for ipad è il primo PMS per tablet, portando i clienti nel mondo della mobilità. Nel 2008 abbiamo fondato Serenissima Informática España, con sede a Barcellona, per distribuire il nostro Hotel Management System nel mercato alberghiero spagnolo, ed è stato subito un successo.

3 Hotel Management System Catene Alberghiere nazionali e internazionali i migliori 5 stelle lusso Business Hotel di 450 camere con conference center resort e villaggi termali i nuovi Campus Universitari Serenissima Hotel Management System Basato su sistemi gestionali internazionali sviluppati in collaborazione con i Manager dei più importanti Hotel e Gruppi Alberghieri europeri, utilizzabile in Hosting, il Serenissima Hotel Management System garantisce vantaggi concreti, sicurezza e riduzione di costi. Se desiderate integrare le informazioni e le aree funzionali, aprirvi ai canali web, offrire la massima qualità di servizio al cliente, gestire e analizzare tariffe e Revenue, usare un CRM e realizzare azioni di direct marketing, realizzare il Controllo di Gestione con Uniform System of Accounts Reporting e analizzare i dati con la Business Intelligence, allora facciamo per voi. protel Property Management System PMS internazionale con Front Office, Web Booking Engine, Sales & Marketing e CRM, Conference & Banqueting e Business Intelligence, integrato con IDS, GDS, Social Networks, sistemi di Web Booking e Revenue Management, protel integra tutte le informazioni sul cliente e vi permette di massimizzare i ricavi e la qualità del servizio, aumentare la velocità operativa e analizzare i dati gestionali nel dettaglio per pianificare le strategie di sviluppo. Integrato con Microsoft Outlook, Word e Excel, protel sfrutta la potenza di Microsoft SQL Server e, in modalità Multi Property Edition, consente di gestire Gruppi e Catene Alberghiere con database centralizzato in Hosting e accesso ai dati in tempo reale da ogni Hotel. Selz Selz è il POS internazionale per casse touch screen, ipad, ipod, iphone e tablet che permette la massima qualità del servizio al cliente grazie alla completa integrazione con protel, e il controllo sul food cost grazie all integrazione con il Magazzino. I suoi plus gestionali e di reporting aiutano a migliorare l operatività della ristorazione di qualsiasi format, anche con shop integrati. Le Catene organizzate possono impostare e controllare centralmente tutte le location, dai prezzi alle politiche commerciali dei vari punti vendita. Reservation Assistant Spa & Activity Software internazionale utilizzato dai più importanti Hotel e dalle più prestigiose Catene Alberghiere internazionali, Reservation Assistant permette di massimizzare i ricavi della Spa tramite l impiego ottimale degli operatori, delle risorse e di tutte le aree benessere e sportive. RA ha funzioni innovative quali Web Booking e Web Shop, Mobile Loyalty Card e Digital Signage per incrementare i risultati di Spa e centri benessere. Mèta Hotel Back Office Perfettamente integrato con protel e Selz, Mèta Hotel è lo strumento per compagnie alberghiere e realtà indipendenti nazionali che desiderino implementare un Controllo di Gestione preciso e rigoroso. Integra funzioni di eccellenza negli ambiti di Amministrazione, Contabilità Generale e Analitica, Magazzino e Controllo di Gestione con reportistica secondo lo Uniform System of Accounts. Microsoft Dynamics NAV Con gli sviluppi dell International Hotel Back Office for Microsoft Dynamics NAV portiamo in ambito internazionale le conoscenze e le esperienze maturate in quasi 30 anni di collaborazione con Direttori Finanziari, Controller ed Economi delle maggiori Catene nazionali e internazionali. La potenza e l integrazione degli ambienti Microsoft sono ora al servizio del Back Office alberghiero per tutti i professionisti che desiderano lavorare con partner e soluzioni internazionali. NAV 3

4 protel Front Office protel Front Office offre soluzioni innovative e integrate che soddisfando le necessità gestionali e operative di qualsiasi struttura ricettiva, dal singolo Hotel al Gruppo Alberghiero. Creato per aumentare la velocità operativa e migliorare la qualità del servizio al cliente, protel Front Office è estremamente intuitivo e semplice da usare. Permette di realizzare tutte le operazioni fondamentali e accedere a tutti i dati storici e previsionali dell Hotel e dei clienti, con pochi click. I vantaggi sul piano operativo e gestionale derivano dall integrazione dei dati all interno del Front Office e di questo con Microsoft Word e Outlook. Inserire una prenotazione caricando l anagrafica del cliente e mandargli una lettera di conferma è questione di pochi secondi. E sempre in pochi secondi potete esportare in Excel i dati di ricavo dei clienti, o qualsiasi altra tabella o report, e analizzarli in piena autonomia. Miglioriamo gli standard Con protel potete verificare la disponibilità di camere e inserire le prenotazioni in 11 modi diversi assicurando la massima velocità in ogni situazione e per ogni metodo operativo, per Hotel business, leisure, resort o campus. Planning per categorie camere e Tableau sono strumenti attivi per il booking e la gestione delle prenotazioni. le funzioni di Sales Enquiry per analizzare velocemente la disponibilità di camere e tariffe e inserire prenotazioni, le BAR dinamiche, l integrazione con Twitter e le estensioni per ipad e smartphone per il Management e i clienti sono solo alcune delle funzionalità uniche di protel Front Office. Reportistica Oltre 1000 report statistici, storici e previsionali accessibili a seconda del profilo degli utenti, un set di report grafici e la possibilità di esportare i dati in Excel fanno di protel un sistema di analisi completo e flessibile. E se tutto questo non vi basta, possiamo sempre sviluppare report secondo le vostre specifiche necessità. Tecnologie per contenere i costi Protel può essere usato in Hosting e comunque richiede hardware dalle caratteristiche contenute, garantendo potenza, sicurezza e velocità operativa a fronte di investimenti contenuti o nulli per le postazioni di lavoro, nella maggior parte dei casi grazie all utilizzo dell hardware già esistente in Hotel. Rate Management e altre innovazioni Le liste attive del desktop, il sistema di Rate Management integrato ai canali Web per aprire o chiudere in automatico le tariffe e applicare le politiche di vendita, il Navigator con le informazioni su prenotazione e cliente, 4

5 Web Booking Engine Vendere fino all ultima camera Aumentate la visibilità della vostra offerta alberghiera e massimizzate vendite e profitti grazie al modulo di Web Booking Engine. L integrazione con il Front Office permette la pubblicazione automatica e la verifica in tempo reale della disponibilità di camere, pacchetti e tariffe - pubbliche, riservate al Web o ai singoli clienti - e l inserimento in tempo reale delle prenotazioni. Zero fee per transazione Con protel WBE potete gestite direttamente dal vostro sito le vendite tramite Internet e non pagare commissioni per le prenotazioni. Controllo della politica commerciale protel Web Booking Engine è integrato con il sistema di Rate Management per impostare la disponibilità e le strategie di apertura e chiusura delle tariffe. Definire tariffe promozionali Internet legate alla durata minima del soggiorno, alla percentuale di occupazione dell Hotel o al numero massimo di prenotazioni al giorno è semplice e veloce. Area riservata per i clienti Fornite un servizio in più ai vostri clienti, assegnando loro login e password per l accesso a un area riservata dedicata dove trovare il riepilogo delle prenotazioni in essere e gestire i propri dati personali. Perchè scegliere protel? Creato per l Hotellerie Europea Top player di qualità internazionale Nato per Hotel indipendenti e Gruppi Alberghieri con database centralizzato Innovativo per vocazione Flessibile e facile da usare Con funzioni di CRM e Rate Management Business Intelligence integrata Utilizzabile in Hosting Integrato con i Social Network Esteso a ipad e smartphone Supportato da Serenissima Informatica protel IDS Connect Vendite online ottimizzate Protel IDS Connect facilita e velocizza la gestione dei canali distributivi online, consente una gestione tariffaria altamente flessibile, automatica e veloce. L interfaccia bidirezionale di protel IDS Connect pubblica sui vari portali e aggiorna automaticamente le disponibilità di camere e tariffe impostate in protel, e importa direttamente nel Front Office le prenotazioni effettuate dai portali, aggiornando l inventario delle camere. Connessione agli IDS protel IDS Connect gestisce lo scambio dati tra protel e i canali di distribuzione Internet di terze parti (IDS): collegamento con molteplici IDS e sistemi Multi- Channel; verifica della corrispondenza tra i dati di protel e quelli pubblicati sugli IDS; esportazione di disponibilità, tariffe e durata minima del soggiorno; importazione automatica delle prenotazioni; monitoraggio di disponibilità e prenotazioni; riepilogo di tutte le informazioni in un unica schermata; storico delle prenotazioni; invio di notifiche tramite ; sviluppo di interfacce customizzate. 5

6 social networking Social Netbooking I Social Network come supporto al Booking Online: Social Netbooking! La rete di amicizie in Facebook e i follower di Twitter sono un potenziale interessante per ampliare la visibilità dell Hotel, aumentare i propri canali di vendita senza costi di intermediazione e vendere fino all ultima camera. La Web reputation, il passaparola e le recensioni sono temi sempre discussi ma, se utilizzati in maniera strategica, possono diventare strumenti importanti per alimentare l interazione diretta con il cliente, e diventare grandi alleati degli albergatori. protel WBE in Facebook Booking diretto dalla pagina Facebook I social media e Facebook sono una realtà enorme e in crescita, e la grande comunità di social networker può rappresentare un nuovo interessante mezzo di contatto e target di clientela per il mondo alberghiero. protel in Twitter protel Room Tweet Twitter è il popolare servizio on-line che permette di far sapere, a tutto il mondo, cosa si sta facendo in un determinato momento. Per l albergatore può diventare il modo più veloce e capillare per pubblicizzare le proprie offerte, assieme ai canali tradizionali di vendita online (sito, portali IDS e GDS). Con protel Room Tweet, direttamente da protel Front Office o dal browser, è possibile pubblicare il messaggio promozionale con link al sistema di booking online del vostro sito Internet. Il cliente può approfittare immediatamente dell offerta speciale, inserendo in autonomia la prenotazione facilmente e velocemente. In protel PMS le prenotazioni vengono registrate automaticamente e non sono soggette a commissioni, a totale beneficio dell Hotel. L integrazione di protel Web Booking Engine nella fan page del vostro Hotel consente all utente di Facebook di prenotare il proprio soggiorno rimanendo nella vostra pagina Facebook, senza costi aggiuntivi di intermediazione. D ora in poi l utente Facebook non deve abbandonare l amata pagina del social network per prenotare una camera d Hotel. Mentre chatta con gli amici e pianifica la sua vacanza può scegliere e prenotare la camera preferita del vostro Hotel e continuare a navigare su Facebook. 6

7 Sales and Marketing CRM alberghiero Per fidelizzare i clienti occorre conoscere la storia e i dettagli del rapporto che li lega a voi. Con protel Sales & Marketing portate ogni cliente al centro dell attenzione per creare e pianificare azioni mirate di direct marketing e ottimizzare le attività del reparto commerciale. Analisi dei contatti, azioni di marketing Conoscere i soggiorni e i ricavi generati da ogni cliente vi permette di negoziare convenzioni mirate e adeguate al target. Grazie al Mailing Wizard potete selezionare clienti e prospect che corrispondono a una determinata strategia commerciale e realizzare campagne di mailing ad hoc. Outlook è completamente integrato per l invio di messaggi di posta elettronica da protel PMS e per la sincronizzazione dei contatti con l anagrafica clienti di protel. Gestione delle attività Con l agenda di protel Sales & Marketing potete pianificare le attività dei vostri venditori, verificare se sono state effettuate e analizzare i follow-up. La sincronia con il calendario di Outlook garantisce l allineamento con lo strumento che i venditori utilizzano abitualmente sui loro smartphone per gestire i propri appuntamenti fuori sede. Central Sales & Marketing Catene e Gruppi Alberghieri possono gestire centralmente tutte le informazioni e le azioni di marketing: i clienti VIP dell Hotel diventano clienti VIP di tutto il Gruppo e della Direzione Commerciale. Campagne ing con Mailing Expert Il Mailing Expert è la funzionalità avanzata per la gestione delle attività di direct marketing mirate. I dati inseriti in protel Front Office, Conference & Banqueting e Sales & Marketing, assieme alle informazioni sui ricavi generati dai clienti e le segmentazioni di mercato, possono essere filtrati per identificare il cluster di clienti da raggiungere con comunicazioni dedicate. L invio delle è automatico, con modelli predefiniti in formato txt, Word o html per generare automaticamente lettere, fax ed anche con allegati, e la possibilità di ottimizzare gli invii nel caso di ing massivi. Ai clienti selezionati viene assegnato un codice di marketing per identificare la campagna di direct marketing o le attività di Sales e analizzare la redditività delle azioni, e i documenti inviati possono essere tracciati all interno della scheda del cliente. Vantaggi Disporre di un sistema di Customer Relationship Management integrato al gestionale alberghiero Generare ing massivi sfruttando il database clienti, utilizzando template in html o altri formati, con immagini e percorsi diretti al sistema di booking e al sito dell Hotel Sincronizzare i contatti e le attività con Microsoft Outlook Utilizzare informazioni dettagliate di marketing e codifiche aggiuntive per classificare in maniera precisa i clienti e definire le liste di prospect destinatari delle campagne di marketing Assegnare i clienti ai venditori, definire i budget per cliente e monitorare il raggiungimento degli obiettivi 7

8 Conference and Baqueting Conoscere per vendere protel Conference & Banqueting vi permette di rispondere subito alle richieste dei clienti, qualsiasi tipo di evento desiderino organizzare, perché potete verificare in tempo reale la disponibilità di sale e dotazioni del vostro centro conferenze e la disponibilità di camere dell Hotel. Con il Planning grafico del conference center potete verificare visivamente le sale occupate e disponibili, e con un clic del mouse analizzare tutti i dati di ciascun evento prenotato. congressuali, fino alla gestione del conto e delle voci di addebito. Central Banqueting Grazie a questa funzione, Catene e Gruppi Alberghieri possono gestire centralmente i conference center dei vari hotel, verificarne online la disponibilità e fare azioni di cross selling. Tutti i dettagli del Conference Center Con protel Conference & Banqueting potete definire tutti i servizi congressuali offerti: sale e allestimenti possibili, numero minimo e massimo di partecipanti per sala e allestimento, strumenti multimediali e molto altro. L integrazione con Microsoft Visio vi dà la possibilità di definire la piantina grafica dell evento (sala e allestimento) e di allegarla all ordine di servizio generato in automatico. Integrazione e velocità operativa Il modulo di Conference & Banqueting è integrato con il Front Office per ottimizzare la gestione di conferme, contratti e menù. Gli ordini di servizio e le relative variazioni sono generate in automatico con tutti i dettagli legati all evento e ai servizi accordati. L integrazione consente la verifica di camere disponibili e la gestione di rooming list e pernottamenti per i clienti 8

9 Business Intelligence Conoscere per migliorare La Business Intelligence permette al Management di analizzare i dati storici e previsionali di protel per ottenere informazioni approfondite sui fattori che influenzano le vendite e i ricavi, ovvero spiegazioni sull esercizio passato e indicazioni su come raggiungere e migliorare i risultati operativi futuri. Base fondamentale per ogni operazione di Revenue Management, con protel Business Intelligence potete analizzare i dati più rilevanti e trasformarli in informazioni significative in maniera semplice, veloce e in totale autonomia, a livello di singolo Hotel o di Gruppo Alberghiero, fino al più piccolo dettaglio. Dai dati alle informazioni La Business Intelligence vi offre dati storici, previsionali, netti alla data o progressivi del periodo, ma soprattutto la semplicità di incrociarli creando le combinazioni più significative e le dashboard più informative. L accuratezza di analisi è garantita dalla funzione di drill down che permette di arrivare al singolo dato partendo da macrodati aggregati. Creare cruscotti e modelli di analisi è semplice: basta selezionare le dimensioni di analisi da incrociare, scegliere i dati da valutare e il tipo di grafico per rappresentarli in aggiunta alla tabella di base. È immediato verificare l andamento delle misure analizzate e identificare i punti di vantaggio e di miglioramento. Potenza e profondità di analisi Tutti i dati di produzione di protel, sia dal Front Office che dal Conference & Banqueting, assieme a tutte le caratteristiche dell Hotel e ai parametri di segmentazione di marketing vengono estratti e rielaborati ogni notte per creare il datawarehouse, un database organizzato di dati. A partire da questo viene calcolato un metacubo OLAP (On Line Analytical Processing) che diventa il vero e proprio strumento di Business Intelligence a disposizione dell utente. E il deposito di informazioni strutturate finanziarie e statistiche, navigabile tramite un interfaccia utente e dashboard accessibili anche via Internet. L interfaccia utente grafica e la possibilità di esportare tabelle e analisi in Excel consentono la creazione di cruscotti informativi aziendali, analisi di dati finanziari e statistici e l integrazione con altre fonti di informazioni esterne al PMS. Pickup Business Intelligence Qual è la mia previsione di vendita per le festività natalizie, rispetto alla previsione di un anno fa per lo stesso periodo?. Con la Pickup Business Intelligence potete rispondere a questa e a tutte le altre necessità di comparazione tra il business on the book attuale e il business on the book di uno specifico periodo precedente, vedendo come le previsioni di vendita cambiano avvicinandosi al periodo di interesse per confrontarle con quelle degli anni precedenti. Nessun PMS è in grado di rispondere a queste domande, perché i dati previsionali non vengono salvati. Invece, grazie alla creazione di un datawarehouse dedicato, costruito quotidianamente con i dati di forecast dopo la Chiusura di Giornata, potete analizzare i continui cambiamenti che si verificano giorno per giorno in protel senza dover utilizzare costosi e complessi sistemi di Revenue Management. Questa esclusiva caratteristica della Pickup Business Intelligence di protel è uno strumento strategico a disposizione del Management che va al di là delle consuete comparazione dei dati previsionali rispetto ai dati storici consolidati. La Pickup Business Intelligence contiene tutte le misure e le dimensioni essenziali alle analisi (room nights, ricavi netti e lordi, presenze e così via), report predefiniti e personalizzabili in base alle esigenze dell Hotel o del Gruppo.

10 apps protel per ipad e smartphone protel per ipad e smartphone Vocati all innovazione e calati nella rivoluzione mobile imposta da Apple, con protel siamo i primi a portare il Property Management System su ipad, iphone e smartphone, per ottimizzare l operatività alberghiera e la qualità del servizio, liberarvi dai vicoli della postazione al desk, permettervi di lavorare dove vi è più comodo e di creare e alimentare legami diretti con i vostri clienti. La semplicità d uso e il touch screen fanno sì che l ipad e gli smartphone siano il mezzo ideale per certe attività di front desk e per consentire al personale e ai clienti di accedere ai dati e alle informazioni in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Hotel management mobile Gestite le richieste di prenotazioni da qualunque luogo e in qualsiasi momento, registrate gli ospiti mentre li state accogliendo di persona e gli offrite un aperitivo o gli mostrate la loro camera. Accedete ai report direzionali, analizzate le statistiche più recenti e prendete decisioni consapevoli, non importa dove vi troviate. Principali funzioni Room plan: crea prenotazioni, modifica le informazioni su camere e clienti Planning categoria camere: prenotazioni per tipologia di camera (prenotazioni di più camere o tipologie allo stesso tempo) Richieste di disponibilità Ricerca profilo cliente Liste (arrivi, partenze, in casa, prenotazioni) Reportistica Conti protel per iphone Per le attività di routine potete usare anche protel per iphone, la versione base dell App per ipad che vi permette di creare prenotazioni all interno del Room plan, verificare la disponibilità e aggiornare i dati dei clienti. Grazie al layout semplice e intuitivo, lavorare con protel per ipad diventa un esperienza piacevole anche per gli utenti meno esperti. 10

11 App e Mobile solution protel Voyager L App per gli ospiti del vostro Hotel protel Voyager è una web App ottimizzata per iphone, ipad e Android che offre l acceso alle principali funzionalità di protel dedicate agli ospiti. I clienti possono usarla per i servizi di booking on line direttamente dal telefono, e voi potrete sfruttarla per informarli sul vostro Hotel e sugli eventi locali, mentre il link diretto a Facebook permetterà loro di condividere l esperienza di soggiorno e a voi di aumentare la visibilità. Mettete a disposizione dei vostri ospiti un sistema di Self Travel Mangement che li connetta direttamente con protel per creare ed estendere prenotazioni, modificare i propri dati in autonomia, con link diretto ai social media e funzioni di geolocalizzazione. Vantaggi per l Hotel Sarete una struttura all avanguardia superando le aspettative del cliente: maggiore soddisfazione e fedeltà del cliente, maggiori risultati. Espandetevi ai Social Network trasformando gli ospiti in friend e follower, ovvero ambasciatori del vostro brand. Sfruttate l App come canale aggiuntivo di vendita e marketing, aumentando il mobile commerce. Informate i clienti su eventi e offerte speciali. Vantaggi per il Cliente Inserire prenotazioni ed effettuare il check in mentre si è in viaggio verso l Hotel Disporre di informazioni sull Hotel: dove parcheggiare, sapere quando e dove viene servita la colazione o fino a che ora è possibile effettuare il check out Semplificare la pianificazione e l organizzazione del soggiorno grazie a informazioni aggiornate e offerte speciali Ricevere offerte esclusive e personalizzate Disporre del navigatore per raggiungere monumenti, attrazioni e altri luoghi di interesse in città protel Cockpit Libertà per direttori d albergo e staff La web App protel Cockpit, ottimizzata per iphone, ipad e Android consente ai direttori dell Hotel e al team di accedere a protel Front Office e gestire informazioni e dati ovunque siano e ogniqualvolta ne abbiano bisogno. Dedicata a Direttori, Manager e Governanti è il telecomando per la gestione alberghiera portando su smartphone le principali funzionalità del Front Office, le più importanti analisi direzionali, l accesso ai questionari di soddisfazione dei clienti e l integrazione con Twitter. Con protel Cockpit potete registrare le prenotazioni, fare il check out dei clienti, condurre sondaggi, controllare la disponibilità, fare offerte tramite Twitter, creare e assegnare attività o rifornire il minibar, senza dover stare davanti a un computer. Funzionalità Lista degli arrivi con funzioni di check in, cancellazione prenotazione, visualizzazione conto Lista delle partenze con funzioni di check out, visualizzazione conto, sondaggio al cliente - Survey Waiting List Lista Clienti in casa Messaggi ai reparti, con attività per reparti differenti Nuovi messaggi Housekeeping: cambiare lo status della camera Controllo disponibilità camere Reportistica Pubblicazione delle offerte su Twitter tramite protel Room Tweet Conduzione di sondaggi e questionari di gradimento con protel Survey 11

12 Multi Property Edition Controllo centralizzato protel Multi Property Edition è la soluzione ideale per Gruppi e Catene Alberghiere perché permette di controllare centralmente e in modalità online tutte le strutture del Gruppo e tutte le funzioni di Central Reservation, Front Office, Sales & Marketing e Conference & Banqueting. protel MPE è nato per centralizzare il database dei clienti e tutti i dati gestionali, e con Central Reporting, Business Intelligence e Central Rate Management vi permette di analizzare, a livello direzionale, i risultati operativi di tutto il Gruppo per pianificare azioni di marketing e strategie tariffarie e di vendita a livello di Gruppo, singolo Hotel o per raggruppamenti di strutture, con integrazione centralizzata a IDS, GDS e Web Booking Engine. Alcuni tra i più importanti Gruppi Alberghieri nazionali e internazionali, delle dimensioni da due a centoventi Hotel, si sono già affidati a protel MPE. Vantaggi strategici e operativi La gestione centralizzata di tutti gli Hotel del Gruppo consente funzioni di Central Reservation e Central Sales & Marketing da parte del Centro Prenotazioni e della Direzione Vendite. La verifica della disponibilità di camere e tariffe può essere fatta per singolo Hotel o per più strutture, con la possibilità di fare cross selling di camere e spazi congressuali in più Hotel contemporaneamente. Grazie al database dei clienti centralizzato, ogni Hotel del vostro Gruppo conosce chi sta entrando nella hall o sta prenotando, quali tariffe gli sono riservate, quali sono le sue richieste e preferenze, che amenities gli sono già state riconosciute negli altri Hotel del Gruppo. il Data Center di Serenissima Informatica, garantisce la sicurezza fisica e informatica dei vostri dati aziendali sui clienti, uno dei vostri maggior patrimoni. Con protel MPE in Hosting, i vantaggi operativi e l ottimizzazione degli investimenti aumentano ancora grazie all integrazione con gli altri sistemi dell Hotel Management System e ai servizi di Cloud Computing di Serenissima Informatica, tra cui Microsoft Office per la produttività individuale e Microsoft Exchange per la posta elettronica. Head Quarter Solution protel Head Quarter permette di controllare centralmente Gruppi e Catene Alberghiere in modalità off-line quando non è possibile realizzare una configurazione MPE a causa della mancanza di connessioni Internet adeguate. protel Head Quarter prevede l installazione di un database server in ogni Hotel e di un database server in Sede, sul quale vengono trasferite le informazioni gestionali dai vari Hotel del Gruppo. In ogni Hotel possono essere installati i moduli di Front Office, Sales & Marketing e Conference & Banqueting, mentre, per la Sede, sono disponibili i moduli di Central Reservation, Central Sales & Marketing e Central Reporting. Il database di Sede contiene la replica dei dati gestionali più significativi, generati negli Hotel, e i dati relativi alle prenotazioni inserite dall Ufficio prenotazioni centralizzato, che vengono invece trasferiti agli Hotel. protel MPE permette ai vostri Manager di esprimere al meglio la loro professionalità, sfruttando on-line tutte le funzioni operative avanzate di protel Front Office, Sales & Marketing e Conference & Banqueting. Razionalizzare e ottimizzare protel MPE, con il database centralizzato in Hosting presso 12

13 Selz POS Qualità in movimento Selz è il POS internazionale per la ristorazione alberghiera che supera il concetto della cassa tradizionale, grazie a un interfaccia grafica multilingua semplice e intuitiva per sistemi touch fissi ipad, ipod, iphone e tablet, e la possibilità di portare tutti i dati in Hosting. Grazie alla completa integrazione con protel PMS il vostro personale di sala potrà conoscere e anticipare le richieste e le preferenze dei vostri clienti, e il Front Office potrà analizzare nel massimo dettaglio i consumi e gli addebiti di ogni cliente. L integrazione con il Magazzino permette di controllare consumi teorici e reali, valutare il food cost e alimentare il sistema di Controllo di Gestione per la reportistica di Profit & Loss di reparto. In aggiunta alla suite completa di report statistici e finanziari, la Business Intelligence consente di analizzare i dati fino al micro dettaglio: a livello di Gruppo, per Hotel, centri di ricavo, settori merceologici, fino al singolo articolo su specifici intervalli di tempo. Hosting, sicurezza e continuità operativa Selz garantisce la continuità di servizio e la massima sicurezza dei dati grazie alla possibilità di installare il database principale in Hosting, e ai database presenti su ogni POS. Le casse possono quindi continuare a lavorare anche off line senza collegamento con il server o il Data Center. L operatività di sala e la qualità del servizio vengono migliorate sia dall ottimizzazione delle funzionalità, sia dall integrazione con le card dei sistemi di chiusura porte per l identificazione del cliente e il room charge. Se avete poco spazio, Selz è il POS che fa per voi, perché con una sola cassa potete gestire tutti i centri di ricavo che desiderate (ristorante, bar, room service, piscina e così via) con la corretta attribuzione di ricavi e costi. Gestione centralizzata e Business Intelligence Selz ha tutte le funzioni per gestire ristoranti e bar di qualsiasi format, anche con shop integrati, e moduli di Sede che permettono alle catene organizzate di impostare e controllare centralmente tutte le location, dai prezzi alle politiche commerciali dei vari punti vendita. 13

14 Selz Corporate E il modulo dedicato alla Sede centrale per: configurare ogni location, di qualsiasi format; definire i profili e le abilitazioni di tutti gli utenti; gestire le anagrafiche di articoli, menù, loro rotazione per location, periodi e fasce orarie; gestire convenzioni con fatturazione differita o su card prepagate a scalare e la loro segmentazione per location; definire le promozioni e la loro segmentazione per location; creare il reporting statistico, merceologico e finanziario suddiviso per location, periodo, operatori, punti cassa e così via. Selz Administration È il modulo dedicato al Food & Beverage Manager. Nelle installazioni di Catena permette la gestione operativa della location, con articoli e menù stagionali, prezzi e condizioni di vendita locali, analisi della reportistica di punto vendita e così via. Nelle installazioni indipendenti si arrichisce delle funzioni di Corporate necessarie per l impostazione e il controllo di tutti i parametri di base. Selz Administration si integra con il Magazzino per ricevere le variazioni sugli articoli e trasferire i dati del venduto a fien giornata. Selz Food & Sales È il modulo per le casse touch screen integrato con protel Front Office: implementa i parametri definiti centralmente nelle installazioni di catena; realizza le funzioni di vendita e servizio, in ogni format F&B o retail, tramite terminali touch screen e scanner; permette la completa gestione di sale, tavoli, prenotazioni; consente l inserimento delle comande e il loro invio temporizzato ai centri di produzione nei ristoranti a servizio; gestisce la stampa di qualsiasi tipo di documento fiscale o proforma dai punti cassa con enquiry sul Front Office per l addebito ai clienti in casa, con tutte le modalità di pagamento abilitate sui punti cassa; applica le azioni relative alle convenzioni e alle promozioni commerciali; implementa le funzioni di distinta di versamento dalle casse e il controllo di quadratura dell intero locale. Selz Chip Card Modulo dedicato alla gestione di carte fedeltà pre- o postpagate, prevede sia funzioni centrali che per le casse dei locali: intestazione delle card per i clienti; gestione della black list e blocco selettivo delle card; gestione della circolarità dei dati delle card; controllo dei movimenti di tutte le card; applicazione automatica delle convenzioni e delle promozioni alla chiusura del conto; pagamento con scarico da card prepagata; ricarica delle card prepagate. iselz iselz è la nuova app per ipad, ipod e iphone che sostituisce i terminalini tradizionali migliorandone la funzionalità e portando nella mani dei camerieri tutte le funzioni della cassa. iselz è integrato con una stampante da cintura che, grazie a un lettore di banda magnetica, permette di riconoscere il cliente in automatico e effettuare il room charge in velocità e sicurezza mentre si raccoglie la comanda al tavolo. Allo stesso modo, il sistema permette di stampare il voucher per il check del cliente direttamente al tavolo, velocizzando le operazioni di sala. In particolare in alta stagione, o quando gli spazi sono molto ampi e la distanza tra i tavoli e la cassa è elevata, o in tutti i casi in cui si desideri aumentare la rotazione dei tavoli, iselz con la stampante alla cintura è la risposta giusta. Con iselz il personale di sala può quindi dedicarsi maggiormente alla cura del cliente, a tutto vantaggio della produttività del reparto. 14

15 Reservation Assistant Ottimizzare le attività e le risorse Alcune tra le migliori Catene Alberghiere internazionali e i più prestigiosi Hotel hanno scelto Reservation Assistant Spa & Activity software per la sua capacità di ottimizzare la gestione di centri benessere, Spa, Golf & Sport Club. Dedicato alla gestione di Spa singole o di gruppi organizzati con database centralizzato, Reservation Assistant offre vantaggi e funzioni innovative sia a centri benessere integrati all interno di un Hotel che alle realtà indipendenti. Spa Web Booking & Web Shop Con Reservation Assistant i vostri clienti possono prenotare online i servizi della Spa e le attività sportive. Da Web Booking & Web Shop potete vendere ingressi alla Spa, trattamenti, massaggi, voucher, corsi, lezioni e prodotti di salute e bellezza aumentando l efficacia commerciale e i risultati del vostro centro benessere. Mobile Loyalty Card La Mobile Loyalty Card per lo smartphone dei clienti permette a voi di tagliare i costi delle card plastificate e a loro di prenotare direttamente dallo smartphone. facilita le attività del Front Office, migliora la comunicazione tra aree e settori operativi e aumenta la qualità dei servizi che offrite ai vostri clienti. Perchè scegliere Reservation Assistant Ottimizzazione delle risorse (cabine, personale, materiali) per massimizzare i ricavi Sistema internazionale della massima qualità Semplice, flessibile e adattabile alle diverse necessità Web Shop e Web Booking per aumentare le vendite e migliorare l operatività e l impiego delle risorse Database centralizzato per i clienti della Spa e i soci del club Gestione di Voucher e di Pacchetti per integrare l attività di vendita alberghiera Calcolo dei compensi e organizzazione dello staff, inclusi i turni di lavoro e i periodi di riposo Reportistica a supporto del controllo di gestione, marketing e CRM Digital Signage integrato per informare i clienti sui servizi immediatamente prenotabili, con messaggi automatici e in tempo reale attraverso schermi LCD, plasma o totem Potete alimentare la relazione che vi lega ai clienti inviandogli offerte speciali personalizzate, informandoli sulle novità della Spa. L invio automatico di SMS di notifica degli appuntamenti, infine, vi aiuta a ridurre i no-show. Soluzioni integrate, molteplici vantaggi L integrazione di Reservation Assistant con protel Front Office e i sistemi di controllo accessi alle aree della Spa 15

16 Meta Hotel Back Office Mèta Hotel Back Office Mèta Hotel Back Office è dedicato a Hotel indipendenti e Catene Alberghiere italiane, anche multiazienda o con ragioni sociali diverse, per la completa e sicura gestione operativa e amministrativa, con efficace controllo di gestione secondo i criteri dello Uniform System of Acconts. Integrazione con il Front Office alberghiero La chiusura giornaliera del Front Office genera i dati necessari al Back Office per le corrette registrazioni. Tutti i dati di ricavo e statistici vengono acquisiti automaticamente, sia in contabilità generale che analitica, direttamente da protel. Indipendentemente dai documenti emessi, i dati relativi a produzione giornaliera, corrispettivi IVA, caparre e sospesi, anche con il dettaglio per cliente, vengono registrati giornalmente per generare i corretti report mensili di analisi. Contabilità Con Mèta Hotel potete svolgere le attività amministrative per aderire alla legislazione normativo-fiscale italiana attraverso un impianto che permette di automatizzare fortemente le attività operative quotidiane con sensibili guadagni in efficienza e affidabilità. Uniform System of Accounts Mèta Hotel Back Office dispone di vero Controllo di Gestione che permette di produrre report mensili di analisi dei risultati di periodo e progressivi, in confronto con l anno precedente e con il budget per evidenziarne i relativi scostamenti. I modelli di analisi sono teoricamente infiniti, definibili a piacere secondo le specificità della singola struttura. Possono riguardare anche esercizi contabili e periodi non solari, ad esempio per confrontare la stessa stagionalità tra più anni, e aggregare dati relativi a più alberghi della stessa organizzazione o catena. I report, analizzabili anche in Microsoft Excel con strumenti di Business Intelligence, nascono dalle registrazioni di contabilità generale che generano i movimenti di registrazione nei centri di costo interessati. I dati che alimentano i modelli sono sia contabili puri (acquisti, stipendi, ricavi) che statistici (camere occupate, numero di coperti e così via), per poter calcolare ed evidenziare alcuni interessanti parametri come il prezzo medio di vendita per camera o il costo medio per pasto. Economato Oltre alla gestione classica del ciclo passivo, tramite la registrazione delle bolle valorizzate si generano automaticamente sia il carico di magazzino che i dati contabili relativi agli acquisti di beni. Così facendo, il report di Controllo di Gestione viene alimentato automaticamente. Integrazioni Food & Beverage - L economato è integrato con Selz per lo scarico automatico del magazzino in base ai consumi reali. Stipendi - Si possono acquisire in automatico gli importi delle retribuzioni del personale sia in contabilità generale che suddivisi per reparti. Via Libera Bilancio Europeo de Il Sole 24 Ore Terminalini per l automatizzazione delle attività di inventario e ricezione della merce 16

17 International Hotel Back Office Microsoft Dynamics NAV è l ERP internazionale utilizzato da più di aziende in oltre 150 paesi, con 42 localizzazioni nazionali. Aderente alle normative fiscali e contabili italiane, NAV semplifica la gestione di Finanza, Amministrazione, Magazzino e Controllo di Gestione. Microsoft Dynamics NAV International Hotel Back Office è lo strumento fondamentale per la direzione consapevole di Hotel e Catene Alberghiere nazionali e internazionali, poiché fornisce a Direttori Finanziari e Controller la visione globale dei risultati economico-finanziari e le informazioni necessarie per avere il pieno controllo di tutte le variabili critiche per l impresa alberghiera. Interfaccia con il Front Office alberghiero I dati di ricavo relativi alla produzione giornaliera, agli incassi e ai corrispettivi IVA, generati dal PMS, vengono acquisiti quotidianamente con una procedura automatica e generano movimenti contabili ed extracontabili in contabilità generale e analitica. Ai fini di un più accurato controllo di gestione, vengono importati nel Back Office anche dati statistici extracontabili come ricavi per segmenti di mercato, nazionalità dei clienti, tipologie di camera, occupazione percentuale dell Hotel e così via. Controllo di Gestione e Uniform System of Accounts Microsoft Dynamics NAV International Hotel Back Office permette di analizzare i dati gestionali secondo standard internazionali. In contabilità analitica, i dati contabili e statistici sono riclassificati secondo i criteri dello Uniform System of Accounts, per Hotel, reparti e centri di costo e ricavo, in accordo con il piano dei conti, che può essere adattato per catene alberghiere e Hotel grandi o piccoli con più o meno reparti operativi. Tutte le informazioni contabili e statistiche riclassificate sono analizzabili secondo i modelli di Uniform System of Accounts Reporting (Bilancio, Profitti & Perdite, Patrimonio Netto e Forecast), che rappresentano i dati di periodo e progressivi confrontandoli con quelli dell anno precedente e del budget, indicando nei vari casi i relativi scostamenti. Un modello di Forecast con layout annuo rappresenta i dati di consuntivo fino al periodo analizzato e quelli previsionali per i mesi successivi fino a fine anno, oltre a KPI, ratio operativi e ratio per investitori e banche. Tutte le informazioni possono essere approfondite fino alle singole registrazioni, grazie alle funzioni di drill down di NAV. Interfaccia con sistemi di gestione delle Risorse Umane Ogni mese NAV International Hotel Back Office può acquisire automaticamente i movimenti contabili relativi agli stipendi, per garantire la massima precisione nell analisi di costi e ricavi per reparto. I vantaggi del Controllo di Gestione con USoA I nostri consulenti adattano il sistema di CdG alla vostra organizzazione come un abito sartoriale, per consentivi di valutare: l andamento economico dell Hotel; i ricavi minimi per coprire i costi di gestione; quale reparto e in quale misura è il principale artefice dei risultati gestionali; il grado di efficienza operativa raggiunta nelle diverse aree gestionali e unità organizzative; quali servizi spingere, qual è il mix di vendita ottimale, quando conviene dare in outsoucing dei servizi; le combinazioni di ricavo medio per camera e il tasso di occupazione che consentono un utile soddisfacente.

18 hosting e cloud Hosting Vantaggi economici e organizzativi Centralizzare il sistema informativo in Hosting evita costose replicazioni di macchine e sistemi, assicura la protezione dei dati e la fornitura continua del servizio. Grazie ai servizi di Hosting, non è più necessario acquistare e gestire server, sistemi di backup e antivirus per ogni Hotel, con notevoli vantaggi economici e organizzativi e maggior sicurezza dei dati. Portando in Hosting i gestionali dell Hotel Management System, i relativi database e tutti i sistemi di backup e antivirus vengono centralizzati in un Data Center di nostra proprietà all interno di Server Farm di Telecom Italia, e possono essere integrati con i nostri servizi di Cloud Computing, tra cui Microsoft Office e Microsoft Exchange per la posta elettronica. Garanzie di continuità operativa Le nostre Server Farm sono progettate e realizzate per garantire quattro condizioni fondamentali: la ridondanza di tutte le risorse hardware e software necessarie per assicurare la continuità dei processi e l accesso ai dati; il monitoraggio continuo delle risorse tramite sistemi automatici dedicati per minimizzare i tempi di reazione; l intervento immediato in caso di anomalie, 24 ore su 24, per 365 giorni all anno; l aggiornamento preventivo della piattaforma hardware e del software di sistema e d ambiente per garantire prestazioni costanti del massimo livello. Maggiore sicurezza fisica e informatica dei dati Le Server Farm sono realizzate per assicurare la protezione 18 dei dati e la fornitura ininterrotta del servizio grazie a: gruppi di continuità statici e generatori autonomi capaci di garantire la costante alimentazione delle macchine; controllo armato degli accessi; sistemi di sicurezza antincendio e antiallagamento, di controllo della temperatura e dell umidità. Eventi imprevedibili che potrebbero provocare perdite davvero irrimediabili nel caso di installazioni in Hotel, come l allagamento della sala server, non sono più un problema. Razionalizzare, ridurre, pianificare La scelta dell Hosting permette una sensibile razionalizzazione degli spazi e delle risorse e l effettiva riduzione dei costi di gestione, anche per le Catene più piccole, a partire da due sole strutture. L Hosting è particolarmente interessante anche per gli Hotel in apertura. Il servizio è proposto in base a un canone mensile per camera e consente a manager e imprenditori di definire con precisione il budget dei costi del comparto IT per l intera durata del contratto. Cloud Computing Il Cloud Computing è un insieme di risorse hardware e software che forniscono servizi su richiesta attraverso la rete Internet. Forniamo servizi di Cloud Computing per ridurre i costi e aumentare l efficienza operativa dei nostri clienti.

19 Dicono di noi Date le nostre dimensioni, le nostre attitudini e i nostri piani di sviluppo, cercavamo un fornitore che fosse flessibile e disponibile a lavorare davvero con noi per migliorare i servizi e i software e ad ascoltare le richieste degli utenti. Un ottimo customer care e la capacità di risolvere i problemi velocemente e con efficienza erano obbligatori. Inoltre, volevamo un partner specializzato sia sul software sia sull hardware, in grado di supportarci su entrambi. Emmanuel Clavé, Group Director of Information Technology Intendiamo sfruttare le caratteristiche dell Hotel Management System di Serenissima Informatica e i vantaggi della centralizzazione dei dati per gestire al meglio le nostre strutture e aumentarne l efficienza. Stefano Battaglia, Presidente In Serenissima Informatica abbiamo trovato un partner in grado di soddisfare le nostre esigenze e abbiamo deciso di sostituire al precedente PMS un software con referenze consolidate. Roberto E. Wirth, Direttore L Information Technology rappresenta un elemento strategico sempre più determinante nello sviluppo del servizio all Ospite, siamo quindi lieti di avvalerci della professionalità e dell esperienza di Serenissima Informatica in questo campo. Casto Jannotta, Presidente Avevamo la necessità di disporre velocemente di dati coerenti e logici sull andamento delle nostre strutture, per essere tempestivi e incisivi sugli interventi da fare e sulle strategie da adottare per il gruppo o le singole strutture. La Business Intelligence si è rivelata essere all altezza delle nostre aspettative. Antonio Del Mauro, Manager La migliore qualità di Serenissima è il volere risolvere i problemi del cliente, fornendo oltre ad un prodotto certamente completo, la disponibilità nello studiare e sviluppare una soluzione che si adatti perfettamente alle specifiche esigenze del singolo hotel. Alessio Gemini, Owner Abbiamo scelto protel come PMS, perché volevamo un prodotto di livello internazionale che ci aiutasse nella gestione di un struttura con un target particolare come quello a cui ci rivolgiamo. Ralph Riffeser, CEO & GM La scelta è stata guidata anche dalle buone referenze raccolte tra chi già lo utilizza e dai commenti positivi sul servizio di assistenza che Serenissima Informatica fornisce ai propri clienti. Chiara Carletto, General Manager, Gruppo Calzedonia Sono felice della scelta che ho fatto per: le PERSONE, per il programma, per l assistenza e per il supporto che mi hanno sempre dato. Con il senno del poi rifarei la stessa scelta!!! Angelo Marasco, Amministratore 19

20 Hotel Back Office NAV Serenissima Informatica SpA Via Croce Rossa, Padova Italia T F Serenissima Informatica. Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi e i marchi registrati sono proprietà delle rispettive società.

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