RIF. NORMA UNI EN ISO 9001:2008

Transcript

1 Dipartimento Interaziendale Regionale di Direttore Dott. Mario Piani RIF. NORMA UNI EN ISO 9001:2008 sviluppato dal Responsabile Assicurazione Qualità Dipartimentale Dott.ssa G. Siracusa dal Referente dell Approvvigionamento Dipartimentale Sig.M. Mencarelli e dal Gruppo di miglioramento Eubis Dipartimento Regionale

2 - MANUALE DEL PROCESSO 05 - Dipartimento Regionale INDICE E STATO DELLE REVISIONI Ed.II Rev.0 del 08/10/2009 Pag. 2 di 2

3 - MANUALE DEL PROCESSO 05 - Dipartimento Regionale INDICE E STATO DELLE REVISIONI Ed.II Rev.0 del 08/10/2009 Pag. 2 di 2 INDICE: N Codice Titolo Ed. Rev. Data Procedura Generale (PG) 1 APPROVVIGIONAMENTO DIRMT II 1 05/11/11 ISTRUZIONI (IL) 1 IL01 RICHIESTA APPROVVIGIONAMENTO II 0 08/10/09 2 IL02 CHIUSURA ORDINI II 0 08/10/09 Allegati (ALL) 1 ALL01 ELENCO FORNITORI II 0 08/10/09 Stato del Documento Ed. Rev: Data Motivo II 0 08/10/09 Modifiche organizzative II 1 05/11/11 Modifiche migliorative Compilazione (RAQD) Verifica (RAQD) Approvazione (DIR del DIRMT)

4 Procedura Generale: APPROVVIGIONAMENTO DIRMT Ed.II Rev.1 del 05/11/2011 Pag. 1 di 4 Indice 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI DESCRIZIONE Premessa Tipologie di fornitura Apparecchiature Reagenti, altro materiale di consumo e sanitario - farmaceutico Servizi di manutenzione e taratura Altro Richieste di approvvigionamento Selezione dei Fornitori Valutazione dei Fornitori Valutazione preventiva Valutazione periodica Dati di acquisto INDICATORI DI PROCESSO ELENCO REGISTRAZIONI E ALLEGATI...4 Stato del documento Ed. Rev. N Data Motivo Pag. II 0 08/10/2009 Modifiche organizzative Tutte II 1 05/11/2011 Modifiche organizzative Tutte 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La finalità della presente procedura è assicurare che i prodotti e i servizi acquistati siano conformi ai requisiti specificati attraverso il controllo delle fasi relative alla gestione dei dati di acquisto e alla valutazione dei fornitori e delle forniture. La presente procedura si applica a tutti gli approvvigionamenti e ai fornitori di prodotti/servizi che influiscono sulla qualità del servizio/prodotto erogato dal DIRMT. 2. RIFERIMENTI Cap. 3 del MQ. 3. DESCRIZIONE 3.1 Premessa Il DIRMT ad oggi risulta inserito nell organizzazione dell Azienda O-U Ospedali Riuniti con la quale condivide alcune strutture tra le quali le risorse per la gestione degli acquisti. La struttura dell Azienda O-U Ospedali Riuniti ha i seguenti compiti: predisposizione e aggiornamento del Regolamento Aziendale in materia di contratti di acquisto di beni e servizi;

5 Procedura Generale: APPROVVIGIONAMENTO DIRMT Ed.II Rev.1 del 05/11/2011 Pag. 2 di 4 definizione, nell ambito di quanto previsto nel regolamento di cui sopra, della procedura di acquisto da utilizzare (licitazione privata, appalto concorso, asta pubblica, trattativa privata); gestione delle gare, che nello specifico sono centralizzate; scelta dei fornitori, condivisa con la Commissione Stesura capitolati di gara ; gestione dei reclami e valutazione dei fornitori, condivisa con le UU.OO. richiedenti. Il DIRMT interagisce con gli approvvigionamenti centrali fornendo la definizione degli standard tecnici di prodotto sulla base dei quali deve essere effettuata la ricerca dei fornitori e fornendo tutte le informazioni necessarie alla valutazione del prodotto/servizio acquistato. In relazione all attività trasfusionale si conferma quanto già previsto con la DGRM n 1227 del 02/08/2010. In particolare, si ribadisce che gli acquisti dei prodotti oggetto della gara centralizzata vengono effettuati dal DIRMT anche per conto delle Aziende del SSR e dell INRCA. Pemane, dunque, il divieto per le Aziende del SSR e dell INRCA di acquistare autonomamente i materiali aggiudicati nella gara, mentre rimane a carico delle Aziende del SSR e dell INRCA solo l acquisizione di materiali non attinenti alla stessa. La V a Commissione Sanità Regione Marche interviene all interno della procedura di approvvigionamento indicando esperti per il gruppo di valutazione. 3.2 Tipologie di fornitura I prodotti di cui il DIRMT si approvvigiona e che hanno diretta influenza sulla qualità organizzativa e tecnica del servizio/prodotto erogato sono i seguenti: A. Apparecchiature; B. reagenti ed altri materiali di consumo (presidi medico chirurgici e materiale sanitario farmaceutico); C. servizi di manutenzione e taratura; D. altro. Per queste categorie di prodotti e servizi i fornitori vengono selezionati e valutati. I rapporti di fornitura delle UU.OO. possono essere di tre tipi: Acquisti; Contratti in service; Contratti di noleggio o di Leasing. Per gli acquisti a fronte di gara il DIRMT si appoggia alla U.O. di Approvvigionamento di beni e servizi dell Azienda O-U Ospedali Riuniti, della quale applica integralmente il Regolamento Aziendale in materia di contratti di acquisto di beni e servizi, che definisce la procedura di acquisto da utilizzare (licitazione privata, appalto concorso, asta pubblica, trattativa privata), effettua la scelta dei fornitori (utilizzando le valutazioni preventive fornite dal dipartimento) ed emette l ordine ai fornitori. Non è possibile acquistare prodotti che sono al di fuori dei capitolati di aggiudicazione. Ogni UU. OO. del DIRMT ha un responsabile dell approvvigionamento, che ha il compito di effettuare l ordine di acquisto per via telematica direttamente al RdAD, il quale a sua volta provvede alla trasmissione degli ordini alle Ditte, che provvederanno alla consegna direttamente all U.O. richiedente. I contratti in service consentono al DIRMT di acquisire un pacchetto composto di: utilizzo di strumentazioni per il periodo di validità della gara; materiale di consumo necessario per erogare il prodotto/servizio con tali apparecchiature;

6 Procedura Generale: APPROVVIGIONAMENTO DIRMT Ed.II Rev.1 del 05/11/2011 Pag. 3 di 4 manutenzione programmata e straordinaria; quant altro compreso nel contratto di fornitura per l esecuzione di un determinato numero di prestazioni all anno Apparecchiature L acquisizione delle apparecchiature in service, attraverso le gare centralizzate vengono fatte in base al fabbisogno di tutte le U.O. afferenti al DIRMT dalla Commissione Stesura capitolati di gara Reagenti, altro materiale di consumo e sanitario - farmaceutico Prima di implementare le gare centralizzate la Commissione Stesura capitolati di gara richiede al RdAD i dati relativi alla tipologia di prodotti acquistati, i costi e le attività relative svolte da ogni UU. OO., allo scopo di definire le necessità per ogni singola struttura. Nel caso che si verifichi la necessità di prodotti non inclusi nelle gare al momento della programmazione, può essere presentata una richiesta integrativa direttamente alle Aziende di appartenenza. La responsabilità della gestione delle richieste è del RdAD, la responsabilità dei controlli e dell immagazzinamento dei prodotti è del responsabile approvvigionamento delle U.O. (RdA) Servizi di manutenzione e taratura La manutenzione programmata e straordinaria, delle apparecchiature in dotazione alle UUOO del DIRMT, viene eseguita periodicamente con modalità differenti, secondo quanto stabilito in apposite istruzioni presso i centri di utilizzo Altro I prodotti non inseriti nella gara centralizzata vengono acquistati secondo criteri stabiliti dalle Aree di appartenenza. 3.3 Richieste di approvvigionamento Il RdA dell U.O.: è responsabile dell approvvigionamento rispettivamente di tutti i prodotti e materiali di consumo per la propria U.O.; tiene i rapporti con il RdAD che provvede alla programmazione e gestione degli approvvigionamenti; controlla i dati relativi ai prodotti in entrata/uscita dall U.O.; effettua la richiesta informatica e consegna le bolle di accompagnamento delle forniture alla segreteria del DIRMT, secondo quanto indicato nelle SOP Selezione dei Fornitori I criteri adottati per la selezione dei fornitori sono espressamente indicati nel capitolato di appalto o nel contratto di fornitura secondo le modalità definite nel Regolamento aziendale in materia di contratti di acquisto di beni e servizi.

7 Procedura Generale: APPROVVIGIONAMENTO DIRMT Ed.II Rev.1 del 05/11/2011 Pag. 4 di Valutazione dei Fornitori La valutazione nel tempo dei fornitori è affidata ad una Commissione preposta nominata dal Direttore che valuterà le contestazioni/nc rilevate dalle U.O Valutazione preventiva La valutazione preventiva è quella effettuata prima della aggiudicazione di una fornitura nei casi previsti dalla procedura di gara o di acquisto. I prodotti e servizi di cui le UUOO del DIRMT si approvvigionano sono oggetto di gare di appalto o di altre tipologie di contratto di fornitura. La scelta dei fornitori non spetta quindi direttamente alle UUOO. La Commissione Stesura capitolati di gara, che si avvale anche di figure esperte, ha il compito di effettuare il controllo dei campioni della fornitura prima della gara o dei prodotti nuovi. La verifica della qualità del prodotto viene eseguita attraverso la valutazione dello standard definito dal fornitore. Per tali controlli vengono definiti apposite istruzioni per ciascuna U.O Valutazione periodica La valutazione periodica è quella effettuata per verificare la capacità dei fornitori di soddisfare nel tempo i requisiti richiesti. I fornitori abituali sono inclusi nell elenco dei fornitori, che è disponibile alla voce Magazzino: gestione fornitori a cui si accede dalla pagina web del CRCC, e sono monitorati attraverso l analisi delle Non Conformità riscontrate (vedi PG02). I risultati della valutazione dei fornitori sono utilizzati come punto di partenza per la successiva selezione dei fornitori. 3.6 Dati di acquisto Tutti i dati di acquisto necessari per identificare chiaramente ed univocamente il prodotto richiesto sono: il nome; il codice del prodotto; il codice farmacia. 4. INDICATORI DI PROCESSO Gli indicatori sono definiti nelle SOP. 5. ELENCO REGISTRAZIONI E ALLEGATI 1) Regolamento aziendale in materia di contratti di acquisto di beni e servizi 2) Capitolato generale 3) Capitolati di gara 4) Elenco fornitori.

8 Istruzioni di Lavoro: Richiesta di approvvigionamento Ed. II Rev.0 del 08/10/2009 Pag. 1 di 1 DESCRIZIONE IL01 RESPONS. ENTRARE NEL SITO CRCC Password di accesso RdA CLICCARE SU MAGAZZINO SELEZIONARE DAL MENU SIT ORDINI INSERIRE CODICE FARMACIA DEL PRODOTTO DA RICHIEDERE Digitare a mano da elenco o Leggere il barcode AGGIUNGERE ORDINE INDICARE LE QUANTITA NECESSARIE Tipologia del confezionamento CLICCARE INSERISCI

9 Istruzioni di Lavoro: Chiusura Ordini Ed.II Rev.0 del 08/10/2009 Pag. 1 di 1 DESCRIZIONE IL02 RESPONS. ENTRARE NEL SITO CRCC Password di accesso RdAD CLICCARE SU MAGAZZINO SELEZIONARE DAL MENU MAGAZZINO ORDINI SELEZIONARE ORDINI DA CHIUDERE SELEZIONARE PER SIT/CT O PER PRODOTTO CLICCARE CHIUSURA ORDINI CLICCARE STAMPA ELENCO INVIARE GLI ORDINI AGLI UFFICI COMPETENTI Ufficio provveditorato Ufficio Economato Farmacia AMM ARCHIVIARE LA DCUMENTAZIONE RdAD AMM

10 ELENCO FORNITORI DIRMT ALL01 Ed.II Rev.0 del 08/10/2009 Pag. 1 di 1 Codice Cod. Regionale Ragione Sociale Città Telefono Referente Telefono Sodicar Sodicart S.r.l. Falconara Marittima Pasquini Ivano ABBOTT 4 Abbott Srl Campoverde - Aprilia (Latina) Rossana Girolimini BIOCOR 7216 Biocor Diagnostica Srl Francavilla a mare Chieti Pasquini Lucio Biorad 78 Biorad Laboratories Srl Segrate (Mi) De Angelis Roberta CARIDIAN Caridian BCT Europe NV Calderara di Reno (Bologna) Campana Carlo DIAMED 650 Diamed Italiana Srl Vedano al Lambro (MI) Cinti Cristina DiaSorin DiaSorin Saluggia (VC) D'Elia Mario Fresenius 551 Fresenius Kabi Italia Srl Isola della Scala (Verona) Santini Roberto HAEMONETICS 1862 HAEMONETICS Italia Srl Lainate (Milano) Pasquini Lucio IMMUCOR 4100 IMMUCOR Italia Spa Milano Nappa Anna Lisa ORTHO 8827 Jhonson & Jhonson Pomezia (Roma) Rasori Roberta Kedrion 5393 Kedrion Barga (Lucca) CHIRON 8405 Novartis Vaccines And Diagnostics SRL SIENA Pasquini Lucio P.A.C.O. 693 PACO Srl San Giovanni Teatino (Chieti) Costantini Remo BD 504 RIXLAB s.r.l Gualdo Tadino PG Baldinelli ROCHE DIAGNOSTICS 4381 Roche Diagnostics Spa Monza Milano Quadraroli Mario