Lyra News. Sistema software di CRM & Offer Management

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1 Sistema software di CRM & Offer Management Lyra News Giugno Anno VI - nr. 58 Link info commerciali info tecniche Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra è l applicativo software Softeam per l Organizzazione dell Attività Commerciale e la Gestione delle Offerte. L ambizioso obiettivo del progetto, sviluppato interamente in Italia, è quello di integrare tutti i processi di raccolta, gestione e consolidamento delle informazioni relative alle relazioni commerciali esistenti tra l'azienda e i propri Clienti, in un unico strumento operativo, potente e flessibile, che rappresenti un reale valore aggiunto per gli utilizzatori del sistema. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Il configuratore grafico di Lyra ClickYes per Lyra Mass Mailing Antivirus? Si, ma aggiornato Tips & Tricks (consigli per l'uso) Convenzioni Newsletters precedenti Lyra News - giugno Pag. 1 di 10

2 Il configuratore grafico di Lyra Il configuratore grafico di prodotto è sicuramente una delle parti qualificanti di Lyra. Si tratta di una struttura ad albero a livelli infiniti, in grado di esprimere le condizioni e le relazioni esistenti tra le varie componenti di un prodotto, che sarà oggetto di offerta commerciale. L albero può essere più o meno semplice o complesso, in misura proporzionale alla semplicità/complessità della propria offerta commerciale, alla quantità di varianti, personalizzazioni, accessori, condizioni di vendita I clienti di Lyra rappresentano realtà di ogni tipo: può essere relativamente semplice gestire l offerta di componenti elettronici, strumenti di videosorveglianza o macchine per ufficio (ma se lo chiedete ai nostri clienti che si riconosceranno senz altro in queste categorie, vi convinceranno che non è affatto così semplice ). Può essere molto più complesso gestire l offerta per una macchina transfer, per una linea di confezionamento o per un impianto per la produzione di pasta alimentare In ogni caso il cuore del processo di offertazione è basato sul configuratore di prodotto, che sostanzialmente permette di definire le specifiche tecniche ammissibili, le opzioni compatibili e le relazioni tra i vari elementi, andando ad attivare una serie di controlli, utili per predisporre configurazioni di default, o per differenziare componenti obbligatori, alternativi, mutuamente esclusivi, liberi, opzionali L obiettivo è quello di consentire, in fase di offertazione, una conduzione guidata, che semplifichi e renda intuitivo il diverso flusso conseguente alle varie opzioni, corrispondente alle diverse possibilità di configurazione dell offerta. All interno del configuratore grafico, la definizione dei singoli componenti (o nodi ) prevede la possibilità di gestirne le caratteristiche descrittive nelle diverse lingue normalmente utilizzate in azienda per la produzione delle offerte; ad ogni componente possono essere associati documenti descrittivi, in formato MS Word (estensione.doc), dove è possibile esplicitare tutte le caratteristiche del singolo elemento (informazioni commerciali, tecniche, ad uso interno ), con eventuali integrazioni di testo, tabelle, schemi grafici, immagini, che costituiranno la base documentale dell offerta. Per ogni componente è possibile definire note ad uso interno, allegati da inserire nel documento di offerta, legami con i listini, costi La selezione di un nodo può comportare la selezione/deselezione automatica o con richiesta di altri nodi, attraverso il meccanismo delle regole : è possibile definire regole che relazionano diversi elementi, rendendoli obbligatori o vietati, proponendo alternative Per semplificare la creazione e la manutenzione degli alberi, oltre all interfaccia grafica, è previsto un ampio utilizzo del mouse e di funzioni di drag&drop: un intero ramo di un albero può essere comodamente trascinato con il mouse all interno di un altro albero, relativo a un altro prodotto, che condivide quella parte di configurazione. Lyra News - giugno Pag. 2 di 10

3 Allo stesso modo, per indicare per esempio che l offerta di un componente dovrà obbligatoriamente associarne un altro, sarà sufficiente evidenziare il primo componente, posizionarsi con il mouse sull icona simbolo Obbliga e trascinarla sul secondo componente. Buona parte delle attività di configurazione dell albero sono poi replicate direttamente sull offerta: in base al proprio profilo utente ogni utilizzatore del sistema può essere guidato entro un percorso molto rigido di scelte, opzioni, alternative oppure può essere messo in condizioni di personalizzare la propria offerta, bypassando regole, forzando l inserimento o l esclusione di determinati componenti Il tutto mantenendo comunque il controllo e la tracciabilità di ogni operazione di questo tipo. La configurazione e la successiva manutenzione degli alberi rappresenta una delle parti più critiche della fase di startup di Lyra, ma anche quella che, a regime, è in grado di assicurare un vero salto di qualità nel processo di offertazione, in termini di semplificazione e riduzione dei tempi di produzione dell offerta, uniformità dei layout documentali, ricchezza e condivisione delle informazioni. Lyra News - giugno Pag. 3 di 10

4 ClickYes per Lyra Mass Mailing Uno dei più diffusi e apprezzati add-on opzionali di Lyra è sicuramente il modulo Mass Mailing, che permette una sofisticata gestione di indirizzari di posta elettronica per l invio di mail informative, promozionali, o di Newsletter aziendali, come quella che state leggendo, dove la fonte dati dei Destinatari è normalmente rappresentata dall indirizzario di Lyra. Tra le varie opzioni di invio disponibili, c è anche quella di inviare la nostra partendo da un documento MS Word Questo potrebbe però causare un inquietante avviso sul nostro monitor: Un programma sta tentando di accedere agli indirizzi di posta elettronica memorizzati in Outlook. Consentire l'operazione? Se l'operazione non è prevista, potrebbe trattarsi di un virus, pertanto scegliere "No". Questo avviso è parte dei meccanismi di protezione di Outlook per combattere eventuale codice non autorizzato all'accesso ad Outlook (codice "maligno" di virus o applicazioni sospette). È evidente che nel momento in cui abbiamo approntato la nostra bella Newsletter aziendale, o gli inviti per la prossima Fiera, e siamo pronti per la spedizione a qualche centinaio di destinatari, non è particolarmente piacevole dovere per forza rimanere davanti allo schermo per rispondere al fastidioso messaggio che chiede ad ogni invio di mail l autorizzazione di accesso per il programma esterno (Lyra). Attraverso il programma ClickYes disponibile al sito nelle due versione Pro ed Express, è possibile ovviare a questo problema operativo. La versione ClickYes Express (freeware), una volta installata, simula il click dell utente sulla richiesta di autorizzazione ma non elimina i tempi della richiesta (5 secondi abbondanti per ogni invio). Per un utilizzo intensivo del modulo, si suggerisce l acquisto della versione ClickYes Pro (~25,00Euro) che mette a disposizione una console di gestione che consente di specificare a quali programmi concedere in automatico l autorizzazione. Rispetto alla versione Express offre una sicurezza maggiore, evita i cinque secondi di attesa per ogni singolo invio, è compatibile anche con Microsoft Office 2007 e con Microsoft Windows Terminal Services. Lyra News - giugno Pag. 4 di 10

5 Antivirus? Si, ma aggiornato! Un virus è un programma in grado di danneggiare il computer in uso e diffondersi tramite la connessione a Internet in altri computer, in genere quelli di colleghi, amici e familiari. La quasi totalità dei PC dispone di un software antivirus, ma spesso ci si dimentica dell importanza di tenere aggiornati il proprio antivirus, rendendolo di fatto inutile e impotente di fronte agli attacchi quasi quotidiani di virus e infezioni. L importanza dell aggiornamento Avere un software antivirus installato non è sufficiente, è indispensabile aggiornarlo e mantenerlo aggiornato: il vaccino antinfluenzale di tre anni fa non ci impedirebbe di contrarre l'influenza di quest'anno! Analogamente, è necessario tenere presente che un software antivirus garantirà la protezione dai virus soltanto se aggiornato regolarmente. Il meccanismo di funzionamento dei programmi antivirus si basa sulla ricerca di virus noti nel computer in uso. Quando si aggiorna il software, si scaricano informazioni relative a tutti i virus più recenti. Tali informazioni, che variano in base al software specifico, vengono chiamate "definizioni dei virus". Poiché i pirati informatici che creano i virus escogitano sempre nuovi metodi per infettare i computer, è importante scaricare tutte le definizioni di nuovi virus quanto più spesso possibile, meglio se ogni giorno! Per individuare la data dell'ultimo aggiornamento del programma antivirus, scegliere uno dei seguenti due metodi: 1. Fare click (o doppio click) sull'icona del software antivirus nell'area di notifica della barra delle applicazioni, normalmente situata nella parte inferiore destra della schermata, vicino all'orologio. Verrà visualizzata la data dell'ultimo aggiornamento del software; 2. Da Start-Programmi selezionare la voce corrispondente al software antivirus e verificare le informazioni relative allo stato di aggiornamento; Se sono trascorsi più di otto/dieci giorni dall'ultimo aggiornamento del software, siamo già a rischio. Aggiornare immediatamente l antivirus per garantire la protezione del computer. In genere è possibile scaricare le definizioni dei virus più recenti, ovvero gli aggiornamenti del software antivirus, direttamente dal sito Web del produttore. Per scaricare gli aggiornamenti del software antivirus, è necessario disporre di un abbonamento antivirus valido. Se l'abbonamento è scaduto, è necessario rinnovarlo oppure, se si preferisce, provare un programma antivirus diverso. La maggior parte dei produttori di antivirus offre servizi di download che aggiornano automaticamente il software antivirus quando l'utente si collega, oppure a scadenze prefissate con attivazione automatica, senza necessità di interrompere il proprio lavoro sul computer; in questo caso è consigliabile configurare un update quotidiano, che assicuri l aggiornamento del programma antivirus. Lyra News - giugno Pag. 5 di 10

6 L antivirus migliore. Nella maggior parte dei computer, il software antivirus è spesso preinstallato con la dotazione software di base (sistema operativo, drivers, utilities ). Se nel sistema non è installato un software antivirus o si desidera installare un programma diverso, le possibilità e le offerte sono numerose. Se si eseguono ricerche su Internet, è possibile trovare software antivirus gratuiti (freeware), oppure a pagamento, con la possibilità di scaricare una versione di prova gratuita (shareware) prima dell acquisto. Non esiste l antivirus migliore in assoluto, perché sono parecchi gli elementi che ne potrebbero influenzare una classifica: ovviamente la capacità di intercettare e neutralizzare i virus è fondamentale, ma è importante anche la frequenza di aggiornamento delle definizioni dei virus, la semplicità di utilizzo, per qualcuno anche la disponibilità di una versione in lingua italiana può essere un elemento di valutazione, così come un aspetto gradevole e un interfaccia semplice e facilmente comprensibile. Seguendo comunque newsgroups e discussioni sul Web, si distinguono tra i migliori antivirus in commercio quelli di Panda Security (http://www.pandasecurity.com/italy/) e di Trend Micro (http://it.trendmicro.com/it/home/): entrambi i siti offrono anche la possibilità di una scansione online senza necessità di installare il software sul PC. Tra gli antivirus freeware, che molti giudicano assolutamente allo stesso livello di quelli a pagamento, si distinguono in particolare AVG Anti-Virus Free Edition (http://free.grisoft.com/) e Avira AntiVir Personal (http://www.free-av.com/). Attenzione: due programmi antivirus non sono meglio di uno. Se si dispone già di un software antivirus, ma si desidera provarne uno diverso, disinstallare sempre il programma esistente prima di installarne uno nuovo. L'esecuzione contemporanea di più programmi antivirus può causare gravi conflitti! Lyra News - giugno Pag. 6 di 10

7 Tips & Tricks... (consigli per l uso) D.: Sulla scheda di un cliente al quale sono associate diverse attività (mail, telefonate, offerte, relazioni tecniche, note amministrative ) avremmo necessità di distinguere le attività di tipo commerciale da quelle più di carattere tecnico (richieste di ricambistica, assistenza, ecc.). È possibile in qualche modo raggruppare per argomento le varie attività? R.: Si, ci sono diverse possibilità, che andrebbero valutate per capire quale si adatta meglio alle vostre specifiche necessità La prima possibilità è quella di classificare le singole attività associandole ad una Categoria. Le categorie sono completamente personalizzabili (dal Menu Configurazione/Tabelle/Generali): potete decidere di gestire due o tre tipi di classificazione (ad esempio COMMERCIALE, TECNICA, MARKETING ) oppure applicare un dettaglio maggiore. Nell esempio sotto riportato, tratto dal database operativo in Softeam, le varie attività sono categorizzate in maniera da distinguere attraverso un prefisso se si tratti di attività AMM (amministrative), COM (commerciali) e così via e poi a seguire una distinzione un po più specifica. È solo un esempio di possibilità ma, per esperienza diretta nell utilizzo quotidiano, una classificazione di questo tipo si è dimostrata al contempo semplice e molto efficace: Lyra News - giugno Pag. 7 di 10

8 Un altra possibilità è quella di gestire i Progetti: Il Progetto è un contenitore di offerte ed attività, che permette di raggruppare logicamente una serie di azioni, tipicamente legate ad una stessa trattativa. L utilizzo dei Progetti è particolarmente consigliabile nel caso in cui vi siano clienti con numerose attività e offerte, per cui sono contemporaneamente aperte più trattative, azioni commerciali, problematiche di assistenza che grazie all uso del Progetto possono essere mantenute separate. Una volta creato il Progetto (Menu CRM/Progetti), a partire direttamente dallo stesso è possibile creare nuove attività premendo crea attività o selezionare una categoria dal menu contestuale legato allo stesso bottone. L attività conterrà già il legame al progetto, i dati del Cliente ed eventualmente del Referente. Può anche succedere (e probabilmente è il vostro caso...) di accorgersi della necessità di un Progetto, solo nel momento in cui nella Scheda del Cliente cominciano ad essere presenti decine o centinaia di attività, e la gestione in Categorie non è più sufficiente a soddisfare la necessità di distinguere le attività legate a una o più trattative commerciali, da quelle legate a una richiesta di manutenzione o di altro tipo È sempre possibile, in qualunque momento, creare un nuovo Progetto e inserire in questo contenitore una parte dello storico già archiviato: per fare questo è sufficiente, dalla scheda del progetto, premere il bottone Allega e scegliere tra offerte o attività verrà mostrata la griglia delle attività/offerte già in essere (storico), da cui è possibile selezionare quelle da allegare allo specifico Progetto. Attraverso una corretta configurazione di Categorie e Progetti è sicuramente possibile una migliore gestione delle attività di CRM, finalizzate come sempre all obiettivo di tracciare, all interno del database di Lyra, tutte le relazioni Azienda/Cliente. Sulla base delle numerose esperienze maturate in diverse realtà aziendali, il Sistemista che segue la vostra installazione è sicuramente in grado di proporvi, tra le varie soluzioni possibili, quella che meglio si adatta alle vostre specifiche esigenze di gestione. Per qualunque chiarimento sulla funzione illustrata, e per ogni altra informazione tecnica, vi invitiamo a rivolgervi al Servizio Tecnico Softeam. Inviate le vostre domande a Lyra News. Tips & Tricks Lyra News - giugno Pag. 8 di 10

9 Convenzioni Grazie alla specificità di Lyra, che esprime da sempre il massimo delle proprie potenzialità nelle realtà aziendali di produzione/commercio di macchine o impianti a distinta complessa, Softeam ha avuto l opportunità di stipulare dieci distinte convenzioni, con altrettante Associazioni di categoria ACIMAC (macchine e attrezzature per ceramica) ACIMALL (macchine per la lavorazione del legno) ACIMGA (macchine per l'industria grafica, cartaria e affini) ACIMIT (macchine per l'industria tessile) ASSOMAC (macchine e stampi per materie plastiche e gomma) ASSOCOMAPLAST (macchine per calzature, pelletteria e conceria) CONFINDUSTRIA MARMOMACCHINE (macchine e attrezzature per la lavorazione delle pietre naturali) GIMAV (macchine e accessori per il vetro) UCIMA (macchine per confezionamento e imballaggio) UCIMU (macchine utensili, robot e automazione rappresentate in Federmacchine, la Federazione Nazionale delle Associazioni dei Produttori di beni strumentali destinati allo svolgimento di processi manifatturieri dell industria e dell artigianato (info riservate agli Associati Federmacchine): Queste Associazioni rappresentano migliaia di aziende italiane produttrici di macchine e impianti: per le aziende che fanno riferimento alle Associazioni sopra indicate si aprono interessanti opportunità, per usufruire di condizioni commerciali migliorative sull acquisto di uno strumento che rappresenta un reale valore aggiunto per le proprie attività imprenditoriali. Per ulteriori informazioni, per concordare una presentazione, e per conoscere le condizioni previste dalle convenzioni (*), è possibile contattare, senza alcun impegno, la Direzione Commerciale Softeam. (*) La convenzione non impegna in alcun modo le Associazioni, essendo limitata ad una condizione commerciale di miglior favore, interamente a carico di Softeam. Lyra News - giugno Pag. 9 di 10

10 Newsletters precedenti Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Febbraio Marzo Aprile Maggio Lyra: per far crescere l Ufficio Commerciale Chi è (conosciamo i Clienti Lyra). Pavan Srl Galliera Veneta, PD Ridurre le dimensioni del file di un immagine Tips & Tricks (consigli per l uso). Definizione dei campi obbligatori SPECIALE: il nuovo Lyra Light Lyra Light riduce costi e tempi di startup! I moduli opzionali di Lyra MS PowerPoint: convertire testo in grafica Tips & Tricks (consigli per l uso). Ordinamento dei contatti sulla scheda anagrafica Tempo di fiere, tempo di Lyra offline Chi è (conosciamo i Clienti Lyra). New Office Automation Srl Milano, MI Demo di Lyra a distanza, con LogMeIn Tips & Tricks (consigli per l uso). Modalità di gestione degli allegati La presente documentazione si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti Lyra News - giugno Pag. 10 di 10

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