Perché Lyra News? Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale

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1 Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale Lyra, è il software applicativo, sviluppato da Softeam, leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale, specifico per aziende di produzione/commercio di macchine e impianti a distinta complessa. Perché Lyra News? Softeam propone questo breve notiziario per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti) sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita del prodotto. In questo numero... Lyra nuova release 2.8 La gestione degli impianti Dalla spalmatura alle ripartizioni Nuova Gestione Utenti e ancora info@softeam-tsa.it Pag. 1 di 7

2 Lyra nuova release 2.8 L avvicinarsi delle ferie non ferma lo sviluppo di Lyra. Anzi, proprio in questi caldi giorni d estate, è in beta-test la nuova release 2.8. L importanza dell evento e la ricchezza di nuove funzionalità, legate all imminente rilascio, ci hanno convinto a fare dell edizione di luglio della nostra newsletter elettronica, un numero speciale, interamente dedicato alle novità disponibili nella nuova versione di Lyra. Alcuni Clienti, supportati dai progettisti Softeam, stanno già utilizzando la nuova release, aiutandoci con suggerimenti e segnalazioni; il rilascio definitivo, su tutte le installazioni, è previsto entro il prossimo mese di settembre. Naturalmente tutti i vecchi Clienti riceveranno l aggiornamento gratuito, come previsto dal Contratto di Manutenzione. Per le nuovi installazione, in corso in questo mese di luglio, è possibile optare per l installazione della versione corrente (con successivo upgrade), oppure installare già la nuova versione dove sono attivate tutte le funzionalità di configurazione (anagrafiche clienti, tabelle, struttura macchine, componenti ecc.) e sono temporaneamente disabilitate alcune delle nuove funzioni ancora in fase di testing. info@softeam-tsa.it Pag. 2 di 7

3 La gestione degli impianti Le prime installazioni di Lyra hanno riguardato aziende la cui attività prevalente era la costruzione e commercializzazione di macchine. In relazione alla necessità di gestire offertazione di impianti, la corrente versione di Lyra prevede la possibilità di raggruppare, a livello di documento Word, alcune offerte relative a singole apparecchiature, producendo un unico documento di offerta riepilogativo. All interno del database sono presenti le singole offerte delle apparecchiature, senza alcun tipo di correlazione, essendo la funzionalità limitata, di fatto, ad un semplice raggruppamento documentale. Questo tipo di operatività pone realisticamente delle limitazioni, in particolare relative alla necessità di gestire comunque più offerte all interno del database (quando in realtà l offerta al Cliente è una e una sola), e alla complessità di gestione nel caso di offerte di impianti molto articolati e che includono un significativo numero di macchine. La nuova versione 2.8 prevede il rilascio di un nuovo modulo specifico per la Gestione Impianti. Oltre alla codifica dei relativi valori tabellari, la procedura prevede una nuova gestione all interno del database, tale per cui l impianto non è più visto come somma di singole offerte di macchine, ma come uno specifico record di database, che può contenere al suo interno sia macchine che singole componenti, con la possibilità di gestire anche linee di raggruppamento all interno dell impianto stesso. In questo modo l operatività risulta notevolmente ottimizzata e i tempi di definizione dell offerta drasticamente ridotti, anche su configurazioni di impianti complesse. È prevista una nuova definizione anche a livello di layout documentale, molto più efficiente della precedente, e che prevede la presenza di appositi modelli di MS Word, specifici per il documento di offerta di impianti. Si è trattato di uno sforzo significativo, in termini di sviluppo e di ridefinizione del database, che non poteva però più essere rinviato, anche in considerazione del fatto che gli utenti di Lyra stanno crescendo in maniera sensibile, sia in termine quantitativo che qualitativo, coinvolgendo sempre più spesso aziende con problematiche di offertazione sempre più complesse e sofisticate. info@softeam-tsa.it Pag. 3 di 7

4 Dalla spalmatura alle ripartizioni Strettamente correlata alla Gestione degli Impianti, ma estesa anche all offertazione di singole macchine, è la nuova procedura per la gestione degli importi indicati sulle offerte. La spunto (come spesso succede ) è arrivato da un azienda del modenese, cui è stato presentato Lyra nella scorsa primavera, che ci chiedeva la possibilità di spalmare sui vari componenti dell offerta una serie di costi correlati a servizi che non si voleva venissero dettagliati in offerta. Il termine spalmatura, per quanto abbastanza chiaro, ci sembrava poco elegante. Lo abbiamo sostituito con ripartizione, ma la sostanza non è cambiata: si tratta della possibilità di intervenire sull importo totale o sui subtotali dell offerta, andando appunto a ripartire la maggiorazione applicata, in modo proporzionale, sui singoli componenti dell offerta. Detto così sembra semplice. In realtà, per consentire la massima flessibilità di gestione, sono previste diverse possibilità di ripartizione, che vanno ad integrarsi con la gestione degli arrotondamenti. È rimasto invariato nella sostanza, ma semplificato nella forma, l applicazione di un arrotondamento automatico a livello di singolo componente. In questo caso attraverso i valori tabellati, Lyra ricalcola, in base all importo e alla valuta, la fascia di arrotondamento (in eccesso o in difetto) da applicare. Il totale è naturalmente conseguenza della somma dei singoli valori arrotondati. È stata inoltre inserita la nuova funzione di arrotondamento personalizzato sul totale, che consente in pratica di intervenire applicando una o più maggiorazioni in valore assoluto e/o percentuale. L applicazione tipica può essere quella per definire un margine di trattativa, oppure il valore di un bene o di un servizio che si vuole annegare nell offerta, mantenendo comunque anche la possibilità di esplicitarlo, con un indicazione del tipo COMPRESO, in modo da farlo apparire come una forma di omaggio Il valore può essere spalmato sui singoli componenti (in caso di offerta di macchina) e sulle singole macchine (in caso di offerta di impianto), permettendo anche di specificare eventuali nodi che debbano essere esclusi dal calcolo (componenti, macchine o intere linee di impianto); quest ultima funzione è utile nel caso di beni/servizi il cui prezzo è già stato concordato con l acquirente, e che deve essere quindi indicato in offerta senza alcun tipo di variazione. Sulla base dell indicazione dei nodi da escludere, Lyra ripartisce automaticamente le maggiorazioni solo sui componenti a cui è possibile applicarla, applicando le funzioni di arrotondamento correlate all importo e alla valuta dell offerta. La nuova funzione di ripartizione consente quindi, di fatto, di operare sui singoli importi, assicurando la possibilità di completa personalizzazione sull esposizione dei totali offerta. info@softeam-tsa.it Pag. 4 di 7

5 Nuova Gestione Utenti Un aspetto importante, legato all utilizzo aziendale di Lyra, e alla condivisibilità in rete locale e geografica, è rappresentato dalla necessità di assicurare l accessibilità ai dati secondo precise policy aziendali, che assicurino la riservatezza delle informazioni contenute nel database; l attuale versione dell applicativo consente già, in questo senso, una sofisticata profilazione degli accessi, tesa ad assicurare la possibilità di stabilire chi fa cosa. Ogni Utente di Lyra viene così associato ad un profilo (condivisibile anche da più utenti), che stabilisce con precisione, in quali aree dell applicativo il singolo Utente può entrare, e all interno di queste aree, quali funzioni sono accessibili. Con il termine profilo si intende un insieme predefinito di privilegi per le varie funzioni dell applicazione. Definire un profilo significa sostanzialmente definire un insieme di privilegi che poi verranno attribuiti automaticamente a tutti gli Utenti a cui verrà associato tale profilo. Un profilo potrebbe ad esempio prevedere l accesso solo ad alcune aree dell applicativo e non ad altre, e all interno di tali aree consentire solo funzioni di consultazione, mentre un altro profilo potrebbe prevedere anche funzioni di modifica e/o cancellazione. Una nuova funzionalità introdotta dalla release 2.8, riguarda ora anche la possibilità di limitare la visibilità sull anagrafica Clienti in base a filtri per zona o area geografica, agente/capoarea, categoria. Allo stesso modo la visibilità su Offerte, Attività e Progetti, può essere configurata secondo specifiche necessità. L ulteriore affinamento dei criteri consente ora, per esempio, di attribuire a un gruppo di Commerciali di condividere funzioni di gestione delle proprie offerte, o di quelle della propria Filiale, impedendo la visibilità sui dati di competenza di un altra Sede operativa. Allo stesso modo, una funzione Segretariale o Direttiva potrà invece essere profilata in modo da avere accesso a tutte le informazioni e ai dati consolidati, limitando però questo privilegio solo a funzioni di consultazione e stampa La nuova Gestione Utenti di Lyra 2.8 è già in fase di test per una multinazionale che, avendo necessità di gestire filiali e sedi operative a livello intercontinentale, ha come esigenza primaria proprio quella di assicurare contemporanemente la massima operatività e un assoluta riservatezza dei dati, in modo che le singole entità locali possano lavorare in autonomia, ma su un database centralizzato, in grado di assicurare alla Sede centrale una completa visibilità sul business complessivo. Per le funzioni di operatività via LAN e via Web, e a maggior tutela della riservatezza dei dati, è comunque sempre raccomandabile l utilizzo di adeguate protezioni hardware e software, quali firewall e antivirus. Una valida proposta in questo senso può essere assicurata dai prodotti/servizi Symantec, di cui Softeam è Partner certificato. info@softeam-tsa.it Pag. 5 di 7

6 e ancora Sono davvero numerose le nuove funzionalità all interno della nuova release 2.8 di Lyra. Solo per citarne brevemente alcune: nuova gestione directories di salvataggio offerte (suddivisibili anche per singolo utente); generazione automatica Codice Cliente e Codice Offerta, secondo acronimi configurabili; nuovo modello di capitolato personalizzabile; nuovo layout di stampa Scheda Cliente; possibilità di assegnazione stato a Offerte Revisonate (con indicazione della causale di revisione); gestione automatica fusi orari internazionali per allineamento database/documenti; impostazione internazionale formato data e formato numeri (migliaia e decimali); interfaccia utente in lingua Inglese; accessibilità anagrafica Cliente direttamente dell Offerta; evidenziazione sulla struttura dell albero dei componenti offerti in alternativa e di quelli con parametri variati rispetto al default; e centinaia di ore di sviluppo e testing, che hanno riguardato infine un lavoro di consolidamento e ridefinizione del database, oltre a decine di interventi specifici sulle routines applicative per migliorare la sicurezza e aumentare la velocità delle transazioni. Il risultato di questo sforzo è la nuova release 2.8, che fa sempre più, di Lyra il software leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale info@softeam-tsa.it Pag. 6 di 7

7 La presente documentazione commerciale si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Pag. 7 di 7