PROCEDURA PG_08 GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI

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1 pagina 1 di 9 GESTIONE DEGLI APPOVVIGIONAMENTI STATO DELLE EVISIONI EV. DATA EVISIONATI DESCIZIONE DELLA EVISIONE 0 16/09/2013 -/4 6.1; 6.2; 7.1; 7.2; PIMA STESUA 01 EDAZIONE EFQ VEIFICA GQ CONVALIDA OGANIZZATIVA DIP APPOVAZIONE DG MODIFICA AGGIUNTA AGGIUNTA firma Guarnieri firma Buzzoni firma Sperandeo firma Danzi DATA EMISSIONE 24 FEBBAIO 2015 Consegnata a Copia in distribuzione controllata n in data Copia in distribuzione non controllata

2 pagina 2 di 9 SOMMAIO 1 SCOPO 2 OBIETTIVO 3 CAMPO DI APPLICAZIONE 4 MODIFICHE ALLE EVISIONI PECEDENTI 5 DEFINIZIONI E ABBEVIAZIONI 5.1 DEFINIZIONI 5.2 ABBEVIAZIONI 6 MATICE DELLE ESPONSABILITÀ 6.1 MATICE DELLE ESPONSABILITÀ APPOVVIGIONAMENTO ANNUALE 6.2 MATICE DELLE ESPONSABILITÀ APPOVVIGIONAMENTO NON POGAMMATO 7 DIAGAMMA DI FLUSSO 7.1 DIAGAMMA DI FLUSSO APPOVVIGIONAMENTO ANNUALE 7.2 DIAGAMMA DI FLUSSO APPOVVIGIONAMENTO NON POGAMMATO 8 MODALITÀ OPEATIVE 8.1 APPOVVIGIONAMENTO ANNUALE 8.2 APPOVVIGIONAMENTO NON POGAMMATO 8.3 VEIFICA/COLLAUDO DEI PODOTTI APPOVVIGIONATI 9 IFEIMENTI 10 ALLEGATI 11 INDICATOI 12 LISTA DI DISTIBUZIONE

3 pagina 3 di 9 1. SCOPO Scopo della presente procedura è la definizione delle responsabilità, dei criteri e delle modalità per la gestione degli approvvigionamenti. 2. OBIETTIVO Garantire che il personale impegnato nelle attività di Sanità Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare disponga di linee guida di riferimento per l approvvigionamento dei materiali, degli strumenti e delle attrezzature necessarie allo svolgimento dei compiti istituzionali. 3. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente PG si applica all approvvigionamento di beni e servizi necessari all espletamento delle attività dei Servizi dell Area SPVSA-SIAN del Dipartimento di Prevenzione della ASL. 4. MODIFICHE ALLE EVISIONI PECEDENTI La presente costituisce la prima emissione della procedura (evisione 0). Con la ev. 01 sono state apportate le seguenti modifiche alla precedente ev. 0 della procedura: 6.1;6.2;7.1;7.2 Aggiunta delle attività di verifica/collaudo dei prodotti approvvigionati 8.3 aggiunta del paragrafo Verifica/collaudo dei prodotti approvvigionati 12 aggiunta la modalità di diffusione tramite il sito web aziendale

4 pagina 4 di 9 5. DEFINIZIONI E ABBEVIAZIONI CAV Direttore del Coordinamento Area Veterinaria POS Procedura Operativa Standard DC Dpcumento correlato a PG o POS ich ichiedente DG Direttore Generale della ASL Mag esponsabile del Magazzino DI Direttore di U.O.C. UOS esponsabile Unità Operativa Semplice DIP Direttore del Dipartimento di Prevenzione SGQ Sistema Gestione Qualità DM Dirigente Medico SIAN Servizio Igiene Alimenti e Nutrizione DO Documento Organizzativo SPVSA Sanità Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare DV Dirigente Veterinario SPE esponsabile Servizio Provveditorato e Economato EDD Economo Delegato per il Dipartimento di Prevenzione CComp esponsabile del Coordinamento Competente Istr Istruzione operativa o relazionale SVET_A Servizio Veterinario Sanità Animale Mod MQ Modulo non correlato a procedura Manuale della Qualità SVET_B SVET_C NC Non conformità TPALL PAA PANP Procedura approvvigionamento annuale Procedura approvvigionamento non programmato UOC UOS PG Procedura gestionale UQDip Servizio Veterinario Igiene Alimenti di origine animale Servizio Veterinario Igiene allevamenti e produzioni zootecniche Tecnico Prevenzione Ambiente e Luoghi di Lavoro Unità Operativa Complessa Unità Operativa Semplice Ufficio Qualità presso il Dipartimento di Prevenzione

5 pagina 5 di 9 6. MATICE DELLE ESPONSABILITÀ 6.1 Matrice delle responsabilità - Procedura Approvvigionamento Annuale PAA Matrice delle esponsabilità Procedura Approvvigionamento Annuale PAA ATTIVITA' _UOS DI DIP SPE CComp note Programmazione annuale C C? Verifica e Approvazione: no rimodula la richiesta C? Verifica e Approvazione: si C Convalida Procedura di acquisto Ordine dei Materiali Inoltra materiali C iceve e controlla materiali forniti Favorevole: Consegna del materiale C Non Favorevole: segnalaz. NC C DC01_PG04 Controllo al ricevimento Favorevole - utilizzo Non Favorevole segnalaz. NC C DC01_PG Matrice delle responsabilità - Procedura approvvig. non programmato PANP Matrice delle esponsabilità Procedura approvvig. non programmato PANP ATTIVITA' ich DI DIP EDD SPE note ichiesta Urgente Materiale C DC01_PG08 (Mod. art. 8)? Autorizza l acquisto - No C? Autorizza l acquisto - Si C Predispone l acquisto C itira materiale Controllo al ricevimento Favorevole - utilizzo Non Favorevole segnalaz. NC C DC01_PG04

6 pagina 6 di 9 7. DIAGAMMA DI FLUSSO 7.1 Diagramma di flusso - Procedura Approvvigionamento Annuale PAA Diagramma di flusso interfunzionale Procedura Approvvigionamento Annuale PAA _UOS DI DIP SPE CComp note Programmazione annuale imodula programmazione? NO Approva SI Convalida e avvia procedura di acquisto Inoltra Ordine Consegna materiali iceve la fornitura iceve la fornitura SI? controllo al ricevimento NO utilizzo Segnalaz. di NC DC01_PG04

7 pagina 7 di Diagramma di flusso - Procedura approvvig. non programmato PANP Diagramma di flusso interfunzionale Procedura approvvig. non programmato PANP ichiedente DI DIP EDD SPE NOTE Inoltra richiesta fornitura urgente DC01_PG08? ientra nel budget NO SI Approva e autorizza l acquisto Provvede all acquisto Attiva la procedura d acquisto tramite gara iceve fornitura? controllo al ricevimento SI utilizzo NO Segnalaz. di NC iceve segnalaz. DC01_PG04

8 pagina 8 di 9 8. MODALITÀ OPEATIVE Le modalità di approvvigionamento riconoscono una procedura di approvvigionamento annuale programmato e una procedura di approvvigionamento non programmato, attivabile in casi di comprovata urgenza e in carenza di forniture contrattuali o per convenzione Procedura di Approvvigionamento Annuale - PAA La procedura è regolamentata dal egolamento per la Gestione dei fondi economato, incassi e pagamenti approvato con Delibera ASL n. 605 del , nel quale viene inequivocabilmente affermato il principio generale secondo cui gli acquisti devono essere effettuati a mezzo di appositi atti deliberativi o determinazioni dirigenziali conseguenti a gare espletate nei modi di legge. Annualmente, i Direttori delle Unità Operative Complesse redigono in documento programmatico nel quale indicano il fabbisogno presunto di materiali e strumenti necessari alle attività istituzionali e lo trasmettono al Direttore del Dipartimento di Prevenzione; questi, assembla le diverse richieste e trasmette al competente Servizio Provveditorato ed Economato che, nel rispetto della citata Delibera n. 605/11 e della normativa vigente in materia, provvede alla fornitura, direttamente o, come nel caso di prodotti farmaceutici, parafarmaceutici, sanitari, presidi medico-chirurgici, diagnostici, etc, mediante il Coordinamento competente (Servizio Farmaceutico). Il Dirigente responsabile della Struttura destinataria della fornitura ne valuta la corrispondenza e la conformità all ordine e provvede alla distribuzione del materiale alle UU.OO. territoriali o al suo magazzinaggio Procedura di Approvvigionamento Non Programmato - PANP In aderenza con quanto previsto dal già citato egolamento approvato con Delibera 605/2011, nei casi di effettiva e comprovata urgenza, per: forniture che per la loro natura non possono essere previste con organici e preventivi piani di acquisto; forniture per le quali non è vantaggioso appaltare non solo in considerazione della sporadicità dell evento, ma anche perché il costo del genere da acquistare è inferiore alle spese che si dovrebbero sostenere per la indizione di una gara di appalto è ammesso il ricorso a spese in economia, disciplinate secondo la procedura di approvvigionamento non programmato. Il ichiedente (DM, DV, _UOS, DI), tramite l apposito modulo previsto dall art. 8 del egolamento Economale e allegato alla presente procedura come DC01_PG08, inoltra al Direttore del Dipartimento di Prevenzione la richiesta per fornitura urgente, fornendo le necessarie indicazioni e specificazioni di carattere tecnico del materiale richiesto. Il DIP, riconosciuto il carattere di urgenza della richiesta e accertata la sussistenza del fondo economale disponibile, approva l acquisto e incarica l EDD di provvedere alla acquisizione di quanto richiesto. Il ichiedente, ricevuta la fornitura, ne verifica la conformità con quanto richiesto. Nei casi in cui il carattere di urgenza della fornitura non venga riconosciuto ovvero il fondo economale sia insufficiente all acquisto del materiale richiesto, il DIP trasmette l istanza al Servizio Provveditorato/Economato, che provvede secondo il canale ordinario.

9 pagina 9 di Verifica/collaudo dei prodotti approvvigionati I prodotti approvvigionati sono soggetti ad un controllo al ricevimento che viene effettuato dal ricevente presso la struttura utilizzatrice (U.O. Complessa, U.O. Semplice). La conformità all ordine di quanto ricevuto non comporta particolari adempimenti, se non l archiviazione della documentazione relativa. Il rilievo di mancata corrispondenza (quantitativa e/o qualitativa) tra quanto richiesto e quanto ricevuto viene trattato come una Non Conformità e, come tale, segnalato senza ritardo alla Direzione del Servizio (Vet o SIAN) competente e all UQDip, provvedendo, nel contempo, alla segregazione del prodotto oggetto di segnalazione. A tal fine, il dipendente che rileva la N.C., compila puntualmente e dettagliatamente la Sez. A del modulo DC01_PG04 rapporto di non conformità (correlato alla PG_04) riportando, nella sezione processo o fase del processo non conforme, la dicitura Approvvigionamenti. 9. IFEIMENTI Manuale della Qualità 7.4 UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi di gestione per la qualità equisiti - egolamento Aziendale per la Gestione dei Fondi economato, incassi e pagamenti (Delibera ASL Caserta n. 605 del ). 10. ALLEGATI DC01_PG08 - Modulo art. 8 eg. Economato 11. INDICATOI Non sono previsti indicatori 12. LISTA DI DISTIBUZIONE Direzione Generale Direzione del Dipartimento di Prevenzione Direzione UOC Provveditorato ed Economato Direzione dell Area Coordinamento Area Veterinaria Direzione UOC Sanità Animale Direzione UOC Igiene Alimenti di Origine Animale Direzione UOC Igiene Allevamenti e Produzioni Zootecniche Direzione UOC Igiene Alimenti e Nutrizione I responsabili delle Strutture elencate cureranno la sottodistribuzione controllata di copie numerate e assegnate nominalmente, mediante registrazione dei destinatari su DC01_PG01. L UQDip curerà la diffusione della presente PG rendendola disponibile sul sito istituzionale dell ASL Caserta, nella apposita Sezione Area Sanità Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare.

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