10 regole per una Cash Collection efficace AICS Credit Council

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1 10 regole per una Cash Collection efficace AICS Credit Council Marco Bandera Executive VicePresident CashOnTime Verona 11 Novembre 2015

2 Chi è CashOnTime CashOnTime è un Leading Provider di soluzioni software per l ottimizzazione dei processi di Cash Collection CashOnTime si rivolge ad Aziende B2B con: Soluzioni scalabili (dalle PMI alle aziende Enterprise) Presenza diretta in Canada, USA e UK. Partner in Francia, Italia, Belgio e Spagna.

3 Cash Collection -Tipiche criticità aziendali Sistema ERP customizzato Excel per la Cash Collection Le informazioni sulle attività di recupero credito non sono centralizzate Molto tempo è perso in attività manuali senza valore aggiunto Il team di recupero crediti ha difficoltà nel gestire il contenzioso con i clienti Difficoltà nel fornire report e previsioni di incasso realistiche Scarsa visibilità sulla performance del team

4 Le 10 regole per una Cash Collection efficace 1. Risconoscere il valore strategico della Cash Collection 2. Definire un approccio strutturato e proceduralizzato 3. Automatizzare il più possibile i processi manuali 4. Accelerare la risoluzione delle dispute 5. Misurare e monitorare le promesse dei clienti 6. Definire misuratori di performance 7. Monitorare l efficacia del team di Cash Collection 8. Comprendere la rischiosità del portafoglio 9. Controllo centralizzato vs. Operatività decentralizzata 10. Team esperto + Tool intelligente = Cash Collection efficace

5 1 - Risconoscere il valore strategico della Cash Collection Cash is king Davvero?!?! Cash Collection Non è un semplice centro di costo Cash Collection E un elemento imprescindibile nel definire un rapporto solido e positivo con i clienti Cash Collection Per poter essere efficaci occorrono strumenti efficaci

6 2 - Definire un approccio strutturato e proceduralizzato Ripetere lo stesso schema NON funziona Ma anche non avere uno schema logico NON funziona L approccio vincente deve prevedere: - la segmentazione della clientela - la pianificazione delle attività - la corretta prioritizzazione

7 3 - Automatizzare il più possibile i processi manuali Il FATTORE UMANO è FONDAMENTALE nell attività di Cash Collection Non essendo una risorsa illimitata, è altrettanto fondamentale che il fattore umano sia utilizzato dove apporta VALORE AGGIUNTO Ci sono svariate attività che possono essere oggetto di AUTOMAZIONE: - migliorando la produttività - riducendo gli errori

8 4 - Accelerare la risoluzione delle dispute Cos è una disputa? Perchè una DISPUTA SPUNTA LE ARMI di chi si occupa di Cash Collection? Per una gestione efficace delle dispute e la conseguente accelerazione dell incasso serve: - MONITORARE le dispute - effettuare un ANALISI CAUSA-EFFETTO - implementare STRUMENTI COLLABORATIVI L obiettivo ultimo deve essere la RIDUZIONE DEL NUMERO DELLE DISPUTE

9 5 - Misurare e monitorare le promesse dei clienti Le promesse di pagamento sono uno dei più tangibili risultati della attività di Cash Collection Se gestite in modo corretto, possono rappresenteare: - un fondamentale STRUMENTO PREVISIONALE di cash-flow - un barometro della RELAZIONE con il cliente - una misura dell EFFICACIA dell attività del team

10 6 - Definire misuratori di performance Perchè i KPIs sono utili anche nella Cash Collection? Cosa deve essere misurato? - Performance - Rischio - Forecasting Quali KPI implementare? - DSO - Cash target -. E fondamentale avere una BASE DATI STRUTTURATA e CONSISTENTE

11 7 - Monitorare l efficacia del team di Cash Collection Definire degli OBIETTIVI Gestire il CARICO DI LAVORO Monitorare e premiare la PERFORMANCE Rivedere le attività svolte per MIGLIORARE I PROCESSI

12 8 - Comprendere la rischiosità del portafoglio Per poter prendere decisioni efficaci sulle attività di Cash Collection sono importanti le azioni di: Verifica dei reali tempi di incasso Verifica dei tempi di risoluzione delle dispute Verifica della % delle promesse non rispettate Verifica di sforamenti del fido

13 9 - Controllo centralizzato vs. Operatività decentralizzata Dare al top management VISIBILITA IN TEMPO REALE della attività di Cash Collection COINVOLGERE ALTRE FUNZIONI AZIENDALI nel processo di Cash Collection

14 10 - Team esperto + Tool intelligente = Cash Collection efficace Un analogia militare US ARMY ESERCITO INDIANO VS. 1,3 ml 4,7 ml

15 Un caso concreto: Domtar Corp. Domtar Corporation (NYSE: UFS) è il leader mondiale nella produzione polpa di cellulosa: carta per ufficio, packaging e prodotti per l igiene personale Alcuni numeri (al 31/12/2014): 5,5 b USD di fatturato 431m USD di utile netto dipendenti presenza commerciale e produttiva in 50 paesi Per maggiori informazioni

16 Un caso concreto: Domtar Corp. Funzioni amministrative centralizzate. Funzioni commerciali decentralizzate. SAP come ERP aziendale. Excel per la cash collection. Principali criticità operative: Nessuna strategia di cash collection Nessuna attività di cash forecasting Carenza di visibilità sull attività di cash collection Principali criticità gestionali DSO in continuo deterioramento Criticità nella gestione del Cash Flow

17 Un caso concreto: Domtar Corp. CashOnTime implementato nel 2012 Dopo 18 mesi: DSO migliorato del 17% Riduzione del 25% delle fatture non pagate alla scadenza Aumento del 50% della produttività del team di cash collection Real time reporting per il Top Management Real time reporting per le Sales Operation periferiche

18 Q&A Grazie mille!! Per maggiori informazioni potete contattare Marco Bandera alla mail