SiMon 2.3. Manuale d uso relativo alla fatturazione elettronica. Versione 1.5

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1 SiMon 2.3 Manuale d uso relativo alla fatturazione elettronica Versione 1.5 Data 7 Aprile

2 Indice Indice... 2 Introduzione... 3 Sintesi delle modifiche... 3 Usufruire del servizio di fatturazione elettronica... 4 Come raggiungere il pannello di gestione delle fatture elettroniche... 6 Accettazione dei termini del servizio... 8 Generare una nuova fattura elettronica... 8 Come gestire le informazioni di natura fiscale da parte del soggetto attuatore Inviare la fattura al sistema di interscambio Visualizzare i dati della fattura e monitorare il loro stato

3 Introduzione Il documento descrive i passi operativi per usufruire nel SiMon del processo di Fatturazione Elettronica divenuto obbligatorio con l entrata in vigore del DMEF n.55/2013 e recepito dalla Regione Lazio con avviso n del 25 Agosto Sintesi delle modifiche Cosa cambia sul SiMon L impatto sul SiMon è minimo, in quanto la funzionalità di emissione e invio della fattura elettronica è abilitata soltanto nel momento in cui la richiesta di acconto è stata controllata e validata. Tale iter è descritto nei prossimi paragrafi. Cosa cambia nelle richieste di acconto. Nell interfaccia d inserimento di una nuova richiesta di acconto viene aggiunto un checkbox con il quale l utente decide se voler usufruire del servizio di fatturazione elettronica gratuito. E importante inoltre evidenziare che i campi Numero fattura, Data fattura e Importo fattura saranno utilizzati automaticamente dal SiMon per la generazione della fattura elettronica, senza possibilità di intervenire nella modifica di tali informazioni. Anche il documento allegato cambia significato e dipende dai seguenti casi d uso: A. L ente intende usufruire del servizio di fatturazione elettronica della piattaforma SiMon, non è una A.T.I. e l azione appartiene a un progetto con sigla: RL DL DI LV. Conseguenza: l ente deve allegare una bozza della fattura poiché quella definitiva sarà emessa successivamente in formato elettronico. B. L ente non usufruisce del servizio di fatturazione elettronica della piattaforma SiMon, perché è una A.T.I. o perché ha già una fattura in formato elettronico: Conseguenza: l ente deve allegare la fattura definitiva come fatto sino ad ora. 3

4 Usufruire del servizio di fatturazione elettronica Il servizio di fatturazione elettronica è messo a disposizione di tutti i Soggetti Attuatori in maniera gratuita. Tale servizio si applica a tutte le richieste di acconto che vengono inserite nel sistema a meno che non sia esplicitamente dichiarato di non volerne usufruire. Questa condizione è espressa attraverso il checkbox Escludi fatturazione elettronica e ha valore per la singola richiesta di acconto; pertanto, qualora si ricorresse all esclusione di una richiesta di acconto, ciò non impedirà successivamente di poter ugualmente ricorrere all uso del servizio di fatturazione elettronica offerto dal SiMon. Il Soggetto Attuatore, dunque, deve selezionare la voce di menu Gestione Progetti, indicare un progetto e procedere con il tasto Gestisci Azioni ; a questo punto può selezionare una delle azioni presenti e porre il menu a tendina Form con il valore Richieste acconto cliccando infine sul pulsante Seleziona azione per accedere alla maschera di gestione della richiesta di acconto. Indicando di voler gestire il documento Fattura richiesta erogazione acconto e cliccando sul pulsante visualizza dati documento si accede al dettaglio della fattura. 4

5 La maschera di inserimento dei dati della fattura di una richiesta di acconto resta identica a quella già in essere con la sola aggiunta del checkbox escludi fatturazione elettronica. Valorizzare tale checkbox soltanto se si desidera realmente non usufruire del servizio di fatturazione, ignorarlo se invece si intende usufruire della fatturazione elettronica messa a disposizione dal SiMon. 5

6 Come raggiungere il pannello di gestione delle fatture elettroniche Tutti i Soggetti Attuatori, attraverso la voce di menu Gestisci azioni, possono raggiungere le azioni per le quali intendono gestire il processo di fatturazione elettronica. Tali azioni sono tutte quelle impattate dall avviso n ovvero relative a progetti con codice identificativo composto dalle sigle: RL DL DI LV 6

7 L accesso al pannello di controllo delle fatture elettroniche è disponibile selezionando la voce Fattura elettronica nell elenco delle operazioni possibili per l azione selezionata e confermando l operazione attraverso il pulsante Seleziona azione. 7

8 Il pannello di gestione presenta l elenco delle richieste di acconto che sono state censite in SiMon per l azione selezionata. Per ognuna di esse è possibile generare ed emettere una nuova fattura elettronica o semplicemente monitorare lo stato di avanzamento delle fatture già inviate. Accettazione dei termini del servizio Per accedere al pannello di gestione è necessario prendere visione e accettare i termini e le modalità di erogazione del servizio. Tale accettazione deve essere compiuta una tantum e verrà visualizzata dall ente soltanto al primo accesso al pannello. Generare una nuova fattura elettronica Per generare una fattura elettronica è necessario raggiungere il pannello di gestione e selezionare una richiesta di acconto per la quale non è ancora stata emessa una fattura. Quando tale operazione è possibile il sistema propone la voce Genera fattura tra le operazioni possibili. Selezionando la voce Genera fattura e cliccando sul pulsante Continua si avrà accesso alla maschera di inserimento dati, contenente tutti i dati essenziali della fattura di prossima emissione. 8

9 Le informazioni che il SiMon mostra al Soggetto Attuatore si differenziano in: A. Informazioni integrative di natura fiscale che il soggetto attuatore deve inserire una volta soltanto. B. Informazioni riepilogative della fattura che il soggetto non può modificare perché fornite nel momento di formulazione della richiesta di acconto. C. Informazioni obbligatorie precompilate e in sola lettura così come disposto dai vincoli dell avviso n del 25 Agosto

10 I dati integrativi che saranno chiesti soltanto una volta al Soggetto Attuatore e poi memorizzati dal SiMon sono: Regime fiscale. Codice INPS Indirizzo della sede INPS Provincia della sede INPS Comune della sede INPS Tipologia di contratto nazionale del lavoro applicata Codice INAIL I dati obbligatori precompilati secondo le disposizioni dell avviso n sono: Sezione Destinatario visibile a video o Codice IPA o Codice Fiscale o Indirizzo o CAP o Comune Sezione Dati del documento (visibile) o Causale con dicitura POR FSE Sezione Dati del documento (non visibili a video) o Codice unico di Progetto (CUP) o Data e numero della determina di impegno Nel momento in cui tutti i dati della fattura sono stati correttamente valorizzati per completare l operazione è necessario cliccare sul pulsante GENERA. Si riceverà un messaggio di esito dell operazione e si verrà reindirizzati al pannello di gestione della fatturazione elettronica. Come gestire le informazioni di natura fiscale da parte del soggetto attuatore Tutti i soggetti attuatori possono gestire le informazioni digitate in fase di generazione della fattura nel momento stesso in cui intendono generare una fattura. Le informazioni immesse sono 10

11 memorizzate dal sistema e riproposte da quel momento in poi ogni qualvolta si intenda generare una nuova fattura. La modifica delle informazioni, che avviene con la generazione della fattura, determina automaticamente l aggiornamento dai dati memorizzati sul SiMon che da quel momento in poi terrà conto solo delle ultime informazioni fornite. Inviare la fattura al sistema di interscambio Raggiungendo il pannello di gestione della fatturazione elettronica è possibile procedere all invio di tutte le fatture che sono state in precedenza generate. L operazione da compiere da parte del Soggetto Attuatore è: 1. Effettuare il download della fattura elettronica. (il file che si scarica ha un estensione.xml) 2. Firmare digitalmente il documento scaricato. 3. Effettuare l upload del documento firmato digitalmente. (il file che si carica deve avere un estensione xml.p7m) 4. Confermare l operazione di invio. Per poter compiere il download del documento generato è necessario selezionare la voce Scarica fattura e cliccare sul pulsante Continua per confermare l operazione. 11

12 Per compiere l upload del documento firmato digitalmente è necessario a questo punto, selezionare la voce Carica fattura e cliccare sul pulsante Continua per confermare l operazione. 12

13 Il sistema chiederà di indicare il file che si vuole caricare. Per compiere tale operazione cliccare sul pulsante Sfoglia e selezionare il documento in precedenza firmato (il documento deve essere in un formato xml.p7m), infine cliccare sul pulsante Carica documento. Per ultimare la procedura di invio e trasmissione della fattura elettronica si deve selezionare l operazione Invia fattura e cliccare sul pulsante Continua. 13

14 Da questo momento in poi nessun altra operazione potrà essere compiuta sulla fattura, tuttavia la si potrà monitorare e visualizzare sempre attraverso il pannello di gestione della fatturazione elettronica. Visualizzare i dati della fattura e monitorare il loro stato In ogni momento il Soggetto Attuatore che ha provveduto a generare sul simon la fattura elettronica potrà attraverso il pannello di gestione: 1. Visualizzarne il contenuto. 2. Monitorarne lo stato di avanzamento. Per visualizzare il contenuto della fattura si deve selezionare la voce Visualizza fattura e cliccare sul pulsante Continua. Il SiMon offrirà una versione leggibile e stampabile del contenuto della fattura secondo le modalità previste dal sito di riferimento del MEF fatturapa.gov.it 14

15 Il monitoraggio della fattura elettronica si compie invece, attraverso l indicazione nel pannello di gestione dell informazione sullo stato della fattura. Tale informazione può assumere i valori: Consegnata al destinatario. La fattura è stata recapitata al destinatario dal sistema di interscambio ma la pa non si è ancora pronunciata sull eventuale accettazione. Rifiutata dal destinatario. La fattura è stata rifiutata dal destinatario Accettata dal destinatario. La fattura è stata accettata dal destinatario Scaduta. La fattura è stata recapitata al destinatario dal sistema di interscambio, ma la pa non si è pronunciata nei termini previsti ovvero 15 giorni. 15