I MOMENTI AUTORIZZATIVI NEL WORKFLOW DEL PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE DI DOCUMENTI CLINICI

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1 I MOMENTI AUTORIZZATIVI NEL WORKFLOW DEL PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE DI DOCUMENTI CLINICI Stefano Floris (Metafora srl) - Umberto Ferri (Medas srl) Giornata di aggiornamento PROTEZIONE SOSTENIBILE DEI DATI DELLA SANITA DIGITALE Politecnico di Milano - 22 marzo 2007

2 AGENDA 1. Dematerializzazione 2. Norme e Linee Guida Ministeriali 4. Aspetti Tecnologici 5. RCS e Aspetti Organizzativi 6. La Soluzione Metafora

3 DEMATERIALIZZAZIONE Normative Linee Guida Ministeriali DEMATERIALIZZAZIONE Garanzia della validità semantica dei documenti informatici archiviati e loro esatto collocamento temporale. Con effetto di OPPONIBILITA A TERZI DEMATERIALIZZAZIONE = Sicurezza Semantica e Temporale

4 NORME

5 NORME - USO TECNOLOGIE DIGITALI Codice dell Amministrazione Digitale D.Lgs. 7 marzo 2005 n.82 Sancisce il passaggio per le pubbliche amministrazioni all uso delle tecnologie dell informazione e comunicazione in materia di formazione, gestione, trasmissione, conservazione e fruibilità delle informazioni.

6 NORME CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Delibera CNIPA 11/04 Detta le regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici. Conservazione Sostitutiva Responsabile della Conservazione

7 NORME MARCHE TEMPORALI D.P.C.M. 13 gennaio 2004 Articolo 44, comma 1: Una evidenza informatica è sottoposta a validazione temporale con la generazione di una marca temporale che le si applichi Articolo 39, comma 1: I riferimenti temporali realizzati in conformità con quanto disposto dal titolo IV sono opponibili ai terzi

8 LINEE GUIDA MINISTERIALI

9 DEMATERIALIZZAZIONE È stato creato un gruppo di lavoro con l attivazione di 10 tavoli tecnici Tavoli trasversali T1 T2 T3 T4 T5 T6 Tavoli verticali Conservazione sostitutiva dei documenti Aspetti tecnologici della conservazione permanente Limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni Riduzione dei tempi di conservazione dei documenti amministrativi Figura del responsabile della conservazione Iniziative di incentivazione V1 Documentazione bancaria V2 V3 Documentazione sanitaria Documentazione a fini tributari Gruppo per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale (10 Novembre 2004) V4 Documentazione del lavoro PCM 9 Ministeri CNIPA

10 DEMATERIALIZZAZIONE Tavolo V2 Documentazione sanitaria Laboratorio di analisi Diagnostica per immagini Già oggi, le U.O. di Laboratorio di Analisi e di Diagnostica per Immagini sono i reparti maggiormente informatizzati delle strutture sanitarie italiane Questi reparti rappresentano i servizi che insieme producono il maggior numero di documentazione clinica sia per Pazienti interni che per Pazienti esterni

11 Cumulata q.tà prestazioni DEMATERIALIZZAZIONE 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Q.tà Branche L analisi della domanda di prestazioni di specialistica ambulatoriale per branca rivela che più dell 80% delle prestazioni domandate si riconducono a tre tipologie di branca: le Analisi di Laboratorio, la Medicina Fisica e Riabilitazione e la Diagnostica per Immagini.

12 ASPETTI TECNOLOGICI

13 FIRMA DIGITALE Smart-Card per ogni medico refertante, emesse da C.A. o società da esse autorizzate. Referto SW integrato nel LIS per usare le smart-card SW Firma Digitale Lettore smart-card

14 CONSOLIDAMENTO PROBATORIO Per ogni Referto: - Verifica integrità referto - Verifica validità Firma Digitale - Apposizione Marca Temporale Referto Firma Digitale Marca Temporale

15 PERCHE CONSOLIDARE Tempo di Conservazione Sostitutiva Tempo di Firma Referto Intervallo Critico Tempo di Conservazione Sostitutiva Frequenza di Conservazione Motivi Tecnici il certificato potrebbe decadere Motivi Clinici certificazione tempo referto Motivi Organizzativi frequenza di conservazione

16 ACCESSO A C.A. E T.S.A. Struttura Sanitaria Report Creator C.A. Archivio Sistema di Consolidamento internet T.S.A.

17 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Documento 1 Evidenza documento 1 Documento 2 Evidenza documento 2 Documento n Evidenza documento n Firma Digitale RCS Marca Temporale File Indice Volume Legale

18 RCS E ASPETTI ORGANIZZATIVI

19 ASPETTI ORGANIZZATIVI RCS e Procedure Organizzative Deliberazione CNIPA 11/04 art.5: 1) Descrizione del sistema di conservazione 2) Procedure di tracciabilità 3) Procedure di esibizione 4) Procedura di creazione volumi legali 5) Nomina RCS, deleghe e accettazioni 6) Gestione archivio sw dei programmi 7) Gestione corretta funzionalità (manutenzione) 8) Gestione copie di sicurezza 9) Procedura di verifica copie di sicurezza 10) Procedura di riversamento sostitutivo 11) Procedure per marcatura temporale

20 LA SOLUZIONE METAFORA

21 APPROCCIO ALLA PROBLEMATICA Soluzioni per Gestione WorkFlow Laboratorio di Analisi (Concerto) Anatomia Patologica (Armonia) Soluzione per Dematerializzare Scryba Responsabile Conservazione Lettore Smartcard Documento Firma Digitale Documento Firma Digitale Copie di Sicurezza su DVD SW Marca Temporale Time Stamp CA+TSA

22 ARCHITETTURA SCRYBA Azienda Sanitaria Applicazioni Cliniche Dematerializzazione Documentazione Digitale Scryba Local Solution Consolidamento (Time Stamping) Conservazione Sostitutiva Gestione Copie RIS Adapter Canale 1 RIS PACS LIS Cardio Adapter Adapter Adapter Canale 2 PACS Canale LIS Canale Cardio Canale Monitor Supervisore CA e TSA WAN Assistenza remota

23 FLUSSO DOCUMENTI IN SCRYBA Applicazione Informatica connessa a Scryba Flusso Dati: - Documento - Metadati Scryba Adapter Arrived Area Procedura Verifica Integrità Procedura Marca Temporale Procedura Consolidamento I/F Applicazioni Cliniche DIM Fase di Consolidamento Probatorio DIM Area Folder Area Volume Area Archivio Legale Media Producer masterizzatore Folder evidenza Volume Volume-Legale Fase di Conservazione Sostitutiva Media Producer lettore Gestione Copie

24 WORKFLOW MOMENTI AUTORIZZATIVI Laboratorio di Analisi Firma Digitale TIMBRO Conservazione Sostitutiva SCRYBA Report Creator CONCERTO Consolidamento SCRYBA Anatomia Patologica Firma Digitale TIMBRO Conservazione Sostitutiva SCRYBA Report Creator Armonia Consolidamento SCRYBA

25 I MOMENTI AUTORIZZATIVI NEL WORKFLOW DEL PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE DI DOCUMENTI CLINICI Stefano Floris (Metafora srl) - Umberto Ferri (Medas srl) Giornata di aggiornamento PROTEZIONE SOSTENIBILE DEI DATI DELLA SANITA DIGITALE Politecnico di Milano - 22 marzo 2007