Il software gestionale per le Cooperative di Consumo

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1 C O N S U M O Il software gestionale per le Cooperative di Consumo

2 SOMMARIO SOMMARIO... 2 INTRODUZIONE... 3 LA SOCIETÀ... 3 : LA SOLUZIONE... 3 GLI OBIETTIVI... 4 IL PROGETTO OASI... 4 CARATTERISTICHE... 4 MODULARITÀ... 4 SCALABILITÀ... 4 AGGIORNAMENTO IN TEMPO REALE... 5 SICUREZZA E PRIVACY... 5 SEMPLICITÀ D USO... 6 INTEGRAZIONI... 6 IL SISTEMA... 7 ARCHITETTURA... 7 LE AREE APPLICATIVE... 8 AREA FUNZIONI BASE... 9 AREA CONTABILE AREA COMMERCIALE AREA CONTROLLO GESTIONE AREA SOCI AREA BARRIERA CASSE MODULI APPLICATIVI GESTIONE INTEGRAZIONE CON BARRIERA CASSE E PUNTI VENDITA INTEGRAZIONE E IMPORTAZIONE DATI DA FORNITORI ESTERNI IMPORTAZIONE LISTINI FORNITORI LIBRO SOCIALE PRESTITO SOCIALE CIRCOLARI GESTIONE CARTE SOCI ESEMPIO DI FLUSSO DI GESTIONE RITIRO REGALI Pag. 2 di 26

3 INTRODUZIONE La società S.D.G. S.r.l. è un azienda nata nel 1990 e dopo aver maturato esperienze in ambienti proprietari, ove ha realizzato e distribuito software per la gestione integrata delle aziende di distribuzione ed edificatrici, a partire dal 1994 ha investito le proprie risorse per la realizzazione di un nuovo pacchetto software che sfruttasse pienamente le opportunità offerte dai linguaggi object-oriented. L'azienda è composta da un gruppo di professionisti dai diversi profili professionali che provvedono a coprire tutti gli ambiti dallo sviluppo, alla manutenzione, all assistenza on-site e on- line, al project management. S.D.G. S.r.l. oltre al canale di vendita diretto commercializza i propri prodotti, attraverso una rete di partner che possono attivarsi sia in termini commerciali, sia in termini di assistenza sistemistica, applicativa e formativa. S.D.G. S.r.l. ha collaborazioni con partner qualificati per gli aspetti tecnologici più diversificati. S.D.G. S.r.l. è una società che fornisce soluzioni ERP complete ed integrate per diverse tipologie aziendali, che vogliono non solo adottare un sistema innovativo di gestione, ma che necessitano di assistenza e supporto post-vendita adeguati. La società offre inoltre un servizio di project management con personale dedicato, che studia, organizza e porta a compimento l implementazione del progetto. : la soluzione Il progetto OASI nasce dall esigenza di creare un software gestionale integrato per l informatizzazione dei complessi sistemi organizzativi delle Aziende di distribuzione, grazie alla consolidata esperienza nel settore già acquisita con sistemi proprietari..d.g. ha maturato in un decennio di attività una notevole esperienza nel Settore delle Aziende di Consumo, Distribuzione e vendita di prodotti al dettaglio, con particolare interesse per le Cooperative. In questo lasso di tempo ha sviluppato e affinato un sistema di gestione integrato che permette alle Aziende di ottemperare a tutti i servizi e aree gestite, integrandosi con altri sistemi e impianti (bilance, casse, palmari ecc..) delle maggiori aziende presenti sul mercato. Per le Cooperative S.D.G. ha creato una gestione capillare per i propri soci, coprendo tutte le attività e i rapporti che riguardano il prestito, le carte, le fidelity ecc.. Pag. 3 di 26

4 GLI OBIETTIVI Il Progetto OASI Il software gestionale aziendale OASI grazie alle sue caratteristiche di funzionalità e facilità d'uso è mirato a snellire e velocizzare il più possibile il lavoro dell'utente. Un'interfaccia semplice e guidata dell applicazione e la possibilità di accedere in qualsiasi punto alle funzioni di utilità generale, sono solo alcuni degli aspetti che fanno di OASI uno strumento di lavoro completo e veloce. Caratteristiche Gli elementi fondamentali che caratterizzano OASI sono: Modularità modularità scalabilità aggiornamento dati in tempo reale sicurezza e riservatezza semplicità d uso La struttura modulare del software consente l'attivazione separata dei vari moduli rispondendo quindi alle specifiche richieste di ogni singola azienda in base alle sue esigenze di informatizzazione, ai suoi tempi, alla sua crescita. L'attivazione di un modulo trova la sua integrazione nel sistema completandolo e arricchendolo ulteriormente di funzioni e ampliando la disponibilità aziendale di informazioni senza necessità di duplicazione di registrazioni. Scalabilità Il sistema consente la crescita dell infrastruttura hardware garantendo alle aziende gli investimenti fatti nel software e senza sconvolgimenti nell operatività quotidiana. Anche il database può essere scelto in base al numero di registrazione da trattare ed il passaggio da un database ad un altro con potenzialità superiori può essere effettuato con costi contenuti sempre garantendo gli investimenti fatti nel software applicativo e senza sconvolgimenti nell operatività quotidiana. Pag. 4 di 26

5 Aggiornamento in tempo reale Tutte le operazioni vengono svolte in tempo reale, ogni inserimento o aggiornamento dei dati effettuato da un qualsiasi utente, automaticamente rende disponibile il dato stesso a tutti gli altri utenti. Anche le statistiche vengono composte in tempo reale sfruttando le potenzialità di elaborazione del database relazionale e del linguaggio Sql. Per elaborazioni particolarmente lunghe possono essere predisposte elaborazioni notturne. Sicurezza e Privacy Attraverso la funzione"sicurezze" viene data la possibilità di escludere l'accesso a particolari moduli ed all'interno di questi, a determinati punti di menù agli utenti che utilizzano il programma, garantendo quindi riservatezza sulle informazioni. Si possono inoltre attivare controlli capillari a livello di gruppi di dati gestendo mediante classi di sicurezza gli articoli, i magazzini, i centri di costo in funzione delle abilitazioni concesse ad ogni singolo utente o classe di utente. OASI è corredato da un sicurezze che permettono una capillare gestione delle autorizzazioni sia a livello di singolo modulo applicativo, di funzione o d informazione. A seguito dell entrata in vigore del Decreto Legislativo 196/2003, in materia di protezione dei dati personali, OASI è stato adeguarlo ai sensi degli articoli 31, 32, 33, 34 e 36, inerenti la sicurezza dei dati e dei sistemi come ad esempio: L accesso all applicativo è regolato da un sistema di autenticazione L applicativo permette agli utenti la gestione autonoma delle proprie password Il software prevede l assegnazione di password temporanee valide solamente per il primo login Prevede un controllo che verifichi la lunghezza delle password scelte dagli utenti Si deve poter assegnare a ciascuna password un periodo di validità Trascorso un tempo prestabilito, l applicativo è in grado di disabilitare automaticamente i diritti di accesso associati all utente L applicativo registra in un log gli accessi e le attività svolte dai singoli utenti Pag. 5 di 26

6 Semplicità d uso L iterazione tra utente e programma avviene sempre tramite tasti di comando e finestre di messaggio consentendo una massima trasparenza all operatore sulle azioni compiute. Tramite l uso di filtri di ricerca, il reperimento di documenti e l esecuzione di stampe di controllo risulta particolarmente intuitivo ed efficace. ln ogni punto dell intero programma in cui viene richiesto un codice è sempre disponibile la funzione di visualizzazione che consente di evitare la memorizzazione degli innumerevoli codici aziendali ( cliente, articoli, centro di costo, causali,...) Integrazioni OASI si integra con i più comuni software di produttività individuale, per l estrazione e l integrazione diretta con gli archivi gestiti dai vari moduli applicativi: Estrazione dati in Microsoft Excel: OASI prevede la possibilità senza nessuna specifica conoscenza tecnica da parte dell utilizzatore di estrarre dati dalle varie funzionalità della procedura per ottenere fogli di lavoro (mastrini, bilancio, movimenti di magazzini, estrazioni da contabilità analitica, partitario ecc.) Integrazione con Word : OASI utilizza Microsoft Word sia per integrare i file di dati gestiti dalle procedure con documenti standard (contrattualistica, certificati soci, ecc.), sia per completare documenti di stampa unione con dati provenienti dalle estrazioni eseguite da Microsoft excel Gestione integrazione Immagini: il sistema prevede la possibilità in modo molto semplice di associare e integrare immagini al database, relativamente alla registrazione fatture, anagrafica soci e articoli, per una consultazione completa. Stampa documenti OASI in formato pdf: e invio automatico tramite internet La procedura consente di installare ed utilizzare una stampante virtuale che dirotta l output su di un file in formato PDF (che può essere archiviato, inviato via oppure modificato utilizzando il software Adobe Acrobat). Inoltre, la procedura può risultare utile per le nuove normative di Firma elettronica. Il nome del file di output può essere inviato come parametro da Oasi e quindi variare automaticamente in base al tipo di stampa inviata. E possibile inviare automaticamente tramite internet ddt, contabilità, offerte, ordini, fatture clienti e fornitori, preventivi, richieste e documenti vari. Pag. 6 di 26

7 IL SISTEMA Architettura Architettura hardware Client Server Sistema Operativo Server:Windows NT UNIX Client: Windows,9x,Me,2000,NT,XP,VISTA Data base Sqlbase Oracle Db2400 Client Barriera casse Negozio Router Cisco Negozio Fornitori esterni Server Modem Server SEDE Client Router Router Internet Pag. 7 di 26

8 LE AREE APPLICATIVE Il sistema gestionale OASI è organizzato in AREE di competenza, completamente integrate tra loro e che coprono totalmente i vari aspetti organizzativi delle Aziende: Area Funzioni di Base Area Contabile Area Controllo di gestione Area Commerciale Area Soci Area Barriera casse Acquisti Logistica Vendite Pag. 8 di 26

9 Area Funzioni Base Tutti i moduli del software Oasi si appoggiano sulla stessa base dati e quindi condividono le medesime tabelle. Questo fa si che ogni registrazione sia censita nella base dati una sola volta e sia poi resa disponibile per tutte le varie funzionalità del programma siano esse contabili, di magazzino o commerciali. Ovviamente ogni accesso alla base dati deve essere controllato per consentire la giusta riservatezza delle informazioni. Oasi e perciò munito di tutte le funzionalità di base per poter consentire ad una struttura organizzativa di operare nel rispetto delle funzioni assegnate a ciascun suo componente. L accesso a ciascun programma e controllato mediante la richiesta di un codice utente protetto da password. A ciascun utente viene associato un profilo che gli consentirà di accedere a determinati programmi e ne precluderà l accesso ad altri. E inoltre possibile abilitare altre funzioni di riservatezza che consentiranno ad esempio a determinati utenti di movimentare solo gli articoli di acquisto ed ad altri utenti di movimentare solo gli articoli di vendita. Un archivio storico potrà poi tener traccia di tutte le operazioni effettuate sugli archivi principali. Oltre alle funzioni di riservatezza il software OASI possiede altre funzionalità di base quali: la possibilità di visionare in anteprima di stampa ogni documento cartaceo prodotto; la facilità della ricerca di tutte le informazioni memorizzate sulla base dati senza conoscerne il codice ma utilizzando altre informazioni quali ad esempio una parte della descrizione di una articolo o il suo raggruppamento statistico o la combinazione logica di più dati; la possibilità di definire raggruppamenti statistici per gli articoli, i clienti e i fornitori in modo autonomo e poter effettuare ricerche e sintetizzare informazioni utilizzando tali raggruppamenti; la possibilità di definire messaggi da stampare sui documenti rivolti ai clienti ( conferme d ordine, ddt, fatture ); possibilità di definire messaggi associati a clienti o fornitori da visualizzare agli operatori informatici quando questi effettuano operazioni che riguardano il nominativo a cui è associato un messaggio ( avvisi di insoluti, di sconfino fidi); la possibilità di esportare le principali statistiche su fogli excel definendo in modo autonomo i campi da esportare; la possibilità per un utente di poter tenere aperte più sessioni di lavoro sullo stesso client; la possibilità di poter accedere all intera base dati tramite strumenti che utilizzino il linguaggio SQL. Pag. 9 di 26

10 Area Contabile L Area Contabile prevede la totale integrazione dei movimenti contabili che riguardano non solo la parte squisitamente contabile e fiscale, ma anche quella relativa alla contabilità analitica per centro di costo. Il sistema prevede inoltre la totale integrazione con l Area Commerciale. Le scritture di prima nota sono generate, grazie ad un sistema di causali contabili preimpostate, che agevolano l inserimento automatico della parte contabile, IVA, professionisti (IRPEF,INPS,...) e analitica, rendendo immediatamente disponibili i dati per ogni eventuale adempimento o simulazione. L'alimentazione della contabilità dagli altri moduli (ad es. il modulo cespiti per gli ammortamenti, il modulo pagamento automatico fornitori per la generazione automatica dei pagamenti.), avviene in maniera integrata ed automatica. A sua volta la contabilità generale, alimenta la contabilità clienti/fornitori, il portafoglio effetti, il modulo pagamenti automatici ( con la riconciliazione Banche ), la contabilità professionisti, la tenuta dei registri IVA, la contabilità analitica, il modulo analisi di bilancio e permette la compilazione del bilancio riclassificato CEE. L Area Contabile può contare infine per questi automatismi anche sull integrazione con la fatturazione e con il ciclo passivo e la produzione Pag. 10 di 26

11 Area Commerciale L area commerciale si suddivide in : Acquisti Vendite Logistica L Area Commerciale è composta principalmente da due flussi di dati: il ciclo passivo e il ciclo attivo. Il ciclo attivo si sviluppa dalla fase dell offerta, all ordine, al DDT fino alla generazione della fattura con l integrazione con l area contabilità. Il ciclo passivo si suddivide in due flussi che partono dalla richiesta di beni per gli ordini a quantità e dalla richiesta di servizi e prestazioni (interni od esterni) per quanto riguarda la parte relativa gli ordini a valore. Anche per il ciclo passivo come per il ciclo attiivo, dopo la fase di carico merce o l esecuzione del servizio, si integra con la contabilità attraverso la conciliazione fatture. E possibile per entrambi i cicli monitorare e analizzare i flussi con controllo sia a livello centralizzato che distribuito. Base importante per la gestione è l integrazione con i magazzini (magazzino, magazzino lotti, magazzino fiscale), i listini, con conseguente gestione delle linee prezzoe degli sconti. # )* # %& ' %& #! " $! # ( # Contabile Pag. 11 di 26

12 Area Controllo Gestione La contabilità analitica ha una struttura organizzata per destinazione, natura della spesa e commessa. Queste tre categorie sono a due livelli: Destinazione - centro di costo, centro elementare di costo. Natura - conto, sottoconto. Commessa programma, progetto. La contabilità analitica si può suddividere in due fasi: fase di budget fase di consuntivazione La fase di budget permette l inserimento di dati a preventivo per: commessa centro di costo natura Il budget iniziale (proposto) può subire delle rettifiche mantenendo sempre, come riferimento, i dati iniziali. La fase di consuntivazione viene alimentata da movimenti che provengono dalla contabilità generale, dai cicli attivo e passivo e dai cespiti per quel che riguarda gli ammortamenti. L imputazione dei costi afferenti più centri può avvenire tramite dei driver di ripartizione. Ribaltamenti e/o aggregazioni vengono fatti con specifiche tabelle e funzioni. Questo programma permette di non avere limiti nei livelli dei centri di costo ed avere più possibilità, anche successive, di strutturare la distribuzione dei costi o il loro raggruppamento. Abbiamo di conseguenza margini di contribuzione a più livelli e la possibilità d inserimento di importi di natura extracontabile (oneri figurativi ). La contabilità analitica è supportata da reports che permettono all utente di poter verificare costantemente lo stato e i risultati di analisi, ottenendo una visione completa della situazione alla data o periodica. Il modulo è predisposto per l estrazione di statistiche periodiche e di sintesi incrociando i dati gestiti sia di budget sia consuntivi. Tuttavia anche se capillare la produzione di evidenze standard all interno del modulo, come per altri moduli anche per la contabilità analitica è stata prevista una fase di export dei dati in Ms Excel per la personalizzazione di reports e grafici da parte dell utente in modo autonomo. Pag. 12 di 26

13 Area Soci L Area soci è strettamente legata alle principali attività che vengono fornite dalle cooperative sociali. L area è costituita da diversi moduli che si occupano di gestire: il libro sociale bollato, il prestito sociale, le carte societarie, la graduatoria per assegnazione di immobili in proprietà indivisa o divisa, le richieste di manutenzione reclamate dagli inquilini e l archiviazione dei dati contrattualistici e contabili degli inquilini. E possibile, tramite il modulo soci, gestire in modo semplice il libro sociale nel quale sono riportati i movimenti riferiti all iter burocratico stabilito dallo statuto delle cooperative. Il modulo facilita la gestione e l archiviazione dei dati personali dei propri soci al fine di mantenere traccia delle richieste di ammissione a soci, delle sottoscrizione e pagamento di quote sociali, dell integrazione di quote sociali, delle recessioni dei soci, Quest Area è integrata con l area contabile nella quale confluiscono i movimenti generati dalla gestione del prestito sociale, le fatture e le riscossioni legata agli inquilini e le scritture inerenti al capitale sociale. Contabile Soci Sportello cassa Deposito sociale Affitti Pagamento fornitori Riscossione clienti Piccole spese Rapporti sociali ( ammissioni, recessioni, versam. tassa ammissione, versam.dei soci prenotatari in conto costruzione ).. ( + " Contabile Pag. 13 di 26

14 Area Barriera Casse L Area Barriera Casse comprende tutte le attività che concernano la gestione, le integrazioni e i collegamenti con i le casse dei vari punti vendita collegati. Le principali attività che consentono l integrazione del sistema con le Barriere Casse dei punti vendita sono: Gestione del flusso di dati in entrata e uscita nei confronti di ogni barriera casse installata nei punti vendita Trasferimento dei dati dalle casse del punto vendita al database di OASI per quanto riguarda: venduto, scontrini, dati carte societarie, dati fidelity, punti campagne sconti, versamenti e prelievi soci ecc.); Trasferimento dal sistema OASI al sistema casse dei dati relativi alle campagne promozionali, delle liste variazioni prezzo, delle anagrafiche articoli e i relativi prezzi Trasmissione ai terminalini palmari delle anagrafiche con il relativo codice EAN e, una volta rilevati i dati inventariali, trasferimento in automatico in OASI per la generazione dei movimenti e la valorizzazione degli stessi. Dal punto vendita è possibili ottemperare in tempo reale a tutte le operazioni: ciclo passivo, gestione di deposito sociale (versamenti,prelievi ecc.) inserimento ed evasione delle richieste regali. Gestione distinte incassi Statistiche di vendita Collegamenti con fornitori esterni Pag. 14 di 26

15 Moduli Applicativi Gestione integrazione con barriera casse e punti vendita Con la generazione dell'interscambio di dati tra il sistema di cassa e OASI, sia esso in locale, sia collegato in remoto con una sede centrale. L'interscambio prevede: la gestione del flusso di dati in entrata e uscita nei confronti di ogni barriera casse installata nei punti vendita; il trasferimento i dati dalle casse del punto vendita al database di OASI per quanto riguarda: venduto, scontrini, dati carte societarie, dati fidelity, punti campagne sconti, versamenti e prelievi soci ecc.); il trasferimento dal sistema OASI al sistema casse dei dati relativi alle campagne promozionali, delle liste variazioni prezzo, delle anagrafiche articoli e i relativi prezzi Pag. 15 di 26

16 Dal sistema OASI vengono trasmessi ai terminalini palmari le anagrafiche con il relativo codice EAN e, una volta rilevati i dati inventariali, vengono trasferiti in automatico in OASI per la generazione dei movimenti e la valorizzazione degli stessi. Dal punto vendita è possibili ottemperare in tempo reale a tutte le operazioni relative al ciclo passivo, alla gestione di deposito sociale (veramenti,prelievi ecc.), all'inserimento e l'evasione delle richieste regali. Pag. 16 di 26

17 Integrazione e importazione dati da fornitori esterni Per migliorare le prestazioni del sistema è stato approntata un'integrazione tra il ciclo passivo di OASI e la gestione dei fornitori esterni. Una particolare attenzione è stata dedicata all'applicazione di INTEFOR per le aziende di distribuzione associate ad un fornitore principale che s'incarica di approvvigionarsi ai vari fornitori. Negli schemi riportati in questo paragrafo sono evidenziate le fasi di gestione per le varie tipologie d'integrazione. ra + DDT 1. Dal punto vendita è possibile eseguire ordini diretti ad un determinato fornitore (schema b) e c)) Dal punto vendita è possibile eseguire ordini al fornitore principale (schema a) Dal punto vendita è possibile eseguire ordini al fornitore (schema a) 2. Il punto vendita riceve la merce e la il relativo DDT 3. Il punto vendita carica il DDT della merce consegnata direttamente nel sistema OASI Pag. 17 di 26

18 4. I DDT registrati vengono trasmessi al fornitore principale 5. Il fornitore spedisce le fatture al fornitore principale 6. Il fornitore principale trasmette le fatture registrate In questa fase il sistema controlla la congruenza dei dati prima della registrazione definitiva in OASI Il flusso rappresentato nello schema a) è inerente a quelle aziende che hanno un fase di rifatturazione con un fornitore principale a cui generalmente sono associate. Per tutte le altre aziende manifatturiere che, possono avere o non avere un punto vendita, il flusso delle informazioni è semplificato (vedi schema b) e c)) Pag. 18 di 26

19 Importazione listini fornitori E' stata creata una gestione d'importazione dei dati relativi ai listini fornitori, con controllo e inserimento automatico nell'anagrafica articoli. Il sistema permette di caricare e aggiornare il database con i nuovi prezzi forniti dai fornitori sia integralmente, sia singolarmente, per una gestione mirata dell'inserimento dei nuovi listini Tutto ciò, è controllato da un programma che verifica i dati da caricare e ne evidenzia le anomalie rispetto ai dati già inseriti nell'anagrafica articoli. Importante è sottolineare che la procedura non permette di caricare solo le variazioni prezzi da un aggiornamento ad un altro e la loro storicizzazione, ma l'inserimento automatico in anagrafica dei nuovi articoli. Pag. 19 di 26

20 Libro sociale Il modulo Libro sociale gestisce tutte le fasi relative all inserimento di un socio nella Cooperativa, dalla domanda all ammissione, per seguirlo poi in tutti i rapporti societari. Tutti i dati anagrafici del socio e i suoi riferimenti nei confronti della cooperativa compongono il suo fascicolo i cui contenuti significativi sono: dati anagrafici e familiari certificati e relative quote iscrizione libro soci deleghe dividendi contratti di assegnazione alloggi in essere e storici libretti di risparmio attribuzione di carte societarie Con la conferma dell emissione delle quote e la relativa stampa del certificato, il socio è formalmente iscritto alla cooperativa e gli viene attribuito il numero e la data iscrizione a libro soci. Tutte le operazioni di rescissione, passaggio di quote ad erede, calcolo dividendi ed altre che hanno riflessi contabili vengono viste dal sistema economico patrimoniale come pure sono supportati da numerose ed esaustive interrogazioni e stampe. A corredo è stato predisposto un sistema di parametrizzazioni per la realizzazione di reports a fini statistici e conoscitivi, di formazione elenchi, di comunicazioni sociali. La stampa del libro soci, previsto dalla normativa,è anche utilizzata al fine di tenere traccia delle ammissioni, recessioni e variazioni anagrafiche dei soci iscritti oltre a dare una visione completa del capitale sociale della Cooperativa. Tutte le informazioni presenti sull archivio soci sono utilizzabili dall integrazione con Microsoft Word per la redazione di lettere, circolari o prospetti Prestito sociale Il modulo Prestito Soci consente la gestione del prestito, sia in forma libera, sia con deposito vincolato, e la relativa emissione del libretto sociale e del contratto. Il libretto può essere associato ad un unico intestatario, a più contestatari o a delegati La movimentazione prevede l inserimento dei movimenti di versamento,prelievo, calcolo interessi con contabilizzazione automatica degli stessi. E possibile gestire il prestito, relativamente al tetto massimo depositabile, presso una Cooperativa, per ogni singolo socio prestatore, con una ritenuta applicata sull'interesse capitalizzato a fine anno o al momento dell'estinzione del libretto la nostra procedura permette la verifica prevista dall art.1 comma 465 legge n 311 e seguente circolare 34 15/7/2005 agenzia entrate.. Pag. 20 di 26

21 L emissione degli estratti conto a fine anno o alla chiusura del deposito, può variare a seconda del tipo di calcolo adottato dalla Cooperativa: Tasso Unico, Fasce, Scaglioni, Famiglia, ecc. La gestione dei depositi può essere utilizzata anche per la registrazione di cauzioni che vengono versate dal socio assegnatario, al momento dell'assegnazione dell'alloggio in godimento. Sono possibili movimenti di svincolo anticipato o di termine del vincolo alla scadenza. A corredo è stato predisposto un sistema si parametrizzazioni, per la determinazione di reports per l effettuazione di controlli di cassa, analisi del prestito sociale, liste dei movimenti, estratti conto scalari, statistica depositi per scaglioni, lista depositi vincolati, ecc. E possibile richiedere l utilizzo del libretto per l addebito al canone ed alle spese relative all alloggio. Circolari Il Modulo Circolari è uno strumento utile per ogni tipo di azienda che desidera comunicare con i propri clienti, fornitori, soci, agenti in modo semplice e veloce Spesso si ricorre a strumenti complessi o laboriosi che richiedono tempi lunghi con notevoli e costose operazioni nell estrazione dei dati dai propri data base. Il Modulo Circolari è un software molto semplice e potente che consente di creare e inviare automaticamente, documenti a singoli o gruppi di persone e aziende per fax o tramite . Le principali caratteristiche del software sono: totale integrazione con il data base; estrazione dei dati con semplici query; creazione dei documenti con Microsoft Word integrazione documenti senza l utilizzo della stampa unione; creazione automatica del documento in formato Pdf; inserimento in lista per la spedizione via ; Estrazione degli elenchi creati con i relativi dati in formato Microsoft Excel Le principali funzioni del software sono: Definizione dei gruppi di spedizione; Estrazione elenco nominativi dal data base; creazione documento tramite Microsoft word; Associazione del documento al database e al Gruppo di spedizione; Creazione lista d invio Il primo passo per la creazione del sistema di spedizione automatica delle circolari è quello di generare e memorizzare i Gruppi di Spedizione. Pag. 21 di 26

22 I Gruppi di Spedizione sono generati dall utente, grazie ad un sistema di query di estrazione dal data base, creando elenchi di nominativi con le relative caratteristiche. Ogni Gruppo di spedizione memorizzato potrà essere collegato ad uno o più documenti Una volta editato il testo usando Microsoft word si identificano le variabili che si vogliono estrarre dal database e le si associano ai campi del data base. A creazione avvenuta del Gruppo di Spedizione si potrà generare la lista di spedizione per l invio automatico delle circolari. Il sistema prevede infine che i documenti da spedire possano essere identificati da un numero di Protocollo. Pag. 22 di 26

23 Gestione Carte Soci Nel seguente schema sono descritte le diverse applicazioni della gestione carte soci suddivisa per tipologia e utilizzo: Tipologia Azione Utente Carte Societarie Identificazione socio Tramite lettore Carte spesa Fido Soci Carte fidelity Campagne sconto e raccolta punti Non soci Pag. 23 di 26

24 & SEDE SEDE NEGOZIO NEGOZIO! CLIENTE NEGOZIO " # SEDE SEDE $ % SEDE FORNITORE TESSERE && SEDE & &' SEDE NEGOZIO & Pag. 24 di 26

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26 Esempio di flusso di gestione ritiro regali,,0""! %-(," % %-( %#.( %((,/ %(" %#.( % %!!(, % %0 %,( %& # %!//, % 0, %,( %, %( (,( %,( %!//, % % %(" %#.( % 0, Pag. 26 di 26