Gentile signore/signora. GOODYEAR DUNLOP e la fatturazione elettronica

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1 Novembre 2014 Gentile signore/signora GOODYEAR DUNLOP e la fatturazione elettronica In qualità di nuovo fornitore di Goodyear Dunlop, lei ha ora accesso a una soluzione che le permette di inviare fatture in formato elettronico. I benefici della fatturazione elettronica sono ben noti e consentono l'invio accelerato delle fatture e l'eliminazione degli altri ritardi causati dalla gestione manuale. Ciò migliorerà la nostra capacità di liquidarle il giusto importo in conformità con i termini di pagamento di Goodyear Dunlop. Goodyear Dunlop ha stretto una collaborazione con Tungsten Network, una delle più grandi reti di fatturazione elettronica del mondo, per facilitare la sua transizione alla fatturazione elettronica. La fatturazione elettronica è un'iniziativa chiave di Goodyear Dunlop. Alla luce di questi vantaggi, le consigliamo caldamente di completare la transizione a Tungsten Network entro il 1 o dicembre 2014 per approfittare nel più breve tempo possibile dei benefici che la fatturazione elettronica assicura. Abbiamo chiesto a Tungsten Network di contattarla per nostro conto nei prossimi dieci giorni per informarla sulle opzioni disponibili ed effettuare il passaggio alla fatturazione elettronica. Non avrà bisogno di alcun software supplementare per fare questo. Inoltre, una volta in Tungsten Network, potrà inviare fatture elettroniche ad altri clienti presenti nella rete e quindi ottimizzare ulteriormente i suoi processi. Le abbiamo allegato un riepilogo che illustra il funzionamento del sistema. All'uso di Tungsten Network è associato un costo contenuto, ma riteniamo che nella maggior parte dei casi questo sia più che compensato dal vantaggio di un recapito più veloce e sicuro delle fatture e dal risparmio di tempo, carta e affrancatura. Visiti il sito per ottenere ulteriori informazioni sulla rete e sui numerosi vantaggi che riteniamo essa possa apportare alla sua attività. La ringraziamo in anticipo per il suo supporto a questa iniziativa. Attendiamo di ricevere le sue fatture tramite Tungsten Network nel prossimo futuro. Se desidera contattare Tungsten Network, può inviare un messaggio all'indirizzo UKClientServices@Tungsten-Network.com o chiamare il numero di telefono +44(0) Cordiali saluti, Jeff Havlin Supervisore regionale EMEA Finanza Onno Maliepaard Direttore & CPO EMEA Approvvigionamento

2 Domande Frequenti Perché dovrei usare Tungsten per inviare le mie fatture? A breve, questa diverrà la modalità principale con cui Goodyear Dunlop accetterà la consegna delle fatture del fornitore. È obbligatorio fatturare tramite Tungsten se si hanno rapporti commerciali con Goodyear Dunlop? Sì. Goodyear Dunlop si sta adoperando per eliminare l'elaborazione delle fatture cartacee e approfittare dei vantaggi che la fatturazione elettronica offre sia a noi che ai nostri fornitori. A partire dal 2014, l'uso della fatturazione elettronica di Tungsten diverrà uno dei criteri formali di selezione dei fornitori adottati da GY. Anche se ciò non comporterà necessariamente una immediata inidoneità dei fornitori che non presentano tale requisito, la nostra aspettativa a riguardo è che tali fornitori, col tempo, si troveranno inevitabilmente in una posizione svantaggiata. Quali sono i benefici derivanti dall'uso di Tungsten? Una consegna sicura e garantita delle fatture, che non andranno mai più smarrite con la posta Ci occorrerà meno tempo per elaborare le vostre fatture. Niente più ritardi dovuti a informazioni mancanti, consegna delle fatture ad un funzionario diverso o interventi manuali Tecnologia per la FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY: non servono ulteriori software o hardware Maggiore trasparenza dei processi e migliore gestione dei flussi di cassa grazie alle funzioni operanti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 di accesso e reportistica Conformità IVA, indipendentemente dal luogo di spedizione o ricevimento della fattura Invio delle fatture semplice ed economico, in qualsiasi momento La fatturazione elettronica sarà un requisito per le nuove offerte e i nuovi fornitori? Sì. A partire dal 2013, l'uso della fatturazione elettronica di Tungsten diverrà uno dei criteri formali di selezione dei fornitori adottati da GY. Anche se ciò non comporterà necessariamente una immediata inidoneità dei fornitori che non presentano tale requisito, la nostra aspettativa a riguardo è che tali fornitori, col tempo, si troveranno inevitabilmente in una posizione svantaggiata. Che cosa accade se continuo a inviare fatture cartacee? Una volta che ha completato la transizione a Tungsten, si assicuri di sospendere l'invio delle fatture cartacee. Vi sono costi connessi a tale servizio? Vi sono tariffe connesse con le differenti opzioni di invio. Si rivolga al rappresentante Tungsten per la gamma completa delle tariffe dei servizi.

3 Perché Goodyear Dunlop non copre i costi del servizio? Per utilizzare la rete Tungsten, sia lei che Goodyear Dunlop sosterrete un costoin quanto beneficeremo entrambi di tale servizio. Attualmente, Goodyear Dunlop non copre i costi sostenuti dai Fornitori per produrre le fatture di carta. La preghiamo di considerare che passando alla fatturazione elettronica trarrà beneficio da un processo di invio delle fatture più veloce e sicuro, oltre a eliminare i costi della carta, della stampa e dell'affrancatura. Goodyear Dunlop effettuerà i pagamenti tramite Tungsten? No, Tungsten non è una piattaforma di pagamento. Goodyear continuerà ad usare il proprio metodo di pagamento attuale. Dovrò firmare un contratto con Tungsten? A seconda dell'opzione di invio selezionata, dovrà sottoscrivere con Tungsten un accordo specifico o dovrà accettare le condizioni standard presentate. Devo installare un software? Tungsten fornisce una soluzione di facile utilizzo. Invece di imporre standard di dati, la funzione di FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY di Tungsten accetta fatture in qualunque formato e tipo di file. Ho già inviato alcuni dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare fatture EDI/XML direttamente a Goodyear Dunlop? Goodyear Dunlop non assumerà alcun dato elettronico direttamente dai fornitori, in quanto riceveremo un singolo file consolidato di fatturazione da Tungsten che conterrà le fatture di tutti i nostri fornitori. Dispongo già di una funzionalità per emettere fatture ai miei clienti attraverso Internet che consente di visualizzare sul web un'immagine della fattura. Posso utilizzare questa funzionalità al posto di Tungsten? No, la rete Tungsten garantisce che Goodyear Dunlop riceva i dati che lei invia in un formato che verrà caricato sul nostro software di contabilità e associato, laddove applicabile, a un record di ricevimento merce. Fornire a Goodyear Dunlop un'immagine della fattura o l'opzione di trasferire i dati in un formato prefissato non soddisfa i processi operativi di Goodyear Dunlop. Cosa accade se non dispongo di un sistema in grado di creare fatture elettroniche? Può accedere al sito web sicuro Tungsten e generare le fatture on-line usando il Web Form. Non occorre installare alcun software. Tutto ciò di cui ha bisogno è un collegamento Internet e un normale browser. Posso inviare fatture elettroniche con Tungsten a tutti i miei clienti? Quando si sarà iscritto alla rete Tungsten, essa le permetterà di inviare fatture elettroniche a qualsiasi cliente membro della rete, incluse le altre entità del gruppo Goodyear Dunlop.

4 Sto per cambiare il mio software di fatturazione; posso aspettare? Le consigliamo di completare la transizione entro il 1 o dicembre La rete Tungsten accetta qualsiasi formato di dati ricevuto, in modo che possa accedere alla rete e trasmettere le sue fatture con il suo sistema attuale. Quando sarà pronto per utilizzare il suo nuovo software, non dovrà far altro che comunicare a Tungsten le modifiche all'output dei dati e Tungsten effettuerà le necessarie modifiche alla rete. Tungsten può operare con un personale tecnico non di lingua inglese? Se ha bisogno dell'assistenza in lingua per la predisposizione del suo profilo, può contattare il numero +44 (0) e chiedere assistenza nelle lingue seguenti: olandese, francese, tedesco, italiano, polacco, portoghese e spagnolo. Inoltre, Tungsten dispone di numeri locali per l'assistenza clienti nei seguenti paesi: Paese Numero di telefono Lingua utilizzata Austria Tedesco Belgio Olandese/Francese/Inglese Danimarca Inglese Finlandia Inglese Francia Francese Germania Tedesco Irlanda Inglese Italia Italiano Paesi Bassi Olandese Norvegia Inglese Polonia Polacco Portogallo Portoghese Spagna Spagnolo Svezia Inglese Svizzera Tedesco/Francese/Italiano/Ingles Inglese Regno Unito Inglese America del Nord Inglese Sono disponibili ulteriori informazioni sul servizio offerto da Tungsten, tra cui i paesi serviti? Sì, è sufficiente visitare Dove posso trovare informazioni su come diventare un acquirente che utilizza il servizio Tungsten? È sufficiente visitare il sito

5 e-invoicing and an overview of your options Join the Tungsten Network and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management Tax compliance: we enable compliant e-invoicing Easy and cost-efficient invoicing at any time Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you have access to the invoice archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the Portal is the best option for your company. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

6 1. Integrated Solution: sending an extracted data file The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on your customers requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the Integrated Solution Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your renewal date. Annual membership 1,250* Free Per invoice transaction costs for additional invoices 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

7 2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for the Web Form Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52 free invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase additional transactions (minimum 25 invoices), priced at 2.00 per invoice. You can purchase transactions as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary Annual per-invoice transaction costs 1 52 invoices per year Free Each invoice (minimum purchase of 25) 2.00 * Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct debit. Getting started with the Web Form submission through the Portal As part of your invitation to join the network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via the Tungsten Network. For more information on Tungsten, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@tungsten-network.com. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.