CONSERVAZIONE DIGITALE FATTURE PA

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1 CONSERVAZIONE DIGITALE FATTURE PA Le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione devono essere conservate in modalità sostitutiva. La gestione della Conservazione Digitale si esegue dal menù di Gestione Documentale, alla cui documentazione occorre far riferimento. FLUSSO DI CONSERVAZIONE A. Attività preliminari: attività da fare per attivare la Conservazione Digitale. B. Attività operative: sono le attività operative con cui realizzare fisicamente la conservazione dei documenti. C. Attività conclusive: sono attività da svolgere a conclusione periodicamente per adempiere alle disposizioni normative in materia. A. Attività preliminari: 1) Nominare il responsabile della conservazione 2) Attivare alla conservazione la tipologia documento "Documenti IVA vendite" 5027-Documenti IVA vendite (STUDIO SQL, STUDIO 4 o Gestione Vendite) 5028-Documenti IVA Vendite PA Importati (STUDIO SQL, STUDIO 4 o Gestione Vendite) 6027-Documenti IVA vendite (esolver, Spring/SQL). 3) Approvvigionamento marche temporali da enti certificatori accreditati. 4) Dotarsi di un dispositivo di firma digitale 1

2 Ricordiamo che : FIRMA DIGITALE - Gestione Documentale è stato certificato con dispositivi: INFOCERT: Business Key, Smart-Card. ARUBA: ARUBA Key, ARUBA Token, Smart-Card, CNS (Carta Nazionale dei Servizi) rilasciata dalle CCIAA MARCA TEMPORALE Al momento la Gestione Documentale supporta l'applicazione di marche temporali rilasciate da INFOCERT: non sono gestite marche temporali di altri enti certificatori. 1. Nominare il responsabile della conservazione Ricordiamo che: La firma del responsabile della conservazione: è la firma apposta a chiusura del processo di conservazione da parte della persona che assume la responsabilità della correttezza del processo a norma dell'art. 44 D.Lgs. 82/2005 e dell'art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19/02/05. Per configuare il nominativo in Profis accedere al menù: RESPONSABILI CONSERVAZIONE Gestione documentale > Gestione Tabelle > Conservazione Digitale > Responsabili conservazione Menù: Gestione documetale Gestione Tabelle Conservazione Digitale Responsabili conservazione 2

3 Premere il pulsante NUOVO (F4) e compilare i dati richiesti E poi fare SALVA (END) 3

4 2. Attivare alla conservazione la tipologia documento "Documenti IVA vendite" Accedere al menù CONFIGURAZIONE GESTIONE DOCUMENTALE Menù: Gestione documetale Configurazione Configurazione Gesione Dcoumenale Posizionarsi sul tab IMPOSTAZIONI PER DITTA e selezionare le ditte per le quali sono state emesse fatture Premere il pulsante CONSERVAZIONE DIGITALE e poi ABILITA 4

5 Nella videata che appare verificare che sia attivo il flag su: Documenti IVA vendite (STUDIO SQL, STUDIO 4 o Gestione Vendite) Documenti IVA Vendite PA Importati (STUDIO SQL, STUDIO 4 o Gestione Vendite) Documenti IVA vendite (esolver, Spring/SQL). E dare OK Al termine la procedura ritorna sulla lista delle ditte e bisogna premere variazione. per memorizzare la 3. Configurazione marche temporali da enti certificatori accreditati. Accedere al menù PARAMETRI OPERATIVI Menù: Gestione documetale Configurazione Parametri Operativi Posizionarsi su CONSERVAZIONE DIGITALE Premere NUOVO (F4) e compilare la videata con le credenziali di accesso a Infocert 5

6 Premere OK (Invio) e quindi premere SALVA (End) per memorizzare l operazione 4. Dispositivo di firma digitale I dispositivi di firma devono essere acquisti da un ente certificatore (es.: INFOCERT, ARUBA, Poste, ecc.). Attualmente Gestione Documentale è stato certificato con i dispositivi: - INFOCERT: Business Key, Smart-Card. - ARUBA: ARUBA Key, ARUBA Token, Smart-Card, CNS (Carta Nazionale dei Servizi) rilasciata dalle CCIAA. Non sono supportati strumenti di "firma remota". 6

7 Per configurare il dispositivo di firma in Profis: Aprire il Menù: DISPOSITIVI DI FIRMA Menù: Gestione documetale Gestione Tabelle Dispositivi di firma Premere il pulsante NUOVO (F4) e compilare i dati richiesti: 7

8 B. Attività Operative: Il Processo Di Conservazione Sostitutiva Le fasi del processo di Conservazione Sostitutiva si possono riassumere in: 1. Creazione Distinta di Conservazione 2. Invio distinta in conservazione 3. Conservazione distinta (apposizione firma del responsabile della conservazione e marca temporale) 4. Masterizzazione su supporto esterno (es DVD) 1. Creazione Distinta di Conservazione Accedere al menù: DISTINTE DI CONSERVAZIONE Menù: Gestione documetale Conservazione Digitale Distinte di Conservazione Selezionare l anno da gestire tramite il pulsante CAMBIO ANNO Se non presente nella lista bisogna creare l anno tramite il pulsante NUOVO (Alt+A) 8

9 Successivamente premere il pulsante NUOVO (F4) per creare la distinta: E compilare la videata con i dati richiesti (vedi esempio) INDICARE IL CODICE DELLA DITTA CHE HA EMESSO LE FATTURE TIPOLOGIA DOCUMENTO indicare: 5027-Documenti IVA vendite 5028-Documenti IVA Vendite PA Importati 6027-Documenti IVA vendite (esolver, Spring/SQL). Dare OK (Invio) e alla videata successiva verificare tramite il pulsante DETTAGLIO se sono presenti tutte le fatture inviate 9

10 Se sono corrette procedere con AVANTI (End) In questo modo si è creata la DISTINTA DI CONSERVAZIONE e appare la videata riassuntiva della distinta: 10

11 2. Invio distinta in conservazione Dal dettaglio della DISTINTA premere in sequenza: PROVA INVIO IN CONSERVAZIONE <Prova invio in conservazione> :Il programma simula l'invio e segnala eventuali situazioni anomale (documenti non firmati). 1. Se non ci sono anomalie premere INVIA IN CONSERVAZIONE: 2. <Invia in conservazione>: Il programma effettua l'invio in conservazione e attribuisce lo stato (Inviata in conservazione). 11

12 Eseguendo questa operazione con successo la distinta assume lo stato di "Inviata In Conservazione" Se invece, durante l'elaborazione, emergono delle anomalie che impediscono il suo completamento apparirà un messaggio con i blocchi da sistemare. 3. Conservazione distinta Premere il pulsante CONSERVA 3. <Conserva>: Esegue la procedura che appone la firma del responsabile della conservazione e la marca temporale sull'evidenza informatica dei lotti creati con l'invio in conservazione. Eseguendo questa operazione la distinta assume lo stato di "Conservata". 12

13 4. Masterizzazione su supporto esterno (es DVD) Per effettuare la masterizzazione, inserire CD-DVD nel pc e premere il pulsante MASTERIZZA Compilare la videata con i dati del TIPO SUPPORTO (CD-DVD) e DESCRIZIONE Premere OK (Invio) e poi SCRIVI DISCO e attendere il completamento dell operazione 13

14 MASTERIZZAZIONE PER UTENTI SIR In ambiente Terminal Server (es.: SIR).non potendo effettuare la masterizzazione diretta su CD/DV, è disponibile la creazione del file ISO. Bisogna quindi premere il pulsante MASTERIZZA E indicare nel TIPO ELABORAZIONE = CREA FILE ISO e poi SCRIVI DISCO 14

15 Quando viene completata la creazione dell'immagine ISO viene attivata una procedura per rendere disponibile il download di tale immagine; Quando la procedura è completata l'utente riceve una mail con le istruzioni per eseguire il download. L'indirizzo cui viene inviata la comunicazione circa la disponibilità delle immagine del supporto è definita nei Parametri Operativi, nodo Conservazione Digitale; Il supporto resta disponibile per il download per 15 giorni, dopo i quali viene rimosso; nella funzione "Supporto masterizzati" è possibile consultare lo stato di avanzamento del processo di download. Una volta effettuato il download dell immagine ISO è possibile/necessario procedere a masterizzare tale immagine utilizzando software specializzati (es.: CDBurnerXP) in locale. CONSULTAZIONE DEI SUPPORTI MASTERIZZATI Per la consultazione del supporto è necessario operare da un personal computer con sistema operativo MicrosoftWindows (o sue emulazioni). È inoltre necessario avere installato il software Acrobat Reader per la lettura dei documenti in formato PDF. Per poter aprire documenti nella versione firmata è necessario disporre di un applicativo idoneo (es.: DIKE). Per poter eseguire la verifica delle firme è necessario che il computer da cui si opera abbia l'accesso ad Internet. Ciascun supporto contiene una applicazione che consente di ricercare i documenti presenti e di interrogarli. La procedura viene avviata selezionando l'applicazione "Consultazione documenti.hta" presente nel supporto. La finestra di visualizzazione documenti espone in testata i dati generali del supporto quali l'intestatario della conservazione ed i dati di creazione dello stesso. I file oggetto della conservazione sono dettagliati in una serie di griglie. Ciascuna griglia riporta come titolo l'indicazione fissa "Documenti" seguita dalla concatenazione della descrizione della tipologia documenti e della descrizione della distinta di conservazione. Quindi ogni griglia contiene i documenti appartenenti alla stessa distinta e relativi alla stessa Tipologia documento. 15

16 Il numero di griglie generate dipende dall'omogeneità dei documenti conservati. Esempio: Premere sul TRIANGOLO per ottenere il dettaglio dei documenti contenuti Per aprire i file premere sul nome file Quando si apre DiKe usare Documento originale Selezionare la cartella dove salvare il file e premere Seleziona cartella per il download del file 16

17 C. Attività Conclusive: IMPOSTA DI BOLLO SU DOCUMENTI ELETTRONICI Il DM 17/06/2013 ha aggiornato le modalità da seguire per assoggettare ad imposta di bollo i documenti elettronici rilevanti per l'imposta di bollo. In particolare per il libro giornale e libro degli inventari è previsto l'assoggettamento ad imposta di bollo nella misura di: - euro 16,00 ogni registrazioni o frazioni di esse per le società di capitali - euro 32,00 ogni registrazioni o frazioni di esse per gli altri soggetti (per registrazione si intendono gli articoli contabili, qualunque sia il numero di righe che li compongono). Per le fatture elettroniche è previsto il versamento dell'importo del bollo definito sulla fattura. L'importo del bollo è archiviato in Gestione Documentale come chiave del documento. Gestione Documentale, nell'ambito della procedura di Conservazione Digitale, prevede la funzione "Imposta di bollo documenti elettronici" che permette di calcolare l'importo da versare e di predisporre il debito sul Modello F24 con il codice tributo riservato al versamento dell'imposta di bollo. La funzione si compone di un elenco delle ditte che prevedono la Conservazione Digitale del libro giornale o del libro inventari o dei documenti IVA vendita e del dettaglio del calcolo relativo ad ogni ditta. Il calcolo dell'imposta di bollo deriva da Gestione documentale il numero di fatture con bollo virtuale archiviate. Sulla base dei dati immessi la procedura calcola l'importo da versare applicando le regole definite sui i parametri operativi, nel tab "imposta di bollo". Modello F24 L'imposta di bollo deve essere versata con Modello F24 (codice tributo 2501). La procedura permette di predisporre i dati per la generazione automatica del Modello F24, nella gestione versamenti di PROFIS. La data scadenza in cui sarà generato il modello è scelta dall'utente in fase di predisposizione. FLUSSO OPERATIVO DA SEGUIRE Aprire il menu: Gestione documentale > Conservazione digitale > Imposta di bollo documenti elettronici 17

18 1) Impostare l ANNO e il flag su FATTURE ELETTRONICHE 2) Selezionare la ditta 3) Premere DERIVA DATI (F7) 4) Premere DETTAGLIO (Invio) e verificare il numero di fatture indicato nella colonna "di cui Fatture PA" 5) Se quanto calcolato è corretto confermare il calcolo con il tasto Verifica 18

19 6) Predisporre il modello F24 tramite il tasto Predisponi F24 7) Usare SALVA (End) 19

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