La dematerializzazione dei documenti di incasso e pagamento nei servizi di tesoreria/cassa: l ordinativo informatico con firma digitale

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1 La dematerializzazione dei documenti di incasso e pagamento nei servizi di tesoreria/cassa: l ordinativo informatico con firma digitale Milano, 19 novembre 2009 Maria Luisa Graziano 1

2 La storia di Intesa Sanpaolo 2

3 Banca leader in Italia di dimensioni europea Il leader in Italia Leader in tutti i segmenti con una quota di mercato del 17%/18% nei crediti e nei depositi con la clientela Leadership nei prodotti più importanti Solidi livelli di patrimonializzazione e qualità dell attivo migliore nel sistema La rete più estesa in Italia: filiali, quota di mercato oltre 17% (*) e 11,1 milioni di clienti Capacità unica di raggiungere i clienti Presenza capillare e ben distribuita degli sportelli che rende il Gruppo effettivamente nazionale: quota di mercato >15% (*) in 14 regioni su 20 Elevato livello di penetrazione nei mercati locali: quota di mercato > 5% (*) in tutte le 110 province Concentrazione nelle aree più ricche d Italia: presenza retail capillare in zone che rappresentano più del 70% della ricchezza delle famiglie Presenza internazionale strategica Selettiva presenza nel retail banking nei Paesi del centro-est Europa e del Bacino del Mediterraneo, con 8,5 milioni di clienti e circa filiali in 13 paesi Rete internazionale con presenza in 34 Paesi per sostenere le attività della clientela corporate all estero * Metodologia Banca d Italia, dati al 30 giugno

4 Enti gestiti sul territorio Circa Circa Servizi Servizi di di Tesoreria Tesoreria e e Cassa Cassa Tipologia Ente Servizi gestiti Regioni 5 Province 29 Università 13 ASL/Aziende Ospedaliere 63 Enti Previdenziali ed Assistenziali 2 Comuni 1015 Istituzioni Scolastiche ~ Enti Minori ~ 3100 Banche del Gruppo Servizi gestiti Intesa Sanpaolo Banco di Napoli 877 Cassa di Risparmio del Veneto 608 Cassa di Risparmio di Venezia 306 Cassa di Risparmio del Friuli Venezia Giulia 232 Carisbo 188 Banca dell'adriatico 105 Banca di Trento e Bolzano 55 Cassa di Risparmio di Forlì e della Romagna 58 Carifirenze* 532 Casse del Centro** 726 * Comprende Cassa di Risparmio di Firenze, Cassa di Risparmio di Pistoia, Cassa di Risparmio di Civitavecchia, Cassa di Risparmio di La Spezia ** Comprende Cassa di Risparmio di Terni, Cassa di Risparmio di Viterbo, Cassa di Risparmio di Spoleto, Cassa di Risparmio di Rieti, Cassa di risparmio di Città di Castello, Cassa di Risparmio di Foligno, Cassa di Risparmio di Ascoli Piceno. 4

5 Enti gestiti sul territorio: le possibili sinergie Gli Enti sono promotori di molte iniziative sociali ed economiche per i cittadini e per le imprese e di molte altre forme di aggregazione. Tribunali Casse di Previdenza Comunità Montana Cittadini Regione Provincia Comune Università La Banca può assumere un ruolo centrale in in questo sistema di di relazioni, fornendo il il proprio know how e i i propri sistemi di di incasso e pagamento multicanale. Aziende Speciali Scuola Aziende Sanitarie Banca Aggregazioni Professionali Aziende Ospedaliere Consorzi di bonifica Camere di Commercio Enti Pubblici non-economici Aziende Municipalizzate SB e PMI Associazioni di Categoria Noi crediamo che la Banca possa svolgere un ruolo di rilievo all interno della rete di relazioni socio economiche che si instaura tra gli Enti ed il territorio a cui si rivolge. In particolare la banca può sviluppare le opportunità indotte dalla gestione di Enti che rappresentano importanti community di cittadini ed imprese. Tra questi le Università, i Tribunali - le Asl sembrano i più significativi. 5

6 Il piano e-gov 2012 Il Piano e-gov e 2012, presentato nel gennaio 2009 dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e l Innovazione, prevede esplicitamente, tra i suoi obiettivi strategici, la DEMATERIALIZZAZIONE da attuarsi attraverso diversi progetti per la Pubblica Amministrazione. L uso delle tecnologie dell informazione e della comunicazione, coniugato con infrastrutture tecniche all avanguardia, consentiranno una significativa riduzione dei tempi e dei costi ed un aumento della sicurezza delle transazioni. Quale contributo innovativo può apportare la Banca a questi progetti? 6

7 Gamma servizi ed iniziative commerciali Servizi di incasso e pagamento Servizi di tesoreria e cassa Ordinativo Informatico Archiviazione Documentale Fatturazione Elettronica Incassi tasse universitarie (e rateizzazione) 7

8 Servizi di incasso/pagamento Strumenti di riscossione e pagamento standardizzati ed in circolarità all'interno del sistema bancario. L'incasso può avvenire in modo diretto tramite il tesoriere / cassiere, ovvero mediante il ricorso ad un intermediario abilitato. La gamma di servizi offerti è ampia ciascun servizio può essere modulato secondo le specifiche esigenze dell Ente. All attualità, il Gruppo offre specifici servizi di incasso con riferimento a: Ticket sanitari ICI TARSU Tasse Universitarie Buoni Mensa Bollo Auto Ecopass A chi si rivolge Tutti gli Enti appartenenti al settore della Pubblica Amministrazione. Le caratteristiche Privilegiano la multi-canalità (incassi presso sportelli bancari, ATM, Internet, pos fisici e virtuali, etc.); 8

9 Servizi di tesoreria e cassa Gestione del complesso delle operazioni relative alla gestione finanziaria dell ll Ente e finalizzate alla riscossione delle entrate, al pagamento delle spese, alla custodia dei titoli e valori ed agli adempimenti previste dalla normativa vigente. A chi si rivolge Tutti gli Enti appartenenti al settore della Pubblica Amministrazione che hanno sottoscritto apposita convenzione Le caratteristiche Gestione pagamenti e riscossioni mediante mandati e reversali Gestione stipendi ed anticipo fatture su fornitori Gestione di bilancio (solo per i servizi di tesoreria) Gestione rapporti di conto degli Enti accesi presso Banca d Italia Predisposizione di appositi report per gli Enti e modulistica per Banca d Italia Gestione dell eventuale indebitamento a breve termine 9

10 Ordinativo Informatico Soluzione informatico organizzativa che consente la dematerializzazione della documentazione cartacea (mandati/reversali) mediante la trasmissione telematica con firma digitale A chi si rivolge Tutti gli Enti appartenenti al settore della Pubblica Amministrazione Le caratteristiche Ottimizzazione dei processi di gestione dell Ente e della Banca O.I. si concretizza con un evidenza elettronica, dotata di validità amministrativa e contabile, che sostituisce a tutti gli effetti i documenti cartacei con i seguenti obiettivi: Rapidità Affidabilità e sicurezza - Razionalizzazione Semplificazione 10

11 Ordinativo Informatico L ordinativo Informatico è lo strumento fondamentale per una efficiente crescita della Pubblica Amministrazione in quanto consente, nelle attività connesse alla gestione dei documenti, una considerevole riduzione dei costi operativi ed amministrativi e riduzione dei tempi. Anche le attività della Pubblica Amministrazione svolte in seguito ai pagamenti/riscossioni effettuati dal Tesoriere/Cassiere risultano semplificate e con controlli definiti ed automatizzati. IntesaSanpaolo ha contribuito alla redazione della circolare ABI del 29/12/2003 serie tecnica n. 80 che disciplina le regole tecniche e lo standard per l emissione degli O.I con firma digitale e relativi esiti di ritorno. 11

12 Ordinativo Informatico Fattori di cambiamento per l ente Utilizzo tracciato per la trasmissione secondo le specifiche previste dalla circolare ABI 29/12/2003 serie tecnica n.80 Individuazione di schemi operativi e soluzione organizzative idonei ad attivare correttamente il processo Acquisizione certificati Firma digitale CNIPA compatibili Conservazione documentale Eventuale modifica del regolamento e redazione di un protocollo aggiuntivo alla convenzione 12

13 Ordinativo Informatico: i servizi - prodotti di Intesa Sanpaolo a disposizione della clientela 1. Collegamento telematico WS Links Enti 2. Predisposizione del tracciato, in collaborazione con la SH dell Ente, e verifica (test) sulle modalità di compilazione 3. Rilascio di certificati CNIPA compatibili 4. Apposito applicativo, prodotto da Unimatica, società del Gruppo, che consente la gestione del workflow di firma e la conservazione a norme CNIPA 13

14 Ordinativo Informatico il processo di creazione e gestione dell ordinativo informatico lato Ente La creazione e generazione dell ordinativo informatico è effettuata tramite un apposito applicativo che consente di modellare l intero processo con iter altamente personalizzati quali, ad esempio, gestione integrata della sequenza dei firmatari, del grado di urgenza, di eventuali annotazioni. I vantaggi: accelerazione degli iter amministrativi; limitati investimenti iniziali; tecnologia e funzionalità sempre aggiornate; attivazione in tempi brevi; massima affidabilità e sicurezza; servizio di help-desk on the job ; interfaccia web; reperimento dati in linea nessuna modifica al sistema di contabilità dell Ente 14

15 Ordinativo Informatico il processo di creazione e gestione dell ordinativo informatico lato Ente Le fasi del processo: acquisizione dei documenti generati dall Ente funzioni di visualizzazione (in chiaro) dei documenti per verifiche/controlli Eventuale funzione di completamento dei documenti con dati ausiliari quali ad esempio note, riferimento ad allegati invio dei documenti allo stato di workflow successivo validazione/firma dei documenti possibilità di rifiutare la firma in caso di difformità rilevate (il documento ritorna alla scrivania virtuale precedente) 15

16 Ordinativo Informatico il processo di creazione e gestione dell ordinativo informatico lato Ente ogni singolo documento è firmato (per mezzo di una selezione multipla) possibilità di gestire firme multiple (pari diritti di firma o con tempistiche diverse) gestione dei messaggi di interscambio con la Banca tesoriera: - ricevuta di servizio - ricevuta applicativa di esito al carico - ricevuta applicativa di esito all esecuzione contabile possibilità di stampare copie conformi gestione di mandati reversali plurimi (multibeneficiario multiversante) gestione avvisi di pagamento ai beneficiari 16

17 Conservazione documentale Il processo di Conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento informatico non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. A chi si rivolge Tutti gli Enti appartenenti al settore della Pubblica Amministrazione che utilizzano l Ordinativo Informatico Fasi del processo memorizzazione su un supporto ottico apposizione, da parte del responsabile della conservazione, della firma digitale apposizione del riferimento temporale 17

18 Conservazione documentale: il prodotto di intesa Sanpaolo a disposizione della clientela Il prodotto assolve a tutte le fasi del processo di archiviazione elettronica e conservazione di documenti informatici come previsto dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004. Il database è quindi realizzato con principi di sicurezza stabiliti e documentati con l adozione di procedure di tracciabilità al fine di garantire la corretta conservazione, l accessibilità al singolo documento e la sua esibizione. Attraverso un browser autorefernziale è possibile cercare, visualizzare e stampare (con modlaità PDF) i documenti conservati. 18

19 Meno fogli, più foglie Intesa Sanpaolo ha lanciato la campagna Meno fogli, più foglie! per incentivare l utilizzo del servizio di rendicontazione online che consente di ricevere in formato elettronico i documenti relativi ai propri rapporti bancari. Ogni 10 adesioni avvenute entro il 15/2/09, la Banca ha finanziato la creazione di 1 mq di area forestale in Costa Rica. Nel 2008 più di clienti della Banca hanno aderito a questa modalità di rendicontazione, evitando di immettere nell atmosfera più di 900 tonnellate di anidride carbonica. 19