Patente Europea di Informatica ECDL Modulo 7. Lezione 2: Comunicazioni elettroniche Uso di Outlook Express. Anno 2010/2012 Syllabus 5.

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1 Patente Europea di Informatica ECDL Modulo 7 Lezione 2: Comunicazioni elettroniche Uso di Outlook Express Anno 2010/2012 Syllabus 5.0

2 La posta elettronica ( ) è un servizio utilizzabile attraverso Internet con il quale un utente può spedire ad un qualsiasi altro messaggi di testo a cui si possono affiancare in allegato file di diversa natura (come immagini, documenti, video, ecc.). Solitamente le dimensioni degli allegati sono limitate dal provider ad una decina di MB, oppure sono esclusi i file eseguibili per contrastare la diffusione di malware tramite . Per utilizzare la posta elettronica è sufficiente una connessione ad Internet e una casella di posta fornita da un provider. Quando si invia una si inserisce in essa l indirizzo del destinatario; il messaggio viene inviato ad un server del proprio provider, che lo passa al provider del destinatario; infine, questo lo inoltra alla casella di posta desiderata. Accedendo alla sua casella di posta elettronica, il destinatario può leggere la mail in qualunque momento.

3 nome.utente: il nome utente costituisce l indirizzo a cui vengono recapitate le ; può essere scelto dall utente, oppure assegnato da enti pubblici o at o chiocciola ; può essere tradotto come presso, e indica che l indirizzo è ospitato dal provider che segue il simbolo; provider: solitamente corrisponde al nome del provider; i provider di servizi di posta elettronica possono non coincidere con gli ISP, e in questo caso il nome del provider è il nome del sito;.it: dominio (analogo agli URL).

4 Un altro sistema di comunicazione tra dispositivi elettronici è l SMS (Short Message Service): generalmente questo consiste nell invio di messaggi di puro testo fino a 160 caratteri verso un numero di telefonia mobile; tuttavia anche alcuni siti web danno la possibilità di inviare SMS. Il messaggio viene inviato dal proprio numero al proprio provider, il quale lo invia al provider del destinatario, che infine lo inoltra al suo numero. Questo sistema sfrutta la rete di telefonia mobile e non Internet, quando la comunicazione avviene tra due telefoni. A differenza delle , gli SMS hanno lunghezza prefissata, non prevedono allegati, sono automaticamente consegnati al destinatario senza che questo interroghi il proprio provider; inoltre, generalmente l invio degli SMS prevede un costo.

5 La tecnologia VoIP (Voice over IP) permette di comunicare a voce tra computer collegati in rete. Ad esclusione del costo della connessione Internet, la comunicazione è gratuita tra contatti VoIP, mentre è a pagamento (ma solitamente a tariffe vantaggiose anche per chiamate internazionali) per chiamare normali numeri di telefono. Per chiamare tramite VoIP è necessaria una connessione Internet, un apposito software che gestisce le chiamate, un account personale (a cui è collegato un conto prepagato per le chiamate a pagamento) e una periferica audio di I/O.

6 Esistono molti servizi che permettono di comunicare in tempo reale con altri utenti della rete, genericamente definiti servizi di messaggistica istantanea (Instant Messenging). Ogni utente possiede un account e può raccogliere una serie di contatti con i quali comunica più frequentemente e i quali condividono con lui delle informazioni (ad esempio, il loro stato di connessione). La messaggistica istantanea non comporta costi aggiuntivi oltre a quello della connessione; la comunicazione avviene in maniera prevalentemente testuale, ma è spesso possibile anche scambiare file senza limiti di dimensioni. Per usufruire di questo servizio è necessario un account e, nella maggior parte dei casi, un software dedicato.

7 Sulla rete si sono formate numerosissime comunità di utenti (communities) che condividono un qualche interesse. Gli strumenti utilizzati per conversare o per condividere del materiale sono molteplici: Forum: insieme di discussioni (thread, o topic) a cui possono partecipare tutti gli utenti della community; la comunicazione non è immediata, ma una volta avviata una discussione rimane aperta a contributi da parte della comunità.

8 Reti sociali (social network): siti web frequentati da gruppi di individui che condividono un determinato interesse e si scambiano informazioni e novità a riguardo; permettono di creare un profilo personale da condividere con la comunità; Chatroom: permettono la comunicazione in tempo reale tra gli utenti: le discussioni, quindi, non permangono come nei forum, e tendono inoltre ad essere più caotiche; Net gaming: attività molto diffusa sulla rete, permette a più utenti di partecipare contemporaneamente a sessioni di gioco; esistono giochi gratuiti o a pagamento, accessibili da un browser oppure che necessitano di software dedicato.

9 Quando un utente dispone di un indirizzo di posta elettronica, con il tempo questo può essere acquisito da sconosciuti che possono utilizzare tale informazione per inviare messaggi pubblicitari o comunque indesiderati, definiti genericamente spam. Un messaggio di spam non è necessariamente malevolo; tuttavia, è bene fare attenzione alla posta indesiderata in quanto potrebbe contenere malware (è sconsigliato aprire eventuali allegati) oppure potrebbe rimandare a truffe telematiche. Per proteggersi dallo spam molti provider di posta elettronica forniscono filtri anti-spam che analizzano contenuti e provenienza dei messaggi in arrivo e scartano automaticamente quelli che reputano indesiderati. Una buona regola, in ogni caso, è evitare di scrivere in chiaro il proprio indirizzo di posta elettronica sulla rete, ma limitarsi a comunicarlo privatamente ai propri corrispondenti.

10 Una firma digitale è un certificato emesso da un ente indipendente che attesta l identità del mittente di un messaggio di posta oppure dell autore di un documento. Quando riceviamo un messaggio dotato di firma digitale, un controllo del certificato permette di stabilire: Confidenzialità: il documento viene crittografato con la chiave pubblica del destinatario, che è l unico a poterlo decifrare; Integrità: il documento è crittografato in modo tale che, se venisse intercettato e aperto da terzi, questo evento sarebbe visibile al destinatario al momento della decifratura; Non ripudiabilità: allo stesso modo in cui il certificato garantisce l integrità della comunicazione, una volta che il documento è stato ricevuto e decifrato dal destinatario il mittente non può sostenere che tale documento sia stato modificato da terzi. La firma digitale ha valore di legge quanto una firma autografa.

11 Rapidità di consegna: tra l invio di una mail e la ricezione da parte del destinatario intercorre solitamente non più di qualche secondo (generalmente a causa della connessione tra il provider e il computer dell utente); Economicità: la posta elettronica permette sia lo scambio di semplici comunicazioni che il passaggio di documenti voluminosi; questo genere di operazioni assumerebbe un costo notevole con l utilizzo della posta ordinaria o di corrieri; Ubiquità: è possibile ricevere e consultare messaggi di posta collegando il proprio computer (o un qualunque dispositivo in grado di compiere questa operazione) in qualunque punto della rete; i provider infatti permettono generalmente di gestire la posta direttamente su Internet (webmail).

12 Tutti i software per la gestione delle prevedono vari campi in cui suddividere i destinatari dei messaggi di posta: A: destinatari principali del messaggio; Cc: copia per conoscenza, viene utilizzata quando si vuole recapitare un messaggio ad utenti che sono i principali destinatari della comunicazione ma si vogliono informare anche altre persone dell invio del messaggio; Ccn: copia per conoscenza nascosta, viene utilizzata quando si includono tra i destinatari alcuni indirizzi che non si intende divulgare; in questo caso i destinatari nei campi A e Cc non sono a conoscenza che il messaggio è stato spedito anche agli indirizzi del campo Ccn.

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14 Outlook Express può essere avviato tramite il pulsante Start Tutti i programmi Outlook Express; se si usa Windows XP e Outlook Express è il software predefinito per la gestione della posta elettronica, la sua icona si trova nel menu Start, sopra l elenco delle applicazioni più usate e subito sotto l icona del browser predefinito. La finestra principale di Outlook Express è suddivisa in diversi riquadri: per aprire un messaggio di posta elettronica è necessario scegliere la cartella in cui è situato tramite il riquadro in alto a sinistra, e poi fare doppio click sul messaggio di posta desiderato che compare nel riquadro in alto a destra.

15 Per uscire da Outlook Express è possibile utilizzare il pulsante Chiudi nella barra del titolo, oppure la voce Esci dal menu File. Dal momento che i messaggi di posta vengono aperti in finestre separate, se si intende chiudere un singolo messaggio aperto è possibile utilizzare il pulsante Chiudi della finestra del messaggio, oppure File Chiudi.

16 Al primo avvio Outlook Express propone una procedura guidata per collegare il programma ad un account di posta elettronica da cui ricevere i messaggi e con il quale inviarli. La procedura è richiamabile anche in un secondo momento tramite il menu Strumenti Account Aggiungi. La procedura guidata richiede l inserimento di un indirizzo e di alcune informazioni riguardanti il server che gestisce la posta elettronica. Solitamente tali informazioni sono fornite dal provider, che spesso fornisce anche una guida su come configurare Outlook Express.

17 Per creare un nuovo messaggio di posta elettronica è sufficiente cliccare sul pulsante Crea messaggio che si trova in alto a sinistra nella finestra di Outlook Express (oppure dal menu File Nuovo Messaggio di posta): questa operazione apre la finestra Nuovo, in cui si può iniziare a comporre il messaggio. Nella finestra Nuovo si trova una casella di testo in cui digitare il testo della mail e, sopra di essa, i campi che permettono di suddividere i destinatari. È possibile digitare gli indirizzi manualmente oppure fare clic sulle intestazioni dei campi: in quest ultimo caso si aprirà la finestra di dialogo Seleziona destinatari, che permette di distribuire gli indirizzi presenti nella nostra Rubrica tra i tre campi presenti. Per inserire più indirizzi nello stesso campo è necessario separarli tramite punto e virgola.

18 È buona regola inserire un Oggetto significativo quando si compila un messaggio di posta elettronica. Oltre a comparire come nome della finestra del messaggio, rendendo più agevole la gestione della posta, è anche un modo per fornire informazioni utili al destinatario. L Oggetto non dovrebbe essere tuttavia troppo lungo, in quanto sarebbe illeggibile per intero nella finestra del destinatario. Per inserire allegati è sufficiente cliccare sul pulsante Allega presente nella barra degli strumenti: in questo modo si apre una finestra che permette di selezionare il file all interno del computer. I file allegati compaiono in una riga aggiuntiva sotto l oggetto della mail.

19 Una volta terminata la compilazione del messaggio è possibile salvarne una copia in Bozze per una eventuale revisione prima dell invio: questo è possibile tramite il menu File Salva. Sarà possibile accedere nuovamente al messaggio tramite la cartella Bozze. Altrimenti, il pulsante Invia spedisce il messaggio ai destinatari. Facendo clic sul pulsante Controllo ortografia nella barra degli strumenti è possibile ricercare errori nel testo del messaggio (questa funzionalità è disponibile soltanto se sono installati i dizionari di Office sul computer). Il pulsante Priorità della barra degli strumenti permette di impostare una priorità alta (il messaggio viene notificato al destinatario con un punto esclamativo), normale o bassa (il messaggio viene notificato con una freccia in basso); questa impostazione non cambia la velocità di trasmissione del messaggio. Il pulsante Firma, infine, permette di apporre una firma digitale.

20 Con Outlook Express è possibile inviare una richiesta al server che smista la nostra posta elettronica per controllare se abbiamo ricevuto messaggi: questa operazione è possibile tramite il pulsante Invia/Ricevi presente nella barra degli strumenti. I nuovi messaggi ricevuti sono collocati nella cartella Posta in arrivo e contrassegnati in grassetto: cliccando su di essi è visibile un anteprima nel riquadro in basso a destra della finestra, mentre facendo doppio click sul messaggio questo verrà aperto in una nuova finestra. Una volta selezionata o aperta una , il pulsante Rispondi apre la finestra Nuovo con l indirizzo del mittente nel campo A: ; se la mail aveva più destinatari, il pulsante Rispondi a tutti permette di scrivere un messaggio per il mittente e per tutti gli altri destinatari.

21 Se si intende inviare un messaggio che abbiamo ricevuto ad un altro utente, è possibile utilizzare il pulsante Inoltra. In questo modo Outlook Express apre la finestra Nuovo con il testo del messaggio ricevuto già inserito, ma i campi dei destinatari vuoti. Un messaggio inoltrato ha come oggetto predefinito l oggetto della mail in arrivo preceduto dalla dicitura Fw: (Forward). I messaggi generati dal comando Rispondi, invece, hanno oggetto preceduto dalla dicitura Re: (Reply).

22 Se una mail contiene degli allegati, nel riquadro di anteprima della finestra principale di Outlook Express è visibile un icona a forma di graffetta nell angolo superiore destro. Facendo clic su questo pulsante è possibile visualizzare tutti gli allegati ed accedere alla funzione Salva allegati. Tramite una finestra è possibile scegliere quali allegati salvare e la destinazione. È possibile salvare gli allegati anche dalla finestra di un messaggio, una volta aperto. Sotto il campo dell oggetto sono visibili tutti gli allegati, ed è possibile cliccare con il tasto destro del mouse sul nome di uno di essi per aprirlo, salvarlo o scaricare tutti gli allegati (aprendo la stessa finestra della procedura precedente).

23 Dalla finestra principale di Outlook Express è possibile selezionare un messaggio e cliccare sul pulsante Stampa, per visualizzare l omonima finestra di dialogo. La finestra Stampa permette di selezionare la stampante, quali pagine stampare e il numero di copie. L opzione Fascicola permette di ordinare automaticamente le pagine delle diverse copie. Una volta terminate le impostazioni, premendo il pulsante Stampa verrà avviata l operazione.

24 Nella cartella Posta in arrivo sono visibili tutti i messaggi arrivati; i loro dettagli sono ordinati in diverse colonne, che mostrano la priorità con cui il messaggio è stato inviato, la presenza di allegati, se un messaggio è contrassegnato, il mittente, l oggetto e la data in cui è stato ricevuto. Tuttavia, è possibile visualizzare altre colonne facendo click destro sulle intestazioni e scegliendo l opzione Colonne: in questo modo compare una finestra di dialogo che permette di visualizzare l account a cui è stato inviato il messaggio, le dimensioni del messaggio, il momento in cui è stato inviato ed altre opzioni. La stessa procedura permette di nascondere eventuali altre colonne aggiunte. Cliccando sull intestazione di una colonna si possono ordinare i messaggi secondo una delle colonne, in ordine crescente o decrescente (cliccando più volte sull intestazione).

25 Le opzioni generali del programma possono essere modificate tramite il menu Strumenti alla voce Opzioni. Ad esempio, se si intende inserire il messaggio originale nella risposta che si invia al mittente, dalla finestra Opzioni, nella scheda Invio, è disponibile la voce Includi messaggio nelle risposte. La finestra Opzioni è suddivisa in numerose schede che permettono di modificare le impostazioni di connessione, il correttore ortografico, l invio dei messaggi di posta elettronica e molto altro.

26 È possibile contrassegnare messaggi di posta elettronica all interno della cartella Posta in arrivo se si ritiene che essi abbiamo una certa rilevanza e si intende tenerli sott occhio. Per applicare un contrassegno si seleziona il messaggio, dopodiché si clicca sulla voce Contrassegna messaggio dal menu Messaggio. Un messaggio contrassegnato ha un icona a forma di bandiera alla sua sinistra. Il menu Modifica permette di variare lo stato di lettura di un messaggio: la voce Segna come da leggere evidenzia il messaggio selezionato in grassetto, come se non fosse ancora stato letto, mentre la voce Segna come già letto toglie il rilievo dal messaggio. La barra degli strumenti può essere nascosta facendo click destro sulla barra dei menu o sulla stessa barra degli strumenti e togliendo la spunta dall omonima voce. In alternativa, è possibile modificare questa opzione dal menu Visualizza Layout.

27 Nella barra degli strumenti è disponibile il pulsante Trova, che apre la finestra Trova messaggio: in essa sono disponibili quattro campi (Da, A, Oggetto e Messaggio) che permettono di ricercare tra i messaggi in arrivo (o in altre cartelle) quelli che contengono il testo inserito nei campi. Esistono altre opzioni che permettono di limitare la ricerca in un intervallo temporale, oppure tra i messaggi con allegati o contrassegnati.

28 Se si intende suddividere i messaggi in arrivo in ulteriori cartelle, ad esempio per organizzarli secondo il gruppo di mittenti o l argomento, è possibile creare nuove cartelle all interno di Outlook Express. Cliccando con il tasto destro del mouse su Cartelle locali, nel riquadro Cartelle, è disponibile l opzione Nuova cartella; in alternativa, nel menu File si trova l opzione Nuovo Cartella. In entrambi i casi viene aperta la finestra Creazione nuova cartella che permette di selezionare il nome della cartella da creare. Per spostare un messaggio in una cartella si può fare click destro sul messaggio e scegliere Sposta nella cartella, oppure utilizzare il menu Modifica Sposta nella cartella. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Sposta, dove scegliere la cartella di destinazione. È possibile eliminare una cartella creata selezionandola, facendo click destro su di essa e cliccando su Elimina.

29 Per eliminare un messaggio è sufficiente selezionarlo e premere CANC sulla tastiera, oppure fare click sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti: in entrambi i casi il messaggio viene spostato nella cartella Posta eliminata. Per ripristinare un messaggio eliminato si effettua la stessa procedura necessaria per lo spostamento di messaggi, scegliendo come destinazione la cartella di origine. Se invece si decide di eliminare tutti i messaggi che si trovano in Posta eliminata è possibile cliccare con il tasto destro sul nome della cartella nel riquadro Cartelle e scegliere l opzione Svuota cartella Posta eliminata (la stessa voce si trova nel menu Modifica).

30 Per aprire la Rubrica di Outlook Express è disponibile un omonimo pulsante nella barra degli strumenti. Facendo doppio click su un nome si apre la finestra di dialogo Proprietà che, divise in diverse schede, permette di visualizzare ed inserire informazioni sul contatto. Come impostazione predefinita i destinatari dei messaggi di posta che inviamo sono automaticamente aggiunti alla Rubrica; altrimenti, è possibile aggiungere un indirizzo alla Rubrica facendo click destro su di un messaggio che lo ha come mittente e scegliendo l opzione Aggiungi il mittente alla Rubrica.

31 È possibile creare gruppi di utenti, detti gruppi di distribuzione, che permettono di inviare rapidamente messaggi ad una serie di contatti senza doverli digitare ogni volta. Per creare un gruppo è necessario aprire la Rubrica e fare clic su Nuovo Nuovo gruppo nella barra degli strumenti; nella finestra di dialogo Proprietà si specifica il nome del gruppo e, tramite il pulsante Seleziona si fa doppio click sui contatti da aggiungere (eventualmente inserendo indirizzi non in Rubrica tramite il comando Nuovo contatto). Una volta creato, il gruppo compare in Rubrica come sottocartella nella cartella in cui è stato creato. Quando si invia un messaggio, è possibile scegliere come destinatario il gruppo e il messaggio verrà recapitato a tutti i suoi componenti.

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