1.1 Struttura di Consip Il Programma Le iniziative per Personal Computer...2

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1 Roma, 10 dicembre2003 Convegno di studio La qualità della postazione di lavoro informatizzata del dipendente pubblico Il Programma di Razionalizzazione della Spesa per Beni e Servizi della P.A. Evoluzione dei requisiti qualitativi dei personal computer nelle gare della Pubblica Amministrazione Ferrucio Ferranti Amministratore Delegato e Direttore Generale Consip S.p.A.

2 INDICE 1. Introduzione Struttura di Consip Il Programma Le iniziative per Personal Computer I requisiti minimi di qualità per i Personal Computer nelle gare della P.A Norme di riferimento per la sicurezza L approccio Consip alle problematiche di qualità dei PC Criteri di valutazione della qualità del prodotto Criteri di valutazione della qualità del servizio Future evoluzioni dei requisiti qualitativi Criteri a bassa difficoltà di verifica ex post Criteri a media difficoltà di verifica ex post Criteri ad alta difficoltà di verifica ex post Conclusioni

3 1. Introduzione 1.1 Struttura di Consip Consip è una S.p.A. totalmente partecipata e direttamente controllata dal Ministero dell Economia e delle Finanze (MEF). Come tale essa non opera sul libero mercato e serve esclusivamente le Pubbliche Amministrazioni. Consip è organizzata in due Direzioni operative in cui lavorano oltre 480 dipendenti: Direzione ICT (Information & Communication Technology) (300 dipendenti) Direzione Acquisti in Rete della P.A. (DARPA) che ha il compito di realizzare il Programma di razionalizzazione della spesa per beni e servizi della P.A. (180 dipendenti) 1.2 Il Programma Il Programma, che si basa su modelli innovativi di gestione degli acquisti finalizzati a razionalizzare la spesa ed a semplificare i processi di procurement pubblico, nel rispetto dei principi di trasparenza e concorrenzialità, si inserisce in un più ampio piano di modernizzazione e di sviluppo culturale, sociale ed economico del Paese che sta trovando nella Pubblica Amministrazione una sua precisa espressione attraverso: la standardizzazione dei prodotti e dei processi di acquisto l aggregazione della domanda (che consente la riduzione dei costi unitari dei beni e servizi tramite la creazione di economie di scala), la riduzione dei tempi di accesso al mercato da parte delle P.A., l individuazione di ambiti innovativi per la razionalizzazione della spesa la promozione dei moderni strumenti di e-procurement. L obiettivo finale è quello di contribuire efficacemente allo sviluppo dell innovazione ed alla gestione del cambiamento della Pubblica Amministrazione al fine di massimizzarne l efficienza minimizzando i costi. 1.3 Le iniziative per Personal Computer Ad oggi, la Consip S.p.A., è giunta all attivazione della quinta edizione dell iniziativa per la fornitura in acquisto e/o in locazione finanziaria di Personal Computer per le Pubbliche Amministrazioni

4 Le varie edizioni delle convenzioni che si sono succedute, hanno recepito le esigenze emerse nei tavoli di lavoro con le Amministrazioni e da survey specifiche, ciò ha permesso di affinare le caratteristiche tecnico/qualitative e la tipologia di computer oggetto delle iniziative in funzione delle applicazioni più usate, generando due profili di utilizzo all interno della P.A., uno per i desktop ed uno per i portatili, sintetizzati nelle tabelle riportate di seguito. Di seguito sono riportate le tabelle riassuntive delle iniziative correlate per categorie merceologiche e i massimali di personal rispettivamente per computer desktop (Tab.1; Tab.2) e portatili (Tab.3; Tab.4) resi disponibili alle Amministrazioni nell arco delle diverse edizioni dell iniziativa. Tab. 1. PC desktop APPLICAZIONI UTILIZZO in % Web browsers 25% Videoscrittura 20% SW di posta elettronica 10% Emulazione host 3270, % Fogli elettronici 4% Presentazioni 2% Data base 2% Acrobat Reader/writer, 1% Compressione dati 1% Altri Software 27% Tab. 2. Iniziative Personal Computer desktop Unità PC 1 PC 2 PC 3 PC 4 PC 5 Edizione iniziativa nota: le quantità di P C1, 2 e 3 sono inclusive del sesto quinto Tab.3 PC portatili - 3 -

5 APPLICAZIONI UTILIZZO in % Videoscrittura 39% SW di posta elettronica 26% Web browsers 10% Fogli elettronici 6% Presentazioni 2% Acrobat Reader/writer, 2% Data base 1% Altri Software 15% Tab.4 Iniziative Personal Computer portatili Unità PCP 1 PCP 2 PCP 3 PCP 4 Edizione iniziativa nota: le quantità di PCP1 e PCP2 sono inclusive del sesto quinto Si segnala inoltre l'iniziativa che Consip e il Ministero Innovazione e Tecnologie stanno conducendo per permettere l acquisto di un pc portatile a ciascuno dei circa 800 mila docenti italiani che, su base volontaria, potranno aderire alle convenzioni appositamente stipulate da Consip. 2. I requisiti minimi di qualità per i Personal Computer nelle gare della P.A. Nelle attività di approvvigionamento di personal computer desktop, i requisiti tecnici minimi richiesti dalla P.A. sono tali da: - soddisfare le normative vigenti nel settore della sicurezza della postazione di lavoro; - garantire il rispetto delle regolamentazioni per la compatibilità elettromagnetica; - soddisfare i requisiti tecnici di adattabilità all uso nei diversi ambienti atti a concorrere al raggiungimento dei requisiti ergonomici; - 4 -

6 - recepire le raccomandazioni della Unione Europea sui livelli di inquinamento sonoro per le apparecchiature informatiche; - richiedere specifiche di affidabilità allineate con i livelli tecnologici raggiunti nel settore dei personal computer. 2.1 Norme di riferimento per la sicurezza Le apparecchiature acquisite dalla P.A. devono essere munite di marchi di certificazione riconosciuti da tutti i paesi dell Unione Europea ed essere conformi alle norme relative alla compatibilità elettromagnetica. In particolare, devono essere soddisfatti: - i requisiti stabiliti dal D.Lgs. 19 settembre 1994, n. 626; - i requisiti di ergonomia stabiliti dalla Direttiva CEE 90/270 recepita dalla legislazione italiana con la L. 142 del 19 febbraio 1992; - i requisiti di sicurezza (es. IMQ) e di emissione elettromagnetica (es. FCC) certificati da Enti riconosciuti a livello europeo; - la conformità alle Direttive di Compatibilità Elettromagnetica (89/336 e 92/31 - EMC) con conseguente marchio e certificato CE. - la conformità allo standard EPA ENERGY STAR In tal senso i fornitori garantiscono, tramite dichiarazioni di conformità o certificazioni, che le apparecchiature rispettino le normative sopra citate e, in generale, le vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche della sicurezza e del comfort per gli utenti. 2.2 L approccio Consip alle problematiche di qualità dei PC La Consip, per elevare i requisiti di qualità dei personal computer per la P.A. nell ambito dell utilizzo dello strumento delle Convenzioni, ha previsto l applicazione di meccanismi premianti legati al superamento delle soglie minime previste dalla legge per la partecipazione alle gare, tramite l aggiudicazione a favore dell offerta economicamente più vantaggiosa, secondo uno schema che assegna: - un punteggio economico basato sul ribasso offerto dal fornitore rispetto ad una base d asta; - un punteggio tecnico basato su criteri di valutazione orientati alla qualità dei servizi e dei prodotti

7 L obiettivo è quello di offrire alle Amministrazioni la qualità ottimale delle apparecchiature e la massima fruibilità delle stesse ad un prezzo competitivo. Inoltre la struttura delle gare Consip per la fornitura di personal computer tende ad eliminare la discrezionalità in fase di aggiudicazione, utilizzando criteri di valutazione dei punteggi tecnici totalmente oggettivi, basati sui concetti di misurabilità e univocità. Ad integrazione delle Convezioni Consip, esiste uno strumento di e-procurement adottato da Consip, il Marketplace, ove vengono offerti prodotti aventi aspetti tecnici e qualitativi altamente specifici, che esulano dalle necessità tipiche dell utenza che utilizza le Convenzioni Criteri di valutazione della qualità del prodotto Nell ambito delle Convenzioni, oltre all obbligo per il fornitore di attestare la conformità alle norme di riferimento citate precedentemente, sono stati introdotti dei criteri di valutazione della qualità tecnica basati comunque su norme e standard riconosciuti a livello mondiale, opportunamente studiati e concordati con il CNIPA, atti a premiare la qualità intrinseca del prodotto e del processo produttivo. In particolare sono state introdotte opportune leve per agire: sulla riduzione della rumorosità delle apparecchiature, sull abbattimento delle emissioni elettromagnetiche superiori ai minimi di legge sull ottimizzazione dei consumi elettrici. L applicazione di queste leve ha permesso di innalzare sensibilmente la qualità intrinseca delle apparecchiature (componenti interni), e indirettamente di influenzare il processo di ingegnerizzazione del prodotto da parte del fornitore. Si precisa, inoltre, che rumore, emissioni elettromagnetiche e consumi elettrici sono manifestazioni oggettive, misurabili in base a norme standard da laboratori accreditati, da Consip in fase di aggiudicazione e dal Fornitore, che sarà pertanto orientato a prevedere opportune azioni correttive del suo processo produttivo. A titolo di esempio, nella quarta edizione della convenzione personal computer desktop, a fronte di un valore medio della rumorosità percepita riscontrabile sul mercato pari a 32 db prima della gara, si è ottenuto un valore inferiore a 29dB per le unità poste in convenzione, influendo quindi in maniera positiva sui processi produttivi dei Fornitori, e mantenendo comunque elevato il risparmio rispetto ai prezzi medi della P.A

8 Nella quinta edizione della convenzione personal computer desktop, attualmente in fase di aggiudicazione, sono stati introdotti ulteriori meccanismi premianti per la riduzione della rumorosità globale emessa nell ambiente di lavoro, definita in totale rispondenza agli Standard UNI EN ISO 9296 ed UNI EN ISO 7779 in termini di livello di potenza sonora emessa. Inoltre è stato introdotto un meccanismo premiante per l abbattimento delle emissioni elettromagnetiche indotte nell ambiente di lavoro, sulle persone e sulle apparecchiature circostanti e delle emissioni condotte sulle infrastrutture di cablaggio e di alimentazione, definita in totale rispondenza agli Standard EN 55022:1998 e EN 55022/A1:2001 per gli Apparecchi per tecnologia dell'informazione- I.T.E., in termini di riduzione ulteriore rispetto ai valori previsti dalla norma per la marcatura CE per le emissioni irradiate e le emissioni condotte ai morsetti di alimentazione ed alle porte di telecomunicazione. Gli effetti collaterali legati a queste meccanismi premianti sono identificabili in termini di: - Qualità dei cabinet e dei monitor CRT (meccanismi premianti su emissioni irradiate) - Qualità dell alimentatore interno (meccanismi premianti su emissioni condotte e livello di rumorosità) - Qualità del disco fisso e della sua tecnologia, tale comunque da garantire velocità di rotazione non inferiori a 7200 giri/min (meccanismi premianti su livello di rumorosità) - Qualità e tecnologia del dissipatore del processore (meccanismi premianti su emissioni irradiate e livelli di rumorosità) - Qualità dell ingegnerizzazione interna del sistema in termini di flussi di aerazione e di riduzione delle parti rotanti soggette ad usura (meccanismi premianti su livello di rumorosità) - Qualità della componentistica elettronica delle porte di interfaccia di rete, seriali, parallele ed USB (meccanismi premianti su emissioni condotte) - Qualità dei materiali metallici usati (meccanismi premianti su emissioni irradiate) - Ingegnerizzazione armonica di tutte le componenti, atte ad ottenere il massimo del punteggio tecnico Criteri di valutazione della qualità del servizio L iniziativa di razionalizzazione prevede i servizi necessari a consentire il raggiungimento degli obiettivi di risparmio, efficienza e monitoraggio così come indicato dalle Leggi Finanziarie 2001 e I livelli di servizio base sono stati studiati per soddisfare al meglio le esigenze dell utente rimanendo in linea con gli standard offerti dal mercato e verificati nel corso delle diverse edizioni - 7 -

9 delle convenzioni, mantenendo un elevato livello di competitività; in particolare è previsto, come livello di servizio minimo, il ripristino dell apparecchiatura entro 24 ore solari. Il punteggio tecnico relativo alla qualità del servizio viene successivamente elevato a fronte dell impegno ad effettuare tale servizio anche il sabato. Di seguito è riportato l elenco dei servizi base, e l eventuale criterio di premiazione con punteggio aggiuntivo per livelli di servizio superiori, così come definiti per la quinta edizione dell iniziativa, attualmente in fase di aggiudicazione: - Fino a 8000 installazioni mensili effettuabili nell ambito della convenzione (si premia l impegno ad effettuarne un numero superiore, fino a unità/mese) - Call Center attivo anche il sabato mattina per la gestione unitaria di ordinativi di fornitura e delle richieste di assistenza (si premia il Call Center dedicato); - creazione di un Golden Disk per l'installazione e l'eventuale ripristino del software preinstallato sulle apparecchiature; - possibilità precaricamento software di produttività e prodotto antivirus; - consegna ed installazione delle apparecchiature; - assistenza tecnica on site ; - reportistica per la definizione di indici di consumo; - nel caso di locazione finanziaria, la disinstallazione delle apparecchiature acquisite attraverso la Convenzione, qualora non venga esercitata l opzione di riscatto al termine del periodo di locazione. 3. Future evoluzioni dei requisiti qualitativi Nell ottica di continuare a garantire la qualità come requisito fondamentale delle forniture in Convenzione, la Consip sta valutando per le prossime gare, l utilizzo di ulteriori criteri premianti e l adozione di requisiti minimi sempre più elevati (laddove giuridicamente applicabile, in assenza di esplicita normativa). Questa attività di valutazione viene svolta in sinergia con i gruppi di lavoro CNIPA/Consip/Associazioni di categoria, tenendo presente non solo la fruibilità, la misurabilità e l oggettività dei criteri di scelta, ma anche la necessità di ottimizzare i tempi delle procedure di aggiudicazione senza influenzare negativamente i processi di produzione dei fornitori ed i prezzi offerti. Allo stesso modo, i prodotti offerti attraverso il Mercato Elettronico della PA beneficeranno dell evoluzione dei requisiti qualitativi richiesti nelle Convenzioni

10 Nei paragrafi che seguono sono tracciate le linee guida per l evoluzione dei criteri premianti, che garantiranno un ulteriore innalzamento della qualità dei prodotti acquisiti tramite convenzione. 3.1 Criteri a bassa difficoltà di verifica ex post Sono tipicamente criteri che possono apparire poco ortodossi rispetto ad un uso razionale del bene, ma che ben qualificano il personal computer e la sua componentistica esterna come le tastiere, i mouse, ovvero la sezione più sollecitata e visibile all utente. - Criteri legati alla pervasività di polveri fini e liquidi dei dispositivi di input esterno (tastiere e mouse) sulla base della classificazione standard NEMA Enclosure o quella IEC IP (Ingress Protection). - Criteri legati all altro aspetto della normativa CE, la EN per la immunità elettromagnetica a scariche elettrostatiche, campi continui e pulsanti, ad altissima, alta e bassa frequenza, che oltre a garantire funzionamenti corretti in ambienti inquinati elettromagneticamente (cellulari, altri computer, luci al neon, condizionatori, linee elettriche non stabilizzate, ambienti tipo CED), vanno a qualificare ulteriormente cabinet, monitor, tastiere e mouse, nonché tutta l elettronica di interfaccia (porte di ingresso/uscita) 3.2 Criteri a media difficoltà di verifica ex post Sono criteri di qualità già normalmente dichiarati dai fornitori, ma difficilmente verificabili e premiabili, e sono: - Criteri legati a parametri fisici di esercizio quali temperatura, umidità e altitudine per l operatività delle macchine (molto significativi per la qualità delle apparecchiature, poco fruibili in contesto P.A., richiedono l adozione di camere ambientali speciali) - Criteri legati a parametri di sollecitazione quali vibrazioni, shock, cadute (anche questi molto significativi per la qualità delle apparecchiature, poco fruibili in contesto P.A., misurabili solo con test distruttivi) - Criteri orientati alla minimizzazione del consumo di energia elettrica durante la normale operatività del personal computer; questo criterio deve però essere valutato in funzione delle scelte progettuali dei principali produttori di personal computer

11 Se per un verso è auspicabile per la P.A. una naturale evoluzione tecnologica dei personal computer in termini di prestazioni complessive, per l altro tale incremento prestazionale influenza negativamente il consumo di energia elettrica dell apparecchiatura. Sui computer portatili i produttori, per garantire la durata delle batterie, applicano tecniche architetturali e di power saving differenti da quelli dei desktop, alternative all esclusivo incremento della frequenza. La definizione di un benchmark condiviso fra i produttori porterà ad identificare un indice prestazionale minimo, fissato il quale sarà possibile definire la possibilità di premiare chi riuscirà a minimizzare il consumo di energia elettrica durante la normale operatività del personal computer. 3.3 Criteri ad alta difficoltà di verifica ex post In questa categoria ricadono tutti quei criteri che legano il valore temporale di durata in operatività (MTBF) del bene e delle sue componenti (tastiere, mouse, altre componenti) che normalmente sono dichiarati dai Fornitori, ma difficilmente verificabili. La verifica prevede periodi di test all interno di speciali camere ambientali che causano invecchiamento precoce del componente; tale attività rischia però di rendere estremamente lunghi i tempi di aggiudicazione. 4. Conclusioni Il modello Consip ed il lavoro sinergico con CNIPA, con le Amministrazioni e con le Associazioni dei Fornitori, sta creando una spinta costante e progressiva alla crescita qualitativa delle forniture di personal computer per la P.A., e stabilisce inoltre nuovi parametri di riferimento tecnologico ed economico per il mercato. Ad ulteriore garanzia della qualità dei servizi associati alla fornitura dei PC, in sussidiarità alla normale responsabilità di controllo delle Amministrazioni che hanno scelto o sceglieranno le forniture attraverso le Convenzioni, Consip ha implementato un sistema di monitoraggio della qualità ricorrendo a certificati monitori esterni