MSGQ ATTIVITA DI SUPPORTO Sez. 4

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1 Istituto Tecnico Industriale Statale Liceo Scientifico Tecnologico GUGLIELMO MARCONI Gorgonzola (Milano) MSGQ ATTIVITA DI SUPPORTO Sez. 4 ATTIVITA DI SUPPORTO ALL INSEGNAMENTO (MSGQ SEZ. 4) 4.1 ACQUISTO E GESTIONE MATERIALI DETERMINAZIONE DEI FABBISOGNI SCELTA DEI FORNITORI ORDINAZIONI CONTROLLO ALL ARRIVO VALUTAZIONE DEI FORNITORI GESTIONE MAGAZZINO 4.2 SEGRETERIA CORRISPONDENZA GENERALE ARCHIVIAZIONE E PROTOCOLLO FLUSSO DOCUMENTALE GESTIONE DEL PERSONALE DOCENTE E ATA GESTIONE STUDENTI 4.3 INFORMATICA E NUOVE TECNOLOGIE ANALISI DEI FABBISOGNI SITO WEB DELL ISTITUTO SERVIZIO SCUOLA ON LINE 4.4 BIBLIOTECA MULTIMEDIALE APPROVVIGIONAMENTO LIBRI E DOCUMENTI MULTIMEDIALI CATALOGAZIONE PRESTITO 4.5 LABORATORI GESTIONE DEI LABORATORI 4.6 MANUTENZIONE E SERVIZI IMPIANTI E APPARECCHIATURE DIDATTICHE ARREDAMENTO PULIZIE ATTIVITA DI VIGILANZA SERVIZIO CENTRALINO ATTIVITA DI SICUREZZA E PRIMO SOCCORSO Descrizione In questo capitolo sono descritte le attività che permettono il buon funzionamento della scuola utilizzando al meglio le risorse materiali e finanziarie a disposizione. Il servizio deve avere le seguenti caratteristiche: > reperibilità delle informazioni a tutti gli utenti interessati; > efficacia: completo, rapido, mirato e dinamico; > economicità: eliminare gli sprechi; > mobilità: affrontare gli imprevisti. Pagina 1 di 14

2 Responsabilità Indicatori Per l'adeguatezza e l'efficacia dei processi: il responsabile amministrativo ed i responsabili dei servizi Per la corretta applicazione dei processi: i coinvolti secondo quanto indicato nei processi e nelle singole procedure. Parametri di miglioramento delle prestazioni a supporto dell attività didattica Determinazione dei fabbisogni I fabbisogni sono finanziati nell ambito del Programma Annuale sulla base delle previsioni di spesa attribuite alle varie aree finanziarie di competenza dell Istituto: > A1 Funzionamento Amministrativo generale > A2 Funzionamento Didattico generale > A3 Spese per il personale > P Progetti Per i beni di facile consumo e di investimento relativi alle Sigle A1 e A2, l importo degli stanziamenti è determinato sulla base della serie storica delle spese, tenendo conto delle scorte minime e dell aggiornamento normalmente previsto per le dotazioni. Le Spese per il Personale sono soggette a vincoli di Legge. Per i Progetti, gli importi vengono determinati sulla base degli impegni finanziari proposti dai vari Responsabili di Progetto, tenendo conto dei Criteri di scelta prioritaria stabiliti con apposito documento e del parere espresso dallo Staff di Direzione... VARIAZIONE DEL PROGRAMMA Se vi sono maggiori entrate accertate, oppure maggiori spese per alcuni Progetti, il Dirigente Scolastico emette un disposto da presentare al C.d.I. per l approvazione. Se la variazione al progetto è inferiore a 10 % non è necessaria alcuna approvazione per la variazione stessa Scelta dei fornitori In Ufficio Tecnico ed in Magazzino sono depositati: A) Elenco fornitori potenziali (comprende tutte le Ditte che ne fanno richiesta- vengono eliminate le Ditte che non presentano offerta a fronte di richiesta dell Istituto e/o le Ditte per le quali si decide l esclusione a fronte della Verifica annuale) B) Albo fornitori qualificati (comprende tutte le Ditte che hanno fornito l Istituto nel corso degli ultimi 2 anni con esito positivo nei Verbali di Collaudo e che vengono confermate nell Albo stesso durante la Verifica annuale). Ai sopra indicati elenchi si attinge per la determinazione delle Ditte alle quali richiedere preventivi. Pagina 2 di 14

3 Il reperimento dei preventivi e la scelta dei fornitori avviene nei modi sotto indicati: A) Acquisti con impegno di spesa inferiore a 2.000,00 Invio delle richieste di offerta con modalità di risposta urgente (via fax o catalogo) Prospetto comparativo delle offerte Determinazione del fornitore sulla base del raffronto che deve tenere conto della qualità in funzione del prezzo. B) Acquisti con impegno di spesa superiore a 2.000,00 Invio delle richieste di offerta con modalità di risposta in busta chiusa Apertura delle buste (DS, DSGA e Resp. UT) - Prospetto comparativo delle offerte Determinazione del fornitore sulla base del raffronto che deve tenere conto della qualità in funzione del prezzo(quando necessario, il D.S. si avvale del supporto di una Commissione tecnica) Ordinazioni Il responsabile delle ordinazioni è il DS (responsabile di tutti i rapporti con l esterno). L AA addetto al Magazzino, sulla base della bozza fornita dall Ufficio Tecnico, emette un Buono d ordine che viene firmato dal DS e dal DSGA per l accertamento dell imputazione di spesa e della disponibilità finanziaria. Il Buono d ordine è in 4 copie: una copia al fornitore - 2 copie trattenute dal Magazzino (una per gli atti e l altra da allegare alla fattura, sul retro di questa copia viene annotata la presa in carico del materiale - una copia consegnata all ufficio amministrativo affinché lo registri nel sw contabile per la registrazione dell impegno di spesa Controllo all arrivo del materiale ordinato Tutta la procedura del controllo è di competenza dell A.A. addetto al Magazzino. Verifica la corrispondenza tra l ordinazione e la bolla di consegna, registra il carico del materiale sul registro di carico del Magazzino. In caso di palese ed evidente non conformità, si contesta subito la fornitura ed il materiale viene restituito con lettera accompagnatoria. Nel caso in cui il materiale è da inventariare si adotta la procedura del Collaudo: una Commissione di collaudo costituita da tre componenti, verifica il funzionamento e firma il Verbale che dovrà essere controfirmato dal Responsabile dell U.T., dal DSGA e dal DS. Senza questo verbale non si procede alla liquidazione della fattura. Il verbale viene redatto in duplice copia (una allegata alla fattura ed una conservata in Magazzino). In mancanza di Collaudo (Collaudo negativo) si contesta la fornitura e si richiede al fornitore la sostituzione del materiale Approvvigionamento (Norma 7.4) Le necessità di approvvigionamento dell Istituto possono riguardare i servizi di istruzione o i servizi di formazione finanziata ed è regolata dalle procedure: PR 045; PR 046; PR 047; PR 048; PR 049. Nel caso di servizi di istruzione possono essere necessarie forniture di: beni di consumo inventariabili; beni di consumo non inventariabili; Pagina 3 di 14

4 servizi di manutenzione delle infrastrutture, delle attrezzature dei laboratori e attività di docenza svolte da esperti esterni o da docenti interni. Le attività connesse ad un acquisto sono regolamentate da disposizioni legislative e prevedono: la scelta del fornitore, che si basa sulla disponibilità di albi di fornitori dei materiali e dei docenti esterni ( CL 015); la preparazione di richieste di offerta ben dettagliate (ML 025; ML 026; ML 027;ML 028); l emissione dell ordine di acquisto al fornitore( ML 029 ); il controllo delle forniture al ricevimento ( ML 030 ); la costante rivalutazione dei fornitori iscritti nell albo specifico, sulla base dei controlli specifici con la compilazione della scheda di valutazione fornitori ML 034, in base alle voci considerate, se la valutazione media è inferiore a 6 la ditta viene automaticamente depennata dall albo dei fornitori qualificati. Valutazione risorse esterne La conoscenza pregressa positiva e consolidata attraverso un soddisfacente rapporto in atto da almeno 1 anno è sufficiente a qualificare le risorse esterne. In occasione di una prima fornitura/collaborazione è sufficiente che il Responsabile accerti che il potenziale della risorsa esterna risponda al profilo e/o alle esigenze funzionali stabilite in sede di progettazione. Tale verifica potrà ritenersi compiuta per esempio esaminando e giudicando il grado di preparazione professionale e le esperienze precedenti (curriculum vitae). La valutazione di una Risorsa esterna è basata sui seguenti elementi di valutazione: Istruzione (Titolo di studio, Qualifiche); Professionalità (Esperienze di lavoro, Riconoscimenti professionali, Ordini associazioni premi, Referenze); Docenza (Esperienza di insegnamento, esperienza quale relatore, Aderenza alla materia, Reperibilità) Aspetti vari (Disponibilità, Determinazione, Creatività) che vanno quantificati nelle schede ML 032 ed ML 033. Qualificazione e selezione Se la valutazione media è ritenuta insufficiente perché si riscontra la mancanza di uno o più requisiti indispensabili, la risorsa esterna viene automaticamente depennata dall albo fornitori risorse esterne. I risultati della valutazione si mettono nell'archivio storico dei fornitori risorse esterne insieme tutti i documenti utilizzati nella valutazione e qualifica. La verifica dei prodotti/servizi approvvigionati è effettuata secondo i seguenti criteri: I prodotti approvvigionati vengono verificati mediante verbali di collaudo e controlli specifici e a campione. Inoltre sono particolarmente sorvegliate le forniture la cui eventuale Non Conformità può causare danni economici e di immagine all Istituto (si scelgono fornitori con sistema qualità certificato nel campo di fornitura richiesto e/o di prodotti omologati, controlli qualitativi effettuati da persone o enti diversi dal fornitore, certificati). Visite di riscontro e di valutazione della capacità tecnica del fornitore. Pagina 4 di 14

5 La valutazione della capacità tecnica può essere effettuata anche attraverso una visita o un incontro con il fornitore in cui viene verificata l esistenza di strutture, procedure e risorse e/o competenze adeguate ad una corretta realizzazione dei prodotti/servizi richiesti. Valutazione attraverso visita/verifica. La visita/verifica può essere eseguita da DS/DSGA o da persone o organizzazioni da egli incaricate e con esperienza specifica sui servizi e sulle attività del fornitore. Alla fine della visita/verifica il responsabile della verifica redige il rapporto su cui sono riportati: scopo della visita/verifica nome e firma delle persone che hanno eseguito la visita/verifica sommario dei risultati della verifica con l identificazione e descrizione delle eventuali NC riscontrate esito della verifica Nel caso di non conformità e carenze significative al fornitore possono essere richiesti degli interventi correttivi che vengono registrati nel rapporto di verifica. Misurazioni, analisi e miglioramento n di Collaudi con riscontro positivo; n di Non Conformità nell evasione dell ordine da parte del fornitore (non corrispondenza tra l ordine emesso e la merce ricevuta) e di conseguenza resa ai fornitori - mancanza della prevista documentazione a corredo, % in rapporto al totale delle consegne. La responsabilità della raccolta dei dati è dell Ufficio Tecnico Gestione magazzino Il personale addetto al Magazzino è costituito da Assistenti Amministrativi. I beni in arrivo vengono ricevuti dall addetto al Magazzino che provvede al carico sul Registro Giornale entrata/uscita. Nel caso di materiale inventariabile, lo stesso viene consegnato al personale dei Laboratori/Uffici per il collaudo. Solo dopo il collaudo positivo il materiale viene inserito nel Registro Inventario. Tutto il personale preleva dal Magazzino, con appositi Buoni, il materiale necessario per l espletamento delle proprie funzioni e per il funzionamento dei diversi Laboratori. Detti Buoni vengono successivamente registrati dal Magazziniere nel Giornale di Magazzino (scarico) in ordine cronologico. Contestualmente tutti i movimenti di carico e scarico vengono registrati sulla scheda riferita al bene (sia materiale di consumo che inventariabile). Detta scheda serve per monitorare la disponibilità del bene e, in particolare, per attivare la procedura di acquisto per il reintegro delle scorte. Nel Registro dei beni inventariali vengono caricati i beni di lunga durata; questi sono caricati in Inventario all atto dell acquisto e scaricati quando dichiarati fuori uso, mediante un Disposto emesso dal DS dopo un verbale redatto da una Commissione appositamente costituita. Periodicamente, secondo le norme vigenti, si procede alle operazioni di Reperimento inventariale e di Rivalutazione del Patrimonio. Quando il materiale è scaricato dall Inventario può anche essere alienato secondo la procedura introdotta dal D.M. 44/01. Pagina 5 di 14

6 4.2 Segreteria La Segreteria dell Istituto è costituita da quattro uffici: Segreteria didattica/ URP/ protocollo - Segreteria del personale - Segreteria amministrativo contabile (liquidazione dei compensi ed emissione di mandati inerenti alla contabilità) - Ufficio Magazzino (vedasi punto 4.1.6) CORRISPONDENZA GENERALE La posta è ritirata dai collaboratori scolastici. Il DS provvede all apertura e riconsegna la posta alla persona addetta al protocollo. Tutta la posta e mail o fax è vistata dal DS. Il DS segna sulla posta la destinazione di smistamento e l addetto al protocollo procede con lo smistamento. Tutta la posta in uscita eseguita dai diversi uffici viene consegnata all addetto al protocollo, poi viene riconsegnata al responsabile della pratica che prepara la corrispondenza per la spedizione e la deposita in un contenitore apposito nell ufficio contabilità. Giornalmente un Assistente Amministrativo di questo Ufficio provvede alla compilazione dei moduli previsti dalle Poste Italiane e incarica il Collaboratore Scolastico di turno alla spedizione ARCHIVIAZIONE PROTOCOLLO L istituto protocolla tutta la posta in arrivo ed in uscita, le circolari interne vengono numerate su apposito registro e sono conservate per tutto l anno scolastico. Un addetto di segreteria è responsabile del protocollo. L addetto al protocollo una vota ricevuta la posta dal DS la registra sul registro protocollo attribuendo la sua classificazione per inserirla negli archivi. Tutta la posta in uscita dai diversi uffici viene consegnata all addetto al protocollo che provvede alla registrazione FLUSSO DOCUMENTALE I documenti protocollati vengono conservati in archivi correnti e precisamente: - nell archivio generale presso l ufficio protocollo secondo la classificazione assegnata, dove rimangono per due anni scolastici - in archivi correnti situati presso i vari uffici in base agli argomenti trattati: fascicoli personali degli alunni o dei dipendenti pratiche amministrative e contabili acquisti Tutto l archivio generale al termine del secondo anno scolastico viene spostato nell archivio di deposito situato nel seminterrato Gli altri archivi rimangono negli uffici e solo i fascicoli personali degli alunni o dei dipendenti non più presenti nell Istituto e le pratiche amministrative e contabili totalmente evase vengono spostati nell archivio di deposito situato al piano terra dove possono essere facilmente consultabili Il tempo di conservazione e lo scarto d archivio sono disposti secondo le disposizioni vigenti e secondo il seguente prospetto: Pagina 6 di 14

7 CONSERVAZIONE Tipo di documento Illimitata Almeno Almeno Almeno Campione 10 anni 6 anni 1 anno un anno ogni 10 anni 1. Circolari interne e ordini di servizio x 2. Bilanci preventivi e consuntivi x 3. Documenti contabili (esclusi quelli di cui al n 2) x x 4. Verbali commissioni elettorali Organi Collegiali x 5. Documenti prodotti per elezione organi collegiali (esclusi quelli di cui al punto 4) 6. Elaborati degli alunni (esclusi quelli delle prove x Esami di Stato) 7. Elaborati degli alunni prodotti per le prove Esami x di Stato) 8. Domande di supplenza personale docente e ATA x 9. Registri Inventariali x 10. Registri di Protocollo x 11. Registri delle assenze del personale x 12. Registro dei certificati x 13. Registro della corrispondenza recapitata a x mano 14. Registro di magazzino x 15. Registri dei verbali e delle delibere degli organi x collegiali 16. Registro del telefono x 17. Tabelle di liquidazione delle competenze x 18. Verbali dei passaggi di consegne x 19. Registri delle assenze degli alunni x 20. Registri di classe x 21. Registri di iscrizione degli alunni x 22. Registri di carico e scarico dei diplomi</b x x Gestione del personale Docente e non docente (ATA) GESTIONE PERSONALE NON DOCENTE (ATA) Il DSGA gestisce le mansioni ed i compiti del personale non docente (ATA) attraverso la stesura di un Piano delle Attività proposto al DS, il quale lo propone alle RSU. Se, a sua volta, tale Piano viene approvato, il DS lo affida al DSGA per la sua attuazione. Il Piano delle attività stabilisce i compiti, l orario di servizio degli Assistenti Amministrativi, e dei Collaboratori Scolastici. L orario di servizio e le mansioni degli Assistenti Tecnici sono determinati dal DS che si avvale, per il coordinamento e per il supporto tecnico, dell Ufficio Tecnico. Annualmente vengono stabiliti i criteri per: la concessione di permessi la calendarizzazione delle ferie le modalità dei recuperi Pagina 7 di 14

8 le attività aggiuntive incentivate con il Fondo dell Istituzione le attività di aggiornamento L attuazione del piano è realizzata attraverso Lettere di incarico esposte in bacheca, poi archiviate. GESTIONE DEL PERSONALE DOCENTE La gestione dell organico docente è di competenza del DS. Per quanto concerne invece la gestione giuridico/amministrativa, essa è affidata dal DSGA alla Segreteria del Personale. L emissione di atti relativi alla gestione giuridico/amministrativa(assenze Docenti ecc.) sono di competenza del DS. E di competenza del DSGA il rilascio dei certificati, con esclusione di quelli che riportino note di merito (firmati dal DS e dal DSGA). Permessi, ferie, congedi per malattie. I permessi, ferie, congedi vengono concessi al personale ATA previa richiesta scritta compilata su apposito modulo controfirmata dal DSGA e dal DS. Il docente fa avere la richiesta scritta in via anticipata al solo DS per permettere la sostituzione. Per quanto concerne i congedi per malattia c è un modulo a sé. Tutte le assenze sono registrate su apposito registro delle assenze (uno per i docenti e uno per il personale ata) Compito della segreteria è l emissione dell atto di concessione. Nel caso di riduzione della retribuzione è allegato un decreto (registrato nel registro dei decreti) da inviare alla ragioneria provinciale dello stato. Nella segreteria del personale sono archiviati tutti i fascicoli dei docenti che prestano servizio o hanno prestato servizio, perché trasferiti o per cessata attività. Nei fascicoli c è tutta la storia documentale della carriera del docente o del personale ata. Stipendi Per il pagamento degli stipendi del personale di ruolo e supplenti annuali dell amministrazione provinciale del tesoro. la competenza è Per le supplenze brevi in sostituzione del personale assente provvede l Istituto attraverso il fondo per le supplenze che viene assegnato con parametri oggettivi in funzione del numero del personale in servizio. Supplenze Nel caso di personale assente per periodi previsti dalla legge, la scuola invia telegrammi ricorrendo alla graduatoria d istituto. Il testo del telegramma viene protocollato e tenuto agli atti come prova della convocazione. Acquisita la disponibilità degli interessati si procede alla formalizzazione dell individuazione e quindi alla stipula del contratto firmato dal DS e dal contraente. La scuola provvede alla liquidazione della prestazione con l emissione del cedolino di stipendio e con relativa emissione del mandato di pagamento. Il mandato di pagamento con scadenza mensile viene trasmesso in banca la quale provvede alla liquidazione dello stesso. Pagina 8 di 14

9 Supplenze interne Il DS acquisisce la disponibilità del personale ad effettuare supplenze. Nel caso di un assenza inferiore a 15 gg le supplenze vengono gestite internamente con persone che sono in servizio. Il Docente ha diritto alla retribuzione come da norme previste dal contratto e con appositi finanziamenti disposti dal CSA. Il foglio con le supplenze del giorno è affisso nella bacheca vicino la segreteria secondo i criteri individuati dal Collegio dei Docenti Gestione studenti Gestione delle iscrizioni Dopo il 25 di gennaio l iscrizione è formalmente costituita. Per tutte le classi tranne la prima l iscrizione viene effettuata tramite un modulo d iscrizione che deve essere sottoscritto dal genitore ed alunno ed al quale sono allegati i bollettini di pagamento per le tasse e i contributi scolastici. Attraverso una circolare interna gli studenti sono informati dei termini di presentazione. Per le classi prime la scuola acquisisce le iscrizioni dalle scuole medie. Dopo l Esame di Licenza Media gli alunni sono tenuti a perfezionare la domanda di iscrizione con modulo predisposto dall istituto e con eventuale versamento di contributi previsti. Le iscrizioni vengono registrate su un registro; viene istituito anche un archivio informatizzato di tutti i dati relativi agli alunni. Tutte le schede di iscrizione vengono archiviate in un fascicolo personale dello studente e vengono suddivise per classe negli schedari (lo studente viene immatricolato all atto dell iscrizione; le schede matricola, aggiornate annualmente, vengono conservate in uno schedario). Pagelle e diplomi e registro generale dei voti Le pagelle ed il registro generale dei voti sono stampati dal medesimo programma informatizzato nel quale vengono immessi tutti i dati della carriera dello studente. Il docente scrive su un tabellone i voti che vengono riportati dal personale addetto alla segreteria sul programma. Per il quadrimestre viene stampato un pagellino provvisorio, mentre la pagella ufficiale viene stampata alla fine dell anno. Anche la stampa del diploma avviene a mezzo di programma informatizzato al termine della sessione degli esami di stato insieme alla scheda. I diplomi vengono registrati su un registro perpetuo dei diplomi e consegnati agli interessati dietro pagamento di tassa di diploma o direttamente dalla commissione o dal dirigente scolastico. I diplomi non ritirati sono conservati nella cassaforte dell istituto. Il Diploma,prima di essere rilasciato, viene registrato sul Registro perpetuo dei Diplomi, conservato nell Istituto. L alunno al momento del ritiro controfirma il Registro perpetuo. 4.3 Informatica e nuove tecnologie La scuola investe almeno il 30% delle risorse finanziarie nel potenziamento e nell aggiornamento della dotazione di nuove ed appropriate tecnologie didattiche; in particolar modo si persegue il costante adeguamento delle dotazioni informatiche, particolarmente adatte sia per i Corsi di specializzazione, che per il Liceo Scientifico Tecnologico. Le attività degli uffici di segreteria sono interamente informatizzate. L Istituto dispone di 2 LAN interne, separate fisicamente tra di loro per ragioni di sicurezza. Pagina 9 di 14

10 1) LAN UFFICI E DIREZIONE La protezione dagli agenti esterni è così strutturata: Linea ADSL > Router ADSL > Firewall hardware > Server con idonea protezione antivirus > Postazioni client protette con antivirus. # L accesso ai PC client è regolato mediante l assegnazione di Password agli addetti direttamente operanti con abilitazioni selezionate per l accesso a tutte le macchine in rete; l operazione avviene nell ambito della tutela della Privacy, contemperando le necessità di servizio prestato da ogni addetto. # Il salvataggio dei dati di lavoro avviene nel seguente modo: Nel PC server 3 HD in mirroring Cartella per ogni postazione client Unità di back up a nastro attivata ogni mattina (con nastri conservati per 15 gg) # Responsabile generale della sicurezza negli Uffici è il DSGA, che si avvale del supporto di Tecnici interni appositamente nominati (Amministratore di rete manutentore ecc.) e da Ditta esterna. 2) LAN DIDATTICA La protezione dagli agenti esterni è così strutturata: Linea ADSL > Router ADSL > Firewall hardware > Server con idonea protezione antivirus > Proxi server con idonea protezione antivirus > PC client L accesso ai PC client, allocati in tutti i Laboratori ed in Biblioteca, è regolato da un Amministratore di rete (+ 2 collaboratori abilitati per assenze e per collaborazione tecnica). Ogni PC client è protetto da idoneo antivirus. L Amministratore di rete gestisce le utenze, mediante assegnazione di PW di accesso, dedicando cartelle Personali sul server agli utenti (Docenti, Studenti, Personale ATA); dette cartelle hanno le seguenti capacità: Docenti 50 Mb Studenti 10 Mb Personale ATA 30 Mb. Il software applicato permette di risalire alle responsabilità di eventuali abusi o comportamenti scorretti ecc.. Per l utilizzo dei PC per Corsi esterni (ECDL ecc.), vengono assegnate opportune PW ospite temporanee. In applicazione del Regolamento di Laboratorio, parte generale, i Responsabili di Laboratorio sono abilitati a richiedere e/o effettuare l installazione di software; l Amministratore di Rete ha il compito di accertarsi che non vengano attuati abusi. A livello informatico l Istituto garantisce anche servizi accessori: 1) SERVIZIO SCUOLA ON LINE Detto servizio, che garantisce il rapporto in tempi reali fra Scuola e Famiglia, viene protetto come sotto indicato: Server interno per inserimento quotidiano dei dati (accesso con opportuna PW per addetto) > Trasmissione dati a Web server esterno, al quale possono accedere le famiglie, mediante l utilizzo di PW e Nome utente personali assegnati al momento del ritiro del libretto delle assenze. Pagina 10 di 14

11 2) SITO DI ISTITUTO L Istituto possiede un Sito Web che viene aggiornato a cura del Gruppo Multimediale, con l accesso mediante l utilizzo di PW. Al Sito, che è allocato presso Provider esterno, si ha libero accesso solo per consultazione, senza possibilità di modifica Analisi dei fabbisogni Il Dirigente Scolastico, il D.S.G.A. e l Ufficio Tecnico, vista la relazione della Commissione Informatica, procedono all integrazione della dotazione informatica sia per gli uffici, che per i laboratori. Gli acquisti vengono stabiliti sulla base del budget finanziario a disposizione, secondo le seguenti priorità: Completamento dei laboratori. Razionalizzazione dell esistente. Valutazione della trasversalità dell utilizzo. Valutazione delle necessità emergenti, espresse dal territorio in cui la scuola opera, nonché dal singolo soggetto in formazione SITO WEB DELL ISTITUTO 1. L Istituto possiede un sito web che viene aggiornato periodicamente. Al sito, che è allocato su un provider esterno, si ha libero accesso solo per consultazione. Per accedere a servizi specifici (posta elettronica, voti on line, scrutini ecc.) è necessario possedere una password assegnata dal D.S.G.A. 2. E possibile compilare on line i questionari di gradimento della qualità del servizio scolastico SERVIZIO SCUOLA ON LINE Dall anno scolastico 2004/05 l Istituto sperimenta il servizio on line, allo scopo di ampliare e facilitare i rapporti tra le famiglie e l istituzione scolastica. Collegandosi al SITO INTERNET dell istituto i genitori e gli studenti maggiorenni possono: Essere informati in tempo reale sulle attività che si svolgono nell istituto ; Comunicare con la segreteria e i docenti per ottenere informazioni su progetti, iscrizioni, libri di testo e quant altro la scuola decida di pubblicare in rete per informare l utenza sul funzionamento o sulle iniziative della stessa; Accedere quotidianamente, mediante una password assegnata loro all inizio dell anno, per visionare i voti e le assenze del figlio ( I docenti inseriscono on line i voti degli studenti nel corso dell anno scolastico e anche durante gli scrutini intermedi e finali,mentre le assenze, i ritardi e le uscite anticipate vengono inserite on line giornalmente dalla vicepresidenza). Alle famiglie e agli studenti maggiorenni vengono forniti dalla scuola una password e un username, che garantiscono l accesso al servizio in piena garanzia della privacy sia dello studente che dell intera classe. 4.4 Biblioteca Multimediale Pagina 11 di 14

12 La Biblioteca dell Istituto ha il compito di promuovere l integrazione dell insegnamento con la ricerca individuale o di gruppo. Inoltre si propone di diffondere la cultura tra le forze operanti nella Scuola Approvvigionamento libri e documenti multimediali La Commissione propone al D.S., anche su sollecitazione dei singoli docenti, gli acquisti di libri, videocassette, CD Rom ecc. concordati secondo le seguenti modalità: presa d atto della cifra globale annualmente disponibile; programmazione annuale, per ciascun settore, in base alle esigenze della Scuola e dell aggiornamento della Biblioteca stessa; Formulazione delle Proposte di acquisto Gli acquisti seguono la procedura comune prevista Catalogazione Ogni volume, videocassetta, CD Rom ecc. che entra in Biblioteca, per acquisto o donazione, deve essere iscritto nel Registro cronologico d entrata con numero progressivo. La Biblioteca possiede, per la piena attuazione dell ordinamento interno e dell uso pubblico, i seguenti registri e cataloghi a schede a supporto magnetico: 1) Registro cronologico d entrata di libri, DVD, CD Rom e videocassette; 2) Catalogo alfabetico per Autori e schede; 3) Catalogo numerico per soggetti e schede; 4) Registro cronologico del prestito dei libri, DVD, CD Rom e videocassette; 5) Registro prenotazioni apparecchiature multimediali Prestito Possono usufruire del servizio: a) gli studenti b) i docenti c) tutto il personale della Scuola. Il Coordinatore e/o addetto permette i servizi di consultazione in sede ed organizza il prestito libri a domicilio. L utilizzo delle apparecchiature informatiche video e audio deve essere prenotato con programmazione settimanale, sulla base dello specifico Regolamento di prestazione del Servizio. Pagina 12 di 14

13 4.5 Laboratori Gestione laboratori La gestione dei Laboratori didattici è caratterizzata dal rispetto del Regolamento di Laboratorio, al quale ogni addetto si deve attenere. Il Regolamento consta di due parti: Una generale, comune a tutti i Laboratori e/o Attività Una specifica per ogni singolo Per garantire il corretto utilizzo e manutenzione dei laboratori esiste un docente Responsabile subconsegnatario del Laboratorio; questi viene nominato dal D.S., in accordo con il D.S.G.A.. Il subconsegnatario è responsabile della gestione del laboratorio, sia nei termini di utilizzo che nei termini gestione beni; egli riceve, all inizio dell anno scolastico, lo stato inventariale aggiornato di ciascun Laboratorio e al termine dell anno scolastico deve relazionare sullo stato del laboratorio, sulla necessità di manutenzioni ordinarie e straordinarie e sulla necessità di acquisti, al fine di garantire l efficienza del Laboratorio stesso all inizio dell anno scolastico successivo. Tutti i Responsabili di Laboratorio sono coordinati, per la parte tecnica, dall Ufficio Tecnico. Ad ogni Laboratorio viene assegnato anche un Assistente Tecnico che, sulla base delle competenze determinate dal Mansionario CCNL, cura la gestione e la manutenzione ordinaria del materiale tecnico-didattico in carico, in armonia con quanto stabilito dal Regolamento di ogni Laboratorio. 4.6 Manutenzione e servizi Impianti ed Apparecchiature Didattiche. Il patrimonio scolastico, nei termini degli impianti e delle apparecchiature didattiche, è costituito da materiali tecnici specifici di laboratorio e da dotazioni speciali di utilizzo trasversale rispetto alle varie attività. Esso è gestito all interno dell Inventario Generale, che viene aggiornato in funzione degli acquisti; detto patrimonio necessita di essere mantenuto in efficienza funzionale, mediante interventi di manutenzione periodica programmata e/o estemporanea, a causa di guasti improvvisi. Gli interventi di manutenzione vengono coordinati dall Ufficio Tecnico, sulla base di apposita procedura, e documentati con appropriata modulistica. Una Commissione Tecnica di Collaudo, nominata dal D.S., è responsabile della verifica del funzionamento dei beni all atto della consegna; detto controllo viene formalizzato mediante la compilazione del Verbale di Collaudo. Anche nel caso di Scarico Inventariale è necessario un apposito verbale della Commissione Tecnica. Un bene risulta scaricato quando è dichiarato fuori uso con un disposto finale emesso dal DS. La necessità di manutenzione, in caso di guasto, può essere rilevata dai vari docenti impegnati nel Laboratorio e dall Assistente Tecnico e comunicata al docente Responsabile di laboratorio stesso, che attiva la procedura apposita Arredamento La dotazione degli arredi dell Istituto è così suddivisa: A) PROPRIETA DELL ISTITUTO > Arredi tecnici per Laboratori ed Aule speciali; B) PROPRIETA DELL AMM. PROV. DI MILANO > Dotazione generale arredi per aule, uffici ecc. L Istituto provvede alla gestione degli arredi di sua proprietà con lo stesso metodo seguito per le attrezzature didattiche (vedasi punto 4.6.1) Pagina 13 di 14

14 Per il materiale di proprietà dell Amministrazione provinciale si deve fare capo allo specifico Ufficio gestione patrimonio, che, sulla base delle richieste e della propria disponibilità finanziaria, ne provvede alla sostituzione ed alla manutenzione, su richiesta motivata del Dirigente Scolastico PULIZIE Il personale ausiliario svolge giornalmente le pulizie negli spazi e nell orario assegnato dalla D.S.G.A. Le attività di pulizia dei locali scolastici vengono monitorate durante l anno ATTIVITA DI VIGILANZA Il personale scolastico ausiliario svolge attività di vigilanza ai piani e durante l intervallo secondo un piano di vigilanza definito annualmente SERVIZIO CENTRALINO Il servizio Centralino, svolto dal personale ATA, ha un ruolo di intermediazione molto importante sia per quanto riguarda la comunicazione interna che quella esterna, il controllo degli ingressi e delle uscite, la gestione delle chiavi di istituto. L addetto al Centralino svolge diversi compiti tra cui: Annota sugli appositi registri gli appuntamenti per lo Sportello di Consulenza pomeridiano, corsi di recupero, ricevimento genitori,sportello psicologico Annota e riferisce comunicazioni varie ( dai genitori per docenti, Dirigenza, segreteria ecc. e viceversa) Comunica variazioni di orari su Corsi di Formazioni, sportelli, appuntamenti ecc. Comunica ai genitori l assenza dei docenti nel giorno di ricevimento Riceve telefonicamente o direttamente allo sportello la prenotazione dei genitori per i colloqui con i docenti, Presidenza, Vicepresidenza Dà informazioni su orari di ricevimento uffici Smista le telefonate agli uffici competenti Apre e chiude i cancelli di ingresso Accoglie gli utenti esterni e li indirizza agli uffici richiesti Vigila sulle uscite anticipate ricevendo i genitori, facendo chiamare (da un altro collaboratore scolastico) lo studente e facendo consegnare in classe il tagliando di autorizzazione all uscita anticipata Gestisce le chiavi di Istituto ATTIVITA DI SICUREZZA E PRIMO SOCCORSO Il personale ausiliario che ha frequentato corsi di formazione sulla sicurezza riceve annualmente dal D.S.G.A. specifici incarichi in merito a: Piano di evacuazione Primo soccorso Pagina 14 di 14