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1 Rilevazione Presenze Molte aziende si avvalgono di personale che svolge la propria attività in mobilità, lontano dalla sede, e hanno la necessità di registrarne e certificarne la presenza e gli orari di lavoro. Tra queste ci sono, ad esempio, le aziende che operano nelle costruzioni edili e stradali, nell installazione e manutenzione di impianti e reti tecnologiche, nelle pulizie industriali, nei servizi di vigilanza, nell assistenza domiciliare, nel trasporto e consegna di merci, Il personale, in questi casi, si trova ad operare in luoghi lontani dalla sede aziendale e che spesso variano nel tempo, seguendo lo sviluppo temporale delle attività in luoghi e cantieri diversi. Questa situazione impedisce o rende comunque dispendioso l utilizzo di strumenti classici per la rilevazione presenze che necessitano di impianti fissi, installati e collegati alla rete elettrica, in grado di leggere i titoli di riconoscimento del personale e di trasmetterli con le indicazioni di data e ora a un sistema centralizzato di elaborazione. L applicazione WAY per la Rilevazione delle Presenze fornisce una risposta efficace a questa esigenza con strumenti facili da utilizzare, economici e in grado di risolvere, eventualmente, ulteriori necessità legate all operatività e alla mobilità del personale. La soluzione consiste nell equipaggiare il personale o parte di esso (ad esempio il capo cantiere o il responsabile della squadra) di uno smartphone o di un tablet, dotato dell applicazione WAppYgo, in configurazione stand-alone, collegato alla piattaforma software WAYWeb, in cloud, accessibile attraverso internet. L architettura dell applicazione La figura seguente rappresenta l architettura dell applicazione di Rilevazione Presenze.

2 Le informazioni (identificativo dipendente, orario inzio/fine lavoro e posizione), che vengono raccolte dagli operatori con gli smartphone o i tablet, vengono trasmessi, in tempo reale, alla Centrale di Controllo WAYWeb, che provvede ad archiviarli in un database. L Azienda si collega via internet alla Centrale di Controllo e ha a disposizione le informazioni memorizzate relative alle timbrature. L applicazione WAppYgo WAppYgo è un applicazione (app) che trasforma uno smartphone o un tablet in un dispositivo di geolocalizzazione e trasmissione dati evoluto, compatibile con la piattaforma software WAYWeb e in grado di assistere e coadiuvare gli operatori in mobilità con numerose funzioni operative. Con WAppYgo, lo smartphone o il tablet possono leggere e decodificare i dati di codici a barre e tag NFC, associare le informazioni (posizione, data e ora) calcolate dal ricevitore GPS integrato e spedire il tutto, in tempo reale, alla Centrale di Controllo WAYWeb, che mette immediatamente a disposizione del personale in sede le informazioni sulle timbrature. Con lo stesso dispositivo, se di utilità, è possibile gestire moltissime funzioni aggiuntive, oltre alla rilevazione presenze: geolocalizzazione GPS, navigazione, trasmissione dati, scrittura e ricezione di messaggi, lettura codici a barre, acquisizione fotografie, firme di conferma e tante altre ancora; E così possibile integrare la rilevazione presenze con ulteriori funzioni, quali: scambio di messaggi, in tempo reale, tra l operatore in mobilità e la sede aziendale dove viene utilizzata la Centrale di Controllo WAYWeb;

3 invio di segnalazioni di emergenza generate su richiesta dell operatore o in automatico (uomo a terra), per garantire la sicurezza dell operatore; invio di messaggi applicativi dal campo, con dati testuali, dati speciali (barcode, NFC,...), ma anche oggetti multimediali (fotografie, firme di conferma apposte sullo schermo touch screen, ), per certificare le attività svolte; ricezione e conferma di operazioni da eseguire, ciascuna con il rispettivo luogo, a supporto dell attività da svolgere. Tecnologie impiegate Per la rilevazione presenze vengono correntemente utilizzati i sistemi tecnologici descritti nel seguito. Codici a barre, mono o bidimensionali I codici a barre sono un insieme di elementi grafici a contrasto elevato, disposti in modo da poter essere letti e decodificati, per restituire l'informazione contenuta. I codici a barre vengono stampati su supporti di carta adesiva, plastica o metallo. Smartphone e tablet acquisiscono l immagine del codice a barre con una fotografia e la interpretano, con appositi strumenti software, restituendo il codice in chiaro. Tag NFC Il termine NFC individua una delle numerose tecnologie RFID presenti sul mercato; in particolare l NFC appartiene alla famiglia delle tecnologie HF (High Frequency), così chiamate per la frequenza di funzionamento, pari a 13,56 MHz. I tag NFC sono disponibili in diverse forme: un dischetto di plastica, un tassello da muro, un etichetta adesiva, una carta di credito ed altre ancora, tutte facilmente posizionabili. La tecnologia RFID è estremamente affidabile ed assicura la leggibilità del codice associato anche all aperto, in condizioni ambientali particolarmente critiche (presenza di polvere, umidità, pioggia, ghiaccio, pieno sole, ). Parecchi modelli di smartphone e tablet sono già dotati di lettore tag NFC integrato e questo rappresenta il motivo principale per la scelta di questa tecnologia rispetto a quella di altri tag RFID, anch essi potenzialmente adatti alla applicazione di Rilevazione Presenze. GPS E un sistema che consente, per mezzo di un ricevitore integrato nello smartphone o nel tablet e di una costellazione di satelliti, di determinare l ora in modo estremamente preciso e la posizione di un punto con un errore, normalmente, di pochi metri. Il processo di rilevazione Identificazione dell Operatore L identificazione dell operatore avviene con uno dei seguenti metodi: accesso all applicazione WAppYgo con il proprio username e password e successiva pressione, sullo schermo dello smartphone o del tablet, dei tasti inizio lavoro e fine lavoro, che vengono associati automaticamente alle credenziali di accesso;

4 inserimento, sul display dello smartphone o del tablet, di un proprio codice identificativo personale; lettura di un badge personale, con riportato un codice a barre; lettura di un tag NFC, apposto su un badge o su un ciondolo personale di identificazione. L informazione di inizio lavoro, comunque sia stata acquisita, può essere completata da altri dati quali l dentificativo della commessa di riferimento o il tipo di attività che verrà svolta, utili per un controllo dei costi e per la contabilità industriale. Identificazione del luogo L identificazione del luogo di inizio e fine lavoro, nonché di luoghi di attività intermedi, avviene con uno dei seguenti metodi: lettura di un codice a barre, in corrispondenza del luogo di lavoro, apposto su un etichetta in carta, plastica o metallo; lettura di un tag NFC, in corrispondenza del luogo di lavoro, legato ad un etichetta o a un dischetto in materiale plastico; lettura automatica della posizione rilevata dal GPS e associazione delle informazioni univoche di latitudine e longitudine ai messaggi di inizio e fine lavoro. Il luogo di lavoro, identificato da codice a barre o tag NFC, può anche corrispondere al veicolo che accompagna l operatore nell esecuzione della propria attività. L informazione di posizione rilevata dal GPS può essere associata anche nel caso di lettura di codici a barre o tag NFC, in modo da avere un riscontro fra le due posizioni, quella rilevata e quella predefinita e segnalare eventuali anomalie (posizione non corrispondente). Ai punti di controllo, in corrispondenza dei luoghi di lavoro, identificati con codice a barre o tag NFC, possono corrispondere i rispettivi Punti Notevoli, con relativa descrizione, georeferenziati sulla cartografia Google Maps della Centrale di Controllo WAYWeb. Identificazione del tempo L identificazione del tempo di inizio e fine lavoro, nonché di luoghi intermedi, è legata alle informazioni di data e ora presenti sullo smartphone o sul tablet, comunque aggiornate con i dati calcolati dal rilevatore GPS, appena disponibili, a garanzia di precisione elevatissima e sincronizzazione delle misure di tempo provenienti da tutti i dispositivi in campo. Operatore singolo o Gruppo di Operatori L utilizzo di uno smartphone per ciascun operatore è giustificato nel caso di utilizzo di funzioni operative aggiuntive, legate al singolo operatore. In molti casi è possibile impiegare un solo dispositivo in dotazione al capo cantiere, al capo squadra o in uso condiviso presso ciascun luogo di lavoro.

5 Esempi di Rilevazione Presenze Gruppo di Operatori con un Responsabile (caposquadra/capocantiere) che effettua nella giornata lavori in cantieri diversi. Controllo dei tempi di lavoro nei diversi cantieri e verifica della presenza degli Operatori in ciascun cantiere. Il Responsabile è dotato di smartphone/tablet, ogni Operatore del Gruppo ha un badge con un codice a barre o un badge/ciondolo con un tag NFC e ogni Operatore timbra l inizio e fine attività facendo leggere il proprio identificativo allo smartphone/tablet del Responsabile all arrivo e alla partenza in ciascun cantiere. La conferma della localizzazione del cantiere di lavoro può essere realizzata in due modi diversi, eventualmente associati; posizione GPS rilevata dallo smartphone/tablet del Responsabile; lettura con lo smartphone/tablet del Responsabile di un codice a barre o di un tag NFC, posti nei pressi del cantiere di lavoro, Singoli Operatori fuori sede che effettuano lavori su elementi definiti in modo ripetitivo (manutenzione impianti, ispezione di siti da vigilare, assistenza domicilare, ) Controllo dei tempi di lavoro di ciascun Operatore e verifica dello svolgimento di tutte le attività programmate e della relativa sequenza temporale. Su ciascun elemento, o nei pressi dello stesso, viene posto, in modo fisso, un codice di riconoscimento con un etichetta adesiva che contiene un codice a barre o un tag NFC. L Operatore, all inizio e al termine di ciascun intervento, legge il codice univoco dell elemento. La posizione GPS, rilevata dallo smartphone/tablet dell Operatore, conferma la presenza presso il luogo di intervento. Singoli Operatori fuori sede che effettuano lavori in luoghi sempre variabili (consegna lettere e pacchi, trasporto merci, pronto intervento, ) Controllo dei tempi di lavoro di ciascun Operatore e verifica dello svolgimento delle attività e della relativa sequenza temporale. L operatore è dotato di smartphone/tablet sul quale si identifica, con una delle metodologie previste, all inizio e al termine del lavoro. Durante il periodo di lavoro, l Operatore, sempre con lo smartphone/tablet, invia messaggi di conferma del tipo di attività svolta in ciascun luogo visitato. La posizione GPS associata a ciascun messaggio, viene elaborata dalla Centrale di Controllo e decodificata in un indirizzo completo (città, via e numero civico) ed

6 eventualmente associata ad un Punto Notevole, descritto e georeferenziato sulla cartografia, che abbia le coordinate geografiche corrispondenti. Lavoro in sede Controllo delle presenze e degli orari di inizio e fine lavoro. Sono possibili due soluzioni diverse: all ingresso della sede aziendale viene posto un codice a barre o un tag NFC; ciascun lavoratore è dotato di smartphone e all ingresso e all uscita dalla sede, legge il codice; un solo smartphone/tablet è posto all ingresso della sede aziendale e ciascun dipendente è dotato di un badge con un codice a barre o un tag NFC che lo individua; all ingresso e all uscita dal luogo di lavoro, effettua la lettura del codice. La Centrale di Controllo dell Azienda La Centrale di Controllo che fornisce i servizi è costituita da un sito internet riservato, a cui possono accedere solo gli operatori autorizzati con uno username ed una password personali. La Centrale di Controllo riceve, in tempo reale, le segnalazioni, inviate dai dispositivi dotati di WAppYgo, che contengono: l identificativo del dispositivo; l dentificativo dell utente dell applicazione WAppYgo (username e password); l identificativo dell Operatore o del punto di controllo; lo stato di inizio lavoro o fine lavoro; la posizione, la data e l ora di ciascuna operazione. Queste informazioni appaiono, in tempo reale, su cartografia e vengono archiviate su un database. In questo modo, il personale in sede, consultando la Centrale di Controllo può accertarsi, in tempo reale, del regolare stato delle attività del personale. In particolare, il personale in sede, ha a disposizione una serie di funzioni per verificare, in tempo reale, lo stato di avanzamento delle attività: funzioni preventive di inserimento delle aree di lavoro, con i relativi codici e posizioni; funzioni di posizionamento del personale sul campo: il personale di Centrale può verificare in ogni momento dove si trova ciascun operatore; funzioni di allarme, nel caso che l operatore segnali situazioni di emergenza, durante l effettuazione del servizio. La certificazione delle attività Le segnalazioni, inviate dai dispositivi dotati di WAppYgo, vengono archiviate in un database e si utilizzano per estrarre dei consuntivi e dei report che permettono all amministrazione dell azienda di confermare/certificare le presenze del personale nei luoghi di lavoro. In particolare, il personale in sede, ha a disposizione una serie di funzioni per verificare a posteriori le attività effettuate: si può generare per ogni dipendente la lista dei luoghi di lavoro con data e ora di inizio e fine attività sia in tempo reale, per la giornata corrente, sia a posteriori, per i giorni precedenti, o in genere per un periodo precedente. Questo report può anche essere stampato e archiviato dall azienda;

7 Accesso ai dati da sistemi esterni, webservices La Centrale di Controllo WAYWeb mette a disposizione una modalità di accesso ai dati dell applicazione, tramite web services. Una piattaforma software esterna, per la gestione amministrativa, per il calcolo delle retribuzioni o per la contabilità industriale, può accedere, in tempo reale o differito, ai dati di interesse raccolti nel database (inizio e fine lavoro, luoghi/cantieri visitati, tipologia di attività svolta, chilometri percorsi, posizioni successive, ) e utilizzarli per elaborazioni e statistiche.

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