La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany

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1 La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany Come si può migliorare la produttività e l affidabilità del processo? info@sigmaconso.com 1

2 L obbligo della riconciliazione intercompany viene brevemente contemplata negli standard IFRS, ma non per quanto riguarda gli aspetti pratici... Viene quindi lasciato ai gruppi il compito di implementare il processo più idoneo per eliminare le partite intercompany dallo stato patrimoniale e dal conto economico, passaggio preliminare per il consolidamento. Nella maggior parte dei gruppi, la riconciliazione intercompany risulta essere oggi: Una responsabilità del team di consolidamento, sebbene questo abbia una limitata visione complessiva della situazione. L obiettivo è riconciliare le transazioni che hanno luogo a livello della società locale e della loro contabilità societaria. Un processo ad alto assorbimento di risorse: per un certo periodo di tempo, una o più persone devono dedicarsi completamente alla raccolta dei dati da riconciliare e risolvere le controversie. Un processo che richiede tempo, che porta ad accelerare le attività quando il termine per la chiusura del bilancio sta avvicinandosi. Le tattiche usate comprendono inserimenti forzati, allineamento sul venditore, ecc. per far prima e rispettare le scadenze di chiusura. Un processo difficile da controllare. E possibile adottare un processo più semplice ed efficace? 2

3 Questa tabella riassume il processo che noi raccomandiamo e lo confronta con uno tradizionale con i suoi limiti. Il processo ottimizzato viene spiegato nelle seguenti pagine. A che livello ha luogo la riconciliazione intercompany? Processo tradizionale A livello dell ufficio di consolidamento. Processo ottimale A livello dell ufficio contabile locale. Quando? Durante il periodo di consolidamento. Durante la chiusura contabile locale. Strumenti usati Excel. O una funzionalità del software di consolidamento (riconciliazione automatica centralizzata delle posizioni all interno delle controparti le differenze vengono gestite fuori dallo strumento software). O uno strumento per la riconciliazione dei saldi (il processo di riconciliazione fa parte del consolidamento processo di riconciliazione per saldi). Software per la riconciliazione delle transazioni/corrispondenza delle transazioni per una riconciliazione automatica/il processo di riconciliazione viene svolto a livello dell ufficio contabile locale e può essere corretto, se richiesto, per garantire una qualità migliore dei dati contabili/lo strumento è una piattaforma collaborativa per una comunicazione più efficace tra le varie figure coinvolte. In caso di differenze Scambio di file Excel, allineamento sul venditore, ecc. L ufficio di consolidamento si trova in copia in tutti gli scambi di mail tra le società, e ben presto ne è sommerso. Difficoltà a giustificare le differenze, mancanza di tempo. L obiettivo della riconciliazione non è quello di ottenere una differenza pari a 0, bensì essere in grado di giustificare le differenze. Le differenze vengono specificate e l informazione viene messa a disposizione delle società locali. Se necessario, la contabilità locale viene corretta con le giuste informazioni. Risultati Rischio di ritardi nel processo di consolidamento, che possono dipendere da inserimenti forzati. Il processo di fast close risulta minacciato (qualità dei dati vs. tempi di chiusura rispettati). Mancanza di affidabilità. Perdita di tempo a livello di ufficio di consolidamento, risorse impiegate per attività di scarso valore aggiunto. Corrispondenza automatica di tutte le transazioni. Solo quelle non riconciliate vengono analizzate. La riconciliazione viene svolta prima del processo di chiusura, senza interferenza su quest ultimo. I team di consolidamento dedicano il 100% del loro tempo a rettifiche relative al consolidamento ed ai risultati di analisi. La contabilità locale è corretta, con una maggiore qualità dei dati contabili. Le transazioni sono perfettamente soggette a revisione. 3

4 Il processo di ottimizzazione: automazione - in che misura e con quali risultati? La riconciliazione intercompany è un processo complesso che molti gruppi stanno cercando di automatizzare. I progetti su cui stiamo attualmente lavorando sono stati avviati dai clienti per migliorare: La produttività (ridurre il numero di dipendenti che lavorano sulla riconciliazione intercompany e il tempo usato per gestirne il processo) La tracciabilità delle transazioni per una migliore attività di revisione. La riconciliazione intercompany, un processo complesso e spesso mal gestito Le transazioni intercompany vengono spesso considerate parte del processo di consolidamento in quanto vengono eliminate in questa fase. La ricerca di differenze tra i saldi contabili infragruppo diventa di responsabilità dell ufficio di consolidamento del gruppo, ed è spesso molto noiosa. Questo perché i consolidatori non hanno accesso alla fonte dei dati. Ci possono essere anche altre ragioni per le differenze. Tra le più comuni citiamo: Discrepanze nella data limite Date diverse per la chiusura La conversione delle transazioni inizialmente denominata in divisa estera Vendite contabilizzate come immobilizzazioni presso l acquirente IVA a carico della società acquirente Ristrutturazione di debito con le banche, ecc.. Come agiscono i gruppi oggi? La situazione attuale. In alcuni gruppi, le entità si scambiano file Excel, per essere d accordo tra di loro. Normalmente tutti i prodotti software per il consolidamento dispongono di una funzionalità per la riconciliazione dei conti intercompany. I consolidatori hanno due opzioni, in base al software usato: In entrambi i casi, il software di consolidamento centralizza il processo di riconciliazione intercompany: l applicazione effettua una riconciliazione automatica e centralizzata tra le controparti. Lo strumento calcola le differenze a livello di saldo del conto. Tuttavia, spetta all ufficio di consolidamento coordinare la risoluzione delle differenze: scambi di , e invio di file Excel per cercare di risolvere le divergenze. In alternativa, il software fornisce un modulo più elaborato per riconciliare le transazioni intercompany e dare l accesso alle società. L ufficio di consolidamento ha quindi la possibilità di decentrare la risoluzione delle controversie ed affidare la riconciliazione alle singole società. Queste possono così riconciliarsi tra di loro. Una tabella di visualizzazione dati consente loro di vedere le posizioni delle loro 4

5 Il processo di ottimizzazione: automazione - in che misura e con quali risultati? controparti. La riconciliazione viene svolta sui saldi, sulla transazione o in valuta locale. Il rischio è che le società si allineino artificialmente sulla loro controparte per eliminare le differenze intercompany. La qualità dei dati contabili risulta così essere minacciata. Tra le altre criticità riportate dagli utenti: sebbene questi strumenti evidenzino le differenze, sono tuttavia poco utili per giustificarle (differenze di cambio, differenze temporanee, produzione di immobilizzazioni, impatto dell IVA, ecc.). Inoltre, non sempre consentono di prendere decisioni che abbiano un impatto sui dati contabili e consentano, al bisogno, di correggere le informazioni contabili locali. In presenza di una differenza, acquirenti e venditori si scambiano file Excel per cercare di risolvere le differenze attraverso i dettagli della transazione. Questi scambi di file rendono difficile l attività di revisione. La riconciliazione viene fatta a livello di saldi in entrambi i casi. Se i saldi sono diversi, le transazioni vengono riviste per la riconciliazione. Il rischio è che alcune transazioni riconciliate artificialmente da due società possano scivolare via. La qualità del processo e dei dati contabili ottenuti non è garantita. In tutti i casi che abbiamo appena visto, la riconciliazione intercompany avviene durante il processo di consolidamento. A nostro parere troppo tardi. C è una terza soluzione possibile a livello dell ufficio contabile. Consiste nell implementare un applicazione dedicata per la riconciliazione intercompany su una piattaforma collaborativa che permetta di far corrispondere le transazioni velocizzando e migliorando così la qualità della riconciliazione. L idea è, in questo caso, quella di portare il processo di riconciliazione intercompany a livello della società che userà lo strumento per la propria chiusura contabile. Il processo è in qualche modo invertito. Anziché partire con i saldi e lavorando a ritroso sulle transazioni, la riconciliazione viene prima effettuata a livello di transazione. 5

6 Dalla riconciliazione per saldi alla riconciliazione per transazione Una riconciliazione intercompany a livello di transazione permette di: 1. Far corrispondere tutte le transazioni che presentano una corrispondenza stretta su una lista di criteri predefiniti (incluse le soglie di materialità, variazioni di divisa, ecc.). 2. Inviare alle controparti i dati la cui corrispondenza non è stata possibile. L applicazione assiste le controparti con la riconciliazione. 3. Fare usare alle controparti una piattaforma collaborativa per processare i dati che non sono stati riconciliati. L automazione delle riconciliazioni intercompany può essere illustrata come un imbuto: Riconciliazioni automatiche Riconciliazioni semiautomatiche Processi manuali Dati non riconciliabili, ma giustificati 1. Riconciliazione automatica: Mappatura: il software funziona prima a livello di transazione: la mappatura riconcilia automaticamente il maggior numero di transazioni possibili. L automazione è necessaria in quanto è possibile che un gruppo debba rapidamente gestire volumi significativi a livello di transazione. Per esempio, presso un nostro cliente, il software che abbiamo installato riconcilia automaticamente fino al 97% delle transazioni. Solo il 3% deve esser rivisto in modo più dettagliato. Il tasso di riconciliazione automatica presso i nostri clienti generalmente varia dal 70% all 80%. 2. Riconciliazione semi-automatica: Il software assiste le controparti e fornisce una riconciliazione graduale ed assistita: vengono prese in considerazione solo le transazioni che non sono state riconciliate. Questo passaggio permette la mappatura o marcatura per tipologia di differenza intercompany usando criteri sempre meno restrittivi. 6

7 3. Processi manuale : Tiene conto solo dei dati che non possono essere riconciliati. Lo strumento include un interfaccia per poter visualizzare informazioni ancora più dettagliate sulle transazioni (conto locale, numero d ordine, numero di negozio, nomi,...) e una piattaforma collaborativa che assiste le società nella ricerca, con la possibilità di allegare documenti contabili a transazioni specifiche. Il processo di riconciliazione intercompany diventa parte del processo contabile e della chiusura contabile locale, ben prima del consolidamento dei conti. Questo processo è interattivo. Le transazioni vengono importate una prima volta. Dopo la riconciliazione automatica e semi-automatica, il processo manuale permette di evidenziare errori di contabilità locale che possono essere così corretti. Le transazioni possono poi essere importate una seconda volta. A questo punto le differenze precedentemente identificate sono state rimosse (gli errori di contabilità sono stati corretti!). L applicazione crea un perfetto audit trail tra la contabilità locale e i conti consolidati. I consolidatori non devono più analizzare le differenze. Questo lavoro viene lasciato all ufficio contabile che dispone delle conoscenze e delle informazioni necessarie per documentare la riconciliazione. La riconciliazione intercompany diventa uno strumento di controllo interno che consente di migliorare la qualità e la consistenza dei dati. Effettivamente, quando facciamo riferimento ad un efficace processo di riconciliazione intercompany, dobbiamo ricordarci che l obiettivo finale della riconciliazione non è quello di arrivare a zero. Possono presentarsi casi di inserimenti forzati, in cui un partner allinea artificialmente i suoi conti per essere in linea con la sua controparte. Dov è la qualità dei dati contabili? Il processo deve garantire che tutto quello che è riconciliabile venga riconciliato. Inoltre, deve essere in grado di spiegare e giustificare le differenze che rimangono: differenze di scambio, differenze temporanee, differenze contabili tra il conto economico e stato patrimoniale, se l IVA viene registrata o no, ecc... Il gruppo ha diverse opzioni che dipendono dalla propria struttura: Una volta che la campagna è stata completata, l applicazione può caricare i saldi all interno del software di consolidamento sotto la supervisione dell ufficio di consolidamento. Ciò consente di evitare reinserimenti e, in particolare, di assicurare l integrità dei dati contabili all interno del processo. Il software di consolidamento può recuperare direttamente dalla contabilità i dati della società (che sono stati ripuliti da tutte le transazioni intercompany e corretti, se necessario). L ufficio di consolidamento può apportare le opportune rettifiche. Non tutti i gruppi sono pronti subito a lavorare a livello di transazione (sistemi contabili eterogenei, ecc.): è quindi importante che il sistema permetta di lavorare 7

8 partendo dai saldi. Il sistema consente la centralizzazione dei dati e facilita l analisi. Garantisce l esaustività e la perfetta coerenza dei saldi intercompany riconciliati con quelli presenti nel bilancio consolidato, evidenziando inoltre ogni anomalia che non potrebbe essere altrimenti identificata. I gruppi che optano per questo approccio per la riconciliazione intercompany hanno tutto a loro vantaggio: le transazioni intercompany vengono riconciliate e le differenze vengono giustificate prima che cominci il processo di chiusura. La chiusura viene fatta usando dati finali affidabili ed è molto più veloce. Durante la fase di revisione, i revisori risparmiano tempo in ricerche, discussioni con i consolidatori e con le società del gruppo. Tutte le informazioni dettagliate necessarie sono a disposizione, inclusi gli scambi elettronici con le controparti in questione, scambi di documenti, marcatura automatica o manuale delle transazioni ogni cosa risulta tracciabile. E chiaro come un processo di riconciliazione intercompany efficace possa contribuire alla Fast Close. Ottimizzazione del processo: azioni per migliorare il processo di chiusura L automazione del processo di riconciliazione intercompany può essere un occasione per rivedere e ottimizzare i processi contabili di chiusura. Sigma Conso offre un prodotto software per la riconciliazione delle transazioni intercompany chiamato Sigma Intercompany. Il punto forte dell applicazione è la sua implementazione progressiva (saldi > saldi, saldi > transazioni, transazioni > transazioni) per aiutare a migliorare i processi del gruppo. Le buone pratiche vengono implementate gradualmente all interno del gruppo tramite regole coerenti di inserimento di riferimenti ai documenti di vendita, di date di emissione fatture del venditore, di soglie di materialità, ecc. L adozione di queste nuove regole consentirà successivamente di ottimizzare la riconciliazione automatica delle transazioni...con notevoli benefici per le società controllate. Quelli che seguono sono alcuni passaggi per migliorare la gestione delle transazioni intercompany e ottimizzare il processo di riconciliazione: Adottare un calendario rigoroso per la contabilizzazione delle transazioni intercompany (date di cut-off) Standardizzare le condizioni di pagamento all interno del gruppo Fissare delle scadenze per la fatturazione intercompany Utilizzare un unico tasso di cambio per le divise all interno del gruppo Gestire le controversie a monte nei sistemi di vendita e d acquisto (definizione del trasferimento di proprietà, regole per il venditore, cioè, rettifiche sulla posizione venditore, processi di escalation, chi arbitra le controversie?) Identificare i soggetti interessati, creare una lista di partner Aumentare la frequenza di riconciliazione Affidarsi ad un software non è comunque sufficiente. E un punto cruciale la gestione del cambiamento per l implementazione del software e il suo utilizzo da parte delle entità. 8

9 9 step per una gestione efficace del progetto Per realizzare un progetto di successo, raccomandiamo di impostare un piano di gestione del cambiamento, con enfasi sulla comunicazione interna del progetto, così da incoraggiare le società a volere il prodotto. Step 1: Annunciare il progetto alle società, con le sfide e i benefici attesi. Sarà inoltre necessario avere il supporto del top management. Altrimenti il progetto sarà destinato a fallire facilmente. Step 2: Inviare alle società un questionario per raccogliere le informazioni necessarie per costruire le tabelle di corrispondenza e le strutture dei dati. Step 3: Installare il software dedicato alle riconciliazioni intercompany. Step 4: Formare l amministratore e gli utenti chiave presso la casa madre. Step 5: Processare le informazioni inviate dalle entità: Creazione degli utenti, delle strutture, delle regole intercompany... Creazione delle tabelle e delle strutture di conversione dei file di import. In un gruppo di grandi dimensioni, potrebbe essere utile prevedere un workshop con la scelta di alcuni utenti chiave (circa 3) presso le unità di reporting, così da testare e adattare il manuale per gli utenti. Step 6: Creare la documentazione e pianificare le sessioni di formazione degli utenti finali Preparazione del materiale di formazione + il manuale utente specifico per il vostro gruppo Preparazione di esercizi specifici per il training Training degli utenti finali Step 7: Effettuare un test in reali condizioni di operatività, usando i dati di una chiusura intermedia. Step 8: Analizzare i commenti pervenuti dalle società controllate per migliorare il processo. Creare un elenco di FAQ per migliorare la chiusura successiva. Se necessario, migliorare il manuale di training o il manuale di istruzione. Inviare un report alle società controllate e al management del gruppo. Step 9: Implementazione. 9

10 Sigma Conso Sigma Conso, con sede principale a Bruxelles, fornisce servizi e software per il Corporate Performance Management (CPM). Il Gruppo ha una competenza riconosciuta nel consolidamento civilistico e gestionale e nel reporting di gruppo. Fornisce a più di 500 gruppi internazionali soluzioni flessibili e su misura con l obiettivo di facilitare la loro gestione amministrativa e finanziaria. Sigma Conso è in continua espansione internazionale, ed oggi è già presente nei maggiori centri d Europa, Asia ed Africa: Bruxelles, Lussemburgo, Parigi, Amsterdam, Varsavia, Singapore, Kuala Lumpur, Tunisia, Abidjan, Monaco di Baviera, Vienna, Zugo, Bilbao, Londra e ora Osnago (area milanese). Per maggiori informazioni consultare A proposito di Sigma Intercompany Sigma Intercompany è una soluzione full-web per la riconciliazione delle transazioni intercompany, che permette un processo di riconciliazione continuo attraverso l intero anno fiscale. Risultato: gli importi vengono riconciliati prima del consolidamento e in modo indipendente da questo, tramite un regolare processo. Sigma Intercompany si adatta facilmente alle applicazioni gestionali già esistenti (ERP, software di bilancio consolidato) e può essere implementato dalle società del gruppo in pochi giorni (interfaccia intuitiva; facilità di adattamento). Volete migliorare il vostro processo di consolidamento e reporting? Contattateci e saremo lieti di aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi! 10