Aggiornamento NIF4_0_2P23_40320_40330.EXE. Guida di installazione e lista delle modifiche

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1 Aggiornamento NIF4_0_2P23_40320_40330.EXE Guida di installazione e lista delle modifiche Pagina 1 di 35

2 SOMMARIO MODALITÀ DI INSTALLAZIONE... 3 Download... 3 Installazione... 3 RICERCA IDENTIFICAZIONE FALLITI Operazioni di configurazione LATO SERVER SYBASE MS SQL ABILITAZIONE RICERCA E CONTROLLO NELL ARCHIVIO FALLITI Ricerca da taskbar Gestione anagrafica Anagrafica Videoscrittura Gestione pratiche PARCELLAZIONE E CONTABILITÀ IL SISTEMA INTRASTAT Premessa Il Quadro Normativo Le modifiche al software Digital Office La modalità di stampa dei registri I.V.A Tipi di documento Export dei dati Pagina 2 di 35

3 Aggiornamento P23 Modalità di installazione Download: 1) Assicurarsi di avere una versione di Winzip uguale o superiore alla 8.1 Eventualmente è possibile scaricare questo applicativo dal sito 2) Eseguire il download dell aggiornamento NIF4_0_2P23_40320_40330.exe. Installazione Verifica della versione L aggiornamento P23 può essere eseguito soltanto su installazioni nelle quali è stato effettuato l aggiornamento N4_0_2P21_40300_40310.exe. Una verifica può essere fatta da Risorse del Computer, doppio click su I:, poi sulla cartella Arianna. Scorrendo le altre sottocartelle (Alfe, Anagrafica, Archivio ecc..), accedere alla cartella Installazione, quindi ServicePacks, all interno della quale dovrebbe esserci la cartella N4_0_2P21_40300_40310, in questo caso siete aggiornati, e potrete procedere con l aggiornamento. In caso contrario, contattate telefonicamente l assistenza tecnica. Esecuzione del setup di aggiornamento Spegnere tutti i computer dello studio, compresi quelli collegati in terminal server e nel caso di server usati anche come client uscire dalla procedura e se possibile riavviare il server. Avviare un computer e prima di ogni altra operazione andare da Start Programmi Digital Office Strumenti e cliccare su Chiudi Mailman. Verificare attraverso TaskManager che tra i processi non ci sia DoWatch.exe, nel caso, terminarlo. Da Start Esegui, digitare taskmgr e cliccare su Ok. Pagina 3 di 35

4 Nella maschera del Task Manager, selezionare la linguetta Processi, verificare se la presenza del programma DoWatch.exe, selezionarlo e cliccare su Termina Processo e successivamente su Si. Eseguire il file NIF4_0_2P23_40320_40330.EXE.exe. Verrà avviata la procedura di installazione. Seguite le istruzioni di seguito riportate. In seguito al doppio clic sul file del Setup si presenterà la maschera che segue, cliccare su Unzip. Pagina 4 di 35

5 Il programma procederà alla decompressione dei file necessari all esecuzione dell aggiornamento. Terminata anche questa procedura, verrà visualizzata la maschera che segue. Cliccare su OK. Successivamente viene presentata una maschera di avviso, cliccare su OK. Pagina 5 di 35

6 Per avviare la procedura di aggiornamento, cliccare su OK. Compare la seguente maschera 1) Indicare la directory dove eseguire il backup. Se Ms Sql server indicare il percorso come se si fosse sul server. 2) Premere Aggiorna per avviare il programma 3) Chiudere il programma quando viene segnalato il successo dell'aggiornamento Pagina 6 di 35

7 1. Su Directory per backup database indicare la directory dove verrà eseguito il backup del database (si consiglia di lasciare quella proposta). Se si tratta del database Sybase, la directory può essere un percorso di rete o un percorso locale al client da cui viene lanciato l aggiornamento. Ad esempio 'i:\arianna\database'. Nel caso di database MS SQL Server, anche se il bugfix viene eseguito da un client, la directory deve indicare un percorso locale al server dove è installato il database. Ad esempio 'c:\source\arianna\database'. L'utente deve ragionare come fosse posizionato alla tastiera del server. Esempio della mascherina in caso di database MS SQL server dove si inserisce il percorso come se si fosse sul server. 2. Il programma deve essere avviato con il bottone Aggiorna. Di seguito compare la seguente maschera che avvisa l'utente di quanto viene effettuato. Confermare per procedere all'aggiornamento. Note - Il programma esegue le seguenti operazioni nell'ordine indicato solo al completamento positivo di ogni singola azione: 1. verifica della correttezza del database 2. backup del database 3. aggiornamento della struttura del database (e relativa versione) 4. aggiornamento dei dati di configurazione 3. Durante l'aggiornamento il programma riporterà nella parte inferiore della maschera quanto Pagina 7 di 35

8 eseguito dal programma. Al termine dell'aggiornamento verrà segnalato il completamento delle operazioni. Cliccare su OK e poi su Chiudi. Conclusa la copia dei file sulla cartella del server, si proceda con l aggiornamento del client sul quale si sta lavorando. Cliccare su OK al messaggio che segue. Pagina 8 di 35

9 La procedura di aggiornamento delle singole postazioni avviene in maniera automatica, alla prima attivazione del programma Digital Office. In breve tempo la procedura di aggiornamento darà l esito della installazione client. L aggiornamento è concluso. Pagina 9 di 35

10 Configurazione pacchetto R.I.F. (Ricerca Identificazione Falliti) L aggiornamento NIF4_0_2P23_40320_40330.exe oltre alle correzioni prevede l introduzione di una nuova funzionalità, la ricerca all interno di un database che contiene le informazioni su soggetti falliti. Il pacchetto R.I.F. è soggetto ad abilitazione separata in quanto si tratta di un prodotto a pagamento, infatti se si cerca di avviare l applicazione dal bottone della taskbar, nel caso in cui non sia stato acquistato il prodotto, si avrà il seguente messaggio di avviso. Operazioni di configurazione LATO SERVER SYBASE Una volta che è stata completata l installazione del P23, posizionarsi sul server ed esplorare le risorse del computer fino alla cartella..\source\arianna\installazione\servicepacks\nif4_0_2p23_40320_40330.exe\data\falliti\syba se, nella quale c è un file zip che si chiama DtFalliti.zip. Estrarre il contenuto dello zip in..\source\arianna\database. Avviare il Service Manager e fermare il servizio Cliccare su Edit e aggiungere una nuova riga con il percorso completo del nuovo database, ad esempio C:\Source\Arianna\Database\DtFalliti.db. Pagina 10 di 35

11 Cliccare su Ok e riavviare il servizio. N.B.: Eseguire contemporaneamente due database comporta una richiesta di risorse (ram) maggiore, quindi prestare attenzione alla dotazione hardware e al parametro c che non deve essere troppo ridotto. Rispetto alla configurazione iniziale che si troverà cliccando su Edit, potrebbe essere sufficiente aumentare il parametro di circa il 50%, compatibilmente con la quantità di RAM a disposizione. Nel caso di client che lavorano in stand alone con configurazione non server-client, quindi il database viene caricato tramite dbsrv50.exe, per configurare l esecuzione anche del nuovo database è sufficiente entrare nelle proprietà del link di esecuzione e aggiungere il percorso del nuovo db. Anche in questo caso verificare la possibilità di aumentare un po le risorse a disposizione dei due database. Pagina 11 di 35

12 Una volta sistemati i parametri, uscire cliccando su OK. MS SQL Una volta che è stata completata l installazione del P23, posizionarsi sul server ed esplorare le risorse del computer fino alla cartella..\source\arianna\installazione\servicepacks\nif4_0_2p23_40320_40330.exe\data\falliti\mss QL, nella quale c è un file zip che si chiama DtFalliti.zip. Estrarre il contenuto dello zip in..\source\arianna\database o comunque nella medesima cartella dove si trova il database di Arianna. Tornare in..\source\arianna\installazione\servicepacks\nif4_0_2p23_40320_40330.exe\data\falliti\mss QL, ed avviare lo script AttachFalliti.Mssql.wsf. Pagina 12 di 35

13 Indicare la cartella dove si trova il database appena copiato (senza \ finale) Al termine si visualizza un messaggio di completamento. Conclusa l operazione verificare su Enterprise Manager che il db sia attaccato, che l utente owner sia sa e che esista l utente dba. Avviare l Enterprise Manager da Start Programmi Enterprise Manager. Espandere tutte le sezioni fino alla voce Databases. Pagina 13 di 35

14 Selezionare DtFalliti e fare Tasto destro Proprietà Verificare l owner del db nella tab General (deve essere sa) Pagina 14 di 35

15 Chiudere le proprietà e fare clic sulla voce Users, verificare che esista l utente dba. Se i controlli danno esito positivo, uscire dall Enterprise Manager. ABILITAZIONE Il prodotto R.I.F. deve essere abilitato, quindi su ciascuna postazione deve essere eseguito il programma di abilitazione, che si trova su Taskbar Strumenti Abilitazione e successivamente va comunicato il codice all indirizzo info@digitalofficen.it. Nel paragrafo precedente si è vista la parte per abilitare all uso della funzione R.I.F. all interno del programma, ma per avere anche la possibilità di tenere aggiornato il proprio database dei nomi è necessario che il configuratore abiliti anche questa attività. Pagina 15 di 35

16 Per fare ciò è sufficiente aprire la Taskbar di Digital Office, cliccare su Anagrafica Verifica stato aggiornamento Aperto l editor, cliccare su configura e inserire il nome utente e la password forniti da Digital Office N. Pagina 16 di 35

17 Ricerca e controllo nell Archivio Falliti La ricerca e controllo archivio falliti consente di effettuare le ricerche nella base dati riempita con informazioni provenienti dalle camere di commercio e dai tribunali d Italia. Si precisa che il risultato della ricerca è puramente indicativo e non può essere sostitutivo di approfondite indagini. La ricerca è presente: - in taskbar - in anagrafica - in videoscrittura - in pratiche Ricerca da taskbar Gestione anagrafica Da Taskbar - Gestione Anagrafica sono presenti due voci Ricerca soggetti falliti e Verifica stato aggiornamento falliti. Cliccando sul voce Ricerca soggetti falliti appare la seguente maschera di ricerca Pagina 17 di 35

18 Qui vanno inseriti i dati per effettuare la ricerca per soggetto e/o per atto. Se per esempio si inserisce la denominazione e il codice fiscale di una società la ricerca verrà effettuata per denominazione e codice fiscale, per cui più dati vengono inseriti più la ricerca diventa restrittiva e mirata. Si precisa che per la denominazione del soggetto può essere utilizzato all inizio o all interno anche il simbolo jolly % Dopo aver valorizzato campi premere il pulsante per procedere con la ricerca o per eseguire lo svuotamento dei campi utilizzare il pulsante Nella parte iniziale della maschera è possibile specificare l arco temporale di ricerca nella base dati. Può essere espresso in anni o con intervallo impostando le date per la ricerca Pagina 18 di 35

19 La ricerca viene impostata all avvio in 10 anni con la possibilità di poterla cambiare per ogni singola ricerca. N.B. Nel caso in cui si vuole modificare questo valore in modo permanente è necessario cliccare sul pulsante Risultato ricerca del soggetto lanera e salvare la nuova impostazione.. La maschera di risultato della ricerca si presenta divisa in due pannelli: in quello di sinistra verranno presentati, sotto forma di vista ad albero, tutti i soggetti e i documenti trovati con i criteri di ricerca precedentemente impostati, mentre in quello di destra verrà presentato il dettaglio di eventuali soggetti o documenti collegati. In ciascuno riquadro è possibile visualizzare i dettagli tramite il pulsante oppure scorrere con le frecce per visualizzare ulteriori documenti o soggetti collegati. Esempio dettaglio documento Pagina 19 di 35

20 Esempio dettaglio soggetto: Cliccando su Verifica stato aggiornamento falliti appare la seguente maschera Pagina 20 di 35

21 Questa funzione consente di vedere lo stato di aggiornamento della base dati e di verificare anche la cronologia degli aggiornamenti. Anagrafica Nell archivio anagrafico è presente la funzione di controllo soggetti falliti. Sia nell elenco soggetti, per l elemento selezionato, che in ogni singolo soggetto è possibile effettuare la ricerca nell archivio falliti tramite il pulsante, come da figura seguente Pagina 21 di 35

22 Il risultato della ricerca, in caso di esito positivo, è uguale a quello descritto in precedenza, altrimenti verrà visualizzata la seguente maschera NB: Si ricorda che la ricerca verrà effettuata nell arco temporale indicato nell opzioni della Ricerca soggetti falliti attivabile da taskbar, come specificato in precedenza. Videoscrittura Con il modulo di gestione dei falliti sarà possibile controllare se i soggetti inseriti nell atto sono presenti nell archivio dei falliti e decidere in base al risultato della ricerca di segnarli come tali. Ogni soggetto nell atto ha uno stato che indica se: o il soggetto è fallito perchè presente nella base dati dei falliti o il soggetto non è stato ancora controllato o il soggetto non è fallito perchè non presente nella base dati dei falliti Pagina 22 di 35

23 o il soggetto è segnato come non fallito anche se presente nella base dati dei falliti. In questo caso è stato presa la decisione da parte dell utente di segnarlo come non fallito. In tutti i dialoghi di modifica delle persone giuridiche o fisiche, viene indicato se il soggetto è fallito. A seconda del colore della bandierina posta in testa al dialogo si deduce lo stato del soggetto rispetto all'ultimo controllo effettuato sul database dei falliti: - bandiera bianca, significa soggetto non controllato - bandiera rossa, significa soggetto fallito - bandiera verde, significa soggetto non fallito - bandiera gialla, significa soggetto presente come fallito nel database, ma forzato come non fallito dall'utente. Si precisa che il controllo verrà effettuato contemporaneamente su tutti i soggetti presenti all interno dell atto. Per consentire che venga mantenuto lo stato dei soggetti è necessario salvarlo. Le funzioni sono attivabili dal menù Strumenti è sono: Controlla soggetti falliti Stato soggetti falliti Si può configurare una toolbar per la gestione dei falliti. Le azioni possibili sono: - controllo dei soggetti falliti presenti nell'atto verificandone la presenza nel database dei falliti. - stato attuale dei soggetti come risulta dall'ultimo controllo effettuato Pagina 23 di 35

24 Lo stato del documento è indicato nella barra di stato dell atto. Il colore della bandiera, che indica lo stato del documento, verrà modificato a seconda dello stato come descritto in precedenza. Si precisa che anche in presenza di un solo soggetto fallito lo stato del documento sarà segnalato in rosso. Si precisa che anche in presenza di un solo soggetto non controllato lo stato del documento sarà segnalato in bianco (soggetto nuovo o modificato nei dati base). Per dati base di un soggetto intende: Persona fisica: Cognome/Nome Data nascita Codice fiscale Comune/provincia nascita Persona giuridica: Denominazione Codice fiscale/partiva Iva Comune/provincia sede Pagina 24 di 35

25 NB: Si ricorda che la ricerca verrà effettuata nell arco temporale indicato nell opzioni della Ricerca soggetti falliti attivabile da taskbar, come specificato in precedenza. Gestione pratiche Nella pratica è presente la funzione di controllo soggetti falliti. Infatti tramite il bottone è attivabile la funzione di controllo e con il pulsante è possibile verificare anche la data dell ultimo aggiornamento. Si precisa che il controllo verrà effettuato contemporaneamente su tutti i soggetti presenti all interno del tab comparenti. Nella tab della pratica, comparenti, verranno riportati i soggetti con la bandiera indicante lo stato. Pagina 25 di 35

26 Anche nella barra di stato è presente l indicazione dello stato dei soggetti. NB: Si ricorda che la ricerca verrà effettuata nell arco temporale indicato nell opzioni della Ricerca soggetti falliti attivabile da taskbar, come specificato in precedenza. Pagina 26 di 35

27 Parcellazione e contabilità IL SISTEMA INTRASTAT Premessa Il Sistema Intrastat è l insieme delle procedure volte a garantire l assolvimento di due importanti funzioni prima svolte dalle dogane: la riscossione dei tributi e il rilevamento statistico delle merci in entrata e in uscita dallo Stato. A questo fine le Autorità degli Stati membri hanno adottato, in recepimento di apposite direttive comunitarie, norme volte a disciplinare gli aspetti fiscali e statistici connessi con tali operazioni. Il Quadro Normativo Ai fini degli adempimenti IVA: DL n. 331, convertito dalla Legge n. 427 del 29 ottobre 1993 Principali atti normativi contenenti le regole per la compilazione dei riepiloghi Intrastat Decreto 21 ottobre 1992: decreto che istituisce il sistema Intrastat italiano Decreto 27 ottobre 2000: decreto che introduce l euro nel sistema Intrastat Decreti di semplificazione (DPR 7 gennaio 1999; decreto 12 dicembre 2002; decreto 3 agosto 2005, decreto 20 dicembre 2006) Le Operazioni Intracomunitarie Acquisto intracomunitario: l operazione è soggetta ad IVA nello Stato di destinazione del bene; l acquirente riceve la fattura senza addebito dell IVA e liquida l imposta, con l aliquota vigente, contabilizzandola sia nel registro acquisti che in quello vendite (art. 38 Legge 427/93); Cessione intracomunitaria: l operazione non è soggetta ad IVA nello Stato di origine del bene; il cedente emette la fattura senza addebito di IVA (art. 41 Legge 427/93). Tali operazioni vanno riepilogate negli elenchi Intra. Ulteriori riferimenti normativi astat/pacchetto+iva+2010/ Per ottemperare agli obblighi di legge le comunicazioni riguardanti le operazioni intrastat andranno inviate telematicamente all Agenzia delle Dogane, tramite appositi software rilasciati dallo stesso Ente. stat+anno+2010/ Pagina 27 di 35

28 Le modifiche al software Digital Office Le novità introdotte e descritte di seguito, consentiranno l export di un file con le informazioni reperite nel programma, questo stesso file potrà essere importato nel software dell Agenzia al fine di integrare i dati mancanti e di completare le operazioni di invio telematico, nei tempi previsti dalle disposizioni di legge. Con l aggiornamento P23 si introducono nel modulo di parcellazione due nuove modalità di registrazione dei documenti contabili e il concetto di Registro Iva sezionale. Per consentire una maggiore flessibilità del prodotto tutte le nuove funzioni sono configurabili Scelta della modalità di stampa dei registri I.V.A. Dalla taskbar di Digital Office cliccare su Config. Cont Fatturazione periodica /Stampa registri Una volta entrati nell editor, cliccare sulla tab Formato di stampa dei registri e mettere il segno di spunta su Stampa Sezionali, ovviamente se si decide per questo metodo. Pagina 28 di 35

29 La scelta di usare i registri sezionali comporta: - L obbligo di stampa di due registri ulteriori, nei quali verranno riepilogati i documenti contabili relativi a cessioni o acquisti intracomunitari. - Le fatture emesse per cessioni a soggetti intracomunitari e le autofatture derivanti dalla registrazioni di acquisti da fornitori intracomunitari, avranno una numerazione differente dalle fatture emesse a fronte delle normali attività. - Le fatture ricevute da fornitori intracomunitari avranno una numerazione differente dalle fatture ricevute a fronte delle normali attività. La stampa dei due nuovi registri segue le stesse impostazioni dei registri IVA Vendite e Iva Acquisti. L avvio della stampa si esegue dal menù Stampe Cont. Stampa Registro Iva.. Intra Pagina 29 di 35

30 Nel caso in cui si scelga di non optare per i registri sezionali, tutti i documenti registrati avranno la numerazione cronologica e progressiva normalmente utilizzata. Pagina 30 di 35

31 Tipi di documento Nella maschera dei documenti di parcellazione è stato introdotto un nuovo campo denominato Tipo Intrastat che serve per indicare al programma quali sono i documenti normali e quali sono quelli che dovranno essere esportati ai fini del Modello Intra. Parcella/Fattura Emessa Come indicato con la freccia rossa nell immagine precedente, all emissione di una nuova parcella si dovrà tenere conto del nuovo campo. Vuoto. Qualora si trattasse di una normale fattura di vendita, priva delle caratteristiche previste per gli scambi intracomunitari, il campo Tipo Intrastat: deve rimanere vuoto (configurazione iniziale). Parcella Intrastat. Nel caso si stia emettendo una fattura di vendita per un soggetto rientrante nelle specifiche della legislazione intra, allora sarà necessario indicare il valore Parcella Intrastat. Questo valore identifica la parcella in maniera che essa possa essere esportata nel file da importare nel programma dell Agenzia delle Dogane. Autofattura. Pagina 31 di 35

32 Questa opzione è da usare quando si registra il documento di auto fatturazione necessario per ottemperare alle disposizioni I.V.A. circa la registrazione di fatture ricevute da fornitori comunitari. Un documento di tipo AutoFattura è automaticamente Non Sospeso in quanto non si tratta di una reale registrazione derivante da una vendita. Si tratta solamente di un giroconto per chiudere i conti aperti in contabilità dalla precedente registrazione della fattura ricevuta senza iva, ed integrata con l aliquota nazionale adatta. Registrazione fattura di acquisto. Come indicato nell immagine che precede, l indicazione del Tipo intrastat:, per le fatture di acquisto, è necessario solo nel caso in cui si stia registrando la fattura emessa da un fornitore comunitario. Tale fattura (priva di i.v.a.) va integrata con l aliquota prevista dalla normativa nazionale e salvata con lo stato di Fattura Intrastat, ciò consente al programma di ricordarsi di questo documento all atto dell export e soprattutto di impostarla come Non Sospeso. Sebbene possa sembrare errato impostare come pagata una fattura per la quale non è ancora stato registrato il pagamento, tale operazione è risultata necessaria affinché la movimentazione dei mastri, i giroconti e in ultimo la registrazione dell uscita patrimoniale siano gestiti da operazioni dell utente, perché automatizzare tali procedure risulta piuttosto complesso. Operativamente, l iter consigliato è: - Registrazione della fattura di acquisto, impostando il Tipo Intrastat su Fattura Intrastat. Pagina 32 di 35

33 - Registrazione di una emessa fattura, impostando il Tipo Intrastat su Autofattura - Registrazione in prima nota del pagamento. Di seguito esemplifichiamo una sezione del libro giornale evidenziando la successione delle operazioni descritte pocanzi. Per usufruire delle registrazioni automatiche per l autofattura, è necessario provvedere alla creazione di specifici prospetti di calcolo. E possibile, inoltre, configurare un prospetto di calcolo che preveda il caso dell emissione di fattura a soggetto intracomunitario, la quale automaticamente movimenterà il trattamento I.V.A. configurato appositamente (con codice 900). Per procedere a tali configurazioni è necessario consultare il personale tecnico. Export dei dati In base al proprio regime, una volta al mese o trimestralmente, si dovranno trasmettere i propri dati contabili all Agenzia delle Dogane, direttamente o attraverso un delegato (consulente del lavoro / commercialista). Se si vuole agevolare il lavoro di preparazione del file per l A.d.D. si può sfruttare la funzione da menù Situazioni Elenco Documenti Intra, che consente di vedere i documenti coinvolti ed esportare un file in formato testo da importare nel software dell Agenzia. Pagina 33 di 35

34 1 Tipo di elenco: si visualizzeranno solo i documenti relativi alle fatture emesse, identificate come Parcella Intrastat. 2 Periodo: saranno visualizzati solo i documenti che ricadono nel periodo (trimestre) selezionato. Il controllo è sulla data del documento, non sulla data di registrazione. 3 Da data a data: serve solo per la visualizzazione in periodi diversi dal trimestre. Da questa visualizzazione non è possibile procedere con l export. 4 Percorso di salvataggio : indicare la cartella nella quale verrà salvato il file di export. Il nome del file è composto da P.Iva dello studio + Ven/Acq + Trimestre (1T, 2T, 3T, 4T) + Anno Pagina 34 di 35

35 Dall esempio precedente, per procedere all export, cliccare su Modifica Crea file elenco intrastat Al fine di una corretta importazione del file prodotto con Digital Office, è necessario configurare il software dell Agenzia delle Dogane creando due formati di import (dal menù Dettagli Nuovo formato file). In entrambe le configurazioni si tenga presente che i campi esportati sono Iva partner, Ammontare operazione, Numero fattura, Data fattura. Per i test è stato seguito il tracciato record e sono state applicate le funzionalità del software stand alone Intra@Web versione rilasciata a Marzo Pagina 35 di 35