Comune di LATISANA (UD)

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1 Comune di LATISANA (UD) R E L A Z I O N E SUL R E N D I C O N T O DELLA G E S T I O N E PARTE DESCRITTIVA

2 PROGRAMMA: MIGLIORAMENTO DELL ORGANIZZAZIONE DELLA GESTIONE FUNZIONE: AMMINISTRAZIONE GESTIONE CONTROLLO SERVIZIO: AFFARI GENERALI RESPONSABILE: PITTIS GIANNI SINDACO: DOTT. SALVATORE PIERO MARIA BENIGNO A DESCRIZIONE SINTETICA DELLE ATTIVITA ANNO 2013 Nel periodo oggetto di verifica il Settore ha svolto, in sintesi, le seguenti attività: - Assistenza e supporto agli organi collegiali (Giunta Comunale e Consiglio Comunale) e nell assunzione di decisioni di ampio respiro; - Collegamento tra gli Organi elettivi (funzioni di indirizzo politico) e gli uffici preposti alla gestione; - Gestione delle deliberazioni del Consiglio Comunale e della Giunta Comunale; - Gestione delle determinazioni adottate dai Funzionari di ogni singolo settore, dei decreti sindacali, della tenuta del Registro delle Ordinanze; - Visura e rilascio di copie di atti deliberativi, determinazioni e decreti agli uffici e agli utenti privati; - Tenuta ed aggiornamento del Registro delle Associazioni operanti nel territorio comunale; - Ricezione, registrazione, classificazione e smistamento della posta in arrivo; - Gestione del sistema di ricezione dei documenti elettronici attraverso il sistema della Posta Elettronica Certificata; - Spedizione dei flussi documentali in uscita di tutti gli uffici comunali, compresi quelli dell Ambito Socio Assistenziale e della Polizia locale; - Funzioni di collegamento dell attività comunale con l esterno e con i servizi interni; - Pubblicazione degli atti e gestione dell Albo Pretorio on-line; - Notifiche degli atti del Comune e della Pubblica Amministrazione (messo comunale); - Cura e predisposizione delle pratiche legali, relativo affidamento d incarico e trasmissione degli atti ai Broker per l apertura del sinistro con la Compagnia Assicuratrice; - Predisposizione degli atti propedeutici alla stipula dei contratti, sia pubblici che privati; - Concessione loculi/celle ossario e relativi contratti di concessione ; - Verifica loculi scaduti da oltre 50 anni; - Verifica pagamenti rette per frequenza Scuole Materne delle frazioni di Gorgo e Pertegada e relativo controllo per il recupero delle morosità pregresse; - Predisposizione atti di gara per l incarico di realizzazione del giornalino comunale; - Predisposizione atti e affidamento del servizio di refezione scolastica per le scuole elementari di La tisana e Pertegada fino al termine dell anno scolastico ; - Atti relativi all affidamento della gestione della Scuola Comunale di Musica; - Attività inerenti la gestione del personale sia del Comune che della POA dell Ambito Socio Assistenziale che la proroga dei Lavoratori Socialmente utili sino al 10 marzo. - Attività residuali del servizio socio-assistenza rimaste al Comune. Sulla ricognizione dello stato di attuazione dei programmi di quest ultimo servizio si rimanda alla relazione più avanti rassegnata. B PROGETTI, PROGRAMMI, OBIETTIVI 1 UFFICIO DI STAFF Detto ufficio è articolato in: - Segreteria particolare del Sindaco, - Coordinatore dell ufficio progetti strategici, - Addetto stampa. 2

3 Segreteria particolare del Sindaco L attività dell addetta è stata quella di coordinare tutte le attività di diretto supporto operativo e gestionale alla figura del Sindaco, in particolare per quanto riguarda i rapporti esterni con i cittadini, gli organi istituzionali comunali, le istituzioni pubbliche, i comitati e altri soggetti esterni rivestendo, pertanto, un ruolo di interfaccia fra i cittadini e la parte politica. Durante il periodo oggetto di disamina l addetta ha continuato l attività di collegamento con gli uffici comunali, nonché ha assistito il Sindaco nella gestione della corrispondenza interna ed esterna, istituzionale, nelle funzioni di indirizzo, controllo e rappresentanza, nell agenda degli incontri e appuntamenti nelle cerimonie pubbliche. Ha gestito, inoltre, i rapporti con l addetto stampa del comune tenendo anche ulteriori contatti con gli organi di informazione esterni al Comune. L addetta a tale servizio è la dott.ssa Sandra Biasin, nominata dal Sindaco a ricoprire tale posto per l intero suo mandato elettorale. Coordinatore dell ufficio Progetti L incarico affidato al dr. Loris Celetto di predisposizione degli atti ai fini dell ottenimento dei finanziamenti regionali del 2 stralcio del progetto di recupero dell ex Caserma Radaelli è venuto a cessare il 31 marzo, causa detto mancato finanziamento dovuto a carenza di fondi mentre essendo stato valutato positivamente il progetto presentato dal Comune di Latisana. Il suddetto, comunque, durante il periodo di incarico ha predisposto tutti gli atti e i provvedimenti connessi alla gestione di detto progetto strategico coordinando le attività di analisi e di monitoraggio relativi al succitato progetto nonché è stato di notevole supporto di approfondimento, studio e consulenza sulle più diverse tematiche richieste e interessanti i vari settori comunali. Addetto stampa Il Sindaco, secondo quanto dettato dall art. 9 della L. 150 del 2000, avvalendosi della facoltà accordatagli da detta normativa si è dotato sin dal mese di dicembre dello scorso anno di un addetto stampa al fine di favorire la comunicazione esterna dell attività dell ente curando i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza e tempestività delle informazioni. Conseguentemente, ha redatto e diffuso, di concerto con l Amministrazione Comunale, i comunicati stampa che pubblicizzavano le attività dell ente e ha condotto l intervista al Sindaco e al Direttore Generale dell Azienda Sanitaria n. 5 tenutasi presso il Politeama Odeon nella serata del 25 giugno e avente come argomento la Città della Salute, nonché ha presentato la serata inaugurale della manifestazione Settembre DOC. L attuazione del programma alla stessa assegnato dal Sindaco è da ritenersi soddisfacente risultando costante e tempestiva l attività giornalistica. 2 AFFARI GENERALI Servizio di Segreteria Generale L attività di supporto agli organi istituzionali (Sindaco, Giunta, Consiglieri) è stata rilevante così come l attività a supporto del Consiglio Comunale nella convocazione dello stesso e nella stesura, assieme al Segretario Generale, degli atti deliberativi, alla pubblicazione degli stessi all Albo Pretorio Informatico e all invio degli stessi ai capigruppo. Nel periodo oggetto di verifica le sedute consiliari e giuntali sono state rispettivamente in numero di 9 e 36 con l adozione complessiva di n. 88 atti consiliari e n.153 atti giuntali. Ha provveduto alla presa in carico di tutte le determinazioni adottate dai responsabili di Settore/Servizio in procedendo, una volta raccolte le firme degli interessati e del responsabile del Settore economico finanziario per quelle che rivestono impegni di spesa, alla loro pubblicazione 3

4 all Albo Pretorio e alla successiva archiviazione provvedendo nel contempo a trasmettere ai capigruppo consiliari l elenco degli oggetti adottati. E stato garantito l esercizio del diritto di iniziativa dei consiglieri mediante il rilascio, su richiesta, di copie di atti consiliare e giuntali L attenzione e la risposta alle richieste di atti da parte dei cittadini è stata costante e tempestiva. Servizio legale Pur se non istituito in dotazione organica il servizio legale, il responsabile del Settore, di concerto con il Segretario dell ente, ha provveduto alla tutela dei diritti e degli interessi del Comune di Latisana e del Servizio socio-assistenziale dell Ambito Distrettuale nell assegnare ad avvocati del territorio la rappresentanza, il patrocinio, l assistenza e la difesa in giudizio delle Amministrazioni sopra indicate, in tutte le cause, sia come attore sia come convenuto, ricorrente o resistente e nelle varie fasi processuali promosse contro questi enti. E non solo, ma anche rivolte a Sindaco in carica, Assessori e ex amministratori. Costante è stata l attività di contatti e consulenza fornita ai vari legali dell ente in merito alle cause loro assegnate. Si sono curati, inoltre, i rapporti con la compagnie assicuratrici del Comune, tramite il Broker, per le aperture dei sinistri e anche per i ricorsi di cause concluse e riconosciute a carico di dette assicurazioni. Servizio contratti Nel periodo oggetto di verifica l addetta ha provveduto alla predisposizione, chiamata delle parti, alla verifica delle dichiarazioni e/o atti presentati dagli attori o ditte aggiudicatarie di appalto di lavori, forniture e servizi al fine di garantire nei tempi di legge alla registrazione di n. 21 contratti pubblici presso l Agenzia delle entrate provvedendo altresì, per quelli d obbligo, alla relativa trascrizione e volturazione e di 132 scritture private, così suddivise: - n. 60 rinnovi di concessioni loculi; - n. 52 per concessioni loculi e 8 celle ossario; - n. 6 di lavoro subordinato; - n. 11 convenzioni; - n. 3 disciplinari d incarico; - n. 1 contratto di locazione; - n.1. contratto per la gestione parziale dei servizi bibliotecari (SBBFO); - n. 1 contratto per l affidamento del servizio gestione paghe ed adempimenti consequenziali. provvedendo alla relativa contabilizzazione delle spese contrattuali e alla loro comunicazione al soggetto contraente. Ha provveduto, inoltre, alla verifica dei pagamenti relativi alle rette di frequenza degli alunni delle scuole materne di Gorgo e Pertegada. Addetto al centralino L addetta ha adempiuto in modo encomiabile alle varie richieste di quanti telefonano, smistando le chiamate negli uffici più indicati a soddisfarle. Ha continuato l incarico di protocollazione e di affrancatura della posta del Comune in uscita e alla conseguente consegna all ufficio postale. La sua presenza è stata sempre garantita durante le sedute del Consiglio Comunale, in quanto provvede alla registrazione delle sedute medesime. E stata impiegata a supporto delle organizzazioni delle varie manifestazioni ed attività di rappresentanza dell Amministrazione Comunale. Ha sostituito, inoltre, l addetto al Protocollo e il Messo Comunale in caso di assenza degli stessi. E da far sottolineare che l impiegata addetta al servizio ha avviato un attività di monitoraggio delle spese mensili effettuate per la spedizione degli atti in uscita e sta verificando la possibilità di un maggior utilizzo della corrispondenza telematica allo scopo si ridurre le spese di spedizione. 4

5 Si cercherà di coinvolgere in questo progetto tutti i settori al fine di verificare con gli stessi l opportunità o meno di mantenere in uso modalità, quali la raccomandata con avviso di ricevimento, divenuta oggi particolarmente onerosa valutando invece la possibilità di utilizzare, in luogo della corrispondenza cartacea, la PEC. Anche perché l uso della PEC - Posta Elettronica Certificata - è in forte aumento da parte dei cittadini e delle aziende per interagire con la Pubblica Amministrazione con la garanzia della tracciabilità dei documenti senza l utilizzo cartaceo, con l abbreviazione dei tempi, dei costi e con l eliminazione dei rischi connessi al servizio postale. Protocollo L addetto al servizio ha provveduto alla ricezione degli atti, alla registrazione degli stessi al protocollo dell ente, alla loro classificazione e smistamento della posta in arrivo, previa visione e sottoscrizione da parte del Sindaco e del Segretario Generale. Ha provveduto a gestire la ricezione della Posta elettronica certificata provvedendo a offrire assistenza ai vari Settori e Uffici nelle operazioni di protocollazione decentrata della corrispondenza. Ad oggi gli atti protocollati sono stati in numero di di cui in arrivo e in partenza. Va evidenziato che tra i protocolli in arrivo sono pec e tra quelli in partenza sono pec; pertanto le pec rappresentano il 23% della posta in avvivo e il 30% di quella in partenza. Ciò evidenzia che l amministrazione si sta progressivamente adeguando all obbligo previsto dalla legge di utilizzare la pec quale forma prioritaria per le comunicazioni con i cittadini e gli altri soggetti pubblici e privati. Prosegue, inoltre, da parte dell addetto al servizio l attività di scannerizzazione di tutti i documenti dei flussi documentali in entrata. Archivio generale L archivio di un Comune ha come finalità quella di: - acquisire tutta la documentazione che arriva o esce dal Comune; - schedare, ordinare e inventariare i suddetti documenti creando degli strumenti adatti per la ricerca, - valorizza il patrimonio documentario, - conservare, restaurare i documenti eventualmente deteriorati. L archivio storico comunale è stato riordinato, risistemato ed aggiornato mediante incarico a ditta esperta nel settore, sino all anno 1970 ed è stato fisicamente collocato al piano terra di un immobile adiacente alla struttura comunale preso in affitto da privati. Le pratiche relative agli anni successivi, l archivio di deposito, necessitano invece di un urgentissimo riordino, in quanto sono stati collocati là dove veniva reperito un posto anche a discapito di altri fascicoli già deposti e ricollocandoli anche a terra. Necessita, pertanto, provvedere ad un riordino, e al relativo scarto della documentazione archivistica priva di ogni interesse ai fini giuridici, amministrativi e fiscali. Ricordiamo infine che sarebbe opportuno individuare una sede definitiva funzionale e dotata delle attrezzature e norme di sicurezza previste dalla vigente normativa per la conservazione e tutela di tale documentazione, oppure provvedere alla sistemazione come sopra detto della attuale, anche se provvisoria, in quanto le pratiche ivi inserite, specie l archivio storico, si stanno letteralmente sbriciolando (dovuto specialmente agli sbalzi di temperatura d estate e d inverno, all umidità etc.). Servizio notifiche Puntuale e tempestiva è stata la notifica degli atti da parte del Messo comunale nonché alla pubblicazione di una mole di ordinanze, manifesti, locandine, avvisi vari all Albo Pretorio che possono essere così riassunti: - atti notificati: n ordinanze: n

6 - atti pubblicati all Albo Pretorio:n Personale (Comune - POA - LSU) Fino alla costituzione del nuovo Servizio Programmazione e Sviluppo, avvenuto in data con la presa in servizio della Dirigente, l ufficio ha svolto tutte quelle attività che hanno riguardato lo stato giuridico dei dipendenti sia del Comune che della POA dell Ambito Socio-assistenziale. - Con deliberazione giuntale n. 23 del è stata adottata la nuova dotazione organica del personale dipendente, che vede l istituzione del nuovo sevizio Programmazione e Sviluppo, effettuando anche la ricognizione del personale con verifica di non eccedenze o soprannumero; - conseguentemente è stato bandito l avviso per la copertura del posto suddetto e con atto sindacale n. 4 del è stata individuata il dirigente titolare ricoprente il posto sino alla scadenza del mandato del Sindaco e in data 7 marzo è stato stipulato il relativo contratto di lavoro e la presa servizio è avvenuta l ; - con deliberazione giuntale n. 28 del si è provveduto alla proroga a tutto il 31 maggio di n. 15 lavoratori/lavoratrici socialmente utili; - sono stati espletati tutti gli atti che hanno portato all individuazione nel dott. Bruno Susio il componente monocratico dell Organismo Indipendente di valutazione, di cui all art. 6 della L.R. 16/2010; Registro delle Associazioni -Istituzione Nel corso del corrente anno il Consiglio Comunale ha istituito il Registro delle Associazioni al fine di agevolare i rapporti di comunicazione e di collaborazione fra le libere forme associative che operano nel territorio comunale e l Amministrazione stessa. Detto Registro non è nient altro che un elenco costituito da schede informative sulle Associazioni che svolgono la propria attività sul territorio comunale e che hanno presentato domanda di iscrizione. Le informazioni presenti nel registro sono: - la denominazione dell associazione; - la sede; - il rappresentante legale; - la descrizione dell attività prevalente. L avvio è partito un po a rilento, ma dopo gli opportuni avvisi e comunicazioni ora le richieste di iscrizione all Albo stanno cominciando ad arrivare con una certa frequenza. Se si vuole controllare l elenco delle associazioni iscritte nel Registro della città di Latisana basta collegarsi al sito internet istituzionale. Giornalino Comunale - Rivista Latisana in rete Nell ottica di avvicinare sempre di più il cittadino all ente pubblico e di favorire la trasmissione delle informazioni, il Comune di Latisana da anni edita una rivista denominata IL COMUNE INFORMA.NEW. B PROGETTI, PROGRAMMI, OBIETTIVI Detta rivista è a costo zero per l Amministrazione in quanto viene stampata da una tipografia locale che per la stampa utilizza le risorse acquisite con la vendita degli spazi pubblicitari. Durante il periodo estivo, nella considerazione che l Amministrazione Comunale ha inteso anche modificare la testata giornalistica da IL COMUNE INFORMA.NEW a Latisana in rete - Periodico della Giunta Comunale di comunicazione tra Amministrazione e cittadini si è proceduto ad esperire gara mediante un avviso pubblico di manifestazione d interesse alla realizzazione e diffusione della suddetta rivista e dopo un primo tentativo andato a vuoto, al secondo si è proceduto ad affidare, sempre a costo zero per l Amministrazione Comunale, la realizzazione, la stampa e la diffusione alla ditta che in precedenza era già stata assegnataria della precedente realizzazione. 6

7 Attività di formazione Si è cercato di far partecipare, per quanto possibile, il personale del Settore a corsi di formazione su argomenti aventi carattere di specificità per l operatività dei singoli servizi. C - RISORSE INTERNE IMPEGNATE PER L ATTIVITA SEGRETERIA: Sig. Gianni Pittis Funzionario cat. D pos. economica D5; Sig.ra Clara Mauro Collaboratore terminalista cat. C pos. ec. C1; Sig.ra Lucrezia Balice Collaboratore terminalista cat. B pos. ec. B7; Sig. Dario Simonin Servizio Protocollo Collaboratore terminalista cat. B pos. ec. B7; Sig.ra Silvana Zuliani Esecutore Amministrativo - cat. B pos. ec. B2; Sig.ra Serenella Falcomer Messo Comunale cat. C pos. Economica C5 a part time. LAVORATORI SOCIALMENTE UTILI: Sig.ra Rita Comisso - cat. B - pos. B1 - in servizio dal al e dal al UFFICIO DI STAFF: Segretaria particolare del Sindaco: dott.ssa Sandra Biasin cat. D pos. ec. D1 (l incarico cessa alla scadenza del mandato del Sindaco); Addetto stampa: Sig.ra Paola Treppo incarico co.co.co. Sino al PERSONALE NON PIU IN SERVIZIO (dal ): Sig. Massimo Urbani Istruttore amministrativo cat. C pos. ec. C2 - trasferito al servizio PRSV; PERSONALE CESSATO NEL PERIODO Coordinatore uffici progetti strategici: dott. Loris Celetto cat. D pos. ec. D1 a tempo determinato e a orario parziale - cessato il ; LSU: Sig.ra Michela Milan - cat. B - pos. B1 - cessata il D - RISORSE STRUMENTALI UTILIZZATE Sono quelle rilevabili dagli inventari assegnati al Settore, nonché connessioni ai servizi telematici, internet, SISAD (atti deliberativi). Va detto che ogni persona assegnata al Settore ha a disposizione una postazione dotata di tutta la strumentazione tecnica e informatica che necessita per lo svolgimento delle relative attività. 7

8 SERVIZI INFORMATICI CONVENZIONE ATTUATIVA PER LO SVOLGIMENTO DELLA FUNZIONE: GESTIONE UNIFICATA SERVIZIO STATISTICO E INFORMATIVO E SERVIZI DI E-GOVERNMENT; PROCESSI DI INNOVAZIONE AMMINISTRATIVA Attività svolte La gestione associata ASTER Riviera Turistica Friulana è nata per promuovere l integrazione tra i Comuni che la compongono e il miglioramento dell efficienza e dell efficacia delle funzioni e dei servizi erogati ai cittadini nell intero territorio, anche tramite l ottimizzazione delle risorse finanziarie, umane e strumentali. Pone nuovi obiettivi da raggiungere per il Centro Elaborazione Dati, anche a seguito della convenzione attuativa per lo sviluppo della funzione: Gestione Unificata Servizio Statistico e Informativo e servizi di E-Government; processi di Innovazione Amministrativa e la costituzione dell ufficio comune Centro Servizi Informatici. Infatti la gestione associata del servizio informativo e l ufficio comune Centro Servizi Informatici costituisce lo strumento mediante il quale gli enti convenzionati assicurano l unicità di conduzione e la razionalizzazione delle procedure per: portare a sistema l insieme delle risorse tecnologiche presenti nei Comuni costituenti l Associazione, al fine della loro piena valorizzazione; promuovere la specializzazione e la professionalità degli operatori; migliorare la qualità, la rapidità e l omogeneità interpretativa delle decisioni; accrescere l efficienza dei processi; qualificare e ammodernare le capacità professionali, attraverso innovative ed adeguate politiche di formazione informatiche, aggiornamento continuo e responsabilizzazione del personale nell utilizzo dei sistemi informatici; favorire l attivazione di strumenti evoluti a supporto della gestione convenzionata. Finalità da conseguire La finalità peculiare del programma è quella di garantire l espletamento della attività istituzionale degli Enti aderenti all ASTER Riviera Turistica Friulana e di tutte quelle attività connesse alla attività tipica di gestione degli enti locali associati (incluso Lignano Sabbiadoro). Nel corso del 2013 l attività dei servizi informatici, pur adempiendo a tutti i punti previsti nella convenzione per ottenere il finanziamento, è stata concentrata su alcuni dei fili conduttori indicati nella convenzione ed in particolare: 1. Armonizzazione dei regolamenti e della modulistica: mediante la redazione dei documenti programmatici sicurezza e regolamenti dati personali ai sensi del D.Lgs 196/2003 ( Codice in materia di protezione dei dati personali ), dei manuali di gestione della documentazione e protocollo ai sensi del D.Lgs 82/2005 ( Codice dell'amministrazione digitale ) e del D.Lgs 445/2000 ( Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ); 2. Redazione piani carta identità elettronica: ai sensi delle regole tecniche e di sicurezza per la redazione dei piani di sicurezza comunali per la gestione delle postazioni di emissione carta identità elettronica (CIE) secondo le Regole tecniche e di sicurezza per la redazione dei piani di sicurezza comunali per la gestione delle postazioni di emissione CIE, in attuazione del comma 2 dell articolo 7-vicies ter della legge 31 marzo 2005, n. 43 ; 3. Gestione servizi informatici: attraverso la realizzazione di un unico ufficio informatico che gestisca l acquisto di software ed hardware, le manutenzioni, la formazione informatica di concerto con il servizio personale, la gestione reti civiche compresi i siti internet, il mercato elettronico P.A. e le gare telematiche; 4. Sistema informativo territoriale SIT e cartografia tramite: 8

9 - il coordinamento delle attività informatiche per la produzione del piano topografico e della cartografia di base; - la gestione del sistema informatico necessario alla creazione e aggiornamento degli archivi derivanti dalle procedure e degli atti amministrativi (a titolo esemplificativo gestione della toponomastica, concessioni edilizie e commercio); 5. Gestione dei processi di workflow management per: la gestione dei documenti amministrativi ai sensi del DPR 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) e del D.Lgs 82/2005 ( Codice dell'amministrazione digitale ); 6. Supporto ai processi organizzativi e decisionali mediante sistemi informatici (groupware). Punto 1 (Normativa) Nell ambito della riorganizzazione della trasparenza amministrativa (D.Lgs. 33/2013) si sono tenuti alcuni incontri con i segretari comunali per illustrare le novità normative. L ufficio ha proceduto quindi, per semplificare il lavoro agli uffici che dovranno raccogliere il materiale e pubblicarlo nelle sezioni appropriate, a creare la struttura ad albero prevista dalla norma sui siti di tutti i comuni. Tutti i comuni, salvo Marano Lagunare che deve attivare il sito già predisposto, sono in grado di inserire direttamente le informazioni sulla trasparenza. Punto 2 (Servizi demografici) È stato dato supporto a tutti i comuni per le comunicazioni INA-SAIA con il ministero degli interni. Ciò nel rispetto del piano di sicurezza della carta di identità che è rimasto invariato rispetto al piano beta. Viene seguito l avviamento del comune di Rivignano-Teor. Punto 3 (Gestione servizi informatici) Gestione del parco informatico (server, client, ecc.) Per quanto riguarda il punto 3, ovvero la gestione dei servizi informatici, nel periodo 01/01/ /09/2013, sono stati consegnati i seguenti beni a seguito di rottura degli apparati indicati (come da direttiva comitato dei Sindaci 2012): Ente Monitor Pc Stampanti Totale Carlino Latisana Lignano Sabbiadoro Marano Lagunare 0 Muzzana del Turgnano Palazzolo dello Stella Pocenia 1 1 Precenicco 1 1 Rivignano Ronchis 2 2 9

10 Teor 0 Totale (1) I dati relativi ai comuni di Latisana e di Palazzolo dello Stella includono i beni ceduti in comodato d uso ai rispettivi comandi di polizia locale che svolgono il servizio in forma associata rispettivamente per i comuni di Latisana e Ronchis e di Palazzolo dello Stella, Carlino, Muzzana del Turgnano, Pocenia e Precenicco. Nel periodo novembre-dicembre 2012, non preso in considerazione nella precedente relazione (preconsuntivo), sono stati consegnati 1 monitor, 1 pc al comune di Carlino e 1 stampante al comune di Palazzolo dello Stella. I tre beni sono stati ceduti in comodato d uso temporaneo presso gli uffici degli assistenti sociali nei due comuni e non sono stati conteggiati nella tabella precedente. Richieste di assistenza evase Nel corso del 2013 (periodo 01/01/ /09/2013) sono state aperte richieste di assistenza, di cui sono state risolte (percentuale di risoluzione: 94,09%). Considerando 184 giorni lavorativi (in eccesso), il numero di assistenze medie al giorno ammonta a 7,54. I dati riportati nella tabella seguente propongono un raffronto tra i dati dello stesso periodo (01/01-15/09) dell anno in corso e del 2012, e si può rilevare un andamento sostanzialmente costante sia nelle richieste da parte degli utenti che nella percentuale di risoluzione (2013,2012) Ticket inseriti Ticket evasi % di risoluzione 94,09% 93,70% +0,39% Ticket inseriti al giorno Ticket risolti al giorno 7,54 7,46 +0,08 7,10 6,99 +0,11 I dati risultano statisticamente significativi per quanto riguarda la costanza delle richieste anche se in termini assoluto va considerato che le richieste gestite ed evase sono superiori visto che l inserimento dei ticket di assistenza, per quanto si cerchi di essere regolari nella registrazione, non avviene sempre in maniera puntuale dando la priorità alla risoluzione dell intervento rispetto alla registrazione dello stesso. Escluso il 10% dei ticket non ancora risolti e con alti tempi di risoluzione, spesso dipendenti dalla peculiarità di certi interventi (complessità essendo più progetti che richieste di assistenza, necessità di acquisizione di pezzi di ricambio, ecc.) e da cause esterne (tempi di attesa di fornitori, Insiel, ecc.), risulta che una richiesta di assistenza viene evasa in media in 3,13 giorni. Inoltre è interessante notare che il 59% delle richieste vengono evase in tempo reale o comunque in giornata. La distribuzione dei tempi di risoluzione dei ticket si può vedere nel grafico seguente, in cui sono riportati i ticket evasi in giornata, il giorno seguente, in settimana, nel mese, in tre mesi e oltre. Il 94% delle richieste di assistenza viene comunque risolto entro un mese. 10

11 La tabella seguente indica invece l andamento delle richieste di assistenza con l incidenza percentuale sul totale e il confronto con lo stesso periodo del Ente Ticket evasi 2013 Ticket evasi 2012 (tot) % sul totale 2013 % sul totale 2012 (%) Ambito ,97% 3,95% +2,02% Carlino ,37% 3,17% -0,80% Latisana ,76% 19,88% -0,12% Lignano S ,52% 39,21% -1,69% Marano L ,05% 5,49% -0,44% Muzzana del T ,82% 5,41% -0,59% Palazzolo dello S ,37% 3,71% +0,66% Pocenia ,91% 3,40% +0,51% Precenicco ,74% 7,73% -0,99% Rivignano ,67% 3,95% +0,72% Ronchis ,06% 2,63% +0,43% Teor ,76% 1,47% +0,29% Totale ,00% 100,00% - Effettuati da ditta: (1) ,96% 7,35% +0,61% I ticket del comune di Lignano Sabbiadoro includono anche alcune assistenze e progetti che riguardavano tutti i comuni (attivazione amministrazione aperta, L. 190/2012, ) (2) I ticket dell Unione dei comuni Cuore dello Stella sono suddivisi in base alla rilevanza sui comuni che partecipavano alla forma associativa nel 2012 (Rivignano, Teor e Pocenia) e nel 2013 (Rivignano e Teor). Quando non è stato possibile individuare una maggiore rilevanza di un comune su un altro il ticket è stato assegnato al comune di Rivignano. 11

12 Vengono di seguito riportate due tabelle che indicano l incidenza degli interventi di assistenza sui singoli comuni a opera del personale assegnato all ufficio di Lignano Sabbiadoro e di Latisana. Gli interventi indicati come ufficio comune sono quelli a cui ha partecipato personale di entrambi gli uffici. Ente Totale Tot. ufficio Latisana Tot. ufficio Lignano Tot. ufficio comune % ufficio Latisana % ufficio Lignano % ufficio comune Ambito % 64% 3% Carlino % 100% 0% Latisana % 20% 12% Lignano S % 100% 0% Marano L % 97% 0% Muzzana del T % 98% 2% Palazzolo dello S % 100% 0% Pocenia % 94% 6% Precenicco % 100% 0% Rivignano % 100% 0% Ronchis % 100% 0% Teor % 96% 4% Totale % 81% 3% Ente Totale Tot. ufficio Latisana Tot. ufficio Lignano Tot. ufficio comune % ufficio Latisana % ufficio Lignano % ufficio comune Latisana+Amb ito % 30% 10% Lignano S % 100% 0% Tutti gli altri % 99% 1% Totale % 81% 3% Punto 4 (SIT) Presso tutti i comuni sono installate su varie postazioni il software Insiel Start2 e Geomedia, per la gestione del sistema informativo territoriale. Nel corso degli anni passati il personale del Centro Servizi Informatici ha partecipato a corsi di aggiornamento al fine di accrescere le rispettive competenze sull argomento e sono disponibili per l assistenza e il supporto sull uso dei suddetti software. 12

13 Inoltre è anche possibile utilizzare alcuni software GIS open source come Quantum GIS che è stato utilizzato in diverse circostanze dai servizi informatici. I servizi informatici hanno organizzato una giornata informativa/formativa con l INSIEL relativa al software di geo segnalazione in cui sono intervenuti alcuni comuni (invitati tutti). In pratica il software di geo segnalazioni consente al cittadino di segnalare su una mappa interattiva i guasti, gli incidenti, le cose che non vanno (cassonetti, strada sconnessa, luci non funzionanti, etc.) allegando ulteriori informazioni tipo foto e descrizione del problema. Le richieste segnalate vengono passate via agli uffici che provvedono alla gestione del problema e segnalano al cittadino online lo stato di avanzamento della risoluzione. Con delibera di giunta 117/2013 il comune di Lignano Sabbiadoro ha aderito al servizio di geo segnalazioni reso disponibile gratuitamente in convenzione SIAL. Il comune di Ronchis ha aderito al servizio mentre è in corso d opera l adesione di Palazzolo dello Stella, Muzzana del Turgnano e Pocenia. Punto 5 (Workflow management) Si è proceduto ad attivare il software per la gestione degli atti amministrativi AdWeb nel comune di Palazzolo dello Stella ed è previsto l avviamento anche nel comune di Precenicco entro la fine anno. Da gennaio 2013 si è avviata la gestione delle delibere di consiglio e giunta presso il comune di Ronchis. Entro fine anno inoltre è prevista l adozione della firma digitale sugli atti al comune di Carlino. In considerazione dei nuovi avviamenti già conclusi e comunque da concludere entro fine anno, tutti i comuni dell ASTER utilizzeranno un applicativo per la gestione documentale degli atti amministrativi. In situazioni di associazione di servizi viene presa in considerazione anche l attività di riconfigurazione di modelli e procedure in modo tale da renderle omogenee (pubblicazione all albo pretorio online da AdWeb, gestione dei dati contabili nel programma, utilizzo dell iter per le liquidazioni) tra i comuni interessati. Punto 6 (Groupware) Horde è il software che rende disponibile la webmail e diversi strumenti di lavoro collaborativo per i comuni di Lignano Sabbiadoro e Latisana, incluso il personale dell Ambito. Nel corso del 2013 si è proceduto all aggiornamento all ultima versione del software e all attivazione di un servizio di Wiki (permette la creazione di documentazione e l aggiornamento con modalità cooperative) rivolto agli utenti nel comune di Lignano Sabbiadoro e di Latisana. La formazione all utilizzo dello strumento è procrastinata ad altro momento. Inoltre è in fase di sperimentazione per la gestione di progetti il software Alfresco, adottato dalla Regione Friuli Venezia Giulia per la gestione condivisa dei documenti anche via web. Progetti principali seguiti nel corso del Amministrazione aperta (art. 18 D.L. 83/2012) A inizio anno è stato seguito per tutti i comuni l avviamento del software Amministrazione Aperta realizzato da Insiel. L ufficio si è occupato di adeguare i siti web di tutti i comuni inserendo in home page il collegamento al servizio, raccogliendo e inserendo le richieste di abilitazione di tutti i comuni, fornendo assistenza tecnica all utilizzo del programma e in parte relativamente alla normativa. L art. 53, art. 1, lett.t del D.Lgs. 33/2013 ha poi successivamente abrogato l art. 18 del D.L. 83/2012 (legge di conversione 134/2012). Permangono comunque gli obblighi di pubblicazione di sovvenzioni, contributi, sussidi, vantaggi economici così come indicato negli artt. 26 e 27 del D.Lgs. 33/

14 02. AVCP (art. 1 c. 32 L. 190/2012, deliberazione 26/2013 AVCP) L art. 1 c. 32 L. 190/2012 prevede l obbligo della pubblicazione dei dati relativi a contratti pubblici di lavori, servizi e forniture in un formato dati specificato successivamente con deliberazione 26/2013 del 22/05/2013 dell AVCP. Tale formato dati risulta essere difficilmente compilabile manualmente con i dati richiesti e alla luce di questa considerazione unita ai tempi stretti originariamente concessi per la pubblicazione e alla non disponibilità di un software che potesse agevolare il processo di compilazione, con comunicato del Presidente dell AVCP di data 13/06/2013, il termine per la pubblicazione fu spostato al 31/01/2014. Come risulta essere chiaro dalla deliberazione 26/2013 la pubblicazione dei dati in un formato che non soddisfi le specifiche (xml che rispetti lo schema dell allegato tecnico) corrisponde al non adempimento. Il Centro Servizi Informatici ha sviluppato un software sperimentale per gestire l inserimento dei dati e la generazione del file xml, tuttavia a seguito del rinvio dei termini di pubblicazione e all impegno manifestato da Regione e Insiel di sviluppare un software ad hoc, non ha continuato con lo sviluppo. Qualora a fine ottobre non fosse disponibile tale software si continuerà lo sviluppo dell applicativo. 03. Amministrazione trasparente (D.Lgs. 33/2013) Il D.Lgs. 33/2013 ha riorganizzato la normativa sulla trasparenza a livello nazionale definendo i dati che ogni ente deve pubblicare e le modalità tecniche in cui essi devono essere inseriti. L ufficio ha provveduto ad adeguare i siti di tutti i comuni creando l albero delle pagine così come previsto dalla legge, soddisfacendo così i 66+4 indicatori della bussola della trasparenza. Si è inoltre proceduto a riportare tutti i contenuti preesistenti nella sezione Trasparenza, valutazione e merito nelle sezioni corrispondenti dell Amministrazione trasparente. Tutti i comuni possono procedere pertanto in autonomia alla raccolta e all inserimento dei contenuti previsti dalla legge entro la scadenza del 20 ottobre 2013 essendo stata fatta la formazione all inserimento. 04. Avviamento AdWeb comune di Palazzolo dello Stella In data martedì 20 agosto è stato avviato l applicativo AdWeb per la gestione degli atti amministrativi del comune di Palazzolo dello Stella. Sono stati attivati tutti gli iter per la gestione di delibere di consiglio e giunta, determine e liquidazioni. Con la pubblicazione semi automatica all albo pretorio online degli atti inoltre si è razionalizzato e semplificato il lavoro in carico all ufficio di segreteria. 05. Avviamento AdWeb comune di Precenicco La richiesta di installazione a Insiel fu inviata a gennaio 2013 e il software è installato in server farm e pronto per essere configurato. Attualmente il Centro Servizi Informatici è in attesa dell ok da parte del comune di Precenicco per procedere alle fasi di configurazione dell applicativo, di formazione e di test. 06. Migrazione siti dei comuni di Marano Lagunare, Pocenia e Precenicco L introduzione della normativa sull Amministrazione trasparente ha reso ancora più urgente l aggiornamento dei siti dei comuni di Marano Lagunare, Pocenia e Precenicco per cui la gestione dei contenuti era ancora gestita in modo centralizzato dal Centro Servizi Informatici in quanto Insiel non procedeva all aggiornamento o alla migrazione dei siti, nonostante i numerosi solleciti. Da maggio 2013 Insiel ha finalmente reso disponibile una nuova istanza aggiornata del CMS Typo3 in server farm su cui si è proceduto tra giugno e luglio alla migrazione dei siti di Pocenia e Precenicco che sono già online. La conversione del sito del comune di Marano Lagunare è stata problematica a causa della vetustà della versione installata e si è reso necessario riportare tutti i contenuti a mano. Alla data di lunedì 14

15 23 settembre 2013 è ancora online il vecchio sito di Marano Lagunare e si procederà a mettere online il nuovo sito appena ricevuto l ok da parte degli uffici. 07. Supporto per l avviamento del nuovo applicativo per la gestione del personale a Latisana L introduzione del nuovo applicativo per la gestione del personale ha coinvolto il Centro Servizi Informatici preliminarmente per la predisposizione di relazioni sul software utilizzato in precedenza (AscotWeb personale) e sulle problematiche incontrate in fase di installazione dei terminali per la rilevazione presenze (assenza di campo e segnale dato che i timbratori utilizzano le SIM telefoniche per comunicare si era dovuto individuare punti opportuni e predisporre il collegamento). Sono state quindi operate le necessarie configurazioni della rete per consentire l utilizzo dall esterno e l installazione e configurazione di una macchina virtuale per il software. Inoltre è stata data assistenza al fornitore, secondo quanto indicato dal servizio programmazione e sviluppo del Comune di Latisana. 08. Supporto per l avviamento del nuovo applicativo per la gestione del personale a Palazzolo dello Stella, Muzzana del Turgnano, Pocenia I servizi informatici hanno offerto collaborazione all INSIEL e ai comuni per la gestione del personale utilizzando il prodotto messo a disposizione della Convenzione. E stata organizzata una riunione, apprezzata dai responsabili dei servizi personale dei comuni, in cui sono state convenute le modalità di avviamento e evidenziati gli aspetti innovativi del prodotto regionale (maggiore integrazione con la contabilità, gestione presenze/assenze/missioni e schede personali via web 09. Supporto e configurazione per l avviamento dell applicativo di controllo di gestione a Latisana L avviamento del software di controllo di gestione è stato seguito dalle fasi preliminari per la valutazione dell applicativo, sono state analizzate possibili criticità e fabbisogno particolare di hardware e software. È stato fornito supporto logistico alla attività di formazione effettuata da parte del personale del comune di Pordenone e per l installazione e la configurazione del software lato client e server. 10. Impulso all utilizzo della posta elettronica certificata L ufficio ha dato supporto ove necessario attraverso l affiancamento nella redazione della PEC, la ripetizione di alcune parti del corso inerenti la redazione dei documenti informatici e la riproduzione di documenti cartacei in formato digitale. 11. Interconnessione dei comuni di Latisana e Ronchis Nell ottica della condivisione dei servizi di polizia locale e della sempre più crescente necessità di interscambio dati tra le due amministrazioni comunali è stata progettata e realizzata una tratta di fibra ottica che collega le due sedi comunali e permette eventuali collegamenti futuri dalla sede attualmente occupata dal giudice di pace. Attraverso questa tratta di fibra ottica passano attualmente i dati della videosorveglianza, vi è la possibilità di accedere a servizi disponibili nella rete locale e in futuro sarà possibile far passare linee voice over IP per il nuovo centralino in implementazione presso il comune di Latisana. 12. Interconnessione dei comuni di Palazzolo dello Stella, Muzzana del Turgnano e Pocenia Nell ambito della convenzione quadro ASTER i comuni di Palazzolo dello Stella, Muzzana del Turgnano e Pocenia hanno attivato alcuni servizi in convenzione che necessitavano un adeguamento dei collegamenti dei comuni tra di essi per garantire l operatività degli uffici. Il collegamento preesistente via RUPAR non era sfruttabile in quanto sarebbe stato sia troppo lento che, nel caso del comune di Palazzolo dello Stella che non ha una linea a traffico illimitato, costoso (flat 1 Mb simmetrico a Pocenia, flat 0,4 Mb simmetrico a Muzzana del Turgnano, tariffazione 0,640 Mb a Palazzolo dello Stella), sul collegamento in fibra ottica del progetto 15

16 regionale ERMES invece non ci sono tempi certi (da settembre sembra che l attivazione sia slittata a dicembre). Si è pertanto sfruttata la rete di videosorveglianza facendo passare i dati tra le reti dei tre comuni in un tunnel crittografato (OpenVPN) tenendo distinti i dati della videosorveglianza dal resto. 13. Trasmissione in diretta streaming delle sedute del consiglio comunale Il servizio di trasmissione in diretta streaming delle sedute del consiglio comunale è stato attivato per i comuni di: Lignano Sabbiadoro (audio e video) e Latisana (audio). L avviamento dello streaming presso il comune di Latisana è stato reso possibile dopo il potenziamento della linea ADSL. Anche il comune di Palazzolo dello Stella è stato predisposto alla trasmissione audio delle sedute del consiglio. Il comune di Lignano Sabbiadoro rende inoltre disponibili le sedute del consiglio comunale per la consultazione dell archivio delle stesse sul proprio sito web. Il progetto è stato sviluppato dall ufficio comune Centro Servizi Informatici sfruttando tecnologie open source (Kaltura, Red5) e non comporta costi per l amministrazione se non quelli legati a eventuali adattamenti necessari a seguito del sopralluogo del personale in sala consiliare o alla necessità di adeguamento della linea dati. Durante il corso del 2013 non sono pervenute richieste di attivazione da parte di altri comuni. 14. Applicativo per la gestione del bollo virtuale A seguito della rottura del registratore di cassa dello sportello edilizia privata del comune di Lignano Sabbiadoro è stato sviluppato un applicativo che permette la gestione del bollo virtuale, previo accordo con la guardia di finanza. In pratica l applicativo consente l apposizione di marche da bollo virtuali e la gestione della cassa evitando ai cittadini, ai professionisti e alle imprese di andare a comprare una marca da bollo (presuppone una convenzione con l agenzia entrate/guardia finanza). L applicativo è eventualmente disponibile per l utilizzo in altri comuni qualora venisse richiesto. 15. Videosorveglianza rilievo targhe Il comune di Latisana ha acquisito un servizio per il rilievo targhe chiavi in mano. L impresa aggiudicataria non era in grado di fornire il servizio di rilievo targhe in quanto non aveva previsto correttamente in fase di progettazione i collegamenti wireless tra le telecamere e il server. L ufficio servizi informatici ha offerto supporto alla ditta fornitrice realizzando i collegamenti wireless per permettere l avviamento del sistema superando le difficoltà tecniche di connessione degli apparati realizzando i collegamenti tra le telecamere e i server. 16. Fusione dei comuni di Rivignano e Teor La fusione dei comuni di Rivignano e Teor e la nascita dal 1 gennaio 2014 del nuovo comune di Rivignano Teor comporta tutta una serie di attività, tra cui: interconnessione delle due sedi comunali: la Regione potrebbe non garantire l attivazione della fibra ottica in tempo utile; unificazione dei dati anagrafici; certificazione INA SAIA del nuovo comune; avviamento del nuovo applicativo per la gestione del personale; realizzazione del nuovo sito web; avviamento del programma per la gestione degli atti amministrativi (AdWeb); riorganizzazione anche logistica degli uffici che comporta spostamento di pc e riconfigurazione di server. Queste attività sono da intendersi come un elenco indicativo e non esaustivo delle attività che hanno coinvolto vari soggetti tra cui il Centro Servizi Informatici, Regione e Insiel e che richiedono tuttora molto lavoro. 16

17 17. Mantenimento e potenziamento dei sistemi di backup In ogni comune dell ASTER è stato installato un server che si occupa di effettuare il backup del server che contiene i documenti dell ente ed eventualmente dei dati del server AscotWeb per quei comuni che hanno i server Insiel in sede (Carlino, Latisana, ). Rimangono ovviamente sempre valide le indicazioni fornite per i server Insiel installati fisicamente nelle sedi comunali, secondo le quali il personale deve procedere alla sostituzione giornaliera delle cassette di backup. L ufficio prevede la possibilità, dove lo consenta l infrastruttura di rete, di eseguire backup incrociati (da una sede comunale a un altra) con cadenza mensile o bimestrale dei dati, in modo da aumentare la ridondanza, venendo incontro all esigenza di continuità operativa. Sulla continuità operativa nel rispetto del D.lgs 82/2005 rimangono molti passi da fare che richiedono investimenti. 18. Sistemi di videosorveglianza e rete Sono state realizzate varie tratte di rete wireless e in fibra ottica per consentire la comunicazione tra comuni, sia per i progetti di videosorveglianza che per la condivisione di informazioni tra uffici comuni. Tutti i progetti sono stati fatti in collaborazione con i lavori pubblici dei comuni e le polizie locali che hanno dato ampio supporto e collaborazione sia nella raccolta delle informazioni (tubature esistenti, pali, etc.) che nella stesura progettuale e realizzativa. Latisana Tratta Latisana-Ronchis: mette in comunicazione in fibra ottica il comune di Latisana con il comune di Ronchis, non solo per la videosorveglianza ma anche per le attività di ufficio; Collegamento Municipio-Stazione Polizia Locale- Giudice di pace; scuole Pertegada, il collegamento in fibra ottica è stato fatto durante i lavori di videosorveglianza. In pratica tramite il collegamento delle scuole in fibra ottica si riuscirà a portare l adsl nella scuola elementare di Pertegada che non ha possibilità di collegamento via adsl a partire dal collegamento adsl dell asilo; realizzato connessione i n fibra ottica con lo stadio comunale e predisposto il collegamento con la caserma dei Carabinieri Ronchis Realizzata rete in fibra ottica per la video sorveglianza (due telecamere) Realizzata rete locale in fibra per gli edifici comunali per la successiva installazione di videocamere. Collega palestra, magazzino al comune Palazzolo dello Stella - Pocenia - Muzzana del Turgnano La rete videosorveglianza è stata utilizzata per connettere i comuni e condividere le informazioni. In pratica è stata aggiunta una radio (aster) al comandi di Polizia locale e reindirizzata una radio della videosorveglianza inutilizzata a Pocenia, mettendo in grado i comuni di trasmettere le informazioni ad una velocità superiore a quelle delle adsl 1. La rete in fibra ottica della videosorveglianza ha permesso il collegamento della Polizia locale con la conseguente possibilità di vedere il protocollo e AdWeb del comune di Palazzolo dello Stella e dei comuni associati (Carlino, Muzzana del Turgnano, Pocenia e Precenicco). Precenicco Precenicco: tratta in fibra ottica Municipio Biblioteca (da attivare); Lignano Lignano stadio comunale- servizi informatici, per collegare la torre wireless che permette di collegarsi via wireless ai vari comuni per le assistenze. I collegamenti tra comuni hanno già dimostrato la loro utilità: quando la tratta della rete di Latisana che andava verso la Regione FVG non funzionava abbiamo dirottato il traffico verso la tratta Lignano Sabbiadoro Regione FVG, ripristinando in tempi brevi la navigazione internet e l utilizzo della rete regionale. In pratica la 1 Permangono i problemi inerenti alle cadute dei collegamenti wireless ma sono connaturati alla tipologia di collegamento 17

18 ridondanza di collegamenti tra comuni offre percorsi alternativi che salvaguardano l attività della rete. Criticità riscontrate Premesso che il numero di assistenze tra l anno 2012 e l anno 2013 è rimasto sostanzialmente costante nel tempo, i servizi informatici nel corso del 2013 hanno rilevato una maggiore difficoltà nell espletamento delle proprie mansioni. Essenzialmente le criticità riscontrate sono: 1. Mancanza di pianificazione nei comuni, bilancio in ritardo, piano delle prestazioni, pro/peg spostati avanti nel tempo; 2. Richieste di progettualità sempre maggiori da parte di normative, politici, uffici dei comuni senza una disposizione logico temporale complessiva, comporta il trattare tutte le richieste come assistenze informatiche e non come progetti; 3. Non esiste possibilità di pianificare senza avere delle priorità. Non essendo possibile pianificare perché tutto urgente risulta possibile solo una politica di gestione un colpo al cerchio un colpo alla botte, per non scontentare nessuno. Il passaggio da un progetto all altro senza la chiusura (che può dipendere da terze parti: Insiel, uffici comuni, esigenze normative, etc.) provoca l aumento cumulativo dei ritardi e lo spreco di risorse umane per la gestione contemporanea di progetti 2 ; 4. Poiché i progetti dipendono dagli uffici che li richiedono si accumulano i ritardi derivanti dagli uffici. Dato che l ufficio comune non serve un solo comune i ritardi si accumulano e rischiano di bloccare gli avanzamenti degli altri progetti alimentando un circolo vizioso; 5. Mancanza di fondi per acquisti di personal computer, stampanti e server: negli altri anni gli interventi per la sostituzione di personal computer, stampanti e server venivano fatti utilizzando beni a magazzino acquistati con i trasferimenti di fondi. L avere a disposizione i beni rende molto più efficiente l assistenza (si sostituisce un pc con uno nuovo, il pc recuperato viene aggiustato e torna, se possibile, in circolo. Fino a settembre i servizi informatici hanno potuto lavorare con questa modalità, attualmente per l acquisto di personal computer i comuni devono provvedere con proprie risorse; 6. Mancanza di fondi per manutenzione videosorveglianza. Le manutenzioni non sono fatte in maniera continuativa ma dipendono dai finanziamenti estemporanei della Regione FVG. Proposte di soluzione 1,2,3,4) Per uscire dall impasse derivante dalla mancanza di pianificazione bisogna fissare gli obiettivi principali da raggiungere. Gli obiettivi devono essere chiari e non generici. Gli obiettivi devono essere concordati a livello del Comitato dei Sindaci, previa discussione preliminare con conferenza dei servizi tra segretari comunali e responsabile dell ufficio Comune dei Servizi Informatici. Le decisioni del Comitato dei Sindaci devono essere riportate nella pianificazione del Comune di Lignano Sabbiadoro (delibera di Giunta Piano delle Risorse ). 5) oltre ai fondi per il funzionamento delle assistenze informatiche si dovrebbe capire quali sono le esigenze di sostituzione di mezzi obsoleti (inventario dei beni sopra i cinque anni) e mettere a bilancio con trasferimenti di fondi i soldi per l acquisto cumulativo di beni. Alcune convenzioni CONSIP molto vantaggiose in termini economici prevedono acquisti con un numero minimo di beni (per es. almeno 10 personal computer). A tale scopo si deve verificare se l utilizzo dell ufficio Comune come centrale unica d acquisto per i beni informatici, possa sgravare i comuni dalle problematiche relative al patto di stabilità. I comuni possono avere dei capitoli per trasferimento senza incappare nei lacciuoli del patto di stabilità? Da verificare con i responsabili dei servizi economico-finanziari e i segretari comunali. Questa proposta è stata fatta più volte agli uffici dei vari comuni ma, presi dal quotidiano (sia noi che loro), non abbiamo avuto di percorrere questa strada. 2 Il costo di gestione aumenta per basso numero di risorse allocate sui progetti che richiedono uno sforzo ulteriore per passare da un progetto all altro 18

19 6) Per la videosorveglianza va prevista una quota di manutenzione annua. Tendenzialmente le ditte che operano nel settore richiedono una quota del 10% del valore degli impianti. In considerazione che tutti gli impianti di videosorveglianza, per la parte progettuale sono stati sviluppati con l ausilio dei servizi informatici, si può ragionare con l acquisto di beni in comune e gestione di un magazzino di scorta. Ciò sarebbe fattibile con una quota del 5% rispetto al costo degli impianti. Il servizio sarebbe fornito utilizzando risorse interne per gli apparati e ditte esterne per la fornitura di autoscala e impianti elettrici. il materiale a magazzino, se non utilizzato alla fine dell anno, potrebbe essere usato per ampliare gli impianti di videosorveglianza. 19

20 PROGRAMMA: AMMINISTRAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO FUNZIONE: AMMINISTRAZIONE GESTIONE CONTROLLO SERVIZIO: PROGRAMMAZIONE E SVILUPPO RESPONSABILE: SARTORE DOTT.SSA MANUELA SINDACO: DOTT. SALVATORE PIERO MARIA BENIGNO SERVIZIO DEL PERSONALE A DESCRIZIONE SINTETICA DELLE ATTIVITA ANNO 2013 L Ufficio del personale del Comune di Latisana fino a marzo era incardinato per la parte giuridica sotto il Settore Affari Generali e per la parte economica sotto il Settore Economico Finanziario, con deliberazione di Giunta Comunale n.23 del è stato istituito il Settore Programmazione e Sviluppo che incardina al suo interno il Servizio Personale. Con decorrenza è stato assunto il Dirigente a tempo determinato per la gestione del servizio associato del personale tra i Comuni di Latisana, Precenicco e Ronchis, che insieme a due istruttori contabili del Comune di Latisana e a uno del Comune di Precenicco, assegnato per 14 ore settimanali, si occupa in forma associata di tutte le attività inerenti la gestione del personale. B PROGETTI, PROGRAMMI E OBIETTIVI: SERVIZIO PERSONALE ASSOCIATO TRA I COMUNI DI LATISANA PRECENICCO E RONCHIS E DEL PERSONALE DELLA PIANTA ORGANICA AGGIUNTIVA. Nel periodo oggetto di verifica il Settore ha svolto in sintesi le seguenti attività, tenendo presente che l ufficio personale come servizio incardinato sotto il Settore Programmazione e Sviluppo ha cominciato ad operare con il nuovo Dirigente a decorrere dall : - costituzione dell ufficio comune del personale tra i Comuni di Latisana, Precenicco e Ronchis giusta delibera di Giunta comunale 61 del , convenzione sottoscritta in data S.P. 78; - acquisto di un nuovo programma per l elaborazione dei cedolini paga e rilevamento presenze, gestionali che consentiranno di raggiungere nel medio periodo economie di scala; - affidamento alla Ditta Accatre di Marcon (VE) l elaborazione dei cedolini paga e relativi adempimenti fiscali, previdenziali e denuncie varie, giusta determinazione dirigenziale n. 703 del ; - con provvedimento dirigenziale 514 del è stato adottato il provvedimento unico di gestione degli orari di lavoro e di servizio per i comuni facenti parte dell ufficio comune del personale, il tutto in applicazione in ottica di armonizzazione dei regolamenti previsti nella convenzione attuativa del personale (SP 78 del ); - il Comune ha inserito lavoratori/lavoratrici socialmente utili utilizzando proprie risorse finanziarie; fino al erano attivati 15 progetti, a partire da giugno e fino al sono rimasti in carico nr. 4 lavoratori/lavoratrici; - con deliberazioni di Giunta comunale nn. 84 e 88 rispettivamente del e il Comune di Latisana ha approvato due ulteriori progetti per l inserimento di ulteriori 6 lavoratori/lavoratrici socialmente utili con decorrenza e fino al sempre finanziati con fondi comunali; - con determinazione dirigenziale nr 784 del sono stati approvati n. 10 progetti per l inserimento di 20 lavoratori/lavoratrici socialmente finanziati con contributo regionale giusto Decreto del Presidente della Regione n. 75 del La domanda è stata inoltrata 20