CAPITOLATO TECNICO SPECIALE

Transcript

1 ALLEGATO A AMOS SCRL VIA CASCINA COLOMBARO CUNEO (CN) CAPITOLATO TECNICO SPECIALE - OUTSOURCING PAGHE E APPLICATIVO HR - - sede legale: Via Cascina Colombaro 43, Cuneo Tel Fax Cap. Soc. deliberato Euro ,00 di cui versato Euro ,00 Iscritta alla CCIAA di Cuneo al n Rea

2 1. OGGETTO DELLA FORNITURA ANALISI DELLA SITUAZIONE IN ESSERE CENSIMENTO E FABBISOGNI DIMENSIONAMENTO DELL'ORGANICO IN FORZA CONTESTO TECNICO-FUNZIONALE APPLICATIVI E FUNZIONALITÀ DELL UFFICIO DEL PERSONALE SISTEMI AMMINISTRATIVO-CONTABILI INFRASTRUTTURA INFORMATICA AMOS ATTIVITA DI OUTSOURCING SCENARIO RICHIESTO APPLICATIVO GESTIONE RISORSE UMANE SCENARIO RICHIESTO ANAGRAFICA DIPENDENTI ORGANIZZAZIONE FORMAZIONE VALUTAZIONE RILEVAZIONE E GESTIONE PRESENZE APPLICATIVO PRESENZE PER L UFFICIO DEL PERSONALE PORTALE WEB LATO UTENTI (RESPONSABILI E DIPENDENTI) MONITOR ASSENZE E PIANIFICAZIONE FERIE GESTIONE RETRIBUZIONI GESTIONE NOTE SPESE MANUTENZIONE TECNICA E LIVELLI DI SERVIZIO CARATTERISTICHE TECNICHE GENERALI CARATTERISTICHE TECNICHE DEGLI APPLICATIVI MODULARITÀ, APERTURA E SCALABILITÀ DEL SISTEMA GESTIONE RISORSE UMANE SICUREZZA DEI DATI MIGRAZIONE DEI DATI E PROPRIETA DEI DATI INTEGRAZIONE CON L ATTUALE RILEVAZIONE PRESENZE DOCUMENTAZIONE AVVIAMENTO DEL SISTEMA GESTIONE RISORSE UMANE PIANO DI REALIZZAZIONE PIANO DI FORMAZIONE

3 1. OGGETTO DELLA FORNITURA L Azienda, di seguito denominata soltanto Amos, intende adottare un sistema informativo integrato per migliorare la gestione delle Risorse Umane secondo la seguente struttura: Elaborazione dei cedolini e di tutte le attività correlate affidata in outsourcing; Gestione dell elaborazione delle presenze e gestione delle Risorse Umane (di seguito verranno specificate le caratteristiche) eseguite all interno dal personale Amos tramite collegamento in server farm esterno in modalità ASP (Application Service Provider). Il Fornitore che si aggiudicherà la procedura aperta dovrà fornire adeguati strumenti, nozioni e formazione al personale dell Amos così da permettere una completa ed autonoma gestione interna dei processi dell Ufficio del Personale e delle funzioni ad esso collegate. Dovrà anche evidenziare e suggerire miglioramenti tecnici, tecnologici e procedurali in linea con lo stato dell arte per: 1. Garantire il funzionamento e l adeguamento tecnologico dei sistemi legati all Ufficio del Personale; 2. Elevare il grado di affidabilità e di prestazione dei sistemi correlati; 3. Proporre nuovi modelli e migliorare i processi operativi interni. Il datacenter deve essere di proprietà del fornitore del servizio. 3

4 2. ANALISI DELLA SITUAZIONE IN ESSERE 2.1.CENSIMENTO E FABBISOGNI Gli strumenti di cui intende dotarsi l Amos sono ormai una necessità a causa delle significative dimensioni dell organico. Inoltre, le attuali procedure informatiche non permettono un organizzazione efficiente ed efficace del personale, con quindi dispendi di risorse e ridondanza di operazioni effettuate dai soggetti coinvolti in tali processi. 2.2.DIMENSIONAMENTO DELL'ORGANICO IN FORZA Amos conta attualmente dipendenti regolati da differenti CCNL. In particolare: 1 lavoratore dipendente che fa riferimento al CCNL Dirigenti Industriali (13 mensilità); 427 lavoratori dipendenti che fanno riferimento al CCNL servizi di pulizia/multi servizi (14 mensilità); 346 lavoratori dipendenti che fanno riferimento al CCNL Sanità Privata personale non medico (13 mensilità); 257 lavoratori dipendenti che fanno riferimento al CCNL Turismo (14 mensilità). Ci sono inoltre 9 rapporti di lavoro di natura parasubordinata. 2.3.CONTESTO TECNICO-FUNZIONALE Le caratteristiche e le funzionalità attualmente operative nella rete Amos mettono in evidenza la criticità dei processi ed offrono spunti per proposte di miglioramento che vanno oltre l attuale concezione dell ambiente di lavoro. 2.4.APPLICATIVI E FUNZIONALITÀ DELL UFFICIO DEL PERSONALE I sistemi informativi dell'ufficio del Personale utilizzati per la gestione dei relativi processi sono i seguenti: Gestione delle risorse umane e della formazione tramite applicativi sviluppati internamente: o Interfaccia grafica sviluppata in Access; o Database Microsoft SQL; o Informazioni univoche con chiave primaria legata al codice fiscale dei dipendenti. 4

5 Gestione retribuzioni tramite supporto fornito da centro di elaborazione dati esterno. Per ogni elaborazione mensile vengono inviati i seguenti dati: o Elenco delle presenze: File dei cartellini individuali; File impostato per l importazione automatica; File per il Libro Unico. o Elenco delle nuove assunzioni del mese con tutti i dati anagrafici e contrattuali; o Elenco delle variazioni contrattuali ed anagrafiche; o Elenco dei rimborsi spese; o Elenco dei buoni pasto: Rimborsi da erogarsi in busta; Trattenute per coupon pasto acquistati dai dipendenti; Trattenute per gli operatori di mensa (forfait a pasto). o Scansione dei modelli delle detrazioni pervenute nel mese; o Scansione delle retribuzioni utili ai fini della liquidazione degli infortuni; o Elenco e calcolo dell erogazione degli assegni nucleo familiare (ANF) per i part-time inferiori alle 24 ore settimanali; o Giroconti del personale tra i diversi centri di costo; o Indennità per il personale sanitario (due turni, tre turni, festiva, terapie, ecc.), pagamento della maggiorazione banca ore ed eventuale liquidazione; o Elenco delle assenze per malattie, infortuni, maternità obbligatorie, congedo parentale ed aspettative. Gestione presenze con il sistema MicronWin della Società Microntel Srl. Il sistema è installato su 3 personal computer ed accede ad una singola banca dati su database Access. Nr. 18 terminali di rilevazione presenze Microntel modello M300ETH e nr. 3 Karpos Style MCT 350 connessi tramite rete dati Ethernet/VPN. Le bollature vengono scaricate periodicamente tramite procedure automatizzate con l applicativo WinAtt installato su server virtuale dedicato. Tutte le altre procedure sono elaborate tramite l utilizzo di fogli di calcolo e tabelle pivot in condivisione tra il personale. 2.5.SISTEMI AMMINISTRATIVO-CONTABILI L Amos utilizza il sistema amministrativo-contabile Gamma Evolution sviluppato e commercializzato dalla Team System Srl. Il sistema di contabilità analitica è la sorgente dei dati che vengono esportati verso un database SQL che provvede ad elaborarli per organizzare i centri di costo ed i rendiconto connessi ai budget economici. 5

6 2.6.INFRASTRUTTURA INFORMATICA AMOS I server Amos sono Windows 2008, 2008 R2, 2003 e Linux CentOs. È attivo il sistema Active Directory centralizzato e ridondato sulle sedi principali per l amministrazione di tutta la rete. La rete di lavoro Amos è basata su personal computer con sistemi operativi Microsoft (attualmente Windows XP SP3 e Windows 7) e pacchetti applicativi Microsoft Office 2007 e L infrastruttura server è gestita tramite piattaforma di virtualizzazione Microsoft Hyper-V e si basa su sistema IBM Blade Center S con SAN integrata. La connettività dati internet della sede centrale è garantita da linee HiperLan ridondate. La rete Amos conta 11 sedi remote in fase di migrazione da connessioni tramite tunnel VPN IP-Sec a collegamenti MPLS dedicati. Ogni sede ha accesso completo agli applicativi ed ai documenti sui server centrali. Ogni sede ha connessione dati diversa a seconda delle esigenze di servizio. L accesso in mobilità è erogato tramite connessione VPN SSL gestita tramite autenticazione interfacciata all Active Directory. 6

7 3. ATTIVITA DI OUTSOURCING 3.1.SCENARIO RICHIESTO Amos, per la realizzazione del progetto Outsourcing Payroll, richiede un Architettura IT in outsourcing. Questa soluzione ipotizza la fornitura del servizio di Outsourcing payroll per mezzo di hardware e software di proprietà dell outsourcer, garantendo la gestione multicontratto. Si richiede quindi che il fornitore si occupi di gestire tutta la manutenzione applicativa (correttiva ed evolutiva) in modo che il sistema sia aderente alle modifiche normative e tecnologiche, di Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro ed eventuali accordi di secondo livello. Il fornitore deve inoltre fornire all Ufficio del Personale dell Amos, tramite collegamento con la Server Farm del fornitore, un applicativo con le seguenti caratteristiche: a) Consentire il caricamento delle seguenti informazioni: dati anagrafici, detrazioni, ANF, iscrizione a fondi di previdenza complementare, variazioni di inquadramento organizzativo/retributivo. b) Non consentire la scrittura diretta da parte del personale Amos sugli archivi di produzione dell outsourcer, ma bensì prevedere delle funzioni di acquisizione controllate dei dati inseriti da Amos. Di conseguenza, l applicativo dovrà avere un sistema di memorizzazione per ogni singola variazione inserita che consenta di risalire alle seguenti informazioni: vecchio valore, nuovo valore, utente che ha eseguito la modifica, data ed ora di modifica. Deve essere consentita la possibilità ad Amos di verificare, tramite tabulati, in qualsiasi momento, le variazioni inserite. c) Consentire ad Amos la visualizzazione di tutte le informazioni inerenti l elaborazione dei cedolini. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, i dati visibili devono essere anagrafici, voci elaborate, situazione ferie e permessi, situazione TFR. d) Consentire ad Amos di eseguire dei report cartacei o informatici (excel, PDF) dei dati visualizzabili. e) Prevedere l acquisizione automatica dei dati caricati nell applicativo della gestione delle presenze; f) Prevedere un numero illimitato di anagrafiche dei dipendenti. L outsourcer deve eseguire in autonomia le seguenti attività: g) Aggiornamento puntuale della normativa contributiva, fiscale e dei CCNL applicati e degli eventuali accordi di secondo livello; h) Elaborazione dei cedolini, con relativa produzione, stampa ed archiviazione in formato PDF del Libro Unico del Lavoro; i) Elaborazione degli eventi di malattia, infortunio, maternità, allattamento, L.104/92 e tutto quanto previsto dagli istituti previdenziali; 7

8 j) Elaborazione del TFR, relativi anticipi ed eventuali versamenti a fondi di previdenza complementare; k) Inserimento dati e gestione del cumulo dei dati fiscali e previdenziali di più rapporti di lavoro nell anno con lo stesso o diverso datore di lavoro; l) Gestione di trattenute rateali, pignoramenti, cessioni del quinto; m) Predisposizione della stampa di cedoloni e riepilogativi; n) Predisposizione di stampe mensili con valorizzazione delle trattenute sindacali da effettuare, suddivise per sindacato e provincia; o) Predisposizione della stampa e del file dei bonifici previsti dall ABI; p) Predisposizione dei dati contabili che devono prevedere le seguenti caratteristiche minime: o codifica del piano dei conti aziendali; o registrazione mensile di accantonamenti ed utilizzo di ratei ferie, mensilità aggiuntive e TFR; o registrazione mensile suddivisa in base alla struttura aziendale (ad es. centro di costo); q) Predisposizione di eventuali file di caricamento automatico della prima nota contabile; r) Il sistema offerto deve esporre dei web services per eventuali collegamenti con altri sistemi esterni (ad esempio per la contabilità); s) Predisposizione del tabulato dei costi mensili consuntivi con possibilità di suddivisione per enti aziendali e per singolo dipendente; t) Predisposizione del budget del personale con le medesime caratteristiche del tabulato dei costi consuntivi, con la possibilità di eseguire confronti tra consuntivo e previsivo; u) Preparazione mensile della modulistica obbligatoria, a titolo esemplificativo e non esaustivo: modelli Uniemens (stampe e file per l invio), modello F24 (stampe e file per l invio); v) Acquisizione ed importazione dei modelli 730/4 in formato ministeriale e conseguente valorizzazione sui cedolini; w) Preparazione delle denunce annuali: modelli Cud, modello 770, autoliquidazione Inail, prospetto informativo disabili; x) Pubblicazione via web dei cedolini e di altra documentazione di interesse dei dipendenti (a titolo esemplificativo e non esaustivo: modello Cud, modello delle detrazioni), garantendo la massima sicurezza e riservatezza del dato. L attività di outsourcing deve essere completamente operativa per rispettare le scadenze di gennaio In considerazione del fatto che la data valuta dei bonifici sarà il 14/02/2014, l outsourcer dovrà fornire stampe e file dei bonifici ed i cedolini entro le ore del 12/02/2014. I file e le stampe contabili, i file e le stampe dei versamenti F24 dovranno essere forniti entro il giorno successivo (13/02/2014). 8

9 Le scadenze dei mesi successivi saranno concordate in fase di stipula del contratto, considerando che il pagamento delle retribuzioni avviene il giorno 15 del mese successivo a quello interessato. Se il giorno 15 cade di sabato o di festivo, il pagamento avviene il giorno precedente. Se il giorno 15 cade di domenica, il pagamento avviene il giorno successivo. Il contratto è relativo alle annualità Pertanto la Ditta aggiudicataria dovrà garantire tutti gli adempimenti relativi al triennio sopra indicato. 9

10 4. APPLICATIVO GESTIONE RISORSE UMANE 4.1.SCENARIO RICHIESTO Amos intende munirsi di un applicativo da utilizzare al proprio interno con proprio personale che consenta le seguenti gestioni: Gestione dell anagrafica del dipendente; Organizzazione; Gestione corsi di formazione; Valutazione; Gestione rilevazione presenze; Gestione retribuzioni del personale; Gestione note spese. La modalità di utilizzo di tale applicativo è prevista in ASP tramite server farm del fornitore. In considerazione della proprietà dei dati da parte di Amos e al fine di assicurare la continuità delle attività giornaliere da parte degli utenti Amos, il fornitore deve assicurare un infrastruttura tecnologica che preveda: Collegamenti tramite connessione VPN su Internet in modalità LAN-to-LAN IPSEC e/o connessione HTTPS per la parte web degli applicativi; Salvataggi/replica dei dati in modo da consentire, in caso di malfunzionamento o distruzione del server, i seguenti parametri: o RTO (Recovery Time Objective): deve essere ripristinata la funzionalità utilizzata da Amos entro 24 ore dall evento di inutilizzo del server; o RPO (Recovery Point Objective): deve essere assicurata l integrità delle transazioni avvenute precedentemente le 6 ore dall evento di inutilizzo del server. 4.1.ANAGRAFICA DIPENDENTI Dovranno essere previsti i seguenti argomenti minimi, per un numero illimitato di anagrafiche: a) Dati anagrafici; b) Periodi lavorativi in Amos con dettaglio del contratto applicato e delle relative variazioni intercorse. Sono necessari i seguenti campi: o Tipologia del contratto (part time, full-time, tirocinio, ecc.); o CCNL e livello applicato; o Scadenze contrattuali; 10

11 o Peculiarità legate all assunzione (sostituzione personale assente a vario titolo con riferimento al dipendente sostituito, ecc.); o Qualifica (impiegato, dirigente, operaio, ecc.); c) Ruoli, mansioni ed incarichi Tracciabilità storica delle diverse funzioni ricoperte in azienda compresi: o Centro di costo di appartenenza; o Sede di lavoro; o Mansione prevalente; o Eventuali mansioni secondarie; o Incarichi attribuiti (dirigente e preposto sicurezza, addetto antincendio e primo soccorso, ecc.) d) Competenze Tracciabilità storica delle competenze acquisite e grado di valutazione; e) Eventi amministrativi o Visite Mediche Storico delle visite mediche, loro esito e gestione delle scadenze; o Documenti e permessi Archivio dei documenti relativi al soggetto; o Provvedimenti disciplinari Registrazione e gestione dei provvedimenti disciplinari e delle motivazioni sottese; o Materiale in dotazione Tenuta del registro dei materiali di dotazione (cellulare, personal computer, ecc); o Vestiario Registrazione delle taglie, scadenze, tipologie e consegne effettuate; o Cariche aziendali Storico delle cariche interne, sindacali ecc. ricoperte dal soggetto; o Scheda di affiancamento dei dipendenti Modulo di affiancamento all ingresso in azienda; o Retribuzione e compensi Tracciabilità storica delle dinamiche retributive (Retribuzione o Compensi) distintamente ripartita (RAL, benefit, ecc..) per consentire: Consuntivazione o previsione; Comparazione tra periodi (Incrementi / Scostamenti); Motivazione delle variazioni (Aumento CCNL, Politica Retributiva, Incentivazione); f) Assenze a lungo termine Tracciabilità storica delle assenze (maternità obbligatoria, facoltativa, malattia, infortuni, aspettative, ecc.) Il sistema dovrà tenere traccia delle scadenze inerenti, ad esempio, ai rapporti di lavoro, alle visite mediche, alla scelta di destinazione del TFR, ai rapporti con gli Enti 11

12 previdenziali e darne evidenza in tempo utile per la relativa gestione (calendarizzazione degli eventi). 4.2.ORGANIZZAZIONE Il modulo corrisponde all esigenza di definire le unità organizzative e quindi le dipendenze gerarchiche e funzionali cui associare le risorse assegnate ai diversi centri di costo. La soluzione offerta deve consentire di individuare in ogni momento dove sono localizzate le risorse, da chi dipendono, quale ruolo (responsabile, referente, ecc.), mansione (addetto movimentazione, OSS, cuoco, addetto mensa, amministrativo, ecc.) ed incarico (addetto antincendio, preposto sicurezza, dirigente sicurezza, ecc.) ricoprono, gli organici previsti e quelli effettivi e le sostituzioni a lungo termine. Deve essere inoltre possibile: a) La visione della struttura gerarchica dell organigramma (intero o in parte); b) La gestione dello stesso, con possibilità di modifica trasferendo interi rami ; c) La ricerca delle risorse all interno della struttura; d) L esportazione dei dati verso applicazioni specifiche di gestione grafica degli organigrammi; e) La suddivisione su più sedi, mansioni e centri di costo da parte di una singola risorsa sia in percentuale che in valori assoluti. 4.3.FORMAZIONE Il modulo deve consentire di elaborare iter formativi sulla base dei ruoli, delle mansioni e degli incarichi dei dipendenti recependo anche le richieste di formazione da parte dei responsabili. È importante che l associazione corso-ruolo/mansione/incarico sia automatizzata così da generare l iter formativo e tenerne costante traccia dello stato di avanzamento. Il fine è quello di formulare budget e piani di formazione completi (ore, costi, sessioni da organizzare, ecc.) che vengano poi rendicontati anche per scopi qualitativi. Tutti i processi autorizzativi devono essere gestiti tramite procedure di WorkFlow. La gestione della formazione prevede i seguenti punti: a) Elaborazione del piano di formazione annuale contenente i seguenti dati: o Titolo e tipologia del corso; o Durata; o Periodo ; o Numero e profilo partecipanti; o Docente; o Costi stimati; o Data di svolgimento del corso; 12

13 o Esito. b) Elaborazione di iter formativi sulla base di ruoli, mansioni e incarichi dei dipendenti; c) Elaborazione di richieste formative da parte di: o Responsabile; o Ufficio del Personale; o Dipendente stesso. d) Ricezione da parte dell Ufficio del Personale delle richieste formative autorizzate (tramite processi di WorkFlow); e) Pianificazione del calendario dei corsi e relativa organizzazione; f) Definizione dei partecipanti sulle seguenti basi: o Corsi obbligatori per tutti i dipendenti; o Corsi obbligatori derivanti dalle diverse mansioni in azienda e collegate al ruolo ricoperto; o Proposta formativa avanzata da un responsabile; o Proposta formativa avanzata dal dipendente. g) Iscrizione dei partecipanti e relativa comunicazione di partecipazione; h) Gestione delle presenze ai corsi con inserimento automatico delle ore di formazione nel cartellino del dipendente; i) Raccolta dei dati di presenza per singolo dipendente e per singola sessione del corso; j) Gestione di eventuali prove/esami sostenuti ed emissione/ricezione degli attestati; k) Registrazione e monitoraggio dei crediti formativi ECM (Educazione Continua in Medicina) per il personale sanitario; l) Gestione delle valutazioni sul corso emesse dai partecipanti e dai docenti. Dovrà esserci la possibilità di gestire lo scadenziario dei corsi che prevedono una validità temporale. Tali scadenze dovranno poter essere calendarizzate ed evidenziate ai fini formativi. Dovrà essere prevista inoltre un anagrafica storica: m) Dei corsi: o Definizione: titolo corso, tematica, validità. o Formatori: indicazione dei docenti interni e/o esterni. o Competenze: indicazione delle competenze per le quali il corso viene organizzato. o Corsi specifici: indicazione dei ruoli a cui è rivolto il corso. o Prerequisiti: indicazione dei prerequisiti minimi per accedere al corso. o Obiettivi e contenuti: definizione degli obiettivi e contenuti. o Documenti: per allegare il materiale. n) Delle edizioni: o Definizione: titolo corso, tematica, validità, piano di formazione, status. 13

14 o o o o o o Date effettive: date del corso, durate, aule, docenti. Partecipanti: nominativi, date, durate, rinunce. Costi: per i corsi esterni registrazione dei costi sostenuti. Obiettivi e contenuti: definizione degli obiettivi e contenuti. Gestione delle mail: invio mail ai partecipanti e ai responsabili in base a modelli definiti. 4.4.VALUTAZIONE Il modulo corrisponde all esigenza di predisporre questionari di valutazione periodica a carattere individuale e recepirne i risultati salvandoli nel Sistema HR. I questionari così predisposti devono poter: a) Associare le competenze da valutare a partire dal ruolo del soggetto; b) Integrare valutazioni di performance, valutazioni relative ai corsi di formazione o di fine periodo di prova. Ad oggi Amos gestisce le seguenti procedure di valutazione: c) Scheda di affiancamento d) Schede di valutazione nei seguenti casi: o Proroga; o Trasformazione tempo indeterminato; o Proposta per premialità; o Cessazione. Il Sistema HR dovrà pertanto gestire sia la modulistica informatizzata relativa alla valutazione che i risultati da essa derivante. Tutte le procedure dovranno essere gestite tramite WorkFlow. 4.5.RILEVAZIONE E GESTIONE PRESENZE Il sistema di gestione presenze dovrà essere costituito da due moduli: a) Modulo lato Ufficio del Personale, dove si gestiranno tutte le funzionalità, la raccolta, l elaborazione e l estrazione dei dati del personale. b) Portale web per i dipendenti, dove poter accedere tramite autenticazione basata su Active Directory e sfruttare una serie di funzionalità decentrate per ridurre ed ottimizzare i processi autorizzativi e la digitalizzazione delle informazioni. 4.6.APPLICATIVO PRESENZE PER L UFFICIO DEL PERSONALE La parte preposta all Ufficio del Personale dovrà disporre delle seguenti caratteristiche funzionali: 14

15 a) Prevedere una profilazione differente per ogni utente, con diversi livelli di accesso e sicurezza; b) Adottare gestione orari differenti per numero timbrature previste, per tipo di flessibilità, per turnazione automatica (gestione turni di lavoro e cicli lavorativi); c) Gestire le griglie degli orari per i dipendenti part-time ed il relativo confronto con gli orari svolti per il conteggio automatico delle eventuali ore di supplementare e straordinario; d) Inserire in automatico i turni effettuati sulla base delle timbrature rilevate (valido solo in determinati casi da approfondire); e) Distinguere tra anomalie vincolanti e non vincolanti; f) Assicurare la massima flessibilità nei trattamenti, cioè deve essere in grado di soddisfare anche le esigenze di gestione più complesse, senza intervenire sui programmi, ma esclusivamente con gli strumenti posti a disposizione degli utenti (tabelle di gestione, formule di trattamento) o Gestione delle ferie; o Gestione delle malattie; o Gestione degli infortuni; o Gestione delle ore supplementari; o Gestione delle ore di straordinario; o Gestione reperibilità; o Gestione permessi; o Gestione banca ore; g) Gestire i buoni pasto ed il relativo calcolo; h) Acconsentire ad interventi di giustificazione preventiva e consuntiva delle anomalie a partire da interventi controllati ed autorizzati provenienti anche dal portale dedicato: o Inserimento e richieste giustificativi (permessi, ritardi, ferie, ecc.); o Approvazione delle ore di supplementare e di straordinario; o Mancate timbrature (dimenticanza badge); o Assenze non preventivate; i) Gestire le compensazioni tra ore eccedenti ed ore mancanti su base settimanale e mensile; j) Assicurare la disponibilità di una gerarchia di approvazione a n livelli, in funzione della tipologia di intervento o di evento immesso dagli utenti; k) Gestire una rete di terminali di rilevazione presenze distribuita sul territorio; l) Acquisire le timbrature da un file generato dai terminali di rilevazione in uso o essere in grado di interfacciarsi in autonomia all hardware al momento in dotazione ad Amos come precedentemente indicato; m) Disporre in tempo reale dei dati relativi alle presenze/assenze di tutto il personale aziendale; 15

16 n) Monitorare la situazione su base giornaliera, settimanale, mensile delle ore di presenza/assenza del personale (ore ordinarie, straordinarie, giustificativi di ogni genere) fornendo eventuali documenti previsti dalla normativa vigente; o) Fornire report personalizzati e personalizzabili in autonomia dall ufficio competente. Il programma deve inoltre corrispondere alle caratteristiche generali previste per il Sistema HR: deve essere multi-aziendale e multi-contrattuale. 4.7.PORTALE WEB LATO UTENTI (RESPONSABILI E DIPENDENTI) Il portale a disposizione dei dipendenti e dei responsabili dovrà essere completamente web e dovrà disporre delle seguenti caratteristiche funzionali: a) Prevedere una profilazione differente per ogni utente o gruppo, con differenti livelli di accesso e sicurezza; b) Assicurare la massima flessibilità nei trattamenti, cioè deve essere in grado di soddisfare anche le esigenze di gestione più complesse, senza intervenire sui programmi, ma esclusivamente con gli strumenti posti a disposizione degli utenti (tabelle di gestione, formule di trattamento) o Gestione delle ferie; o Gestione straordinario; o Gestione reperibilità; o Gestione permessi; o Gestione credito/debito orario mensile; c) Permettere l inserimento di bollature virtuali con orario prefissato dal sistema e la possibilità di inserire il badge; il sistema deve poter essere configurato per gestire una white-list di indirizzi IP ammessi all accesso a tale funzione; deve essere registrato nel sistema, oltre al dato della bollatura, anche l indirizzo IP della postazione; d) Permettere di giustificare le anomalie tramite l accesso on-line ai dipendenti ed ai relativi responsabili: o Inserimento e richieste giustificativi (permessi, ritardi, ferie ecc.); o Approvazione delle ore supplementari e straordinarie; o Mancate timbrature (dimenticanza badge); o Assenze non preventivate. e) Monitorare la situazione su base giornaliera, settimanale, mensile quanto alle ore di presenza/assenza del personale (ore ordinarie, supplementari, straordinarie, giustificativi di ogni genere) fornendo eventuali documenti previsti dalla normativa vigente. Si richiede autenticazione legata ad Active Directory. 16

17 4.8.MONITOR ASSENZE E PIANIFICAZIONE FERIE Relativamente all area delle assenze sono richiesti processi di WorkFlow atti a: a) Consentire ai collaboratori ed ai loro responsabili di struttura di monitorare la situazione della assenze (malattia, infortunio, maternità, legge 104, attività pubblica o sindacale, Ferie e permessi ecc.) ai fini della valutazione della forza disponibile; b) Assicurare la verifica puntuale dell organico disponibile in fase di richiesta/autorizzazione di ferie e permessi; c) Effettuare l analisi storica dei dati su base progressiva sia a livello individuale che a livello aggregato, in base al profilo dell utenza. A questo scopo risulta indispensabile fornire uno strumento di pianificazione delle ferie che, recependo le richieste dei collaboratori, consenta ai responsabili delle strutture operative una preventiva valutazione/autorizzazione, in ragione della forza disponibile e delle attività da assicurare. L approvazione delle richieste di ferie deve poter essere effettuata con riferimento al dipendente o alla struttura operativa, beneficiando di un riscontro periodico comparando le ferie previste ed autorizzate con quelle effettivamente fruite. 4.9.GESTIONE RETRIBUZIONI Si richiede una funzionalità che consenta un passaggio di informazioni automatico da e per la gestione in outsourcing dei cedolini dei dipendenti. Il flusso in arrivo da outsourcing paghe deve alimentare una gestione che consenta di visualizzare la storia retributiva del singolo dipendente. Pertanto deve storicizzare e visualizzare le modifiche di inquadramento contrattuale (qualifica, livello, ecc.) e le modifiche di variazione retributiva con le relative motivazioni. Il flusso in partenza verso outsourcing paghe deve prevedere le variazioni di inquadramento contrattuale (qualifica, livello, ecc.) e le variazioni retributive (superminimi, una tantum, ecc.) GESTIONE NOTE SPESE Deve consentire, tramite web, la compilazione guidata delle note spese del dipendente. Deve prevedere un workflow autorizzativo automatizzato che consenta la creazione di un flusso da inviare all outsourcer paghe. 17

18 5. MANUTENZIONE TECNICA E LIVELLI DI SERVIZIO E richiesto un servizio di assistenza e manutenzione, nel seguito meglio specificato, a copertura dell intero sistema. Tale servizio deve prevedere: un assistenza telefonica mediate personale del Fornitore, competente per dare risposte adeguate sia ai tecnici di Amos sia agli addetti dell Ufficio del Personale per la parte operativa e normativa del sistema; interventi da remoto mediante strumenti da concordare per la valutazione congiunta di eventuali problematiche di natura informatica o sulle funzionalità del sistema; intervento presso la sede AMOS; tale tipologia è da prevedere a chiamata per l approfondimento di problematiche che non si possono risolvere con le altre due modalità; dovrà essere indicato un costo/giornata onnicomprensivo; Il servizio di manutenzione deve prevedere una manutenzione correttiva ed una manutenzione evolutiva. Manutenzione correttiva: il cui scopo è quello di mantenere l operatività e la funzionalità di tutto il sistema offerto e si attua attraverso la rimozione di errori residui (bug), non identificati nella fase di produzione e/o collaudo o che comunque si verificano nel periodo di utilizzo del sistema. Compito esplicito del Fornitore aggiudicatario sarà l identificazione dettagliata e la completa diagnosi dell anomalia, che potrà riguardare tutti gli aspetti dell applicazione (funzionali, di gestione dei dati, prestazionali, ecc..) Manutenzione evolutiva: il cui scopo è quello di assicurare il costante, efficace e tempestivo aggiornamento ed evoluzione delle funzionalità del software applicativo. Devono pertanto essere inclusi, per tutto il periodo del contratto: tutti gli aggiornamenti software (sia minor release sia major release sia nuove versioni) e le relative attività di installazione e configurazione, previo accordo con AMOS sui tempi e sulle modalità di rilascio. modifiche del software a seguito di variazioni organizzative dei processi di lavoro cui le funzioni applicative si riferiscono variazioni normative che comportino modifiche del software Evoluzione delle versioni dei sistemi software di base (sistemi operativi, data base management system, software di rete, linguaggi di programmazione, ecc.) o all adozione di nuovi sistemi software di base o di utilità che intervengano nel corso dell esecuzione del contratto Il fornitore deve mettere a disposizione di AMOS un numero telefonico dedicato ed una casella di posta elettronica con cui aprire le richieste di assistenza. 18

19 I tempi di presa in carico e di intervento devono avvenire durante il normale orario di lavoro e quindi nella fascia oraria dal lunedì al venerdì, festivi esclusi. Le modalità di intervento dipendono dal grado di criticità dell evento che ha determinato la richiesta di manutenzione. Il grado di criticità è stabilito dalla stazione appaltante nel momento di invio della richiesta di intervento. I gradi di criticità dipendono dalla tipologia di manutenzione che viene richiesta e sono qui di seguito esplicitati. Manutenzione correttiva: Bloccante: malfunzionamento che impedisce lo svolgimento del processo di lavoro anche di una singola applicazione. Grave: malfunzionamento che pur non impedendo lo svolgimento del processo di lavoro anche di una singola applicazione ne ostacola la continuità, l efficacia, l efficienza, la sicurezza, la qualità o altri attributi significativi. Lieve: malfunzionamento che non ostacola il regolare svolgimento del processo di lavoro anche di una singola applicazione. Manutenzione evolutiva: Urgente: intervento che richiede immediato intervento perché impedisce il funzionamento del sistema. Non urgente: ogni altro tipo di intervento. Il servizio di manutenzione dovrà avvenire secondo i seguenti tempi di intervento e di risoluzione delle anomalie/criticità (i tempi indicati si intendono riferiti all ora di invio della richiesta di assistenza tecnica): Criticità Tempi di intervento Tempi di risoluzione Manutenzione correttiva Bloccante 2 ore lavorative 8 ore lavorative Grave 4 ore lavorative 16 ore lavorative Lieve 8 ore lavorative 24 ore lavorative Manutenzione evolutiva Urgente 1 giorno lavorativo Rispetto dei tempi stabiliti nel piano di lavoro concordato Non urgente 3 giorni lavorativi Rispetto dei tempi stabiliti nel piano di lavoro concordato 19

20 Nei casi di ritardo rispetto ai tempi di intervento sopra indicati e/o di mancato intervento, l Amos, oltre all applicazione delle penali secondo quanto stabilito all art. 13 del Capitolato di Gara, ha la facoltà di provvedere alle riparazioni tramite altre imprese, addebitando il relativo importo alla ditta aggiudicataria inadempiente, salvo il risarcimento di ogni ulteriore danno. Il Fornitore ha l obbligo di attivare tutte le risorse necessarie a porre l Amos in grado di non interrompere i propri servizi. L Amos si impegna, da parte sua, a utilizzare i prodotti in modo conforme alle prescrizioni del Fornitore e comunque in modo corretto e regolare. Si ribadisce che devono essere oggetto di manutenzione tutte le variazioni normative, a prescindere dall impatto sul software applicativo fornito. 20

21 6. CARATTERISTICHE TECNICHE GENERALI 6.1.CARATTERISTICHE TECNICHE DEGLI APPLICATIVI Si richiede all applicativo: Sistema multi-aziendale e multi-utente; Profilazione delle utenze con differenti livelli di autorizzazione alle funzioni (sola consultazione e stampa, inserimento e cancellazione, amministrazione, ecc.); E richiesto che il modulo di cui al paragrafo 4.7 (portale lato utenti) sia necessariamente realizzato in tecnologia web ed in grado di funzionare sui più comuni browser web (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ecc.); per tutti gli altri moduli è richiesta preferibilmente la tecnologia web o, in alternativa, client/server o java con distribuzione mediante servizi Terminal/Citrix; Integrazione con Microsoft Active Directory in uso presso Amos per tutti i moduli. Interfaccia grafica orientata all utente medio, con help on-line contestuali e con spiegazione esaustiva di tutti gli eventuali messaggi di errore Dal punto di vista operativo si richiede che sia possibile stampare da qualsiasi stampante collegata a ciascun personal computer in dotazione degli addetti o condivisa in rete Deve essere disponibile un sistema di query e reporting generalizzato facilmente impostabile ed interrogabile dall utente Collegamenti tramite connessione VPN su Internet in modalità LAN-to-LAN IPSEC e/o connessione HTTPS per la parte web degli applicativi; La connettività Internet messa a disposizione dal Fornitore per l accesso al datacenter da cui viene erogato il servizio deve essere adeguata alle prestazioni e al numero di utilizzatori previsti, stimati in circa 1000 per la funzionalità del portale per i dipendenti e circa 30 per le funzionalità restanti; Salvataggi/replica dei dati in modo da consentire, in caso di malfunzionamento o distruzione del server, i seguenti parametri: o RTO (Recovery Time Objective): deve essere ripristinata la funzionalità utilizzata da Amos entro 24 ore dall evento di inutilizzo del server; o RPO (Recovery Point Objective): deve essere assicurata l integrità delle transazioni avvenute precedentemente le 6 ore dall evento di inutilizzo del server. o 21

22 6.2.MODULARITÀ, APERTURA E SCALABILITÀ DEL SISTEMA GESTIONE RISORSE UMANE Dovrà essere garantita la completa modularità ed essere realizzata la totale integrazione tra le diverse componenti (funzioni e dati). Da un punto di vista funzionale il sistema deve essere: Strutturato modularmente, in modo da consentire l incremento delle funzionalità applicative attraverso l utilizzo di moduli aggiuntivi. Parametrizzabile, ovvero garantire l adattamento alle esigenze dell Amos mediante l impostazione, effettuata dal fornitore, di parametri e tabelle, senza ricorrere ad una specifica attività di programmazione. Interfacciabile con strumenti di reporting e di analisi statistica. Il sistema deve essere aperto, deve cioè permettere lo scambio di dati da altre applicazioni o sistemi (import/export) e, attraverso interfacce standard, consentire l integrazione con: Strumenti di automazione d ufficio (es. Microsoft Office o altri applicativi anche Open Source) Sistemi di Gestione documentale Sistemi di Posta elettronica In particolare dovranno essere resi disponibili i dati utili per le attività di Controllo di Gestione, sia mediante esportazione di dati su tracciato da concordare sia mediante integrazione diretta tra i due sistemi informativi con modalità operative che devono prevedere sia viste sul database sia web services. Gli aggiornamenti al software devono essere realizzati in modo da non compromettere la continuità del servizio ed in ogni caso previo accordo con Amos sulle modalità e sulle tempistiche. 6.3.SICUREZZA DEI DATI Deve essere distinto il profilo utente dal profilo amministratore, e gestiti gli accessi per quanto riguarda le autorizzazioni alle funzioni del programma. Deve inoltre essere gestito dal sistema un giornale dei log che contenga traccia di tutte le operazioni (significative) avvenute sulle banche dati, riportante cosa, chi e quando ha eseguito una certa operazione. Eventuali modifiche terminate in modo anomalo o interrotte da malfunzionamento o cadute di tensione non devono alterare la situazione dati preesistente all inizio della transazione di modifica. 22

23 6.4.MIGRAZIONE DEI DATI E PROPRIETA DEI DATI Deve essere effettuata la migrazione dei dati di interesse contenuti negli attuali archivi. Tale migrazione sarà effettuata a cura del Fornitore aggiudicatario e con il supporto dei tecnici dei Servizi IT di Amos nella misura ritenuta strettamente necessaria. Il Fornitore potrà prendere visione delle strutture dati utilizzate dal software attualmente in uso. Durante la migrazione è richiesto di garantire la perfetta continuità dell esercizio senza perdita di dati e/o necessità di integrazione. La banca dati finale, univoca e normalizzata, sarà di proprietà dell Amos. A tal fine, al termine del contratto di outsourcing e di ASP, o comunque in qualunque momento verrà richiesto da parte di Amos, il fornitore dovrà fornire ad Amos tutti i dati presenti nel database in modo elettronico (ad esempio excel o file testo) in modo da consentire ad Amos la continuità del servizio. 6.5.INTEGRAZIONE CON L ATTUALE RILEVAZIONE PRESENZE E richiesto che il sistema oggetto del presente Capitolato si integri con il software attuale Microntel di scarico dati dalle bollatrici in uso, prevedendo un importazione schedulata (anche più volte al giorno) dei dati delle bollature e adeguandosi al tracciato record del sistema in uso. 6.6.DOCUMENTAZIONE È richiesta la documentazione completa di tutte le componenti fornite all interno del sistema. Tale documentazione è composta da: documentazione per l utente finale; documentazione per il personale dell Ufficio del Personale; documentazione per l amministratore del sistema. Ogni documentazione deve essere consegnata in forma digitale. Dovrà infine essere consegnata documentazione chiara ed esaustiva su tutti i tracciati record del sistema offerto e la descrizione delle tabelle in chiaro con le relazioni tra di esse (modello Entità Relazione), ivi compresi i periodici aggiornamenti degli stessi, in modo da garantire ad Amos la concreta proprietà dei dati e la loro piena fruibilità. 23

24 7.AVVIAMENTO DEL SISTEMA GESTIONE RISORSE UMANE L applicativo dovrà essere disponibile sulle postazioni utente definite da Amos. Tale attività sarà a cura del fornitore. 7.1.PIANO DI REALIZZAZIONE Si richiede di fornire un piano di realizzazione dettagliato ed impegnativo. Tale piano dovrà essere basato sulle fasi indicate nel seguito: F1: analisi e preparazione; F2: predisposizione ambiente; F3: popolamento database e migrazione archivi; F4: avviamento gestione di tutte le aree; F5: formazione; F6: elaborazione di prova dei paralleli; F7: verifica delle procedure e dei documenti prodotti; F8: switch-off. I tempi previsti dovranno essere tali da consentire la conclusione di tutte le fasi con le tempistiche di seguito indicate: Avvio del modulo Presenze Avvio dei rimanenti moduli Entro 90 giorni di calendario dall aggiudicazione definitiva; Entro 180 giorni di calendario dall aggiudicazione definitiva; Il materiale necessario allo start-up potrà essere rilasciato al Fornitore a seguito dell aggiudicazione provvisoria della procedura aperta al fine di iniziare la fase di analisi interna dei processi in essere. 24

25 8.PIANO DI FORMAZIONE Il Fornitore dovrà provvedere alla formazione tecnica e applicativa del personale Amos, prevedendo un numero minimo di 8 giornate. La formazione dovrà essere rivolta: agli operatori coinvolti nella gestione del personale per garantire una conoscenza funzionale, completa e dettagliata delle modalità di funzionamento delle singole applicazioni ai tecnici informatici per acquisire una conoscenza dell architettura tecnologica, della struttura del database e delle funzionalità di amministrazione e configurazione del sistema Le consistenze del personale che dovrà essere oggetto di formazione da parte della Ditta sono le seguenti: n. operatori Servizio Personale: max 30 n. tecnici informatici: 4 La ditta dovrà produrre un Piano di formazione in cui dovrà evidenziare: L organizzazione delle attività di formazione, comprensiva delle ore di formazione, delle figure professionali che svolgeranno le attività, dell attestazione della partecipazione e relativa frequenza del personale della Stazione Appaltante ai corsi; I moduli e i contenuti della formazione. Dovrà essere predisposto un manuale utente (distinto dalla documentazione tecnica di progetto) che supporti e guidi il personale dell amministrazione deputato all utilizzo dei programmi; 25