SERVIZIO "FATT-PA NAMIRIAL" LINEE GUIDA PER L UTILIZZO DEL PACCHETTO FULL OUTSOURCING

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1 SERVIZIO "FATT-PA NAMIRIAL" LINEE GUIDA PER L UTILIZZO DEL PACCHETTO FULL OUTSOURCING Versione 1.0 del 23 giugno 2014

2 Sommario 1. Introduzione Contenuto della Fattura PA Dati obbligatori da comunicare a Namirial per la generazione della fattura

3 1. Introduzione Scopo del presente documento è fornire delle linee guida a supporto della fruizione del Servizio FATT-PA NAMIRIAL FULL OUTSOURCING. Il Servizio prevede che Namirial (per conto dell operatore economico, ovvero il cedente del bene o il prestatore del servizio alla PA) svolga le seguenti attività: - inserimento dati di fatturazione ricevuti dall operatore economico per la generazione della fattura nel formato xml previsto dalla norma, cosiddetto tracciato FatturaPA; - sottoscrizione della fattura con firma digitale emissione per conto terzi ; - trasmissione al Sistema d interscambio (d ora in avanti SdI); - raccolta delle notifiche/ricevute veicolate dallo SdI per la gestione di eventuali errori; - conservazione a norma di legge (per 10 anni) delle fatture e delle notifiche/ricevute dello SdI (Namirial ricopre il ruolo di Responsabile della Conservazione previsto dalla normativa di riferimento). Namirial S.p.A., nell erogazione delle predette attività, si avvale del gestore tecnico 2C Solution. In particolare, il presente documento vuole offrire all operatore economico uno strumento utile per l invio di tutti quei dati che la normativa vigente richiede siano obbligatoriamente presenti per la corretta generazione della FatturaPA. 2. Contenuto della Fattura PA Il tracciato FatturaPA contiene dati che secondo la normativa vigente possono essere obbligatori o opzionali. L operatore economico può prendere visione delle specifiche operative tecniche del Sistema di Interscambio (gestito da Sogei e Agenzia delle Entrate) e della documentazione FatturaPA (oltre che di ulteriore utile documentazione) direttamente dal portale del SdI. Oltre ai dati obbligatori di cui sopra l operatore economico deve tenere presente che ai sensi di quanto disposto dall art. 25 del DL 66/2014 (cosiddetto Decreto Irpef), i dati CodiceCUP e CodiceCIG (dati di per sé opzionali nel tracciato) debbono essere considerati obbligatori nel caso in cui siano rispettate determinate condizioni. Più precisamente, il c. 2 lett. a) dispone che al fine di assicurare l effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso le stesse pubbliche amministrazioni riportano il Codice identificativo di gara (CIG) tranne i casi di esclusione dell indicazione dello stesso nelle transazioni finanziarie, così come previsto dalla determinazione dell Autorità di vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture 7 luglio 2011, n. 4, e i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136, previsti dalla tabella 1 allegata alla presente legge e riportata nel seguito e 2

4 Il c. 2 lett. b) dell art. 25 dispone di riportare il Codice unico di Progetto (CUP) in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell art. 11 della L. 3/2003. Il c. 2 bis, inoltre, stabilisce che i codici CIG e CUP siano inseriti a cura della stazione appaltante nei contratti relativi a lavori, servizi e forniture sottoscritti con gli appaltatori nell ambito della clausola prevista all art. 3, c. 8, della L. 136/2010 (la stessa clausola riporta il riferimento esplicito agli obblighi delle parti derivanti dall applicazione della stessa norma). Il c. 3, infine, precisa che le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche prive dei codici CIG e CUP qualora richiesti ai sensi del c. 2. È bene tenere presente, inoltre, che alcuni dati opzionali possono diventare obbligatori ai fini del corretto pagamento qualora si valorizzino determinati dati nel tracciato FatturaPA oppure nel caso in cui tali dati contengano informazioni richieste dall Amministrazione (Cessionario/Committente) che ne richiede necessariamente la presenza. Nel primo caso si prenda ad esempio il blocco di dati obbligatorio DatiBeniServizi composto al suo interno da due blocchi di dati a loro volta obbligatori: DettaglioLinee e DatiRiepilogo; il blocco DettaglioLinee contiene dati obbligatori ed opzionali, tra cui il dato AliquotaIVA (obbligatorio) e il dato Natura (opzionale). Qualora al dato AliquotaIVA sia attribuito il valore 0 (zero) il dato Natura deve essere obbligatoriamente valorizzato. Nel secondo caso si riferisce a campi che devono essere valorizzati in virtù degli accordi intercorsi nei contratti in essere con le PA (in particolare i dati su ordine di acquisto o contratto o convenzione e quindi ad esempio IdDocumento Numero Convenzione, codice Commessa Convenzione, dati DDT, ecc.). Si veda ad esempio la comunicazione predisposta dall Agenzia delle entrate ai propri fornitori in cui sono segnalate le informazioni che, pur non essendo obbligatorie, sono tuttavia finalizzate a consentire il pagamento delle fatture ed il caricamento automatico della fattura nel sistema contabile di quella stessa Amministrazione. Analogamente, sempre a titolo esemplificativo, si segnala la nota 3

5 della Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo di Milano, che ai fini della corretta emissione e ricezione delle fatture elettroniche, oltre ai dati obbligatoriamente previsti dalla normativa, ha richiesto l indicazione dell Ufficio/Reparto presso cui è avvenuta la fornitura/lavoro/servizio (in questo caso quindi il dato RiferimentoAmministrazione, dato opzionale compreso nel blocco di dati DatiBeniServizi (a sua volta opzionale), deve essere valorizzato obbligatoriamente). Per una corretta predisposizione della fattura, quindi, l operatore economico è tenuto a valorizzare non soltanto i dati obbligatori richiesti dalla normativa vigente ma anche quei dati opzionali che per le diverse ragioni sopra esposte devono essere necessariamente presenti nel Tracciato FatturaPA. 3. Dati obbligatori da comunicare a Namirial per la generazione della fattura Fermo restando quanto già scritto relativamente alla possibilità che l operatore economico debba necessariamente valorizzare dati di per sé opzionali, si ritiene opportuno riportare qui di seguito quei dati che le specifiche tecniche (disponibili sul portale del SdI) definiscono come obbligatori. Questi dati (riportati in grassetto), conformemente a quanto precisato in corrispondenza di essi, devono essere comunicati a Namirial al fine di garantire all operatore economico una corretta fruizione del Servizio FULL-OUTSOURCING. DATI OBBLIGATORI PER ESIGENZE DI TRASMISSIONE (indispensabili ai fini di un corretto recapito del documento elettronico): - CodiceDestinatario: identifica l'ufficio, appartenente all Amministrazione di cui all art. 1 del DM 03 aprile 2013, n. 55, al quale è destinata la fattura; il suo valore deve corrispondere a quello presente nel campo Codice Ufficio riportato nella rubrica Indice PA. CEDENTE/PRESTATORE: (la valorizzazione di questi dati è obbligatoria ai sensi del DPR 633/1972 e successive modifiche ed integrazioni): - DatiAnagrafici - IdfiscaleIVA (i dati seguenti consentono l inserimento della partita IVA per i soggetti residenti in Italia, oppure dell identificativo fiscale assegnato dall autorità del proprio paese per i soggetti non residenti) - IdPaese: codice del paese assegnante l identificativo fiscale al soggetto cedente/prestatore (secondo lo standard ISO alpha-2 code) - IdCodice: numero di identificazione fiscale del cedente/prestatore - Anagrafica - Denominazione: ditta, denominazione o ragione sociale del cedente/prestatore del bene/servizio da valorizzare nei casi di persona non fisica; la valorizzazione di questo campo è in alternativa a quella dei campi Nome e Cognome seguenti - Nome: nome del cedente/prestatore del bene/servizio da valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo campo presuppone anche la valorizzazione del campo Cognome ed è in alternativa a quella del campo Denominazione - Cognome: cognome del cedente/prestatore del bene/servizio da valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo campo presuppone anche la valorizzazione del campo Nome ed è in alternativa a quella del campo Denominazione - RegimeFiscale: regime fiscale del cedente/prestatore del bene/servizio; deve essere valorizzato con uno dei codici elencati nel documento Specifiche tecniche operative del formato della fattura del Sistema di interscambio - Sede - Indirizzo: indirizzo del cedente/prestatore del bene/servizio; deve essere valorizzato con il nome della via, piazza, etc., comprensivo, se si vuole, del numero civico - NumeroCivico: numero civico relativo all indirizzo specificato nel campo precedente; si può omettere se già riportato nel campo precedente - CAP: Codice di Avviamento Postale relativo all indirizzo - Comune: comune cui si riferisce l indirizzo 4

6 - Nazione: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code - StabileOrganizzazione (i dati seguenti devono essere obbligatoriamente valorizzati nei soli casi in cui il cedente/prestatore è un soggetto non residente ed effettua la transazione oggetto del documento tramite l organizzazione residente sul territorio nazionale. Si riferiscono alla stabile organizzazione in Italia) - Indirizzo: indirizzo della stabile organizzazione del cedente/prestatore del bene/servizio; deve essere valorizzato con il nome della via, piazza, etc., comprensivo, se si vuole, del numero civico - NumeroCivico: numero civico relativo all indirizzo specificato nel campo precedente; si può omettere se già riportato nel campo precedente - CAP: Codice di Avviamento Postale relativo all indirizzo - Comune: comune cui si riferisce l indirizzo - Nazione: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code - IscrizioneREA (i dati seguenti devono essere obbligatoriamente valorizzati nei casi di società soggette al vincolo dell iscrizione nel registro delle imprese ai sensi dell'art del codice civile) - Ufficio: sigla della provincia ove ha sede l'ufficio del Registro delle Imprese presso il quale è registrata la società - NumeroREA: numero di repertorio con il quale la società è iscritta nel Registro delle Imprese - CapitaleSociale: indica il capitale sociale quale somma effettivamente versata e quale risulta esistente dall ultimo bilancio della società; questo campo è valorizzato nei soli casi di società di capitali (SpA, SApA, SRL) - SocioUnico: questo campo è valorizzato nei casi di società per azioni e a responsabilità limitata; indica se queste si compongono di un unico socio o di più soci - StatoLiquidazione: indica se la società si trova in stato di liquidazione oppure no RAPPRESENTANTE FISCALE DEL CEDENTE PRESTATORE: dati obbligatori, qualora il cedente/prestatore si avvalga di un rappresentante fiscale in Italia, ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni: - DatiAnagrafici - IdfiscaleIVA (questi campi consentono l inserimento della partita IVA del rappresentante fiscale del cedente/prestatore) - IdPaese: codice del paese assegnante l identificativo fiscale al soggetto rappresentante fiscale (secondo lo standard ISO alpha-2 code). - IdCodice: numero di identificazione fiscale del rappresentante fiscale. - Anagrafica - Denominazione: ditta, denominazione o ragione sociale del rappresentante fiscale del cedente/prestatore da valorizzare nei casi di persona non fisica; la valorizzazione di questo campo è in alternativa a quella dei campi Nome e Cognome seguenti. - Nome: nome del rappresentante fiscale del cedente/prestatore da valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo campo presuppone anche la valorizzazione del campo Cognome ed è in alternativa a quella del campo Denominazione. - Cognome: cognome del rappresentante fiscale del cedente/prestatore da valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo campo presuppone anche la valorizzazione del campo Nome ed è in alternativa a quella del campo Denominazione. CESSIONARIO/COMMITTENTE: dati obbligatori ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni. - DatiAnagrafici - IdfiscaleIVA (questi campi consentono l inserimento della partita IVA del cessionario/committente) - IdPaese: codice del paese assegnante l identificativo fiscale al soggetto cessionario/committente (secondo lo standard ISO alpha-2 code). - IdCodice: numero di identificazione fiscale del cessionario/committente. 5

7 - CodiceFiscale: numero di codice fiscale del cessionario/committente, se non agisce nell esercizio di impresa, arte o professione. - Anagrafica - Denominazione: ditta, denominazione o ragione sociale del cessionario/committente da valorizzare nei casi di persona non fisica (nel caso di fattura alla PA, corrisponde alla struttura della pubblica Amministrazione destinataria); la valorizzazione di questo campo è in alternativa a quella dei campi Nome e Cognome seguenti. - Nome: nome del cessionario/committente da valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo campo presuppone anche la valorizzazione del campo Cognome ed è in alternativa a quella del campo Denominazione. - Cognome: cognome del cessionario/committente da valorizzare nei casi di persona fisica; la valorizzazione di questo campo presuppone anche la valorizzazione del campo Nome ed è in alternativa a quella del campo Denominazione. - Sede - Indirizzo: indirizzo del cessionario/committente; deve essere valorizzato con il nome della via, piazza, etc., comprensivo, se si vuole, del numero civico. - NumeroCivico: numero civico relativo all indirizzo specificato nel campo precedente; si può omettere se già riportato nel campo precedente. - CAP: Codice di Avviamento Postale relativo all indirizzo. - Comune: comune cui si riferisce l indirizzo. - Nazione: codice della nazione espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code. DATI GENERALI: dati obbligatori ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni. - DatiGeneraliDocumento - TipoDocumento: tipologia del documento oggetto della trasmissione (fattura, acconto/anticipo su fattura, nota di credito, parcella ) - Divisa: tipo di valuta utilizzata per l'indicazione degli importi espressa secondo lo standard ISO 4217 alpha-3: Data: data del documento (espressa secondo il formato ISO 8601:2004) - DatiRitenuta: i campi seguenti devono essere valorizzati nei casi in cui sia applicabile la ritenuta - TipoRitenuta: tipologia di ritenuta (persone fisiche o persone giuridiche) - ImportoRitenuta: importo della ritenuta - AliquotaRitenuta: aliquota (espressa in percentuale %) della ritenuta - CausalePagamento: codice della causale del pagamento (il codice corrisponde a quello utilizzato per la compilazione del modello 770S) - DatiBollo: i campi seguenti devono essere valorizzati nei casi in cui sia prevista l imposta di bollo - NumeroBollo: estremi della relativa comunicazione rilasciata dall Ufficio delle Entrate per l assolvimento in modo virtuale - ImportoBollo: importo dell imposta di bollo - DatiCassaPrevidenziale: nei casi in cui sia previsto il contributo cassa previdenziale vanno valorizzati i seguenti campi - TipoCassa: cassa di previdenza della categoria professionale di appartenenza - AlCassa: aliquota contributiva (espressa in percentuale %) prevista per la cassa di previdenza - ImportoContributoCassa: importo del contributo relativo alla cassa di previdenza della categoria professionale - AliquotaIVA: IVA (espressa in percentuale %) applicata al contributo cassa previdenziale; nel caso di non applicabilità, il campo deve essere valorizzato a zero - Dati DDT: nei casi in cui sia presente un documento di trasporto collegato alla fattura, casi di fatturazione differita, vanno valorizzati i seguenti campi per ogni documento di trasporto - NumeroDDT: numero del Documento Di Trasporto - DataDDT: data del Documento Di Trasporto (espressa secondo il formato ISO 8601:2004) 6

8 - Norma di riferimento - NormaDiRiferimento: norma di riferimento, comunitaria o nazionale, da indicare nei casi in cui il cessionario/committente è debitore di imposta in luogo del cedente/prestatore (reverse charge), o nei casi in cui sia tenuto ad emettere autofattura - Fattura principale: presente nei casi di fatture per operazioni accessorie, emesse dagli autotrasportatori per usufruire delle agevolazioni in materia di registrazione e pagamento IVA - NumeroFatturaPrincipale: numero della fattura relativa al trasporto di beni, da indicare sulle fatture emesse dagli autotrasportatori per certificare le operazioni accessorie. - DataFatturaPrincipale: data della fattura principale (espressa secondo il formato ISO 8601:2004) DATI DEI BENI/SERVIZI: dati obbligatori ai sensi del DPR 633 del 1972 e successive modifiche ed integrazioni. - DettaglioLinee - NumeroLinea: numero che identifica la linea di dettaglio del bene/servizio riportata sul documento - TipoCessionePrestazione: codice che identifica la tipologia di cessione/prestazione qualora si tratti di sconto, premio, abbuono o spesa accessoria; è quindi valorizzabile soltanto in presenza di questi casi - Descrizione: natura e qualità del bene/servizio oggetto della cessione/prestazione; può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di anticipo/acconto - Quantità: numero di unità cedute/prestate; può non essere valorizzato nei casi in cui la prestazione non sia quantificabile - UnitaMisura: unità di misura in cui è espresso il campo Quantità - DataInizioPeriodo: data iniziale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato (espressa secondo il formato ISO 8601:2004). - DataFinePeriodo: data finale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato (espressa secondo il formato ISO 8601:2004) - PrezzoUnitario: prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato rappresenta il "valore normale. - PrezzoTotale: importo totale del bene/servizio al netto dell'eventuale sconto - AliquotaIVA: IVA (espressa in percentuale %) applicata alla cessione/prestazione; nel caso di non applicabilità, il campo deve essere valorizzato a zero - ScontoMaggiorazione - Tipo: indica se si tratta di sconto o di maggiorazione - Percentuale: percentuale di sconto o di maggiorazione - Importo: importo dello sconto o della maggiorazione - Dati Riepilogo - AliquotaIVA: IVA (espressa in percentuale %) - Natura: codice che esprime la natura delle operazioni che non rientrano tra quelle imponibili - Spese accessorie: corrispettivi relativi alle cessioni accessorie, (es. imballaggi etc.) qualora presenti - Arrotondamento: arrotondamento sull'imponibile o sull importo, qualora presente - ImponibileImporto: valore che rappresenta la base imponibile, per le operazioni soggette ad IVA, oppure l importo per le operazioni che non rientrano tra quelle 'imponibili' - Imposta: imposta corrispondente all applicazione dell aliquota IVA sul relativo imponibile - EsigibilitàIVA: codice che esprime il regime di esigibilità dell IVA (differita o immediata) - RiferimentoNormativo: normativa di riferimento (obbligatorio nei casi di operazioni di cui al campo Natura) DATI SUI VEICOLI: presenti nei casi di cessioni tra paesi membri di mezzi di trasporto nuovi. Dati relativi ai veicoli di cui all art. 38, comma 4 del DL 331 del DatiVeicoli - Data: data di prima immatricolazione o di iscrizione del mezzo di trasporto nei pubblici registri (espressa secondo il formato ISO 8601:2004) 7

9 - TotalePercorso: totale chilometri percorsi, oppure totale ore navigate o volate del mezzo di trasporto 8

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