Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva. N 1 ANNO I, MARZO 2006 L Orèal,

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1 Pionieri e protagonisti Decreti legislativi, regole tecniche e norme attuative hanno finalmente dato concretamente avvio alla gestione e conservazione dei documenti informatici anche ai fini fiscali. Documenti e scritture contabili, nati informatici o trasformati via scanner da cartacei a digitali, possono essere così conservati su dischi ottici e supporti informatici. E una vera e propria rivoluzione per il mondo delle imprese italiane che elimineranno miliardi di fogli dagli ingombranti archivi cartacei. Con evidenti vantaggi sul piano dei costi e dell efficienza. Top Consult ha maturato nella conservazione sostitutiva a norma di legge una particolare esperienza: abbiamo cominciato ad occuparcene dieci anni fa e abbiamo messo a punto soluzioni specifiche pronte all uso e corredate da un ampia gamma di servizi collegati. Ma, soprattutto, la nostra leadership in quest area è testimoniata dagli oltre 70 clienti oggi operativi, che hanno già sostituito gli archivi cartacei con quelli elettronici. Questo non è però l unico aspetto del nostro know-how, da vent anni legato alle più ampie soluzioni di Enterprise Content Management. Alla base c è il nostro software Top Media, creato in Italia per le aziende italiane, che consente la navigazione elettronica dei documenti, la gestione dei flussi e l integrazione con i sistemi gestionali. Lo usano oltre diecimila utenti in 300 aziende ed enti pubblici. Con questa newsletter ( Avanti veloce come il motto della nostra società, pronta nel rispondere alle esigenze dei clienti e rapida nel progetto e nella realizzazione) vogliamo creare un canale di comunicazione diretto e continuo con i nostri utenti, con il mercato, con il management delle imprese e della PA. Presenteremo le nostre soluzioni e iniziative, i progetti dei clienti e le loro testimonianze, dibatteremo i temi e le prospettive della gestione elettronica dei documenti e soprattutto della conservazione sostitutiva. Buona lettura! >> IN QUESTO NUMERO >> Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva AVANTI VELOCE N 1 ANNO I, MARZO 2006 L Orèal, un archivio Pier Luigi Zaffagnini Amministratore Top Consult Le soluzioni Top Consult per la conservazione ottica sostitutiva. Sono già operative presso 70 enti ed aziende Pagina 2 L ECM parla italiano. Top Media NED, il motore delle soluzioni Top Consult Pagina 3 Le Marche in primo piano, un mercato promettente. A colloquio con il partner Ankon-Sh Pagina 6 ottico che elimina la carta La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali su supporto informatico è diventata operativa dall inizio dell anno in L Oréal Saipo Spa, la più importante consociata del Gruppo leader nel mercato della cosmesi. Cuore dell innovativa soluzione, realizzata da Top Consult, è il suo software Top Media NED per la navigazione elettronica dei documenti, che è integrato con il sistema gestionale dell azienda, con i programmi Office e con la posta elettronica, ed è dotato del modulo LEX specializzato per la conservazione sostitutiva a norma di legge. Quest ultima ha riguardato inizialmente le fatture clienti e altri documenti correlati (come ad esempio note di debito e credito) ed è in corso di estensione anche alle fatture fornitori, ai registri IVA acquisti e vendite, ai libri giornale e inventari, dove pure diventerà operativa nel giro di breve tempo. Con il processo di conservazione ottica sostitutiva diventato operativo, i circa segue a pag

2 2 Soluzioni Lex per la conservazione sostitutiva La rivoluzione è cominciata, anzi è già operativa La svolta è avvenuta negli ultimi due anni. Il decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze sulla conservazione sostitutiva dei documenti (23/1/04) e quello legislativo sulla fatturazione elettronica/emissione dei documenti IVA in versione informatica (20/2/04), assieme alla recente circolare dell Agenzia delle Entrate sulla loro applicazione, sanzioni comprese (19/10/05), hanno completato il quadro normativo di riferimento, estendendo anche ai fini fiscali la possibilità di conservare documenti e scritture contabili obbligatorie su supporto informatico anziché cartaceo. E la conclusione di un lungo percorso, snodatosi per oltre dieci anni, che lega insieme documento informatico, firma digitale e conservazione sostitutiva e di cui è impossibile qui citare tutte le tappe. Ricordiamo solo alcune pietre miliari: la legge 489 del 94 (nota come Tremonti1) che consentiva l uso di supporti di immagini per la conservazione dei documenti; la legge 59 del 97 (Bassanini1) sulla validità giuridica del documento informatico; poi l istituzione della firma digitale, le regole tecniche dell AIPA (oggi CNIPA); infine le leggi sulle fatture elettroniche fino alle norme per l archiviazione su dischi ottici dei documenti analogici o digitali ai fini fiscali. L 1/1/06 è entrato in vigore anche il Codice dell Amministrazione Digitale che regola l uso delle tecnologie nella PA e nei rapporti con cittadini ed imprese, compresl la conservazione dei documenti negli archivi digitali. Le imprese hanno colto subito la portata tecnica ed organizzativa delle nuove norme, assieme ai vantaggi di snellire il lavoro e di eliminare enormi volumi di carta. Ma frenano il loro interesse di fronte alla serie di obblighi presenti nella normativa di attuazione e a fornitori informatici incerti, con soluzioni non pronte o non testate. Chi si rivolge a Top Consult ha invece la garanzia di poter cogliere tutte le opportunità della nuova normativa senza problemi. La società ha infatti cominciato ad interessarsi al tema fin dall inizio e già nel 99 lanciava un progetto sperimentale congiunto con il Comune di Pesaro per la realizzazione di un archivio sostitutivo dei documenti dell anagrafe. Il progetto, con il software Top Media, ebbe successo, ne seguirono altri e lo specifico know-how maturato da Top Consult ha consentito non appena il Ministero dell Economia ha emesso i decreti relativi di proporre da subito le soluzioni Lex di conservazione in campo fiscale. E, Comune di Pesaro Era il 99 Uno dei primissimi progetti italiani di conservazione ottica sostitutiva a norma di legge è datato Una collaborazione fra Top Consult e Comune di Pesaro per archiviare otticamente i documenti anagrafici, oltre fra cartellini individuali, fogli di famiglia, cartellini delle carte d identità, alcuni risalenti al Ne è nata una soluzione innovativa di conservazione documentale (premiata anche a ForumPA del 2001), facile da usare e integrata con il sistema gestionale dell anagrafe, che ha permesso ad esempio di ripescare documenti anche storici non più in alcuni giorni ma in pochi minuti e di far accedere via Web la Polizia ai cartellini di identità. Con l approvazione del Ministero degli Interni si è così potuto eliminare l archivio cartaceo. Il successo dell iniziativa ha poi portato all estensione dell archiviazione ottica anche ai documenti contabili del Comune e,in prospettiva, a tutti i settori dell ente. più importante di tutto, oggi sono oltre 70 le aziende e gli enti che hanno già applicato con successo le soluzioni Top Consult per la conservazione sostitutiva eliminando gli archivi cartacei. Le soluzioni Top Consult Vediamo più in dettaglio le soluzioni pacchettizzate di Top Consult per la conservazione sostitutiva e i servizi esclusivi collegati. Ai clienti che utilizzano già la gestione elettronica dei documenti (GED) con i prodotti Top Media viene proposto il modulo LEX che estrae i documenti interessati archiviati nel sistema, li firma digitalmente con marcatura temporale e li trasforma in documenti conservati a norma di legge (CNIPA, Ministero Economia e Finanze). Top Consult fornisce anche il kit hardware e software di firma digitale a norma di legge. Per le aziende che usano già la GED con sistemi della concorrenza, Top Consult mette a disposizione ARCHILEX, che fa solo la parte di conservazione sostitutiva sfruttando gli archivi elettronici già presenti. Infine, per le imprese che non hanno mai adottato alcun tipo di soluzione documentale e intendono introdurre sia l archiviazione e ricerca dei documenti sia la conservazione sostitutiva di quelli fiscalmente rilevanti, è pronta la soluzione TM LEX. Le soluzioni sono poi completate da una serie di servizi di consulenza e assistenza che affiancano il Responsabile della conservazione ottica sostitutiva dell azienda in tutti gli adempimenti previsti dalla legge. Si tratta di CONLEX, strutturato su tre componenti: l intervento di un legale specializzato che effettua un corso presso il cliente sugli aspetti normativi della legge e sugli obblighi del responsabile aziendale della conservazione ottica sostitutiva; l assistenza applicativa, la formazione degli utenti e la preparazione del Manuale che descrive le procedure organizzative e gli strumenti adottati dall azienda per ottemperare agli adempimenti previsti; la certificazione del Manuale da parte del legale (servizio questo unico sul mercato). Infine il servizio MANLEX, altra offerta esclusiva, che prevede un insieme di servizi di supporto al Responsabile Archivio Ottico per mantenere a norma la procedura realizzata, come ad esempio un audit periodico degli archivi, la ricertificazione legale del manuale per modifiche o aggiunte di documenti, risposte a quesiti, l accesso ad una banca dati di domande e risposte sulle problematiche analizzate con i clienti che hanno già realizzato la conservazione sostitutiva.

3 Top Media NED, il motore delle soluzioni Top Consult L ECM parla italiano Navigare nei documenti Enterprise Content Management o ECM è la terminologia americana oggi di moda che esprime il concetto di gestione elettronica dei documenti sottolineandone il valore a livello aziendale. Top Media NED, il nuovo sistema Top Consult per la Navigazione Elettronica dei Documenti aziendali, è un software innovativo sviluppato interamente in Italia per consentire alle imprese italiane di realizzare concretamente soluzioni di Enterprise Content Management. Nato da un impegno pluriennale del Laboratorio di Sviluppo Top Consult di Torino, che conta una decina di specialisti ad alto livello affiancati da esperti di architetture e sviluppatori esterni, è stato annunciato nel 2005: immediato il suo successo, tanto che una ventina di sistemi sono già installati e al lavoro, aggiungendosi ad altri 40 già ordinati. Top Media NED raccoglie il testimone del sistema precedente, Top Media Versione 3, realizzato in architettura client/server sempre nel Laboratorio interno e oggi installato in centinaia di aziende ed enti pubblici. Orientato al Web, il nuovo sistema consente di accedere mediante moduli interattivi all archivio elettronico, di navigarvi all interno, di ritrovare ed elaborare documenti e contenuti necessari ai processi lavorativi, di smistarli automaticamente fra persone e reparti. Gli utenti aziendali possono iniziare la navigazione senza uscire dal loro ambiente di lavoro abituale, ad esempio le soluzioni gestionali ERP e visualizzare contemporaneamente sia un documento sia i dati relativi già presenti nel database aziendale. Possono inoltre archiviare e ricercare i documenti direttamente dall interno dei più diffusi software di office automation e di posta elettronica, come MS Office, Outlook/ Exchange, Lotus Notes. La navigazione può partire anche da portali o da specifiche applicazioni aziendali attraverso l apposita interfaccia di programmazione del sistema. Moduli indipendenti e integrabili Top Media NED si compone di diversi moduli indipendenti, fra loro integrabili. Il cuore del sistema è costituito dal modulo Engine, il server applicativo di ultima generazione, potente e scalabile, che esegue più operazioni contemporaneamente e colloquia con le varie funzioni. Un altro modulo chiave è Software Development Kit - SDK, cioè l interfaccia di programmazione a disposizione degli sviluppatori di software, basato su un modello ad oggetti, che consente di personalizzare e integrare applicazioni Microsoft.Net e Com oppure Java mediante XML Web Service. Creando così soluzioni su misura e adattandosi a qualsiasi ambiente applicativo aziendale. Altri moduli sono progettati per la gestione del sistema (dalla definizione dei gruppi di utenti alle relative autorizzazioni), per il lavoro dell utente finale in ambiente Windows o Web, per la scansione e visualizzazione di immagini, per la lettura ottica di codici a barre, per la stampa massiva di documenti archiviati, per la gestione degli spool di stampa. Ci sono poi i moduli che sovrintendono alle funzioni di cui abbiamo già parlato, come l integrazione con le applicazioni gestionali e con i principali sistemi di e fax, la connessione con le applicazioni MS Office, Lotus Notes, SAP e CAD. Last, but not least, il modulo LEX che realizza la conservazione ottica sostitutiva ai fini civilistici e fiscali, estraendo i documenti, firmandoli digitalmente e organizzandoli in archivi autonomi secondo le norme di legge. Soluzioni applicative ad hoc Il nuovo Top Media è quindi un prodotto avanzato, dotato di un gran numero di funzionalità e capace di realizzare soluzioni applicative ad hoc per ciascuna azienda. Il sistema è scalabile e facilmente espandibile sia nei volumi di documenti da trattare, sia nel numero degli utenti da servire, sia nell ampiezza e complessità delle rete territoriale, in modo da accompagnare l evoluzione dell impresa che lo utilizza. E il risultato finale è non solo una maggiore produttività delle persone, tempi ridotti di trattamento dei documenti, efficienza dei processi lavorativi e rapidi ritorni degli investimenti, ma oggi anche la possibilità di eliminare ponderosi archivi cartacei e cogliere le opportunità offerte dal legislatore per la smaterializzazione dei documenti fiscali e delle scritture contabili. Va anche ricordato come Top Media NED, uno strumento di lavoro che testimonia l elevato grado di conoscenze e di know-how raggiunto da Top Consult, è completato da assistenza nel progetto e formazione tecnico-applicativa, contribuendo così a rendere il cliente autonomo nell impiego dello strumento e capace ad esempio di estenderne l impiego anche in altri settori aziendali. Una filosofia dietro al prodotto La linea di prodotti Top Media è stata sviluppata negli anni da Top Consult seguendo la filosofia che ne ha ispirato la nascita e la crescita. Top Consult è diventata fin dall inizio anche software house, decidendo di sviluppare internamente un prodotto che risolvesse un problema preciso di tutte le aziende: il fatto cioè che la consultazione dei database generati dalle applicazioni gestionali non era in grado di fornire a dipendenti e manager le informazioni rilevanti contente nei documenti. Da qui lo sviluppo di un prodotto per la gestione elettronica dei documenti, che collega archivi di dati e di documenti consentendo di consultare dalla propria stazione di lavoro anche il contenuto dei documenti diventati elettronici. La gestione elettronica dei flussi dei documenti completa quindi il sistema informativo aziendale e permette di avere in ogni momento le informazioni necessarie per lo svolgimento dei processi lavorativi. Top Media ha sempre continuato a crescere, perché non appena un cliente esprime un esigenza nuova Top Consult la studia ed introduce nel prodotto nuove funzionalità. Semplicità e completezza di funzioni, assieme ai servizi forniti, ne hanno decretato il successo sul mercato e oggi il nuovo toolkit di sviluppo SDK di Top Media NED integra ancor più in profondità la gestione documentale nel sistema informativo aziendale. 3

4 4 L Orèal, un archivio ottico che elimina la carta Conservati su 10 Cd a norma di legge un milione annuo di documenti fiscali del ciclo attivo segue da pag documenti fiscali annui relativi ai clienti (ciascuno formato da più pagine per un totale quindi di un milione di pagine all anno) possono essere periodicamente estratti dall archivio elettronico, firmati digitalmente, corredati di marca temporale e passati su Cd. L intero volume annuo di documenti può essere conservato su una decina di Cd eliminando tutta la carta relativa. Se si pensa che le fatture devono essere conservate per 10 anni, l azienda con la conservazione sostitutiva può eliminare 10 milioni di pagine cartacee solo per le fatture clienti. La collaborazione di Top Consult con L Oréal Saipo, iniziata nel 1997 con un progetto di acquisizione e archiviazione di documenti contabili del ciclo attivo e passivo, si è poi ampliata e potenziata con l introduzione della nuova suite Top Media NED. Oggi la conservazione ottica sostitutiva si lega strettamente alla sottostante gestione elettronica dei documenti e dal loro abbinamento nascono per L Oréal Saipo rilevanti vantaggi: eliminazione dei vecchi e polverosi archivi e riduzione degli spazi necessari, ricerca e consultazione dei documenti in tempi brevissimi, aumento dell efficienza dell amministrazione e snellimento dei processi di lavoro. La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali Un progetto impegnativo, un traguardo importante La parola al cliente Responsabile della Conservazione Ottica Sostitutiva dei Documenti fiscali in L Oréal Saipo Spa è Alessandro Avignolo, Direttore Fiscale e Bilancio della società e di altre affiliate. Con lui facciamo il punto su questa importante innovazione tecnologica e organizzativa, uno dei primi esempi realizzati in Italia e su volumi di documenti così elevati. Quanto è durato il progetto di Conservazione Sostitutiva? Le basi erano state poste già da un anno e mezzo, negli ultimi mesi ci siamo impegnati a fondo e siamo arrivati con il nuovo anno al primo traguardo, la conservazione sostitutiva delle fatture clienti. Un traguardo molto importante, perché L Oréal Saipo che ha sede centrale a Torino - è sul piano commerciale la società più grande del gruppo e produce un volume elevatissimo di fatture attive e altri documenti contabili correlati. Il team di lavoro, da me coordinato, era composto da persone dell area amministrativa e dei sistemi informativi, oltre agli specialisti di Top Consult. Il progetto era molto impegnativo, sia per gli enormi volumi di documenti in gioco, sia per la varietà dei sistemi informatici da far dialogare fra loro (gestionali Sap frammentati nei vari reparti e con cadenze diverse, acquisizione e archiviazione documenti, ecc.), sia infine per la complessità dell organizzazione, basata su 2 divisioni con clienti e prodotti diversi, con strutture e modalità di vendita e amministrazione diverse. Per non parlare della necessità di gestire in modo integrato il flusso continuo di documenti generati in altre sedi, ad esempio i documenti di trasporto in uscita dal nostro polo logistico di Calvignasco nel milanese. Come giudica la collaborazione con Top Consult? Top Consult si può definire ormai un fornitore storico de L Oréal Saipo, con cui collabora da molti anni nell ambito della gestione documentale. Ci ha fornito gli strumenti adeguati, software, soluzioni e servizi di formazione e consulenza legale, si è impegnata per affrontare e superare con noi le complessità del progetto e le variazioni intervenute. E sempre stata disponibile L Oréal Saipo, una grande realtà commerciale L Oréal, multinazionale francese della bellezza e del benessere, ha una forte presenza in Italia: duemila persone, un giro d affari vicino al miliardo di euro, poli direzionali a Torino e Milano, stabilimento di produzione a Settimo Torinese, tre centri logistici in Lombardia. L Oréal Saipo Spa, la più importante società del gruppo L Oréal Italia, è strutturata su 2 Divisioni: la prima attiva nel mercato dei prodotti per il grande pubblico, distribuiti nei punti vendita della grande distribuzione, nelle farmacie e nelle profumerie, l altra nel settore dei prodotti per gli acconciatori, destinati all uso professionale e alla rivendita.

5 menti archiviati elettronicamente nel sistema, dalle lettere di sollecito ai documenti del servizio clienti, semplificando e sveltendo così i processi amministrativi e il lavoro delle persone. ad intervenire sul suo software per adeguarlo ulteriormente alle nostre specifiche esigenze, l applicazione così ampia e complessa funziona regolarmente: sono soddisfatto e il mio giudizio sulla collaborazione è senz altro positivo. Che ne è dei vecchi archivi cartacei? L introduzione della procedura di archiviazione ottica sostitutiva ci ha permesso di abbandonare i vecchi sistemi di conservazione, che imponevano la gestione di flussi cartacei molto elevati ed impegnativi non solo nella loro generazione ma anche e soprattutto nell archiviazione. Con l archiviazione ottica sostitutiva non è più necessario stampare, rilegare e conservare i documenti; si pensi ad esempio al libro giornale che, per una sola annualità, si componeva di più di 100 volumi da 500 fogli ciascuno che occupavano, per i dieci anni previsti dalla legge, una serie di locali predisposti ad hoc per la loro conservazione. Oggi, contrariamente al passato, possiamo gestire la stessa quantità di informazioni in Dvd custoditi in un unico armadio e siamo in grado di liberare progressivamente gli spazi adibiti ad archivio cartaceo. Quindi, soprattutto quando saremo a regime, realizzeremo un grande risparmio di carta ed una netta riduzione degli spazi, ma poi in più ci saranno tutti i vantaggi di una maggiore efficienza lavorativa legata all uso della gestione elettronica dei documenti. milione di documenti su carta; per stampare un solo registro IVA, che da noi si compone anche di fogli, si doveva seguire una procedura apposita che regolava tutte le varie fasi di questo processo, dall acquisto della carta alla predisposizione dei registri, dalla vidimazione fino alla stampa e all archiviazione. Si pensi poi quanto tempo e risorse erano necessarie per effettuare la ricerca manuale delle informazioni ad esempio sul libro giornale. Oggi, con il sistema di gestione elettronica dei documenti realizzato da Top Consult è possibile far consultare e ricercare le informazioni ad una quarantina di utenti ubicati nei vari reparti amministrativi e contabili che dal loro ambiente di lavoro possono, con grande facilità e rapidità, con chiavi di ricerca diverse, ricercare e consultare via Web tutti i documenti. Sia quelli fiscali, come bolle o fatture, già sottoposti anche al processo di conservazione sostitutiva ma comunque rimasti disponibili in linea, sia tutti gli altri docu- Quali sviluppi avrà il progetto? Stiamo già lavorando per ultimare in breve tempo la conservazione sostitutiva inserendo anche le fatture dei fornitori (circa mila all anno), i registri, i libri giornale, ecc. Il tutto per di più con la necessità di far fronte, in corsa, ad un cambiamento organizzativo imprevisto che ha comportato la delocalizzazione di alcuni servizi amministrativi su altre sedi italiane e che ci richiede quindi nuovi coordinamenti e integrazioni, pur rimanendo a Torino il server per l archiviazione ottica. Dobbiamo perciò continuare l impegno a monte per armonizzare fra loro i vari processi amministrativi coinvolti nei diversi poli, sincronizzare i relativi sistemi gestionali, metter in piedi programmi di controllo adeguati, per garantire la piena visibilità di documenti e informazioni con la velocità che ci serve. E poi estenderemo la gestione elettronica dei documenti e la loro conservazione sostitutiva anche a L Oréal Saipo Industriale Spa e alle altre società del gruppo, in modo che tutti usino la stessa soluzione e lo stesso strumento di archiviazione e consultazione, con la stessa ricaduta benefica sull organizzazione del lavoro. 5 Cosa vuol dire infatti lavorare senza carta? E sicuramente un plus, un grossissimo passo avanti. Si pensi cosa voleva dire, prima, gestire manualmente qualche

6 6 Le Marche sono uno dei principali punti di forza di Top Consult. La nostra regione conta per meno del 2% sul totale dell IT italiano, ma qui Top Consult può vantare una penetrazione di mercato molto superiore. Il merito va sicuramente anche alla consolidata partnership con noi di Ankon-Sh, che dura dal 99 : chi parla è Carlo Marcelli, che assieme a Fiorenzo Angeletti dirige la società marchigiana. Nato come Business Partner IBM diciotto anni fa, sedi ad Ancona e Ascoli Piceno, 23 persone, cinquanta clienti fra grandi e piccoli (soprattutto imprese di produzione e distribuzione) concentrati per l 80% nelle Marche, il resto nelle zone limitrofe del Centro Italia, il gruppo Ankon-Sh è specializzato nell area applicativa, soprattutto nelle installazioni di software ACG (al cui sviluppo collabora con il Laboratorio IBM), SAP e Lotus e nello A colloquio con il partner Ankon-Sh Le Marche in primo piano, un mercato promettente sviluppo di programmi su misura. E poi naturalmente nella gestione elettronica dei documenti (GED) con le soluzioni Top Consult. A parte il Comune di Pesaro e la Merloni Termosanitari, attivati e gestiti direttamente da Top Consult, sono una decina i clienti Ankon-Sh che utilizzano il software Top Media. Alcuni nomi fra questi: l Università Politecnica delle Marche, sede centrale ad Ancona, la Fox Petroli e la Fincar, che distribuisce ferramenta e prodotti siderurgici. Inoltre c è la pattuglia dei pionieri che hanno iniziato proprio con il 2006 i nuovi progetti di conservazione ottica sostitutiva, pattuglia costituita fra gli altri da Saro Occhiali e Cucine Lube. Quali sono le applicazioni più frequenti nel gruppo di aziende che hanno optato per Top Consult? Al di là della conservazione sostitutiva, vanno molto le soluzioni di gestione del ciclo attivo e passivo, dei documenti fiscali come ordini, bolle e fatture: è la logistica, la catena che va dagli acquisti delle merci fino alla vendita del prodotto finale, un settore cioè essenziale nella struttura di ogni azienda. E l interlocutore da convincere, per Ankon-Sh e Top Consult, nella maggioranza dei casi non è il responsabile dei sistemi informativi né il titolare, ma è il direttore amministrativo cui spetta l ultima parola nella decisione anche se chiama a sostegno i tecnici. Come valuta Ankon-Sh la partnership con Top Consult, ora al suo settimo anno? In modo molto positivo sottolinea Marcelli perché il prodotto è buono e le persone sono capaci e competenti. Le soluzioni Top Consult per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva sono innovative, fra le prime del genere, e ci consentono di entrare anche in aziende che non conosciamo con proposte nuove, che suscitano interesse. Anche se in una fase di stagnazione economica ogni investimento deve essere giustificato in continuazione, più e più volte, l esigenza sul mercato esiste e il prodotto Top Consult è una risposta appropriata. Per di più le imprese colgono al volo l importanza della conservazione ottica sostitutiva e la validità di una soluzione semplice e pratica che risolve un problema preciso, e da qui possono poi più facilmente valutare e giustificare l efficacia e i ritorni di un investimento complessivo legato all uso più ampio a livello aziendale del sistema di gestione elettronica dei documenti. Dottor Marcelli, previsioni sullo sviluppo di questo mercato? E sempre difficile fare previsioni, soprattutto in un periodo non facile per l IT, ma sono convinto che questo sia un settore in crescita costante, destinato anzi ad esplodere già da quest anno. La partnership con Top Consult continuerà quindi a svilupparsi con buone prospettive e reciproci vantaggi e per noi la gestione elettronica dei documenti potrebbe duplicare o anche triplicare il suo peso percentuale nel nostro mix di attività. E quali le prospettive generali per tutta l attività Ankon-Sh? Siamo in una zona periferica, dove sviluppare il mercato è più difficile rispetto ad altre zone del Paese a più alta concentrazione di imprese, il tessuto industriale è più spezzettato e di dimensioni più ridotte. Però le aziende marchigiane sono disponibili all innovazione e troviamo un buon riscontro alle nostre attività professionali. Abbiamo anche aggregato una serie di operatori minori che a noi si appoggiano e, fattore essenziale nel nostro ambiente, abbiamo consolidato con i clienti e con gli altri partner relazioni caratterizzate da immediatezza ed affidabilità. Ci è capitato recentemente che nostri concorrenti in altri settori ci abbiano segnalato esigenze dei loro clienti nel settore della GED. E proprio la GED e altre aree al confine dell applicativo e del gestionale sono quelle che in questo momento ci consentono di superare la stasi del mercato e trovare nuove opportunità di crescita.

7 Notizie in breve CE.DI.GROS, FHP e Michele Letizia scelgono Top Media Pioggia di ordini per le soluzioni Top Consult: fra i nuovi clienti acquisiti recentemente, CE.DI.GROS a Roma, FHP a Milano e Michele Letizia Spa a Cerano (Novara). Il primo, centro servizi che effettua centralmente acquisti ed approvvigionamenti per una ventina di supermercati ed ipermercati associati, ha scelto il software Top Media per l archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti fiscali relativi al ciclo attivo. FHP è la filiale del gruppo tedesco Freudenberg, che produce attrezzature per la pulizia ed è proprietario, fra l altro, del marchio Vileda. Userà Top Media NED per la gestione elettronica del ciclo attivo, di quello passivo e delle scritture contabili, e per la conservazione sostitutiva a norma di legge. I progetti sono realizzati in collaborazione con Intesa (Global Value IBM), partner di Top Consult, che offre in outsourcing le soluzioni Lex. Michele Letizia è un industria che produce nastri elastici per biancheria intima femminile (170 milioni di metri sfornati solo nell ultimo anno), con una quota esportazione superiore al 40 per cento. Ha scelto Top Media per la gestione elettronica dei propri documenti (ciclo attivo e passivo, scritture contabili) che verrà poi estesa a tutte le funzioni aziendali, integrata con il sistema gestionale AS/400. C è inoltre l intenzione di ampliare il progetto valutando le soluzioni Lex per la conservazione ottica sostitutiva. Due nuovi partner in squadra Prosegue l ampliamento della rete di partner Top Consult. Due nuove società sono entrate a far parte della squadra di vendita indiretta: si tratta di Jusan Network e di elogic. Jusan Network, con sede a Torino, opera in Piemonte e Lombardia fornendo consulenza tecnico-organizzativa e progetti di system integration sulle piattaforme più diffuse e su quelle open-source. Dotata di esperienza specifica nel campo dei prodotti GED, integrerà le soluzioni Top Consult nell ambiente software dei propri clienti. La bolognese elogic, affermata in Emilia-Romagna ma con importanti clienti anche a livello nazionale, lavora soprattutto come system integrator e software house per soluzioni Web, dai portali all ecommerce. Anch essa attiva nella gestione documentale, costruirà con i prodotti Top Consult soluzioni integrate per gli ambienti gestionali e orientate ad Internet. Potenziato il rapporto con i partner Responsabile delle relazioni Top Consult con i partner, Mauro Parsi allarga le proprie responsabilità. Deve gestire innanzitutto l attuale rete di parner con l obiettivo di incrementare il volume di vendite indirette, di fornire supporto commerciale e tecnico, individuare nuove soluzioni integrate da proporre congiuntamente ai clienti e sviluppare e mantenere competenze certificate dei partner in modo che possano operare al meglio sul mercato della gestione elettronica dei documenti e della conservazione sostitutiva. L impegno di Parsi si concentrerà inoltre sull allargamento della rete sul territorio, che verrà potenziata con l ingresso di nuove tipologie di partner e nuovi canali indiretti di vendita, assieme a nuove modalità di collaborazione. In Top Consult da 4 anni, Parsi ha un esperienza quasi ventennale nel settore IT, dove si è occupato di problematiche legate alla sicurezza e di progetti per grandi imprese e PA, lavorando in particolare nell area delle relazioni con i partner. Bennet conserva a norma E diventata operativa dal primo gennaio 2006 la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge presso il Gruppo Bennet. Si tratta di fatture clienti e fornitori, di scritture contabili e note di credito, per un totale a regime di circa un milione di pagine all anno, che vengono prima archiviate sul sistema Top Media Ned installato in Bennet e poi trasmesse al partner di Top Consult Intesa-Global Value IBM che provvede ad eseguire in outsourcing il processo di conservazioine sostitutiva mediante la soluzione Lex di Top Consult. La conservazione sostitutiva si accompagna ad un più ampio progetto di gestione elettronica dei documenti avviato internamente da Bennet nel 2005 per il ciclo attivo, passivo e scritture contabili della sede centrale di Montano Lucino (Como) e in fase di estensione anche alle strutture periferiche. Il Gruppo Bennet è uno dei maggiori operatori della grande distribuzione nel nostro paese, con 49 ipermercati distribuiti nel Nord Italia. Cerchiamo Business Partner Top Consult ricerca partner commerciali e system integrator per ampliare e consolidare la propria rete di vendita sul territorio. La aree attualmente di maggiore interesse per la società sono: Lombardia (MI, BS, BG, VA, CO), Veneto (VR, VI), Toscana, Lazio (LT), Campania, seguite da Emilia (FE, MO, PR), Umbria, Puglia, Calabria, Sicilia e Sardegna. Con i suoi Business Partner Top Consult ha costruito soluzioni innovative di gestione documenti, anche integrate con i gestionali di loro produzione, utilizzate con successo dalle aziende già acquisite o da nuovi clienti. Con Top Consult i partner possono sfruttare un prodotto di alto livello, che copre il mondo della gestione elettronica dei documenti come piattaforma di sviluppo o come soluzione già pronta, facilmente integrabile e corredata nativamente dalla conservazione sostitutiva a norme di legge (che conta già 70 referenze operative). Le aziende interessate alla partnership possono compilare l apposito modulo disponibile sul sito Web di Top Consult, sezione Partner, e inviarlo a marketing@topconsult.it. 7

8 Incontri ed eventi 8 Omat e InfoManagement, Top Consult c è Primavera ricca di eventi ed incontri per Top Consult. La società sarà presente ad Omat, l ormai storico convegno annuale sulla gestione elettronica dei documenti, nell edizione milanese. Il convegno 2006, dal titolo Finalmente si può fare, si tiene il 28 e 29 marzo all Hotel Executive di Viale Don Luigi Sturzo 45 ed è centrato in modo particolare sulle nuove possibilità offerte dal legislatore ai processi di digitalizzazione dei documenti e di smaterializzazione della carta. Top Consult è presente nella sessione Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica (mercoledì 29/3) con un intervento alle ore di Pier Luigi Zaffagnini sulle realizzazioni già operative di conservazione sostitutiva dei documenti, fiscali e non, mediante le soluzioni e i servizi esclusivi della società. Top Consult, attiva in questo fin dall inizio, può oggi vantare oltre 70 clienti che conservano i documenti su supporti informatici a norma di legge ed hanno eliminato gli ingombranti archivi cartacei. Top Consult parteciperà anche alla tavola rotonda sugli aspetti applicativi e normativi che chiuderà la sessione. Sempre a Milano, l 11 e 12 aprile, all ATA Hotel Quark di via Lampedusa 11/A, si tiene InfoManagement 2006 sulla Gestione delle informazioni e dei processi per il governo dell impresa. Top Consult è presente nella sessione Conservazione Sostitutiva: soluzioni ed esperienze di mercoledì 12 aprile: nell intervento in agenda alle Pier Luigi Zaffagnini illustrerà alcuni casi concreti, fra le moltissime realizzazioni di conservazione sostitutiva a norma di legge già operative presso i clienti Top Consult: Comune di Pesaro (anagrafe), L Oréal Saipo (fatture e libri contabili), Merloni Termosanitari (ufficio personale), Ospedale Ordine Mauriziano (cartelle cliniche), Eurofidi (contratti). Verranno inoltre presentati i servizi organizzativi e legali, unici sul mercato, progettati da Top Consult per supportare il responsabile aziendale della conservazione sostitutiva negli adempimenti di legge. Nello stand Top Consult dell area espositiva i visitatori potranno vedere all opera l avanzato software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, la vasta gamma di soluzioni che si possono costruire con questo motore ed esempi applicativi di conservazione sostitutiva. Per maggiori informazioni e iscrizioni ai due convegni, si possono consultare i rispettivi siti Web: e Top Media NED e gli archivi sostitutivi girano l Italia Una serie di seminari sul territorio sono stati organizzati da Top Consult per presentare al mondo delle imprese e della PA il nuovo software Top Media NED e le soluzioni pacchettizzate per la conservazione sostitutiva dei documenti ai fini civilistici e fiscali. Messo a punto nel Laboratorio di Sviluppo Top Consult di Torino e punto di arrivo di 15 anni di evoluzione nell Application Integration, Top Media NED (Navigazione Elettronica dei Documenti) è stato annunciato nel 2005 ed è già installato presso decine di clienti. E un software innovativo, orientato al Web e scalabile; basato sull architettura aperta Microsoft.Net, è dotato di un toolkit di sviluppo che consente ad applicazioni Java, Windows e portali aziendali di accedere tramite XML Web Service all archivio elettronico sul server Top Media. La gestione documentale si può così estendere a tutta l organizzazione aziendale e anche a clienti, agenti e fornitori. Attraverso specifici tool di conversione Top Media NED consente inoltre di conservare applicazioni ed archivi elettronici realizzati con la precedente versione client/server Top Media V.3. Le soluzioni Top Consult per la conservazione sostitutiva a norma di legge, collaudate da un esperienza decennale, consentono di introdurre velocemente le nuove procedure. Sono studiate sia per chi usa già in azienda le gestione documentale (con Top Media o con altri sistemi) sia per chi non ha mai affrontato né gestione documentale né conservazione sostitutiva. Sono completate da servizi di consulenza e assistenza legale e organizzativa, unici sul mercato. In un ottica di concretezza i seminari presentano, anche mediante dimostrazioni, funzionalità e applicazioni di Top Media NED, prodotti, consulenza e servizi per la conservazione sostitutiva, esempi concreti di archivi sostitutivi, casi utente. I primi seminari sono stati organizzati a Milano (28 marzo, , Star Hotel, via Pattari 5), Torino (30 marzo, , Top Consult, via Valeggio 22/E), Genova (6 aprile, , Jolly Hotel Marina, Molo Ponte Calvi 5). Sessioni specifiche, a Milano e Torino, sono riservate nel pomeriggo della stessa giornata ai clienti Top Media V.3: oltre a Top Media NED, l accento è sulle campagne di conversione alla nuova suite e le esperienze di conversione già effettuate. Altri seminari con la stessa formula sono in programma a Bologna (3 maggio), Vicenza (4 maggio), Roma (10-11 maggio), Firenze (24 maggio). Informazioni logistiche dettagliate, agenda e calendario aggiornato degli incontri sono disponibili sul >> sito alla sezione Eventi. AVANTI VELOCE Numero unico in attesa di registrazione Marzo 2006 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione, Milano Progetto grafico: Why P? Torino Stampa: Grafica Nizza Torino Via Valeggio 22/E Torino Tel marketing@topconsult.it