Regolamento delle spese di rappresentanza

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1 COMUNE di PORTO TOLLE Reglament delle spese di rappresentanza (Apprvat cn deliberazine del Cnsigli Cmunale n. 29 del ) PUBBLICATO il 28 lugli 2012 n Indice ART. 1 - Finalità del reglament ART. 2 - Definizine di spese di rappresentanza ART. 3 - Circstanze per i quali è ammissibile il ricrs a spese di rappresentanza dell'ente ART. 4 - Sggetti autrizzati ad effettuare Spese di Rappresentanza dell'ente ART. 5 - Specificazine delle spese di Rappresentanza ART. 6 - Spese di rappresentanza furi sede ART. 7 - Casi di inammissibilità di spese di rappresentanza ART. 8 - Gestine amministrativa e cntabile ART. 9 - Liquidazine e pagament ART Rendicntazine e pubblicità ART Entrata in vigre 1

2 ART. 1 - Finalità del reglament 1. Il presente reglament disciplina i casi nei quali è cnsentit, da parte dell Amministrazine cmunale, sstenere spese di rappresentanza, i sggetti autrizzati ad effettuare autrizzare tali spese, le prcedure per la gestine amministrativa e cntabile delle stesse, nel rispett della vigente nrmativa. ART. 2 - Definizine di spese di rappresentanza 1. Sn spese di rappresentanza quelle che derivan da bblighi di relazine cnnesse al rul istituzinale dell'ente, a dveri di spitalità specie in ccasine di visite delegazini di imprtanti persnalità italiane straniere, di incntri, di cnvegni e di cngressi rganizzati direttamente dall'amministrazine cmunale da altri sggetti territriali, di manifestazini iniziative in cui il Cmune risulti cinvlt, di gemellaggi, cerimnie, ricrrenze scambi di spitalità ricevute in prpsit. 2. Rientran fra le spese di rappresentanza quelle finalizzate a mantenere ad accrescere il prestigi dell Amministrazine, intes quale elevata cnsiderazine, anche sul pian frmale, del su rul di sggett rappresentativ della cmunità amministrata e della sua presenza nel cntest sciale, intern ed internazinale, per il miglir perseguiment dei prpri fini istituzinali. ART. 3 - Circstanze per i quali è ammissibile il ricrs a spese di rappresentanza dell'ente 1. All scp di perseguire, nell'ambit dei prpri fini istituzinali, un'adeguata priezine all'estern della prpria immagine, di mantenere ed accrescere il prpri prestigi, di valrizzare il rul di rappresentanza per far cnscere, apprezzare e seguire la prpria attività istituzinale, l Amministrazine cmunale assume a caric del bilanci neri derivanti da bblighi di relazine e da dveri di spitalità specie in ccasine di: visite di imprtanti persnalità delegazini, italiane straniere incntri di lavr manifestazini iniziative, in cui il Cmune risulti fra gli rganizzatri inaugurazini di pere pubbliche cerimnie e ricrrenze 2

3 ART. 4 - Sggetti autrizzati ad effettuare Spese di Rappresentanza dell'ente 1. Sn autrizzati ad effettuare spese di rappresentanza per cnt dell'ente, previa cmunicazine alla Giunta ed adzine di appsit prvvediment per il tramite del Respnsabile dell Area cmpetente che avrà preventivamente verificat la dispnibilità di bilanci e successiva assunzine del relativ impegn di spesa i seguenti sggetti: Sindac Vice Sindac Assessri unicamente nell'ambit delle rispettive cmpetenze delegati a rappresentare il Sindac Presidente del Cnsigli Cmunale cn riferiment alle attività ed iniziative riguardanti la rappresentatività del Cnsigli Cmunale, previa verifica della dispnibilità di bilanci e del rispett delle prcedure per l'assunzine degli impegni di spesa. 2. Ogni prvvediment per le iniziative di cui al presente reglament, che cmprti l assunzine di impegn di spesa, necessita di adeguata e specifica mtivazine, cn riferiment agli scpi perseguiti. ART. 5 - Specificazine delle spese di Rappresentanza 1. Sn in particlare cnsiderate spese di rappresentanza ammissibili, nell ambit della definizini cui al precedente articl 2, quelle sstenute per: a) spitalità in particlari ccasini, rientranti tra i cmpiti istituzinali dell Ente, a sggetti investiti di cariche pubbliche e dirigenti cn rappresentanza esterna di Enti e Assciazini a rilevanza sciale, plitica, culturale e sprtiva di persnalità di riliev negli stessi settri b) fferta di generi di cnfrt (caffé, aperitivi, bibite, ecc.) e clazini di lavr, giustificate cn mtivazini di interesse pubblic a spiti ricevuti dai sggetti indicati al superire articl 4, a persne Autrità di cui alla precedente lettera a) c) clazini di lavr e cnsumazini varie durante riunini, prlungate ltre 6 re, degli rgani cllegiali dell'ente cn spiti che rivestn le qualifiche dei precedenti punti. Ad essi sn equiparati gli accmpagnatri che abbian almen la qualifica di funzinari direttivi e gli autisti di rappresentanza d) cnferenze stampa indette, sempre per fini istituzinali, dai sggetti autrizzati e) inviti, manifesti, materiale pubblicitari, inserzini su qutidiani, affitt di lcali ed addbbi, nleggi di attrezzature 3

4 ed impianti vari, servizi ftgrafici e di stampa, rinfreschi ecc in ccasine di cerimnie, inaugurazini manifestazini prmsse direttamente dall Ente alle quali partecipin persnalità Autrità estranee all'ente, sempre che le spese stesse nn sian cmprese nei piani finanziari che prmuvn dette iniziative f) frme di spitalità atti di crtesia di valre simblic (piccli dni quali targhe, medaglie, libri, cppe, ecc....), quand derivin da cnfermata cnsuetudine per mtivi di reciprcità in ccasine di rapprti ufficiali tra rgani del cmune ed rgani di altre amministrazini pubbliche (italiane straniere), di sggetti, persnalità e delegazini (italiani stranieri), in visita all'ente, ppure in ccasine di visite all'ester cmpiute da rappresentanti delegazini ufficiali del medesim Ente g) rganizzazine di cnvegni e tavle rtnde sstanzialmente riferibili ai fini istituzinali dell'ente e dirette ad assicurare il nrmale ed adeguat esit di dette iniziative, cmprese eventuali spese per clazini, rinfreschi, spitalità per gli spiti partecipanti (relatri, cnduttri ecc ), rappresentanti della Radi, della tv e della stampa, escluse le spese persnali h) dnativi-ricrd cme pergamena, bandierina, maggi flreali, ecc per i pensinamenti dei dipendenti, per i centenari, per gli spsi uniti in matrimni civile, per i nuvi nati e per acquisizine di cittadinanza i) targhe, cppe e altri premi di carattere sprtiv sl in ccasine di gare e manifestazini a carattere lcale, prvinciale, reginale, nazinale ed internazinale che si svlgn sul territri cmunale j) atti di nranza (maggi flreali, necrlgi, ecc.) in ccasine di decess di partecipazine a lutti di persnalità estranee all'ente di cmpnenti degli rgani cmunali di dipendenti dell'ente e lr parenti, ex Amministratri ed ex dipendenti k) cura di allestimenti (imbandieramenti, service, addbbi flreali, ecc.) e pubblicizzazine iniziative rganizzate dal Cmune ART. 6 - Spese di rappresentanza furi sede 1. Ai sggetti di cui all'art. 4 è cnsentit ffrire clazini ed maggi (prdtti tipici del territri, ggetti dell'artigianat lcale, ecc.) anche furi sede, in ccasine di missini viaggi, ester cmpres, nei limiti della cnvenienza e quand strettamente cnsigliati dal Prtcll. ART. 7 - Casi di inammissibilità di spese di rappresentanza 1. Nn pssn essere sstenute cme spese di rappresentanza le 4

5 spese estranee alle esigenze inerenti alla carica rivestita e cmunque nn attinenti alle funzini istituzinali dell'ente e cn un cntenut nn cnfrme alle caratteristiche indicate nei precedenti articli 2, 3, 5 e In particlare nn rientran tra le spese di rappresentanza: clazini di lavr e cnsumazini varie, acquisti di generi press bar, ristranti, trattrie, effettuati da Amministratri e dipendenti dell'ente in ccasine dell svlgiment della nrmale attività di lavr (riunini, cmmissini, ecc.), fatta eccezine per l'acqua in ccasine di riunini della Giunta, del Cnsigli, delle Cmmissini spese, in generale, che esibiscn una carenza di dcumentazine giustificativa che, pur in presenza di una dimstrazine dcumentale, nn ffrn l'esistenza dei presuppsti sstanziali di cui all'articl 2 spese effettuate dai sggetti nn autrizzati clazini di lavr a caric del Cmune per i funzinarì pubblici quand sian in missine e gdan del relativ trattament e per i cmpnenti di Cmmissini che percepiscn il gettne di presenza ART. 8 - Gestine amministrativa e cntabile 2. Gli stanziamenti per spese di rappresentanza, suddivisi secnd tiplgia d intervent (acquisti, servizi ecc ), sn annualmente determinati dal Cnsigli Cmunale in sede di apprvazine del bilanci di previsine ed assegnati nei PEG ai Respnsabili d Area cmpetenti per settre - materia. 3. Gli imprti previsti secnd tiplgia d intervent nel bilanci di previsine nn pssn essere, smmati tra lr, d imprt superire a quell calclat secnd quant stabilit dalla nrmativa vigente. ART. 9 - Liquidazine e pagament 1. Le spese di rappresentanza sn impegnate e liquidate sulla base di idnea dcumentazine (ricevute, fatture pezze giustificative fiscalmente reglari) dai Respnsabili d Area cmpetenti per settre materia. 2. I prvvedimenti (deliberazini determinazini) assunte devn cntenere una dichiarazine attestante la natura di rappresentanza della spesa che si sstiene. 3. Nel cas in cui la spesa di rappresentanza si estrinsechi nell acquisizine di beni e servizi, l rdinazine deve seguire le prcedure previste dal reglament per la disciplina dei cntratti per l apprvviginament anche in ecnmia di beni e servizi apprvat dall Amministrazine cmunale. 4. Le spese di rappresentanza, per mtivate esigenze rganizzative d urgenza, pssn essere anticipate dall ecnm cmunale, 5

6 secnd la disciplina prevista dal Reglament cmunale di cntabilità. In tale cas la richiesta di pagament tramite servizi ecnmat deve essere crredata da una dichiarazine del sggett rdinatre attestante la natura di rappresentanza della spesa sstenuta, qualra tale element nn emerga dall att di impegn, cn allegata la relativa dcumentazine (fattura, ricevuta fiscale ecc ). ART Rendicntazine e pubblicità 1. Le spese di rappresentanza sstenute nel crs di ciascun esercizi finanziari sn elencate in appsit prspett redatt sulla base dell schema tip apprvat in cnfrmità al dispst dell art. 16 cmma 26 del D.L , n. 138 cnvertit nella L , n. 148 e definit cn Dm 23 gennai 2012 del Minister dell Intern ed allegat al rendicnt della gestine. Tale prspett è trasmess alla Sezine reginale di cntrll della Crte dei Cnti ed è pubblicat, nei termini stabiliti dalla nrmativa, sul sit internet del Cmune. 2. A tale fine i Respnsabili d Area ai quali sn stati assegnati in gestine i capitli riferiti alle spese di rappresentanza trasmettn, entr il 28 febbrai dell ann successiv, il prspett cmpilat ciascun per la parte di rispettiva cmpetenza, al Respnsabile dell Area finanziaria per l apprvazine unitamente al Rendicnt della gestine e la successiva trasmissine alla Sezine reginale di cntrll della Crte dei Cnti e pubblicazine sul sit internet del Cmune. ART Entrata in vigre 1. Il presente reglament è pubblicat, cntestualmente alla delibera cnsiliare di apprvazine, per quindici girni all Alb pretri ed entra in vigre il girn successiv la scadenza della pubblicazine. 6