SINCO GROUP GESTIONE INTEGRATA DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE CAPITAL ASSET MANAGEMENT

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1 SINCO GROUP GESTIONE INTEGRATA DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE CAPITAL ASSET MANAGEMENT

2 Sommario 1 INTRODUZIONE CAPITAL ASSET MANAGEMENT, LA SOLUZIONE ARCHITETTURA E ACCESSO AL SISTEMA GESTIONE IMMOBILI E DOSSIER EDIFICIO ANAGRAFICA IMMOBILI DOSSIER EDIFICIO IL PROPERTY IN OGNI DETTAGLIO CONCESSIONI DEL PATRIMONIO INDISPONIBILE E DEMANIALE FILIERA DI GENERAZIONE CONTRATTI DI CONCESSIONE GESTIONE LOCAZIONI PIANO DELLE ALIENAZIONI IMMOBILIARI (D.L. 112 DEL ) GLOSSARIO E NORMATIVA ON-LINE GLOSSARIO VOCI PATRIMONIALI NORMATIVA ON LINE MODULISTICA E FAC-SIMILI GESTIONE DOCUMENTALE E SCADENZIARI ARCHIVIAZIONE E MODALITÀ DI ACCESSO AI DATI REPORTISTICA MODULO FACILITY MANAGEMENT GESTIONE MANUTENZIONE SU CHIAMATA INTERVENTI MANUTENTIVI MANUTENZIONE PROGRAMMATA INGEGNERIA DI MANUTENZIONE GESTIONE MANUTENZIONI STRAORDINARIE E CANTIERI DI INVESTIMENTO ISPEZIONI FOTOGRAFICHE ON LINE PREVENTIVAZIONE CONSUNTIVAZIONE E GESTIONE CONTABILITA FINALI WEBCAM IMMOBILI E CANTIERI MODULI EXTRA Pag. 2/30

3 1 INTRODUZIONE Una moderna gestione immobiliare si sviluppa in funzione della perfetta armonia delle seguenti discipline: asset, property e facility management. Le procedure di cui sopra ampiamente sperimentate oltreoceano e nel mondo anglosassone hanno progressivamente interessato anche ampi spezzoni dell esperienza privatistica italiana e, più recentemente, anche diversi settori della pubblica amministrazione. Per asset management si intende il coacervo di tutte quelle attività finalizzate allo sviluppo strategico del patrimonio in esame. In altre parole l asset management cura la programmazione patrimoniale attraverso l analisi e la creazione di tutti gli strumenti di ricerca e monitoraggio del patrimonio. Compete quindi all organismo di asset il compito di verificare il giusto utilizzo delle strutture, analizzare l eventuale sovra o sotto utilizzo degli immobili, giudicare l'eventuale redditività percepibile dal cespite o il verificare del crescere dei costi manutentivi. La struttura di asset management interviene nelle procedure di acquisizione o alienazione del patrimonio. Il suo intervento consiste nella verifica del cespite in esame proponendo all'attenzione della struttura una accurata analisi giuridica, storica, catastale, urbanistica e funzionale. Il settore interviene altresì per verificare l'opportunità di procedere a nuove locazioni verificando la potenziale redditività del bene e suggerendo, caso per caso, la migliore destinazione. L'attività di property management sviluppa e gestisce ogni percorso di valorizzazione e utilizzo immobiliare definito dal settore di asset. In pratica il property management interviene nella gestione amministrativa e tecnica di ogni finalizzazione immobiliare. Il property management deve quindi possedere importanti conoscenze giuridiche, amministrative, tecniche e funzionali necessarie per gestire, rinnovare e/o concludere ogni rapporto locatizio o concessorio. Il settore in esame è chiamato alla gestione e ottimizzazione di tutte le somministrazioni (utenze) caratterizzanti l immobile oggetto di intervento. Compete inoltre al settore di property la gestione e la liquidazione di tutti i tributi connessi al settore immobiliare. Spetta a tale ufficio il compito di verificare l'esatta applicazione di aliquote e categorie di tassazione. In ultimo il settore cura l'inventariazione dei beni e predispone le specifiche di custodia dei medesimi. Pag. 3/30

4 Le attività di asset e property management consentono in primo luogo di individuare con estrema certezza l'insieme dei cespiti core e dei cespite no core. Essenzialmente si tratta di individuare con certezza ciò che è direttamente funzionale all'attività dell'ente o della società e ciò che invece può essere semplicemente posto in vendita, o in particolari situazioni, messo a reddito. Come si evince da quanto sopra descritto le due procedure delineate necessitano di importanti e continue compenetrazioni risultando tra loro complementari e inscindibili. Il terzo settore funzionale alla gestione patrimoniale si identifica nel Facility management ovvero il settore dedicato alla manutenzione materiale dei beni. Tradizionalmente il settore di Facility risulta staccato e indipendente dai due già esaminati. Le moderne realtà patrimoniali impongono accanto a quanto già esaminato lo sviluppo di una attività denominata, nel mondo anglosassone, di portfolio management. Tale struttura risulta essenzialmente dedicata all'individuazione delle strategie di investimento tramutabili nel settore pubblico all'individuazione delle strategie di minor costo e di miglior gestione del patrimonio esistente. L'insieme delle attività di asset e property management, nel mondo anglosassone, assume la definizione di capital asset management ovvero quel processo logico funzionale atto alla valutazione e al continuo monitoraggio delle condizioni amministrative, giuridiche, fisiche e logiche incidenti su un portafoglio dei beni amministrati. inerenti il patrimonio. Conditio sine qua non per lo sviluppo di tale procedura la creazione di un unico archivio dati contenente ogni informazione afferente al patrimonio. La moderna gestione patrimoniale deve quindi svilupparsi in direzione di un concentramento di tutte le attività Solo la perfetta conoscenza di tutti i dati e di tutte le incidenze consente lo sviluppo di importanti economie di scala e di importanti sinergie funzionali. Solo la perfetta conoscenza di ogni dettaglio e della condizione amministrativa e tecnica consente di offrire e ottimizzare il proprio patrimonio. L insieme delle attività sopra delineate, di regola, viene definita due diligence immobiliare. Il termine, ha ancora una volta, origine anglosassone significa letteralmente diligenza dovuta. In altre parole con il termine di due diligence si identifica l'insieme delle attività rivolte all analisi e allo sviluppo o di un complesso immobiliare. La due diligence non può prescindere da un complesso processo conoscitivo proprio del settore di asset management e non può prescindere dal complesso di attività amministrative e tecniche proprie del settore di property management. Pag. 4/30

5 2 CAPITAL ASSET MANAGEMENT, la soluzione CAPITAL ASSET MANAGEMENT è la soluzione immediata a tutte le problematiche sopra esposte. Il software nato direttamente dalla ventennale esperienza del Dott. Flavio Paglia (autore di oltre pagine di dottrina patrimoniale, Docente per sei Scuole Superiori di Pubblica Amministrazione) e dalla ultra decennale esperienza di SINCO s.r.l. nel settore della gestione di patrimoni immobiliare della manutenzione integrata, si propone come unico software in grado di rispondere perfettamente sia alle esigenze di programmazione patrimoniale e sia alle esigenze di gestione e manutenzione immobiliare. Il software nasce come unico prodotto assolutamente e completamente calibrato anche sulle specifiche e peculiari esigenze di tutti gli Enti Pubblici (il creatore è tuttora responsabile della gestione e valorizzazione del patrimonio di primario Ente territoriale). Il software, unico in Italia, può essere acquistato a MODULI separati, consentendo all Ente o al privato di acquisire solo ciò che effettivamente può servire alla propria struttura immobiliare. Inoltre, tra i pochi, il software può essere, anziché acquistato, semplicemente NOLEGGIATO. Tale ultima soluzione consente di acquisire tutta la potenzialità di CAPITAL ASSET MANAGEMENT senza incidere pesantemente sul bilancio societario o dell Ente. La gestione in remoto dell intero modulo garantisce l assoluto e costante aggiornamento del software nonché la possibilità di usufruire di un immensa banca moduli e fac simili, perfettamente allineata con la vigente imposizione normativa. Il contratto a NOLEGGIO consente inoltre di poter usufruire del GLOSSARIO esistente (oltre 600 voci e approfondimenti direttamente esportabili in formato word) e di tutta la NORMATIVA presente nel programma quotidianamente aggiornata. Pag. 5/30

6 92,0% 90,0% 88,0% 86,0% 84,0% Rit. 1 GG Rit. 82,0% 2 GG 80,0% 78,0% 76,0% 74,0% 72,0% Sosp. 79,2% 84,6% Rit. Sup. % 89,9% 90,2% 88,6% 88,9% 88,0% 88,0% 88,0% 87,3% 85,0% In Time 87,2% Capital Asset Management Web ARCHITETTURA E ACCESSO AL SISTEMA Il sistema si articola su di una infrastruttura informatica realizzata attraverso un server WEB e un DataBase. Dal sito aziendale un semplice collegamento consente di attivare le maschere di accesso (login/password) Ogni profilo di utente accede alle parti di propria competenza. La MASCHERA INIZIALE del software VERRÀ PERSONALIZZATA CON IL LOGO DELL ENTE O DELLA SOCIETÀ. IMMOBILI / IMPIANTI IMMOBILI / IMPIANTI IMPIANTI DITTE DI MANUTENZIONE Call-Center DATA Data base BASE - Archivio centrale Centrale ISPEZIONI TECNICHE CENTRO SERVIZI Ingegneria di Manutenzione AMMINISTRAZIONE COMPAGNIA NE Interfaccia WEB di accesso ai dati Pag. 6/30

7 4 GESTIONE IMMOBILI E DOSSIER EDIFICIO Il modulo GESTIONE IMMOBILI E DOSSIER EDIFICIO consente di gestire e riunire in un unico archivio i dati degli immobili e produrre documenti sintetici e di facile consultazione relativi a tutti i dati afferenti la natura e la gestione degli immobili. La possibilità di conoscere un universo composito di dati consente di ottimizzare la dimensione gestionale del bene, riducendo i costi amministrativi e i costi manutentivi. La disponibilità del modulo DOSSIER EDIFICIO consente inoltre di possedere un valido strumento utile per qualsiasi riflessione estimativa sia essa finalizzata alla locazione o alla vendita dell edificio. I dati inseribili all interno del DOSSIER EDIFICIO (completamente esportabile in formato word) risultano riconducibili ad almeno 300 voci e, nel loro complesso, costituiscono la più dettagliata anagrafe giuridica e tecnica. La famiglia di dati riportati in ogni singolo DOSSIER EDIFICIO risultano essere i seguenti: 1. denominazione 2. ubicazione 3. destinazione effettiva o l uso speciale 4. identificazione catastale dell immobile 5. caratteristiche generali del fabbricato 6. accessibilità al lotto 7. presenza di infrastrutture 8. presenza di carenze e disagi gestionali 9. percorribilità del lotto interno 10. dati inerenti la costruzione (ove disponibili) 11. tipologia costruttiva 12. eventuali modifiche strutturali (dimensione visiva dei medesimi) 13. eventuali modifiche di utilizzo (se conosciute) 14. presenza di corsi d acqua, forestazione, terreno 15. scale, piani fuori terra, area verde e grigia 16. pertinenze esterne 17. notizie inerenti le principali impiantistiche 18. erogazione servizi e somministrazioni 19. struttura verticale gradi di conservazione 20. struttura orizzontale gradi di conservazione 21. struttura di copertura gradi di conservazione 22. struttura verticale gradi di conservazione 23. scale e rampe gradi di conservazione 24. tamponamento gradi di conservazione 25. struttura divisoria interna gradi di conservazione 26. finiture interne gradi di conservazione 27. finiture esterne gradi di conservazione 28. opere in ferro gradi di conservazione 29. serramenti interni gradi di conservazione 30. serramenti esterni gradi di conservazione 31. pavimenti gradi di conservazione 32. cedimenti strutturali 33. movimenti strutturali 34. fotografie complesso immobiliare Pag. 7/30

8 4.1 ANAGRAFICA IMMOBILI L insieme dei dati inseribili all interno del software consentono di amministrare e gestire nel migliore dei modi qualsiasi cespite. La naturale concatenazione dei dati diviene filiera utile per avviare qualsiasi programmazione patrimoniale: dalla verifica della dimensione dell immobile alla possibilità di utilizzarlo per una determinata destinazione, dall analisi dei percorsi di accesso alla fruibilità da parte del personale esterno disabile o meno, dalla verifica del grado di conservazione all analisi del sovra o sotto utilizzo della struttura, dall accertamento impiantistico alla certificazione documentale, dalla gestione locatizia a quella concessoria ecc. Anagrafica immobili: tutti gli immobili sono codificati e censiti con l indicazione anagrafica. Dettaglio immobile: nell anagrafica immobili sono riportati tutti i dati necessari alla redazione del DOSSIER EDIFICIO Pag. 8/30

9 4.2 DOSSIER EDIFICIO Dossier Edificio: La sequenza di inserimento dati permette di descrivere le caratteristiche di ogni edificio in modo completo. Pag. 9/30

10 5 IL PROPERTY IN OGNI DETTAGLIO Il sistema proposto si candida ad essere uno dei programmi informatici maggiormente dettagliati in materia. Il percorso locatizio viene esplicitato in ragione sia dell uso diverso (Legge 27 luglio 1978 n. 392) e sia dell uso abitativo (Legge 9 dicembre 1998, n 431). All occorrenza, in ragione delle singole Leggi Regionali, il software risulta adattabile anche per la gestione del patrimonio di Edilizia Residenziale Pubblica. Ogni quadro locatizio risulta agganciato al proprio immobile o cespite di riferimento, consentendo quindi la sinergia e il ribaltamento automatico di tutti i dati già inseriti nel DOSSIER EDIFICIO. Grazie alla GESTIONE DOCUMENTALE il sistema è in grado di preavvertire, con congruo preavviso, della prossima scadenza contrattuale consentendo di inviare, con sufficiente tempistica, tutte le necessarie comunicazioni o disdette. Il percorso, di semplicissima interpretazione visiva (SISTEMA A SEMAFORI) attraverso un impianto di singoli allert, avvisa automaticamente il singolo operatore, evidenziando la criticità e, se del caso, proponendo adeguata MODULISTICA già PRECOMPILATA. In pratica in modo diretto e automatico è possibile predisporre in tempo reale qualsiasi tipologia contrattuale con inserimento e precompilazione automatica di ogni settore. Pag. 10/30

11 5.1 CONCESSIONI DEL PATRIMONIO INDISPONIBILE E DEMANIALE CAPITAL ASSET MANAGEMENT si propone come software capace di gestire, accanto al patrimonio disponibile, anche ogni iter amministrativo-gestionale afferente il patrimonio indisponibile e demaniale degli Enti Pubblici. Il processo, perfettamente conosciuto e sviluppato dottrinalmente dal Dott. Flavio Paglia, consente di produrre, in automatico, ogni componente documentale afferente il processo concessorio. La concessione viene quindi monitorata e gestita in ogni dettaglio. Come nel caso delle locazioni, anche per le concessioni è possibile sviluppare, in automatico ogni modulo gestionale e rendicontale. In particolare risultano estensibili al processo tutti i verbali gestionali e risolutivi. L impianto si sviluppa in ragione di quanto disciplinato dalla normativa vigente e da quanto osservato dalla Corte di Cassazione e dal Consiglio di Stato. LA MODULISTICA VIENE AUTOMATICAMENTE AGGIORNATA e per gli utenti in Noleggio viene costantemente monitorata ed adeguata. Concessioni: elenco anagrafico contratti concessione per immobile Pag. 11/30

12 5.2 FILIERA DI GENERAZIONE CONTRATTI DI CONCESSIONE Concessioni: Generazione automatica dei contratti e degli allegati Pag. 12/30

13 5.3 GESTIONE LOCAZIONI Da oggi compilare e predisporre un contratto di locazione NON SARA PIU UN PROBLEMA. Ogni minuta, direttamente asportabile in word, grazie al contratto di NOLEGGIO e gestione in remoto potrà essere predisposta in ossequio a tutta la normativa vigente. La nostra società, durante il periodo contrattuale si impegna infatti a modificare e a fornire ai propri clienti il modulo base perfettamente conforme alla normativa interessata. Parallelamente al contratto, il software è in grado di fornire ulteriori facsimili direttamente precompilati afferenti ad ogni aspetto della gestione locatizia: inoltro adeguamento ISTAT inoltro sollecito di pagamento inoltro avviso di sopralluogo richiesta rimborso spese di amministrazione inoltro formale disdetta A richiesta l elenco dei documenti precompilabili in automatico può essere dilatato e/o ampliato in ragione delle singole esigenze dell Ente o della società interessata. Naturalmente, qualsiasi modulo verrà predisposto in ossequio allo stemma, al marchio e alla fincatura pagina desiderata dal committente. Accanto alla modulistica giuridica, CAPITAL ASSET MANAGEMENT è in grado di offrire tutta la modulistica gestionale necessaria per ogni migliore DUE DILIGENCE. Pag. 13/30

14 In particolare, unici nel settore, proponiamo la predisposizione automatica dei sottoelencati VERBALI di GESTIONE Verbale di consegna dell unità immobiliare Verbale di sopralluogo e/o accertamento Verbale di constatazione danni Verbale di verifica conduttore Verbale di accertamento cambio destinazione d uso Verbale di accertamento sub conduttore Verbale di riconsegna dell immobile Sinteticamente le procedure immediatamente esportabili dal software risultano essere le seguenti: - Relazione su sinistri alle persone e/o danni alle proprietà - Verbale coordinamento e cooperazione - Verbale di riunione - Ordine di servizio - Comunicazione d'inizio dei lavori agli enti previdenziali e assicurativi - Certificato delle verifiche antecedenti la consegna dei lavori - Comunicazione all'appaltatore della data e del luogo di consegna dei lavori - Processo verbale di consegna dei lavori - Processo verbale di consegna dei lavori sotto riserva di legge - Processo verbale di consegna negativa dei lavori - Giornale dei Lavori 2 (foglio di calcolo Excel) - Libretto delle Misure - Lavori a misura 2 (foglio di calcolo Excel) - Lista settimanali degli operai e dei mezzi d'opera 2 (foglio di calcolo Excel) - Lista delle provviste 2 (foglio di calcolo Excel) - Registro di contabilità - Lavori a misura 2 (foglio di calcolo Excel) - Registro di contabilità - Lavori a corpo 2 (foglio di calcolo Excel) - Sommario del registro di contabilità - Lavori a misura 2 (foglio di calcolo Excel) - Sommario del registro di contabilità - Lavori a corpo 2 (foglio di calcolo Excel) - Stato di Avanzamento dei lavori (foglio di calcolo Excel) - Certificato di pagamento 2 (foglio di calcolo Excel) - - Certificato di ultimazione dei lavori Avviso ad opponendum-certificato - Comunicazione di ultimazione lavori agli istituti assicurativi - Relazione del direttore dei lavori sul conto finale - Trasmissione atti e documenti per la liquidazione finale - Relazione dettagliata sul comportamento dell'impresa - - Processo verbale di sospensione dei lavori Processo verbale di ripresa dei lavori - Certificato di regolare esecuzione - Relazione di variante - Atto di sottomissione - - Verbale di concordamento nuovi prezzi Analisi nuovi prezzi - Quadro comparativo 2 (foglio di calcolo Excel) - Quadro comparativo - A corpo 2 (foglio di calcolo Excel) Pag. 14/30

15 5.4 PIANO DELLE ALIENAZIONI IMMOBILIARI (D.L. 112 DEL ) Il recente D.L. n 112 in data 25 giugno 2008, ora convertito in legge, è intervenuto disponendo l obbligo di allegare al Bilancio di Previsione degli Enti Locali anche il Piano delle Alienazioni immobiliari dell Amministrazione stessa. Si tratta di una nuova disposizione che, facendo seguito a quanto intervenuto negli ultimi anni, mira a superare il patrimonio sottoutilizzato o non utilizzato degli enti pubblici al fine di individuare nuove entrate e al fine di ridurre i costi gestionali inerenti il patrimonio di non uso istituzionale appartenente ai medesimi enti. CAPITAL ASSET MANAGEMENT 2.0 recependo la normativa sopra indicata è in grado di armonizzare tutti i dati necessari alla compilazione del predetto Piano delle Alienazioni immobiliari fornendone addirittura la stampa perfettamente corrispondente al disposto normativo con sovra impresso il logo dell Ente locale proprietario. Parallelamente a quanto già evidenziato nelle pagine precedenti il nostro software risulta altresì compatibile e già perfettamente allineato con i percorsi concessori e locativi di cui al D.L. 351/2001 esteso anche agli Enti locali dal predetto D.L. 112/2008 (concessioni cinquantennali). Pag. 15/30

16 6 GLOSSARIO E NORMATIVA ON-LINE CAPITAL ASSET MANAGEMENT a supporto di ogni iter gestionale offre la possibilità di attingere ad un glossario di approfondimento esteso ad oltre 600 voci attinenti la gestione immobiliare. Il percorso, direttamente asportabile su formato word consente ad ogni singolo utente di produrre, in tempo reale, relazioni di dettaglio su ogni argomento patrimoniale. L opportunità di accedere on line ad un immensa banca dati nozionistica, capace di approfondire nel più minimo dettaglio ogni vocabolo, ogni legge, ogni terminologia connessa alla gestione immobiliare, consente il rapido superamento di qualsiasi dubbio e la possibilità di rendicontare con esattezza su ogni argomento. 6.1 GLOSSARIO VOCI PATRIMONIALI Il GLOSSARIO è soggetto a continuo aggiornamento. Pregevoli i richiami a tutta la normativa applicabile sulla singola voce e il rimando alle terminologie collegate. Consultazione glossario on-line Pag. 16/30

17 6.2 NORMATIVA ON LINE MODULISTICA E FAC-SIMILI Accanto al glossario CAPITAL ASSET MANAGEMENT è in grado di offrire un vastissimo repertorio di NORMATIVA ON LINE, MODULISTICA E FAC-SIMILI connessa o semplicemente interagente con la Due diligence immobiliare. In pratica, direttamente asportabili in formato word, all interno del software possono essere visualizzate tutte le normative e i documenti utili che attualmente influenzano la gestione patrimoniale. A titolo puramente esemplificativo le leggi riportate all interno del programma spaziano dalla locazione alla concessione di immobili, dalla gestione condominiale al riconoscimento di eventuali diritti reali o di godimento, dalla gestione catastale del cespite alla gestione tributaria del medesimo, dalla regolamentazione delle pertinenze all alienazione dei cespiti, dalla gestione dei vincoli incidenti sull immobile allo smaltimento dell amianto. Estrazione modulistica: nell ambito della Fornitura del servizio saranno disponibili tutti i moduli precompilati aggiornati alla normativa corrente. Pag. 17/30

18 7 GESTIONE DOCUMENTALE E SCADENZIARI Il data base centrale è in grado di registrare e gestire un sistema di controllo di tutte le scadenze documentali e gestionali. In pratica, in automatico, un apposito alert provvederà a comunicare all operatore interessato la prossimità della scadenza documentale e/o contrattuale consentendo quindi la serena gestione di tutti i processi locatizi, concessori, autorizzativi ecc Le priorità di analisi risultano essenzialmente connesse con: Tipologia documento Data emissione Data scadenza Responsabilità I sistema è configurato per gestire: qualsiasi tipologia di documento e relative frequenze di rinnovo In base ai dati registrati sono ricavati elenchi delle scadenze/rinnovi: la società di ingegneria può occuparsi di coordinare tutte le attività connesse: elenchi documenti in scadenza, interventi verso gli enti/autorità, emissione dei documenti, aggiornamento dei dati. Aspetto chiave: il SEMAFORO di impianto / area Per ogni immobile sono definiti i documenti obbligatori da tenere aggiornati: Documento presente e valido (non scaduto) (VERDE) Documento in scadenza tra (120 gg) (GIALLO) Documento non presente o scaduto (ROSSO) Quanto tutti i documenti sono OK l immobile ha il semaforo VERDE I soggetti autorizzati, mediante login e password attraverso il portale internet, potranno accedere a tutte le informazioni in base a specifici profili di autorizzazione. Con l acquisto o il noleggio del modulo GESTIONE DOCUMENTALE e SCADENZARI non sarà più possibile dimenticarsi di inviare disdetta locativa e ogni documento amministrativo e/o tecnico sarà rinnovato nei tempi e nei modi opportuni. La nostra società rimane altresì a disposizione per raccogliere, scannerizzare, catalogare e inserire tutti i documenti necessari alla Due diligence. Pag. 18/30

19 7.1 ARCHIVIAZIONE E MODALITÀ DI ACCESSO AI DATI I tecnici incaricati raccolgono e archiviano i documenti cartacei in appositi classificatori; contemporaneamente tutti i documenti sono scannerizzati e inseriti all interno del data base centrale. I soggetti autorizzati, mediante login e password attraverso il portale internet, possono accedere a tutte le informazioni: in base al profilo di autorizzazione i responsabili entrano in apposite pagine internet dove possono selezionare i documenti richiesti e visionarli a video. Se necessario è possibile scaricare i documenti sul proprio PC e ricavare una copia cartacea conforme all originale. Tale modalità di accesso risulta di estrema praticità in quanto, senza spostarsi dalla propria scrivania tutti i soggetti coinvolti, possono consultare dati, visionare documenti, controllare i termini delle scadenze. Vantaggi: Centralizzazione e condivisione delle informazioni: un unico punto dove registrare i dati Archiviazione organizzata: il sistema informatico garantisce una codifica e una logica di archiviazione che consente il recupero dei documenti in tempi brevissimi (in formato pdf, Autocad) Possibilità di trasmettere i dati istantaneamente (previo scarico dei file dei documenti è possibile trasmettere con documenti allegati e renderli disponibili a qualsiasi soggetto ne faccia richiesta) E possibile caricare sul portale tutte le planimetrie di progetto, le configurazioni di impianto, gli As-built. GESTIONE REVISIONI DOCUMENTI Il sistema informatico ha la possibilità di registrare tutte le revisioni dei documenti. Ogni entità documentale dispone di apposito elenco di revisione in ordine di data di emissione. Pag. 19/30

20 8 REPORTISTICA L'obiettivo di un Sistema di Reportistica all'interno dei Sistemi Informativi è generalmente quello di fornire documentazione analitica sulle attività di rilievo dell'organizzazione all'interno della quale è sviluppato. Tale base informativa ha l'obiettivo di essere la più aggiornata e corretta secondo un' univoca prassi organizzativa e perciò non suscettibile di rilievi e incongruenze interpretative. In particolare - e con più aderenza alle fondamenta logiche - i Sistemi di Reportistica vengono sviluppati in ambiti complessi che hanno previsto una soluzione di Datawarehouse. Una delle finalità di un processo di Datawarehouse è proprio quella di strutturare un contesto informativo hardware-software capace di rispondere alle esigenze dello scenario organizzativo nel senso più ampio. In tali contesti si hanno: - Coerenza e consolidamento dei dati - Velocità nell accesso alle informazioni - Supporto per l analisi dei dati Col crescere dei dati accumulati a disposizione delle organizzazioni, i vantaggi di un elaborazione centralizzata dei documenti si rivelano nei tempi di esecuzione dei singoli documenti di reportistica. La particolare configurazione hardware delle postazioni su cui vengono - a livello fisico - ospitate le risorse del sistema permette l'ottimizzazione delle richieste al sistema e ne diminuisce il carico di attività rispetto alla situazione in cui singoli utenti ricercano informazioni sul sistema individualmente. I report realizzabili dal nostro sistema sono praticamente infiniti. La possibilità di incrociare le oltre 300 voci del dossier edificio, e la possibilità di controllo su ogni filiera di property consente di generare a semplice richiesta un enorme quantitativo di report e grafici. In fase applicativa, il committente evidenzierà le priorità di analisi di dettaglio. Pag. 20/30

21 9 MODULO FACILITY MANAGEMENT Si tratta del più moderno software in materia di manutenzione programmata, preventiva, riparativa e a chiamata. Con FACILITY MANAGENT la gestione e la rendicontazione dei lavori non sarà più un problema. Il software supporta qualsiasi prezziario e in tempo reale è in grado di predisporre preventivi, computi metrici e rendicontazione perfettamente rispondenti alla normativa in materia di lavori pubblici. La nostra società è inoltre in grado di offrire un Call center operativo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Il sistema consente il completo controllo dei costi della manutenzione e il monitoraggio costante della gestione tecnica. 9.1 GESTIONE MANUTENZIONE SU CHIAMATA Il sistema consente l inserimento delle Richieste di Azione (chiamate) sia da call-center che direttamente dai tecnici dell ente o attraverso segnalazione diretta su portale internet: Elenco richieste azione : le chiamate sono visibili istantaneamente dal manutentore che le prende in carico indicandole come in corso Dettaglio richiesta azione : il dettaglio della chiamata riporta tutte le indicazioni utili all effettuazione dell intervento, impianto, descrizione e codifica del guasto tempi massimi di intervento, ecc. Pag. 21/30

22 9.2 INTERVENTI MANUTENTIVI Dettaglio intervento: dopo aver effettuato l intervento sull impianto il manutentore inserisce di dati di chiusura chiamata indicando tra l altro: operatore, data-ora inizio/fine, guasto riscontrato. Rapportino di intervento on-line: ogni intervento viene registrato allegando rapporto di intervento scannerizzato ed eventuale documentazione di corredo (p.e. per danni: foto sinistro, fatture, denunce, ecc.) Pag. 22/30

23 9.3 MANUTENZIONE PROGRAMMATA Scadenziario programmate: gli interventi programmati sono generati in automatico mediante uno scadenziario che riporta le date degli interventi effettuati e, in funzione del periodo previsto (annuale, semestrale, stagionale) attiva la ditta per l intervento; i rapportini di intervento programmati vengono inseriti e registrati sul sistema. 9.4 INGEGNERIA DI MANUTENZIONE 92,0% 90,0% 89,9% 90,2% 88,0% % 88,6% 88,9% 88,0% 88,0% 88,0% 87,3% 87,2% 86,0% 84,6% 84,0% Sosp. Rit. 82,0% 2 GG Rit. Sup. Rit. 1 GG 80,0% 79,2% 85,0% 78,0% 76,0% 74,0% 72,0% In Time Ingegneria di manutenzione: il sistema è in grado di monitorare, in tempo reale, le performance di manutenzione; potenti strumenti di analisi consentono di ricavare KPI generali di performance e analisi di difettosità (p.e. impianti con magg. N chiamate, componenti critici, tempi di riparazione ecc.) Pag. 23/30