Libro Firma Un prodotto Eco-Mind Ingegneria Informatica Manuale per il Gestore del servizio

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1 Libro Firma Un prodotto Eco-Mind Ingegneria Informatica Manuale per il Gestore del servizio Versione 2.3.1, Revisione 1

2 Sommario SOMMARIO... 2 LIBRO FIRMA IN SINTESI... 3 PROFILI UTENTE... 3 LA GESTIONE DI LIBRO FIRMA... 3 ACCESSO AL SERVIZIO... 4 LA CONSOLE DELL'AMMINISTRATORE... 5 VISUALIZZAZIONE DEI CONSUMI... 6 VISUALIZZAZIONE ELENCO UTENTI... 7 OPERAZIONI DI AMMINISTRAZIONE... 7 CAMBIO DELLE IMPOSTAZIONI... 8 CREAZIONE DI UN LIBRO FIRMA/MANAGER... 8 DATI DESCRITTIVI DELL UTENTE MANAGER... 9 PASSWORD DI ACCESSO... 9 SEGRETERIE DEL MANAGER AVVISI AUTOMATICI ATTIVAZIONE E DISABILITAZIONE DEL LIBRO FIRMA ATTIVAZIONE DEI PIN DI ACCESSO ALLA PAGINA DI INVIO DEI DOCUMENTI ALLA FIRMA FIRMA DIGITALE MODIFICA LIBRO FIRMA/MANAGER CREAZIONE DI UN NUOVO RUOLO CREAZIONE DI UN UTENTE DI SEGRETERIA DATI DESCRITTIVI DELL UTENTE SEGRETERIA PASSWORD DI ACCESSO ATTIVAZIONE E DISABILITAZIONE DELLA SEGRETERIA MODIFICA SEGRETERIA DOCUMENTI LAVORATI FILTRI DOCUMENTI IN ATTESA DI LAVORAZIONE FILTRI RIFERIMENTI Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 2

3 Libro Firma in sintesi Libro Firma è un servizio che consente di apporre facilmente la firma digitale su ogni tipo di documento: si apre il Libro Firma, si leggono i documenti e si approvano o si rifiutano con un semplice click del mouse o un gesto sul tablet. In questo modo, ogni Manager può interagire a distanza con il proprio ufficio, in tempo reale. Una volta effettuato l Accesso al Servizio è possibile visionare l Elenco Documenti alla firma, ovvero tutti i documenti inviati all attenzione del Manager in uno dei seguenti modi: dalla segreteria, attraverso l utilizzo del prodotto Libro Firma, o del tool di stampante virtuale scaricabile dall area riservata del sito Libro Firma; da qualsiasi sistema dell azienda (Gestionali, ERP, CRM, Sistemi documentali), attraverso i web service di integrazione di Libro Firma; da tutte le persone a cui il Manager ha inviato l indirizzo ed il PIN di accesso alla propria pagina di upload; tramite . Ogni documento può essere consultato integralmente, approvato, e eventualmente firmato digitalmente. I documenti meno recenti, archiviati dalla segreteria, risulteranno sempre e comunque accessibili mediante l Archivio Documenti. Nei paragrafi che seguono verranno discusse le diverse funzionalità a disposizione del Manager, suddivise in base alla schermata a cui fanno riferimento. Profili utente Libro Firma prevede quattro profili di utilizzatore: Manager E una persona dotata di poteri di firma. Può leggere, approvare o rifiutare i documenti che gli vengono sottoposti tramite Libro Firma. Il manager può accedere a Libro Firma via web con un browser, oppure utilizzando un tablet PC o un telefono cellulare. Segreteria E una persona che ha il compito di preparare i documenti da sottoporre alla firma del manager, e gestire i documenti firmati. Può accedere ai libri firma dei manager gestiti via web. Ha inoltre a disposizione un'utility di alimentazione installata sul proprio Personal Computer. Amministratore Può creare e configurare utenti di profilo Manager e Segreteria, e associare le Segreterie ai Manager. Non ha alcun accesso ai documenti. La gestione di Libro Firma L Amministratore di Libro Firma può: Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 3

4 creare nuovi libri firma associati ai manager, e nuovi utenti di segreteria in grado di alimentare ed archiviare i documenti modificare la configurazione degli utenti, siano essi manager o segretari verificare i parametri di consumo del servizio (numero libri firma, spazio disco utilizzato, marche temporali per il servizio di firma) accedere alle statistiche operative. L Amministratore deve inoltre conoscere le diverse modalità di alimentazione di Libro Firma con i documenti dell azienda, e le modalità di integrazione di Libro Firma con altri sistemi aziendali. Prerequisito alla lettura del presente documento è la conoscenza del funzionamento e dell uso di Libro Firma, per i quali si rimanda ai documenti [1] e [2] Libro Firma utilizza diverse modalità di firma digitale, il cui uso è descritto in [3] Le funzioni di amministrazione di Libro Firma sono disponibili sia per il servizio erogato in modalità SaaS (software as a service) dal sito webapp.librofirma.it, sia per il server LibroFirma installato presso il Cliente. Accesso al Servizio Per accedere al sito web di Libro Firma può essere utilizzato un browser compatibile. Una volta digitato l indirizzo, si aprirà la schermata di accesso che permetterà l autenticazione: l utente dovrà inserire le proprie credenziali (username e password) e premere invio. Figura 1. Accesso al servizio La pagina di Login di Libro Firma, nel caso di uso del servizio web, è: Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 4

5 https://webapp.librofirma.it 1 Se l utente ha dimenticato la propria password può recuperarla selezionando l apposito link ed inserendo la propria username e indirizzo mail quando richiesto, come mostrato in Figura 2. Riceverà via un link che permetterà di inserire la nuova password. Se l utente ha dimenticato la propria username deve contattare il customer support Eco-Mind. Figura 2. Rinnovo password La Console dell'amministratore Una volta effettuata l autenticazione, l'amministratore ha accesso alla pagina di Gestione Libri Firma rappresentata in figura 3. In tale pagina sono presenti tutte le informazioni sul servizio attivato e le funzioni di gestione in carico all'amministratore. 1 La pagina di Login del server Libro Firma installato presso il Cliente è raggiungibile all url definita in fase di installazione. La visibilità del server Libro Firma dipenderà dalle regole di accesso e dalle policy di sicurezza del Cliente. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 5

6 Figura 3 - Gestione Libri Firma Visualizzazione dei consumi Nella parte superiore della pagina, nella sezione Informazioni, sono riassunti i dati del servizio, ovvero: Tipologia di Servizio: (Demo, Standard/single user, Corporate) Scadenza del Servizio: per il servizio web, è la data di fine del contratto di servizio sottoscritto con il venditore del servizio Libro Firma. Spazio disco di archiviazione: sono indicati lo spazio disco acquistato, lo spazio disco effettivamente utilizzato e lo spazio disco disponibile. Lo spazio disco è condiviso tra tutti i libri firma gestiti dall Amministratore. N. di Libri Firma: è indicato il numero di libri firma acquistati, e, di questi, quanti sono già stati assegnati ad un manager e quanti ancora disponibili. Marche Temporali: è indicato il numero di marche temporali acquistato, il numero di marche utilizzate e il numero di marche ancora disponibili. Nella pagina di gestione è possibile visualizzare l'andamento dei consumi, ma non effettuare acquisti di componenti aggiuntivi. Per far ciò il Cliente deve rivolgersi allo stesso canale commerciale utilizzato per l acquisto del servizio. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 6

7 Visualizzazione elenco utenti Nella parte inferiore della pagina di Amministrazione, sono presenti tre ulteriori sezioni: Libri Firma e Manager, Ruoli e Segreterie. La prima riporta l elenco dei Libri Firma che sono stati creati (assegnati ciascuno a un particolare Manager). Per ogni Libro Firma/Manager, è inoltre indicata la/le Segretarie associate che possono accedere al Libro Firma del Manager per sottoporre alla firma nuovi documenti e per usare i documenti firmati. In realtà non è possibile associare direttamente un utente "segretario" ad un Manager. Un segretario (un utente singolo di tipo "Segreteria") deve appartenere ad un gruppo/ruolo. E' il Ruolo che è associato al Libro Firma/Manager. Ad ogni Manager sono associate 3 icone che rappresentano tre diverse informazioni/azioni che l'amministratore ha a disposizione: CESTINO Permette la cancellazione di un Libro Firma/Manager. Attenzione, non è possibile eliminare un Libro Firma/Manager che contiene documenti. STATO LIBRO FIRMA Un Libro Firma/Manager può essere attivo (colore verde) o non attivo (colore grigio). Un Libro Firma NON attivo NON è accessibile come Manager. Può ricevere documenti dalla Segreteria, ma non è conteggiato nei consumi. I documenti in esso contenuti sono tuttavia conservati. Riattivando il Libro Firma, il Manager può riprendere l'operatività dove si era interrotto. FIRMA DIGITALE Ad ogni Libro Firma/Manager può essere associata una modalità di firma digitale tra quelle disponibili, come descritto in [3]: Firma Digitale remota (con certificato digitale remoto e abilitazione tramite cellulare/chiamata a numero verde) Firma interna (senza certificato digitale) Firma Token (con certificato digitale montato su dispositivo locale via usb). La seconda sezione mostra l'elenco degli utenti di Segreteria Configurati. Con lo stesso paradigma del Manager, l'icona di Stato indica se la Segretaria è abilitata oppure no, il Cestino la possibilità di cancellare un utente di Segreteria. L'Amministratore può modificare la configurazione di un Libro Firma/Manager o di una Segreteria, selezionando il nome dell'utente ed entrando nella pagina di modifica. Operazioni di Amministrazione Tramite le "Operazioni di Amministrazione", un Amministratore può: Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 7

8 creare un nuovo utente Libro Firma selezionando il tasto Nuovo Manager/Libro Firma. creare un nuovo utente di Segreteria, selezionando il tasto Nuovo Segreteria. Cambio delle impostazioni Tramite il tasto, l'amministratore può infine configurare le impostazioni del proprio account (cambiare la password). La maschera di menù richiederà l'inserimento della vecchia password, e poi l'inserimento della nuova password (due volte, una per conferma). Per uscire, si dovrà selezionare il tasto "logout". Creazione di un Libro Firma/Manager Per creare un nuovo utente Libro Firma/Manager, l'amministratore utilizza il tasto Nuovo Libro Firma/Manager nelle Operazioni di Amministrazione. Si apre la maschera di menù presentato in figura 4. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 8

9 Figura 4 - Configurazione Nuovo Manager Dati descrittivi dell utente Manager In tale dialogo sono presentati un insieme di campi, identificativi del Manager che si andrà a creare, che è necessario compilare: Cognome - è visualizzato al collegamento al Libro Firma del Manager e dell'utente di Segreteria associato. Nome - è visualizzato al collegamento al Libro Firma del Manager e dell'utente di Segreteria associato. Indirizzo - è utilizzato per inviare al Manager la conferma di firma di un documento, o per sottoporre al Libro Firma del manager un documento via . Codice Fiscale - contiene il Codice Fiscale del Manager, ATTENZIONE: il campo codice fiscale, nel caso di utilizzo della firma remota, deve essere identico a quello presente sul certificato digitale che sarà utilizzato. Utente - è la userid utilizzata per l'accesso al sistema. ATTENZIONE: il valore inserito deve essere univoco e non utilizzato nell ambito dei libri firma gestiti da uno stesso server. E' un campo permanente, una volta confermato, non potrà più essere modificato in seguito. Utente - è la userid utilizzata per l'accesso al sistema. ATTENZIONE: il valore inserito deve essere univoco e non utilizzato nell ambito dei libri firma gestiti da uno stesso server. E' un campo permanente, una volta confermato, non potrà più essere modificato in seguito. Password - è la Password utilizzata per l'accesso al sistema. Password di accesso Il campo Password indica la password di accesso al Libro Firma da parte del Manager. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 9

10 L'inserimento di tale valore non è in chiaro, ma è presentato oscurato. In caso di richiesta di modifica, l utente Amministratore può intervenire digitando una nuova password in tale campo e nel campo conferma password. La modifica sarà accettata solo se i due campi conterranno lo stesso valore. Il cambiamento della password di un manager da parte di un utente Amministratore è richiesto solo in casi eccezionali (creazione di un nuovo utente, blocco di un utente). Per le normali attività di gestione della propria password, gli utenti di profilo Manager sono completamente autonomi. In particolare potranno: Modificare la propria password dal pannello impostazioni di Libro Firma. Nel caso si siano dimenticati la password, potranno richiederne l invio via attraverso il pannello di login dell applicazione (vedi quanto descritto nel paragrafo "Accesso al Servizio"). Segreterie del Manager Nella lista Segretarie e visibilità l Amministratore può selezionare uno o più Ruoli di Segreteria che in questo modo possono accedere al Libro Firma del Manager, inviare documenti alla firma e archiviare i documenti firmati o rifiutati A un Ruolo Segreteria è possibile associare più Manager e ad un Manager si possono associare più ruoli Segreterie. Ad esempio dati i seguenti manager: Mario Rossi Andrea Bianchi Corrado Verdi E i seguenti ruoli di segreteria: Amministrazione Personale Direzione E possibile, ad esempio, la seguente configurazione: Mario Rossi Andrea Bianchi Corrado Verdi Manager Amministrazione Personale Direzione Amministrazione Personale Direzione Ruoli Da cui si può notare che il manager Rossi è associato a due ruoli, mentre il ruolo Amministrazione è associato a due manager diversi (Rossi e Verdi). Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 10

11 Ai ruoli sono poi associati gli utenti di segreteria secondo questa relazione: un ruolo comprende uno o più utenti di segreteria, mentre questi ultimi possono appartenere ad un unico ruolo. Dati per esempio i seguenti utenti di segreteria: Benedetta Gialli Carla Grigi Elisa Neri Ilario Blu Una configurazione possibile potrebbe essere la seguente: Amministrazione Personale Direzione Ruolo Benedetta Gialli Carla Grigi Ilario Blu Elisa Neri Utenti Da cui si può vedere che non ci sono utenti appartenenti a più di un ruolo, ma un ruolo può avere più di un utente. In totale, unendo logicamente le due tabelle, si può dire che il manager Rossi è gestito da Gialli, Grigi e Blu mentre il manager Bianchi solo da Elisa Neri. Oppure che l utente segreteria Ilario Blu gestisce i manager Rossi e Verdi ma non Bianchi (poiché non è associato al ruolo Personale). Esistono inoltre tre diverse visibilità con cui un ruolo di segreteria è associato a un Manager: Filtrata vede solo i documenti che lei ha inviato al Manager ma quest ultimo non li vede subito nel suo Libro Firma. I documenti caricati da una Segreteria di questo tipo diventano infatti visibili al manager solo dopo che una Segreteria del Manager di tipo Completo li ha pubblicati, cioè approvati alla visione del manager. Questo tipo di visibilità è utile quando si vuole che i documenti caricati vengano prima verificati da un terzo utente che ha quindi un livello di autorizzazione maggiore. Limitata vede solo i documenti che lei ha inviato al Manager ma, a differenza del caso precedente, questi documenti vengono subito resi visibili nel Libro Firma del manager. Questo tipo di visibilità è utile quando si vogliono avere utenti in grado di gestire i propri documenti in autonomia mantenendoli privati rispetto alle altre segreterie filtrate e limitate (ma visibili a quelle complete). Completa vede tutti i documenti inviati al Manager da se stessa e da qualsiasi altra segreteria (filtrata, limitata o le altre complete) e i documenti che carica sono subito visibili al Manager. I suoi documenti non vengono visti dalle segreterie di tipo filtrato e limitato ma solo dalle altre segreterie con visibilità completa eventualmente configurate. E inoltre in grado di pubblicare o ritirare i documenti caricati dalle segreterie di tipo filtrata. E il tipo di visibilità che ha il totale controllo di tutti i documenti sottomessi al manager. E importante notare che un ruolo può avere visibilità diverse su manager diversi e che la Tipologia di visibilità di una Segreteria è decisa dall'amministratore in fase di creazione/modifica di un Libro Firma/Manager. Completando l esempio precedente, una configurazione valida potrebbe essere la seguente: Manager Ruoli Visibilità Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 11

12 Mario Rossi Amministrazione Personale Completa Filtrata Andrea Bianchi Direzione Completa Corrado Verdi Amministrazione Personale Direzione Limitata Filtrata Completa Si può notare che il ruolo Amministrazione ha visibilità Completa per Rossi e Limitata per Verdi, quindi l utente di segreteria Gialli ha massima libertà con Rossi mentre con Verdi può vedere solo i propri documenti. Per la creazione e configurazione dei ruoli e degli utenti di Segreteria, si rimanda al paragrafo successivo della presente guida. Avvisi automatici Nella sezione "Avvisi" è possibile configurare l'invio automatico di mail al Manager per segnalare eventi di interesse per la sua attività. In particolare gli avvisi riguardano: Nuovo Documento in firma - la presenza di uno nuovo documento che deve essere lavorato. Avviso lavorazione completata - nel caso di un processo di firma, può essere utile avvisare una Manager che un certo documento ha concluso il suo iter approvativo. Ritardo nella lavorazione - l'amministratore può decidere voler controllare i tempi lavorazione di un documento, evitando situazioni in cui un documento rimanga in un Libro Firma senza essere preso in considerazione. E' possibile configurare l'invio di un "reminder" a una certa data, e/o reiterare la segnalazione dopo un dato intervallo di tempo. Attivazione e disabilitazione del Libro Firma Il campo a scelta multipla Abilitato consente l attivazione o disattivazione del Libro Firma. All atto della creazione di un nuovo Libro Firma/Manager è di default a Si, ed il Libro Firma è attivo. Impostando tale campo a No, il Libro Firma è disattivato e non più accessibile dal Manager. I documenti non sono cancellati, ma potranno essere consultati di nuovo abilitando nuovamente il Libro Firma. Il servizio Libro Firma prevede un numero massimo di Libri Firma Abilitati, per i quali il Cliente ha sottoscritto un regolare contratto di servizio. Fermo restando il rispetto di tale vincolo, può esistere un numero illimitato di Libri Firma Non Abilitati, che, per esempio, contengono i documenti di Manager non più in servizio, e che possono essere consultati solo in caso di necessità. Le Segreterie potranno comunque accedere ai contenuti di tali libri firma. Nel caso si raggiunga il numero massimo di Libri Firma Abilitati previsto per il contratto, il Cliente potrà: Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 12

13 Acquistare nuovi libri firma, che saranno visibili all Amministratore. Disabilitare uno o più libri firma. In questo modo potrà creare e attivare nuovi libri firma, fino al massimo consentito. Attivazione dei PIN di accesso alla pagina di invio dei documenti alla firma Per ricevere documenti da firmare in maniera semplice e veloce, il Manager può utilizzare una pagina web che permette l invio di documenti in formato PDF alla sua attenzione. I documenti saranno caricati nel Libro Firma in maniera analoga a quanto effettuato dalla Segreteria. Il PIN può essere anche dato a soggetti diversi dalla Segreteria, per urgenze in caso di ferie e/o malattia della segretaria: l utente dotato di PIN di accesso potrà solo inviare documenti e avere conferma di tale invio. Non potrà in alcun modo avere visibilità del Libro Firma o dello stato del documento inviato. La maschera di creazione di un nuovo Libro Firma/Manager, permette la configurazione di tale PIN che, per motivi di sicurezza, deve essere digitato 2 volte. La pagina di invio è: https://webapp.librofirma.it/portale/useridmanager dove useridmanager va sostituito con la userid del Manager. Firma Digitale Il pannello permette la scelta della tipologia di firma utilizzata dal Manager. Sono disponibili 3 opzioni: Firma Remota con autenticazione tramite telefono cellulare. Prevede l uso di un certificato digitale ospitato su un Server della CA utilizzata. All atto della firma l utente si autentica utilizzando il proprio telefono cellulare: riceve un codice di sicurezza via SMS che va inserito dopo il PIN di firma. Firma Interna Prevede l uso di un certificato generato dal server Libro Firma. Token Usb Prevede l uso di un certificato digitale su Token USB o Smartcard. All atto della firma l utente dovrà collegare il proprio Token o la propria Smartcard al PC e digitare il PIN di firma quando richiesto. Le credenziali di firma (userid, PIN) per la firma digitale via Token Usb e Firma Remota sono gestite dai singoli servizi/software di firma digitale e quindi non visibili dal servizio Libro Firma. Le credenziali di firma per la firma digitale interna sono configurabili dal Manager nel suo pannello di configurazione dell applicazione. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 13

14 E possibile, per le opzioni di Firma Interna e Firma Remota, caricare un file contenente l immagine di una firma autografa del manager, o di un logo aziendale, da inserire nel talloncino che viene apposto sul PDF firmato. E possibile selezionare il formato con cui sarà prodotto il file firmato digitalmente (pdf o p7m) e se il Libro Firma utilizza il servizio di marca temporale per dare data certa ai documenti firmati. Tali parametri possono avere limitazioni in funzione del tipo di firma utilizzato. Le Segreterie attivate saranno evidenziate in giallo rispetto a quelle disponibili. Per confermare la creazione di un nuovo Libro Firma Manager, l'amministratore utilizza il tasto "Salva Modifiche". Viceversa sceglie "Annulla" per lasciare invariato l'ambiente. Figura 5 - Compilazione maschera creazione Nuovo Manager La creazione di un nuovo Libro Firma/Manager aggiorna automaticamente l'elenco presente nella maschera principale del profilo Amministratore. Modifica Libro Firma/Manager Per la modifica della configurazione di un Libro Firma/Manager occorre selezionare il nome del Manager dall'elenco e accedere alla maschera di modifica. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 14

15 Figura 7 - Modifica LibroFirma/Manager Per confermare la modifica di una delle caratteristiche del Libro Firma Manager, l'amministratore utilizza il tasto "Salva Modifiche". Viceversa sceglie "Annulla" per lasciare invariato l'ambiente. Creazione di un nuovo ruolo Come abbiamo già detto in precedenza, non è possibile associare direttamente un utente "segretario" ad un Manager. Un segretario (un utente singolo di tipo "Segreteria") deve appartenere ad un gruppo/ruolo. Per creare un nuovo utente Libro Ruolo, l'amministratore utilizza il tasto Nuovo Ruolo nelle Operazioni di Amministrazione. Si apre la maschera di menù presentato in figura 7. Figura 7 - Creazione nuovo ruolo Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 15

16 Indicato il nome del nuovo ruolo che si vuole creare, di da conferma con il tasto "Salva modifiche". E' importante ricordare che la relazione "gruppo contiene segretari" è 1:n, cioè: Un Ruolo può essere costituito da n segretari. Un segretario (un utente di tipo Segreteria) può appartenere ad un solo gruppo. La relazione "gruppo vede manager" è n:n. Per la creazione e configurazione dell utente Segreteria, con l'associazione a un particolare ruolo, si rimanda al paragrafo successivo della presente guida. Creazione di un utente di Segreteria Per creare un nuovo utente Libro Firma/Manager, l'amministratore utilizza il tasto Nuova Segreteria nelle Operazioni di Amministrazione. Si apre la maschera di menù presentato in figura 8. Figura 8 - Configurazione Nuova Segreteria Dati descrittivi dell utente Segreteria In tale dialogo sono presentati un insieme di campi, identificativi dell'utente Segreteria che si andrà a creare, che è necessario compilare: Cognome - viene visualizzato al collegamento al Libro Firma dell'utente di Segreteria. Nome - viene visualizzato al collegamento al Libro Firma dell'utente di Segreteria. Indirizzo - viene utilizzato per inviare le notifiche Utente - è la userid utilizzata per l'accesso al sistema. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 16

17 ATTENZIONE: il valore inserito deve essere univoco e non utilizzato nell ambito dei libri firma gestiti da uno stesso server. E' un campo permanente, una volta confermato, non potrà più essere modificato in seguito. Password - è la Password utilizzata per l'accesso al sistema. Ruolo - va selezionato a che gruppo di Segreteria il nuovo profilo deve essere associato. Password di accesso Il campo Password indica la password di accesso al Libro Firma da parte della Segreteria. L'inserimento di tale valore non è in chiaro, ma è presentato oscurato. In caso di richiesta di modifica, l utente Amministratore può intervenire digitando una nuova password in tale campo e nel campo conferma password. La modifica sarà accettata solo se i due campi conterranno lo stesso valore. Il cambiamento della password di una Segreteria da parte di un utente Amministratore è richiesto solo in casi eccezionali (creazione di un nuovo utente, blocco di un utente). Per le normali attività di gestione della propria password, gli utenti di profilo Segreteria sono completamente autonomi. In particolare potranno: Modificare la propria password dal pannello impostazioni di Libro Firma Nel caso si siano dimenticati la password, potranno richiederne l invio via attraverso il pannello di login dell applicazione (vedi quanto descritto nel paragrafo "Accesso al Servizio"). Attivazione e disabilitazione della Segreteria Il campo a scelta multipla Abilitato consente l attivazione o disattivazione dell utente. Nel caso di disattivazione l utente non è accessibile ma NON viene cancellato dal sistema. La creazione di un nuova Segreteria aggiorna automaticamente l'elenco presente nella maschera principale del profilo Amministratore come in figura 9. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 17

18 Figura 9 - Console aggiornata per nuova Segreteria Modifica Segreteria Per la modifica della configurazione di un profilo Segreteria occorre selezionare il nome della Segreteria dall'elenco e accedere alla maschera di modifica. Figura 10 - Modifica Segreteria Per confermare la modifica di una delle caratteristiche della Segreteria, l'amministratore utilizza il tasto "Salva Modifiche". Viceversa sceglie "Annulla" per lasciare invariato l'ambiente. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 18

19 Reportistica Il profilo di Amministratore ha anche la facoltà di accedere a una sezione di reportistica per il monitoraggio del processo. Per accedere alla reportistica, l'amministratore può utilizzare il tasto in alto a sinistra nella schermata della consolle. Esistono due tipologie di report: Figura 11 - Menù reportistica Documenti Lavorati Documenti in attesa di lavorazione. Documenti Lavorati Esiste una riga nella tabella per ogni Manager attivo sul Libro Firma. Per ciascuno, nell'unità di tempo indicata dal "Periodo", sono indicati i valori totali dei documenti lavorati per le diverse tipologie di azione possibili: Documenti approvati Documenti firmati Documenti letti Documenti rifiutati. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 19

20 Filtri Figura 12 - Report Documenti Lavorati Tramite i "Filtri" presenti nella parte destra della pagina, l'amministratore può modificare il periodo di riferimento della statistica. E possibile compiere la ricerca specificando i seguenti parametri: Data di conferma dal: data uguale o successiva a quella in cui il Manager ha confermato l'azione sui documenti in lavorazione. Data di conferma al: data uguale o precedente successiva a quella in cui il Manager ha confermato l'azione sui documenti in lavorazione. Cliccare sul pulsante "Cerca" avvia la ricerca all interno dell archivio. Con il tasto "Pulisci" posso eliminare criteri in precedenza selezionati e impostare nuova ricerca. Documenti in attesa di lavorazione Per ritornare menù reportistica, è necessario premere il tasto in alto a sinistra nella maschera. Il report dei documenti in attesa di lavorazione elenca i documenti presenti nei vari Libri Firma attivi, e per ciascuno da evidenza di alcune informazioni di stato: Titolo documento - nome del documento in attesa. Segreteria - nome della Segreteria che ha caricato il documento. Manager - nome della Manager che ha in carico sul proprio Libro Firma il documento. Attesa (gg) - numero di giorni di giacenza da quando il documento è stato caricato nel Libro Firma. Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 20

21 Stato - in base alla tabella 1, precedentemente decritta, è riportata l'icona delle azioni che è possibile compiere sul documento. Figura 13 - Report Documenti in attesa di lavorazione Filtri Tramite i "Filtri" presenti nella parte destra della pagina, l'amministratore può cercare in maniera più precisa nell'elenco mostrato un particolare documento. E possibile compiere la ricerca specificando i seguenti parametri: Titolo del Documento: è il particolare documento di cui di vuole verificare la situazione. Cognome Manager: è il manager che ha in carico il/i documento/i che si vuole controllare. Cognome Segretaria: è la Segreteria che ha caricato il/i documento/i che si vuole controllare. Attesa: permette di filtrare per "Giacenza": posso ricercare i documenti più "vecchi" o più "giovani" di una certa data. Cliccare sul pulsante "Cerca" avvia la ricerca all interno dell archivio. Con il tasto "Pulisci" posso eliminare criteri in precedenza selezionati e impostare nuova ricerca. Riferimenti [1] Libro Firma: manuale per il manager [2] Libro Firma: manuale per la segreteria [3] Libro Firma: tipologie e modalità di firma digitale [4] Libro Firma: installazione server Libro Firma [5] Libro Firma: API di integrazione con altri sistemi Libro Firma Manuale per il Gestore del Servizio Ver. 2.2 Pag. 21

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