Domande frequenti (FAQs)

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1 Domande frequenti (FAQs) per distributori e agenti di vendita compliance@orthofix.com

2 Domande frequenti (FAQs) per distributori e agenti di vendita REGOLE DI COMPLIANCE Quali regole deve seguire un distributore/agente? Il contratto di ciascun distributore/agente regola il suo rapporto con Orthofix (o la società ) e fornisce dettagli sulle regole da seguire. I distributori/gli agenti sono tenuti ad uniformarsi, quale requisito minimo, a tutte le norme e leggi applicabili (ad es. il Foreign Corrupt Practices Act degli Stati Uniti, la normativa italiana anticorruzione, il Bribery Act del Regno Unito, e il Clean Company Act del Brasile) al codice di condotta di Orthofix e alla politica anticorruzione Globale. Questi ultimi due documenti sono visionabili e scaricabili al seguente indirizzo Orthofix.com o possono essere forniti dal proprio referente commerciale Orthofix. Il dipartimento di compliance di Orthofix è una risorsa a tua disposizione, e ti invitiamo a contattarci in qualsiasi momento per questioni o domande di compliance. Se hai dubbi sul fatto che una certa condotta aziendale possa essere appropriata o meno, contatta Orthofix prima di agire. Ciò può aiutare a prevenire violazioni che possono danneggiare sia te che Orthofix. Puoi contattare il dipartimento di compliance all indirizzo compliance@orthofix.com. IN RAPPRESENTANZA DI ORTHOFIX Perché Orthofix si preoccupa di ciò che fanno i distributori e gli agenti nelle loro attività giornaliere? Sebbene i distributori / gli agenti siano soggetti terzi ed indipendenti, la loro attività di promozione dei prodotti di Orthofix si ripercuote su Orthofix stessa, in quanto essi agiscono in nome e per conto di Orthofix. Per questa ragione è importante che Orthofix e i suoi distributori/agenti siano allineati, non solo nei propri obiettivi di business, ma anche nel modo di fare business. Orthofix e i suoi distributori/agenti sono soggetti a varie leggi e regolamenti anticorruzione. Dal momento che i distributori/agenti rappresentano Orthofix, una decisione errata presa da un distributore/agente non solo esporrà il distributore/agente a potenziali responsabilità ai sensi di tali leggi e regolamenti, ma potrebbe anche avere un influenza negativa su Orthofix. Ecco perché Orthofix ha bisogno di distributori/agenti che rispettino le leggi applicabili e seguano il codice di condotta di Orthofix, la politica di anticorruzione globale, e le altre politiche e procedure di compliance. L impegno da parte di tutti i distributori/agenti Orthofix ad osservare le politiche di Orthofix è fondamentale per il successo e la reputazione etica nell ambiente del business globale. Ogni domanda relativa agli elevati standard che Orthofix mantiene rispetto alle norme anticorruzione deve essere diretta al proprio punto di contatto Orthofix o al dipartimento di compliance.

3 VIAGGI Posso pagare un biglietto di prima classe e un hotel a cinque stelle ad un professionista del settore sanitario che voglia partecipare a un corso o un evento di Orthofix? Puoi provvedere al viaggio o all alloggio per i professionisti sanitari in circostanze limitate, ad esempio nell ambito dell esecuzione di un contratto per la prestazione di legittimi servizi, o nell ambito della partecipazione ad un programma di formazione di Orthofix. Ogni viaggio e alloggio deve essere finanziato in accordo con le politiche di Orthofix. In quest area il dipartimento di compliance di Orthofix può dare valore al tuo business e aiutarti a farti strada fra le regole da applicare nell interazione con i professionisti sanitari. Ad esempio, sebbene in molti casi i viaggi in prima classe siano proibiti dalle politiche di Orthofix e dalle regole del settore, il dipartimento di compliance può aiutarti a comprendere quando è appropriato pagare per il viaggio di un professionista sanitario e quali linee guida bisogna seguire. L hotel ad esempio deve essere approvato da Orthofix per assicurarsi che sia adatto a esigenze di formazione e di business e che non sia un hotel di lusso, un resort, o una meta esclusivamente turistica. Queste misure sono necessarie per assicurarti protezione interagendo appropriatamente con i professionisti sanitari e rispettando la legge. PASTI CON I PROFESSIONISTI SANITARI Posso invitare a pranzo o a cena un professionista sanitario quando rappresento Orthofix? Sì. Puoi offrire un pasto a un professionista sanitario ma nel fare ciò devi comunque attenerti alle politiche di Orthofix. I pasti devono essere modesti, non devono essere sontuosi né stravaganti. Inoltre, i pasti possono essere offerti solo in relazione a discussioni di affari o eventi formativi riguardanti i prodotti Orthofix, e solamente se queste gentilezze non sono effettuate su richiesta, sono elargite in maniera occasionale e sono consentite dalle leggi del tuo paese o della tua regione. Per assicurarsi che i pasti siano di natura sobria Orthofix ha stabilito dei limiti ai costi dei pasti, tali limiti sono qui sotto elencati. Orthofix revisiona periodicamente questi valori per garantire che siano attuali ed appropriati. Ogni volta che Orthofix farà questa revisione verrai aggiornato e informato in caso di cambiamenti nei valori. Se hai domande riguardo al concetto di un pasto appropriato, non esitare a contattare il team di compliance di Orthofix. Colazione: U.S. $25,00 Pranzo: U.S. $50,00 Cena: U.S. $125,00 Questi importi sono calcolati in dollari statunitensi. Al di fuori degli Stati Uniti i limiti alle spese si applicano nella valuta locale. Converti gli importi in dollari nella moneta locale in accordo con gli attuali tassi di cambio per l area geografica appropriata.

4 ISTRUZIONI E ORIENTAMENTO PER IL PERSONALE ORTHOFIX Cosa dovrei fare se qualcuno mi ordinasse di violare il codice di condotta di Orthofix, la politica di anticorruzione globale della compagnia o le leggi applicabili? Fai sempre la cosa giusta, non importa cosa ti dicono. Se qualcuno (compreso un impiegato di Orthofix) ti ordina di agire in maniera tale da violare qualsiasi legge o norma, o in modo non conforme al codice di condotta della società, alla politica di anticorruzione globale o ad altre politiche di Orthofix, devi comunicarlo ad Orthofix, cosicché possiamo adottare appropriati provvedimenti disciplinari. Nessuno ha l autorità di dirti di violare il codice di condotta di Orthofix, le politiche o le leggi applicabili. Informa il tuo punto di contatto commerciale di Orthofix, il dipartimento di compliance, oppure usa la Hotline di compliance per riportare un comportamento poco etico o discutibile. Potete scegliere se identificarvi o meno, se la normativa del paese in cui vi trovate lo permette potete scegliere di rimanere anonimi. Il report può essere fatto nella vostra lingua locale. Orthofix investigherà su ogni legittima segnalazione ricevuta. La società prende molto sul serio queste questioni e vogliamo essere sicuri che i nostri impiegati e i nostri rappresentanti agiscono in accordo con i nostri valori. Di seguito è riportata una lista di numeri di telefono per accedere alla Hotline. Per un elenco completo, visitate orthofix.ethicspoint.com. POLITICA CONTRO LA RITORSIONE Numero verde per USA e Porto Rico: Italia: Germania: Regno Unito: Brasile: Francia: Aprescindere dal tipo di presunto comportamento improprio segnalato o dal metodo di segnalazione, Orthofix non ammetterà ripercussioni o punizioni contro chiunque segnali in buona fede una presunta violazione del codice di condotta di Orthofix, della politica di anticorruzione globale, di altre politiche applicabili o leggi e regolamenti applicabili, indipendentemente dai risultati dell indagine condotta dalla società sulle presunte violazioni. REGALI Posso acquistare un regalo per un professionista sanitario a cui farò visita la prossima settimana? No. La politica di Orthofix proibisce di elargire doni a medici e altri professionisti del settore sanitario. Ciò include articoli promozionali come penne o blocchi notes con il logo della compagnia. Con alcune limitazioni Orthofix permette che vengano forniti modelli o altri articoli di natura puramente formativa ai professionisti sanitari. In ogni caso fare doni di qualsiasi tipo, compresi modelli anatomici o altri articoli educativi a un funzionario pubblico è proibito. Se hai domande riguardo l adeguatezza di un regalo contatta il tuo punto di contatto commerciale di Orthofix o il dipartimento di compliance.

5 REGISTRI E REPORT FINANZIARI ACCURATI Un professionista sanitario si aspetta che io gli fornisca pasti costosi e biglietti di viaggio in prima classe. C è un modo per classificare queste spese in modo che rientrino ragionevolmente nelle linee guida? No. Orthofix ha regole ben precise per i registri e i report finanziari. Quando sei un rappresentante di Orthofix è tuo dovere: Non falsificare, retrodatare, distruggere intenzionalmente o manomettere in altro modo alcun registro. Descrivere con chiarezza e precisione i fatti rilevanti e la vera natura di ogni transazione. Mai classificare male i conti bancari. Non approvare mai alcun pagamento per conto di Orthofix eseguito con l intento, la comprensione o la consapevolezza che il pagamento verrà utilizzato per scopi diversi da quelli descritti nella documentazione di supporto a tale pagamento. Ricorda che anche errori non intenzionali possono avere conseguenze. Devi intraprendere subito un azione correttiva se scopri un errore di contabilità. Contatta il tuo punto di contatto commerciale o il dipartimento di compliance se pensi che sia stato commesso un errore in qualche processo o documento fiscale. INTRATTENIMENTO commerciali, relazioni o regali. È in programma un grande evento sportivo e so che il professionista sanitario è un grande fan. Posso portarlo alla partita? No. Orthofix vuole evitare anche l apparenza di irregolarità. Orthofix non fa affari attraverso l uso improprio di cortesie Tutti i rapporti commerciali devono basarsi sulla qualità e le prestazioni dei prodotti Orthofix, sull attività degli impiegati e dei rappresentanti della società e sulla solida reputazione commerciale di Orthofix. In conformità a ciò, non devi elargire alcun intrattenimento o regalo a un professionista sanitario, a un membro dello staff ospedaliero o a qualsiasi altra persona in posizione di condurre affari con Orthofix. La fornitura di questi servizi può essere vista come un azione fatta in cambio di trattamenti di favore o benefici.

6 SERVIZI DI CONSULENZA E PAGAMENTO DI UN PROFESSIONISTA SANITARIO Posso usufruire dei servizi di consulenza di un professionista sanitario di Orthofix nel suo settore di competenza? Sì. Ma prima di farlo rivedi le politiche e le procedure di Orthofix su come usufruire dei servizi di consulenza di un professionista sanitario di Orthofix. Puoi esaminare le politiche contattando il dipartimento di compliance all indirizzo compliance@orthofix.com. Essi chiariranno qualsiasi dubbio possiate avere. Importante non devi mai concludere un contratto di consulenza direttamente con un professionista sanitario quando rappresenti Orthofix. Quando un professionista sanitario viene scelto come consulente per Orthofix, la società stipula con il professionista sanitario un contratto di servizi a pagamento basato su una tariffa oraria al giusto valore di mercato e con uno scopo ben definito. Questa pratica assicura che Orthofix sta pagando solo per servizi di consulenza in buona fede e non sta tentando in altro modo di trarre ingiusti vantaggi. In collaborazione con i maggiori professionisti del settore sanitario Orthofix sviluppa dispositivi medici innovativi e minimamente invasivi per migliorare la cura dei pazienti. Orthofix provvede anche all istruzione e alla formazione dei professionisti sanitari affinché imparino ad utilizzare i nostri prodotti per raggiungere risultati migliori con i pazienti. Orthofix collabora in diversi modi con i professionisti sanitari, tra cui: Eventi formativi: Orthofix sostiene eventi formativi per promuovere importanti iniziative nel campo della sanità. Informazioni sanitarie per medici e pazienti: Orthofix istruisce i professionisti sanitari sul corretto uso dei suoi prodotti. Questi corsi possono comprendere istruzioni tecniche, istruzioni in aula per sperimentazioni sul campo o presentazioni in ufficio. Servizi e supporto per i dispositivi medici: Orthofix ingaggia professionisti del settore sanitario per i servizi di consulenza necessari. Ad esempio Orthofix può richiedere a un professionista sanitario di tenere una conferenza od ospitare un evento formativo usando le proprie conoscenze e la propria esperienza con i prodotti Orthofix. Orthofix applica le sue politiche e procedure e in maniera rigorosa riguardo ai servizi di consulenza dei professionisti sanitari, allo scopo di evitare ogni apparenza di irregolarità. RELAZIONI E INTERAZIONI Quali sono i comportamenti proibiti quando interagisco con entità governative, ospedali, compagnie assicurative e i loro impiegati? Orthofix proibisce di offrire, promettere, elargire o autorizzare direttamente o indirettamente pagamenti in denaro o in articoli di valore a un funzionario governativo (individuo o ente privato) allo scopo di ottenere o mantenere un privilegio o per intraprendere attività illecite. Questo è valido per tutti i direttori, funzionari, manager, impiegati e tutte le terze parti che lavorano con Orthofix. È importante che tutto il personale di Orthofix si impegni profondamente al rispetto di questa importante normativa, perché ciò è fondamentale per la buona reputazione, il successo e la competitività società nel mercato in cui opera. Ogni domanda relativa agli elevati standard che Orthofix mantiene rispetto alle norme anticorruzione deve essere diretta al proprio punto di contatto Orthofix o al dipartimento di compliance.

7 MATERIALI DI MARKETING Posso creare una cartella o del materiale con il logo di Orthofix o con informazioni sui prodotti? No. Ma Orthofix ha una vasta varietà di materiale marketing a vostra disposizione. 1) Tutto il materiale pubblicitario e di marketing è elaborato dai team di marketing della società; i distributori/gli agenti associati non devono in alcun momento creare del materiale proprio che rappresenti Orthofix o i prodotti della società. Ogni articolo promozionale attraversa un rigoroso processo di revisione per assicurarsi che esso sia adeguato a tutti i necessari requisiti di etichettatura e diffusione. Contatta il tuo partner commerciale di Orthofix per ottenere materiale autorizzato che ti aiuterà a promuovere i nostri prodotti nel modo più efficiente ed etico. 2) Se hai un idea per del materiale promozionale puoi contattare Orthofix e noi lavoreremo per offrire il materiale promozionale più adeguato e accurato. Ricorda sempre che il materiale marketing non deve distorcere la verità, contenere affermazioni false, attaccare o screditare i nostri concorrenti. Il marketing di Orthofix deve essere veritiero, corretto, completo e coerente con l etichettatura e le indicazioni approvate, e deve infine essere in linea con la mission della Società.

8 IN GENERALE: Quando si presenta una situazione e sei in dubbio, fai riferimento alla lista di domande riportata di seguito per un aiuto su come procedere: Rispetta il codice di condotta di Orthofix, la politica di anticorruzione globale e le leggi e i regolamenti applicabili? È la cosa giusta da fare? Come mi sentirei se venisse pubblicizzato? Mi sentirei a mio agio spiegandolo alla mia famiglia? Se hai domande, contatta il dipartimento di compliance all indirizzo compliance@orthofix.com per ricevere aiuto. CREAZIONE DI REPORT: Orthofix si impegna a creare un ambiente in cui la comunicazione aperta e onesta è la regola, non l eccezione. Promuoviamo una cultura secondo la quale il personale si senta a proprio agio nel comunicare ai propri manager o supervisori i casi in cui ritenga si siano verificate violazioni delle politiche o degli standard. Nell ambito dell impegno della società al rispetto delle regole, abbiamo istituito un sistema di segnalazioni riservato ed anonimo (Hotline). Questa risorsa è ospitata da un soggetto terzo che fornisce il servizio di linea diretta, EthicsPoint, per l inoltro di segnalazioni riguardanti violazioni dichiarate nel codice di condotta della società. La Hotline ha anche una funzione di guida in merito alle politiche, alle procedure, alle violazioni delle leggi, e fornisce suggerimenti positivi e notizie. Consulta la sezione domande frequenti di EthicsPoint per ulteriori informazioni: Oppure visitate la pagina web Orthofix EthicsPoint all indirizzo: orthofix.ethicspoint.com Linea Hotline: (Numero verde 24 ore al giorno riservato puoi restare nell anonimato). COSA DEVO FARE SE LA MIA DOMANDA NON RICEVE RISPOSTA? Per contattare il dipartimento di compliance invia una all indirizzo: compliance@orthofix.com

9 OF-1544 Orthofix Holdings, Inc. 12/2015