Il portale Vis.Per. (VISualizzazione PERsonale)

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1 Dipartimento Innovazione e Sviluppo Ufficio Servizi Informatici Il portale Vis.Per. (VISualizzazione PERsonale) Manuale Utente Lecce, maggio 2007

2 Titolo Il portale Vis.Per (VISualizzazione PERsonale) Manuale Utente Versione documento 2.0 Data documento 03/05/2007 A cura di Antonio Marra (Ufficio Servizi Informatici)

3 Sommario Introduzione...5 Alcuni dettagli tecnici...5 Accesso a Vis.Per... 5 Visualizzazione timbrature... 7 Visualizzazione cedolini stipendio... 9 Timbrature dipendenti

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5 Introduzione Il portale Vis.Per. nasce come evoluzione del servizio Vis.Tim., pubblicato dall'ufficio Servizi Informatici nel mese di gennaio 2006 per consentire al personale tecnico-amministrativo dell'università di Lecce di visualizzare le proprie timbrature effettuate sugli orologi marcatempo dell'ateneo. Vis.Per. si propone come un portale di servizi per tutti i dipendenti dell'ateneo, docenti e non docenti. Oltre a riprendere il servizio di visualizzazione timbrature già offerto da Vis.Tim. offre la possibilità di visualizzare e stampare i propri cedolini stipendio, mantenendone lo storico. E' stata inoltre aggiunta la possibilità di inserire delle brevi note di testo per ciascuna giornata in visualizzazione timbrature, consentendo quindi all'utente di appuntare dei memorandum, ad es. per le uscite per servizio, giorni di recupero, malattia, ferie, ecc. Tali note possono essere visualizzate solo dal diretto interessato e possono essere modificate o eliminate. Notevole attenzione è stata posta nella salvaguardia della privacy degli utenti del portale. La connessione allo stesso può avvenire solo attraverso il protocollo https, cioè in modo criptato. Le informazioni relative ai cedolini stipendio sono memorizzate nella base dati di Vis.Tim. criptati con una chiave diversa da utente a utente. Ogni utente può cambiare in qualsiasi momento la propria password. In caso di smarrimento della stessa gli amministratori del portale possono solo generarne una nuova che deve essere poi cambiata dall'utente interessato al primo accesso. Alcuni dettagli tecnici Vis.Per. è stato realizzato dall'ufficio Servizi Informatici come una applicazione Web, accessibile dagli utenti attraverso un qualsiasi browser Web moderno. In particolare le funzionalità di Vis.Per. sono state ampiamente testate utilizzando i browser Mozilla Firefox 1.5.x e Microsoft Internet Explorer 6 SP1. Sono stati effettuati con successo test anche con altri browser (Safari e Konqueror). L'applicazione Vis.Per. è stata realizzata interamente con strumenti Open Source largamente diffusi: PHP 4.3, Apache 2.x, MySQL 4.0 ospitati su un server Linux. E' stato pesantemente utilizzato DHTML (Javascript + CSS) ma sempre garantendo la piena accessibilità dai browser più diffusi. E' stato anche utilizzato AJAX (Asyncronous Javascript And XML), una recente tecnologia di sviluppo Web che migliora l'interazione ed il feeling dell'utente con l'applicazione Web. Qualsiasi browser Web grafico recente con supporto a Javascript abilitato ed AJAX non dovrebbe avere problemi nell'accedere a Vis.Per. Accesso a Vis.Per. Per l'accesso a Vis.Per. gli utenti devono inserire nel proprio browser Web il seguente indirizzo: ed inserire la propria matricola come nome utente e la password corrispondente. Verrà quindi presentato il menu principale, dal quale è possibile accedere alle funzioni di Vis.Per. (visualizzazione timbrature, cedolini, cambio password utente). Se si tratta del primo accesso a Vis.Per., verrà chiesto di cambiare la password assegnata d'ufficio con una di scelta dell'utente. L'utente può comunque cambiare la propria password ogni volta che lo desidera. 5

6 Fig. 1 Maschera di login di Vis.Per. Fig. 2 Menu principale di Vis.Per. Fig. 3 Maschera di cambio password 6

7 Visualizzazione timbrature Selezionando la voce timbrature dal menu principale, Vis.Per. mostra il tabulato di un mese di timbrature. Viene selezionato automaticamente il mese in corso. Dalle caselle a discesa nella sezione alta del tabulato (accanto all'etichetta 'Mese:') è possibile selezionare un mese/anno differente o passare, tramite i pulsanti '<<' e '>>' al mese precedente/successivo a quello correntemente visualizzato. Fig. 4 Visualizzazione timbrature mensili in Vis.Per. L'applicazione elenca tutte le timbrature di un mese, come rilevate dagli orologi marcatempo dell'ateneo, mostrando per ciascuna timbratura l'orario, il codice dell'orologio, il verso (entrata o uscita) e l'eventuale causale inserita sulla tastierina dell'orologio marcatempo al momento della timbratura. Fermando il puntatore del mouse sopra il codice dell'orologio viene visualizzato il nome per esteso dell'orologio presso cui si è effettuata la timbratura. Analogamente è possibile vedere esplicitata la causale della timbratura. Viene anche effettuato un calcolo provvisorio delle ore lavorate effettuato esclusivamente sulle timbrature rilevate. Tale calcolo tiene nella giusta considerazione le uscite per servizio, ma non tiene ovviamente conto degli aggiustamenti che vengono inseriti nel cartellino del dipendente. N.B. La correttezza del calcolo delle ore lavorate nella singola giornata non può essere garantito, soprattutto se il dipendente non ha correttamente timbrato le entrate e le uscite. Inoltre Vis.Per. non può tenere in considerazione gli aggiustamenti effettuati dall'operatore delle presenze nel sistema RILP. Quindi Vis.Per. è da considerarsi un sostituto (evoluto) dello scontrino che in passato veniva rilasciato da alcuni degli orologi marcatempo dell'ateneo. In particolare, Vis.Per. segnala le giornate in cui sono state effettuate uscite per servizio (cod. 03) 7

8 visualizzando il conteggio giornaliero delle ore lavorate con uno sfondo giallo. Le giornate aventi un numero di timbrature dispari (sintomo di anomalia nelle timbrature) sono segnalate invece con lo sfondo rosso. Al termine del tabulato viene presentata la somma delle ore lavorate nel mese, ottenuta dalla somma delle ore calcolate per le singole giornate. In alto a destra della pagina di visualizzazione timbrature sono presenti tre link che consentono di accedere alle informazioni/aiuto su Vis.Per. (questa pagina), tornare al menù principale o uscire da Vis.Per. È inoltre possibile passare direttamente, per il mese correntemente visualizzato, alla visualizzazione del cedolino agendo sul pulsante [passa a visualizzazione cedolini] presente accanto all'intestazione del mese visualizzato. E' stata inoltre introdotta la possibilità di inserire, per ciascuna giornata, una nota di testo che viene memorizzata nel database e può essere visualizzata, modificata o eliminata solo dall'utente interessato. Questa funzione è utile per appuntare informazioni relative ad una giornata, quale ad esempio le ragioni delle uscite per servizio, le motivazioni di una assenza, ecc. N.B. Le note inserite sono da intendersi quali promemoria ad uso esclusivamente personale. Non possono essere usate in nessun modo per giustificare assenze, ferie, permessi ecc. Le note sono visualizzabili unicamente dall'utente che le inserisce. Fig. 5 Maschera inserimento/modifica/eliminazione nota giornaliera Per poter inserire una nota relativa ad un dato giorno occorre fare click sull'icona del foglietto bianco accanto all'indicazione del giorno. Vis.Per. oscurerà il tabulato delle timbrature e visualizzerà una casella di testo all'interno della quale sarà possibile digitare il testo della nota, la cui lunghezza non può essere superiore a 250 caratteri. Al di sotto di tale casella di testo sono disposti alcuni pulsanti che consentono, da sinistra verso destra, di ripulire la casella dall'eventuale testo già inserito, di cancellare la nota dal database, di salvare nel database il testo correntemente presente nella casella e di uscire senza alcuna modifica. Se si salva una nota giornaliera, l'icona accanto all'indicazione del giorno interessato cambia in un foglietto verde. In un tabulato mensile quindi si possono identificare facilmente i giorni per i 8

9 quali sono stati inserite delle note. Con un click sull'icona verde si riapre la maschera vista in precedenza che da la possibilità di vedere il testo della nota correntemente visualizzato, nonché di modificare o eliminare definitivamente la nota. E' possibile visualizzare direttamente nel tabulato mensile tutte le note inserite nel mese, facendo click sul link [mostra note] presente nell'intestazione del tabulato mensile all'altezza dell'indicazione del mese. Vengono quindi visualizzate istantaneamente tutte le note giornaliere presenti nel mese, ciascuna in un rigo immediatamente sotto il rigo del giorno interessato. Fig. 6 Visualizzazione diretta delle note giornaliere In questa modalità di visualizzazione il pulsante [mostra note] diventa [nascondi note] e quindi è possibile tornare alla visualizzazione di default facendo click sopra ad esso. E' possibile stampare il tabulato mensile utilizzando semplicemente la funzione di stampa del browser Web. Talvolta, in presenza di giorni con molte timbrature, è possibile che la stampa risulti troncata sul margine destro. In tal caso è possibile ovviare all'inconveniente agendo sulle impostazioni di pagina del browser e ridurre i margini a zero, o impostando la stampa in orizzontale (landscape) o ancora configurando una stampa rimpicciolita se il vostro browser lo permette. La stampa viene effettuata nella modalità di visualizzazione correntemente attiva (quindi è possibile stampare il tabulato con o senza le note giornaliere). Visualizzazione cedolini stipendio Vis.Per. consente all'utente di visualizzare e/o stampare i cedolini stipendio inseriti nella base dati. Per accedere a tale funzione, occorre selezionare la voce Cedolini stipendio dal menu principale o utilizzare il pulsante [passa a visualizzazione cedolini] mentre si è nella visualizzazione timbrature. Vis.Per. mantiene lo storico dei cedolini caricati, pertanto è possibile visualizzare non solo i cedolini del mese corrente ma anche quelli dei mesi precedenti, se sono stati caricati in Vis.Per. L'applicazione visualizza tutti i cedolini del mese selezionato. Se in un dato mese sono stati emessi 9

10 più cedolini, l'utente può selezionare uno qualsiasi di questi tramite le linguette poste immediatamente sopra il cedolino stesso (nella fig. 7 le linguette Retribuzione mensile e Straordinario. Il cedolino correntemente visualizzato può essere stampato con l'intestazione dell'ufficio Stipendi utilizzando il pulsante [stampa cedolino] presente sopra il cedolino stesso. Fig. 7 visualizzazione cedolino stipendio In caso di problemi con la stampa del cedolino In alcuni casi la stampa del cedolino potrebbe risultare "tagliata" sul margine destro. Ciò è dovuto alle impostazioni dei margini della stampante. In tal caso si suggerisce di impostare a 0 (zero) tutti e quattro i margini nel menù "File / Imposta pagina..." del browser Web utilizzato. Questo indica al browser Web di stampare utilizzando il minimo margine possibile per la stampante in uso. La navigazione dei cedolini mese per mese si svolge attraverso i menu a discesa presenti nell'intestazione del cedolino, con le stesse modalità già viste per la visualizzazione timbrature. Anche in questo caso è possibile passare direttamente, per il mese visualizzato, alla visualizzazione delle timbrature agendo sul pulsante [passa a elenco timbrature], presente accanto all'intestazione del mese visualizzato. Timbrature dipendenti Vis.Per. consente di abilitare ad utenti selezionati la visualizzazione delle timbrature dei dipendenti attestati ad un dato ufficio. Mediante questa funzione è possibile quindi abilitare il capo struttura a visualizzare le timbrature dei propri collaboratori. Se l'utente ha accesso a questa funzione, nel menù principale di Vis.Per. verrà visualizzato un ulteriore pulsante Timbrature dipendenti 10

11 Fig. 8 il pulsante Timbrature dipendenti nel menu principale La maschera presentata dalla funzione è una versione ridotta della normale visualizzazione timbrature, senza la possibilità di inserire/visualizzare le note giornaliere. Per selezionare il dipendente occorre selezionare l'uo di pertinenza (tra quelle cui l'utente è abilitato a visualizzare), quindi verrà popolato il menu a discesa Nome: dal quale sarà possibile selezionare uno tra i dipendenti correntemente assegnati all'ufficio selezionato. Fig. 9 La Visualizzazione timbrature dipendenti Vis.Per. tiene in considerazione la data di inizio assegnazione del dipendente alla UO, per cui sarà possibile visualizzare solo le timbrature a partire da tale data. I dati relativi alle assegnazioni del personale alle UO vengono aggiornate automaticamente ogni notte dai dati presenti nel database dell'applicazione RILP (RILevazione Presenze). 11