Il SPM in RaiWay S.p.A.

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1 Il SPM in RaiWay S.p.A. Gianluca Cristadoro Responsabile Project Management Office - RaiWay/Ingegneria

2 Argomenti del Seminario Contesto RAI-RaiWay L organizzazione e il SPM di RaiWay Strumenti per la Gestione dei Flussi Informativi Relazioni fra il SPM e il SGQ

3 Contesto Normativo di Riferimento RAI è concessionaria in esclusiva del servizio pubblico (Convenzione con Min. Comun. approvata con DPR del 28/3/94) RAI ha stipulato con il Ministero un Contratto di Servizio (fissa le modalità di raggiungimento degli obiettivi indicati nella Convenzione)

4 Contratto di Servizio RAI - MinCOM Stabilisce diritti e obblighi per RAI quale Concessionaria e ha come oggetto: l offerta televisiva, radiofonica e multimediale i contenuti editoriali i servizi tecnologici per la produzione e trasmissione del segnale la gestione economico-finanziaria i sistemi di controllo e monitoraggio i criteri di determinazione del finanziamento del canone e rinnovato ogni triennio e si pone come compiti prioritari: garantire liberta, pluralita, imparzialita e correttezza dell informazione favorire la crescita civile e culturale del Paese garantire servizi di utilita sociale estendere alla collettivita i vantaggi delle tecnologie trasmissive fornire una programmazione varia ed equilibrata

5 Nascita di RaiWay S.p.A. Con atto in data 29 febbraio 2000 è stato conferito a RAI WAY il complesso delle attività, beni ed organizzazioni della Divisione Trasmissione e Diffusione della RAI. RAI si avvale di RAI WAY per lo svolgimento delle attività inerenti all installazione ed all esercizio degli impianti.

6 Servizi offerti da RaiWay S.p.A. RaiWay eroga a RAI i seguenti servizi: Servizio Televisivo Terrestre (RAI1, RAI2, RAI3, Nazionale e Regionale). Servizio Radiofonico in Modulazione di Frequenza (MF1, MF2, MF3) Servizio Radiofonico in AM (modulazione di Ampiezza) Servizio televisivo e radiofonico via satellite. Diffusione digitale terrestre radiofonica (DAB-T) Trasporto e Diffusione RAI International extra UE. Trasporto Intranet via satellite. Contribuzione televisiva via satellite. Contribuzione televisiva e radiofonica terrestre Diffusione analogica terrestre radiofonica internazionale secondo i vincoli di qualita e/o copertura di popolazione e territorio stabiliti dal Contratto di Servizio RAI - MINCOM Servizi Sperimentali: RaiWay e inoltre impegnata nella conversione dei programmi e servizi multimediali in tecnica digitale terrestre (DVB-T) secondo i tempi e le modalita fissate dal ddl Gasparri Servizi verso terzi servizi di ospitalita sui propri impianti e sulla propria rete di trasmissione/contribuzione verso operatori terzi telefonici e radiotelevisivi

7 Organigramma RaiWay S.p.A. RaiWay S.p.A Presidente Amministratore Delegato Affari legali e societari Risorse Umane Amministrazione, Finanza e controllo Commerciale Account Manager RAI Qualità e soddisfazione del Cliente Coordinamento informatico Gestione Reti Ingegneria Acquisti

8 Raggiungimento degli obiettivi strategici Il Prodotto / Servizio di RaiWAY Allo scopo di produrre i suoi servizi RaiWay progetta, realizza e gestisce una rete di ca impianti. Tutte le attività di Ingegneria, in particolare, sono finalizzate allo sviluppo e realizzazione di progetti di estensione delle reti esistenti, realizzazione di nuove, rinnovo, ristrutturazione ed efficientamento di stazioni RaiWay. Le attivita di Ingegneria riguardano inoltre la realizzazione di prodotti/servizi richiesti da clienti di RaiWay (fibra ottica, ponti radio, ecc.) I progetti di RaiWay (95% gestiti da Ingegneria) sono articolati nelle seguenti categorie: CDS MLS EFF PRO LEX Progetti formalmente commissionati dai membri del Comitato Direttivo RAI nell ambito del Contratto di Servizio Progetti per il mantenimento del livello di servizio (infrastrutture e rinnovi di apparati tecnici) Progetti per l efficienza interna, condivisi dalla struttura beneficiaria dell efficientamento Progetti per l espansione del business, condivisi dalla Struttura Commerciale Progetti legati all'adempimento degli obblighi di legge

9 Il Sistema di Project Management di Ingegneria Recepimento esigenza Analisi esigenze ed individuazione iniziativa Schede budget Gestione doc.ne di proposta investimento Individuazione P.M. provvisorio Comunicazione P.M. provvisorio Stima budget e impegno linee Scelta validazione progetto Incontri di verifica Analisi impegno globale delle linee d ingegneria Modifica stima budget e impegno linee Verifica finale Si No OK? Analisi e consolidamento OK? Si No Comunicazione P.M. definitivo. Approvazione budget costi Conferma linee coinvolte ed impegno Individuazione P.M. definitivo Comunicazione P.M. definitivo. Comunicazione P.M. definitivo. Supervisione e controllo del processo Comunicazione linee interessate Scelta referenti per il progetto della linea Richiesta collaborazione professionale Convocazione kick-off Elenco Team Uffici ali zzazi one team Elenco Team Comunicazione convocazione ki ck-off Comunicazione convocazione kick-off Kick-off meeting Planning Processi - Procedure di P.M. nel contesto dell Organizzazione (Ruoli Attori P.M.) Processo definizione proposte d investimento 13 febbraio 2003 Start Analisi Approvazione Team Kick-off Sponsor / AD / Project Direzione Resp. AFC Comitato Manager Ingegneria Area Budget e Team competente Resp.li Aree Project Of fice Metodologie e Tecniche di P.M.: Gestione EPS, WBS Standard, Templates Reticolari Nome Nome Progetto Progetto Project Project Management Management Attivita' Attivita' Preliminari Preliminari Approvvigionamento Approvvigionamento Fornitura Fornitura e e Progettazione Progettazione Collaudo Collaudo in in Fabbrica Fabbrica Costruzione Costruzione Installazione Installazione Collaudo Collaudo in in Sede Sede - - Attivazione Attivazione Impianto Impianto in in Sito Sito Chiusura Chiusura Progetto Progetto N N N N N N N N N N N N N N Strumenti Informativi aziendali - Integrazione - Comunicazione Info Progetti (WEB)

10 Processi - Procedure di P.M. nel contesto organizzativo Come si arriva alla formulazione delle proposte di Investimento Il processo di realizzazione del prodotto parte con la formulazione di proposte di investimento di competenza, sulla base delle esigenze dei Clienti di RaiWay. Alla formulazione delle proposte concorrono tutte le Aree di Ingegneria. In questa fase i Responsabili di Area affidano a Project Manager provvisori, di adeguata esperienza aziendale, il compito di elaborare le proposte di investimento. Normalmente, a Budget approvato, tali incaricati verranno confermati quali Project Manager (PM) definitivi.

11 Formulazione Proposte di Investimento Contratto Contratto di di Servizio Servizio Norme Cogenti Richieste Richieste da da Clienti RAI-RAIWAY Norme Cogenti Clienti RAI-RAIWAY Leggi esterni esterni a a RaiWay Leggi di di Riferimento Riferimento RaiWay Compatibilita Ambientale Compatibilita Ambientale Analisi Analisi dei dei Dati Dati di di Funzinamento Funzinamento degli degli impianti impianti Fase Fase di di Elaborazione Elaborazione proposte proposte di di progetto progetto Analisi Analisi Esigenze Esigenze (Direzione di Ingegneria/ Resp. AA) (Direzione di Ingegneria/ Resp. AA) Indirizzi Indirizzi di di Efficientamento Efficientamento Nomina Project Manager Nomina Project Manager Provvisori Provvisori (Direzione di Ingegneria/ AA) (Direzione di Ingegneria/ AA) Studi Studi di di Fattibilita Fattibilita (Project Manager, (Project Manager, Responsabili Linee) Responsabili Linee) StimaTempi, StimaTempi, Costi Costi e e Impegni Impegni di di massima massima risorse risorse umane umane (Project Manager, Responsabili (Project Manager, Responsabili Linee) Linee) Analisi Analisi Impegni Impegni Risorse Risorse Umane Umane sulla sulla Globalita Globalita delle delle Proposte Proposte (Project Office) (Project Office) Esame Esame finale finale dei dei progetti progetti da da proporre proporre - - Selezione Selezione - - Validazione Validazione (Direzione di Ingegneria/ Resp. AA) (Direzione di Ingegneria/ Resp. AA) Invio ad AFC per l analisi economico - finanziaria

12 Scheda Tipo Proposta di Investimento

13 Processo definizione proposte d investimento 13 febbraio 2003 Start Analisi Approvazione Team Kick-off Sponsor / Resp. Area competente Recepimento esigenza Analisi esigenze ed individuazione iniziativa Individuazione P.M. provvisorio Comunicazione linee interessate Richiesta collaborazione professionale Comunicazione convocazione kick-off Kick-off meeting Planning Project Manager e Team Comunicazione P.M. provvisorio Stima budget e impegno linee Modifica stima budget e impegno linee Comunicazione P.M. definitivo. Conferma linee coinvolte ed impegno Convocazione kick-off Elenco Team Comunicazione convocazione kick-off AD / Comitato Budget No Verifica finale Si OK? Approvazione budget costi AFC Analisi e consolidamento Direzione Ingegneria Schede budget Scelta validazione progetto Incontri di verifica OK? Si Individuazione P.M. definitivo Ufficializzazione team Resp.li Aree No Comunicazione P.M. definitivo. Scelta referenti per il progetto della linea Project Office Gestione doc.ne di proposta investimento Analisi impegno globale delle linee d ingegneria Comunicazione P.M. definitivo. Supervisione e controllo del processo Elenco Team

14 Gestione Multiprogetto PROG 1 PROG 2 PROG 3 PROG n Pian. e svi.reti e servizi Sistemi di gestione reti Ingegneria Reti di diffusione Infrastrutture Reti di trasmissione Zona AF: Gestione reti Ospitalita SICILIA PROJECT MANAGEMENT OFFICE

15 Creazione del Team di Progetto: Referenti delle Lines Aree di Attività Progetto PS RT PM

16 Costituzione del Team di Progetto Team di Project Management Staff PM, con compiti di coordinamento del progetto; Referenti del PM, uno per ciascuna delle Linee coinvolte nel progetto, chiamati ad aggiornare il PM sullo stato di avanzamento delle attivita di competenza e su eventuali criticita che possano mettere a rischio la buona riuscita del progetto; Planner (o assistente al Team di progetto) che coadiuvera il PM nella stesura del Piano operativo dei Tempi, dei Costi e delle risorse, tramite il SW di Project Manegement. Project Office, che, per tutto il ciclo di vita del progetto, supportera il PM per le operazioni di pianificazione e controllo, per la rilevazione dei costi e degli impegni contrattuali, evidenziando, peraltro, eventuali incongruenze in termini di tempi, costi e risorse pianificate. Risorse delle linee interessate, che eseguiranno materialmente le attivita previste dal piano di progetto e che saranno in questo coordinate dal Referente del PM della medesima.

17 Team di Progetto Stakeholders P.M. Team Project Office Focal Point Gestione Reti Top Management Buyer (Acquisti) Planner Project Manager Referente N Account AFC Referente 2 Referente 1 STAFF Accounts AMR / Commerciale

18 TEAM DI PROGETTO Attori P.M. TEAM STAFF PM Planner PO Referente PM 1 Referente PM N Risorse 1 Risorse N Concezione Scheda Budget Studio fatt. Gestione Documentazione Analisi Impegni globali Studio di fattibilita Ciclo di Vita di un progetto Pianificazione Preparazione della Pianificazione (WBS, OBS) Ufficializz. Pianificazione Supporto operativo alla Pianificazione Supporto alla pianificazione (Standard, Modelli, Procedure) Sopralluoghi, Progettazione Esecuzione e Controllo Coordinamento progetto Monitoraggio, RilevazioneCriticita, Stime a finire Approvvigionamento. Installazioni Collaudi Chiusura Chiusura Amm.va Supporto (Registrazione avanzamenti/ ripianificazioni / schelulazioni con il SIPM) Rilevazione Criticita Amministrazione del SIPM, Reportistica SAP, RAP, SIPM Coordinamento attivita di Progetto della 1 Rilevazione Avanzamenti 1 Coordinamento attivita di Progetto della 1 Rilevazione Avanzamenti 1 Sopralluoghi, Progettazione Approvvigionamento. Installazioni Collaudi Attivazione Impianto Approvazion e Budget Kick-off Meeting: Verbale, Ufficial. Team risorse, WBS, OBS Baseline di Progetto Baseline Status Baseline di di di Review Meeting: di Avanzamento e Verbale Baseline Progetto Progetto Avanzamento di di Fine e Trimestre Baseline di di Fine Trimestre Rilascio Impianto: Fine Progetto

19 Ruolo del Project Office Attivita Ricorrenti Definizione e aggiornamento procedure di Project Management a livello aziendale Supporto alla Direzione di Ingegneria e alle AA nelle decisioni strategiche della Struttura, grazie all analisi dei processi e ai Report estratti dal SIPM, dal sistema ERP (SAP) e da quello di consuntivazione dell impegno del personale RaiWay (RAP). Amministrazione SIPM e gestione sito intranet contenente le informazioni di tutti i progetti della Struttura. Elaborazione di statistiche per aggiornamento Database Informazioni Storiche Rilevazione trimestrale degli Indici di Qualita inerenti la gestione dei progetti Attivita di Progetto Supporto ai PM e i Team di Progetto durante l evoluzione dei Progetti Cessione risorse (Planner) ai Team di Progetto per operazioni di Pianificazione e Controllo sul Progetto. WBS standard, Modelli reticolari specifici Intervenire trasversalmente alle strutture aziendali nelle fasi di negoziazione delle risorse. Raccolta trimestrale dai PM, delle informazioni inerenti i cespiti entrati in esercizio ed inoltro ad AFC (Amministrazione Finanza e Controllo).

20 Contesto Progetti RaiWay 20 Project Managers. 80 Piani di investimento ca. 250 Progetti. ca Attivita di Progetto.

21 Metodologie e Tecniche di P.M.: Enterprise Project Management

22 WBS Standard dei Progetti di Ingegneria Progetto Project Management Attivita' Preliminari e Progettazione Approvvigionamento Fornitura - Collaudo in Fabbrica Costruzione Installazione Collaudo in Sede - in Sito Attivazione Impianto Chiusura Progetto WP 1 WP 1 WP 1 WP 1 WP 1 WP 1 WP 1 WP 2 WP 2 WP 2 WP 2 WP 2 WP 2 WP 2 WP N WP N WP N WP N WP N WP N WP N

23 Templates Standard Reticolari

24 Sistemi Informativi Aziendali: Stato Iniziale Project Managers N Schede Budget Inserimento / Export Anagrafiche Trasferimento Dati a Livello Ordine Intern Trasferimento Dati a Livello Progetto Traferimento Dati automatico Trasferimento / Inserimento dati Manuale Legenda Anagrafiche Ordini Interni Patrimoniali e Budget Anagrafiche Ordini Interni e Progetti di Investimento SAP Costo del lavoro su Ordini Interni Patrimoniali RAP / S3GR Primavera Report Tempi, Costi, Risorse Costi Esterni Effettivi su Progetti di Investimento Situazione Piani di Investimento RAP Supervisor Planning & Monitoring su Progetti

25 Sistemi Informativi Aziendali: Situazione Attuale Project Managers Schede Budget via Web Web-Budget Web-Budget Inserimento / Export Anagrafiche Trasferimento Dati a Livello Ordine Interno Trasferimento Dati a Livello Progetto Traferimento Dati automatico Trasferimento / Inserimento dati Manuale Legenda Anagrafiche Ordini Interni Patrimoniali e Budget Anagrafiche Ordini Interni e Progetti di Investimento SAP Costo del lavoro su Ordini Interni Patrimoniali RAP / S3GR Primavera Report Tempi, Costi, Risorse Costi Esterni Effettivi su Progetti di Investimento Situazione Piani di Investimento RAP Supervisor Planning & Monitoring su Progetti

26 Sistemi Informativi Aziendali: Possibile Scenario Futuro Project Managers Schede Budget via Web Web-Budget Web-Budget = 1 Anno Inserimento / Export Anagrafiche Trasferimento Dati a Livello Ordine Interno Trasferimento Dati a Livello Progetto Traferimento Dati automatico Trasferimento / Inserimento dati Manuale Legenda Anagrafiche Ordini Interni. Progetti di Investimento e Budget Anagrafiche Ordini Interni e Progetti di Investimento Report Tempi, Costi, Risorse SAP Costo del lavoro su Ordini Interni Patrimoniali e Progetti di Investimento RAP / S3GR Primavera Stati di Avanzamento Livello Progetti e WB Performance Ind Export Anagrafiche WBS su modulo PS di SAP Planning & Monitoring su Progetti (Project Managers - Planner) Costi Esterni Effettivi su Progetti di Investimento / WBS Situazione Piani di Investimento RAP Supervisor Cruscotto per il Top Management

27 SW per la generazione delle proposte di Budget (DB delle proposte)

28 SW per la generazione delle proposte di Budget (Creazione WBS)

29 Il SPM e il SQ (Sistema Qualita ) di Ingegneria SPM SQ Analisi gestionale dell utilizzo delle risorse Metodi / Tecniche di roject Management (WBS, Gantt, ecc) Project Planning Quality Assurance / Supervisione Processi di Project Management Report della Qualita / Report Globali EPM (Indici di Performance) Procedure per la Gestione dei Progetti (Ruoli, Interazioni fra i diversi attori, Comunicazione) Gestione delle Attrezzature per Test e Collaudo Gestione delle non Conformita Selezione dei Fornitori Audit sulla Qualita Gestione delle procedure di Ingegneria Project Scheduling Amministrazione SIPM Risk Management Registrazione e Conservazione dei Documenti di Progetto Processo Sviluppo Progettazione Processo Realizzazione e Collaudo Formazione / Addestramento delle Risorse Aziendali Identificazione Documentazione Standard di Progettazione Interna

30 Sito Project Office: HomePage

31 Sito Project Office: Reporting sui progetti

32 Sito Project Office: Procedure del SQ

33 Esempio di elaborazione Indici Qualita dei Progetti: Scostamento Costi

34 Esempio di elaborazione Indici Qualita dei Progetti: Scostamento tempi

35 Risultati Raggiunti dal Project Office Definizione ed Implementazione delle Procedure di Project Management Accresciuto livello di Cultura aziendale nella Pianificazione e nel Controllo dei Progetti Definizione Ufficiale dei Team di Progetto Miglioramento delle modalita di Comunicazione Maggiore controllo sugli obiettivi di fine anno, sul volume di impegno delle risorse e sui Forecast di spesa. Parziale integrazione tra il SIPM (Primavera), il sistema ERP (SAP) e il sistema di timesheet (RAP)

36 Prossimi Obiettivi del Project Office Implementazione del SW per la elaborazione delle Schede di Budget con alimentazione automatica delle informazioni da e verso il SIPM, ilsistema ERP (SAP), il sistema di Timesheet. Integrazione delle procedure di Project Management con i processi in fase di definizione per la certificazione ISO 9001:2000. Definizione di un Cruscotto Manageriale che fornisca alla direzione aziendale e al top management evoluti indicatori grafici di Performance di Progetto. Maggiore integrazione dei dati sensibili di Progetto tra il SIPM (Primavera)e gli altri sistemi informativi aziendali (SAP/RAP).