CONSERVAZIONE DIGITALE FATTURE PA

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1 CONSERVAZIONE DIGITALE FATTURE PA Le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione devono essere conservate in modalità sostitutiva. La gestione della Conservazione Digitale si esegue dal menù di Gestione Documentale, alla cui documentazione occorre far riferimento. FLUSSO DI CONSERVAZIONE A. Attività preliminari: attività da fare per attivare la Conservazione Digitale. (da pag.1) B. Attività operative: sono le attività operative con cui realizzare fisicamente la conservazione dei documenti.( da pag.13) A. Attività preliminari: 1) Nominare il responsabile della conservazione 2) Redigere il Manuale della Conservazione e gli altri documenti del soggetto conservatore 3) Attivare alla conservazione la tipologia documento "Documenti IVA vendite" 5027-Documenti IVA vendite (STUDIO SQL, STUDIO 4 o Gestione Vendite) 5028-Documenti IVA Vendite PA Importati (STUDIO SQL, STUDIO 4 o Gestione Vendite) 6027-Documenti IVA vendite (esolver, Spring/SQL). 4) Approvvigionamento marche temporali: ATTENZIONE Al momento la Gestione Documentale supporta SOLO l'applicazione di marche temporali rilasciate da INFOCERT 5) Dotarsi di un dispositivo di firma digitale 1

2 Ricordiamo che : FIRMA DIGITALE - Gestione Documentale è stato certificato con dispositivi: INFOCERT: Business Key, Smart-Card. ARUBA: ARUBA Key, ARUBA Token, Smart-Card, CNS (Carta Nazionale dei Servizi) rilasciata dalle CCIAA MARCA TEMPORALE Al momento la Gestione Documentale supporta l'applicazione di marche temporali rilasciate da INFOCERT: non sono gestite marche temporali di altri enti certificatori. 1. Nominare il responsabile della conservazione Ricordiamo che: La firma del responsabile della conservazione: è la firma apposta a chiusura del processo di conservazione da parte della persona che assume la responsabilità della correttezza del processo a norma dell'art. 44 D.Lgs. 82/2005 e dell'art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19/02/05. Per configuare il nominativo in Profis accedere al menù: RESPONSABILI CONSERVAZIONE Gestione documentale > Gestione Tabelle > Conservazione Digitale > Responsabili conservazione Menù: Gestione documetale Gestione Tabelle Conservazione Digitale Responsabili conservazione 2

3 Premere il pulsante NUOVO (F4) e compilare i dati richiesti Per ciascun soggetto sono definibili: Cognome e nome o Denominazione Codice Fiscale Domicilio il ruolo, che consente di specificare se è il titolare della mansione di responsabile, oppure un soggetto da lui delegato il riferimento al soggetto delegante nel caso di "ruolo" delegato le attività affidate al soggetto delegato il soggetto conservatore per conto del quale esplica l'attività di responsabile data nomina e data cessazione, con riferimento al soggetto conservatore. In linea generale, nell'ambito di uno studio il soggetto conservatore è lo studio (es.: Studio Rossi) mentre nell'ambito di un'azienda il soggetto conservatore è l'azienda (es.: Alfa S.p.A). Nel caso di studio abbinato ad un Centro Elaborazione Dati il servizio di conservazione può essere erogato dal CED che sarà quindi: destinatario degli atti di affidamento da parte dei clienti intestatario del manuale della conservazione. Il soggetto conservatore può coincidere con il responsabile della conservazione, ma normalmente il responsabile è un soggetto interno all'organizzazione. 3

4 2. Redigere il Manuale della Conservazione e gli altri documenti del Soggetto Conservatore MANUALE DELLA CONSERVAZIONE Il Manuale della Conservazione è un documento informatico redatto ai sensi dell'art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014, che descrive l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli degli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo e ogni altra informazione utile alla gestione del sistema di conservazione. Il documento redatto in formato PDF deve essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e conservato in solo formato digitale. Il Manuale della Conservazione va stilato se si è optato per la modalità di conservazione "in house". Per una generazione semplice e veloce di questo documento, SISTEMI fornisce un modello standard i cui contenuti costituiscono un'ottima base di partenza, fatta salva la facoltà di modificarne i dati proposti. Accedere al menù MANUALI DELLA CONSERVAZIONE: Menù: Gestione documentale Conservazione digitale Documenti del sogg. Conserv. Manuali della Conservazione 4

5 Cliccare su NUOVO F4 Compilare i dati richiesti Copiare il modello standard aprendo la tendita e premendo su COPIA DA MODELLO STANDARD Quindi selezionare raccoglitore = Manuale della conservazione Così comparirà il modello STANDARD da selezionare Quindi premere Avvio Al termine del processo di creazione, verrà aperto il file in WORD e dopo averlo controllato e modificato aggiungendo le informazioni mancanti bisogna procedere con la generazione del Manuale in formato PDF (1) Sul manuale in formato PDF deve essere apposta la firma digitale del Responsabile della Conservazione (2)

6 Da ricordare: Il manuale rimane valido fintanto che non interviene qualche variazione nel processo di conservazione o tra i soggetti che ne fanno parte. In tal caso sarà necessario generare una nuova versione del manuale. Per creare una nuova versione del file si procede come sopra perché la procedura, se esiste già un manuale della conservazione per il soggetto conservatore selezionato, propone la versione successiva alla precedente con incremento del secondo numero di versione (es.: 1.1, 1.2, ecc.), fatta salva la facoltà di impostare una versione contraddistinta da un incremento del primo numero di versione (es.: 2.0, 3.0, ecc.). La gestione del numero di versione si svolge secondo la seguente regola: gli interventi che modificano parti del Manuale della Conservazione "estremamente impattanti e rilevanti" (es.: la sostituzione del responsabile della conservazione), comporteranno il rilascio di una nuova versione contraddistinta da un incremento del primo numero di versione (es.: 2.0; 3.0; ecc.); gli interventi che modificano parti del Manuale della Conservazione "poco impattanti e non rilevanti" (es.: sostituzione della Certification Authority di firma digitale o di marca temporale, variazione della procedura di salvataggio dei dati), comporteranno il rilascio di una nuova versione contraddistinta da un incremento del secondo numero di versione (es.: 1.1; 1.2; ecc.). Le versioni di manuale successive alla prima si portano dietro la storia dei manuali già in essere integrando le tabelle "3 Registro delle versioni del manuale" e "7.2 Storia dei responsabili e dei delegati" con i dati memorizzati sulle versioni precedenti. Eventuali eccezioni sollevate in sede di verifica ed ispezione da parte degli organi verificatori (sezione 12.2 Eccezioni sollevate dai verificatori) dovranno essere integrate dall'operatore direttamente sul modello documento prima di generare la nuova versione del manuale. ALTRI DOCUMENTI DEL SOGGETTO CONSERVATORE Ai fini del servizio di conservazione digitale, oltre al Manuale della Conservazione, il soggetto conservatore è chiamato a predisporre altri documenti, ed in particolare: il mandato di affidamento della Conservazione Digitale il prospetto delle tipologie documento da conservare l'atto di nomina del responsabile della conservazione la delega delle attività del responsabile della conservazione. Con il mandato di affidamento la ditta cliente affida al soggetto conservatore il servizio di conservazione digitale dei documenti fiscali. 6

7 Nel caso in cui il soggetto conservatore intenda conservare i propri documenti (es.: lo studio o l'azienda che conserva i documenti a lui riferiti) sarà sufficiente redigere un prospetto con l'elenco dei documenti da conservare, denominato prospetto tipologie documento da conservare. Con l'atto di nomina del responsabile della conservazione e la delega delle attività del responsabile ad altro soggetto interno all'organizzazione, vengono messi a disposizione del soggetto conservatore tutti i documenti di cui necessita. I documenti in questione vanno redatti se si è optato per la modalità di conservazione "in house". Per una generazione semplice e veloce di questi documenti, SISTEMI fornisce dei modelli standard i cui contenuti costituiscono un'ottima base di partenza, fatta salva la facoltà di modificarne i dati proposti. Per generare il documento partendo dai modelli standard aprire il menu ALTRI DOCUMENTI Menù: Gestione documentale Conservazione digitale Doc. del soggetto Conserv. Atri documenti Premere il pulsante F9 VARIA 7

8 Posizionarsi sul documenti da creare e poi premere <Nuovo - Da modello>. Copiare i modelli standard dal raccoglitore = Documenti del soggetto conservatore Selezionare il modello da usare e dare AVVIA COPIA, quindi creare il documento e correggerlo/integrarlo con i dati mancanti. I documenti qui redatti possono essere firmati in modalità autografa, digitale o grafometrica. 8

9 3. Attivare alla conservazione la tipologia documento "Documenti IVA vendite" Accedere al menù CONFIGURAZIONE GESTIONE DOCUMENTALE Menù: Gestione documetale Configurazione Configurazione Gesione Dcoumenale Posizionarsi sul tab IMPOSTAZIONI PER DITTA e selezionare le ditte per le quali sono state emesse fatture Premere il pulsante CONSERVAZIONE DIGITALE e poi ABILITA 9

10 Nella videata che appare verificare che sia attivo il flag su: Documenti IVA vendite (STUDIO SQL, STUDIO 4 o Gestione Vendite) Documenti IVA Vendite PA Importati (STUDIO SQL, STUDIO 4 o Gestione Vendite) Documenti IVA vendite (esolver, Spring/SQL). E dare OK Al termine la procedura ritorna sulla lista delle ditte e bisogna premere variazione. per memorizzare la 4. Configurazione marche temporali. Ricordiamo che al momento la Gestione Documentale supporta l'applicazione di marche temporali rilasciate da INFOCERT: non sono gestite marche temporali di altri enti certificatori Accedere al menù PARAMETRI OPERATIVI Menù: Gestione documetale Configurazione Parametri Operativi Posizionarsi su CONSERVAZIONE DIGITALE 10

11 Premere NUOVO (F4) e compilare la videata con le credenziali di accesso a Infocert Premere OK (Invio) e quindi premere SALVA (End) per memorizzare l operazione 5. Dispositivo di firma digitale I dispositivi di firma devono essere acquisti da un ente certificatore (es.: INFOCERT, ARUBA, Poste, ecc.). Attualmente Gestione Documentale è stato certificato con i dispositivi: - INFOCERT: Business Key, Smart-Card. - ARUBA: ARUBA Key, ARUBA Token, Smart-Card, CNS (Carta Nazionale dei Servizi) rilasciata dalle CCIAA. Per configurare il dispositivo di firma in Profis Aprire il Menù: DISPOSITIVI DI FIRMA Menù: Gestione documentale Gestione Tabelle Conservazione digitale Dispositivi di firma 11

12 Premere il pulsante NUOVO (F4) Compilare i dati richiesti: 12

13 B. Attività Operative: Il Processo Di Conservazione Sostitutiva Le fasi del processo di Conservazione Sostitutiva si possono riassumere in: 1. Creazione Distinta di Conservazione 2. Conservazione distinta (apposizione firma del responsabile della conservazione e marca temporale) 3. Masterizzazione su supporto esterno (es DVD) 4. Effettuare conservazione digitale dei Documenti del Soggetto Conservatore 1. Creazione Distinta di Conservazione Accedere al menù: DISTINTE DI CONSERVAZIONE Menù: Gestione documetale Conservazione Digitale Distinte di Conservazione Controllare di essere posizionati sull anno cui fanno riferimento i documenti da conservare. Si può cambiare il periodo cliccando direttamente sull anno proposto. 13

14 Cliccare su "Nuovo (F4)" per creare una nuova distinta di conservazione compilare la videata con i dati richiesti (vedi esempio) INDICARE IL CODICE DELLA DITTA CHE HA EMESSO LE FATTURE INDICARE IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 14

15 Cliccare poi su DOCUMENTI e quindi INSERISCI DOCUMENTI compilare i campi richiesti facendo attenzione ai campi: TIPOLOGIE DOCUMENTO e DATA DOCUMENTO TIPOLOGIA DOCUMENTO indicare: 5027-Documenti IVA vendite 5028-Documenti IVA Vendite PA Importati 6027-Documenti IVA vendite (esolver, Spring/SQL). Quindi premere AVVIA RICERCA 15

16 Controllare i documenti proposti e fare SALVA per inserirli in distinta Verificare che l elenco ottenuto contenga TUTTE le fatture dell anno da conservare con i relativi allegati per le ricevute. Consigliamo di premere il pulsante CONTROLLO NUMERAZIONE per verificare la sequenzialità di numerazione sui documenti inseriti in distinta 16

17 2. Conservazione distinta Per effettuare la conservazione della distinta: A. Posizionarsi su PACCHETTI DI VERSAMENTO: Attenzione: La funzione potrebbe risultare disabilitata se avete avviato il controllo numerazione e questo ha rilevato delle anomalie nella sequenzialità dei numeri documento controllati. Dovete quindi alternativamente: a. modificare l'elenco dei documenti inseriti in distinta (aggiungendo quelli mancanti) e riavviare il controllo verificando se le anomalie inizialmente segnalate sono risolte b. decidere di ignorare il controllo e procedere con la conservazione. (cliccare su VISUALIZZA ESITO CONTROLLO e poi su IGNORA E PROSEGUI) 17

18 Indicare il Tipo supporto in base alla tipologia di supporto che userete per fare la masterizzazione. Premere quindi su INVIA IN CONSERVAZIONE per: - generare i pacchetti di versamento, raggruppando i documenti della distinta in base alla categoria di conservazione associata a ciascuna tipologia di documento, - copiare, all'interno di ciascun pacchetto, i documenti. In questo modo i documenti archiviati non potranno essere più modificati - generare, per ogni pacchetto il Rapporto di versamento (RdV). L'RdV è un file XML che riepiloga il contenuto del pacchetto e per ogni documento riporta l'impronta di hash e lo stato di validazione del documento; - firmare il Rapporto di versamento da parte del responsabile della conservazione - archiviare il Rapporto di versamento in Gestione Documentale in capo alla tipologia "Rapporto di Versamento". Tale documento è di proprietà del soggetto indicato come Soggetto conservatore nella distinta. Al termine dell invio la situazione della distinta è "Inviata in conservazione". ATTENZIONE : da questo momento i documenti della distinta non sono più modificabili. 18

19 B. Quindi posizionarsi su PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE e cliccare su "Conserva distinta" per concludere il processo di Conservazione Digitale con l'apposizione della firma del Responsabile della Conservazione e della Marca Temporale. La funzione conclude il ciclo della conservazione, essa si occupa di generare, firmare e marcare l'indice del pacchetto di archiviazione (IPdA), scritto secondo lo standard SinCRO. Ogni pacchetto di archiviazione contiene il proprio Indice del pacchetto di archiviazione. Al termine dell'operazione sono riepilogati tutti i pacchetti creati, per ognuno di essi è indicata la propria categoria di conservazione e il collegamento con il proprio indice del pacchetto. Cliccando sull'immagine firmato" che permette di visualizzare l'ipda creato. viene avviata la verifica della firma da cui è disponibile la funzione "Apri file 19

20 3. Masterizzazione su supporto esterno (es DVD) Per effettuare la masterizzazione, inserire CD-DVD nel pc e premere su SUPPORTI e poi NUOVO compilare la videata facendo attenzione alle opzioni proposte: Se si vuole stampare la copertina del CD/DVD Indicare una DESCRIZIONE e scegliere il formato: - "GDESMFRONTA" adatto per le normali copertine dei CD - "GDESMNOFRO" adatto per le copertine dei CD slim. Includi documenti nel supporto: consente di copiare sul supporto anche i documenti del soggetto conservatore. l documenti inclusi nel supporto sono il Manuale della Conservazione, solo se risulta firmato e valido alla data della marca temporale apposta sull'indice del pacchetto di archiviazione, e il mandato di affidamento o il prospetto delle tipologie da conservare. Pacchetti di archiviazione Vengono mostrati i Pacchetti di archiviazione generati in fase di conservazione e per ciascuno di essi è indicata la dimensione che occuperanno sul dispositivo. L'utente può selezionare/deselezionare i pacchetti che intende masterizzare in modo da occupare tutto lo spazio disponibile sul supporto. In base alle selezioni operate i contatori presenti al fondo della griglia vengono aggiornati. Premere OK (Invio) e poi SCRIVI DISCO e attendere il completamento dell operazione 20

21 MASTERIZZAZIONE PER UTENTI SIR Per gli utenti SIR, non potendo effettuare la masterizzazione diretta su CD/DVD, è disponibile la creazione del file ISO Bisogna quindi posizionarsi su SUPPORTI e poi NUOVO Indicare nel TIPO ELABORAZIONE = CREA FILE ISO, fare le selezioni desiderate e poi SCRIVI DISCO Se si vuole stampare la copertina del CD/DVD Indicare una DESCRIZIONE e scegliere il formato: - "GDESMFRONTA" adatto per le normali copertine dei CD - "GDESMNOFRO" adatto per le copertine dei CD slim. Includi documenti nel supporto: consente di copiare sul supporto anche i documenti del soggetto conservatore. l documenti inclusi nel supporto sono il Manuale della Conservazione, solo se risulta firmato e valido alla data della marca temporale apposta sull'indice del pacchetto di archiviazione, e il mandato di affidamento o il prospetto delle tipologie da conservare. Pacchetti di archiviazione Vengono mostrati i Pacchetti di archiviazione generati in fase di conservazione e per ciascuno di essi è indicata la dimensione che occuperanno sul dispositivo. L'utente può selezionare/deselezionare i pacchetti che intende masterizzare in modo da occupare tutto lo spazio disponibile sul supporto. In base alle selezioni operate i contatori presenti al fondo della griglia vengono aggiornati. 21

22 Quando viene completata la creazione dell'immagine ISO viene attivata una procedura per rendere disponibile il download di tale immagine; Quando la procedura è completata l'utente riceve una mail con le istruzioni per eseguire il download. L'indirizzo cui viene inviata la comunicazione circa la disponibilità delle immagine del supporto è definita nei Parametri Operativi, nodo Conservazione Digitale; Il supporto resta disponibile per il download per 15 giorni, dopo i quali viene rimosso; nella funzione "Supporto masterizzati" è possibile consultare lo stato di avanzamento del processo di download. Una volta effettuato il download dell immagine ISO è possibile/necessario procedere a masterizzare tale immagine utilizzando software specializzati (es.: CDBurnerXP) in locale. 4. Effettuare conservazione digitale dei Documenti del Soggetto Conservatore I documenti che il soggetto conservatore è chiamato a predisporre ai fini del servizio di conservazione digitale nonché i documenti prodotti dal sistema di conservazione devono essere conservati entro l'anno successivo dalla loro produzione. Tutti i documenti devono essere raggruppati in una distinta di conservazione. La funzione "Distinte di Conservazione" presente in Gestione Documentale> Conservazione Digitale > Documenti del soggetto conservatore > Distinte di Conservazione recupera e conserva: tutti i Rapporti di Versamento prodotti dal sistema di conservazione "in house", compresi i Rapporti di Versamento generati dalle distinte di conservazione LUL durante il corso dell'anno; il Manuale della Conservazione; gli altri documenti predisposti dal soggetto conservatore (mandato di affidamento, nomina del responsabile, ecc.), qualora li si conservi digitalmente, purché questi documenti non siano già stati conservati. Per procedere aprire il menu: Documenti del soggetto conservatore-distinte di conservazione 22

23 Menù: Gestione Documentale Conservazione Digitale Docum. del sogg. conservatore Distinte di conservazione Procedere con la creazione della distinta come fatto in precedenza per i documenti delle ditte, ricordando che: Premendo su Inserisci Documenti Verranno inseriti i documenti del soggetto conservatore, non ancora conservati, inerenti a: Rapporto di versamento da conservazione in house Manuale della conservazione Mandato di affidamento conservazione Prospetto tipologie documento da conservare Nomina responsabile della conservazione Delega attività del responsabile della conservazione Concludere la conservazione con firma e marca temporale e successiva masterizzazione. 23

24 Termini di conservazione consigliati da SISTEMI La soluzione consigliata è che se lo Studio (o l'azienda) ha conservato documenti dell'anno 2014 nel corso del 2015, il corrispondente rapporto di versamento, così come tutti i rapporti di versamento dell'anno 2015, vengano conservati entro la fine del 2015, mentre il rapporto di versamento che ne consegue verrà conservato entro la fine del 2016 congiuntamente ai rapporti di versamento prodotti nel corso del Esempio: 1. Anno 2014: generazione documenti delle ditte clienti. 2. Anno 2015: conservazione dei documenti (dell'anno 2014) delle ditte clienti, con contestuale generazione del rapporto di versamento (A) generazione Manuale della Conservazione conservazione del rapporto di versamento (A) e del Manuale della Conservazione generati nel 2015, con contestuale generazione del rapporto di versamento (B). 3. Anno 2016: conservazione del rapporto di versamento (B) ed eventuali altri documenti e/o rapporti di versamento generati nel

25 CONSULTAZIONE DEI SUPPORTI MASTERIZZATI Per la consultazione del supporto è necessario operare da un personal computer con sistema operativo MicrosoftWindows (o sue emulazioni). È inoltre necessario avere installato il software Acrobat Reader per la lettura dei documenti in formato PDF. Per poter aprire documenti nella versione firmata è necessario disporre di un applicativo idoneo (es.: DIKE). Per poter eseguire la verifica delle firme è necessario che il computer da cui si opera abbia l'accesso ad Internet. Ciascun supporto contiene una applicazione che consente di ricercare i documenti presenti e di interrogarli. La procedura viene avviata selezionando l'applicazione "Consultazione documenti.hta" presente nel supporto. La finestra di visualizzazione documenti espone in testata i dati generali del supporto quali l'intestatario della conservazione ed i dati di creazione dello stesso. I file oggetto della conservazione sono dettagliati in una serie di griglie. Ciascuna griglia riporta come titolo l'indicazione fissa "Documenti" seguita dalla concatenazione della descrizione della tipologia documenti e della descrizione della distinta di conservazione. Quindi ogni griglia contiene i documenti appartenenti alla stessa distinta e relativi alla stessa Tipologia documento. Il numero di griglie generate dipende dall'omogeneità dei documenti conservati. 25

26 Esempio: Premere sul TRIANGOLO per ottenere il dettaglio dei documenti contenuti Per aprire i file premere sul nome file Quando si apre DiKe usare Documento originale Selezionare la cartella dove salvare il file e premere Seleziona cartella per il download del file 26