Fund raising Il manuale per la raccolta di fondi

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1 Fund raising Il manuale per la raccolta di fondi a cura di Romina Sapignoli

2 3 Indice 1. Prepararsi al fundraising: una breve introduzione 1. Che cos è il fund raising? 2. Che approccio adottare per fare fund raising? 3. Il ciclo del fund raising 4. I documenti indispensabili per fare fund raising 5. Quali sono le componenti per un fund raising di successo nelle piccole organizzazioni? 2. Strategie di fund raising 1. La logica del fund raising: creare la piramide della donazione 2. Identificare il fabbisogno economico e selezionare il giusto programma di raccolta fondi 3. Costruire un gruppo di volontari che valuti i progetti e la scelta del programma 4. Incontrare un esperto di fund raising 5. Mai perdersi d animo 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 1. Il mailing > I principali benefici > I costi, i risultati e la misurazione dei ritorni > La tempistica > Come scrivere una lettera > La lista dei potenziali donatori 2. La quota associativa > Per quali associazioni è adatto il tesseramento

3 4 5 > Quali sono i vantaggi per i soci 3. L organizzazione di piccoli eventi di raccolta fondi > Le finalità di un evento speciale > Le azioni da compiere per avere successo > I costi e i ricavi di un evento, come tenerli sotto controllo 4. Internet e raccolta fondi > In che modo internet può servire la raccolta fondi? > Vantaggi di internet nel fund raising > Svantaggi di internet nel fund raising 5. La raccolta fondi dalle imprese > Perché vale la pena anche per le piccole organizzazioni? > Il ruolo strategico dei volontari nella raccolta fondi dalle imprese > Come sviluppare le relazioni con le imprese? 6. Le Fondazioni Bancarie come canale di finanziamento > Come muoversi nei confronti delle fondazioni bancarie? > Scrivere e presentare un progetto > Come monitorare i risultati Presentazione Conclusioni Per approfondimenti

4 7 Introduzione > Parlare di raccolta fondi, oggi, è diventato comune per i vari attori del settore non profit così come per i diversi enti che operano nella rete sociale. Nascono idee, si sviluppano progetti, si delineano responsabilità e, per necessità, si ricorre alla ricerca delle varie tipologie di finanziamento. E giusto che chi opera nel terzo settore consideri i benefici che un efficace e ben riuscita raccolta di fondi porterebbe all associazione in termini di migliori servizi offerti e di maggior riscontro nella cittadinanza. La grande espansione del settore, che tuttora assiste al proliferarsi continuo di nuove realtà non profit ha fatto nascere, in parallelo, l esigenza di affrontare il tema di ricerca fondi con maggiore sistematicità e organizzazione. Se restringiamo le osservazioni al campo delle associazioni di volontariato, quanto fin ora detto è da considerarsi valido. Nell ultimo decennio queste realtà si sono affermate sia per la presenza stabile nel territorio, sia per gli interventi legislativi che hanno permesso il loro sviluppo. Così, è diventato usuale sentir parlare di una nuova associazione che ha la finalità di curare determinate cause che fino ad un momento prima per voi erano immaginarie. Ebbene questo deve dare conforto a tutti quanti perché è dimostrazione delle tante persone che

5 Prepararsi al fund raising: una breve introduzione hanno identificato un problema o un bisogno della società e che ora si stanno impegnando per dargli una risposta. Non dovete scoraggiarvi se pensate che quindici anni fa le cose erano diverse e magari più facili. Sicuramente ora bisogna fare i conti con una nuova realtà e il modo giusto per affrontarla è quello di adattarsi ai cambiamenti, che ci sono stati e che ci saranno. Questo manuale nasce con lo scopo di introdurvi ai principi dell attività di raccolta fondi, con la convinzione che mettendolo in pratica avrete più possibilità di ottenere i mezzi necessari per rispondere alle esigenze che hanno dato vita alla vostra associazione di volontariato e al vostro spirito di solidarietà. 1. Che cos è il fund raising? Il termine fund raising significa, letteralmente tradotto, raccolta fondi ma è giusto darne una definizione più esaustiva che lo definisce come il complesso di attività che l organizzazione non profit mette in atto per la creazione di rapporti d interesse fra chi chiede risorse economiche, materiali e umane in coerenza con lo scopo statutario e chi è potenzialmente disponibile a donarle. Il fund raising non è, dunque, solo una semplice richiesta di denaro, bensì un attività strutturata che si basa su due principi guida dell economia moderna: il principio di reciprocità e il principio dei matrimoni d interesse. Il primo si riferisce ad una serie di trasferimenti bilaterali (fra due o più parti), indipendenti, liberi tra loro ma in qualche modo interconnessi. Per semplificare questo concetto basta pensare a quando invitiamo a cena un nostro amico. In questo caso, mai ci verrebbe in mente di farci pagare la cena, anzi noi siamo ripagati dalla relazione che si crea, dal piacere di averlo ricevuto, e potremo aspettarci che porti con sé un fiore o una bottiglia di vino in segno di ringraziamento. Il principio del matrimonio d interesse, a sua volta, fa perdere la connotazione negativa data dalla società moderna al termine di interesse proprio, ricollegandosi al significato d origine latina per cui la parola interesse significa essere in mezzo, partecipare. In quest ottica bisogna pensare che non è vero che un donatore dona per niente, anzi dona perché ha interesse nel farlo. Un interesse che non necessariamente deve essere tradotto in termini economici ma bensì deve essere raffigurato in un bene simbolico o ancor meglio in un bene relazionale che trova godimento nelle più svariate motivazioni che sempre più sono alla fonte di una donazione. Come beni relazionali possiamo elencare: l abitudine a ritrovarsi in certe occasioni, la famigliarità esistente all interno di gruppi di amici o di parenti, la comunanza di esperienze, la conoscenza reciproca,

6 10 1. Prepararsi al fund raising: una breve introduzione 11 la fiducia che si instaura tra persone e, soprattutto, lo scambio generato dal meccanismo di fund raising dove il donatore devolve risorse e l organizzazione non profit non restituisce un bene equivalente, ma esclusivamente un bene relazionale (ringraziamento, amicizia, appartenenza) unito, a volte, ad un bene economico materiale di valore simbolico (come una tessera di socio, una notazione, una qualche forma pubblicitaria indiretta). Possiamo quindi affermare che il fund raising è l insieme di attività che generano uno scambio sociale, ovvero uno scambio economico impari; sarà compito del fundraiser generare gli scambi migliori e più duraturi. 2. Che approccio adottare per fare fund raising? Per ottenere buoni risultati nella raccolta fondi è necessario superare l approccio pietistico e lagnoso che spesso accompagna gli stati d animo di chi si trova a dover affrontare una richiesta di denaro. Fare fund raising non significa chiedere l elemosina, anzi, Henry Rosso, italo americano, fondatore della più famosa scuola di fund raising nel mondo, definisce il fund raising come La nobile arte di insegnare alle persone la gioia di donare. Un fundraiser deve operare tenendo a mente questa frase, proponendo un progetto in cui per primo ripone notevole ottimismo perché fiducioso nella causa. Solo con convinzione, determinazione e fede nella causa proposta si riuscirà a trasmettere il giusto segnale, che potrà essere accettato o meno, ma l importante è averlo trasmesso correttamente. È giusto osservare inoltre, che oggi, l attività di raccolta fondi non può essere improvvisata ma deve essere vista, per quanto possibile, in un ottica strategica. Il fund raising improvvisato, ovvero quello che dedica la maggior parte del tempo ad attività operative e manuali senza occuparsi delle fasi che precedono e posticipano la mera attività di raccolta, potrà avere successi casuali non garantiti nel tempo. Migliori risultati sono dati utilizzando l approccio del fund raising strategico ovvero dell attività che prima progetta, identifica la buona causa, analizza il mercato, i potenziali donatori e che continua ad esistere anche dopo l atto della donazione attraverso l assistenza, il ringraziamento, la comunicazione ecc. 3. Il ciclo del fund raising Così come ogni attività complessa, che opera in un ambiente in continua evoluzione e competitivo, anche per la raccolta fondi è stato individuato un ciclo operativo che ordina per passi le azioni da seguire. Questo strumento è definito il ciclo del fund raising; il suo rispetto permetterà all associazione di muoversi adeguatamente, verificando e valutando i risultati. Di certo il ciclo del fund raising, proprio per la sua natura programmatica, può mostrare la sequenza d azioni da compiere in maniera assoluta, ma sarà poi compito delle associazioni scegliere quelle più appropriate al caso e valutare gli effetti tenendo conto delle condizioni e dei fattori. È opportuno quindi prenderlo in considerazione perché è da questo che parte ogni attività di raccolta fondi, grande o piccola che sia. Le fasi del ciclo di fund raising sono così suddivise: 1. Avvio al fund raising: innanzi tutto è necessario creare e condividere una vision e una mission. La vision è l immagine completa di ciò che si desidera raggiungere, è l idea che motiva la nascita di un associazione. A sua volta la mission definisce gli ambiti di cui si occupa l organizzazione; deve essere ben definita e chiara per fare da filo conduttore tra i vari soggetti che partecipano alla vita associativa. Così, ad esempio, due o tre persone possono decidere di formare un associazione condividendo la vision di un mondo futuro senza fumatori e definire per loro mission la prevenzione attraverso l educazione antifumo nell età giovanile. Le organizzazioni non profit esistono in funzione della loro mission, esistono per trasformare la realtà individuando cose che non funzionano e cambiarle in cose che funzionano. Non possono nascere organizzazioni che non abbiano ben chiari gli scopi della loro esistenza.

7 12 1. Prepararsi al fund raising: una breve introduzione Identificazione degli obiettivi: è il secondo passo che l associazione non profit deve compiere, definendo per iscritto quali sono gli obiettivi che si prefigge di raggiungere. E bene specificare i progetti che s intendono sviluppare e raccogliere tutte le informazioni relative. Solo avendo ben chiari gli obiettivi si potrà auspicare il loro raggiungimento. In gergo gli obiettivi di una organizzazione non lucrativa vengono definiti la buona causa e nel paragrafo 4 di questo capitolo analizzeremo il documento a proposito. 3. Analisi dei mercati: l associazione deve individuare i mercati di riferimento, ovvero deve scegliere a chi rivolgere la sua richiesta di fondi. I mercati si suddividono in: mercato delle persone, mercato delle imprese, mercato delle fondazioni bancarie e filantropiche, mercato degli enti pubblici. 4. Scelta degli strumenti da utilizzare; costituisce il quarto step della raccolta fondi e consiste nella scelta del mezzo più appropriato per ottenere donazioni. Si parla di mailing, telemarketing, contatto diretto, sponsorizzazioni, realizzazione di eventi, posta elettronica. 5. Messa in opera: dopo aver scelto la strategia è arrivato il momento di applicarla. Questa fase è molto delicata perché, se viene organizzata male, rischia di compromettere tutto il lavoro fino ad ora eseguito. In questa fase è importante creare un gruppo di persone valide tenendo presente che senza un forte e motivato gruppo di volontari, senza che il personale retribuito sia flessibile, disponibile al cambiamento culturale e continuamente persuaso della bontà della causa, un piano di fund raising è praticamente irrealizzabile. E poi opportuno considerare anche la possibilità di rivolgersi ad un consulente di fund raising o a chi comunque ha già maturato altre esperienze, per ascoltare i suoi consigli professionali. 6. Valutazione dei risultati: è la fase finale del ciclo che darà poi inizio alla raccolta successiva e quindi ad un nuovo ciclo. Considera i risultati ottenuti, gli obiettivi preposti e dà così modo di valutare l operatività, gli errori, le mancanze e i punti di forza. Inoltre permette di valutare i costi sostenuti per ogni singola attività, che a loro volta serviranno da parametro valutativo. 4. I documenti indispensabili per fare fund raising Una delle prime cose che un associazione si deve preoccupare di fare, prima di cimentarsi nella raccolta fondi, è redigere il Documento Buona Causa (DBC), ovvero un documento che riassuma una serie di informazioni utili per rappresentare l associazione di fronte al suo pubblico interessato (donatori, volontari, personale retribuito, sponsor, pubblica amministrazione, ecc.). Il Documento Buona Causa è un passaggio fondamentale per la costruzione del piano di fund raising perché rappresenta l espressione della causa, ovvero di tutte le ragioni per le quali si dovrebbe contribuire alla sua promozione. Per realizzare un fund raising di successo, il Documento Buona Causa, deve essere ben articolato e compreso da tutti coloro che rappresentano l organizzazione agli occhi dei potenziali donatori, deve inoltre essere comunicato con entusiasmo e in modo persuasivo a coloro da cui si cerca di ottenere una donazione. Il Documento Buona Causa contiene due elementi fondamentali: il documento stesso, utilizzato per uso interno e la Documentazione Promozionale, che comunica la buona causa al pubblico. Il DBC propriamente detto fornisce una serie di informazioni su tutto quello che un potenziale donatore potrebbe aver bisogno o desiderio di sapere sull organizzazione. Nel DBC si trovano le seguenti componenti: 1. Mission: una dichiarazione morale significativa delle esigenze e dei problemi umani e sociali per far fronte ai quali esiste l organizzazione. La mission risponde alla domanda perché esiste l organizzazione?. 2. Obiettivi strategici: dichiarazioni generali che definiscono ciò che l associazione si propone di ottenere nel far fronte alle esigenze e ai problemi identificati nella mission. Gli obiettivi strategici rispondono alla domanda che cosa- che bisogni serve l associazione? 3. Obiettivi operativi: dichiarazione su ciò che l associazione farà per provvedere al raggiungimento degli obiettivi strategici. Questi obiettivi devono essere misurabili, raggiungibili, limitati nel tempo e devono guardare ai risultati. Rispondono alla domanda come in che modo si risolveranno le sfide che

8 14 1. Prepararsi al fund raising: una breve introduzione 15 si vogliono affrontare? 4. Programmi e servizi: descrizione dettagliata delle modalità secondo cui l organizzazione mette in atto i propri obiettivi operativi, da definirsi in base alle persone coinvolte. 5. Organi di governo: spiega come viene eletto e nominato l organo direttivo, come funziona, come rappresenta la comunità e la popolazione coinvolta nei servizi erogati. 6. Personale: determina la composizione del personale, sia retribuito, sia volontario, per un efficace erogazione dei programmi e dei servizi. 7. Strutture o meccanismi di erogazione dei servizi: descrizione dell ambiente fisico e delle procedure usate per realizzare il programma. 8. Finanze: materiali espositivi, numerici e grafici che illustrano chiaramente il modo in cui l organizzazione acquisisce e spende le proprie risorse finanziarie. 9. Pianificazione, sviluppo e valutazione dell organizzazione: descrizione dei processi a lungo e breve termine usati dall organizzazione, con chiara indicazione degli obiettivi futuri. 10. Storia della nascita e della crescita dell associazione: breve descrizione di come e perché l associazione è nata, indicando chi l ha formata e quali sono stati i risultati ottenuti. É bene che il Documento Buona Causa venga scritto da una sola persona che, dopo aver intervistato i fondatori dell associazione, i presidenti, i volontari, i dipendenti e dopo aver raccolto il materiale informativo e promozionale distribuito negli anni, sottoporrà al comitato associativo una proposta di DBC. Una volta terminato il DBC verrà personalizzato e aggiornato cogliendo tutte le informazioni che giungeranno dai costituenti dell associazione ovvero da tutti coloro che hanno o prenderanno parte alla vita associativa. Questo documento è utile in quanto fornisce l identità dell associazione. Ad esso attingeranno il copywriter, il grafico, il responsabile marketing, nel momento in cui dovranno preparare il materiale promozionale composto da brochure, proposte di finanziamento rivolte alle fondazioni bancarie o civili, mailing, prospetti di raccolta capitali, comunicati stampa, giornalini delle organizzazioni, newsletter, discorsi e interventi durante convegni e seminari, conversazioni faccia a faccia per conoscere i potenziali donatori e sollecitarli. 5. Quali sono le componenti per un fund raising di successo nelle piccole organizzazioni? Per realizzare una buona raccolta fondi, è necessario che le associazioni tengano determinati accorgimenti nella loro operatività. Per avere successo non devono mancare i seguenti componenti: - documento buona causa: un documento chiaro e stimolante che giustifichi la raccolta fondi; - il fabbisogno: ovvero il fabbisogno del programma quantificato economicamente, che chiarisca le ragioni per cui è necessario il fund raising. In termini profit è il prodotto; - obiettivi: una stima realistica del fabbisogno economico, determinata in base alle finalità che l azione di fund raising si propone di realizzare; - donatori: bisogna individuare i donatori in base alla quantità e qualità delle donazioni necessarie per garantire il successo dell operazione di fund raising; - volontari carismatici: persone impegnati nell attività disponibili a dare tempo, energie e talento per un fund raising produttivo; - le pubbliche relazioni: servono a far conoscere ed accettare l organizzazione che raccoglie fondi; - il tempo e la tempistica: bisogna aver tempo a sufficienza per elaborare e mettere in atto un programma di qualità stabilendo una tempistica realistica tenuto conto delle festività religiose e civili e della crescente competizione tra gli organismi non profit per ottenere fondi e dell instabilità delle condizioni

9 16 economiche; - budget: i piani d investimento, o i fondi compresi nel budget, devono essere congruenti con il fabbisogno del programma. 2. Strategie di fund raising 1. La logica del fund raising: creare la piramide della donazione La legge di Pareto, sociologo ed economista, esprime il rapporto che ha guidato l economia della produzione, sino ad oggi, affermando che l 80% della produttività è data dal 20% dei lavoratori. Questa considerazione, oltre ad aver sempre trovato grandi riscontri negli studi economici e macroeconomici, dove ad esempio si sa che l 80% del prodotto nazionale lordo è dato dal 20% delle imprese, trova conferma anche nella raccolta fondi. È testato infatti che l 80% dei fondi raccolti è dato dal 20% dei donatori. Constatato ciò, è bene creare una serie di azioni che curando i vari livelli di donazione incrementino l ammontare di raccolta annuo. La figura che segue, rappresenta la piramide della donazione ed esprime una chiara semplificazione del concetto appena citato. 17 Figura 2.1 La piramide del fund raising

10 18 2. Strategie di fund raising 19 Come possiamo osservare, la piramide è suddivisa in cinque livelli dove in ognuno trovano posto le varie tipologie di donatori. È fondamentale considerare sempre ogni tipo di donatore con lo scopo di promuovere, negli anni, i donatori al gradino superiore fino a raggiungere l apice della piramide dove si trovano il 20% dei donatori che apportano l 80% dei fondi, ovvero dove la legge di Pareto viene soddisfatta. La base della piramide è costituita dalle quote associative e dai sostenitori che hanno fatto la loro prima donazione, pagato la loro prima quota associativa o partecipato ad un evento speciale. Spesso queste donazioni sono casuali, fatte per svista o comunque d impulso; in questo caso il compito dell associazione sarà quello di cogliere l attenzione dimostrata dal donatore, ringraziandolo e tenendolo informato sull attività che l associazione svolge, in modo da ottenere un rinnovo della donazione ed essere così riuscita a farlo salire già di un gradino. Nel secondo livello si trovano, infatti, tutti i donatori che hanno già donato e che rinnovano la loro quota spesso anche incrementandola. A questi l associazione deve rivolgersi proponendo richieste di rinnovo personalizzate, laddove si è creata una relazione con il vecchio donatore, e invitandolo agli incontri, agli eventi speciali, inviandogli newsletter e altro materiale informativo, contattandolo telefonicamente e ringraziandolo. Così facendo, ovvero coltivando il rapporto tra donatore e vita dell associazione e tra donatore e fundraiser, si possono ottenere anche donazioni pianificate o stabili. Al terzo livello si trova la fascia dei donatori che hanno deciso di dare un contributo programmato all associazione, impegnandosi in donazioni rivolte a specifici progetti o in donazioni costanti e periodiche. In questo caso i donatori vengono definiti attivisti perché danno un continuo supporto all associazione e per questo è bene che vengano chiamati anche a prender parte all attività manageriale dell associazione. Gli ultimi due livelli della piramide riguardano le grandi donazioni e i lasciti testamentari. In questi casi i donatori hanno svariate motivazioni che riguarda- no la loro vita, la loro cultura, le loro vicissitudini, la loro famiglia. Chi si trova nelle condizioni di poter dare un grosso lascito generalmente lo fa a favore di chi già conosce, di chi già approva e con cui ha instaurato una relazione. Per questo è più probabile che la grande donazione arrivi da chi è già stato donatore. La piramide del fund raising è utile per capire la logica con cui la raccolta fondi deve essere tenuta, una logica di continua crescita e sviluppo generate dal buon lavoro, costante, corretto e ben organizzato che non può prescindere dalla relazione personale che rimane sempre alla base di ogni buona raccolta fondi 2. Identificare il fabbisogno economico e selezionare il giusto programma di raccolta fondi Un buon piano di fund raising comincia dalla valutazione dei fabbisogni economici dell associazione e dalla valutazione dei fondi che devono essere raccolti per sostenere programmi finalizzati alla soddisfazione dei bisogni, nonché alla scelta dei programmi di fund raising giusti per raccogliere i fondi necessari. I fabbisogni che un associazione riscontra si suddividono in quattro tipologie: 1. relativi all anno d esercizio e quindi collegati al deficit annuale; 2. legati a finalità specifiche; 3. in termini di capitali immobili e di attrezzature; 4. in termini di capitali che producono interessi per coprire i fabbisogni relativi all anno d esercizio. A questi fabbisogni corrispondono quattro programmi di raccolta fondi: 1. Raccolta annuale (donazioni ordinarie): utilizzata per coprire il deficit annuale ed è usualmente richiesta sotto forma di quota associativa o come donazione ordinaria. La differenza sta nel fatto che la quota associativa predispone una sorta di rinnovo, porta con se il concetto di appartenenza e quindi

11 20 2. Strategie di fund raising 21 è fidelizzante nel tempo, mentre la donazione non possiede tutte queste caratteristiche. In generale la raccolta annuale vuole, oltre ad ottenere la donazione, fare anche in modo che si ripeta negli anni e che aumenti d entità, creando abitudini e modalità di donazioni e ricercando nuovi potenziali donatori. 2. Raccolte di capitali legate a specifici progetti: in questo caso viene chiesto al donatore una somma ingente necessaria all organizzazione in termini di capitali, come ad esempio può essere la costruzione, ristrutturazione, espansione di un edificio o per l acquisizione di attrezzature particolari. In questi casi il donatore ha l opportunità di distribuire l erogazione della donazione in diversi anni fiscali utilizzando il metodo della promessa di donazione. 3. Grandi donazioni e donazioni straordinarie, vengono fatte ogni 5-7 anni, di solito da persone che già hanno donato. Sono donazioni una tantum, non richiedono di avviare una raccolta di capitali per sollecitare una donazione straordinaria, basta individuare un bisogno e rivolgersi personalmente alle persone che potenzialmente potrebbero concedere il finanziamento. 4. Donazioni pianificate: meglio conosciute come lasciti e testamenti. Se sollecitata correttamente, la donazione pianificata apporta all associazione una donazione consistente. Un programma di raccolta annuale, produttivo e ben organizzato rappresenta una solida base per le sollecitazione pianificate, in quanto tende a legare gli interessi del donatore a quelli dell organizzazione non profit. 3. Costruire un gruppo di volontari che valuti i progetti e la scelta del programma Come già abbiamo avuto modo di constatare un piano di fund raising risulta impossibile se a renderlo effettivo non opera un motivato gruppo di volontari e il personale retribuito che sostenga in pieno la buona causa dell associazione e che sia disposto a continui cambiamenti e flessibilità. Questo perché è impensabile che la raccolta fondi sia efficace se fatta da persone che non credono in quello che promuovono. Fingere di essere in accordo con la mission proposta risulterebbe inutile perché l interlocutore percepirebbe, con alta probabilità, la non piena convinzione finendo col rifiutare la proposta e il rappresentante dell associazione finirebbe col screditare l immagine di quest ultima. Quello che serve per una buona raccolta fondi è un gruppo di persone motivate e compito dell associazione è quello di valorizzarle. I volontari, non essendo dipendenti stipendiati posseggono particolari caratteristiche, in quanto: - eseguono il loro servizio con lo scopo di aiutare e non di ricevere un compenso; - sono più credibili perché non essendo pagati viene più naturale fidarsi di loro; - sono più oggettivi nel criticare e nell individuare i problemi della struttura; - vivono il loro lavoro con molto meno stress e meno pressione; - sono cittadini che spesso aiutano l associazione a superare i vincoli burocratici; - non essendo pagati possono essere impegnati anche per progetti a rischio per l associazione. I volontari sono un bene prezioso, che possono apportare ottimi contributi all associazione perché spinti da una forte motivazione. I volontari trovano soddisfazione nel prender parte alla vita dell associazione e nello spendere tempo e proprie risorse e per questo un associazione deve valutare i volontari per le loro capacità e potenzialità. Di seguito elenchiamo le attività essenziali che è bene

12 22 2. Strategie di fund raising 23 intraprendere per coinvolgere i volontari nel programma di fund raising: A. analizzare le esigenze dei vostri volontari in modo accurato, completo e obiettivo: una volta stabilito il programma di fund raising è bene assegnare ruoli e compiti ai volontari e fare una descrizione sommaria delle mansioni da compiere in modo da definire le abilità necessarie per ciascun compito; B. identificare i potenziali volontari: è bene condurre una continua ricerca per l identificazione dei volontari e redigere una scheda per ogni candidato; C. reclutare i volontari; se il volontario è tanto in gamba per candidarsi ad un compito importante lo sarà anche per un incontro di sensibilizzazione in cui devono essere sottolineate le sue potenzialità verso l organizzazione non profit; D. formare e orientare i volontari: è bene informare i volontari sul programma dell associazione, sullo scopo perseguito, sull operatività e sul suo budget. È bene inoltre indicare le necessità che stanno alla base degli obiettivi strategici e spiegare come sono stati individuati i bisogni; E. coinvolgere i volontari: i volontari non utilizzati sono sprecati, se un associazione non ne fa uso, prima o poi li perderà; F. fare buon uso del tempo dei volontari: i volontari hanno una quantità di tempo limitata da donare, usatela con buon senso. Non imponete compiti pesanti per il tempo che il donatore ha a disposizione e non assegnate mai compiti di serie b ai volontari semplicemente per tenerli occupati; G. valutate i volontari: la valutazione è importante perché dimostra che la partecipazione dei volontari è tenuta in considerazione; H. ringraziare: la soddisfazione, nel senso di appagamento interiore, è una grossa ricompensa per il volontariato prestato. Bisogna dimostrare a ciascun volontario che il servizio da lui offerto non è soltanto molto apprezzato ma anche altamente significativo per l organizzazione non profit. Per ringraziare i volontari è bene utilizzare tutti gli strumenti appropriati, come lettere, targhette, articoli sulla stampa locale, cene di ringraziamento o inviti ad eventi speciali. 4. Incontrare un esperto di fund raising Può capitare che un associazione senta l esigenza di rivolgersi ad uno specialista della raccolta fondi per usufruire della sua esperienza tecnica e delle sue capacità organizzative. Prima di rivolgersi ad un consulente è bene, però, valutare le esigenze dell associazione, la preparazione ad interagire con l esperto nonché la sostenibilità dei costi. L associazione deve avere ben chiari gli obiettivi strategici e operativi prima di chiedere assistenza esterna, deve aver elencato i bisogni in ordine di priorità, i leader dell associazione devono essere ben disposti a impegnare le loro risorse sia in termini di tempo che di donazione e i volontari più qualificati devono essere disponibili. L intervento di un consulente non significa pagare qualcuno per svolgere i compiti che l associazione avrebbe dovuto fare altrimenti, anzi, significa lavorare con più competenza in modo corretto e con l obiettivo di ottenere risultati migliori. L intervento del consulente è un occasione per aumentare le proprie esperienze e capacità ed è un ottimo momento di formazione per i volontari. La consulenza può essere utile quando: A. Si ha in programma una raccolta di capitali che prevede un lungo periodo di tempo e richiede: 1. gli studi sulla fattibilità; 2. l organizzazione e la pianificazione della raccolta; 3. l assistenza con ricerca di potenziali donatori e reclutamento dei volontari; 4. la consulenza continuativa per il management del fund raising. B. Si vuole effettuare una raccolta annuale o ordinaria che richiede: 1. la pianificazione della raccolta; 2. l implementazione specifica di tecniche di fund raising.

13 24 C. Si vuole un servizio di supporto in tema di; 1. revisioni contabili del programma di fund raising; 2. corsi di formazione per il consiglio di amministrazione; 3. individuazione dei potenziali donatori; 4. ricerca di dirigenti; 5. preparazione di comunicati e materiale di marketing; 6. organizzazione di eventi speciali; 7. programmi di donazioni pianificate. 5. Mai perdersi d animo Spesso le piccole organizzazioni si scoraggiano perché confrontano le loro azioni e i loro risultati con l attività svolta dai giganti del non profit. Questo atteggiamento è sbagliato perché ogni organizzazione, anche la più piccola, ha i sui punti di forza e di debolezza; conoscendoli e operando a modo sarà in grado di ottenere risultati adatti alla sua portata. Quindi mai scoraggiarsi, anzi è bene sfruttare le caratteristiche tipiche di ogni associazione che la differenziano e che devono spingere il donatore a donare per quella specifica associazione piuttosto che per un altra. Una piccola organizzazione che lavora con passione, trovando qualcosa di veramente speciale nella causa proposta, è già in vantaggio rispetto ai suoi concorrenti. Viviamo in un paese in cui la filantropia e le donazioni hanno radici antiche, in cui gli abitanti hanno sempre mostrato propensione verso le offerte e continuano a farlo. Da una recente ricerca IREF, risulta infatti che il 49% degli italiani ha effettuato donazioni. È facile, quindi, pensare che laddove non ci sia stata risposta di elargizione è forse perché non è stata chiesta oppure perché è stata chiesta male. Bisogna impegnarsi e imparare a fare raccolta di fondi con stile e programmazione. Non bisogna spaventarsi: la maggior parte delle cose che fanno i grandi le possono fare anche le piccole organizzazioni. Occorre solo entusiasmo, coraggio e determinazione. 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 1. Il mailing Consiste in una richiesta scritta di donazioni che viene distribuita e recapitata per posta. E l invito alla donazione che l associazione fa chiedendo al ricevente (quasi sempre sconosciuto) di donare. Anche se, ogni anno, migliaia di organizzazioni non profit, di grandi e di piccole dimensioni, ricevono migliaia di euro attraverso la sollecitazione per posta, il mailing rimane una tecnica non adatta a tutti. Non tutte le organizzazioni non profit sono in grado di intraprendere campagne di mailing, il problema si fa più evidente soprattutto nelle piccole organizzazioni. La prima barriera è di natura economica: le organizzazioni di piccole dimensioni non possono permettersi di intraprendere una campagna di mailing (che come vedremo tra poco richiede una rilevante spesa anticipata), a meno che non siano riuscite ad ottenere un finanziamento specifico da un grande donatore o da una fondazione. La seconda barriera riguarda la visibilità: molte cause importanti sono troppo specializzate o troppo ristrette a livello geografico, oppure non sono abbastanza conosciute per produrre risultati redditizi. Tuttavia, anche le organizzazioni piccole e specializzate possono e devono approfittare delle tecniche del mailing e delle lettere in generale per raccogliere fondi ed ampliare la loro base di sostegno. Inoltre, le organizzazioni di piccole dimensioni possono personalizzare i loro appelli ed ottenere alte percentuali di risposta secondo modalità che non sono pratiche per le organizzazioni non profit che inviano moltissime lettere. 25

14 26 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni I principali benefici Un programma di mailing ben fatto può essere molto vantaggioso e in grado di portare importanti benefici per l associazione: > è un modo per farsi conoscere; inviando la lettera i destinatari avranno modo di informarsi sull attività svolta dall associazione e potranno decide se sostenere o meno la causa: > permette di acquisire nuovi donatori oltre al rinnovo e all aumento delle donazioni attuali garantendo entrate affidabili e rinnovabili: > se fatto con criterio, può apportare una consistente fonte di liquidità: > è un modo per poter contare su grandi donazioni perché chi è donatore da molto tempo può diventare un grande donatore: > può essere utilizzato anche per informare i costituenti delle cause e degli argomenti che interessano l organizzazione non profit in un dato momento: > è selettivo e dà la possibilità di scegliere accuratamente le liste dei destinatari. 1.2 I costi, i risultati e la misurazione dei ritorni Il mailing è un operazione che è bene affrontare con l intenzione di sostenerla nel lungo periodo. Questo perché i costi sono corposi e le risposte incerte non possono garantirne la copertura e l utile, soprattutto nelle prime campagne di mailing. I costi da sostenere riguardano: > stampa e carta; > spese postali (tariffa cumulativa o posta prioritaria); > ditta di spedizione, qualora si decida di dare tutto in mano a una ditta che spedisca buste e cartoline, le affranchi, smisti la poste e consegni tutto all ufficio postale; > indirizzari che si possono acquisire o creare direttamente; > si possono poi citare le spese postali delle risposte, la gestione delle liste dei potenziali donatori, i costi per la parte creativa e il tempo investito in queste operazioni dal personale retribuito. Per stimare e misurare i ritorni della campagna di mailing vengono usate tre formule che riguardano la donazione media, il ritorno percentuale e l efficienza. 1. La donazione media è, ad esempio, pari a 20 euro se le entrate totali ammontano a euro e il numero delle donazioni è di 5.000; 2. Il ritorno percentuale è il rapporto tra lettere ricevute e lettere inviate, ad esempio ne sono pervenute 5000 e ne erano state spedite allora il ritorno percentuale sarà pari a 5%; 3. L efficienza misura l ammontare delle spese ricevute per ogni euro di costo sostenuto. Ad esempio, se le spese totali ammontano a euro e le entrate totali ammontano a euro, la spesa per ogni euro raccolto è di 0.20 euro. 1.3 La tempistica Nel decidere il periodo in cui dare inizio alla campagna di mailing è bene ricordarsi che: > il periodo natalizio è quello più propizio dell anno a ricevere una donazione da un donatore sollecitato con il programma di mailing, ma può essere anche un periodo troppo competitivo per cui occorre conoscere la propria comunità di riferimento ed evitare i periodi meno produttivi; > in molte comunità i periodi da gennaio ad aprile e da agosto a novembre sono adatti per i programmi di mailing. Se siete in grado di creare un forte collegamento tra il programma proposto e la stagione in cui scrivete, allora vale la pena di lanciare il mailing verso i potenziali donatori anche nel periodo pre-natalizio. 1.4 Come scrivere una lettera Generalmente la lettera viene scritta rispettando uno schema semplice ed essenziale composto dalle seguenti parti:

15 28 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni si mostra il problema, si racconta una storia per attirare l attenzione del lettore; 2. si propone una soluzione, si espone il modo con cui l organizzazione non profit vuole intervenire; 3. si spiega il modo con cui il lettore può intervenire e contribuire, ad esempio con una donazione; 4. si informa il lettore dei benefici che gli spettano se partecipa; 5. si specifica la cifra della donazione e la sua urgenza; 6. si ringrazia; 7. PS: i postscriptum devono sempre spingere il lettore ad agire e devono avere quindi una forte carica emotiva. In genere i lettori leggono le prime due frasi e poi vanno direttamente alla fine della lettera. Di seguito sono riportati gli accorgimenti da tenere nel scrivere una lettera in modo efficace, ovvero in modo tale da condurre il lettore alla donazione. A. Prima di iniziare a scrivere, informatevi bene sui destinatari. Preparate una scaletta. B. Raccontate una storia coinvolgente che mantenga l attenzione del lettore per tutta la lettera. La storia deve essere semplice, non andate fuori tema. C. Visualizzate il lettore. Per farlo, prendete la foto di uno dei vostri genitori o di una parente che vi stia particolarmente a cuore. Mettetela sulla vostra scrivania e scrivete a questa persona. D. Ponete l accento sull urgenza del problema, bisogna agire subito; E. Spiegate il problema in modo immediato e specifico raccontando storie personali. Evitate ampie generalizzazioni. F. La richiesta di aiuto deve essere immediata e specifica. Spingete il lettore a donare una somma specifica oggi. G. Dite al lettore a cosa serve la sua donazione. Siate specifici. H. Comunicate da persona a persona. Siate amichevoli: usate io o noi, e soprattutto il Lei o il tu per rivolgervi al lettore. I. Concentratevi su di un unico argomento. Tagliate tutti i paragrafi e le frasi non collegati con l oggetto centrale della lettera. J. Leggete la lettera ad alta voce. Una lettera ben scritta ha lo stesso ritmo di un discorso efficace e può anche presentare alcune frasi incomplete, proprio come nel parlato. K. Aspetto esteriore e linguaggio: la lettera deve essere facile e rapida da leggere. L. Usate paragrafi brevi, non più di otto righe. M. Inventate i paragrafi, usate sottolineature e virgolette. N. Le frasi devono essere brevi, non più di quindici parole. O. Evitate nomi composti o espressioni sintatticamente elaborate. P. Usate parole brevi e dirette. Q. Scrivete alla forma attiva; usate verbi attivi che indichino azioni pratiche. R. Cancellate le parole superflue. Semplificate. Tagliate gli aggetti vaghi, ad esempio spingete il lettore ad agire oggi, non a fare qualcosa oggi. S. Non usate gergo tecnico. Evitate uno stile giuridico, burocratico o accademico. T. Riscrivete, semplificate, chiarite, stimolate. U. Lunghezza. Le lettere devono essere abbastanza lunghe per raccontare una storia. V. Lettere lunghe. Amici e colleghi, animati da buone intenzioni, spesso vi diranno che non le legge nessuno, delle lettere così lunghe. Non credeteci. I donatori interessati leggeranno lettere coinvolgenti anche di diverse pagine. I lettori spesso leggono spezzoni di una lettere, ed è per questo che nelle lettere per il mailing occorre ripetere più volte i concetti chiave. Spesso servono tre o quattro pagine per raccontare una storia efficace. W. Grandi donatori. Le lettere rivolte ai grandi donatori possono essere anche più lunghe di quattro pagine. Ci vuole più tempo per giustificare la richiesta di una donazione di centinaia o migliaia di euro. X. Lettere brevi. Lettere brevi, di una o due pagine, funzionano anch esse, e

16 30 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 31 sono più semplici da comporre per scrittori non professionisti. Y. La lettera perfetta non esiste. Evitate di scrivere come comitato. I risultati sarebbero disastrosi. Mostrate le bozze ad altri, ma diffidate dell aiuto di colleghi che vogliono far suonare la lettera come un compito in classe di italiano. Z. Lettere di rinnovo. Le lettere per il rinnovo delle donazioni seguono la stessa struttura e le stesse regole di base delineate sopra, con una differenza sostanziale: il riconoscimento che il lettore a cui ci si rivolge è già un donatore. Le lettere di rinnovo si possono personalizzare seguendo alcune indicazioni di base: > datare la lettera; > ringraziare per le donazioni già ricevute; > trattare il lettore come un membro della comunità, informato dei fatti; > chiedere il rinnovo del tuo impegno ; > chiedere un aumento della tua donazione. maggiore è la probabilità di aver scelto bene. In questa valutazione bisogna prendere in considerazione fattori quali; l età, il sesso, il reddito medio, la posizione geografica, se hanno figli o meno, l istruzione, l affiliazione politica, la professione, ecc. Nella vostra associazione, tutti possono contribuire a creare e a procurarsi liste di potenziali donatori ed è utile, anche, fare accordi di prestito con associazioni che possono a loro volta essere interessate al vostro indirizzario, facendo così uno scambio di nominativi. Può capitare che tra i membri della lista e i rappresentanti dell associazione (presidenti, dipendenti, volontari) sussistano dei collegamenti. In questo caso vale la pena approfittarne e personalizzare al meglio la lettera, facendo firmare e facendo aggiungere due righe scritte a mano direttamente da chi è collegato con il destinatario. 1.5 La lista dei potenziali donatori Le liste dei potenziali nuovi donatori, sono in assoluto l elemento più importante del mailing. Anche se la lettera è molto brillante, quando la lista è quella sbagliata i ritorni saranno scarsi. Ma una lettera mediocre, inviata alla lista giusta può spesso dare buoni risultati. Quindi è bene scegliere i componenti delle liste accertandosi che abbiano le seguenti caratteristiche: > l interesse: chi mostra interesse nei confronti della mission, degli obiettivi strategici e del programma dell organizzazione non profit, oppure persone a cui si rivolgono i servizi offerti; > la capacità: bisogna scegliere tra persone che già donavano ad altri enti non profit, evitando di convincere alla filantropia masse di non donatori; > i collegamenti: in generale non vi è alcun collegamento con i donatori contattati via mailing, altrimenti si userebbe un approccio più personale; > la somiglianza; più i potenziali donatori assomigliano agli attuali donatori 2. La quota associativa In molte organizzazioni non profit, di particolare entità, è diffusa l attività di tesseramento soci, ovvero effettuano un particolare tipo di raccolta che dietro al pagamento di una quota, la così detta quota associativa, offre una serie di servizi e agevolazioni e ancor più denota la qualifica di socio. Questa qualifica è molto importante perché garantisce una serie di vantaggi per le associazioni, infatti. > un socio sviluppa un senso di appartenenza che lo rende fedele e leale all associazione e lo rende pienamente partecipe alla mission; > un socio si sente utile al di là della semplice donazione in denaro che è in grado di dare; > un socio si aspetta di essere chiamato a intraprendere azioni di sostegno pubblico e quindi di partecipare direttamente agli interventi dell associazione;

17 32 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 33 > l essere socio fa si che le persone si sentano psicologicamente impegnate a fornire supporto all associazione attraverso il rinnovo annuale della quota di iscrizione. 2.1 Per quali associazioni è adatto il tesseramento? Tuttavia, non tutte le associazioni sono adatte per sostenere una campagna di tesseramento perché il buon esito è fortemente influenzato dalla mission sostenuta. Il tesseramento è opportuno per: 1. organizzazioni che promuovono una causa politico sociale: un gruppo per la difesa ambientale, un gruppo che promuove ideali patriottici, un gruppo sostenitore o oppositore ad una legge; 2. organizzazioni che rappresentano gli interessi di un particolare gruppo sociale: associazione di pensionati, gruppi di veterani di guerra, società di mutuo soccorso, sindacati, gruppi che promuovono l uguaglianza razziale; 3. organizzazioni con una mission culturale o accademica: musei, gallerie, circoli culturali, associazioni sportive; Rispetto alla campagna di mailing, il tesseramento fornisce donazioni di migliore qualità perché generalmente i soci rimangono sostenitori dell organizzazione più a lungo rispetto ai donatori casuali o che comunque donano una volta ogni tanto ed inoltre i soci si dimostrano più disponibili a rispondere agli appelli con donazioni più sostanziose. all associazione; > accesso facilitato a programmi speciali: vi sono certi programmi e servizi che sono accessibili solo ai soci; > sconti su programmi, servizi o prodotti; > eleggibilità a servire l associazione come volontario o funzionario, ad avere il voto nelle elezioni e nelle decisioni dell associazione. 3. L organizzazione di piccoli eventi di raccolta fondi Un evento speciale rappresenta una strategia di raccolta fondi che si concretizza in un tempo e in un luogo specifici e consente di raccogliere fondi in virtù dell evento stesso. Gli eventi speciali più comuni sono: cene o pranzi di beneficenza, proiezione di filmati, feste da ballo, sfilate, feste di gala e vari tipi di vendite, aste eventi sportivi o esibizioni canore. Lo scopo di un evento è quello di farsi pubblicità, ottenere maggiore visibilità all interno della comunità, nonché di raccogliere fondi. All interno del fund raising, gli eventi speciali sono probabilmente la strategia di cui si fa l uso più distorto. Se è vero che ogni organizzazione non profit dovrebbe far rientrare gli eventi speciali all interno del suo piano generale di fund raising, è di capitale importanza farne buon uso. Raccogliere fondi è sicuramente una delle finalità di un evento speciale, ma è forse la meno importante. 2.2 Quali sono i vantaggi per i soci? La qualità di socio dà diritto ad usufruire di vantaggi che dipendono a loro volta dal budget a disposizione dell associazione. Comunemente ai soci vengono offerti: > periodici vari: notiziari, riviste, giornali; > elenco soci: con l iscrizione si viene inseriti in un albo privato che comprende nome soci e altre informazioni sull organizzazione; > tessera socio: è l identificazione che garantisce al socio l appartenenza 3.1 Le finalità di un evento speciale Dato che un evento speciale non è primariamente indirizzato alla raccolta fondi, vediamo di seguito quali sono le sue primarie finalità. 1. La pubblicità è il vantaggio principale di un evento speciale, in quanto si concentra l attenzione del pubblico sulla propria associazione in un dato momento. In generale, le realtà non profit cercano di ottenere pubblicità dalla stampa, ma altrettanta pubblicità favorevole può venire dalle persone che assistono agli eventi speciali.

18 34 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni La raccolta fondi rimane comunque una finalità, anche se ci sono metodi molto più semplici, più rapidi ed efficaci. In generale è meglio utilizzare gli eventi speciali per raccogliere fondi da persone che attualmente non donano, oppure che non donerebbero in altre circostanze. 3. La vostra associazione è conosciuta da certe persone, ma la domanda che bisogna porsi è: Queste persone ci conoscono abbastanza?. Bisogna essere visibili e conosciuti tra le persone che utilizzano i servizi e donano all organizzazione. Quindi è bene condividere il più possibile con gli intervenuti all evento le informazioni inerenti l organizzazione. 4. Gli eventi speciali possono essere organizzati per ringraziare i donatori e coinvolgere i volontari. In questo caso gli eventi vengono pianificati intorno a questi gruppi con l obiettivo di sollevare il morale, ringraziare e spingere a continuare a donare e a lavorare per l associazione. 5. Si può organizzare un evento con un altra associazione che si occupa di simili cause, dando così visibilità esterna di unire le forze a fronte di bene altruistico. 6. Durante questo tipo di eventi si dà grande importanza e visibilità ai vostri grandi donatori facendo loro un ringraziamento pubblico coinvolgendoli e motivandoli ancora di più. 7. Un evento può servire ad allungare la lista dei donatori, reclutare volontari e futuri leader. 8. È possibile anche lanciare un nuovo programma e l associazione stessa sul mercato. 3.2 Le azioni da compiere per avere successo Per organizzare un evento di successo è bene soffermarsi su alcuni aspetti per valutare le varie opportunità. Prima cosa da fare è focalizzare il pubblico a cui volete rivolgervi e cercare di quantificarlo. Dopo di che dovrete chiarire che cosa volete ottenere da quel pubblico e quindi valutare le possibilità e l eventualità di ottenere gli stessi risultati con altri mezzi, magari più semplici e meno faticosi. A questo punto, se l evento rimane il miglior metodo per raggiungere i vostri scopi, allora dovete cercare di intuire cosa piacerà di più al vostro pubblico di riferimento, quale sia il genere di evento di loro gusto, quale ambiente, in che giorno della settimana, in che orario ecc Il pubblico individuato deve simpatizzare per la vostra causa, ma allo stesso tempo deve essere libero e deve aver voglia di prendere parte all evento. Di fondamentale importanza è, poi, la valutazione dell evento e va fatta tenendo in considerazione le ripercussioni che una scelta inadatta porterebbe all associazione. Ad esempio una festa della birra potrebbe attrarre un nuovo pubblico, farvi pubblicità e raccogliere fondi, ma non sarebbe adeguato per un organizzazione che si occupa del recupero degli alcolisti. Altra cosa da valutare è il prezzo che il pubblico scelto sarebbe disposto a pagare per partecipare all evento. È molto importante valutare le spese e le possibili entrate, ricordandosi che comunque bisogna anticipare tutti i costi e quindi avere fondi disponibili per l organizzazione dell evento. 3.3 I costi e i ricavi di un evento, come tenerli sotto controllo Gli addetti all organizzazione dell evento devono pianificare tutte le attività da svolgere, farne una lista indicando i termini entro cui devono essere portate a termine e approssimando l uscita monetaria corrispondente ad ogni voce. Si creerà così un budget di spesa che, dopo l evento, sarà utilizzato per confrontare i reali costi sostenuti. Tale documento permetterà di giustificare le spese e verificare se e quanto ci si è discostati dal budget di spesa iniziale. Allo stesso modo, gli organizzatori devono preparare un budget delle entrate che segua lo stesso formato del budget di spesa, segnalando le voci che faranno incrementare i fondi e una stima sui fondi che verranno raccolti. Anche questo permetterà a consuntivo di verificare le discordanze tra risultati pianificati e risultati ottenuti, permettendo così all associazione di valutare l esito dell evento.

19 36 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 37 4.Internet e raccolta fondi Da decenni si discute sull uso delle tecnologie nel fund raising. I processi tecnologici precedenti hanno aiutato gli uffici di fund raising ad informatizzare le loro banche dati e quindi le informazioni in modo più efficace ed efficiente. L avvento dei fax ha migliorato le comunicazioni sia interne che esterne ed alcune organizzazioni non profit realizzano operazioni di mailing dirette a donatori potenziali ed effettivi via fax, evitando così costose spese postali. I trasferimenti elettronici di donazioni si sono aggiunti agli altri metodi di donazione. Tuttora il panorama tecnologico è in costante mutamento e l ultimo arrivato, nonché quello di cui più si parla, è l uso della rete Internet nel programma di fund raising. Il fund raising su Internet ha potenzialità illimitate, ma il suo uso deve essere adattato alla vostra realtà e alla consapevolezza delle risorse a vostra disposizione. È giusto che venga usato come strumento addizionale ai classici, in quanto permette di migliorare le vostre capacità in termini di raccolta fondi, ma di certo non sostituirà le altre strategie standard, riconosciute e collaudate nel fund raising. Esperti e professionisti concordano sul fatto che Internet offre molte applicazioni eccellenti per sostenere e migliorare un programma di fund raising, ma non vi è nulla che possa sostituire il contatto personale con un donatore. Secondo molti esperti, Internet è sopravalutato ed eccessivamente promosso come strumento di fund raising, con il pericolo che le strategie di raccolta fondi collaudate e comprovate finiscano per essere trascurate. I risultati sono privi di una conclusione univoca, ma la cosa certa è che internet è qui per restare, e che il suo utilizzo cambierà continuamente. 4.1 In che modo internet può servire la raccolta fondi? L accesso al sito web consente all associazione di supportare la raccolta fondi nei suoi vari ambiti e spesso può anche sostituire i metodi tradizionali. Utilizzando internet si può: > sensibilizzare i donatori inviandogli newsletter, garantendogli l accesso a servizi gratuiti on line e a chat room su argomenti di loro interesse; > acquisire nuovi donatori attraverso la posta elettronica, sostituendo impegnative operazioni di mailing o di visite porta a porta. In questi casi i volontari raccolgono nominativi e indirizzari di potenziali donatori, l organizzazione invia informazioni via e il donatore può fare clic sul link che porta alla pagina delle donazioni nel sito web dell associazione; > rinnovare i contributi, inviando un ai donatori. Nelle pagine web può anche comparire un invito a contribuire alle attività dell organizzazione non profit, ad esempio facendo una donazione ondine, lasciando il proprio recapito per essere contattati dall organizzazione non profit, oppure rispondendo ad un appello per la raccolta annuale; > organizzare eventi speciali virtuali al posto dei tradizionali incontri di gruppo, rendendo così l evento speciale più economico e in grado di raggiungere un pubblico nuovo. Inoltre è possibile far circolare l annuncio degli eventi speciali e degli incentivi alla donazione attraverso l o sulle pagine web e garantire una rapida comunicazione tra chi organizza e chi pianifica gli eventi speciali; > ricercare i potenziali grandi donatori. Anche se l uso di internet non sostituisce la sensibilizzazione e la sollecitazione personale dei grandi donatori, può comunque servire a sviluppare un rapporto specialmente con lo scambio di informazioni. Questo metodo va inserito con cautela perché di norma i grandi donatori preferiscono incontrare il fundraiser di persona piuttosto che comunicare per . E comunque un metodo che può essere utilizzato per integrare l efficacia della raccolta di grandi donazioni; > ottenere valide informazioni sulle caratteristiche delle fondazioni bancarie. Alcune fondazioni offrono moduli di richiesta direttamente sulle loro pagine web e consentono l invio dei moduli on line; > raccogliere fondi dalle imprese che nei loro siti specificano preferenze e priorità di donazione, o comunque reperire le informazioni che saranno utili

20 38 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 39 per effettuare una futura richiesta. 4.2 Vantaggi di Internet nel fund raising I vantaggi che l utilizzo del web apporta alla raccolta fondi sono notevoli e non vanno sottovalutati. Di seguito sono elencati quelli più importanti: > La possibilità di raggiungere più persone rispetto ad altri metodi. > Le spese correnti sono piuttosto basse; internet rappresenta un mezzo economico per informare, anche se le spese iniziali per far conoscere il sito a molte persone possono essere alte. > Le informazioni da rendere note ai donatori potenziali ed effettivi sono facili e rapide da aggiornare. > È possibile inserire immagini ad un prezzo basso. > Spesso l attenzione nei confronti delle buone cause cala, ma sapere che esiste un sito web può contribuire a mantenere i donatori. > Un sito internet dimostra la capacità innovativa a l apertura al progresso di un organizzazione non profit. > La offre comunicazioni immediate e personali. > Internet consente di creare una rete di conoscenze, specialmente con lo scambio di pensieri e di idee con persone che magari non incontreremmo mai, compresi anche esperti facilmente raggiungibili per . > Possibilità di diffondere informazioni in modo efficiente. > Internet può raggiungere anche un pubblico difficile da contattare e non tradizionale. > Internet può offrire un contatto più personale rispetto alla posta tradizionale. Le ricevute come commento ad un sito web possono dare vita ad una corrispondenza e costruire rapporti. > Internet offre molti vantaggi quando il personale è limitato, in quanto rappresenta uno strumento facile, da gestire in pochi. 4.3 Svantaggi di Internet nel fund raising A fronte dei vantaggi appena osservati vi sono innumerevoli limiti legati all utilizzo di internet dovuti alla diffidenza che ancora viene data alle nuove forme di comunicazione e soprattutto alla forte connotazione relazionale che ha l attività di raccolta fondi e che col mero utilizzo del web viene messa in secondo piano. Utilizzando internet, bisogna tenere a mente che: > L utente che promette fondi alle organizzazioni non profit può non mantenere le promesse. La quota destinata all organizzazione non profit potrebbe non arrivare, o può esistere un limite massimo alle donazioni, oppure i consumatori possono sbagliare le istruzioni. > Le donazioni potrebbero non essere deducibili dalla dichiarazione dei redditi. La legge (art 23, Dlgs n. 241/97) dispone infatti che solo le donazioni effettuate con conto corrente postale, operazione bancaria, carta di credito, prepagate, assegni bancari e circolari siano deducibili dalle tasse. > Bisogna stabilire se le trattenute sulle transazioni relative alle donazioni siano effettivamente commissioni. > I donatori potrebbero non ritenersi soddisfatti della percentuale che il sito non profit trattiene da ciascuna donazione per coprire i costi. Far conoscere un sito internet ai donatori e portarli a visitarlo regolarmente è costoso, e i costi per la promozione e la pubblicità possono rivelarsi proibitivi. > Le promesse di donazione fatte on line possono rivelarsi difficili da riscuotere, a meno che non vengano richieste informazioni come il numero di un documento di identità o della carta di credito. > Vi è concorrenza tra i siti delle organizzazioni non profit. > I sistemi informatici possono bloccarsi. > Se i mercati sono saturi è difficile farsi notare. > La gestione delle donazioni con carta di credito può essere costosa e richiede molto tempo. > Se la pagina web ha uno sponsor, l organizzazione non profit può essere soggetta a tassazione, in quanto questa forma di informazione è considerata