Questo progetto nasce da alcune semplici considerazioni dettate dall obiettiva

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1 ANALISI DEI COSTI DI GESTIONE DELLO STUDIO NOTARILE Gli Indici Per Misurare l'efficienza Paolo Brando Gabriele Noto Questo progetto nasce da alcune semplici considerazioni dettate dall obiettiva osservazione della realta socio economica in cui opera la categoria notarile: 1. E' indispensabile che il titolare dello studio notarile sia nella piena conoscenza dei costi dello stesso, appropriandosi del controllo di gestione al fine di individuare le modifiche da apportare all'organizzazione dello studio ed attuare un appropriata programmazione degli obiettivi economici da raggiungere. 2. Il notaio e pubblico ufficiale munito di poteri delegati dallo Stato. La mancanza 1 / 14

2 di un adeguato controllo di gestione puo causare uno svolgimento del servizio non in linea con le norme di legge e puo avere dirette implicazioni anche in tema di concorrenza e deontologia, creando situazione di turbativa anche gravi. Il presente lavoro vuole quindi proporre una prima difesa della funzione notarile che, nel suo riconosciuto ruolo di custode della certezza e sicurezza del traffico giuridico, non puo essere compromessa da comportamenti in grado di sgretolarne dall interno la credibilita. Gli indici che presentiamo si accompagnano alla compilazione dello schema base di bilancio tipo (unito in allegato in formato Excel) che qualunque studio, singolo o associato, puo redigere sulla base periodica che preferisce (mensile, trimestrale, annuale, ecc.). Le formule come potrete vedere sono piuttosto semplici ma non 2 / 14

3 semplicistiche, e mirano a rilevare l'indice di efficienza dello studio notarile per poi procedere ad ulteriori verifiche volte ad individuare possibili cause di inefficienza. In sostanza non mirano solo a individuare un indice di redditività e di sostenibilità degli studi (come altre formule sinora presentate), ma intendono fornire indicazioni sui costi riscontrabili day by day in grado di favorire un corretto controllo di gestione degli studi analizzati. Il lato positivo di tali formule è la loro facile applicazione anche da parte di coloro che, pur non predisposti con attitudini di tipo analitico-contabile, vogliono comunque rendersi conto personalmente e compiutamente del grado di efficienza del proprio studio, senza demandare tale verifica ad entità esterne (non sempre ingrado di comprendere le dinamiche e le problematiche gestionali degli studi notarili) e quindi risparmiando i relativi costi. 3 / 14

4 La tesi che si intende dimostrare con il presente lavoro e che tutti noi colleghi dobbiamo renderci conto che oggi non è più possibile utilizzare il repertorio come metro del proprio guadagno, inseguendo la massimizzazione dei volumi costi quel che costi, perche oggi lavora meglio (e con maggiore redditivita ) chi ha un rapporto equilibrato tra ricavi e costi L indice per misurare l'efficienza dello studio notarile si ottiene effettuando questa semplice operazione: Reddito lordo (mensile; annuale) (Ricavi Costi) al lordo delle imposte == Repertorio (mensile; annuale) Repertorio La formula ha il vantaggio che (a differenza di altre che magari necessitano di dati 4 / 14

5 ricavabili solo dalla Denuncia dei Redditi dell'anno precedente) può essere applicata direttamente dal Notaio con l'impiegata della contabilità, e può essere riferita finanche ad un solo mese di gestione dell'ufficio. Esempio: Giugno 2013 Indice di Efficienza Reddito Lordo ,00 Euro = 3,5 (OTTIMO) Repertorio ,00 Euro Indice di Efficienza Reddito Lordo ,00 Euro = 1,5 (INSUFFICIENTE) Repertorio ,00 Euro 5 / 14

6 Per una migliore riuscita dell analisi e ovviamente importante che la compilazione del bilancio - tipo allegato sia accurata e comprenda tutti i costi di studio. All uopo come potrete notare sono stati inseriti anche i costi relativi agli ammortamenti (riga 55) e la quota relativa al Tfr dei dipendenti (riga 56). Per avere a disposizione i dati per l'applicazione della formula sarà sufficiente, per ricavare il reddito lordo, stampare dal proprio programma contabile la somma delle spese e detrarla dalla somma dei corrispettivi prodotti nel mese o nel periodo di riferimento. Il criterio di inserimento, a libera scelta individuale, puo comprendere i soli corrispettivi incassati o invece quelli comunque prodotti (quindi anche solo virtualmente ma materialmente non ancora incassati). Il risultato del rapporto, il cosiddetto indice di efficienza, si baserà sui seguenti parametri e sarà applicabile a tutti gli studi, indipendentemente dal 6 / 14

7 volume repertoriale prodotto: > 3,00 Ottimo 2,50/3,00 Buono 2,00/2,50 Sufficiente Ad un'attenta analisi la formula dà un quadro significativo della redditività dello studio anche in sede di comparazione ad es. ai fini di valutare una possibile associazione. Rappresenta quindi un valido e semplice indice per valutare il reddito prodotto dagli studi notarili analizzati, indipendentemente dal Repertorio di ciascuno studio, e fa comprendere come sia la buona gestione del singolo studio a produrre una redditività finale soddisfacente e non il numero di atti stipulati / 14

8 Una volta determinato il proprio indice di efficienza si potrà proseguire ulteriormente per verificare a grandi linee quali siano i punti di criticità emersi dall'analisi dei costi e dei ricavi analizzati. 1 Possibile Causa Di Inefficienza: Rapporto Fatturato/Repertorio Si calcola il coefficiente dato dal Rapporto tra il repertorio mensile o annuale e il fatturato mensile o annuale corrispondente. Fatturato (mensile; annuale) Repertorio (mensile; annuale) Si valutino i risultati sulla base della seguente tabella: 5 Ottimo 8 / 14

9 4,5 Buono 4 Sufficiente 3,5 Insufficiente Esempio Periodo X Fatturato (mensile) ,00 Euro = 5 (OTTIMO) Repertorio(mensile) ,00 Euro Fatturato (mensile) ,00 Euro = 3,5 (INSUFFICIENTE) Repertorio(mensile) ,00 Euro 2 Possibile Causa di Inefficienza: Rapporto Costi Personale + Compensi 9 / 14

10 Terzi/Fatturato Si calcola il coefficiente dato dal Rapporto tra i costi per il personale mensili o annuali e il fatturato mensile o annuale corrispondente. I compensi a terzi (riga 14 del bilancio - tipo), uniti nella formula al costo del personale (riga 13) nell ottica proposta sono quelli relativi a sole prestazioni professionali soggette ad iva (avvocato, commercialista, consulente professionale) mentre le spese relative a servizi (ivi compresi quelli dell eventuale visurista esterno, anche se assoggettati ad iva) sono stati inclusi nei costi indicati a seguire. Costi Personale + C.T. (mensili;annuali) Fatturato (mensile;annuale) 10 / 14

11 Si valutino i risultati sulla base della seguente tabella: Fino al 20% del fatturato Fino al 25% del fatturato Oltre il 25% del fatturato Ottimo Buono Insufficiente Esempio Anno X Costi personale + C.T. (annuale) ,00 Euro = 25% (BUONO) Fatturato (annuale) ,00 Euro 11 / 14

12 3 Possibile Causa Di Inefficienza: Rapporto Costi Generali/Ricavi Si calcola il coefficiente dato dal Rapporto tra i costi generali mensili o annuali e ricavi mensili o annuali corrispondenti. Costi Generali (mensili;annuali) Fatturato (mensile;annuale) Fino al 40% del fatturato Ottimo Fino al 45% del fatturato Buono Fino al 51% del fatturato Sufficiente Oltre il 51% del fatturato Insufficiente Esempio 12 / 14

13 Costi generali (annuale) ,00 Euro = 50% (SUFFICIENTE) Ricavi (annuale) ,00 Euro La somma delle voci di costo di cui sopra unite al costo del personale + compensi a terzi dovrebbe portare il totale costi ad un massimo del 43-45% del fatturato per avere un rapporto costi/ricavi ottimale. Come possibile parametro di riferimento si puo tenere presente che ad es. il dato statistico rilevato sull'analisi di un rilevante campione degli studi notarili del Triveneto per l'anno 2012 ha dato una media di incidenza dei costi generali intorno al 50-51% sul fatturato. Potra ovviamente essere molto utile analizzare le singole voci di spesa collettivamente o con colleghi-amici, portanti un repertorio quantitativamente simile, per poi verificare personalmente la possibilità di ottimizzare i costi. 13 / 14

14 N.B. I calcoli sui dati repertoriali e relativi indici sono stati calcolati sulla base degli onorari repertoriali in vigore dal 1 aprile Paolo Brando Gabriele Noto 14 / 14