Applicativo WorkFlow

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1 Applicativo WorkFlow Versione del 10 Luglio 2014 Elenco contenuti 1 - Nota introduttiva Delega Cartellino mensile Elenco Segnalazioni Gadget MySpace Giustificativi Monitor assenze Ore Eccedenti Piano Ferie Presenze Rapporto di lavoro Stampa Cartellino e totalizzatori Tabelle maschere varie Totalizzatori Validazione Cartellini Web Service Allineamento HRMDB Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 1 / 32

2 1 - Nota introduttiva Introdotto nuovo layout per le maschere di: Cartellino mensile Stampa Cartellino e totalizzatori Elenco Anomalie Visualizzazione richiese Ore eccedenti Il nuovo layout è di default attivo sulla nuova versione. Se si desidera mantenere quello precedente è necessario attivare il flag "Abilita layout precedente x in Setup WorkFlow - Presenze Generale. 2 - Delega Il flag Delega tutti i gruppi delegabili (funzione già presente se il responsabile accede alla funzione di Delega Sostitutiva) è stato introdotto su maschera di Delega Sostitutiva da Utilità Ufficio Personale. 3 - Cartellino mensile Nuovo layout del cartellino mensile (disponibile se in Setup WorkFlow - Presenze - Generale il flag "Abilita layout precedente x. risulta disabilitato) La visualizzazione del Cartellino varia in base alla tipologia dell'utente. L utente collaboratore può visualizzare solo il proprio cartellino, l'approvatore ha la possibilità di visualizzarlo anche per i dipendenti che appartengono al gruppo o ai gruppi a lui associati. Sono inoltre presenti cinque bottoni, per la navigazione tra le seguenti funzioni: Cartellino: collegamento al proprio foglio presenze Richieste: collegamento alla maschera di visualizzazione richieste Richieste cartellino: collegamento alla maschera di visualizzazione richieste stato cartellini Ore eccedenti:collegamento alla maschera di inserimento richieste ore eccedenti Segnalazioni:collegamento alla maschera di elenco delle segnalazioni All'accesso vengono proposti il Mese e anno attuale. La schermata è composta da 5 sezioni: Sezione Foglio presenze: consente di monitorare le timbrature, giustificativi e richieste relativi a tutto il mese ed eventuali anomalie da giustificare, con la possibilità di gestirle direttamente. Sezione totalizzatori: consente la visualizzazione dei totalizzatori che sono stati resi "disponibili", ovvero quelli con la spunta sul campo <Visualizza nelle pagine>in Tabelle / Presenze / Totalizzatori / Anagrafica totalizzatori. Sezione Banca Ore: consente la visualizzazione dei totalizzatori riservati alla Banca Ore del Credito. Bottone visualizzato solo se in Setup WorkFlow -> Presenze -> Cartellino mensile campo <Banca ore credito> è spuntato e in Anagrafici / Rapporto di lavoro, il campo <Banca Ore Credito> è Attivo. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 2 / 32

3 Sezione Voci totali: visualizza i valori delle voci mensili. Esempio nuovo cartellino responsabile: Esempio nuovo cartellino collaboratore: 4 - Elenco Segnalazioni Nuovo layout della maschera Elenco Anomalie che è rinominata Elenco segnalazioni(disponibile se in Setup WorkFlow - Presenze - Generale il flag "Abilita layout precedente x. risulta disabilitato). Consente un'agevole consultazione, sul calendario mensile, dei giorni che presentano segnalazioni ed anomalie. Nella sezione Personale viene visualizzata la propria situazione. Nella sezione Collaboratori viene visualizzata la situazione dei propri sottoposti. In testata sono presenti cinque bottoni, per la navigazione tra le seguenti funzioni: Cartellino: collegamento al foglio presenze del collaboratore collegato (Presenze - Cartellino mensile) Richieste: collegamento alla maschera di visualizzazione richieste (Presenze Visualizza Richieste) Richieste cartellino: collegamento alla maschera di visualizzazione richieste stato cartellini (Presenze - Stato richiesta validazione cartellino) Ore eccedenti: effettua il collegamento alla maschera di inserimento richieste ore eccedenti (Presenze - Inserimento richieste per ore eccedenti) Segnalazioni: aperto di default. Visualizzazione utenti standard Vecchio layout: Nuovo layout: All'accesso viene proposta la propria situazione. L'utente può tramite le frecce < > o il click sul mese o anno spostare la selezione. La spalla sinistra riporta il proprio nominativo. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 3 / 32

4 Posizionandosi con il mouse sul nome viene mostrato il dettaglio di azienda e gruppo di appartenenza. Cliccando sul nominativo viene effettuato il collegamento al Cartellino mensile. I triangolini in ogni casella evidenziano: rosso: nella giornata è presente un'anomalia VINCOLANTE; blu: nella giornata è presente un'anomalia FACOLTATIVA; marrone: nella giornata è presente un'anomalia NON vincolante. Posizionandosi sopra viene visualizzato il dettaglio dell'anomalia. All'interno della casella è visualizzato un numero ed un'eventuale sottolineatura gialla o nera. Il numero indica il TOTALE delle richieste presenti nel giorno. La sottolineatura: gialla indica che nella giornata sono presenti tra le richieste almeno una in attesa; nera indica la presenza di una o più richieste respinte o cancellate nel giorno e NESSUNA richiesta in attesa. l'eventuale presenza di un numero senza sottolineatura indica la presenza di richiesta ma nessuna di esse in attesa o respinta/cancellata. E' possibile anche visualizzare contemporaneamente il numero, la sottolineatura e un triangolino, nel caso ad esempio di una giornata con un anomalia vincolante e una richiesta in attesa. Lo sfondo della casella può essere di tre tipologie: Da lunedì a venerdì: bianco. Sabato/Domenica: grigio. Festività da base dati unica, filiale e azienda: azzurro. Il click su: casella vuota consente l'inserimento diretto per il giorno selezionato. casella con valorizzato solo richieste (qualsiasi stato) comporta l'apertura della schermata nella linguetta RICHIESTE del giorno specificato. casella con solo anomalie VINCOLANTI o FACOLTATIVE comporta l'apertura della schermata nella linguetta ANOMALIE del giorno. casella con anomalia NON VINCOLANTE comporta l'apertura della schermata e consente l'inserimento diretto per il giorno selezionato. casella con anomalia qualsiasi e una richiesta in attesa comporta l'apertura della schermata nella linguetta RICHIESTE del giorno. casella con anomalie VINCOLANTI o FACOLTATIVE e una o più richieste non attesa comporta l'apertura della schermata nella linguetta ANOMALIE casella con un anomalia NON VINCOLANTE e una o più richieste non attesa comporta l'apertura della schermata nella sezione GIUSTIFICATIVO e consente l'inserimento diretto per il giorno selezionato. Cliccando sul punto di domanda? viene aperta la legenda. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 4 / 32

5 Visualizzazione utenti approvatori Vecchio layout: Nuovo layout: La prima visualizzazione all'accesso sarà con la presenza di tutti i sottoposti. Tuttavia l'utente può tramite le funzioni presenti in testata filtrare la visualizzazione delle informazioni proposte nella griglia. Tramite i campi processo/gruppo il responsabile può filtrare uno dei propri gruppi di approvazione e visualizzare il dettaglio dello stesso. Con i quattro tastoni si filtrano i dipendenti con la tipologia scelta. Il valore indicato rappresenta il numero di dipendenti con almeno una giornata in quella situazione. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 5 / 32

6 Il tastone filtra in contemporanea col gruppo di approvazione citato sopra. Il tasto visualizza tutti annulla la selezione sul quadratone e del codice del gruppo (e processo) e rimostra l'intero elenco iniziale dei dipendenti. La griglia sotto ai filtri propone a livello mensile una riga per ogni dipendente. L'utente può tramite le frecce < > o il click sul mese o anno spostare la selezione. La spalla sinistra riporta l'elenco dei nominativi dei propri sottoposti. Il numero dei dipendenti mostrati per pagine è parametrizzabile in Setup generale -> Numero di dipendenti visualizzati in Elenco segnalazioni. In presenza di un numero maggiore di dipendenti sono disponibili frecce per il passaggio alla pagina successiva. Posizionandosi con il mouse sul nome viene mostrato il dettaglio di azienda e gruppo di appartenenza. Cliccando sul nominativo viene effettuato il collegamento al Cartellino mensile del dipendente. I triangolini in ogni casella evidenziano: rosso: nella giornata è presente un'anomalia VINCOLANTE; blu: nella giornata è presente un'anomalia FACOLTATIVA; marrone: nella giornata è presente un'anomalia NON vincolante. Posizionandosi sopra viene visualizzato il dettaglio dell'anomalia. All'interno della casella è visualizzato un numero ed un'eventuale sottolineatura gialla o nera. Il numero indica il TOTALE delle richieste presenti nel giorno. La sottolineatura: gialla indica che nella giornata sono presenti tra le richieste almeno una in attesa; nera indica la presenza di una o più richieste respinte o cancellate nel giorno e NESSUNA richiesta in attesa. l'eventuale presenza di un numero senza sottolineatura indica la presenza di richiesta ma nessuna di esse in attesa o respinta/cancellata. E' possibile anche visualizzare contemporaneamente il numero, la sottolineatura e un triangolino, nel caso ad esempio di una giornata con un anomalia vincolante e una richiesta in attesa. Lo sfondo della casella può essere di tre tipologie: Da lunedì a venerdì: bianco. Sabato/Domenica: grigio. Festività da base dati unica, filiale e azienda: azzurro. Il click su: casella vuota consente l'inserimento diretto per il giorno selezionato. casella con valorizzato solo richieste (qualsiasi stato) comporta l'apertura della schermata nella linguetta RICHIESTE del giorno specificato. casella con solo anomalie VINCOLANTI o FACOLTATIVE comporta l'apertura della schermata nella linguetta ANOMALIE del giorno. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 6 / 32

7 casella con anomalia NON VINCOLANTE comporta l'apertura della schermata e consente l'inserimento diretto per il giorno selezionato. casella con anomalia qualsiasi e una richiesta in attesa comporta l'apertura della schermata nella linguetta RICHIESTE del giorno. casella con anomalie VINCOLANTI o FACOLTATIVE e una o più richieste non attesa comporta l'apertura della schermata nella linguetta ANOMALIE casella con un anomalia NON VINCOLANTE e una o più richieste non attesa comporta l'apertura della schermata nella sezione GIUSTIFICATIVO e consente l'inserimento diretto per il giorno selezionato. Cliccando sul punto di domanda? viene aperta la legenda. 5 - Gadget MySpace Introdotta l'integrazione con il Gadget MySpace che consente la visualizzazione di alcune informazioni all'interno del gadget MySpace del Portale HR. I dati che possono essere visualizzati sono attivabili in: Setup Setup WorkFlow Piano Ferie: Gruppi da approvare: numero gruppi che non sono stati ancora approvati sul mese successivo relativi al piano ferie attivo (con quel mese) e link alla maschera di approvazione del piano ferie (funzionalità disponibile per utente responsabile) Gruppi rettificati da approvare: numero gruppi che non sono stati ancora rettificati relativi ai piani ferie attivi e link alla maschera di rettifica del piano ferie (funzionalità disponibile per utente responsabile) Setup Setup WorkFlow Presenze: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 7 / 32

8 Richieste da approvare: numero richieste da approvare e link alla maschera di approvazione delle richieste (funzionalità disponibile per utente responsabile) Richieste ore eccedenti da approvare: ore eccedenti da approvare con il relativo numero e link alla maschera di approvazione ore eccedenti (funzionalità disponibile per utente responsabile) Sono presenti anomalie (Collaboratore): anomalie con il relativo numero e link al Cartellino Mensile (funzionalità disponibile per utente collaboratore) Cartellini da approvare: numero di cartellini mensili da approvare e link alla maschera di Stato richieste Validazione Cartellino (funzionalità disponibile per utente responsabile) (Per maggiori informazioni sulla configurazione è disponibile sul Portale Post Vendita la guida "Gadget MySpace.pdf") 6 - Giustificativi 6.1 Implementazione per giustificativi di trasferta Introdotto nuovo flag Ore viaggio nell'anagrafica giustificativi. Permette di identificare un Giustificativo di ore viaggio che viene controllato dall'applicativo ZTravel quando nella sezione Calcolo del setup di tale applicativo è impostato il flag "Attiva calcolo indennità 2 tipologie". Attivare questa opzione sul giustificativo che si vuole utilizzare per il passaggio delle ore viaggio. Per maggiori dettagli fare riferimento al manuale di ZTravel nel relativo capitolo. 6.2 Controlli su giustificativi: controllo voci a quantità I controlli Controllo Giustificativi già inseriti (accavallamento) e Controllo giustificativi doppi disponibili nell'anagrafica dei giustificativi sono stati estesi anche alla voci a quantità/evento. Controllo Giustificativi già inseriti (accavallamento) considera se nel giorno è già PRESENTE un qualsiasi giustificativo che ha tale flag abilitato. Se è presente anche uno solo di questi NON viene essere inserito il giustificativo a quantità ore/evento. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 8 / 32

9 Controllo giustificativi doppi NON permette ulteriori inserimenti del medesimo giustificativo (stesso codice) nello stesso giorno. 6.3 Controlli aggiuntivi su inserimento giustificativi. Implementati nuovi controlli giornalieri aggiuntivi su inserimento dei giustificativi (attivabile da nuovo campo 'Modalità Giustificativo', presente in anagrafica giustificativi, che può essere neutro, di maggiore presenza o assenza). La definizione avviene nell'anagrafica del giustificativo attraverso il campo Modalità giustificativi. Si attiva unicamente se l unità di misura è Ore, Quantità Evento o Quantità Ore e permette di attivare alcuni controlli in fase di inserimento giustificativi (per tutte le utenze: collaboratore, approvatore ed ufficio personale), che ne impedisca l inserimento considerando sostanzialmente l orario della giornata e la presenza di altri giustificativi con analoga gestione. Può assumere 3 valori: Neutro: è l impostazione di default, mantiene la gestione antecedente la release dove non vi è alcun massimale; Maggior Presenza: in fase di inserimento richiesta il controllo verifica che la somma di ore lavorate e di tutte le richieste presenti nella giornata che hanno come "Modalità giustificativi -> Maggior presenza" non superino le 24:00 ore. (Quantità giornaliera inserita)<= {(massimale a [24 ore]) - (Ore teoriche della giornata*) - (Eventuali giustificativi già inseriti con modalità Maggior presenza )} Assenza: in fase di inserimento richiesta il controllo verifica che la somma di tutte le richieste presenti nella giornata che hanno come "Modalità giustificativi -> Assenza" non superino le ore teoriche della giornata. (Quantità giornaliera inserita)<= {(massimale a [ore teoriche della giornata*]) - (Eventuali giustificativi già inseriti con modalità Assenti )} 7 - Monitor assenze 7.1 Acquisizione dati da HR-EVENTI su Monitor Assenze Consente l'attivazione dell'importazione degli eventi di base dati unica denominati in Workflow Monitor Assenze come HR PAGHE. Tale modulo è operativo nel momento in cui è attivo in Setup Setup WorkFlow Monitor Assenze il flag Acquisizione dati da HE-EVENTI ed è impostata la relativa priorità. Attivata tale gestione verranno presi in considerazione gli eventi presenti nella tabella base dati comuni. Il periodo considerato è calcolato in base alla configurazione della sezione periodi sempre presente nel Setup WorkFlow. Segue un esempio di visualizzazione: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 9 / 32

10 (Per maggiori informazioni sulla configurazione è disponibile sul Portale Post Vendita la guida "Acquisizione dati da HR-EVENTI su Monitor Assenze") 7.2 Revisione gestione consenso sulla privacy Introdotto il nuovo flag Privacy al primo accesso abilitata automaticamente in Setup Workflow Monitor assenze Parametri. Se selezionato permetterà al primo accesso nel monitor assenze per la visualizzazione mensile di non dover accettare la privacy, che risulterà automaticamente approvata. In caso di attivazione i due flag Privacy su cruscotto mensile e Chiedi consenso al primo accesso sul rapporto di lavoro risulteranno disabilitati e al passaggio sopra di essi sarà mostrato un tooltip che segnala l'attivazione della privacy automaticamente autorizzata. Inoltre è stata introdotta la possibilità di compilare la schermata privacy di accesso a piacimento dell'azienda. Il default sarà quello normalmente previsto attualmente e sarà anche possibile ripristinare la schermata iniziale tramite un tasto Ripristina Default. Selezionando la bustina sarà aperta a popup una finestra per la compilazione del dettaglio della privacy. Tale compilazione sarà possibile in tutte le lingue presenti nell'impianto. Nel caso venga attivato il flag: Privacy abilitata automaticamente al primo acceso tale flag non risulterà visibile. 8 - Ore Eccedenti 8.1 Abilita Ore eccedenti su Setup/Setup workflow/gestioni Apportata modifica alla gestione del flag Abilita approvazione ore eccedenti. La descrizione diventa Gestione ore eccedenti e può assumere 4 differenti stati Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 10 / 32

11 9 - Piano Ferie Nessuna Gestione (impostazione di default): i punti di menù Ore eccedenti (dipendenti) e Approvazione ore eccedenti (approvatori) sono disabilitati (negati sulla sicurezza). Solo Inserimento: il punto di menù Approvazione Ore eccedenti è negato mentre il punto Inserimento Ore eccedenti è consentito. Solo Approvazione: il punto di menù Approvazione Ore eccedenti è consentito mentre il punto Inserimento Ore eccedenti è negato. Entrambi: i punti di menù Approvazione Ore eccedenti e Inserimento Ore eccedenti sono entrambi consentiti. 9.1 Gestione Rettifiche Modificata la maschera di gestione Rettifiche per allinearla graficamente a quella Stato Richieste. Inserito link su ogni nominativo ai totalizzatori di competenza: Inseriti campi Copertura del gruppo: Inseriti filtri: Inserite Note: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 11 / 32

12 Spostato mese/anno in testa: 9.2 Gestione nuovi assunti con Piano Ferie Globale Introdotta nuova gestione dei nuovi assunti nel caso in cui il Piano Ferie Globale sia già stato approvato. Inizialmente, in tal caso infatti un dipendente assunto successivamente alla creazione e approvazione del piano ferie veniva escluso oppure era necessario riaprire l'intero piano ferie permettendo anche agli altri dipendenti una nuova pianificazione. A partire da questa Release sarà invece possibile rendere operativo il nuovo assunto per la pianificazione dalla giornata di compilazione in poi fino al termine del piano ferie. Per attivare la funzionalità è necessario attivare su Setup WorkFlow Piano Ferie Generale il flag Gestisci nuovi assunti su piano ferie globale (non visualizzato nel caso in cui sia attivo il flag piano ferie mensile nel setup). All'attivazione della gestione viene mostrata una sezione intitolata Gestione nuovi assunti che contiene il campo Numero giorni di apertura del piano ferie globale necessario per impostare il numero giorni da calendario di apertura del piano ferie per neo assunti a partire dalla data assunzione. Se il valore di questo nuovo campo è uguale a 0 (default) non c'è nessun limite. Al superare di tale giornata il piano ferie non risulterà più rettificabile neanche per il neo assunto. L'approvatore dovrà approvare in tutti i casi il piano ferie inserito. Nel caso in cui l'approvatore approvi in precedenza al numero di giorni il piano ferie risulterà comunque bloccato. Per maggiori informazioni vedere documentazione tematica Gestione nuovi assunti con Piano ferie globale pubblicata su Portale PostVendita. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 12 / 32

13 9.3 Inserimento piano ferie Apportata modifica per cui in fase di accesso alla maschera presente lato dipendente o collaboratore l'utente non è più obbligato a cliccare il tasto ricerca per vedere la visualizzazione del proprio PF. Già in fase di accesso potrà visualizzare la propria situazione. Prima: Dopo: 9.4 Stampa piano ferie Modificati i parametri visualizzati in fase di accesso alla maschera che ora mostra: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 13 / 32

14 Per collaboratore/responsabile: Piano ferie attivo Gruppo di appartenenza Scelta Mese dal/al riferito al PF attiva Per amministratore: Piano ferie attivo Scelta Mese dal/al riferito al PF attivo 9.5 Maschera inserimento piano ferie Introdotto messaggio di warning sulla maschera di inserimento. Se dopo aver apportato una modifica si tenta di chiudere la finestra senza aver effettuare il salvataggio, viene mostrato il seguente messaggio di avviso: "Questa pagina richiedeuna conferma prima di poter uscire. I dati inseriti potrebbero non essere stati salvati". Si potrà decidere di abbandonare la pagina senza quindi salvare le informazioni inserite oppure rimanere per non perdere le modifiche. 9.6 Consuntivo piano ferie Introdotta all'interno del piano ferie la possibilità di visualizzare, nel periodo antecedente alla data di sistema, i consuntivi veri e propri e non la pianificazione effettuata nella procedura. Tale gestione evita di avere nel periodo pregresso la visualizzazione di quanto pianificato, ma quella del reale utilizzo anche con gli inserimenti presenti in workflow presenze (diretti sul modulo o ereditati dal programma presenze). La gestione del consuntivo deve essere attivata all'interno della tabella Periodi piano ferie. La gestione del consuntivo necessita della definizione della modalità per interpretare l'inserimento a mezza giornata o intera (oppure ad ore) del pregresso, configurabile nell'anagrafica azienda o nell'orario. Per maggiori informazioni vedere il documento Consuntivo piano ferie.pdf pubblicato sul Portale PostVendita Presenze 10.1 Visualizza Richieste Numero mesi in visualizzazione Introdotto nuovo campo nel Setup generale che contente di limitare il periodo mostrato nelle funzioni di Visualizza Richieste. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 14 / 32

15 Il programma imposta automaticamente un filtro sull anno delle richieste (estraendo solo quelle con anno uguale alla data di accesso) e, tra tutte, solo quelle in stato in attesa'. Tuttavia utilizzando il campo sopracitato ("Numero mesi in Visualizzazione Richieste") presente su Setup Generale è possibile ridurre ulteriormente il periodo visualizzato. In fase di visualizzazione, se l'utente tenta di cambiare la data con una precedente alla data minima verrà mostrato un messaggio di errore 'Non è possibile inserire una data precedente a N mesi' dove N è il valore indicato nel Setup Visualizza Richieste Nuova visualizzazione grafica Nuovo layout della maschera visualizza richieste (disponibile se in Setup WorkFlow - Presenze - Generale il flag "Abilita layout precedente x. risulta disabilitato) Oltre allo spostamento dei campi sono stati inseriti e modificati alcuni filtri: Processo Gruppo erano visibili in contemporanea, con la nuova visualizzazione sarà attivo solamente Processo e una volta selezionato il processo comparirà il Gruppo con il relativo filtro. Tolto Mostra tutto, Escludi... tale opzione è diventata il filtro VISUALIZZA il cui default sarà (ex Mostra tutto). Le ulteriori opzioni saranno Mancate timbrature (ex Escludi Giustificativi) e Giustificativi (ex Escludi Timbrature). In testa all'elenco sarà disponibile il nuovo filtro Filtra per stato al mio livello che sarà la riattivazione del precedente STATO LIVELLO. Precedente: Nuova grafica: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 15 / 32

16 10.3 Inserimento richieste cambio profilo/orario In fase di inserimento di una richiesta di cambio profili/orario è stata introdotta la visualizzazione del teorico del nuovo orario richiesto Stampa approvazione a calendario Introdotta all'interno della funzione Approvazione a calendario nel menù Presenze la possibilità di effettuare una stampa delle informazioni visualizzate. Tale stampa è visualizzata solo nella nuova visualizzazione del menù (attivi i flag presenti nel setup workflow presenze gestioni : Abilita approvazione da calendario e Abilita la nuova funzione approvazione a Calendario). Il link alla stampa è l'icona pdf posizionata alla destra dei filtri come riportato nell'immagine sottostante: La stampa effettua un report in formato pdf relativo al Periodo indicato, che espone per ogni dipendente tutte le richieste presenti nelle giornate e lo stato: app -> richiesta approvata (sfondo verde) apd -> richiesta approvata non definitivamente (sfondo arancione) res -> richiesta respinta att -> richiesta in attesa Esempio di stampa: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 16 / 32

17 10.5 Gestione deleghe Modificato layout maschera gestione Deleghe. Layout Precedente: Nuovo Layout: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 17 / 32

18 10.6 Gestione Notifiche Allineata gestione Notifiche alla precedente gestione mail. La modifica riguarda la possibilità di inibire un utente o un gruppo di questi a ricevere le notifiche (che siano , IAF o sms). I parametri disponibili sono di seguito elencati: Anagrafica Azienda -> WorkFlow -> Presenze, flag "Escludi gestione mail"; Anagrafica Soggetto -> WorkFlow -> Presenze, flag "Escludi gestione mail"; Gestione Utenti -> Definizione autorizzatori, flag "No Mail, Disabilita invio mail per approvatori Presenze", "Disabilita invio mail per approvatori Piano Ferie". Introdotte Notifiche su anomalie non vincolanti. Sono attivabili attraverso il flag Abilita notifiche su anomalia non vinc nell'anagrafica dei giustificativi: e sono: Segnala Anomalie non vincolanti Segnala Anomalie non vincolanti mese precedente Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 18 / 32

19 Segnala Anomalie non vincolanti dei collaboratori Introdotte Notifiche su variazione cartellino: Richieste da approvare: Richieste cartellini: Massimali totalizzatori: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 19 / 32

20 Introdotto nuovo campo Attiva dall'orario su Setup Schedulazione Notifiche che permette di indicare l'orario di avvio della notifica. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 20 / 32

21 11 - Rapporto di lavoro 11.1 Esclusione Rapporto di lavoro Implementata la possibilità di escludere un rapporto di lavoro dalle considerazioni generali di WorkFlow, attraverso il flag presente in Rapporto di Lavoro WorkFlow Campi Liberi 'Disabilita Rapporto di Lavoro'. L'esclusione viene effettuata durante la fase di importazione dei dipendenti anche in caso di informazioni provenienti da organigramma (dipendenti) e da importazione da flusso autorizzativo (dipendenti). Inoltre è stato creato un nuovo punto di menù visibile solo dagli amministratori, sotto utilità ufficio del personale Estrazione soggetti con più Rapporti di lavoro attivi, che permette di eseguire l'estrazione dei soggetti con più di un rapporto di lavoro attivo, con possibilità di escludere dal conteggio quelli con il nuovo flag attivo Stampa Cartellino e totalizzatori Introdotta nuova stampa Cartellino e totalizzatori (disponibile se in Setup WorkFlow - Presenze - Generale il flag "Abilita layout precedente x. risulta disabilitato) Funzione visualizzata da tutti gli utenti e permette la stampa del proprio cartellino con eventuali totalizzatori. In caso di utente collaboratore viene consentita la stampa solo del proprio cartellino. In caso di approvatore vengono stampati tutti i cartellini dei dipendenti di competenza. Il primo cartellino stampato è quello del responsabile e successivamente quelli i sottoposti in ordine alfabetico. La stampa se lanciata dal cartellino mensile viene mostrata a video e non genera nessun file nello spool di stampa. Inoltre tiene conto dell'eventuale filtro parametrizzato sulla colonna giustificativi. Nel caso sia selezionato un filtro di categoria particolare sono stampati solo i giustificativi che gli appartengono. Se lanciato dal punto di menù invece sarà l'utente a definire il metodo di Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 21 / 32

22 generazione. Infatti, dopo aver indicato il periodo di stampa (mese e anno), cliccando su Stampa è necessario definire il Tipo di emissione: Visualizzazione e Creazione stampa: consente sia l'automatica apertura del pdf come da cartellino e anche il salvataggio nello spool di stampa. Visualizzazione: consente l'automatica apertura a popup del pdf del cartellino con la stessa modalità di quanto eseguito dal cartellino mensile. Creazione stampa: consente il salvataggio del file pdf nello spool. La stampa prende in considerazione i parametri configurati nella sezione Cartellino mensile del Setup (Setup WorFlow - Presenze - Cartellino mensile), dove possono essere definiti fino a 9 dati organico da stampare in testata (Sezione Stampa Cartellino) Tabelle maschere varie 13.1 Migliorie a maschere varie per daltonismo Modificate alcune maschere per ottimizzare la visualizzazione grafica per le persone daltoniche. Nel dettaglio sono state evidenziate le seguenti problematiche: Visualizzazione Richieste Predisposto un tooltip posizionandosi sulle specifiche caselle di dettaglio della richiesta esempio: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 22 / 32

23 Cruscotto annuale / Cruscotto mensile In caso di richiesta in attesa (fondo giallo) il codice che identifica la richiesta viene scritto in nero invece che in rosso Filtri popolazione maschere Inseriti i filtri di popolazione (azienda, piano tabellare e gruppo di calcolo) su tutte la maschere in cui compaiono questi campi. Inseriti i filtri di popolazione (azienda, soggetto, rapporto di lavoro) su maschere Esporta dati Delega Sostitutiva --> aggiunto filtro sul soggetto per query Sblocca richieste per ore eccedenti elaborate --> aggiunto filtro sullo zoom dell'azienda Delega Sostitutiva --> aggiunto filtro sullo zoom dell'azienda Visualizzazione ore eccedenti dipendente --> aggiunto filtro su zoom dell'azienda Sblocco Richieste Appese --> sulla maschera i filtri ci sono, nella routine aggiunti i filtri per azienda Richiesta validazione cartellino --> presenze zoom su azienda, aggiunto sul dipendente Stato Richieste Validazione Cartellini --> aggiunto filtro nel 'Ricerca', presente negli zoom Monitor Totalizzatori --> cambiato il filtro (da azienda a tutti) Stampa Totalizzatori --> cambiato il filtro (da dipendente a tutti) Controlli - Controllo pianificazione su giorni specifici/controllo pianificazione consecutiva in specifico periodo/controllo pianificazione totale a specifico periodo --> cambiato il filtro (da azienda a tutti) Inserimento giustificativi collettivi --> aggiunto filtro sullo zoom per dipendente e filtro nella sua funzione Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 23 / 32

24 Abbinamento Automatico Approvatori --> aggiunto filtro su azienda Abbinamento Multiplo Approvatori --> aggiunto filtro sugli zoom degli approvatori Stampa gruppi --> aggiunti filtri nei risultati delle stampe Variazione automatica dei Campi di Selezione --> aggiunti filtri sugli zoom per azienda e dipendente, e nella sua esecuzione Imposta campi di selezione --> aggiunti filtri su zoom azienda e dipendente 13.3 Variazione campi di selezione Ottimizzata la maschera Variazione campi di selezione con l'introduzione del livello e del "numero di livello dei gruppi". In tal modo sarà possibile vincolare il fatto che la funzione scriva nel campo di selezione degli utenti in base al numero di livelli indicato nel gruppo il corretto campo di selezione Icona gestione multilingua Introdotta l'icona "mondo" che, posizionata alla destra della Descrizione, consente attraverso un'apposita maschera di editare tale campo per tutte le lingue presenti nell'impianto per il completamento delle traduzioni. E' disponibile in modifica e non in fase di nuovo inserimento, ed in base alla lingua impostata come default nel portale le pagine mostreranno la descrizione corrispondente. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 24 / 32

25 Le maschere interessate sono: campi di selezione, gruppi, anagrafica momenti, moduli, processi, status, variazione campi di selezione, momenti operativi, contatori fittizi, formule di calcolo, tipologia assenza, eventi, tipologia ferie, abbinamento giustificativi sul cartellino, anagrafica totalizzatori, anagrafica giustificativi, anagrafica voci, contatori personali, orari, tipologia giustificativo, tipo giustificazione, raggruppamenti orari Nuovi campi attribuzione/trattamento Implementata la possibilità di scegliere come discriminante nelle attribuzioni, trattamenti, e controllo date (in anagrafica giustificativi, anagrafica totalizzatori, tipologia ferie): Internal order; Commessa; Attività; Squadra; Codifica Libera. Contratto Livello contrattuale 13.6 Gruppi Per dare la possibilità ai clienti di TW di gestire manualmente l'organizzazione di Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 25 / 32

26 commessa sono stati resi editabili i campi Codice entità e Codice raggruppamento padre nella tabella Gruppi se abilitato il modulo TW Spool di stampa Introdotto pulsante Spool di Stampa in cima al menù principale in sostituzione del Monitor Elaborazione Totalizzatori (rimosso). Tutti i file inseriti all interno dello spool di stampa vengono salvati fisicamente ella cartella che viene impostata in Sistema Definizione percorsi. Le stampe restano visibili all'utente per il numero di giorni indicati in Setup Generale Opzioni "Numero giorni mantenimento stampe" Totalizzatori 14.1 Attribuzione totalizzatori Adeguato il numero di attribuzioni possibili sull'anagrafica del totalizzatori a quelli già presenti su anagrafica giustificativi, tipologia ferie, cioè a tre possibili attribuzioni. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 26 / 32

27 Tabelle Presenze Totalizzatori - Anagrafica Totalizzatori Prima: Dopo: Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 27 / 32

28 Tabelle Presenze Totalizzatori - Attribuzione Totalizzatori Prima: Dopo: 15 - Validazione Cartellini E' stata introdotta una nuova modalità di validazione del cartellino mensile, che prevede la principale funzione di invio dell'intera mensilità presenze una volta terminata la gestione da parte del collaboratore delle giornate singole. Questa modalità viene configurata tramite il processo CARTELLINO presente in tutti gli impianti insieme al processo DEFAULT che continua invece a vivere separato per quanto riguarda le singole richieste. Il nuovo processo di validazione risulta operativo nel momento in cui NON sia attivo il flag presente nel setup workflow: Abilita Layout Cartellino versione precedente 7.4.X Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 28 / 32

29 Il Collaboratore può Inviare il cartellino (con eventuali note di invio) utilizzando il tasto interno Invia cartellino mensile oltre che dal punto di menù attualmente già previsto nel visualizza richieste per tutti gli stati tranne in attesa e approvato. Una volta inviato il cartellino, al posto del tasto di invio, viene riportata la dicitura: Cartellino inviato il... alle.. da... con le relative Note. Nel caso in cui fosse stato superato il termine di invio, al posto del tasto di invio, viene riportata la dicitura: Superato termine per invio cartellino oppure Cartellino inviato per superamento termine in base alle configurazioni del processo. Lo stato del cartellino sarà disponibile in RICHIESTE CARTELLINO. Il responsabile (se il suo livello di approvazione è configurato per visualizzarli) ha a disposizione i tasti approva e respingi fino a che il cartellino risulta nello stato in attesa. Una volta approvato/respinto i tasti non sono più proposti. Nella spalla laterale ha a disposizione tramite i quadratoni e la griglia un riepilogo dello stato dei cartellini dei suoi sottoposti. Nel momento in cui il responsabile sia ancora in attesa dell'invio del cartellino potrà autoinviarselo utilizzando il tasto Invia cartellino Mensile per poi procedere all'approvazione o alla respinta. L'approvatore può anche procedere alla rielaborazione del cartellino utilizzando il pulsante Rielabora. L'ufficio personale ha a disposizione una ulteriore maschera Stato richieste validazione cartellino. La maschera dispone delle seguenti funzioni: Cartellini ancora da inviare Cartellini Inviati per scadenza termine che apre una maschera che contiene l'elenco dei cartellini che sono stati inviati dal sistema per scadenza termine lato collaboratore Web Service Implementati nuovi Web Service: Totalizzatori presenze (hfws_ftotalizers) Visualizzazione Richieste (hfws_fviewreq) Approvazione richiesta (hfws_fapprovalreq) Richieste personali (hfws_fviewpersonalreq) Cancellazione richiesta dipendente (hfws_fdeletepersonalreq) Cancellazione richiesta (hfwe_fdeletereq) Elenco anomalie (hfws_fgetanomalies) Inserimento Giustificazione (hfwe_fsendjustify) Inserimento Timbratura (hfwe_fsendtime) Elenco Giustificativi (hfws_fjustifications) Prospetto Turni (hfws_fgetshiftplanning) Per maggiori informazioni vedere la documentazione Web Service pubblicata su My Zucchetti Area Workflow Presenze. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 29 / 32

30 17 - Allineamento HRMDB Natura Giuridica Apportate modifiche ad alcuni significati legati ai codici Natura giuridica ; queste le variazioni in sintesi: Il Codice 59 Srl semplificata è diventato il codice 80 Srl semplificata Il Codice 59 ha quindi cambiato descrizione in Rete di imprese (Rete soggetto) Il Codice 60 Srl a capitale ridotto (abrogato) è obsoleto Si precisa che non verrà eseguita nessuna conversione automatica, per l'applicazione delle variazioni di cui sopra; sarà a cura dell'utente applicarle, ove presenti e ove lo ritenesse necessario Coordinate bancarie Attenzione! Vi ricordiamo che, da questa versione delle applicazioni HR Infinity, nel caso in cui le applicazioni stesse NON vengano tutte aggiornate nello stesso momento, è necessario che le variazioni alle coordinate bancarie e, nello specifico i campi Cod ABI e Cod CAB, vengano eseguite sia dalle applicazioni già aggiornate all'ultima versione disponibile, che dalle applicazioni NON ancora aggiorante all'ultima versione disponibile. In sintesi i campi precedenti sono stati mantenuti per poterli utilizzare all'interno delle applicazioni non aggiornate mentre, per le applicazioni aggiornate, sono utilizzati i nuovi campi appena rilasciati. Nel caso in cui ad esempio, per un rapporto di lavoro, si debba modificare la banca di accredito, presente in Anagrafici Rapporto di lavoro - Dati comuni Accredito : Se tutte le applicazioni HR Infinity sono state aggiornate all'ultima versione, sarà sufficiente eseguire la variazione da una qualsiasi delle applicazioni stesse; tutte le altre acquisiranno l'informazione corretta. Se, al contrario, vengono aggiornate solo tre delle cinque applicazioni in uso, si dovra' eseguire la variazione suddetta in una delle tre applicazioni aggiornate per quelle all'ultima versione e si dovrà, altresì, eseguire la stessa variazione su una delle due applicazioni NON aggiornate, affinchè la modifica venga recepita anche da quest'ultime Nuovi punti menù Nuovi punti di menù: Dati comuni Tabelle Generiche Valute Tabelle previgenti Cambio giornaliero Dati comuni Tabelle presenze clienti ISezione relativa ai Certificati elettronici di assenza (in altri moduli) per la gestione degli stessi Tema grafico Integrazione del nuovo tema grafico alternativo. Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 30 / 32

31 17.5 Gestione festività patronale Implementata la nuova gestione del codice 9999 su festività patronale nell'anagrafica filiale/azienda 17.6 Codice impianto Modificata la dimensione del campo Impianto, ora estesa fino ad un massimo di sei caratteri Raggruppamento terminali Implementata la nuova gestione del Raggruppamento Terminali Contatori Implementazione processo di controllo e generazione contatori mediante processo di sistema giornaliero Licenza Integrazione nuova licenza HR Attivita traduzione Attivata la gestione della traduzione dei valori in lingua per tutte le entità comuni contenenti dei campi descrittivi Ricezione verticale integrata Routine di controllo Implementata la gestione delle Routine di controllo, solo relativamente alla parte comune. Le routine di controllo permettono di verificare l'esistenza e la correttezza formale dei dati importati e nel caso in cui questi utlimi non risultino corretti di darne relativa informazione nel report Stampa errori per dipendente non importando il dato errato. Nella richiesta di lancio della Ricezione verticale integrata è stata aggiunta la nuova opzine Attiva controlli formali che, se spuntata, permette di eseguire il controlli di cui sopra. Le routine di controllo sono state codificate in una nuova tabella, SOLO predefinita, Ricezione verticale integrata- Routine di controllo di cui vi abbiamo fornito il contenuto; da quest'ultimo potete prendere visione dei campi comuni che vengono controllati. Attivata la gestione delle codifiche riservate in: Definizione ricezione E' modificabile solo il campo del percorso se il codice dell'estrazione è bloccato da codifica riservata. Associazione dati/campi ricezione Dati da convertire Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 31 / 32

32 17.12 Azienda e Rapporto di lavoro Cancellazione massiva Implementata la nuova funzionalità di Cancellazione massiva dell'azienda/ente con la stessa metodologia della relativa cancellazione singola. ATTENZIONE: Viene cancellata solo l'azienda e NON i relativi rapporti di lavoro collegati Implementata la nuova funzionalità di Cancellazione massiva del Rapporto di lavoro con la stessa metodologia della relativa cancellazione singola. ATTENZIONE: Vengono cancellati i Rapporti di lavoro e NON i relativi soggetti HR. Si precisa che tali funzionalità sono eseguibili SOLO dal gruppo 1 Amministratore Zucchetti e che tale impostazione non può essere variata con la sicurezza; con quest'ultima può essere indicata la visbilità o meno del punto di menù. Cordiali saluti ZUCCHETTI Divisione HR Versione Data rilascio 14/07/2014 Pag. 32 / 32