1 Nozioni di base. Organizzazione di un foglio di lavoro Primi passi con Excel Interfaccia di Excel Barra della formula

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1 1 Nozioni di base Organizzazione di un foglio di lavoro Primi passi con Excel Interfaccia di Excel Barra della formula

2 Microsoft Excel 2013 Prima di cominciare a utilizzare Microsoft Excel 2013, ritengo sia importante farti capire che cosa produce e che cosa permette di realizzare. Excel è un programma che permette di creare quelli che comunemente vengono chiamati fogli elettronici (oppure fogli di calcolo o fogli di lavoro). La denominazione di foglio elettronico indica un programma per la gestione ordinata di dati numerici e non numerici, che permette di instaurare relazioni tra i dati stessi, di creare tabelle e grafici e di formattarli in modo semplice ed efficiente. L idea da cui nacque il foglio elettronico si deve a Dan Bricklin, allora brillante studente universitario americano. Durante una lezione a cui stava assistendo, il professore, dopo aver riempito alla lavagna una complicata tabella piena di calcoli, a causa di un errore dovette cancellarne completamente il contenuto e ricominciare da capo. Bricklin pensò che si poteva replicare il procedimento in un computer. Si può facilmente capire, da questo aneddoto, come il foglio elettronico sia nato con lo scopo di consentire l esecuzione di calcoli e simulazioni in maniera veloce, razionale e riutilizzabile. Inoltre, il foglio elettronico è uno strumento che può servire, oltre che per attività di segreteria in cui bisogna inserire e organizzare molteplici dati, anche a livello strategico e decisionale, permettendo di creare delle rappresentazioni grafiche che sintetizzino le informazioni. È fondamentale capire che, per poter utilizzare Excel, devi conoscere il ragionamento che porterà alla soluzione di un problema. Per esempio, supponi di andare in gita con gli amici e vuoi dividere le spese. Una volta inserite tutte le voci con i relativi importi pagati, dovrai preoccuparti di dire a Excel di sommarle, quindi dividere il risultato ottenuto per il numero di amici. Questo ragionamento lo devi conoscere (= soluzione al problema); dopo, i calcoli li farà Excel. Quello che devi apprendere da questo libro è il modo in cui dici a Excel quello che deve fare. Ovviamente, se devi eseguire una volta sola un operazione (per esempio la divisione delle spese), potrebbe non essere conveniente ricorrere a un foglio di calcolo (e quindi costruire un applicazione). Normalmente si utilizza quando il problema da risolvere ricorre di frequente: insegno a Excel il ragionamento per dividere le spese (= costruisco l applicativo) e quindi (attraverso questa nuova applicazione) sarà in grado di trovare automaticamente la spesa pro-capite tutte le volte che si ripresenta il problema, solo variando le voci di costo o il numero di partecipanti (può ri-eseguire il ragionamento che gli ho insegnato infinite volte). La difficoltà nell utilizzo del pacchetto non è nell imparare come funziona (regole di Excel), ma nel trasferire al foglio di calcolo il ragionamento che abbiamo in testa utilizzando le sue regole di funzionamento. Per assurdo una persona potrebbe conoscere perfettamente le regole del foglio di calcolo, ma potrebbe non essere in grado di utilizzarle per realizzare un ap- 4

3 1: Nozioni di base plicazione (per esempio conosco la grammatica, ma non riesco a costruire una frase di senso compiuto). Lo scopo del libro è quello di insegnarti a trasferire su Excel i ragionamenti che portano alla soluzione di qualunque problema tu voglia risolvere. Organizzazione di un foglio di lavoro Il file su cui si lavora, ovvero dove vengono memorizzati i dati, è la cartella di lavoro, che può contenere uno o più fogli di lavoro. L estensione che identifica tale file, per la versione di Excel 2013, è.xlsx. Ogni foglio elettronico è una griglia, formata da colonne, individuate da un carattere alfabetico o terna di caratteri, ordinati da A a XFD, e da righe individuate da un numero intero progressivo da 1 a L intersezione tra righe e colonne dà origine alle celle, che sono quindi per ogni foglio. La cella costituisce l elemento fondamentale di un foglio elettronico e può contenere cifre, caratteri alfabetici, formule, riferimenti e, volendo, disegni, suoni, programmi, oggetti diversi Le celle possono essere collegate fra loro mediante formule, in modo tale che il valore di una dipenda da ciò che è contenuto in altre, oppure possono contenere elementi indipendenti tra loro. I dati raccolti nelle celle, organizzati per righe e colonne, danno origine alle tabelle. Ciascuna cartella di lavoro viene visualizzata in una finestra di Excel. È possibile lavorare con più finestre (e dunque con più documenti aperti contemporaneamente) e gestirli in modo da trasferire i dati da uno all altro. Primi passi con Excel Dando per scontato che Excel è già installato sulla tua macchina, puoi iniziare a utilizzarlo immediatamente. Per lanciare il programma, premi il pulsante destro del mouse sulla schermata iniziale di Windows 8. Nella barra inferiore che compare scegli Tutte le app: viene visualizzato un elenco di tutti i programmi e di tutte le app che risultano installate sul tuo computer. Sotto la categoria Microsoft Office 2013, trovi Microsoft Excel. Se lavori con la versione precedente di Windows trovi tale comando nel menu Start. All avvio di Excel ti viene proposta una schermata, a partire dalla quale, come vedremo in maniera dettagliata nel corso di questo libro, puoi scegliere di aprire o creare una nuova cartella. Per entrare nell applicazione e iniziare così a scoprirne l interfaccia, fai clic sul primo modello proposto: Cartella di lavoro vuota. 5

4 Microsoft Excel 2013 Ecco apparire la tua prima cartella di lavoro, alla quale viene assegnato temporaneamente il nome Cartel1, contenente un unico foglio di lavoro. A ogni foglio corrisponde un etichetta, in basso a sinistra, che ne riporta il nome (per impostazione predefinita Foglio1). I tipi di foglio che una cartella di lavoro può contenere sono tre: fogli di lavoro: consentono di eseguire operazioni che coinvolgono i dati contenuti nelle celle; grafici: contengono grafici derivanti dall elaborazione dei dati; macro: permettono di memorizzare espressioni di calcolo automatico. In realtà, ciò che vedi sullo schermo è soltanto una piccola parte del foglio elettronico, il quale, come abbiamo visto, ha dimensioni molto più grandi ( ). Di conseguenza Excel gestisce, almeno teoricamente, fogli di ben celle, anche se in pratica si lavora sempre con dimensioni molto inferiori. Per visualizzare le parti fuori schermo si utilizzano le apposite barre di scorrimento oppure i tasti freccia presenti sulla tastiera, un po come quando si adopera una lente d ingrandimento per esaminare le pagine di un giornale. In alto a sinistra del foglio, in quella che viene chiamata Casella del nome (vedi figura 1.1), sono visibili le coordinate alfabetiche (che identificano la colonna) e numeriche (che identificano la riga) della cella attiva, ovvero della cella sulla quale stai operando. La cella attiva viene visualizzata all interno del foglio di lavoro per mezzo di un bordo più spesso. Figura 1.1 Casella del nome. Per spostarti da una cella a un altra puoi utilizzare la tastiera. Per esempio, per passare, rispetto alla cella attiva: alla cella sottostante, premi Invio o Freccia Giù; alla cella sovrastante, premi Maiusc+Invio o Freccia Su; alla cella a destra, premi Tab o Freccia Destra; alla cella a sinistra, premi Maiusc+Tab o Freccia Sinistra. In alternativa alla tastiera puoi ricorrere al mouse, facendo semplicemente clic sulla cella su cui desideri operare. 6

5 1: Nozioni di base Interfaccia di Excel Come le altre applicazioni Office, anche Excel presenta una finestra divisa in zone adibite a funzioni diverse. La barra del titolo, nella parte superiore della finestra, riportante il titolo della cartella di lavoro sulla quale stai lavorando (vedi figura 1.2). La barra multifunzione (corrispondente al termine inglese Ribbon) tramite cui Microsoft Excel 2013 semplifica l accesso ai comandi. Questa è un area che sostituisce i vecchi menu e le vecchie barre degli strumenti. La filosofia con cui lavora la barra multifunzione è quella di tenere sempre in mostra, mentre stai lavorando, i comandi di cui disponi, piuttosto che tenerli nascosti sotto menu o su barre di strumenti non visualizzate. Tale barra è costituita da due tipi di schede: schede di comando (vedi figura 1.2), che appaiono in automatico sotto la barra del titolo non appena lanci l applicazione di Excel. Quando fai clic sul nome di una scheda, appare il riquadro con i relativi comandi. Per avere la barra multifunzione sempre ben in vista, anche mentre lavori, fai clic sul pulsante Aggiungi barra multifunzione che trovi all estrema destra della barra stessa. Su tale pulsante è rappresentata una puntina che si trasforma in una freccia verso l alto quando attivi la visualizzazione. Facendo clic su tale freccia, la barra verrà nuovamente nascosta e resa visibile solo quando fai clic sul nome di una delle schede; schede contestuali (vedi figura 1.2), che si aggiungono a quelle predefinite nel momento in cui esegui attività più specifiche, quali la creazione di un grafico o di una tabella pivot, offrendo comandi relativi solo a quella particolare attività. In tali schede, i diversi comandi che Excel mette a disposizione sono organizzati in riquadri, detti Gruppi. Tale organizzazione tiene conto degli elementi sui quali i comandi agiscono. Per esempio nella scheda Home trovi il gruppo Carattere contenente tutti i comandi che intervengono, appunto, sul carattere che costituisce il testo, ovvero i comandi che riguardano grassetto, corsivo, sottolineato, dimensione, tipo di carattere, colore ecc. Il gruppo Paragrafo, invece, mostra i comandi che agiscono su blocchi di testo, per esempio l allineamento, l interlinea ecc. Figura 1.2 Come si presenta l interfaccia di Excel. 7

6 Microsoft Excel 2013 La visualizzazione della barra multifunzione e relative schede è gestibile ricorrendo a un pulsante (Opzioni visualizzazione barra multifunzione) posto all estrema destra della barra del titolo, accanto ai tre pulsanti tipici delle finestre Windows per ridurre, ripristinare o chiudere la finestra. Tale pulsante propone tre alternative: tenere visibili solo le schede, tenere sempre ben in vista sia schede sia barra multifunzione oppure nascondere entrambe. Oltre ai gruppi costituiti da pulsanti di comando, sulla barra multifunzione puoi trovare anche menu che propongono gallerie costituite da piccole miniature che mostrano un anteprima dell aspetto grafico che, se selezionato, viene conferito all elemento sul quale stai agendo. Un esempio di questo tipo di gallerie riguarda i possibili stili con cui puoi formattare una cella o addirittura una tabella intera. Per verificare l effetto delle diverse formattazioni offerte dagli stili presenti nella galleria non è necessario applicarle: è sufficiente posizionarsi con il puntatore del mouse sulle miniature per vedere le celle selezionate, all interno del foglio di calcolo, cambiare in base alla formattazione o allo stile su cui sei posizionato. Una volta individuato l effetto che desideri, fai clic su di esso per applicarlo. Il nome di ciascun gruppo, riportato nella parte inferiore, è molto spesso affiancato da un piccolo pulsante riportante una freccia obliqua (vedi figura 1.3). Tale pulsante, se premuto, apre una finestra di dialogo oppure un riquadro Attività, attraverso cui puoi intervenire su ulteriori opzioni relative all elemento a cui il riquadro fa riferimento. Figura 1.3 Pulsante per richiamare le finestre di dialogo o il riquadro Attività relativi all elemento a cui il gruppo fa riferimento. Il pulsante File, localizzato a sinistra, accanto all etichetta Home relativa alla prima scheda della barra multifunzione, di colore verde, apre quello che viene indicato da Microsoft con il termine backstage. Si tratta di un riquadro (vedi figura 1.4) che sostituisce lo storico menu File. Offre un elenco di comandi necessari per aprire, stampare, condividere e gestire documenti. Il backstage è essenzialmente un punto di riferimento unico per le informazioni sui documenti e per le attività più comuni che si possono eseguire. Oltre alle voci per l apertura, la chiusura e il salvataggio del foglio elettronico corrente, dispone di alcune sezioni che raccolgono diversi comandi e sottomenu dedicati a una precisa funzionalità. 8

7 1: Nozioni di base Le sezioni di cui dispone Excel sono Informazioni, Nuovo, Apri, Salva e Salva con nome, Stampa, Condividi, Esporta, Account e Opzioni. Figura 1.4 Backstage di Excel. Aprendo la voce Informazioni puoi visualizzare le proprietà del documento corrente. Appaiono tre icone con altrettanti menu: Proteggi cartella di lavoro, Verifica documento e Gestisci versioni. La sezione Nuovo, come è facile immaginare, permette di creare un nuovo foglio di calcolo utilizzando uno qualsiasi dei numerosi modelli a disposizione, sia online sia offline. La sezione Apri, alla quale è necessario ricorrere per individuare una cartella che si desidera aprire, al fine di modificarla o anche solo consultarla. Le sezioni Salva e Salva con nome, preposte al salvataggio di una cartella. La sezione Stampa (senza dubbio una delle sezioni più interessanti) attraverso la quale puoi impostare i parametri necessari per l invio del documento alla stampante; visualizza direttamente anche l anteprima di stampa, senza dover aprire un altra finestra. La sezione Condividi include invece i comandi per la condivisione e la pubblicazione di informazioni. Excel può inviare direttamente il foglio di lavoro corrente come allegato di posta elettronica, piuttosto che salvarlo sul server SkyDrive (lo spazio gratuito che Microsoft mette a disposizione online a tutti gli utenti dei suoi servizi Web). La sezione Esporta, tramite la quale, prima di procedere con la condivisione, puoi scegliere un formato di file differente, usando l opzione Cambia tipo di file o Crea documento PDF/XPS. 9

8 Microsoft Excel La sezione Account riporta informazioni relative al software che stai utilizzando o all account a cui risulti collegato. La sezione Opzioni richiama l omonima finestra di dialogo. Se accedi al backstage del pulsante File e non vuoi utilizzare alcun comando, per tornare al documento di lavoro di Excel premi il pulsante circolare in alto che riporta una freccia rivolta verso sinistra. La barra di accesso rapido: è una piccola barra degli strumenti situata nella parte superiore della finestra (vedi figura 1.2), sopra le schede della barra multifunzione, preposta a contenere pulsanti a cui si ricorre più spesso, con lo scopo di renderli immediatamente accessibili. Per impostazione predefinita contiene i pulsanti: Salva, per procedere al salvataggio del file sul quale stai lavorando; Annulla, per annullare l ultima operazione eseguita; Ripeti, per ripristinare l ultima operazione annullata; Personalizza, per personalizzare la barra stessa. La barra di accesso rapido può anche essere spostata. A tal fine, premi il pulsante Personalizza e scegli dal menu la voce Mostra sotto (o sopra) la barra multifunzione, in base alla posizione in cui vuoi collocarla. Per aggiungere un comando alla barra, sempre dal menu Personalizza scegli il nome del pulsante che desideri aggiungere. Qualora non comparisse in questo menu, scegli la voce Altri comandi. Nella finestra che si apre dal menu Scegli comandi da seleziona la scheda cui appartiene il comando che vuoi aggiungere alla barra di accesso rapido. Seleziona il comando nell area sottostante quindi premi il pulsante Aggiungi. Tale comando compare ora nel riquadro destro, insieme ai pulsanti predefiniti. Ripeti questa procedura per ogni pulsante che desideri aggiungere. Al termine premi OK per confermare e chiudere la finestra. Infine, per rimuovere un pulsante dalla barra fai clic su di esso con il pulsante destro del mouse. Dal menu così richiamato scegli Rimuovi dalla barra di accesso rapido. Tutti gli applicativi Office 2013 sono stati progettati anche in funzione degli schermi touch screen. Per questo, nel menu del pulsante Personalizza trovi la voce Modalità Tocco/Mouse, tramite la quale puoi intervenire sull aspetto dell applicazione in base al fatto che tu stia usando un monitor touch o tradizionale. In modalità Tocco gli elementi dell interfaccia risultano ingranditi! Barra della formula La particolarità di Excel è la barra della formula, attraverso la quale puoi immettere le informazioni in una cella.

9 1: Nozioni di base I contenuti di una cella attiva appaiono nella barra della formula (vedi figura 1.5). Figura 1.5 Barra della formula; il contenuto di una cella attiva appare anche nella barra della formula. Solitamente la barra della formula è visualizzata; qualora non lo fosse, procedi come segue per renderla visibile. Scegli la scheda Visualizza; nel gruppo Mostra: fai clic sulla casella di controllo Barra formula per renderla visibile qualora non lo fosse oppure per nasconderla qualora lo fosse; la barra della formula appare sotto alla barra multifunzione. Sebbene sia possibile inserire informazioni direttamente in una cella, l utilizzo della barra della formula presenta alcuni vantaggi. Se sposti il puntatore sulla barra e fai clic appaiono tre pulsanti (vedi figura 1.5): Annulla: ti permette di cancellare quello che hai digitato nella barra della formula, nel caso commettessi un errore. Premere questo pulsante equivale a premere Esc. Invio: trasferisce sul foglio di lavoro le informazioni che hai digitato nella barra. Premere questo pulsante è come premere Invio da tastiera, l unica differenza è che premendo il pulsante attivi la cella sottostante a quella in cui hai immesso i dati. Inserisci funzione: come vedremo in maniera più dettagliata, apre la finestra attraverso la quale potrai procedere all inserimento di una funzione. La finestra di Excel presenta infine la barra di stato (vedi figura 1.6), nella quale viene visualizzato lo stato dell area di lavoro. La parola Pronto in fondo a sinistra indica che il foglio di lavoro è pronto ad accettare nuove informazioni; nel momento in cui digiti dei dati, viene visualizzata la parola Invio; quando attivi la barra della formula oppure fai doppio clic su una cella che contiene dati viene mostrata la parola Modifica. Sempre sulla barra di stato possono apparire altre indicazioni relative alle modalità della tastiera, che puoi attivare o disattivare. Tra le più importanti ricordiamo: la scritta BLOC NUM indica che il tastierino numerico è attivo e pertanto può essere usato per digitare valori numerici nel foglio di lavoro come fosse 11

10 Microsoft Excel 2013 una calcolatrice, piuttosto che usarlo per gli spostamenti. Per abilitare o disabilitare i tasti numerici, premi il tasto Bloc Num; la scritta BLOC MAIUSC viene visualizzata quanto il tasto Maiusc è attivo; la sigla BLOC SCORR riguarda il tasto Blocca Scorr. Se presente significa che tale tasto è attivo, pertanto il tuo cursore non si muoverà dalla cella in cui sei anche se agisci sulle frecce per spostarti: si muoverà solo il foglio di lavoro. Se la barra di stato di Excel non visualizza le indicazioni BLOC NUM, BLOC MAIUSC o BLOC SCORR, è possibile che sia impostata in modo tale da nasconderle. Per verificarlo, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra di stato di Excel. Si apre un menu che presenta un elenco di diverse funzioni. La casella di controllo a sinistra delle diverse opzioni determina la visualizzazione o meno dello stato delle varie funzioni nella barra di stato di Excel. Se in riferimento a una funzione è presente un segno di spunta, allora la barra di stato visualizzerà l indicazione corrispondente ma solo nel momento in cui il servizio risulterà attivato. Viceversa se una funzione non ha il segno di spunta, non verrà segnalato in alcun modo il fatto che sia attiva. Se selezioni due o più celle e almeno una di esse contiene un valore, Excel ne visualizza la somma, la media e il conteggio nella barra di stato. Tale caratteristica è chiamata Calcolo automatico. Se nell area Calcolo automatico della barra di stato vuoi visualizzare il risultato di un altra operazione eseguita sulle celle selezionate, diversa dalla somma, fai clic con il pulsante destro del mouse sull area, quindi scegli la funzione cui sei interessato dal menu di scelta rapida che compare. Figura 1.6 Barra di stato. 12