Continuous/ Improvement/and/ Project/ Management!

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1 easypoli Continuous/ Improvement/and/ Project/ Management / / Lagestionedeiprogetticonil metododmaic facebook.com/easypoli contatti@easypoli.it

2 Continuous(Improvement(and$Project$Management$ Occorre adottare un particolare tipo di project management per affrontare il CI. Nel project management è importante che ci sia un unico punto di integrazione delle responsabilitàchesiidentificaconlafiguradelprojectmanagerosimili.ilpm(project manager) deve definire un piano, concordare le risorse con i titolari delle funzioni e sottoporre il piano elaborato ad una verifica( di( compatibilità con gli altri progetti. Questo controllo è affidato a terzi in quanto non sempre il PM ha una visione d insiemedituttiiprocessiaziendali.inoltre,duranteilcorsodiunprogetto,èbene avere una pianificazione( ed( un( controllo( integrati, anche rispetto alle singole aree funzionalicoinvolte.conquestosiintende: G reperire le informazioni riguardanti risultati, tempi e costi del progetto; G effettuare un azione continua di adeguamento dei piani confrontandoi risultati con le proiezioni fatte su tempi e costi futuri; G avere un sistema comune per pianificare e controllare più progetti. E' importante stabilire CHI deve essere il PM. Da chi dipende? Come lo inserisco nell'organizzazione? Che autorità ha? Ce ne sono di diversi tipi, con diversi gradi di autoritàeautonomiadifferenti. Nell'immagine in alto possiamo osservare un portafoglio$ progetti di un'azienda italiana.ognirigarappresentaunprogetto(unacommessa)affidatoaunsingolopm,il cui compito è quello di gestire tutte le attività necessarie per la realizzazione dello stesso nei tempi stabiliti, ottenendo i risultati tecnici voluti dal cliente e avendo un budgetlimitato.conquestoprospettosicontrollailprogressodiciascunprogettoesi può notare come quelli non iniziati comportino un impiego di risorse inutili che potrebberoesseredestinatiaquelliincorso.

3 Le abilità di un PM vengono valutate sulla base dei progetti che porta a termine efficacemente.èquindiindispensabileperladirezionecheilpmgestiscaeaggiorniil piano di progetto in modo da comunicare le risorse necessarie e lo stato di avanzamento.alorovoltairesponsabilidellerisorsedevonofornireinformazionisul lavoro effettivamente svolto in modo da aggiornare la pianificazione del progetto. L aggiornamento costante e il confronto di informazioni permette al PM e alla Direzione Aziendale di avere sotto controllo la situazione e di prendere decisioni appropriate.nelcasocisiaunconflittonellaprogrammazionedeiprogettiladirezione puòdeciderearbitrariamentedirallentareunprogettopiuttostocheunaltrosolose possiedeleinformazioniesatte.inquestoprospettosipuòvederesesonoinritardoo meno su un progetto, a livello di giorni e/o materiali. La pianificazione e il controllo integrati garantiscono che le attività svolte dalle aree funzionali siano volte a soddisfareleesigenzedelprogetto.essifornisconoinformazionisulleconseguenzeda affrontareportandoavantiunprogettopiuttostocheunaltroepermettonodiessere piùtempestivinell identificazionediproblemi. Perché ricorrere al Project Management? Lo impongono gli "imperativi della tecnologia". La società porta dotarsi obbligatoriamente di nuove tecnologia, questo comporta grandi investimenti che occorre progettare in modo puntiglioso per raggiungere l'obiettivo nel tempo previsto. Negli ultimi anni conta di più arrivare on( timechearrivareebasta(vedinokianeiconfrontidisamsungeapple). Iltempocheoccorreperportareatermineunprogettotendeadallungarsieicapitali impiegati tendono a crescere, l utilizzo di tecnologia avanzata richiede personale specializzato,inpiùilcapitalediventasemprepiùrigidopiùrigido.infatti,manmano che si porta avanti un progetto, il capitale investito è talmente alto che non e più possibile né conveniente interrompere il progetto, anche se ha preso una "strada sbagliata". Un organizzazione capillare è quindi fondamentale per condurre un progetto. Dividendo un progetto complesso in attività più semplici, anche il progetto

4 piùcomplessopuòessereportatoatermineconsuccesso. L utilizzo del project management permette di impiegare risorse avendo definiti obiettivi, tempi e costi; il ricorso alla figura del PM consente di attribuire le responsabilità ad una sola figura, di avere la certezza che le decisioni siano prese in vista di un obiettivo globale e non nell interesse di pochi, di coordinare le varie aree funzionaliediimpiegareadeguatamenteimetodidipianificazioneecontrollointegrati diinformazioni. Avereunsistemainformativodiprogettointegratoconsentedivalutaresel aziendaè ingradodirealizzareleattivitàpreviste.ilgraficoinaltomostral assorbimentodelle risorserispettoalladisponibilità(rappresentatedallalineanera).selebarresuperano lalineavuoldirechelecapacitànecessarieall'attivitàsonomaggioririspettoaquelle effettivamente reperibili e quindi il gruppo avrà più difficoltà ad eseguire il proprio lavoro. L aggiornamentodiquestisistemiinformativièaffidatoalpm:eglidevecostruireun suo piano delle attività e delle risorse che prevede di utilizzare, in modo da fornire informazioni agli altri capi progetto e alla Direzione che controlleranno l effettiva capacità delle risorse. Il fatto che le informazioni siano reperibili a tutti permette di anticipareilimitidicapacitàchesipotrebberopresentareinfuturo. Ilpianodellerisorseaiutaadorganizzarel aziendainperiodiincuiilcaricodilavoro superalecapacità.avendoinformazionipreciseladirezionepuòdecidereseanticipare o ritardare un progetto in base alla quantità di risorse necessarie, al tempo per cui vengonoimpiegateesuqualeprogetto. Per prevenire le inefficienze del project management occorre identificarne i sintomi,successivamentelecauseedefinireunprogrammadimiglioramentovolto adeliminarle.iprobabilisintomi$possonoriguardare: G ritardi; G penalitàsubite; G costitroppoelevati; G alta rotazione delle risorse che prevedono costi di formazione per i nuovi arrivati; G aumentodeglisforzieutilizzoinefficientedeglispecialisti. Leprobabilicausesono: G sonoincorsotroppiprogetti; G cisièpresiimpegniinizialitroppograndi;

5 G nonc èunresponsabilediprogetto; G sihaunascarsaconoscenzadellemansionidelpm; G ilpmnonriferiscealcorrettosettoredell organizzazione; G lasceltadelpmnonèadeguata; G sorgonoconflittieccessivitrailpmeiresponsabilifunzionali; G pianificazioneecontrollononintegrati; G risorsetroppostressate; G pianificazioneeprogrammazionenonsonorealistiche; G nonsiriesconoacontabilizzareicostiel utilizzodellerisorse; G leprioritàcambianomoltofrequentemente; G controlloinsufficientesullemodificheprogettuali; G iprojectofficessonomaleorganizzati. Gli interventi possibili sono molto legati al personale e alla formazione del management del progetto; è importante chiarire le responsabilità e fornire sistemi, metodieprocedurealpmperportareatermineillavoro. Performare(il(managementoccorremigliorarelaconoscenzadelletecnichediproject management, qualificare i manager e gli specialisti, sviluppare politiche e procedure perselezionareadeguatamenteipm,svilupparelacarrieradellepersonecheoperano nell ambito del project management e valutare le prestazioni dei PM e dei team. Organizzare( responsabilità vuol dire rendere chiara agli operatori la gerarchia, stabilendo chi deve rispondere a chi attraverso matrici di responsabilità; sviluppare mansionaripertuttiitipidiprogettoeovesianopresentipiùprogetticreareunufficio dipianificazioneecontrollocentrale.leproceduredaavviareriguardano: G il coordinamento dei piani di marketing, vendite, sviluppo e produzione/logistica; G lapredisposizionedipreventivieofferte; G pianificazionedeiprogettisuddividendoliinsottoparti; G previsionedelfabbisognodellerisorse; G raccoltaedelaborazionedeidatirelativiacosti,personaleeavanzamentodel progetto; G creazionediunarchivioconladocumentazionediprogetto; G creazionedisistemiintegratimultigprogetto. DMAIC$ $ Define Measurement Analyze Improve and Control (metodologia di Project ManagementperiprogettidiMiglioramentoContinuo). DMAICnascenelcampodell'elettronica,incuisidevonoaffrontareproblemidiqualità molto alti rispetto ad altri settori. Essendo il costo delle tecnologie molto elevato la resa è molto importante. Per aumentare la qualità dei processi è nato il 6sigma che introduce l idea del conteggio degli errori per milione e non per centinaia(3.4 errori per milione). Questo modello traccia un percorso di ottimizzazione del processo in modo da ridurre la variabilità. Non eliminarla, Ridurla Essa si può solocomprimere (misura di un oggetto, lo si misura più volte e prendo come valore il valor medio perchéc èsempreunacertavariabilità). Nel contesto 6sigma, vi è il percorso DMAIC, che impartisce una cadenza molto accuratasullefasidilavorodaeseguireduranteunprogettodic.i.;èunasortadiguida alle azioni da eseguire. Dopo ogni fase viene effettuato un controllo, è VIETATO$ sovrapporre$ le$ fasi, esse sono sequenziali. I progetti sono finalizzati a evitare di prendere la strada sbagliata. Nel C.I. ci si imbatte spesso nei problemi a matrioska,

6 doveoccorreanalizzarelasituazioneeattaccarelacausaradice.èmoltopiùdifficile trovareilproblemavero,lacausaprincipalema,unavoltatrovata,cisipuòappoggiare a specialisti. Non è funzionale provare a risolvere i problemi per tentativi. Occorre ordine, struttura, un metodo rigoroso per affrontare i problemi e una rigida conoscenzamatematicogstatisticainquantoquest ultimaaiutanellagestionedigrandi quantitàdidatieadindividuarelacausaprima. Gli sponsor sono coloro che decidono di lanciare progetti all'interno degli aziende. Fornita una direzione dagli sponsor e dalla Direzione ci si muove per raggiungere gli obiettivi. Il numero di progetti presentati in un'azienda può essere molto elevato, ma potrebberononesserciabbastanzarisorsepertutti:ilproblemafondamentalenonè tanto procurarsi le risorse, ma usare al meglio quelle di cui si dispone. L uso del registro( progetti aiuta a migliorare l efficacia del management, fornisce informazioni sulle risorse disponibili e permette di gestire i progetti per priorità. Le informazioni contenutenelregistroprogettisono: G codiceidentificativo; G responsabile(pm)e%ditempodedicataalprogetto; G committente(clienteosponsor); G budgetiniziale(valoredelcontrattooinvestimentorichiesto); G budgetaggiornato; G risultatoatteso; G investimentoinrisorsecritiche(giorniuomo); G datediinizioefine; G eventualirischi(penali,perditadiquotedimercato,vantaggipericoncorrenti).

7 AdognipassaggiocisonoleGate$ review:sonomomentidivalidazioneilcuiscopoè assicurareilcorrettosvolgimentodelprogettoel eventualeinterruzionedellostesso nelcasoincuigliobiettividiventinoirraggiungibiliononpiùutili. Il rispetto del modello assicura un alto grado di efficienza del team, aumenta le probabilità di conseguire risultati efficaci e durevoli e consente di ridurre i tempi di svolgimentodelprogetto.lastandardizzazionedelladocumentazionepermetteatutte lepersoneeducateall utilizzodeldmaicdiconsultarla. 1)$Define$ Fase che serve per condividere l impostazione del progetto fra lo sponsor e il team. Consiste nell individuare il problema, descrivere le opportunità di miglioramento e stabilireobiettivi. Precisalacomposizionedelteam,definisceilpianopreliminaredelleattività,ladatadi effettuazione delle gate reviews e la data di chiusura del progetto. Gli strumenti utilizzatipermettonodiottenereunadescrizioneefficacedelprocessonelcuiambito verràsvoltoilprogetto. Sipartesentendolavocedelcliente,cercandodicapiredaluiilproblemaedalìsi iniziaastendereunproject$charterchevaconsegnataalpm. Il documento( di( avvio (Project$ Chartero Project Brief) contiene una indicazione di massima di cosa il progetto dovrà produrre, della strategia per produrlo e delle responsabilità connesse. Costituisce in tal senso la base per l accordo tra Sponsor e ProjectManagerincaricato.IldocumentovieneredattoacuradelloSponsoroppure dal Project Manager in base ad informazioni fornite dallo Sponsor. Per progetti di dimensioni ridotte il documento sarà snello e con poche informazioni per ciascuna sezioneprevista.progettipiùgrandiodiimpattoaziendalemaggiorerichiederannoun maggiordettaglioinmododafacilitareledecisionidaprendere.

8 In un primo momento il documento può essere poco dettagliato e comunicato informalmente.mascopodellafasediavvioèperfezionareildocumentocontuttele informazionidisponibili,inparticolarequelleprovenientidaprogettisimilarisvoltiin precedenza. Ciò avverrà attraverso momenti di incontro e di analisi finalizzati a garantireilcommitmentdelleparticoinvolte. Ilcompletamentodellevariesezionideldocumentoconsentiràdigarantirecheogni aspetto del progetto è stato valutato, ferma restando la necessità di una verifica successivadasvolgersinellafasedipianificazionedovepotràesseresvoltaunaanalisi inbaseadinformazionididettaglio. Contenuti L articolazionedeicontenutidipenderàdallespecificitàdell aziendaedelprogetto.in terminigeneralipotràaverelaseguentestruttura: Obiettividelprogetto; Ambito di applicazione (ciò che è compreso nel progetto e ciò che non è compreso); Deliverablesattesi; Beneficiinterminidibusinesssiaperilfornitorecheperilcommittente; Ipotesisullemodalitàdirealizzazione; Vincoli; Rischi; Altreareediattivitàinteressate; Dipendenzedaaltriprogetti,iniziative,attività; Stakeholdersindividuati; Risorsecoinvolte; Stimepreliminaririguardotempiecosti(sedisponibili). LostessoPMdefiniscelaSIPOC,ovverochiarisceilperimetrodiazionedelprogetto. Viene poi fatta la STAKEHOLDERS$ ANALYSIS, fondamentale in quanto non posso prescinderedaiportatoridiinteresseedailorobisogni.ilpiano$di$comunicazione aggiorna i portatori d'interesse, in modo che la soluzione che si elabora nonvada in conflittoconilorobisogni. LafasediDesignèconclusaquando: G èstatoselezionatounteamdimiglioramento; G laprojectcharterèstatacompilatainmodochiaroediscussaconilteam; G sonostatiidentificatiglistakeholderselemodalitàdiaggiornamento; G èstatostesounpianodiprogettogeneralestabilendoledatedicontrolloe alcunidettaglidellafasedimeasure. $ $ 2)$Measure$$ Quantificazione del problema, del gap da colmare, rilevazione dei dati. Questa fase deve portare il Team alla comprensione del processo e delle sue prestazioni attuali (analisidelley). LaVALUE$STREAM$MAP(mappaflussodelvalore)èinternazionaleedescriveinmodo dettagliato l'andamento del progetto; per ogni fase vengono raccolti i dati per analizzare il problema. Non solo il movimento di materiali, ma anche l'innesco di

9 questomovimento.rappresentolasituazionedelmomento,raccolgodatieguardole statistichepercontrollaresesonobuoni.occorreprestareattenzioneall attendibilità delleinformazioni. GAGE$R&R:verificalabontàdelsistemadimisura.Sieffettuanopiùciclidimisureper rilevare statisticamente i contributi di errore dello strumento o del misuratore; con questi dati si compongono 6 grafici che misurano l'errore. Le informazioni vengono raggruppate in un FOGLIO$ DI$ RACCOLTA$ DATI. Con le CARTE$ di$ CONTROLLO$ STATISTICO verifico se la variabilità è naturale o meno; nel primo caso rappresento una gaussiana se invece esco da +/G 3sigma ci sono casi straordinari di cui rilevo la causaelaelimino.attraversoillivellosigmacontrolloseidatisonodescrittidauna curvadigauss.possopassareallafasesuccessivasolose: G ÈstatasviluppataunamappadelsottoGprocessoinesameesonostatecollegati adessalevariabilichiavediinputeoutput; G Sonostatiraccoltidatisufficientipermisurarelostatoinizialedelleprestazioni delprocessoesonostateusatecartedicontrolloperdeterminarnelastabilità eisolarelavariazionepercausespeciali; G Èstatamisuratalacapacitàdiprocesso; G ÈstataeventualmenteaggiornatalaProjectCharter; G Sono stati identificati Miglioramenti Rapidi o possibili progetti Kaizen (la metodologia Kaizen è incentrata sul miglioramento continuo e incrementale svoltoquotidianamente). 3)$Analyse$ Fase in cui avviene la certificazione del perché le prestazioni del processo non sono ritenutesoddisfacenti.inquestafasesivannoadindagarequellechesichiamanolex del processo, ovvero le cause che generano problematiche nei processi, le quali si ripercuotono sule Y, ovvero gli output del processo. Queste Y sono funzioni di una o piùx,siadelprocessochedell'input: Y=f(Xp1,...,Xpn,Xi1...,Xin) Come detto, le X sono le misure di tutte le variabili interne al processo (qualità di servizio, qualità della materia prima); nella fase di Analyse si cerca di trovare quella funzionematematicachelegatalivariabiliaglioutput. Se, ad esempio, al variare di una certa X1 ho un'influenza sul risultato fornito dalla relativa Y, questa X1 é considerata una causa dell'andamento delle prestazioni dell'output. Quantificando la relazione, ho trovato "il colpevole" reale della prestazionediy. TutteleXsonoimputateadunprocesso,mainnocentifinoaprovacontraria(sidice chetuttelevariabilixsonocause(potenziali).quandotrovounlegamematematicotra X e Y, le prime diventano cause( radice. Alcune x possono essere risolte durante il progetto,perchésemplicidarisolvereancheduranteilprocessodianalyze.allafinedi questafasedevo:

10 1. avere risolto tutti i problemi semplici e aver implementato dei miglioramenti rapidi; 2. averpriorizzatolex,quantificatolaloroincidenzasulleyinmododapotermi concentrareinprimissullepiùinfluenti; 3. averaggiornatolaprojectcharter,dovenecessario. 4)$Improve( In questa fase l'obiettivo del team del progetto è quello di trovare soluzioni che risolvanoiproblemidellex.inquestomodosivuolemigliorareglioutputfornitidalle Y. Inprimoluogosigeneranosoluzioniinnovative,seguendoilmodello(LEAN(modellodi riferimento per la gestione del processo). Seguono questo modello le seguenti tipologiedisoluzione:( si parla di semplificazione e di mappatura del processo quando si cercano soluzionicheelimininoomigliorinoleattivitàchenonproduconovaloreoche sonosvolteinmodoerrato; si può cercare di recuperare, nel caso esempio di un'impresa che lavoro per attività sequenziali, il bilanciamento dei tempi di esecuzione, in modo da eliminareleattesemultiple(chepossonosommarsiavarilivellieprodurreun dannosoeffettoacascata); sipuòricorrereasoluzionipoka(yoke,aprovadierroreecheneimpediscono lagenerazione; c'è poi il modello di soluzione 5S. E' il modello da utilizzare per fare ordine e pulizia: 1)eliminareilSuperfluo; 2)Sistemarelecosecheservono; 3)Spazzareelucidare(tenerepulito,perevitarechesi ripresentinoproblemi); 4)SistematizzareoStandardizzare; 5)Sostenereodiffondere. Set@up(reduction((lean):riduzionedeitempimortidellamacchina,quandonon lavora;sonoitempidiadattamentoallaproduzionediprodottidiversi.sesono alti,cisonocostipiùaltiperl'azienda.inrealtà,lamacchinaèpermeuncosto siaquandolavorachequandononlofa.ilpuntoèchenelprimocasoessasta generandovalore,quindiquandovenderòilmioprodottosulmercatomiverrà

11 riconosciutadalclientetalegenerazioneeverròremuneratoincambiodelmio prodotto; i tempi di setgup sono per me solo un costo, che non posso recuperare in alcun modo. Se ho alti tempi di setgup sono costretto ad accettare solo commesse grandi, ma rischio di perdere clienti. A volte aumentanopiùperlapreparazionecheperilsetgup.riducendoitempidisetg uppossoaccettareordinipiùpiccoliequindihopiùflessibilità; Layout(a(celle:ripensamentodellelineediprodotto.Damacchinariseparatiper tipo(sigeneraunflussocomplessotraivarireparti),allacreazionedellelinee dilavorazioniperprodotto(celledilavorazione):riducoitempidiproduzionee eliminoglispostamentidimateriali.anchel'identificazionedeiproblemiépiù immediata,trovoprimalamacchinachenonhalavoratobene. Ora, individuate le soluzioni ai problemi del mio processo, devo scegliere come implementarle.sarebbebello,maspessoèimpossibileimplementaretuttelesoluzioni pensate.questisonoalcunideglistrumentichepossoutilizzare: Matrice(di(selezione:inunatabellainseriscotuttelemievariabiliproblematiche X e le soluzioni che ho ideato. Quelle che implementerò saranno quelle che, agendo su un maggior numero o in maniera migliore sulle variabili, generano unpiùconsistentemiglioramentonell'outputy. DOE((Design(Of(Experiments):seiovogliotrovarelecondizioniidealidilavoro di un impianto, devo prima capire quali sono quelle essenziali, che condizionanoinmanierapiùforteilrisultatofinale.peridentificarequeste,ho 2possibilità:( o faccio tante prove, cambiando una variabile alla volta, cercando la condizionedilavoroottimale; o applico il DOE: questo strumento di calcolo mi aiuta a progettare gli esperimenti, facendone una pianificazione a priori. Identificate le variabili di controllo, in funzione del numero di queste e dell' investimentofatto,ildoestabilisceilnumeroeiltipodiprovedafare sull'impianto. Una volta identificate le variabili da modificare obbligatoriamente,lealtrerisultanolibereequindilepossomodificare puntandoalminorcosto; analisi(dei(rischi:valutoirischidierroreattraversounaproceduradenominata FMEA(Failure Mode & Effects Analysis, analisi delle modalità di guasto e dei loroeffetti);( piano(di(implementazione:(inquesto(sidefinisconoancoraunavoltaqualisono lesoluzionidaimplementare,incheordinequestevadanoattuateesiindicail temponecessariopereseguirle.( Bene,trovatelesoluzionieindividuatalamanierapiùopportunaperimplementarle, devofareunoopiùtest(pilota:ènecessarioprocederecondeitestpervalutaresele

12 soluzionifunzionano,magarisoloinunramodell'azienda.cosìfacendopossodecidere di "raffinare" le soluzioni, migliorarle, cambiarle. Dopo aver fatto tutte le prove del caso, quando ho in mano un piano robusto, decido quali soluzioni implementare, chiedo il permesso di agire allo Sponsor del progetto nella Gate review e inizio ad attuarle. Sipassacosìallafasedicontrol. 5)$Control$ Fasedipassaggiodiconsegne.Vienefornitalanuovadocumentazionedelleprocedure all'operatore;eventualmentevieneerogatoilnecessarioaddestramento,inquantosto cambiando il modo di lavorare degli operatori. Gli incaricati di questo procedimento sonoicomponentidelteamdimiglioramento,lostessochehatrovatolesoluzionieha decisodicambiare. Devopoidefinireunpiano(di(controllo:( Dalladifettositàiniziale,ilcuivaloremedioeraelevato(rigaarancioasinistra),hosono passatoadunlivellodidifettositàconunvaloremedioridotto(rigaarancioadestra). Tuttavia è necessario, per un certo periodo, che il team che ha lavorato al progetto monitori costantemente i risultati effettivi delle prestazioni dopo il cambiamento. Se inavvertitamente si oltrepassino i nuovi limiti statistici, è necessario intervenire per evitareditornareallasituazionedidifettositàprecedente. Solo dopo aver correttamente addestrato gli operatori e aver verificato che se la cavinoinautonomia,ilteamsmetteufficialmentedilavoraresualprogettoeavviene ilpassaggiodelleconsegnealprocess(holder. A questo punto avviene l'archiviazione del( progetto: abbiamo indagato, analizzato sistematicamente un determinato processo aziendale, abbiamo accumulato una conoscenza grande su di esso e questo know how deve essere disponibile a tutta l'azienda,perchépotrebbeessereutileinfuturo. (

13 Ultimogatereview:sivadallosponsoresipresentanoirisultatidelprogetto.Alivello dibudget,sistanziaunasommacomepremioperilteam.