PRESENTAZIONE ISTANZE DI ACCREDITAMENTO LEGGE REGIONALE N. 19/2002 MANUALE PER L ACCESSO AL SISTEMA E PER LA COMPILAZIONE DELLA DOMANDA

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1 PRESENTAZIONE ISTANZE DI ACCREDITAMENTO LEGGE REGIONALE N. 19/2002 MANUALE PER L ACCESSO AL SISTEMA E PER LA COMPILAZIONE DELLA DOMANDA 1

2 INDICE Introduzione pag. 3-5 Logica dell inserimento dati pag. 6-7 Accreditamento on-line in 10 mosse pag

3 INTRODUZIONE La procedura per la presentazione delle istanze di accreditamento ai sensi delle DDGR n. 359/2004 e n. 4198/2009 è raggiungibile dal sito della Regione Veneto ( Percorsi Formazione Spazio operatori Accreditamento. Il link completo è: Per l assistenza tecnica all utilizzo dell applicativo (recupero password, segnalazione errori, ecc.) sono disponibili i seguenti riferimenti presso la Direzione Regionale Formazione: Tel. 041/ atfse.formazione@regione.veneto.it Per gli aspetti di tipo contenutistico (ossia relativi al contenuto dei campi e alle modalità di compilazione e invio dell istanza) sono disponibili i seguenti riferimenti presso la Direzione Regionale Formazione: Tel. 041/ accreditamento.formazione@regione.veneto.it La presentazione di una richiesta di accreditamento on-line prevede l acquisizione dei dati rilevanti per l accreditamento secondo tre differenti modalità: 1. la compilazione del formulario on-line che sostituisce la compilazione e la trasmissione delle relative sezioni del Dossier documenti da presentare (Allegato D alla DGR n. 359/2004); 2. il caricamento (upload) nell apposita sezione dell applicativo degli allegati indicati nel portale. Va da sé che devono essere caricati anche i documenti attestanti il possesso dei seguenti requisiti (si tratta dei documenti che in precedenza dovevano essere allegati al dossier documentale): 1.1 Lo statuto, l atto costitutivo o altro atto devono indicare tra le finalità dell OdF la Formazione e/o l'orientamento; 2.1 Bilancio conforme a IV^ direttiva CEE; Organigramma e mansionario 3

4 3.1.2 Procedura/Prassi che definisca gli obiettivi assegnati ai direttori e ai responsabili incaricati delle singole funzioni Procedura/Prassi in cui siano formalizzate le politiche e le strategie dell OdF nonché le modalità con cui le stesse sono state individuate anche sulla base delle esigenze dei clienti Procedura/prassi di rilevazione delle esigenze e delle aspettative dei clienti e le modalità di valutazione dei risultati effettivamente ottenuti. Presenza di questionari o di altri strumenti di ascolto Procedura/Prassi che descriva le modalità di registrazione e gestione dei reclami (raccolta, analisi, risoluzione e risposte) Procedura/Prassi di gestione delle relazioni con l esterno. Qualora l Ente accreditando possedesse un esperienza pregressa nell erogazione di attività formative con un finanziatore diverso dalla Regione del Veneto, è bene che carichi anche le evidenze oggettive del caso, ossia: copia del progetto finanziato; copia dei registri d aula; copia del rendiconto di spesa; copia dell atto di approvazione di rendiconto In caso di dubbi consultare l All. B alla DGR n. 359/2004 oppure contattare l ufficio accreditamento. 3. Invio dei seguenti allegati in formato pdf sottoscritti con firma digitale rilasciata da un certificatore accreditato e con estensione.p7m: 1) Domanda di accreditamento in regola con la normativa sull imposta di bollo, se dovuta; 2) Autodichiarazione del Legale Rappresentante di affidabilità economico finanziaria (corredata di copia del documento di identità del sottoscrittore scansionata); Invio dei seguenti allegati in formato pdf 3) Dossier formativi individuali (firmati in originale e scansionati i dossier firmati in originale vanno tenuti agli atti dell ente per eventuali controlli ai sensi del DPR n. 445/2000); 4) Eventuale Allegato D1, in caso di attività pregressa realizzata in partenariato con un Ente accreditato (firmato in originale e scansionato l allegato D1 firmato in originale va tenuto agli atti dell ente per possibili controlli ai sensi del DPR n. 445/2000). N.B.: I documenti allegati in "upload" non possono essere rimossi o cancellati. In caso di errore possono essere sovrascritti eseguendo un nuovo caricamento del file avendo l'accortezza di utilizzare lo stesso nome. La 4 nuova versione sovrascriverà la precedente. Nell indicare la denominazione degli allegati caricati sulla piattaforma Accred specificare per ciascuno quale punto del modello soddisfa.

5 Si sottolinea che l invio avviene solo ed esclusivamente via PEC al seguente indirizzo: formazione@pec.regione.veneto.it secondo le modalità indicate dal protocollo regionale ( L imposta di bollo, se dovuta, va assolta dal soggetto autore del documento digitale in modo virtuale, in ragione della normativa vigente in materia fiscale. Le indicazioni in merito alle modalità di assolvimento si trovano sul sito internet della Regione del Veneto-percorsiformazione-spazio operatori-avvisi: I documenti che comprovano la soddisfazione dei requisiti di cui al punto 1.2 del modello di accreditamento non vanno allegati all istanza di accreditamento, ma dovranno essere esibiti in sede di eventuale audit. Nella sezione relativa all INSERIMENTO NUOVI LOCALI è stato comunque inserito il link alla check list strutturale vigente per la verifica della documentazione relativa all idoneità dei locali alle norme igieniche e di sicurezza. Per la compilazione dell istanza di accreditamento sono strumenti utili, oltre alla presente guida alla compilazione, la normativa vigente in modo particolare il modello di accreditamento (Allegato B alla DGR n. 359 del 13 febbraio 2004) e i tool tips descrittivi abbinati ai diversi campi dell applicativo (vedi punto 4). Un Organismo di Formazione può presentare un istanza di accreditamento per una o più sedi operative e per uno o più ambiti di accreditamento. Qualora un Ente fosse già accreditato può presentare un istanza anche solo per una o più nuove sedi operative o per uno o più nuovi ambiti di accreditamento. In questo caso di specie l Ente deve entrare nella piattaforma Accred con le proprie credenziali e presentare una nuova istanza completa ed autonoma. 5

6 LOGICA DELL INSERIMENTO DATI In linea di principio, il richiedente l accreditamento può effettuare l inserimento nell ordine che ritiene più opportuno, fermo restando che la conferma definitiva dei dati impedisce la modifica successiva degli stessi ad opera del richiedente. In qualsiasi momento e in qualsiasi sezione dell applicativo, prima della conferma definitiva dei dati con contestuale presentazione dell istanza telematica, è possibile uscire dall applicazione con il pulsante (posizionato alla fine della pagina o all'inizio a seconda delle esigenze di impaginazione) Esci dall'applicazione e rientrare successivamente con i medesimi nome utente e password, così come è possibile tornare alla schermata precedente con il pulsante Torna indietro. Le informazioni inserite, caricate o inviate secondo le modalità sopra indicate sono quelle richieste dal modello regionale di accreditamento (allegato B alla DGR n. 359/2004) e dagli altri allegati alla medesima DGR, anche se l ordine con cui i dati sono attualmente imputati nel sistema non corrisponde a quello con cui i requisiti per l accreditamento sono descritti nel modello. Si è preferito, infatti, organizzare nelle stesse sezioni le informazioni che richiedono la medesima modalità di imputazione anche al fine di evitare, nella compilazione dei campi, ripetizioni di dati che sono comuni a più requisiti. Per facilitare la compilazione, nelle varie sezioni dell applicativo sono stati inseriti i link alle corrispondenti parti del modello e degli altri allegati, contrassegnati dal simbolo. Nel caso di difformità fra le informazioni inserite nel sistema on-line e la documentazione cartacea stampata e inviata via PEC alla Regione sarà necessario procedere a un riallineamento dei dati, il che potrà avvenire, a seconda dei casi, modificando d ufficio i dati inseriti nel sistema oppure su richiesta di chiarimenti effettuata dall ufficio preposto alla valutazione e con gli effetti di cui alla DGR n. 359/2004, punto 2) del dispositivo in seguito a riformulazione da parte del richiedente delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, fermo restando che i dati contenuti in queste ultime saranno oggetto di controllo ai sensi del D.P.R. n. 445/2000. L'ufficio potrà comunque, dopo la conferma definitiva dell istanza e previo accordo con l'ente, modificare i dati non corretti inseriti all'interno dell'applicativo (ad esempio riferimenti anagrafici errati o incompleti), oltre che effettuare tutte le altre richieste e comunicazioni previste dalla Legge e dalla DGR n. 359/2004. In particolare, potranno essere richieste delle integrazioni e dei chiarimenti rispetto ai dati inseriti che incidono sulla valutazione, così come potrà essere comunicato il diniego provvisorio e, successivamente, il diniego definitivo dell istanza qualora emergano motivi ostativi all accoglimento della stessa. Anche le modifiche legate all invio di integrazioni o di risposte formali da parte del richiedente alle comunicazioni di cui sopra saranno quindi effettuate dall ufficio. Tutte le 6

7 modifiche con le relative motivazioni saranno evidenziate, all'interno dell'applicativo, sulle pagine relative agli elementi modificati. È consigliata in ogni caso, prima di procedere all inserimento di qualsiasi dato/informazione, la lettura completa e approfondita quantomeno del vigente modello di accreditamento (All. B alla DGR n. 359/2004). 7

8 ACCREDITAMENTO ON-LINE IN 10 MOSSE 1. SCHERMATA DI ACCESSO REGISTRAZIONE UTENTE SCHERMATA DI CARICAMENTO INSERIMENTO/AGGIORNAMENTO DATI ANAGRAFICI RICHIESTA DI ACCREDITAMENTO DI UNA NUOVA SEDE OPERATIVA INSERIMENTO NUOVI LOCALI, RISORSE UMANE ED ATTIVITÀ FORMATIVE DOCUMENTI DA ALLEGARE CONFERMA DEFINITIVA E INVIO DELL ISTANZA STAMPA DELL ISTANZA IN PDF NORMATIVA VIGENTE IN TEMA DI ACCREDITAMENTO DEGLI ODF.25 8

9 1. SCHERMATA DI ACCESSO L accesso all applicativo regionale per la presentazione delle istanze on-line avviene dal sito regionale, in particolare dalla seguente pagina web: Qualora l utente non avesse ancora preso visione della vigente normativa sull accreditamento degli Organismi di Formazione, è possibile accedervi dalla presente pagina attraverso il link contenuto nel testo (1). Dalla presente pagina si accede, altresì, alla registrazione dell utente. Gli Organismi di formazione già accreditati, che sono pertanto già in possesso di login e password, possono accedere dall Area Riservata (2). Gli Enti non accreditati dovranno invece accedere dalla sezione (3)

10 2. REGISTRAZIONE UTENTE L accesso dal link Enti non accreditati nuove istanze di accreditamento registrazione conduce alla seguente schermata: Inseriti il nome utente e la password, le prime informazioni che si richiedono all Ente sono le seguenti: (4) se l istanza di accreditamento viene presentata in previsione della successiva partecipazione a un bando, per il quale l aver presentato istanza di accreditamento è richiesto come requisito di ammissibilità, indicare il bando o i bandi e la data di scadenza della finestra per la presentazione di progetti formativi cui sta partecipando. Tale indicazione è necessaria per l Ufficio Accreditamento al fine di pianificare i tempi della successiva valutazione, che in questi casi sono generalmente ridotti rispetto al termine ordinario (180 giorni) previsto dalla normativa. 10

11 (5) indicare un referente unico per l accreditamento non necessariamente il legale rappresentante con cui l Ufficio Accreditamento possa discutere i vari aspetti connessi all istanza. Confermati i dati e avvenuta la registrazione, l Ente potrà accedere all applicativo dall Area Riservata. N.B. Ogni richiedente può accedere al servizio quando vuole con il nome utente e la password impostate inizialmente. Tuttavia, per ragioni di integrità e di completezza dei dati inseriti nel sistema, qualora non venga effettuata alcuna modifica per un periodo superiore ai 90 giorni, la bozza di istanza sarà considerata abbandonata e cancellata dal sistema. 11

12 3. SCHERMATA DI CARICAMENTO Dopo la registrazione utente, dalla schermata iniziale inserendo il nome utente e la password si accede alla pagina principale per la compilazione dell istanza on-line: In altro a sinistra (6) si trovano le prime informazioni già inserite relative all istanza (data e ora di accesso, eventuale intenzione di partecipare a bandi in scadenza e referente per l accreditamento). A questo punto l istanza e l Ente che la presenta sono già identificati tramite un codice numerico provvisorio (7), che sarà sostituito dal codice Ente al momento dell iscrizione nell elenco regionale. Per gli Organismi di Formazione già accreditati (che presentano la richiesta per nuove sedi operative e/o per nuovi ambiti di accreditamento), in questa sezione sono già presenti i dati relativi a codice Ente, denominazione, codice fiscale e codice albo accreditati. Il richiedente (non accreditato) può ora procedere all aggiornamento dei dati anagrafici, accedendo da (8). 12

13 4. INSERIMENTO/AGGIORNAMENTO DATI ANAGRAFICI Nella presente sezione dell applicativo vanno inseriti i dati necessari per identificare l Organismo di Formazione: In questa sezione e nelle successive, puntando il mouse in corrispondenza delle icone si apriranno delle finestre di commento (tool tip) per facilitare la compilazione. Si prega di porre la massima cura nell inserimento delle informazioni in quanto, nella maggior parte dei campi, non sono previsti blocchi o limitazioni. Nei casi dubbi fare sempre riferimento al modello regionale e agli altri allegati alla DGR n. 359/2004. Per gli Organismi di Formazione già accreditati non è disponibile la funzione Aggiornamento dei dati anagrafici, in quanto qualsiasi modifica relativa ai dati anagrafici degli Organismi di Formazione accreditati è oggetto di un procedimento diverso rispetto a quello dell accreditamento e generalmente disciplinato dalla DGR n. 3289/

14 La conferma dei dati anagrafici (pulsante ) fa ritornare alla schermata precedente che ora contiene la denominazione dell Ente e il suo codice fiscale: (9) dalla quale sarà possibile accedere alla sezione relativa alla sede operativa oggetto dell accreditamento (10): 14

15 5. RICHIESTA DI OPERATIVA ACCREDITAMENTO DI UNA NUOVA SEDE Nella presente sezione vanno inseriti i dati necessari ad identificare la sede operativa oggetto della richiesta di accreditamento. Si ricorda di selezionare sempre, per ogni sede operativa, il macroambito o i macroambiti per i quali si richiede l accreditamento (11): 15

16 6. INSERIMENTO NUOVI LOCALI, RISORSE UMANE ED ATTIVITÀ FORMATIVE Inseriti e confermati i dati relativi alla sede operativa, vanno ora caricati i dati relativi ai locali (12), al personale (13) e alle attività formative realizzate (14): Per ogni sede operativa di cui si richiede l accreditamento vanno innanzitutto inseriti i dati sui locali (spazi didattici, laboratori, uffici), al fine di valutarne la conformità rispetto al punto 1.3 del modello regionale. Si ricorda che gli spazi didattici sono i locali utilizzati esclusivamente per erogare attività di formazione o orientamento, ma privi di autonomia organizzativa (ad esempio singole aule o laboratori), requisito che caratterizza invece la sede operativa: 16

17 Quindi, vanno indicate le risorse umane: Infine, vanno inseriti i dati relativi alle attività formative e/o di orientamento svolte nei 36 mesi antecedenti la presentazione della domanda, come previsto dal modello regionale: 17

18 Per le attività svolte in partenariato è necessario attivare il segno di spunta in corrispondenza della dicitura "Corso svolto in partenariato con altro Ente proponente". Vanno quindi indicate le specifiche funzioni e le relative ore svolte dal partner all interno dei progetti. Ciò si rende necessario per due motivi: 1. nel caso di attività svolta in partenariato, il richiedente e il soggetto titolare dell attività devono compilare congiuntamente l Allegato D1, il quale viene generato dal sistema con i dati inseriti in questa sezione; 2. i dati inseriti prima della parte specifica relativa al partenariato servono all identificazione dei corsi e al soddisfacimento dei requisiti di efficacia ed efficienza, mentre i dati specifici sull attività svolta in partenariato entrano nel calcolo del monte ore minimo previsto per l accreditamento. In proposito, si fa notare che nel riepilogo delle attività formative realizzate contenuto nel PDF "dossier di accreditamento" generato dall'applicazione (vedi sotto, punto 9), le ore vengono calcolate dal sistema dividendo le ore approvate per il numero degli allievi. La verifica del monte ore minimo viene invece fatta secondo quanto prescritto dal modello di accreditamento, valutando in maniera diversa le ore svolte in qualità di titolare rispetto a quelle svolte in qualità di partner. Si rammenta che il monte ore approvato si calcola moltiplicando il numero ore corso, secondo i dati indicati nel progetto approvato/riconosciuto, per il numero di allievi presenti all'avvio del corso, mentre il monte ore rendicontato si calcola sommando le ore effettivamente svolte da ciascun allievo formato. Nel caso di esperienza pregressa cumulata con attività a riconoscimento si chiarisce che le tabelle di performance finanziaria ai punti 5.4 del vigente modello di accreditamento devono essere ugualmente compilate nonostante non ci sia un co-finanziamento da parte della Regione. In ognuna delle tre sezioni sono stati inseriti, in corrispondenza del simbolo, i link alle corrispondenti parti del modello e degli altri allegati. Infatti, la compilazione di alcuni campi soprattutto per i dati relativi alle attività formative e/o di orientamento realizzate può essere richiesta o meno a seconda dell ambito per il quale viene richiesto l accreditamento. In generale, è sempre opportuno comunque consultare il modello e gli altri allegati, anche per quanto riguarda il rispetto dei requisiti previsti per l accreditamento. N.B.: Se l Ente richiede l accreditamento per più sedi operative, i dati relativi alle attività formative possono essere inseriti anche solo con riferimento ad una sola sede, in quanto ai fini dell accreditamento non è necessario che le attività formative siano state realizzate presso la sede (o le sedi) oggetto della richiesta di accreditamento. 18

19 Per ogni sede operativa richiesta, invece, vanno inseriti ovviamente i dati sui locali, ma anche quelli sulle risorse umane, in quanto è necessario valutare, ai fini dell accreditamento, che presso ogni sede operativa siano presidiate quantomeno le funzioni richieste come necessarie dal modello regionale. Ciò non significa che una stessa persona non possa essere designata a ricoprire una o più funzioni presso sedi operative differenti, compatibilmente con il carico di lavoro totale (13) indicato nella maschera di inserimento: 13 Per gli Organismi di Formazione già accreditati non è attualmente disponibile l importazione dei dati relativi ai locali delle sedi già accreditate e alle risorse umane dell OdF, per cui andranno comunque compilati i campi relativi. In ogni caso, per ciascuna risorsa umana dovrà essere prodotto il dossier formativo individuale sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (vedi punti 7 e 8). 19

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21 7. DOCUMENTI DA ALLEGARE Alla funzione si accede dalla schermata iniziale (14): 14 Dalla sezione di gestione degli allegati è possibile: 1) allegare i documenti rilevanti per la valutazione che non prevedono la compilazione di campi specifici (vedi pagina 3, INTRODUZIONE ); 2) scaricare, compilare e caricare gli allegati Attività di Stage e Relazioni con il Territorio; 3) scaricare i seguenti allegati che dovranno essere compilati, ove necessario, trasformati in pdf e sottoscritti con firma digitale ed inviata alla PEC regionale formazione@pec.regione.veneto.it nell oggetto della PEC precisare presentazione istanza di accreditamento ai sensi della LR 19/2002. Nel corpo del testo della PEC specificare Direzione Formazione Ufficio accreditamento : 21

22 Allegato A1 Domanda di accreditamento in regola con la normativa sull imposta di bollo, se dovuta Attenzione: l allegato A1 si può scaricare solamente dopo aver presentato l istanza di accreditamento sul portale. Dichiarazione sostitutiva del Legale Rappresentante di affidabilità economico finanziaria Dossier formativi individuali firmati in originale e scansionati. Si ricorda che i dossier firmati in originale vanno tenuti agli atti dell ente per eventuali controlli ai sensi del DPR n. 445/2000) Eventuale Allegato D1, in caso di attività pregressa realizzata in partenariato con un Ente accreditato (firmato in originale e scansionato l allegato D1 firmato in originale va tenuta agli atti dell ente per eventuali controlli ai sensi del DPR n. 445/2000). 4) generare il.pdf dell istanza di accreditamento (vedi punto 9). 22

23 8. CONFERMA DEFINITIVA E INVIO DELL ISTANZA Prima di dare la conferma definitiva dell istanza da (19), assicurarsi di aver compilato tutti i campi richiesti ai fini dell accreditamento per l ambito richiesto e di aver allegato tutti documenti previsti, in quanto dopo la conferma definitiva dell istanza non sarà più possibile modificare i dati inseriti. 19 A questo punto, l istanza di accreditamento all interno dell applicativo è stata correttamente effettuata. Come anticipato a pag. 2 punto 3 l istanza dopo il caricamento sulla piattaforma informatica Accred deve essere perfezionata con l invio dei seguenti allegati in formato pdf sottoscritti con firma digitale rilasciata da un certificatore accreditato e con estensione.p7m: 1) Domanda di accreditamento in regola con la normativa sull imposta di bollo, se dovuta; 2) Autodichiarazione del Legale Rappresentante di affidabilità economico finanziaria (corredata di copia del documento d identità del sottoscrittore scansionata); Invio dei seguenti allegati in formato pdf 3) Dossier formativi individuali (firmati in originale e scansionati i dossier firmati in originale vanno tenuti agli atti dell ente per eventuali controlli ai sensi del DPR n. 445/2000); 4) Eventuale Allegato D1, in caso di attività pregressa realizzata in partenariato con un Ente accreditato (firmato in originale e scansionato l allegato D1 firmato in originale va tenuta agli atti dell ente per eventuali controlli ai sensi del DPR n. 445/2000). Si sottolinea che l invio avviene solo ed esclusivamente via PEC al seguente indirizzo: 23

24 secondo le modalità indicate dal protocollo regionale ( L imposta di bollo, se dovuta, va assolta dal soggetto autore del documento digitale in modo virtuale, in ragione della normativa vigente in materia fiscale. Le indicazioni in merito alle modalità di assolvimento si trovano sul sito internet della Regione del Veneto-percorsiformazione-spazio operatori-avvisi: 24

25 9. STAMPA DELL ISTANZA IN PDF Sempre dalla schermata di gestione degli allegati è possibile scaricare e stampare, sia prima dell invio definitivo dell istanza sia successivamente, la versione.pdf del dossier di accreditamento (20). Prima dell invio definitivo dell istanza tale versione sarà stampata come bozza e conterrà solo le informazioni inserite fino a quel momento. N.B.: Tale allegato non deve essere caricato nel sistema, né tantomeno essere inviato all ufficio accreditamento; esso è un semplice riepilogo dei dati inseriti nel sistema fino a quel momento, presentati secondo l ordine con il quale compaiono all interno del modello di accreditamento e del dossier documentale (allegati B e D alla DGR n. 359/2004). 25

26 10. NORMATIVA VIGENTE IN TEMA DI ACCREDITAMENTO DEGLI ODF La DGR n. 359 del 13 febbraio 2004 ha approvato il bando vigente per l accreditamento degli Organismi di Formazione, oltre agli allegati che illustrano i requisiti che i soggetti richiedenti devono possedere per ottenere l iscrizione nell elenco regionale (in particolare l allegato B, denominato modello regionale di accreditamento ). È quindi consigliata in ogni caso, prima di procedere all inserimento di qualsiasi dato/informazione, la lettura completa e approfondita quantomeno di tale allegato. Si è ritenuto utile inserire, in alcune sezioni dell applicativo, alcuni rimandi agli allegati alla DGR n. 359/2004, o alle sezioni degli stessi che contengono le istruzioni per la compilazione o l inserimento delle informazioni specifiche richieste per quella particolare sezione. I rimandi sono in genere contrassegnati dal simbolo. Per qualsiasi aspetto di carattere contenutistico è sempre possibile contattare l Ufficio accreditamento ai seguenti riferimenti: Tel. 041/ accreditamento.formazione@regione.veneto.it 26