DocFlow OnAir. dematerializzare la carta o il modo di lavorare?

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1 DocFlow OnAir dematerializzare la carta o il modo di lavorare? Come rendere moderno l Ufficio Posta e snellire i processi di customer care, vendite, risorse umane e fatturazione. Soluzioni agili per imprese agili 1

2 DocFlow OnAir DocFlow aiuta le organizzazioni a ripensare i loro processi collaborativi individuando i colli di bottiglia che non consentono all azienda di operare con agilità, efficacia, sostenibilità, governabilità e in conformità alle normative. DocFlow OnAir si presenta come lo strumento IT ideale per risparmiare ai dipendenti la perdita di tempo in attività a scarso valore aggiunto. Oggi la gestione documentale può diventare un asset importante per quelle realtà che non vogliono allentare la loro reattività nonostante lo scambio quotidiano di grandi volumi di informazioni e contenuti non destrutturati. Occorre allora adottare sistemi in grado di controllare e gestire i processi documentali nelle fasi di creazione, fruizione, distribuzione, gestione e conservazione. DocFlow offre strumenti intuitivi di Collaboration, che portano con sé Compliance e Control senza per questo appesantire l operatività quotidiana. la soluzione n DocFlow On Air n Cosa propone DocFlow n Cos è DocFlow OnAir n A chi si rivolge n Cosa fa n Si può attivare per gradi n Ha impatti sui sistemi gestionali n Quali sono i motivi per adottare DocFlow OnAir n Perché OnAir n La filosofia alla base n Cosa permette di fare DocFlow OnAir n MailRoom OnAir n Operations OnAir n Compliance n Come si attiva il servizio la voce dei clienti nelle case history n Arca Vita n Autoguidovie n E.ON n SEA - Aeroporti di Milano posta elettronica pec e conservazione 2

3 Abbatti le pareti aziendali con DocFlow OnAir Esiste un modo per far lavorare le persone in maniera più semplice, rapida ed efficiente: DocFlow OnAir. Il punto di partenza è la dematerializzazione dei processi aziendali: la carta sulle scrivanie e i faldoni negli archivi sono un chiaro sintomo del disagio sentito dalle persone, costrette a lavorare con sistemi antiquati e con metodi destrutturati pensati quando il mondo non era ancora digitale, né tantomeno sensibile alle tematiche di impatto ambientale e paperless. DocFlow Italia è un azienda italiana specializzata nella dematerializzazione dei processi di lavoro complessi e la sua mission è mettere ordine nei flussi documentali per aiutare le imprese nella gestione strategica dei contenuti. Ciò vuol dire dotarsi di un sistema efficiente per generare, fruire, modificare, condividere e conservare tutti i documenti, non solo quelli cartacei. Cosa propone DocFlow Il vero obiettivo non è trasporre in digitale la carta che si produce, bensì trovare il modo per ridurre i tempi di lavoro di una pratica, ad esempio per non far perdere tempo alla persona che sta svolgendo attività di controllo a tappeto, oppure sta sollecitando il collega che deve redigere l allegato tecnico, o il proprio capo a concedere l approvazione alla pratica in corso. Grazie alle soluzioni DocFlow, la dimensione collaborativa dei processi aziendali si semplifica, consentendo alle procedure di giungere a conclusione del loro percorso senza interventi inutili, ridondanti e dispendiosi. Con l automatizzazione dei processi collaborativi anche una semplice si trasforma automaticamente nel documento su carta intestata, vistato e firmato, così come richiesto dalla procedura per concludere quella pratica di lavoro. Le applicazioni offerte da DocFlow sono flessibili e aiutano a strutturare ciò che oggi le persone fanno in modo non strutturato. 3

4 Cos è DocFlow OnAir È l ambiente web unificato dove le procedure d ufficio si svolgono in forma digitale, favorendo la collaborazione proattiva tra le persone e migliorandone produttività, tempestività e clima aziendale. A chi si rivolge Alle Organizzazioni dove il lavoro è strutturato per procedure di evasione delle pratiche, caratterizzato da un flusso continuo di documenti, informazioni, quesiti, conferme tra fornitori e clienti. DocFlow OnAir è la soluzione ideale per l ottimizzazione dei processi collaborativi in ufficio Cosa fa DocFlow OnAir fa da assistente personale a ciascun individuo, sia esso un impiegato quadro o dirigente. Raccoglie la corrispondenza in arrivo e spedisce quella in partenza, tiene in ordine le pratiche di lavoro e le trasferisce ai vari uffici, avverte se ci sono novità importanti, sollecita i collaboratori perché concludano i propri iter, gestisce la lista delle cose da fare. Si può attivare per gradi Si, è proprio previsto un approccio graduale che beneficia dei guadagni e dei risparmi ottenuti dalle fasi precedenti. Ha impatti sui sistemi gestionali Non per forza. DocFlow OnAir è completamente web based e quindi trasparente ai sistemi aziendali. In alcuni casi può essere vantaggioso integrare i sistemi gestionali con la soluzione. L architettura tecnologica di DocFlow OnAir è basata su standard Microsoft, con compatibilità sia verso i DBMS SQL, sia con Oracle. Completamente web based, adotta gli standard di interoperabilità SOA e Web Services, mediante i quali si integra e interagisce con i sistemi terzi. 4

5 Ma andiamo a scoprire nel dettaglio cosa permette di fare la soluzione DocFlow OnAir. Innanzitutto consente l automatizzazione delle attività human-intensive a scarso valore aggiunto (es. consegna della corrispondenza agli uffici/sedi). Ma non solo, perché gestisce anche la corrispondenza in arrivo e in partenza come , PEC, fax, posta ibrida, in automatico senza nessun intervento umano. DOCFLOW ONAIR è LA PIATTAFORMA CHE CONSENTE DI DEMATERIALIZZARE PROCESSI COMPLESSI, BASATA SU TECNOLOGIA WEB AVANZATA CHE GESTISCE FLUSSI DOCUMENTALI NELLE FASI DI GENERAZIONE, FRUIZIONE, DISTRIBUZIONE, FASCICOLAZIONE E CONSERVAZIONE Quali sono i motivi per adottare DocFlow OnAir Quando: il telefono squilla di continuo e interrompe il lavoro; la casella scoppia di richieste che sembrano tutte urgenti; a fine giornata si ha l impressione che siano di più le cose da fare che quelle fatte; si fatica a rincorrere i colleghi; c è sempre un allegato in ritardo che vanifica i nostri sforzi; si organizzano riunioni che poi restano deserte; non si conoscono le procedure. Ci scambiamo pratiche di lavoro, ma: tra documenti su carta, , fax, file elettronici e appunti volanti si fatica a tenere il filo; per chiudere una pratica occorre fare pressione sui colleghi; sprechiamo tempo a stampare documenti ed da mettere nel dossier sperando di non doverlo mai più riaprire; per capire una pratica lavorata in passato la cosa migliore è riprenderla in mano; non c è traccia della cronologia delle attività eseguite da noi e dai colleghi; spesso i documenti e gli allegati di una pratica arrivano con ritardi importanti (quando arrivano). 5

6 Disponiamo di Report, Cruscotti, Dashboard, ma: appena li riceviamo sono già obsoleti; riconciliare fonti diverse non è mai facile. Tutti in ufficio, ma open Space affollati di colleghi rumorosi; riunioni sempre più spesso al telefono e via web; ogni giorno tempo e denaro sprecati per andare a parlare, scrivere, firmare, leggere e stampare. Perché OnAir La disponibilità di collegamenti internet quasi in ogni luogo del mondo ha fatto superare le barriere geografiche e portato la concorrenza a livello globale. Instant messaging, Video conferenza, portali web ed sono strumenti tanto familiari quanto ormai preziosi per potersi tenere in contatto, condividere informazioni, collaborare e mantenere alta la produttività delle nostre organizzazioni per garantirne la prosperità. DocFlow OnAir è lo stesso ambiente di lavoro che le persone usano sia quando si trovano in ufficio sia quando sono altrove, uno strumento che consente di tenere sotto controllo il flusso di pratiche e documenti anche quando siamo lontani dalla scrivania. La filosofia alla base DocFlow OnAir aiuta le persone a concentrarsi sulle attività importanti del loro lavoro andando oltre la sostituzione degli archivi fisici, fino alla dematerializzazione dei processi aziendali. DEMATERIALIZZARE LA CORRISPONDENZA VUOL DIRE VELOCITA NEL FARE E CAPACITA DI CONTROLLARE L esperienza d uso che ne trae l utilizzatore di DocFlow OnAir è simile a quella di poter contare su un assistente sempre in ufficio che svolge al nostro posto attività noiose e ripetitive come la raccolta della posta e la fascicolazione degli 6

7 allegati, lo smistamento e la trasmissione dei documenti che approviamo, o anche il sollecito ai colleghi che non hanno ancora fornito il proprio contributo. Cosa permette di fare DocFlow OnAir DocFlow OnAir è modulare e scalabile, offre un ecosistema di applicazioni che superano di gran lunga le funzionalità dei normali sistemi di corrispondenza elettronica. Mette ordine a quel caos che contraddistingue la corrispondenza che le organizzazioni scambiano continuamente, trasformandola in informazioni utili all ottimizzazione dei processi. Con DocFlow OnAir si può: ricevere corrispondenza da tutti i canali possibili; trasmettere documenti e pratiche; protocollare e fascicolare i documenti ricevuti; sollecitare l evasione delle pratiche; sottoporre i documenti alla firma del dirigente; conservare in regime sostitutivo; autorizzare l accesso ai documenti archiviati; controllare il grado di conformità alle procedure e alle leggi; ricordare le attività in scadenza. Grazie a DocFlow OnAir tutto quello che occorre si trova in un unico luogo sicuro, accessibile via internet e a portata di mano sia da PC che da tablet o smartphone. 7

8 MailRoom OnAir Pensata specificamente per dematerializzare le procedure dell Ufficio Posta tradizionale, MailRoom OnAir mette ordine nella corrispondenza che quotidianamente parte o arriva alla casella postale o tramite il postino, i corrieri, il fax, le caselle pubbliche o assegnate, e le caselle di posta elettronica certificata. La circolazione della corrispondenza all interno dell organizzazione si svolge completamente dentro la piattaforma MailRoom OnAir. Grazie a questa soluzione la corrispondenza è a nostra disposizione in un unico luogo web, dove poterla ricercare, consultare, modificare e inoltrare a chi vogliamo. CON L AUTOMATIZZAZIONE DEI PROCESSI DELLA CORRISPONDENZA ANCHE UNA SEMPLICE MAIL DIVENTA UN DOCUMENTO UFFICIALE PER LA CONCLUSIONE DI UNA TRANSAZIONE DI BUSINESS Operations OnAir Svolge per noi il lavoro di routine, filtra le priorità e cerca la nostra attenzione solo quando c è la necessità di approvare o firmare un documento. Le aree di processo in cui attenderci un valido aiuto da Operations OnAir sono: risorse umane operazioni commerciali modello qualità amministrazione fornitori amministrazione clienti strategie DocFlow OnAir è lo strumento irrinunciabile per far interagire le persone, dovunque esse siano e con la necessaria flessibilità che viene spesso negata dalle applicazioni gestionali. Da computer, smartphone e tablet, la persona che serve a far evolvere una pratica di lavoro viene coinvolta e motivata ad agire solo quando le condizioni sono mature per il suo intervento. Operations OnAir si prende cura di informarci, notificare, avvisarci, sollecitare, ricordare, segnalare e annotare i processi collaborativi in azienda. 8

9 CONFORME ALLE NORME: Protocollo Informatico liv. AAAB - AIPA Protocollo - DPR 445/2000 Privacy - DLgs 196/2003 Conservazione sostitutiva - Delibera CNIPA 11/04 Conservazione delle scritture - Codice Civile Art Responsabilità delle persone giuridiche - D.Lgs 231/03 Codice dell amministrazione digitale Regolamento Posta Certificata - DPR 11 febbraio 2005, n. 68 Regole tecniche per il protocollo informatico - DPCM 31 ottobre 2000 Compliance Spesso le Organizzazioni, per rimanere al passo con le disposizioni di legge e le normative di settore, tendono a raddoppiare le attività lavorative creando onerose procedure manuali di verifica e di controllo in linea da parte del Dirigente Preposto di quanto fatto dal personale impiegato. Per DocFlow esiste però un altra via meno onerosa e almeno altrettanto sicura, che consiste nell automatizzare le procedure di verifica e controllo in linea segnalando al Dirigente Preposto le potenziali non conformità che meritano approfondimenti investigativi. Con DocFlow OnAir l azienda non solo può disporre del contenuto in modo totalmente indipendente dalla forma in cui è espresso, ma ha sempre traccia di chi ha fatto qualcosa quando e come, ottemperando così agli obblighi di controllo e verifica espressi dalle normative. Se le procedure per il rispetto della compliance possono distrarre energie preziose, la soluzione OnAir di DocFlow consente invece alle Organizzazioni di risparmiare e di avvantaggiarsi rispetto alla concorrenza. Come si attiva il servizio Può essere attivato gradualmente attraverso 5 semplici step in cui il cliente è accompagnato dai consulenti DocFlow. 1) Identificazione delle aree di processo che si intende automatizzare. 2) Personalizzazione rapida dei diagrammi di processo predefiniti, grazie all utilizzo di uno strumento di Design visuale, che permette alle persone di business di raccontare agli esperti DocFlow la loro giornata tipo. 3) Attivazione delle caselle , dei canali fax, delle aree FTP e di ogni altro canale di interazione con gli attori, e definizione dei testi delle che dovranno essere inviate in funzione delle situazioni operative che si presenteranno. In questo step vengono inoltre approvvigionati i certificati di firma qualificata residenti. 4) Formazione degli utenti, mediante la risoluzione di casi ed esercizi verosimili. 5) Acquisizione dei dati e dei documenti pregressi, per dare avvio al servizio. 9

10 case history ARCA VITa DocFlow GED inhouse per automatizzare le procedure di archiviazione dei documenti e l integrazione dei dati con i sistemi gestionali L azienda Arca Vita inizia la sua attività nel 1987 con lo scopo di fornire prodotti assicurativi a un gruppo di Banche Popolari. Dal 22 giugno 2010 Arca è controllata da Unipol Gruppo Finanziario Spa che detiene il 60% delle società assicurativa. Gli altri due principali azionisti della compagnia sono Em.Ro Popolare Spa (20%) controllata da Banca Popolare Emilia Romagna e Banca Popolare di Sondrio che detiene il 15% di quote. Il business di Arca Vita è focalizzato sulla vendita di polizze danni (dall auto alla gestione della casa) e polizze vita attraverso il canale bancario. Arca stipula infatti contratti di distribuzione per la vendita dei suoi prodotti con le due banche (sopra citate) che detengono una buona parte delle quote azionarie e con altre 30 banche su tutto il territorio italiano. La società opera grazie all appoggio di 1250 sportelli appartenenti al canale bancario, attraverso i quali vende i prodotti assicurativi ai clienti. L esigenza Arca Vita aveva l esigenza di strutturare un sistema documentale destinato alla raccolta della documentazione delle polizze assicurative, integrato e a supporto del sistema CRM del Cliente. L intervento ha permesso di abilitare procedure automatiche di archiviazione dei documenti in arrivo all assicurazione da diverse fonti: posta, , fax. Inoltre ha previsto accessi personalizzati dell utente secondo particolari sistemi di profilazione, permettendo anche la gestione di documentazione non strettamente legata alle polizze. Una seconda fase ha visto l introduzione di un servizio di dematerializzazione dei tabulati fiscali e amministrativi. La soluzione Per l area del Customer care la soluzione progettata ad hoc chiamata GED inhouse ha permesso di automatizzare le procedure di archiviazione dei documenti e l integrazione dei dati con i sistemi gestionali. Per l area Amministrativa la soluzione implementata ha consentito la conservazione in service grazie al disegno di un workflow volto all approvazione dei documenti e all apposizione delle firme. L output di questo lavoro si concretizza con la dematerializzazione dei tabulati fiscali. Il processo si conclude poi con la Conservazione sostitutiva dei documenti. I vantaggi: per il Customer care la possibilità di gestire in un unico sistema automatizzato le procedure di archiviazione dei dati da inserire nel CRM. Si migliora così la percezione della customer experience da parte dei clienti. Il progetto Il primo progetto ha avuto come obiettivo la realizzazione di un sistema documentale multi dipartimentale di semplice utilizzo e destinato alla raccolta della documentazione delle polizze assicurative, una soluzione integrata e a supporto del sistema CRM del Cliente. Il processo prevede procedure automatiche di archiviazione dei documenti messi a disposizione da fonti diverse. La seconda fase ha visto l introduzione di un servizio di dematerializzazione dei tabulati fiscali e amministrativi con la modellazione di un processo di Workflow per la verifica, il controllo e la firma digitalizzata dei documenti da parte dei dirigenti preposti e alla conseguente procedura di Conservazione sostitutiva delegata a DocFlow. Il processo che deve seguire rigide regole di compliance è monitorato da Arca Vita tramite un dashboard parametrizzato. 10

11 case history AUTOGUIDOVIE DOCFLOW PER L ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE E PER LA GESTIONE AUTOMATIZZATA DELLA CORRISPONDENZA L azienda Autoguidovie è una società privata di trasporto pubblico locale su gomma. È presente direttamente o tramite società controllate, gestite, partecipate, o in Associazioni Temporanee d Impresa, nelle province di Milano, Cremona, Bergamo, Brescia, Reggio Emilia. Gestisce direttamente i servizi urbani nei Comuni di San Donato, San Giuliano Milanese, Peschiera Borromeo e Melzo. Autoguidovie collabora con alcune aziende lombarde per le quali svolge servizio trasporto dipendenti da e per le loro sedi di lavoro (Ala e Beta Viaggi). Forte di un know how consolidato, è in grado di offrire alle aziende un servizio su misura per lo spostamento dei dipendenti da e per le loro sedi di lavoro. L esigenza Autoguidovie si è rivolta a DocFlow per dematerializzare la mole di documenti presenti nei faldoni dell amministrazione. Con diverse sedi distaccate in Lombardia i documenti cartacei rischiavano di non giungere a destinazione in tempo e per la loro gestione spesso si producevano diseconomiche ridondanze. Il bisogno si è manifestato all indomani della presa in carico di un nuovo servizio di trasporto. Con la crescita della società si erano create nuove strutture delocalizzate, con segreterie amministrative che operavano in modo disomogeneo causando una gestione documentale ingombrante e poco tempestiva. Diventava necessario un sistema specializzato nella gestione dei documenti amministrativi, in grado di archiviare i documenti in ingresso, sia cartacei sia elettronici e i documenti emessi dal sistema gestionale supportando processi amministrativi e collaborativi. Era necessario automatizzare la gestione della corrispondenza sia in entrata sia in uscita tramite un processo di assegnazione e smistamento della documentazione gestito tramite un modello organizzativo gerarchico. Nell ambito dell ufficio del personale occorreva garantire una soluzione di continuità organizzativa preesistente, sfruttando le potenzialità di un sistema digitalizzato, individuando le varie aree di attività, ognuna delle quali corrispondente a precise informazioni. La soluzione Per le esigenze che si presentavano in ambito amministrativo è stata scelta da DocFlow una soluzione che ha consentito di trasformare in formato digitale l immensa mole cartacea che soffocava le segreterie all indomani della delocalizzazione. Oggi un documento acquisito dalle segreterie periferiche (unità di Business) è immediatamente disponibile in sede centrale e viceversa, mantenendo una tracciabilità puntuale di chi e di quando ha preso visione del documento. Il ciclo attivo e quello passivo delle fatturazioni seguono ora processi più snelli e automatizzati. Digitale è diventato anche il cedolino paga, soggetto ad archiviazione ottica sostitutiva. Il progetto In poco meno di due anni dall implementazione del progetto sono stati dematerializzati più di 8 mila documenti relativi alla corrispondenza in entrata/uscita, quasi 30 mila documenti amministrativi e altri 30 mila documenti del Personale, 50 mila verbali e circa 8 mila ordini. Il progetto sulla gestione documentale ha avuto da subito un riscontro positivo per l azienda, e in tempi davvero rapidi ha portato risultati. Con il vecchio sistema si producevano complessivamente mezzo milione di pagine di carta in un anno, di cui circa 100 mila inutilizzate. Ogni documento veniva duplicato fino a 15 volte. Analisi di mercato condotte da enti terzi stimano che il costo di trattamento di una fattura cartacea è circa 18 euro e che il 3% dei documenti finisce archiviato erroneamente. 11

12 case history E.ON DocFlow Improve Correspondence per migliorare le attività di relazione con il cliente 12 L azienda Gruppo E.ON è nato nel 2000 dalla fusione tra VEBA e VIAG, due delle maggiori realtà industriali tedesche, ed è oggi tra i più grandi gruppi energetici privati al mondo. Sede principale a Dusseldof, in Germania, l organizzazione comprende 5 global units, 12 regional units e 5 support functions. In Italia, dove la società opera dal 2000 nel mercato della vendita di energia ai grandi clienti industriali, E.ON conta su una capacità installata che supera i 6 GW da fonti tradizionali e i 900 MW da fonti rinnovabili. Circa clienti italiani, tra energia elettrica e gas, fanno di E.ON uno dei principali player energetici del Paese, quarto operatore nella generazione e vendita di energia elettrica e nella vendita di gas. L esigenza Le attività di relazione con il cliente delle aziende di pubblica utilità sono caratterizzate da uno scambio elevato di informazioni destrutturate e da esigenze, sempre crescenti, di multicanalità e semplicità di gestione dei documenti prodotti. È normale per l area CRM di un azienda del settore utility gestire annualmente centinaia di migliaia di pratiche cliente composte da decine di documenti eterogenei. Nel caso di E.ON si tratta di un migliaio di comunicazioni cartacee ogni giorno, che sommate alle portano a circa 2000 i documenti inseriti quotidianamente nel sistema informatico. Alle pratiche predefinite e ricorrenti (ad es. attivazioni di contratto, subentri concordati, subentri, disdetta di contratto, duplicati fatture), si affianca la gestione di transazioni meno standard, ma caratterizzate ugualmente da un numero elevato di scambi documentali. Parte di queste attività trovava risposta puntuale nei workflow delle piattaforme CRM esistenti (Net@SIU e Siebel), ma serviva un integrazione con una funzione che permettesse di gestire i dossier dei documenti raccolti ed elaborare le informazioni destrutturate. Obiettivo di E.ON era un sistema documentale unificato che funzionasse come punto di convergenza delle informazioni in entrata e fonte delle informazioni oggetto di ricerca. La soluzione La scelta di DocFlow Improve Correspondence come risposta alle esigenze di E.ON si è concretizzata a valle di un processo di selezione sul campo che ha spaziato dalla valutazione della soluzione all esame, con successiva condivisione, della filosofia di DocFlow in tema di gestione documentale. DocFlow Improve Correspondence ha offerto a E.ON la possibilità di far fronte a necessità sia manifeste sia latenti, con una soluzione tecnologica provvista di funzionalità innovative (ad es. il motore semantico) che hanno consentito di andare oltre l esigenza iniziale di ottimizzazione del processo dei reclami. Il progetto Nella definizione di un sistema documentale unico sono emersi elementi correlati importanti, come per esempio l eliminazione della carta. Seguendo un percorso fatto di microprogetti in micro-ambiti e la politica dei piccoli passi, E.ON ha fatto di DocFlow Improve Correspondence il repository di tutte le informazioni relative ai clienti, ma anche ai fornitori, da e verso le diverse aree aziendali: dalle operation alla vendita, alla contabilità. La possibilità di riconoscere e indirizzare tempestivamente i reclami grazie al motore semantico è stata considerata particolarmente importante da E.ON nell ottica di ottemperare alle richieste del regolatore e di migliorare il servizio al cliente.

13 case history SEA Aeroporti di Milano DocFlow Improve HR: la soluzione per processi snelli che valorizzano le competenze, la passione e il senso di appartenenza L azienda SEA Aeroporti di Milano gestisce e sviluppa il sistema aeroportuale milanese in base alla convenzione, di durata quarantennale, sottoscritta nel 2001 tra SEA (84,56% Comune di Milano, 14,58% Provincia di Milano, 0,88% altri soci) ed ENAC. Tale sistema comprende gli aeroporti di Malpensa 1 e 2 e di Linate, dove SEA e le società del gruppo garantiscono: l approdo e la partenza degli aeromobili, la gestione della sicurezza aeroportuale, le prestazioni di handling passeggeri e merci e lo sviluppo di servizi commerciali a passeggeri, operatori e visitattori attraverso un offerta ampia e differenziata. L esigenza Negli ultimi anni SEA ha investito molto nell area HR, con interventi che in buona parte hanno riguardato gli aspetti tecnologici in chiave di miglioramento dell operatività e delle relazioni tra le persone. Molti dei 5100 dipendenti di SEA hanno una funzione operativa e non dispongono di una postazione fissa, il che rende particolarmente importante l aspetto dell accesso e della condivisione delle informazioni in mobilità. La Direzione Personale e Organizzazione è articolata in diverse funzioni che interfacciano le varie aree aziendali e si pone come crocevia di richieste amministrative, processi di sviluppo e formazione, relazioni sindacali e di altri aspetti importanti come la cura della sicurezza del luogo di lavoro. In questo scenario era di fondamentale importanza approcciare una serie di processi basati su documenti cartacei, senza dimenticare la centralità e l unicità delle informazioni contenute nel Master Data Anagrafico. La soluzione SEA ha iniziato la ricerca sul mercato di una piattaforma facilitante del proprio sistema gestionale basato su SAP Erp (comprendente tutti i moduli della suite HR di SEA) in grado di snellire ed efficientare i processi secondo le specifiche esigenze aziendali. La scelta è caduta su DocFlow Improve HR per tre motivi: l esistenza di referenze importanti e di relativi giudizi favorevoli, l integrabilità proattiva con il gestionale SAP, la facilità di utilizzo da parte degli utenti. A detta degli stessi responsabili di SEA, l impatto positivo di DocFlow Improve HR sul miglioramento dei processi è risultato evidente nel giro di breve tempo. La soluzione ha permesso innanzitutto di automatizzare una serie di processi di natura collaborativa e l ingresso dell area HR nella prospettiva paperless. Il progetto L inizio ha riguardato la razionalizzazione dei flussi di gestione tipicamente basati su carta, così da permettere alla Direzione Personale e Organizzazione di ottimizzare le attività people intensive. Alcuni processi collaborativi davano vita a cicli approvativi lenti e imprecisi, con uno scarso livello di controllo sulle informazioni correlate. La gestione delle ferie e dei permessi è stata l oggetto del progetto pilota di DocFlow Improve HR su una popolazione inizialmente ridotta, con riscontri importanti fin da subito nella velocità e nella facilità di implementazione della soluzione, e nella forte integrazione con gli ambienti già esistenti. Le fasi successive hanno invece riguardato più da vicino la gestione dei processi di sviluppo HR, dall analisi dei sistemi di valutazione delle competenze e della prestazione alla pianificazione dei percorsi formativi e di carriera, al monitoraggio della struttura organizzativa volto al ridisegno degli organigrammi. 13

14 approfondimento Posta elettronica pec e conservazione a norma La posta elettronica certificata permette di dare alla posta elettronica la stessa efficacia delle raccomandate con ricevuta di ritorno tradizionali. Come conservare questi messaggi che, in molti casi, devono poter essere utilizzati in seguito per dare evidenza di atti o fatti giuridicamente rilevanti? Per la posta cartacea la conservazione non è un problema, si mette in un raccoglitore, si allegano al messaggio originario le ricevute di consegna alle poste e quella di ricezione che arriva qualche settimana dopo. Per la posta elettronica il discorso si fa un po più complicato, infatti i messaggi di posta elettronica, di qualunque tipo, sono documenti informatici e come tali devono essere conservati utilizzando le regole previste dal Codice dell Amministrazione Digitale per la conservazione sostitutiva dei documenti informatici. PEC, la conservazione della posta diventa digitale In molte aziende la posta elettronica viene trattata, a tutti gli effetti, come se fosse un fax e la mail, che è opportuno conservare, viene stampata e archiviata su carta, in altri casi viene lasciata sui PC degli utenti e null altro viene fatto per preservarla. Nella stampa del messaggio di posta elettronica non vengono riportate una serie di informazioni che sono invece presenti nel messaggio trasmesso e ricevuto e che permettono a un esperto di eseguire una perizia. Utilizzando la PEC (Posta elettronica certificata) sono presenti nel messaggio e nelle ricevute firme elettroniche che non sono verificabili se riprodotte su carta, quindi, a maggior ragione, per la posta elettronica certificata, la stampa, come metodo di conservazione, non è adeguato. I gestori di PEC sono tenuti a conservare i registri dei messaggi di posta elettronica certificata inviata e trasmessi, ma tale registro è conservato solo per trenta mesi e inoltre non contiene il testo del messaggio ma solo i dati descrittivi come mittente, destinatario, oggetto, data e ora, esito, ecc. Inoltre la sua consultazione avviene solo su richiesta dell Autorità Giudiziaria. I messaggi di posta elettronica inviati da un dominio di posta elettronica possono essere impegnativi per l azienda e la loro efficacia va oltre la permanenza delle persone in azienda. Lasciare che importanti comunicazioni aziendali siano riposte nei portatili dei singoli impiegati e che vengano considerati personali e non aziendali è una policy che deve essere attentamente valutata prima di essere adottata. DocFlow OnAir, il sistema intelligente per gestire la corrispondenza DocFlow OnAir è in grado di gestire la corrispondenza in qualunque forma si presenti, posta elettronica in generale o posta elettronica certificata in particolare. Per la gestione della corrispondenza occorre dotarsi di un sistema di gestione che sia in grado di catturare i messaggi in ingresso e uscita o che consenta di scegliere quali messaggi conservare. I documenti selezionati sono poi sottoposti al processo di conservazione sostitutiva assieme a tutte le ricevute allegate al messaggio originario. Il sistema consente di costruire i fascicoli tenendo insieme tutti i documenti relativi a un particolare affare e quindi avere insieme le immagini dei documenti cartacei, le mail, i fax e i documenti interni. Il metodo di conservazione sostitutiva di DocFlow garantisce una comoda consultazione ed esibizione in ogni momento, soddisfacendo tutti gli obblighi legali, previsti dalle varie norme, relativi alla conservazione dei documenti. 14

15 Chi è Un Partner per innovare Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi, che l ERP, per la sua stessa natura, non è in grado di supportare. Le soluzioni DocFlow sono invece in grado di organizzare in maniera efficace ed efficiente i processi collaborativi e documentali, portando innovazione tecnologica e organizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l agilità del business a partire dai processi. Le soluzioni, disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società propone sono frutto di anni di esperienza in cui ha maturato competenze specifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendali e i settori merceologici. Processi documentali integrati L obiettivo di DocFlow è orchestrare i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione tra processi, documenti presenti nel sistema documentale e dati dei sistemi ERP, CRM e Legacy. Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti, plasma le applicazioni sulla base della specificità del business. Si parte quindi con un analisi della situazione as is per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l azienda cliente e un forte coinvolgimento dei key user. La fase implementativa inizia con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue con un ciclo virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto, per un miglioramento continuo. Questo spiega perché DocFlow sia menzionata da Gartner tra le aziende ECM Vendor per la regione Emea. Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi contentenebled in ambito customer care. In tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra le transazioni dei gestionali e le reali necessità del processo collaborativo. Tutti i marchi registrati sono di proprietà delle rispettive aziende 15

16 DocFlow Italia SpA Centro Dir. Milanofiori Strada 4, Palazzo Q Rozzano MILANO Tel Fax