PROGRAMMA SIMPOSIO PER LA FAMIGLIA E LE DONNE. Guida per la Programmazione

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1 PROGRAMMA SIMPOSIO PER LA FAMIGLIA E LE DONNE Guida per la Programmazione

2 Pianificazione degli Eventi...4 Selezionare un Tema...4 Scegliere un Partner...5 Fissare la Data...5 Scegliere la Località...5 Richiedere il Finanziamento...6 Programmare la Presentazione...6 Invitare gli Oratori...7 Aggiungere Nuovi Elementi...7 Invitare i Partecipanti...8 Pubblicizzare l Evento....8 Definire i Dettagli...9 Le Idee Diventano Azione e Nuovi Soci...9 Lista di verifica per la Pianificazione del Simposio...13 Modello di Ordine del Giorno della Presentazione...15 Modello di Calendario...16 Modello di Comunicato stampa...17 Piano d Azione dopo la Manifestazione...19 Richiesta di Finanziamento...21 Relazione Rimborso Spese...23 Norme di Contabilità...24 Modulo Rimborso Spese...26 Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 1

3 Simposio Lions per la Famiglia e le Donne Guida per la Programmazione Da quando Lions Club International ha sottolineato l importanza della partecipazione della famiglia e delle donne all interno dei club Lions, sempre più famiglie stanno condividendo insieme l esperienza dei club Lions e il numero delle donne soci e leader sta aumentando. La perdurante enfasi posta dai Lions sulla partecipazione delle donne e sui club aperti alle famiglie, rende importante che i club individuino opportunità di servizio significative in grado di suscitare l interesse delle famiglie e delle donne. Un modo eccellente di individuare questi bisogni è quello di tenere un Simposio per la Famiglia e le Donne. Un simposio è un incontro durante il quale ci si scambiano idee liberamente o una riunione formale alla quale partecipano esperti che presentano uno o più argomenti. Lo scopo di un Simposio sulla Famiglia e le Donne è quadruplice: 1) Individuare nuovi progetti comunitari che siano di interesse per le donne e i nuclei familiari. 2) Individuare soci potenziali. 3) Promuovere i Lions all interno della comunità. 4) Fondare un nuovo club/filiale di club per sviluppare il nuovo progetto comunitario che è stato individuato. Tenere un Simposio per la Famiglia e le Donne richiede un attenta preparazione, ma il tempo investito in una manifestazione ben organizzata e ben riuscita farà ottenere molti benefici ai club Lions e alla comunità. Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 3

4 Pianificazione degli Eventi Selezionare un Tema Il primo passo verso una pianificazione di successo è quello di scegliere il tema del simposio. Il tema stabilirà il tono del simposio, darà direzione alle attività organizzative e influirà sulla sua riuscita. Per attrarre le famiglie e le donne, pensate ai temi che sono loro più a cuore: bambini, educazione, problemi di salute di donne e bambini, ambiente, ecc. Quando scegliete il tema, tenete presente queste possibilità: Tenere ampio il tema, come per esempio Soddisfare i Bisogni della Comunità? Concentrarsi su un gruppo particolare come, per esempio, Soddisfare i Bisogni dei Bambini Concentrarsi in un area particolare, come per esempio Soddisfare i Bisogni Impellenti della Sanità SUGGERIMENTO: Un tema ampio mantiene aperte le possibilità di una varietà di progetti di servizio. Tuttavia, con una tematica più ampia, può essere più difficile mantenere il simposio mirato e individuare opportunità di servizio. D altra parte, concentrandosi in maniera troppo restrittiva si potrebbero ignorare le pressanti esigenze delle opportunità per progetti di servizio. Tenete queste considerazioni a mente, quando scegliete il tema. Condividete le idee sul tema con altri Lions interessati. Concentratevi su idee che aiuteranno a soddisfare gli obiettivi del simposio. Quando avete una lista di idee per il tema, riducetela discutendo i meriti di ciascuna. Alla fine di questo processo, dovreste avere una lista breve di possibili temi. (Un metodo alternativo per ridurre la lista è quello di assegnare un numero da 1 a 5 a ciascun tema: 5 per le buone idee, 1 per le idee che non si possono eseguire. Le idee di temi che ricevono i punteggi più alti secondo la maggioranza del gruppo, passano alla lista più breve.) Da questa lista, scegliete il tema che vi aiuterà maggiormente a soddisfare i propositi del simposio. Dovreste creare un titolo elegante che riassumi l idea e che possa essere utilizzato per il materiale promozionale. (Per esempio, Costruire una Migliore Bedford sponsorizzato dal Club Lions Bedford Breakfast e dalla Camera di Commercio di Bedford.) SUGGERIMENTO: Sessioni di condivisione e discussione delle idee seguono alcune linee guida fondamentali per assicurare il loro successo: Utilizzare un bloc-notes e un pennarello, o una lavagna per scrivere le idee così che siano ben visibili a tutti i partecipanti. Stabilire la durata della sessione generalmente 30 minuti. Scrivere OGNI idea espressa senza pensarci su o cestinarla. Non consentire la critica delle idee esposte per evitare di sminuire l entusiasmo dei presenti ed anche perché un idea stravagante potrebbe stimolarne un altra che potrebbe rivelarsi perfetta. Svolgere attività divertenti, per esempio disegni con pennarelli o costruzioni con lego, giacché tali giochi aiutano i partecipanti ad utilizzare l emisfero destro del cervello e pensare in modo creativo. 4

5 Scegliere un Partner Una volta scelto il tema, la fase seguente è di ricercare nella comunità un collaboratore per la manifestazione. Onde dare maggiore importanza alla manifestazione e fornire un altro punto di vista ed informazioni per l individuazione dei bisogni più ingenti, nonchè un altra fonte referenziale e finanziaria, sarebbe bene collaborare con un altro gruppo della zona. I gruppi con cui collaborare includono: Camera di Commercio Croce Rossa e Mezzaluna Rossa Internazionale Club di Giovani Donne Big Brothers/Big Sisters United Way Girl Scouts Associazione Donne Universitarie Associazione degli Avvocati Organizzazione di Genitori/Insegnanti Associazioni di Infermieri e Medici Associazioni Giovanili Organizzazioni non-profit comunitarie SUGGERIMENTO: Per preparare un elenco di gruppi sponsor/partecipanti, potreste svolgere una riunione per condividere e discutere le idee. Visitate il sito internet della comunità, e nelle sezioni dei giornali dedicate ai gruppi della comunità per trovare nuove idee. Una volta individuato il partner, formate una commissione per l organizzazione del simposio, composta da individui di entrambi i gruppi. Scegliere la Località Nella fase di selezione della località per il simposio, sarebbe opportuno tenere presenti i seguenti fattori: Località accessibile Disponibilità di un ampio parcheggio Dimensioni tali da poter accomodare tutti i partecipanti Accesso per disabili Disponibilità di servizio di ristorazione o cucina Disponibilità delle attrezzature per le presentazioni audio-visive Costi d affitto ragionevoli Qui di seguito sono riportate alcune possibilità da prendere in esame: Sala di riunione dei Lions Centri comunitari Sala conferenza presso biblioteche Sala conferenza presso alberghi Teatri o palestre presso scuole Sale conferenze presso ospedali Sale presso chiese Palazzi pubblici Molte località offrono sconti ad organizzazioni non-profit. L organizzazione con cui collaborate potrebbe avere un centro adatto. Nella fase di stime dei costi delle varie località, ricordate che benché un centro dotato di attrezzature audio-visive e di servizio di ristorazione potrebbe essere più costoso di un altro che ne è privo, la soluzione più costosa potrebbe in realtà far risparmiare tempo e denaro poiché si avrà tutto a portata di mano. Fate un confronto dei costi dei centri disponibili per decidere il migliore per convenienza di costo e di tempo. Fissare la Data Per progettare e svolgere una manifestazione valida e ben pubblicizzata, saranno necessari almeno tre o quattro mesi di lavoro. Nel fare la scelta della data, tenete presenti le altre manifestazioni in programma e le festività. È consigliabile scegliere due date al fine di avere una migliore possibilità di scelta della località. Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 5

6 Richiedere il Finanziamento Una volta definiti i fattori logistici, potrete richiedere al Lions Clubs International il finanziamento per la manifestazione. Ogni simposio può ricevere un massimo di dollari, ma generalmente i fondi approvati si aggirano tra i 500 e i 1000 dollari. Il programma consente una assistenza finanziaria per un importo non superiore a 4000 dollari per area costituzionale, per anno fiscale. Le domande vengono accettate in base all ordine di richiesta dei finanziamenti. Per fare richiesta del finanziamento, dovete compilare il modulo (pagina 21), fornire un bilancio dettaglito (pagina 22), un programma preliminare informazioni sulle organizzazioni partner e la firma del governatore distrettuale. Il Dipartimento Membership and New Clubs Programs di Lions Clubs International, esaminerà la richiesta di finanziamento e comunicherà la risposta entro 30 giorni dalla ricevuta dell apposito modulo. Il modulo per il Simposio sulla Famiglia e le Donne, il bilancio, e il programma possono essere inviati via fax, o posta, come indicato sul modulo stesso. I fondi, debitamente approvati, saranno rimborsati dopo la manifestazione, non appena il Dipartimento Membership and New Clubs Programs riceverà la debita documentazione richiesta in base alle Norme di Contabilità (pagina 24) e la relazione della manifestazione (pagina 23). Per richiedere il rimborso, siete pregati di avvalervi degli appositi moduli per la relazione e per la Nota Spese (pagine 23 e 26). Nota Bene: I fondi devono essere richiesti prima della manifestazione. Il rimborso sarà accordato solo per i simposi approvati in anticipo e dietro invio della debita documentazione. Dopo la conclusione della manifestazione non si prenderanno in considerazione note spese non approvate in precedenza. Pianificare la Presentazione Il simposio potrà essere programmato in vari modi: in modo informale, sotto forma di libero scambio di idee, in modo più formale, con presentazione precise, oppure una combinazione di entrambi. Il tipo di simposio dipenderà dal tempo disponibile, dal numero di partecipanti, dal tema e dalle esigenze dei componenti del comitato. In ogni caso persone capaci ed esperte saranno necessarie per le presentazioni. Per esempio: Per lo scambio informale di idee: moderatore, leader di piccoli gruppi Presentazione formale: moderatore, oratori Presentazione formale/scambio di idee: moderatore, oratori, leader di piccoli gruppi Se riuscirete ad offrire ai partecipanti al simposio l opportunità di partecipare attivamente durante i lavori, riuscirete ad interessarli maggiormente all argomento e farete sì che siano più propensi a prendere parte al progetto che si deciderà durante il simposio. Anche nel caso in cui l evento sia formale, rendetelo interattivo con sessioni di domande e risposte, opportunità di creare nuove relazioni personali durante le pause o una discussione da parte dell intero gruppo. SUGGERIMENTO: Sul retro di questa pubblicazione sono riportati due esemplari di ordini del giorno (pagina 15) che potranno aiutarvi nella programmazione delle presentazioni durante il vostro simposio, e che potranno essere adattati al tipo di manifestazione, al tempo disponibile e altre considerazioni. 6

7 Invitare gli Oratori Una volta stabilito il tipo di simposio, invitate gli oratori più indicati a partecipare. Dovrete anche invitare un rappresentante dei Lions e dell eventuale organizzazione che insieme a voi si occupa dello svolgimento dell incontro, a dare il benvenuto al gruppo, ed un moderatore. Considerate la possibilità di chiedere al presidente di commissione distrettuale o multidistrettuale per la famiglia e le donne, di fare da moderatore della manifestazione. Nel caso in cui, durante il simposio, i partecipanti prendano parte ad una riunione per lo scambio di idee, sarà consigliabile avere diversi leader da assegnare ai vari gruppi per aiutarne e guidarne la discussione. Nel caso di simposi più formali, sotto forma di conferenza, ricercate esperti in grado di dare ai partecipanti una veduta generale dell argomento(i) del simposio. Per gli oratori potrete rivolgervi ai leader delle organizzazioni sponsor, autorità locali, professori universitari, ecc. Ricercate persone che siano a conoscenza dell argomento trattato, che siano abili conferenzieri ed interessati a rafforzare la comunità. SUGGERIMENTO: Degli oratori esperti e conosciuti, non solo rendono la manifestazione più interessante, ma sono un ottimo richiamo pubblicitario. Invitati gli oratori, confermate l invito per iscritto fornendo tutti i particolari della manifestazione ed informazioni su Lions Clubs, il vostro club e sull organizzazione che collabora in quest iniziativa. Aggiungere Elementi Addizionali Al fine d informare al meglio i partecipanti sui Lions clubs, si possono aggiungere altri elementi e dare anche loro l opportunità di illustrare i loro obiettivi, opere o servizi. Prendete in considerazione le seguenti idee: Organizzare una Mostra Comunitaria: Disporre i tavoli lungo il perimetro della sala o nel corridoio. Questi tavoli potranno essere presi in noleggio da gruppi della comunità ad un costo esiguo (probabilmente US$25 per tavolo) ed utilizzati per promuovere le loro organizzazioni. Gli stand potranno essere visitati prima o dopo il simposio o durante le pause. SUGGERIMENTO: Accertatevi che ci sia un tavolo per i Lions club! Abbiate a disposizione opuscoli riguardanti i progetti del vostro club, opuscoli informativi e inviti/domande per diventare soci. In elenco troverete alcuni eccellenti esempi di opuscoli da includere: Sono un Lion (ME-37) che mette in risalto l affiliazione delle donne nei club Lions Opuscolo Nuclei Familiari (MPFM-8) che si occupa del coinvolgimento della famiglia I Lions Fanno la Differenza (ME-40) pubblicazione per informazioni generali Domanda per Divenire Socio Fondatore (TK-188) se applicabile Modulo di Iscrizione (ME-6B) Preparate il Programma della Manifestazione: A tergo del programma le organizzazioni interessate potranno pubblicizzare la propria attività ad un costo esiguo. Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 7

8 Durante la Manifestazione fate una breve presentazione sui Lions, che può essere inclusa al momento del benvenuto. Includete informazioni sul motivo per il quale i Lions stanno sponsorizzando il simposio e quali progetti possono essere svolti dai Lions clubs. Identificate un Progetto Comunitario: Alla fine del simposio, dovrebbe essere identificato un nuovo progetto comunitario. Utilizzate il progetto come mezzo per avviare un nuovo club o un club satellite. SUGGERIMENTO: Al fine di ottenere gratuitamente o ridurre il costo dei servizi per la manifestazione, alle ditte che s interesseranno di tali servizi si potrebbe proporre di poter fare pubblicità attraverso opuscoli promozionali esposti su un apposito tavolo nel centro della manifestazione o sul programma del simposio. Ditte che si occupano di stampa, del servizio di ristorazione, di vendita del materiale per la presentazione possono essere contattate per questa opportunità. Invitare i Partecipanti Anche se avrete un gruppo in particolare che sponsorizzerà la manifestazione insieme a voi, invitate anche altri gruppi. È bene avere una vasta gamma di persone in modo da assicurare un migliore scambio d idee durante il simposio. Quando preparerete la lista degli invitati, fate riferimento alla lista dei partner potenziali. Spedite gli inviti ai gruppi che vorreste partecipassero al simposio. Susseguentemente, mettetevi in contatto telefonicamente con i leader di tali organizzazioni per invitarli personalmente a prendere parte al simposio spiegandone al tempo stesso gli obiettivi. Sull invito deve essere specificato il titolo del simposio, le organizzazioni che lo sponsorizzano, l orario, la data e la località, e una breve descrizione della manifestazione e a chi rivolgersi, nome, numero telefonico e indirizzo , per maggiori informazioni o per RSVP (in caso desiderate sapere il numero dei partecipanti). SUGGERIMENTO: Incoraggiate gli invitati a portare un amico! Gli inviti dovrebbero essere spediti circa un mese prima della manifestazione. SUGGERIMENTO: Tenete presente che può essere Lions meno di un terzo dei partecipanti, per concentrarsi sui futuri soci e alleviare i costi. Pubblicizzare l Evento Oltre a inviare inviti personali ai gruppi comunitari più importanti, dovreste pubblicizzare la manifestazione al pubblico generale. Collaborate con il presidente distrettuale per le pubbliche relazioni per sviluppare un piano per la manifestazione. Alcune idee per pubblicizzare il simposio possono essere: Creare un volantino che può essere esposto nelle aree degli affari. Accertarsi di esporre il nome del distretto e del club sponsor, e il logo dei lions. Inviare ai redattori dei giornali ed alle stazioni radio-televisive un calendario delle attività, del quale troverete un esemplare in questa guida. (pagina 16). Riportare le informazioni sul simposio sul sito Web del Lions club e del distretto sponsor, ed invitare il vostro partner ad includerle sul proprio. 8

9 Informarsi in merito al costo di un annuncio pubblicitario sui giornali locali. Spesso i giornali accordano prezzi speciali ai gruppi non profit. (Fatelo prima della richiesta di finanziamento.) Informarsi in merito al costo di spot pubblicitari alla radio. Come nel caso dei giornali, le stazioni radio potrebbero offrire riduzioni ai gruppi non profit. (Fatelo prima della richiesta di finanziamento.) Invitare i media a reclamizzare l evento inviando un comunicato stampa ai giornali ed alle stazioni radio-televisive, del quale troverete un modello in questa guida (pagina 17). Contattare le attività commerciali dotate di cartelli pubblicitari o di bacheche elettroniche per diramare informazioni sul simposio. Prima del simposio, partecipare ad altre manifestazioni comunitarie ed approfittarne per distribuire informazioni sulla vostra iniziative. Accertatevi di pubblicizzare la manifestazione tra i club. Assicuratevi di mettere i Lions del vostro distretto al corrente della manifestazione attraverso notiziari, siti Web, ecc. Definire i Dettagli Nel programmare una manifestazione di successo, la cosa più importante da ricordare è di confermare per iscritto tutti i preparativi. Verificate le date, gli orari, ecc. sulla corrispondenza. In questa guida (pagine 14-15) troverete un modello di elenco di cose da verificare/tempistica che potrà esservi d aiuto nella preparazione dell evento e per seguire l andamento dei preparativi con coloro ai quali avete delegato i vari compiti. SUGGERIMENTO: Per evitare sprechi di tempo, preparate un kit di emergenza contenente scotch, nastro adesivo, forbici, pennarelli, pinzatrice, penne, cavo di prolunga, ecc., da avere a disposizione per la sistemazione del locale ove si svolgerà la manifestazione. Avere a disposizione questi articoli vi farà risparmiare tempo prezioso. Nella programmazione del menù e delle bevande per la manifestazione, scegliete cose semplici. Se si tratta di un evento che dura tutto il giorno, per quanto riguarda il pranzo ognuno potrebbe essere libero di decidere per proprio conto. Durante la manifestazione, dovrebbe esserci sempre a disposizione acqua fresca e, durante le pause, se il costo non è eccessivo, potreste offrire biscotti o altri dolci e caffè e tè. SUGGERIMENTO: Proponete a ditte locali di fornire gratuitamente il servizio di ristorazione in cambio di pubblicità sul programma o presso la località della manifestazione. Molte attività commerciali saranno liete di prendere parte ad un importante evento comunitario della portata del simposio. Le Idee Diventano Azione e Nuovi Soci Il giorno del simposio, puntate sull entusiasmo e sull interesse dei partecipanti per incoraggiarli a lasciarsi coinvolgere dai Lions clubs e dalla nuova iniziativa comunitaria che sarà programmata e lanciata a seguito dell evento. I partecipanti hanno già dimostrato interesse per l argomento in questione, per cui non perdete l opportunità di risvegliare maggiormente il loro interesse e di coinvolgerli. Abbiate a disposizione una scorta di inviti a diventare soci per reclutare immediatamente i presenti. Qui di seguito sono riportate alcune idee per il reclutamento di nuovi soci durante l evento: Organizzate un nuovo club o un club satellite di un club esistente incaricato di interessarsi dei progetti ideati durante il simposio. Invitate tutti i partecipanti a diventare Lions. Dato che il simposio sarà l occasione ideale per mostrare i Lions all opera, non perdete questa meravigliosa opportunità! Per illustrare i benefici derivanti dall affiliazione nei Lions clubs, allestite uno stand Lions come parte della mostra comunitaria. Create un cartello che riporti l elenco dei benefici dell appartenenza al club. Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 9

10 Invitate il moderatore del simposio a parlare dell appartenenza ai Lions club e dell opportunità di fare domanda per divenire socio. Organizzate un gruppo di lavoro che contatti coloro che hanno risposto con forse o non ora all invito di diventare soci il giorno della manifestazione. Chiedete a coloro che sono diventati soci durante il simposio di riferire almeno tre altre persone che potrebbero essere interessate al nuovo progetto e a divenire soci e contattatele! Avvaletevi del modulo allegato alla guida (pagina 19) per formulare un piano d azione teso al raggiungimento delle vostre mete e alla pianificazione della nuova iniziativa comunitaria. Iniziate subito i preparativi per capitalizzare sull interesse generato dal simposio e per dimostrare ai concittadini che i Lions club sono proattivi. Inviate, poi, ai media un altro comunicato stampa (pagina 17) indicando i risultati del simposio e biglietti di ringraziamento agli oratori. Nota Bene: Il reclutamento dei soci è una parte fondamentale della programmazione del simposio e un requisito per ottenere il finanziamento dal Lions Clubs International. SUGGERIMENTO: Un foglio per annotare presenze/iscrizioni è un ottimo modo per ottenere l elenco completo dei partecipanti e dove poterli contattare dopo il simposio. 10

11 Per ulteriori informazioni: Per ulteriori informazioni, domande o per ordinare del materiale contattate: Membership and New Clubs Programs Department Lions Clubs International Telefono: (630) memberprog@lionsclubs.org Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 11

12 Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne Lista di Verifica per la Pianificazione Avvaletevi di questa lista di verifica per la pianificazione e lo svolgimento della vostra manifestazione aggiungendo o eliminando le voci che si addicono o meno al vostro caso. Almeno tre mesi prima della manifestazione Scegliete il tema Individuate l organizzazione con cui collaborare Organizzate un comitato organizzativo Fissate la data Scegliete la località e ottenetene conferma scritta Determinate la struttura del simposio Invitate gli oratori e richiedete una conferma scritta Presentate la richiesta di finanziamento (Richiesta Finanziamento Simposio, pagina 21) Fate domanda di finanziamento attraverso le fonti locali Pianificate un programma di comunicazioni in collaborazione con il presidente del comitato pubbliche relazioni Due mesi prima Preparate i biglietti d invito e fateli stampare Preparate materiale pubblicitario (volantini, poster, annunci, ecc.) e fateli stampare Preparate la lista delle persone cui inviare gli inviti Preparate la lista dei media a cui inviare materiale pubblicitario Fate ricerche e acquistate spazi pubblicitari (se applicabile) Qualora il centro in cui si svolgerà il simposio non abbia un servizio di ristorazione, fate le dovute ricerche e scegliete il fornitore Qualora il centro in cui si svolgerà il simposio non sia dotato di attrezzature audio-visive, fate le dovute ricerche e scegliete il fornitore Contattate le organizzazioni locali per invitarle a prendere parte alla mostra comunitaria e/o far pubblicità sul programma del simposio Cercate di ottenere spazio pubblicitario sui cartelloni/bacheche delle attività commerciali locali Sei settimane prima Spedite gli inviti Esponete volantini, poster, ecc. Distribuite il calendario della manifestazione ai media (pagina 16) Iniziate la pianificazione del programma Ordinate gli opuscoli per il reclutamento e gli inviti a socio presso la Sede Centrale del Lions Clubs International Preparate un esibizione dei Lions per la mostra comunitaria (se applicabile) Un mese prima Dopo l invio degli inviti, contattate personalmente le organizzazioni/persone più importanti Acquistate le forniture necessarie blocchi con fogli ribaltabili per scrivere le idee durante il brainstorming, pennarelli, penne, blocchi per appunti, targhette nominative adesive, ecc. Contattate nuovamente coloro che potrebbero partecipare alla mostra comunitaria e fare pubblicità sul programma della manifestazione confermando o meno il loro interesse Ordinate tavoli, sedie e tovaglie per la mostra comunitaria 13

13 Tre settimane prima Contattate nuovamente gli oratori per confermare gli accordi, rispondere ad eventuali domande, ecc. Preparate i fogli per presenze/iscrizione Finalizzate il programma tutta la dovuta pubblicità Due settimane prima Riconfermate tutti i preparativi logistici Incontratevi con il moderatore per verificare il programma della manifestazione, discutere in merito agli obiettivi, rispondere ad eventuali quesiti, ecc. Preparate un programma/suddivisione delle responsabilità durante il giorno della manifestazione Fate stampare il programma Una settimana prima Organizzate una riunione strategica con il vostro comitato ed altri collaboratori per verificare le varie responsabilità ed il programma della manifestazione Contattate nuovamente i rappresentanti dei media per confermare la loro partecipazione all evento confermate orario, località, oratori degni di nota, ecc. Abbiate pronto tutto il materiale necessario per la manifestazione Il giorno della manifestazione Arrivate con molto anticipo per sistemare tutto il necessario Svolgete un ottima manifestazione! Dopo la manifestazione Preparate un piano d azione per i nuovi progetti Scrivete e spedite i biglietti di ringraziamento agli oratori Contattate i partecipanti che hanno mostrato interesse ad entrare nei Lions clubs Inviate ai media un altro comunicato stampa (pagina 17) delineando i risultati Presentate la relazione/nota spese al LCI (pages 23 and 27) 14

14 Modello di Ordine del Giorno della Presentazione I seguenti ordini del giorno possono essere usati quale modello nella formulazione del proprio simposio. L evento può durate mezza giornata o un giorno intero, dipendentemente dal numero di oratori, dal numero di questioni da trattare ed altro. Esemplare di manifestazione della durata di mezza giornata con la partecipazione di due oratori 1. Benvenuto Leader di organizzazioni sponsor (5 minuti ciascuno) 2. Osservazioni d apertura /Presentazioni Moderatore (15 minuti) 3. Primo Oratore (30 minuti) 4. Sessione di domande e risposte (15 minuti) 5. Secondo Oratore (30 minuti) 6. Sessione di domande e risposte (15 minuti) 7. Pausa (15 minuti) 8. Questioni attuali Moderatore (15 minuti) 9. Discussione di piccoli gruppi (30-45 minuti) 10. Discussione con la partecipazione di tutti i partecipanti /Risultati (30 minuti) 11. Riepilogo/Conclusione (15 minuti) Modello di manifestazione della durata di un giorno intero con la partecipazione di quattro oratori 1. Benvenuto Leader di organizzazioni sponsor (5 minuti ciascuno) 2. Osservazioni d apertura /Presentazioni Moderatore (15 minuti) 3. Primo Oratore (30 minuti) 4. Sessione di domande e risposte (15 minuti) 5. Secondo Oratore (30 minuti) 6. Sessione di domande e risposte (15 minuti) 7. Pausa (15 minuti) 8. Questioni della Prima Sessione Moderatore (15 minuti) 9. Discussione di piccoli gruppi Leader dei piccoli gruppi (30-45 minuti) 10. Discussione con la partecipazione di tutti i partecipanti /Risultati (30 minuti) 11. Riepilogo della Prima Sessione (15 minutes) 12. Pausa Pranzo (45 minuti) 13. Terzo Oratore (30 minuti) 14. Sessione di domande e risposte (15 minuti) 15. Quarto Oratore (30 minuti) 16. Sessione di domande e risposte (15 minuti) 17. Pausa (15 minuti) 18. Discussione di piccoli gruppi Leader dei piccoli gruppi (30-45 minuti) 19. Discussione con la partecipazione di tutti i partecipanti /Risultati Moderatore (30 minuti) 20. Riepilogo/Fasi seguenti Moderatore (15 minuti) 21. Chiusura/Ringraziamenti Moderatore (5 minutes) Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 15

15 Modello di Calendario L esemplare qui riportato può essere utilizzato per la preparazione del vostro calendario. Non bisogna far altro che riempire gli spazi in bianco e adattarlo alla vostra manifestazione. Stampatelo quindi sulla carta da lettera del vostro club. Accertatevi che tutti i dati siano corretti. Per diffusione immediata Per ulteriori informazioni: (Nome della persona da contattare) (Recapito telefonico) SIMPOSIO ORGANIZZATO DAI LIONS PER AFFRONTARE I BISOGNI DELLA COMUNITÀ (NOME DELLA VOSTRA COMUNITÀ) (Titolo del simposio), un simposio organizzato per trattare (inserire lo scopo del simposio) è in programma (data, orario, località). L evento è sponsorizzato dal (nome del vostro Lions club e dell organizzazione con la quale collaborerete). Il simposio è gratuito ed aperto al pubblico. Tra le manifestazioni sono da annoverare (elencate brevemente le manifestazioni per esempio: oratori degni di nota, sessione di brainstorming, mostra comunitaria, ecc.) (Titolo del simposio) fa parte del Programma per il Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne un programma che i Lions clubs di ogni parte del mondo svolgono per dare ai cittadini delle proprie comunità la possibilità di trattare questioni importanti per la famiglia e le donne. (Nome) è un club di servizio umanitario impegnato nella comunità da (numero) anni. Tra i programmi svolti dal club, particolarmente degni di nota sono (elencate 2-4 programmi significativi del club). ### 16

16 Modello di Comunicato stampa Avvaletevi del seguente comunicato stampa quale modello per preparare il vostro. Stampatelo sulla carta da lettera del club accertandovi che tutti i dati siano corretti. Per diffusione immediata Per ulteriori informazioni: (Nome della persona da contattare) (Recapito telefonico) SIMPOSIO ORGANIZZATO DAI LIONS PER AFFRONTARE I BISOGNI DELLA COMUNITÀ (NOME DELLA VOSTRA COMUNITÀ) (Titolo del simposio), un simposio organizzato per trattare (inserire lo scopo del simposio) è in programma (data, orario, località). L evento è sponsorizzato dal (nome del vostro Lions club e dell organizzazione con la quale collaborerete). Il simposio è gratuito ed aperto al pubblico. Tra gli oratori, (elencate i nomi di oratori degni di particolare nota). Durante il simposio, i partecipanti sono invitati a prendere parte alle discussioni inerenti (obiettivo delle sessioni di scambio di idee). Faranno anche parte della manifestazione (indicate le altre parti del simposio quali per esempio la mostra comunitaria). Modello per il quarto paragrafo (Citazione di un leader di Lions club sul motivo per il quale il Lions club ha organizzato il simposio), ha sottolineato (nome,incarico e Lions Club di appartenenza). (Citazione di un leader dell organizzazione collaboratrice o di un autorità della comunità riguardo l importanza della manifestazione), ha rilevato ( nome, incarico ed organizzazione). Aiutiamo i nostri bambini fa parte del Programma per Simposi Lions sulla Famiglia e le Donne, un programma che i Lions clubs di ogni parte del mondo svolgono per dare ai cittadini delle proprie comunità la possibilità di trattare questioni importanti per le donne e le famiglie. A seguito del simposio, il Lions Club (nome) spera di attuare un programma che affronti i più pressanti bisogni comunitari trattati dai presenti alla manifestazione. Il Lions Club di (nome) è un club di servizio umanitario impegnato nella comunità da (numero) anni. Tra i programmi svolti dal club, particolarmente degni di nota sono (elencati 2-4 programmi significativi del club). ### Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 17

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18 Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne Piano d Azione dopo il Simposio (Si prega di scrivere in stampatello o a macchina) Club/Distretto: Simposio Titolo/Data: Punti principali emersi nel corso del Simposio: Idee per i Programmi: Piano d Azione: Obiettivo Priorità: Tempistica: Fase Responsabile Data di Conclusione Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 19

19 Piano d azione: Obiettivo Priorità: Tempistica: Fase Responsabile Data di Conclusione Piano d azione: Obiettivo Priorità: Tempistica: Fase Responsabile Data di Conclusione Piano d azione: Obiettivo Priorità: Tempistica: Fase Responsabile Data di Conclusione 20

20 Simposio Lions per la Famiglia e le Donne Richiesta di Finanziamento (Si prega di scrivere in stampatello o a macchina) Nome: Titolo: Nome del Club: Distretto: Indirizzo: Città: Stato/Provincia: CAP: Nazione: Telefono: Data del Simposio: Importo richiesto: Tema del Simposio: Sede del simposio: Organizzazione Partner: Descrivete il bisogno(i) della comunità che il simposio si propone di affrontare. Quante famiglie e donne della vostra area saranno interessate da questi bisogni? Il simposio si terrà in congiunzione con una manifestazione che si occupa della famiglia? Descrivere. Descrivete i proposti particolari del simposio, quali: tipologia, oratori, reclutamento di soci, ulteriori attività, ecc: Spiegare dettagliatamente gli obiettivi del simposio. In che modo le manifestazioni del simposio saranno dirette ad ottenere questi obiettivi? Descrivete la nuova o migliorata qualità di service che è risultata dal simposio e in che modo aiuterà la comunità. Quanti cittadini della comunità saranno aiutati? Descrivete in quale modo intendete invitare i non-lions ad entrare a far parte di un nuovo club o di un club satellite. Allegate un programma che elenchi le attività e i relatori. Se necessario utilizzate fogli aggiuntivi. Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 21

21 Bilancio Proposto: Affitto del Locale: Servizio di Ristorazione: Stampa (inviti, poster, volantini, ecc.): Spese Postali: Promozione/Pubblicità: Spese degli Oratori: Forniture d Ufficio: Altro (si prega di specificare): Totale: Numero dei partecipanti previsto: Non-Lions, Lions Firma del Governatore Distrettuale: Data: Inviate il modulo, debitamente compilato e firmato, per posta o fax a: Membership and New Clubs Programs Department, Lions Clubs International 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL , USA memberprog@lionsclubs.org Fax: (630)

22 Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne Modulo Relazione/Rimborso Spese (Si prega di scrivere in stampatello o a macchina) Nome: Titolo: Nome del Club: Distretto: Indirizzo: Città: Stato/Provincia: CAP: Nazione: Telefono: Indirizzo Data del Simposio: Sede: Tema del Simposio: Organizzazione Partner: Numero di Certificati: Nomi degli Oratori: Questioni Trattate: Risultati Significativi: Progetto Comunitario Proposto: Numero di nuovi soci di Lions Club iscritti Numero di Club Satelliti costituiti: Firma: Data: Spedite il modulo debitamente compilato, insieme alla relazione/nota spese a: Membership and New Clubs Programs Department, Lions Clubs International, 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL , USA I moduli devono pervenire entro 30 giorni dal termine della manifestazione. Il rimborso viene accordato solo per i simposi precedentemente approvati. Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 23

23 Programma per il Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne Regolamento della Contabilità (Aggiornato a Giugno 2007) PREFAZIONE Il consiglio di amministrazione ha approvato il Programma Simposio della Famiglia e delle Donne. Questi fondi sono approvati per attività di supporto per lo sviluppo, la crescita e la conservazione dei soci donne e nuclei famigliari. In casi in cui si richiede il rimborso, è necessario presentare tutte le spese a Lions Clubs International, al Dipartimento Membership Programs and New Clubs Marketing. Le persone che incorrono in spese per il programma devono essere autorizzate anticipatamente. Le note spese devono essere firmate dalla persona autorizzata nell apposito spazio sul modulo per le note spese. LCI rimborserà solo le note spese firmate dal Governatore Distrettuale e della persone precedentemente autorizzate. Spese consentite affitto di sala, attrezzatura per la presentazione, attrezzatura audio/video, ristorazione durante al simposio, promozione e pubblicità, forniture d ufficio, spese per la stampa e forniture varie. Sono consentite le seguenti spese per oratore: Parcella dell Oratore: Costo del servizio reso. Nota: è richiesta fattura e copia della ricevuta di pagamento. Il rimborso non sarà consentito senza i moduli di documentazione. Onorario/regalo all oratore: Può essere fatto se l oratore non riceve alcune ricompensa per il servizio reso. Non dovrà superare, comunque, 100 dollari (è necessario inviare prova dell avvenuto pagamento.) Trasporto/trasfera dell oratore: Lions Clubs International coprirà solo le spese di trasporto locale per raggiungere il simposio. Trasporto locale dell oratore include lo spostamento in automobile (rimborsati USD 0,19/Km) oppure costo del treno, bus, ecc. Saranno rimborsate anche le spese di taxi. Trasporto Aereo: Il rimborso del biglietto aereo è previsto solo per il keynote speaker, l oratore principare, ai simposi con più di 250 partecipanti provenienti da diversi distretti. Lions Clubs International dovrà preventivamente approvare la richiesta di rimborso. Queste spese dovranno essere riportate separatamente sul modulo e nel budget. Il prezzo del biglietto aereo non dovrà eccedere il costo di un biglietto aereo andata e ritorno in classe economica (per oratore) con volo diretto senza voli di collegamento. Nota Bene: per il rimborso è necessario inviare copia originale del biglietto aereo e ricevuta di pagamento. Queste spese non portanno essere rimborsate senza la documentazione sopra riportata. Alloggio dell Oratore: Il rimborso di queste spese sarà basato sulla tariffa di una camera di hotel standard per una persona. Pasti dell oratore: Il costo dei pasti (se ve ne sono) sarà rimborsato dall arrivo alla partenza dal simposio. Mancia: Sarà rimborsato USD 1 a valigia o 10% della tariffa del taxi. Spese non consentite spese personali, bevande alcoliche, assicurazione medica, spese incidentali quali cocktail, telefono, lavanderia, intrattenimento cinematografico, assicurazione turistica e spese non documentate in modo debito come di seguito indicato e spese al di sopra del bilancio consentito. Le spese al di sopra del bilancio consentito saranno a carico dell individuo in questione e non del LCI. Programma per il Simposio Lions per la Famiglia e le Donne 24

24 Nota: Il budget è limitato. 1. Tutte le spese devono essere elencate in questo modulo giorno per giorno e accompagnate dalle ricevute originali. 2. Indicate l ammontare di ogni voce nella valuta locale Il rimborso sarà effettuato nella valuta locale o in dollari US in base al tasso di cambio al momento delle spese. 3. Entro 30 giorni dal termine del simposio, inviate la nota spese accompagnata dalle debite ricevute al Dipartimento Membership and New Clubs Programs Department. Se le note perverranno 120 giorni dopo il simposio o successivamente, NON saranno accordati rimborsi. 4. Qualunque quesito riguardante i rimborsi spese dovrà essere rivolto per iscritto direttamente al Dipartimento Membership and New Clubs Programs. Il Lions Clubs International non offre alcuna copertura medica assicurativa ai propri soci, sia che stiano svolgendo attività lionistiche oppure no. Di conseguenza, nel corso dei viaggi personali o di carattere lionistico, è consigliabile procurarsi una copertura assicurativa di propria scelta. Molte polizze assicurative non coprono gli assicurati al di fuori del proprio paese ed a volte nemmeno al di fuori della propria città o provincia. Questa regola si applica in particolar modo all assicurazione Medicare degli USA, che è valida solamente negli USA e potrebbe applicarsi anche ad altre coperture sanitarie di tipo statale o privato. Questa è una questione personale che varia da persona a persona, siete quindi pregati di esaminare attentamente la vostra situazione e quella dei vostri familiari e amici. 25

25 Modulo Nota Spese per il Programma per il Simposio Lions sulla Famiglia e le Donne (Allegate alla nota spese tutte le ricevute, i biglietti e la ricevuta di pagamento in originale)* Data Incarico/Evento Pasti Alloggio (HOTEL) Mezzi di trasporto* (aereo, parcheggio, taxi, pedaggi.) Automobile US$.30/miglio US$.19 /km Varie** Totale Miglio/Km Importo **Spiegate quanto riportato alla voce VARIE (telefono, stampa, forniture, mance) Spedire a: (Si prega di scrivere in stampatello o a macchina) LIONS CLUBS INTERNATIONAL MEMBERSHIP AND NEW CLUBS PROGRAMS Indirizzo: DEPARTMENT 300 W 22ND ST Dichiaro che tutte le spese ivi elencate sono legittime e in conformità alle Norme di Contabilità dell Associazione. Sono a conoscenza del fatto che la nota spese da me firmata diventerà parte degli archivi ufficiali dell Associazione e potrà essere soggetta a verifica dei responsabili addetti a tali controlli. OAK BROOK IL USA Fax: (630) memberprog@lionsclubs.org Firma: Data: Approvazione: Data:

26 Membership and New Clubs Programs Department Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL USA memberprog@lionsclubs.org Telefono: MP-101 IT 11/11